RECOPILACIÓN DE

INFORMACIÓN
Métodos Discretos
 Métodos Discretos
Tres Muestreo
métodos:

Investigación

Observación del comportamiento del

tomador de decisiones
 MUESTREO

Es el proceso consistente en Cuando dichos elementos se Decidir a qué informes,

seleccionar examinan con cuidado, se da formularios, documentos de
sistemáticamente elementos por hecho que el análisis resultados, memos y sitios
representativos de una revelará información útil de Web poner atención
población la población en general. Decidir a quién entrevistar,
aplicar cuestionarios y
observar.
 La necesidad del muestreo
Hay muchas razones por las cuales un analista de sistemas tendría que
seleccionar una muestra representativa de datos para examinarla, o
personas representativas para entrevistarlas, aplicarles un cuestionario
u observarlas.

• Reducir • Mejorar la
costos • Acelerar la efectividad • Reducir la
recopilación parcialidad
de datos
 Diseño del muestreo
Un analista de sistemas debe seguir cuatro pasos para
diseñar una buena muestra:

Determinar qué datos Determinar de qué

van a ser recopilados o población se van a
descritos. tomar muestras.

Escoger el tipo de Decidir el tamaño de la

muestra muestra
Tipos de Muestra
 La decisión sobre el tamaño de la
muestra para la entrevista

Entrevistar a por lo menos tres personas de cada nivel de la

organización.

Por lo menos a una de cada área funcional de la

organización que estarán involucradas
directamente con un sistema nuevo o actualizado.
 INVESTIGACIÓN
Examinar los diferentes tipos de datos
“duros” que ofrecen información no
Investigar es descubrir y analizar disponible a través de ningún otro
información. método de recopilación de datos.

Para conjuntar un panorama preciso,

Los datos reales revelan en dónde
el analista necesita examinar datos
está la organización y hacia dónde
reales tanto cuantitativos como
creen sus miembros que se dirige.
cualitativos
 Análisis de documentos
cuantitativos

Informes usados
Informes de
para la toma de Registros Formularios
rendimiento
decisiones

Todos estos documentos tienen un propósito y un público específico a los cuales van dirigidos.
 Análisis de documentos
cuantitativos
Informes para la toma de decisiones
Informes sintetizados para
proveer información de apoyo, Informes de
producción
detectar excepciones u obtener
vistas generales estratégicas de
los planes de la organización.
Informes de ventas

Informes sobre el
estado del inventario
Análisis de documentos
cuantitativos

Formularios de
captura de datos

Registros

Informes de
rendimiento
 Análisis de documentos
cuantitativos

Informes de rendimiento
• Comparación entre el rendimiento actual y el esperado.

Es probable que el analista quiera observar si hay una medición del

rendimiento disponible y adecuada para las áreas clave de la
organización.
 Análisis de documentos
cuantitativos
Registros
• Proveen actualizaciones periódicas de lo que ocurre en la empresa.
• Formas de inspeccionar un registro:
Revisar errores en montos totales.
Buscar oportunidades para mejorar el diseño de los formularios de
registro
Observar el número y tipo de transacciones
Estar al tanto de los casos en los que la computadora pueda
simplificar el trabajo.
 Análisis de documentos
cuantitativos
Formularios de captura de datos
• Recopilar y clasificar una copia en blanco de cada formulario (oficial y no
oficial).
• Comparar los formularios en blanco con las instrucciones de llenado y
distribución.
• Verificar si las personas que deben recibir los formularios los están
recibiendo.
• Determinar si se siguen los procedimientos estándar para usar, almacenar
y desechar formularios.
• Crear un catálogo de formularios para entender el flujo de información.
 Análisis de documentos
cuantitativos
Formularios de captura de datos
• Recolectar ejemplos de todos los formularios en uso (oficiales y
clandestinos).
• Observar el tipo de formulario (impreso, escrito a mano,
generado por computadora, en línea, llenar en web, comprados).
• Documentar el patrón de distribución deseado.
• Comparar el patrón de distribución deseado con quienes
realmente recibieron el formulario.
 Análisis de documentos
cuantitativos
Formularios de captura de datos
• ¿Se llenó el formulario en su totalidad? Si no fue así, ¿qué elementos se omitieron?,
¿hubo consistencia en los elementos omitidos? ¿Por qué?
• ¿Hay formularios que nunca se usaron? ¿Por qué? (Revise el diseño y la precisión de
cada formulario en cuanto a su supuesta función).
• ¿Se enviaron todas las copias de los formularios a las personas apropiadas o se
archivaron en forma apropiada? De no ser así, ¿por qué no? Las personas que deben
acceder a los formularios en línea, ¿pueden hacerlo?
• Si hay un formulario en papel que se ofrece como alternativa a un formulario basado
en Web, compare las tasas de compleción de ambos.
• ¿Se utilizan formularios “no oficiales” con regularidad? (Su uso podría indicar un
problema en los procedimientos estándar o batallas políticas en la organización).
 Los documentos cualitativos incluyen:

