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    Gestion Dinamica de Un Proyecto

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    El documento describe un modelo para simular la gestión dinámica de un proyecto. Explica que se comenzará con una estructura simple del modelo y se irá mejorando en versiones sucesivas. La primera versión del modelo incluye solo el trabajo que se realiza progresivamente. La segunda versión agrega una condición para detener el proceso cuando se completen todas las tareas. La tercera versión introduce los errores que se producen y cómo afectan al trabajo total. La cuarta versión modela el retraso en detectar errores que depende del

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    Gestion Dinamica de Un Proyecto

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    El documento describe un modelo para simular la gestión dinámica de un proyecto. Explica que se comenzará con una estructura simple del modelo y se irá mejorando en versiones sucesivas. La primera versión del modelo incluye solo el trabajo que se realiza progresivamente. La segunda versión agrega una condición para detener el proceso cuando se completen todas las tareas. La tercera versión introduce los errores que se producen y cómo afectan al trabajo total. La cuarta versión modela el retraso en detectar errores que depende del

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    forrester gestion dinamica de un proyecto

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    Gestion Dinamica de Un Proyecto

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    El documento describe un modelo para simular la gestión dinámica de un proyecto. Explica que se comenzará con una estructura simple del modelo y se irá mejorando en versiones sucesivas. La primera versión del modelo incluye solo el trabajo que se realiza progresivamente. La segunda versión agrega una condición para detener el proceso cuando se completen todas las tareas. La tercera versión introduce los errores que se producen y cómo afectan al trabajo total. La cuarta versión modela el retraso en detectar errores que depende del

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    5.13.

    GESTIÓN DINÁMICA DE UN PROYECTO

    Existen muchas actividades, desde escribir


    un libro a construir un buque, que presentan unas
    características muy similares. Existe en primer
    lugar un objetivo y unas previsiones de lo que
    costará conseguir ese objetivo, seguido a
    continuación de una fase en la que se emplea una
    cantidad de trabajo y recursos, y por último, con
    mayor o menor éxito se logra el objetivo deseado.

    No obstante, muchos proyectos acaban, en


    relación con los objetivos iniciales, durando más
    de lo previsto, costando más de lo esperado y
    ofreciendo una calidad mucho menor de lo
    deseado.

    Vamos a ver a continuación un modelo


    para ayudar a comprender los aspectos
    relacionados con la consecución de un proyecto.
    Para hacer el proyecto fácil de explicar, vamos a
    trabajar en un proyecto genérico como diseñar un edificio, aunque el modelo es aplicable a
    otras muchas situaciones, como desarrollar software, diseñar un nuevo producto, etc.

    Los modelos pueden utilizarse tanto para investigar proyectos de construcción,


    donde la disponibilidad del material es importante, hasta investigaciones científicas en las
    que la experimentación juega un papel esencial.

    En el proceso de conceptualizar y crear el modelo vamos a seguir un procedimiento


    progresivo. Vamos a empezar con la estructura más simple del problema, para irlo
    mejorando en sucesivas versiones del modelo. Esta es una técnica útil ya que nos
    proporciona etapas en las que el modelo nos reproduce bien algunos aspectos de la
    realidad, a la vez que nos muestra aspectos donde debe ser mejorado. Iremos simulando en
    cada una de las etapas, y viendo el efecto de los cambios introducidos en relación con la
    etapa anterior.

    En el proceso de creación del modelo utilizaremos el ordenador para que nos


    muestre con claridad los efectos de los cambios que nosotros estamos haciendo en la
    estructura del modelo. No obstante, aunque el ordenador es muy eficiente en este trabajo,
    es importante que nosotros sepamos interpretar las simulaciones que vayamos a realizar y
    para ello es conveniente que antes de cada simulación tengamos unas expectativas claras
    de lo que esperamos que ocurra, de forma que los resultados del modelo nos sirvan para
    confirmar o no nuestras expectativas.

    Juan Martín García - Teoría y ejercicios prácticos de Dinámica de Sistemas 189


    Pulsamos File – New Model y señalamos INITIAL TIME = 0, FINAL TIME =24,
    y Time units= mes

    En este modelo ponemos TIME STEP = 0.0625 porque si TIME STEP=1 haríamos
    24 pasos en la simulación (Final Time – Initial Time), pero en este caso queremos que se
    haga el cálculo cada 2 días = 2 días x (12 meses / 365 días) = 0.065 y escogemos la opción
    predeterminada más próxima, que es 0.0625.

