UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI

INDICE

1. Introducción

2. ¿Qué es un Sistema Contable?......................................................................

3. Los Sistemas Contables…………………………………………………………..

4. Sistemas de registro contable…………………………………………………….

5. Sistema de registro manual……………………………………………………….

6. Sistema de registro mecánico……………………………………………………

7. Sistema de registro electrónico…………………………………………………..

8. Conclusiones
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI

INTRODUCCION

Con el paso del tiempo y las exigencias de información financiera al día de hoy
las empresas necesitan la información de una manera rápida y con la mayor
exactitud posible, por tal motivo los sistemas contables han ido evolucionando
día a día, aunque todavía existen empresas pequeñas que utilizan los registros
manuales la gran mayoría está utilizando lo que es el sistema electrónico el cual
te da en forma instantánea la información financiera y de otras áreas requerida
por la empresa, lo cual es de gran utilidad para los usuarios y la empresa para la
toma de decisiones.
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI

1) ¿Qué es un Sistema Contable?

Un Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se
recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones,
valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados
a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.
Importancia: Los sistemas de contabilidad son importantes porque en la
actualidad casi todas las empresas en sus procesos contables requieren el uso
de ellos.
2) Los Sistemas Contables
Un sistema de informaron contable debe abarcar al menos los siguientes
elementos y no algunos de ellos aisladamente.
 Hardware donde se procesa la información
 Software propiamente dicho
 Recursos Humanos
 Políticas y normas contables adoptadas por la entidad.
La información financiera es la base para tomar decisiones en distintas áreas de
la empresa. Así que, dependiendo del sistema y como funciones este la
informaron contable será más fácil de obtener y procesar.
Búsqueda de funcionamiento de un sistema contable: ingreso de los datos,
valuación de datos, actualización de registros, emisión de reporte.
Un sistema contable, el centro alrededor del cual se toman la mayoría de las
decisiones financieras. Un sistema contable debe enfocarse como un sistema de
información que reúne y presenta datos resumidos o detallados acerca de la
actividad económica de una empresa a una fecha o por un periodo de tiempo
determinado.
Las principales tareas que lleva a cabo un sistema de contabilidad son los
siguientes:
 Ingresos de los datos.
 Validación de datos.
 Actualización de registros.
 Emisión de reportes.
3) Sistemas de registro contable
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI

Los sistemas tradicionales, que en su momento fueron adecuados, hoy no

funcionan debido a la lentitud con la que procesan la información, y los libros y
sumadoras dejaron su lugar a las máquinas de contabilidad y, más
recientemente, a las computadoras.
Enseguida se tratarán los principales sistemas de registro usados a lo largo de
la historia, de manera cronológica, lo cual facilitara establecer comparaciones y
comprender las ventajas y desventajas que cada uno aporta al trabajo del
Contador, permitiéndole dar cada vez información de mejor calidad y con mayor
oportunidad, lo que es fundamental para la toma de decisiones de una empresa.
a) Definiciones
 CONTABILIDAD
Según la NIF A-1 (Norma de Información Financiera), es una técnica que
se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente
a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información
financiera. Las operaciones que afectan económicamente a una entidad
incluyen transacciones, transformaciones internas y otros eventos Una de
las funciones principales del contador tal como lo dice la definición es la
de establecer el procedimiento Óptimo de registro de operaciones
efectuadas por la empresa ya sea de manera manual, mecánica o
electrónica, todo esto con el objetivo de proporcionar en cualquier
momento, una imagen clara y verídica de la situación financiera que
guarda el negocio.
 SISTEMA
“Un conjunto de componentes que interactúan para alcanzar algún
objetivo común.” Un sistema debe tener como características
fundamentales la sinergia y la equifinalidad, esto quiere decir, que todos
sus componentes actúan de forma global para llegar a un fin determinado,
teniendo la opción de utilizar diferentes caminos.
 SISTEMA CONTABLE
Basándonos en las definiciones vistas anteriormente, podemos decir que
un sistema contable comprende los métodos, procedimientos y recursos
utilizados por una entidad para recopilar, organizar, registrar e interpretar
la información financiera en forma útil para la toma de decisiones. Los
sistemas de registro son:
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI

1.Manual
2.Mecánico
3.Electrónico

Las formas de recopilar y organizar la información son las mismas sin

importar el sistema de registro utilizado; una vez que la información esta
lista para ser procesada, podemos emplear alguno de los sistemas de
registro existentes.