Mensajes de correo electrónico

Memorandos

Carteles en los tableros de anuncios y en las áreas de

trabajo

Páginas Web

Manuales de procedimientos

Manuales de políticas
 Análisis de documentos
cualitativos
Tableros de Sitios Web
Memos
anuncios Corporativos
Examinar el contenido de las
Quién envía los memos y quién Refuerzos sutiles de valores para
metáforas, el humor, el uso de
los recibe quienes los leen
las características de diseño

Mensajes de correo electrónico a Dan una idea de la cultura oficial Tres perspectivas distintas:
grupos de trabajo e individuos de la organización técnica, estética y gerencial

Idea de los valores, posturas y

creencias de los miembros de la
organización
Análisis de documentos
cualitativos
Manuales de
Manuales
políticas
Enfocarse en los que traten
sobre las políticas relacionadas
Presentan lo “ideal”.
con los servicios de cómputo, su
uso, acceso, seguridad y cuotas.

El examen de las políticas

Raras veces se mantienen permite al analista de sistemas
actualizados los manuales comprender los valores,
impresos actitudes y creencias que guían
a la corporación.
 OBSERVACIÓN DEL COMPORTAMIENTO DEL
ENCARGADO DE TOMADOR DECISIONES

La observación del tomador Ver personalmente las

de decisiones y su entorno Lo que realmente se hace, no relaciones que existen entre
físico son métodos no sólo de lo que se documenta el tomador de decisiones y los
intrusivos importantes para el o explica demás miembros de la
analista de sistemas. organización.
 Observación de las actividades de toma
de decisiones de un gerente común

El analista de sistemas se vale de entrevistas y cuestionarios

interactivos para entender adecuadamente la manera en que los
gerentes describen su trabajo.

La observación permite al analista ver personalmente

la manera en que un gerente recopila, procesa,
comparte y usa la información para realizar su
trabajo.
 OBSERVACIÓN DEL ENTORNO
FÍSICO
La observación de las actividades de los tomadores de decisiones
es sólo una forma de evaluar sus requerimientos de información

La observación del entorno físico en el cual se desempeñan

los tomadores de decisiones también pone de manifiesto
muchos de sus requerimientos de información

Examinar de manera sistemática sus oficinas e interacciones

con la tecnología
 Observación estructurada del
entorno (STROBE)
El método para la Observación Estructurada del
Entorno (STRuctured OBservation of the
Environment) se conoce como STROBE.

La aplicación exitosa del STROBE requiere que el

analista observe explícitamente siete elementos
concretos que por lo general se encuentran en
las oficinas.
 Observación estructurada del
entorno (STROBE)
Ubicación de la oficina Colocación del escritorio Equipo fijo de oficina

• Las oficinas accesibles • Manera en que el tomador • Archiveros, libreros y otro

tienden a aumentar la de decisiones ejerce su equipo grande para
frecuencia de la interacción autoridad almacenar artículos se
y los mensajes informales, • Los ejecutivos que confinan incluyen en la categoría de
mientras que las oficinas a un visitante a un espacio equipo fijo de oficina
inaccesibles tienden a reducido y con la espalda a • Si no hay tal equipo, es
disminuir la frecuencia de la pared mientras ellos probable que el tomador
la interacción y a aumentar tienen exceso de espacio, de decisiones almacene
los mensajes orientados a adoptan la posición de muy pocos artículos de
las tareas autoridad más fuerte información por sí mismo.
posible
 Observación estructurada del
entorno (STROBE)
Accesorios Fuentes externas de información Iluminación y color de la oficina

• El término accesorios se refiere • La observación del tipo de • La iluminación y el color juegan

a todo el equipo pequeño publicaciones almacenadas en un papel importante en la
usado para procesar la oficina puede revelar si el manera en que un tomador de
información, incluso teléfonos tomador de decisiones recurre decisiones recopila
inteligentes, calculadoras, PCs, a información externa. información.
etc. (publicaciones especializadas, • Un ejecutivo en una oficina
noticias sobre otras empresas iluminada cálidamente
de la industria) o se basa más recopilará más información de
en la información interna manera informal.
(informes de la compañía,
correspondencia de la oficina,
manuales de políticas).
 Observación estructurada del
entorno (STROBE)

Vestimenta de los tomadores de decisiones

•Idea de la credibilidad de los gerentes de la

organización al observar la vestimenta que
usan en el trabajo.
Observación estructurada del
entorno (STROBE)