    Modelo 1. Hacer un trabajo

    La característica más fundamental de un proyecto es que hay un trabajo que hacer,


    y que este se va realizando progresivamente. Vamos a introducir esto en un modelo.

    Tareas finalizadas = trabajo Ver nota 1 a pie de página .


    Initial value: 0
    Units: tareas
    Ver nota 2 a pie de página .
    Tareas pendientes = -trabajo
    Initial Value: Total de tareas previstas
    Units: tareas

    Total de tareas previstas = 1000


    Units: tareas

    trabajo = 100
    Units: tareas/mes

    Nota:
    (1) Si aparece un aviso del tipo “Tareas finalizadas is not used” es porque el software
    detecta que esta variable no influye en ninguna otra, y nos avisa ya que esto no es normal.
    (2) Usaremos la tecla de Choose Initial Variable para seleccionar “Total de tareas
    previstas”
    (3) No hacer Units Check hasta la versión 5 del modelo.

    190 Juan Martín García - Teoría y ejercicios prácticos de Dinámica de Sistemas


    Simulamos y obtenemos la siguiente evolución de las Tareas Finalizadas. No es un
    comportamiento correcto porque únicamente hemos de realizar 1000 tareas.

    Modelo 2. Parar al acabar las tareas.

    Es necesario introducir en el modelo un mecanismo que nos detenga el proceso cuando el


    proyecto se acabe.

    Proyecto finalizado =IF THEN ELSE(Tareas finalizadas>=Total de tareas


    previstas,1,0)

    Tareas finalizadas = trabajo


    Initial value: 0
    Units: tareas

    Tareas pendientes = -trabajo,


    Initial value: Total de tareas previstas
    Units: tareas

    Total de tareas previstas = 1000


    Units: tareas

    Juan Martín García - Teoría y ejercicios prácticos de Dinámica de Sistemas 191


    Total de tareas previstas para el proyecto. Las vamos a considerar todas iguales, ya
    que el propósito del modelo es trabajar con parámetros no previsibles como son los
    errores.

    trabajo =IF THEN ELSE(Proyecto finalizado=1,0,100)


    Units: tareas/mes
    Cuando el valor de Proyecto finalizado sea 1 (está acabado) se harán 0 tareas.

    Modelo 3. Incluir los errores

    En todo proyecto se producen errores, trabajos que hay que volver a hacer, y estos
    deben ser incluidos en el modelo. También vamos a modificar la ecuación del Trabajo.

    192 Juan Martín García - Teoría y ejercicios prácticos de Dinámica de Sistemas


    Calidad = 0.9
    Units: Dmnl
    Calidad de los trabajos dados como finalizados. Calidad no tiene dimensión.

    Errores = Trabajo*(1-Calidad)
    Units: tareas/mes
    Los errores serán función de la cantidad de trabajo hecho por el porcentaje de
    trabajo que no cumple las Normas.

    Errores detectados = Errores no detectados/Retraso en detectar errores


    Units: tareas/mes
    Tomaremos una fracción constante de los errores pendientes de detectar.

    Errores no detectados = Errores-Errores detectados


    Initial value: 0
    Units: tareas

    Retraso en detectar errores = 3


    Units: mes

    Tareas finalizadas = Trabajo


    Initial value: 0
    Units: tareas

    Tareas pendientes= -Trabajo+Errores detectados


    Initial value: Total de tareas previstas
    Units: tareas

    Total de tareas previstas = 1000


    Units: tareas
    Total de tareas previstas para el proyecto. Las vamos a considerar todas iguales, ya
    que el propósito del modelo es trabajar con parámetros no previsibles como son los
    errores en el proyecto.

    Trabajo = MIN(100,Tareas pendientes)


    Units: tareas/mes
    Como máximo se hacen 100 tareas al mes. Usamos la función MIN para que
    cuando en un período queden menos de 100 tareas pendientes, se hagan todas las
    tareas que queden pendientes.

