Creacin y administracin de bases de

datos relacionales: Microsoft Access

 Contenido

Introduccin.............................................................................. 4

Componentes de Access...........................................................5
Durante el diseo y administracin de la base de datos...........6
Ingresar a Microsoft Access .......................................................6
Implementar una base de datos Access...................................7
Crear y guardar las tablas de la base de datos...........................8
Crear y modificar los atributos que contienen las tablas...........8
Crear relaciones entre tablas......................................................10
Ingresar datos a las tablas...........................................................11

Glosario....................................................................................... 11
Bibliografa..................................................................................12
Crditos.......................................................................................13
Creative Commons.....................................................................14

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 Creacin y administracin de datos relacionales
Glosario
Microsoft Access

Componentes de Access Ingresar a

Microsoft Access

Durante el diseo Durante la implementacin Implementar una base Ingresar datos a las tabas
y administracin de la base de datos de datos
de la base de datos
Crear y guardar las tablas
Tablas Formularios

Crear y modificar los atributos

Relaciones
Informes
Crear relaciones
Consultas Fuente: SENA
 Introduccin Segn Microsoft Corporation: Access
es una herramienta de diseo e imple-
Una base de datos es un conjunto de da- mentacin de aplicaciones de base de
tos que pertenecen al mismo contexto, datos que se pueden usar para realizar
almacenados sistemticamente para su un seguimiento de informacin impor-
posterior uso. En este sentido, la lista de tante. Pueden conservar los datos en el
contactos de su celular, es una base de equipo o publicarlos en la Web.
datos compuesta en su mayora por per-
sonas y nmeros telefnicos indexados Lo anterior indica que se deben manejar
o guardados por una caracterstica nica dos conceptos importantes, el primero
para su posterior recuperacin y consul- es el diseo de base de datos y el se-
ta. En la actualidad y debido al desarrollo gundo la implementacin de bases de
tecnolgico, la mayora de aplicaciones datos. Access es relevante porque en su
informticas y tecnolgicas poseen ba- entorno se manejan ambos conceptos.
ses de datos. En otras palabras, si se compara Access

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como herramienta para la construccin Ejemplo: Se va a crear una tabla llama- productos, se tienen dos registros o filas
de un edificio, se podra decir que el di- da productos, con informacin sobre los que a su vez contienen cuatro campos o
seo consiste en las bases y cimientos productos de una empresa, que a su vez columnas con su respectiva etiqueta (id
del mismo y la implementacin seran para almacenar los datos de los produc- de producto, nombre de producto, pro-
los acabados; siendo esta una relacin tos tendran unos campos con etiquetas veedor, valor unitario), cada campo con-
simbitica entre los dos elementos. Es- as: tiene dos datos referentes a su etiqueta,
tos dos conceptos se pueden trabajar el campo Id de producto tiene el dato
individualmente, como la posibilidad de Figura 1. Tabla Productos 1 que inicia el primer registro y el dato
que durante la construccin del edificio 2 para el segundo registro, que a su
usted contrate personal independiente vez identifican el registro completo.
para cada momento de la construccin
o lo construya la misma persona. Ac- Un registro total del ejemplo tiene los
cess por poseer la capacidad de realizar Fuente: SENA datos relevantes de un producto as: 1,
las dos actividades de forma individual Chai, Exotic Liquid, $1.800.00, que al
o conjunta diseo e implementacin En Access la tabla de ejemplo se ver leerlos en conjunto con las etiquetas de
ms que una base de datos es un siste- as, con todos sus componentes, junto cada campo le permitir decir que: el
ma de gestin de bases de datos o un con otras tablas con datos como clien- registro nmero 1 de la tabla denomina-
sistema de informacin. tes y pedidos. da producto, tiene un identificador de
producto 1, la descripcin del producto
Componentes de Access Figura 2. Tabla de productos es Chai, el proveedor de este producto
es Exotic Liquid y su valor unitario es mil
Access, est compuesto por los siguien- ochocientos pesos.
tes componentes, segn el momento de
su trabajo en la herramienta as: b. Las Relaciones: Este componente del
diseo, permite integrar las diferentes
Durante el diseo y administracin de tablas de la base de datos, permitiendo
la base de datos interactuar con los campos de cada una
de ellas, segn sus necesidades.
a. Las Tablas: Tambin llamadas con-
tenedores de datos, compuestas por c. Las Consultas: Este componente del
registros o filas, columnas o campos y diseo, permite seleccionar de una o va-
los datos que se abstraen de los requeri- Fuente: SENA rias tablas relacionadas los campos que
mientos iniciales para la construccin de necesite en un momento determinado
la base de datos. En la tabla del ejemplo denominada que requiera conocer datos especficos.