4) Sistema de registro manual

Es la forma de procesamiento ms simple de contabilidad, donde los registros son

efectuados en forma manuscrita, y haciendo mentalmente los cálculos
respectivos.
Esta forma de procesamiento de datos tiene las siguientes características:
• La lectura de los datos de entrada es realizada por la persona que tiene a su
cargo.
• La clasificación de los datos es manual, es decir, que si se trata de registrar
ventas, ser tarea de alguna persona ordenar previamente las facturas por
número correlativo.
• Los registros en diarios y mayores se practican en forma manuscrita.
• Los cálculos se realizan manualmente o con ayuda de sumadoras y máquinas
de escribir.
• Los datos almacenados como débitos, créditos y saldos son realizados por ojo
humano.
• Se lleva a cabo utilizando lápices y lapiceros, así como diversos tipos de
papeles de trabajo: formatos, libros, hojas tabulares, auxiliares, etc.
• Una vez registrada la información original, es resumida, interpretada y
presentada en nuevos papeles de trabajo
La posibilidad de cometer errores en este sistema de registro es alta, a diferencia
de otro tipo de métodos, sin embargo; para reducir los errores se debe revisar el
trabajo detenidamente, lo que conlleva un tiempo de trabajo adicional.

5) Sistema de registro mecánico

UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI

Este sistema se apoya con el uso de calculadoras y máquinas de escribir, así

como máquinas que realizan cálculos y acumulaciones automáticas en las
cuentas y/o registran los conceptos y cantidades en varios documentos a la vez.
“Algunos fabricantes distinguen entre las máquinas llamadas de organización y
las de contabilidad propiamente dichas. Utilizaremos esta clasificación para el
presente estudio, reconociendo que en los distintos departamentos de una
empresa se utiliza una serie de máquinas para funciones que no son
propiamente contables; pero que de cualquier manera facilitan sus labores. Entre
estas están, como esenciales:

a) la máquina de escribir
b) la sumadora o saldadora
c) la máquina de lanzadera
d) la sumadora de tabulación automática
e) la sumadora para control de operaciones de caja
f) las registradoras
g) las calculadoras
h) las facturadoras

En todas ellas encontramos dispositivos para sumas y cálculos, excepto en las

máquinas de escribir, las cuales, sin embargo, con frecuencia se encuentran
incorporadas a las de organización y a las de contabilidad para complementar
su trabajo con dicha información escrita, o bien para dar instrucciones o expresar
resultados en los casos de máquinas automáticas de contabilidad y estadística”.
La serie de “pases” necesarios consume una gran cantidad de tiempo, al que
debemos agregar el que ser• requerido para verificar que no se han cometido
errores, y en caso de haberlos, hacer las correcciones correspondientes. Para
reducir ese problema se ideó el “registro simultaneo”, el cual consiste en utilizar
alguna máquina que permita registrar un movimiento en dos o ms medios a la
vez, además de realizar las operaciones aritméticas tradicionales, lo que
redunda en un ahorro de tiempo y disminución de las posibilidades de error. Una
forma de realizar este avance fue el uso de papel carbón, mejorado al utilizar las
máquinas de contabilidad.
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI

Los pasos del proceso contable en el sistema de registro mecánico son los
siguientes:

1. Recibir los documentos fuente (facturas, recibos, pagarés, cheques, etc.)

2. Registrar cada operación con su documento correspondiente (por ejemplo en
una póliza)
3. Pasar los movimientos a las máquinas que se utilizan según el caso
4. Conciliar las cuentas
5. Cerrar las cuentas no acumulativas
6. Transcribir los estados financieros (para mejor presentación).
7. Calcular obligaciones fiscales
8. Llenar formatos fiscales y de otros tipos

6) Sistema de registro electrónico

Se caracteriza por procesar datos mediante un sistema de cómputo, que está
integrado por un procesador central y otros cuatro dispositivos de hardware.
Es el sistema de trabajo ms reciente y se caracteriza por su rapidez y precisión.
Emplea para su registro computadoras, programas contables y administrativos,
hojas de cálculo electrónicas, calculadoras financieras, fiscales, etc.
En algunos trámites fiscales la información puede ser presentada en papel o
medios magnéticos, lo que da la facilidad de hacer correcciones sin tener que
volver a capturar todo de nuevo y sin desperdiciar formas fiscales y demás
papelería.
Los pasos efectuados al emplear un sistema de contabilidad computarizado se
resumen en los siguientes:
1. Recibir los documentos fuente (facturas, recibos, pagarés, cheques, etc.).
2. Capturar cada operación directamente en el programa de contabilidad, y
desde ahí emitir pólizas, auxiliares, concentrados y hasta estados
financieros con formato sencillo.
3. Realizar el proceso de cierre de cuentas no acumulativas (directamente en
la computadora).
4. Exportar los estados financieros a un paquete procesador de textos (para
mejor presentación).
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI

5. Calcular obligaciones fiscales desde el módulo fiscal del programa o con

alguno de los programas existentes.
6. Llenar formatos fiscales y de otros tipos usando el programa
correspondiente.

En el registro electrónico, las operaciones que requieren tiempo para ejecutarse

se reducen a recibir los documentos y capturar los movimientos inicialmente,
pues el resto del proceso puede ser realizado automáticamente con las opciones
incluidas en el programa de contabilidad o con algún complemento existente, lo
que reduce significativamente el tiempo requerido para el proceso contable y la
presentación de la información, así como las posibilidades de errores aritméticos
o de pase de información entre una etapa y otra.

Existen programas que facilitan el control de inventarios, que, al elaborar una

factura, permiten registrar la entrada y salida de mercancías, llevar un adecuado
control de los pedidos a proveedores, ajustes de inventarios, todo lo ocurrido con
cada producto.

Los sistemas contables electrónicos actuales pueden almacenar, manejar y

proporcionar la información en cuestión de segundos y sobre todo precisos.
Pueden realizar en cuestión de minutos tareas para las que una persona tardaría
días o semanas. La velocidad de una computadora se relaciona íntimamente con
la cantidad de datos que debe procesar, cabe señalar que no solo es una
característica muy importante la velocidad, sino también la precisión en los
cálculos. La precisión es una consideración de gran importancia al seleccionar
computadoras: cualquier dispositivo de cálculo que no sea confiable sería inútil.
UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI

Conclusiones

Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos

financieros se desarrolla de una manera más simple y sencilla con el apoyo del
contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios
establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial.

La información contable, y por ende la contabilidad, no es un lenguaje exacto, ni

por la naturaleza de los hechos que registra ni por la carencia de un código
contable único, completo e imperativo. Existe, por tanto, un margen de
discrecionalidad legítimo, justo y honesto en el registro, interpretación y
utilización de los datos que proporciona.

Un aspecto esencial de la información generada por el sistema contable es que

esté dirigida a satisfacer totalmente las necesidades de los diferentes usuarios
de la información.

Un reto para la profesión contable es generar un mecanismo donde podamos

medir y valorar algo tan fundamental en una empresa como lo son los intangibles,
de la misma forma revelar información que ayude a tomar una buena decisión.

Es prescindible recurrir a la tecnología para cumplir a cabalidad con los fines de

la contabilidad que es el de generar informes útiles y oportunos a los usuarios
tanto internas como externos.