    Si hacemos Model – Units Check en esta versión del modelo y la siguiente nos dice que
    hay un error, lo dejamos así por simplicidad. En la última versión del modelo se soluciona.
    Del modelo 2 al modelo 3 hay un "giro", de forma que dejamos de utilizar la
    variable "proyecto finalizado" para controlar que no se hagan mas tareas de la previstas. La
    razón es que observamos que en realidad en muchos proyectos se hacen muchas mas tareas
    de las inicialmente previstas ya que hay que repetir aquellas tareas que se hicieron mal, o
    con errores. Por lo tanto esta variable no puede ser un límite para la cantidad de trabajo
    realizado.

    Juan Martín García - Teoría y ejercicios prácticos de Dinámica de Sistemas 193


    Para ver la evolución de dos variables en la misma pantalla ir a la barra superior y
    seguir por Windows – Control Panel – Graph – New y seleccionar las variables que se
    desee. Colocar una señal a la izquierda para verlas en la misma escala, y después dar Ok y
    Display.

    Modelo 4. Descubrir los errores

    Los errores que se producen en un proyecto no se descubren inmediatamente, sino


    cuando van a hacerse otros trabajos posteriores.

    Calidad = 0.9
    Calidad de los trabajos dados como finalizados

    Errores = Trabajo*(1-Calidad)
    Units: tareas/mes
    Los errores serán función de la cantidad de trabajo hecho por el porcentaje de
    trabajo que no cumple las Normas.

    Errores detectados = Errores no detectados/Retraso en detectar errores


    Units: tareas/mes
    Tomaremos una fracción constante de los errores pendientes de detectar.

    Errores no detectados = Errores-Errores detectados


    Inicial value: 0
    Units: tareas

    194 Juan Martín García - Teoría y ejercicios prácticos de Dinámica de Sistemas


    Retraso en detectar errores = WITH LOOKUP (Tareas pendientes/Total de tareas previstas)
    (0,0.5),(0.2,1),(0.4,3),(0.6,6),(0.8,9),(1,12)
    Units: mes

    Se reconsidera la constante de Retraso en detectar errores que habíamos


    puesto en el modelo 3, y se hace que sea función de la cantidad de tareas pendientes
    que hay y de las previstas.

    En esta tabla recogemos la idea lógica de que cuando se está al principio del
    proyecto, y queda mucho trabajo por hacer se tarda más tiempo en detectar los
    errores que cuando ya se está en las últimas fases del proyecto, donde cualquier
    error es detectado con más rapidez. El punto (0,0.5) indica que cuando las tareas
    pendientes son 0 los errores se detectan en 0.5 meses. El punto (1,12) indica que
    cuando las tareas pendientes = tareas previstas se tarda 12 meses.

    Juan Martín García - Teoría y ejercicios prácticos de Dinámica de Sistemas 195


    Tareas finalizadas = Trabajo
    Initial Value: 0
    Units: tareas

    Tareas pendientes = -Trabajo+Errores detectados


    Initial value: Total de tareas previstas
    Units: tareas

    Total de tareas previstas = 1000


    Units: tareas
    Total de tareas previstas para el proyecto. Las vamos a considerar todas iguales, ya
    que el propósito del modelo es trabajar con parámetros no previsibles como son los
    errores en el proyecto.

    Trabajo = MIN(100,Tareas pendientes)


    Units: tareas/mes
    Como máximo se hacen 100 tareas al mes

    196 Juan Martín García - Teoría y ejercicios prácticos de Dinámica de Sistemas


    Modelo 5. La presión de la fecha de entrega.

    En todo proyecto existe una fecha de finalización y entrega, que va a modificar el


    ritmo de trabajo y la cantidad de los recursos empleados.

    C1=1
    Units: mes
    Constante que indica la velocidad de adaptación entre el trabajo requerido y el
    realmente empleado.

    C2=1
    Units: mes
    Constante que indica la velocidad de adaptación entre la fuerza de trabajo
    disponible y el trabajo requerido en cada periodo.

    Calidad = 0.9
    Calidad de los trabajos dados como finalizados

    Duración prevista = 10
    Units: mes
    Hay 1000 tareas a un ritmo previsto de 100 al mes

    Errores = Trabajo*(1-Calidad)
    Units: tareas/mes
    Los errores serán función de la cantidad de trabajo hecho por el porcentaje de
    trabajo que no cumple las Normas.

    Juan Martín García - Teoría y ejercicios prácticos de Dinámica de Sistemas 197


    Errores detectados = Errores no detectados/Retraso en detectar errores
    Units: tareas/mes
    Tomaremos una fracción constante de los errores pendientes de detectar.

    Errores no detectados = Errores-Errores detectados


    Inicial value: 0
    Units: tareas

    Fuerza de trabajo disponible = 250


    Units: tareas/mes
    Corresponde a la capacidad de producción máxima

    Plazo restante = MAX(Duración prevista-Time,0)


    Units: mes
    Es una forma sencilla de contar el plazo residual en cada momento, empezando por
    10 meses hasta llegar a 0. Seleccionar la variable <Time> usando el icono:

    Retraso en detectar errores= WITH LOOKUP (Tareas pendientes/Total de tareas previstas)


    ( (0,0.5),(0.2,1),(0.4,3),(0.6,6),(0.8,9),(1,12) )
    Units: mes

    Tareas finalizadas = Trabajo


    Inicial value: 0
    Units: tareas

    Tareas pendientes = -Trabajo+Errores detectados


    Inicial value: Total de tareas previstas
    Units: tareas

    Total de tareas previstas = 1000


    Units: tareas
    Total de tareas previstas para el proyecto. Las vamos a considerar todas iguales, ya
    que el propósito del modelo es trabajar con parámetros no previsibles como son los
    errores en el proyecto.

    Trabajo = IF THEN ELSE(Tareas pendientes*C 1<1,0,Trabajo requerido)


    Units: tareas/mes
    Si las tareas pendientes son menor que 1 (son = 0) no se hace ninguna, en caso
    contrario se hace el Trabajo requerido.

    Trabajo requerido= MIN(Fuerza de trabajo disponible,XIDZ(Tareas pendientes,


    Plazo restante,Tareas pendientes/C 2))
    Units: tareas/mes
    La cantidad de trabajo requerido será como máximo la Fuerza de trabajo
    disponible. Se calcula como el cociente entre las Tareas pendientes (tareas) y el
    Plazo restante (meses). La función XIDZ nos ofrece este cociente excepto cuando
    el Plazo restante es 0, en cuyo supuesto el resultado son las Tareas pendientes/C2.

    198 Juan Martín García - Teoría y ejercicios prácticos de Dinámica de Sistemas


    .

    En esta última versión del modelo ya podemos apreciar con claridad los fenómenos
    que deseamos estudiar en los proyectos como son la acumulación de errores en las fases
    finales del proyecto, o la distribución de las tareas del proyecto, que se van incrementando
    progresivamente a pesar de nuestra programación de cargas de trabajo, y que se prolongan
    incluso más allá de la fecha de entrega del proyecto.

    Podemos comprobar que las unidades empleadas en el modelo sean correctas


    cuando hacemos Model - Units Check.

    Con frecuencia lograr que el modelo se halle correcto desde el punto de vista de las
    unidades obliga a añadir un gran número de variables auxiliares, que en general solo
    añaden una complejidad innecesaria al modelo. La persona que construye el modelo debe
    de valorar la conveniencia de añadir o no todas las variables auxiliares necesarias para
    tener un modelo correcto desde el punto de vista de las unidades.

    Una vez que tenemos el modelo correcto podemos emplearlo para realizar
    diferentes análisis de sensibilidad a variaciones de diferentes parámetros del modelo, como
    por ejemplo:

    Juan Martín García - Teoría y ejercicios prácticos de Dinámica de Sistemas 199


    a) Un aumento de la Calidad hasta 0.95
    b) Disponer de una fuerza de trabajo disponible de 100 o de 150 tareas/mes.
    c) Un menor retraso en la detección de los errores, modificando la tabla.
    d) Un cambio en la Duración prevista de 10 a 12 meses.

    Así podemos observar como por ejemplo en la simulación d) un cambio en la


    Duración prevista no modifica el comportamiento observado del Trabajo, únicamente
    aproxima o aleja el fenómeno de acumulación de tareas.

    200 Juan Martín García - Teoría y ejercicios prácticos de Dinámica de Sistemas

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