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Durante la implementacin de la base vidad de aprendizaje, slo se har un re- realizar correctamente los clculos de
de datos paso rpido de la creacin de bases de pago por comisin de los empleados de
datos, las propiedades de sus campos y la papelera de don Nicols.
a. Los Formularios: Este componente de las relaciones entre estas herramientas.
la implementacin permite realizar una Antes de empezar a utilizar Access, se
presentacin amigable y consecuente Para ampliar su conocimiento sobre el debe crear un diseo de modelo entidad
con informacin y etiquetas detalladas tema, se recomienda consultar el ma- relacin para la base de datos (es im-
de las consultas, campos e informacin terial complementario que se encuentra portante conocer lo que se quiere hacer
de la base de datos. Para este momento, en Actividad 2 del men del programa para que el trabajo en Access sea ms
se requiere conocimientos de la interfaz de formacin. sencillo). Para las relaciones, la n signi-
grfica, colores, organizacin y el efec- fica muchos. Por ejemplo, un vendedor
to que el cliente o usted quieran cuando Para explicar de forma rpida el funcio- realiza n ventas.
vayan a hacer uso de la base de datos. namiento de una base de datos, se va
Desde este componente, el usuario in- a utilizar el siguiente ejemplo, para des- Figura 3. Modelo entidad-relacin para
teracta con la base de datos, logrando pus explicar de forma rpida la creacin el caso de la papelera de don Nicols
volver transparente el diseo, focalizan- de bases de datos.
do al usuario en una interfaz dinmica,
prctica, con ayudas y de fcil manipu- Don Nicols hace poco tiene una pape-
lacin. lera en un sitio estratgico de la ciudad,
la forma cmo les paga a sus vendedo-
b. Los Informes: Este componente per- res es por comisin en ventas. Cuando
mite realizar el diseo de los documen- empez con la empresa y teniendo en
tos que se obtendrn de la base de da- cuenta la forma de pago a sus vendedo-
tos en forma de reportes, ya sea para res, l pens que esto iba a ser algo sen-
guardar como registro de operaciones o cillo, pero sus empleados estn vendien-
para imprimir como resultado. do grandes cantidades de productos y
l lleva dos meses sin hacer las cuentas
correctamente, por lo tanto, algunos de
Debido a que para acceder al programa sus empleados se quejan porque les es- Fuente: SENA
de formacin Uso de Excel y Access tn pagando menos y a otros les estn
para el desarrollo de aplicaciones admi- pagando ms de lo que trabajan. Ingresar a Microsoft Access
nistrativas empresariales, se tiene como
prerrequisito conocer previamente acer- Para darle solucin a esta problemtica, Se debe dar clic en el botn de Windows
ca de estos dos programas, en esta acti- se debe disear una base de datos para y luego dar clic en la opcin Todos los

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programas, luego buscar la carpeta Mi- principal que se despliega, dar clic en la - Inicio: Esta pestaa cuenta con las fun-
crosoft Office, para finalmente elegir Mi- opcin Base de datos en blanco, luego ciones ms comunes de Access.
crosoft Access. darle un nombre a la misma y finalmente
dar clic en el botn Crear y automtica- Entre estas se encuentran: vistas, bus-
Pasos a seguir: mente aparece la nueva base de datos car y formato de textos.
(ver figura 5).
1. Botn Inicio. - Crear: Esta pestaa cuenta con todas
2. Clic en Todos los programas. Figura 5. Access - Nueva base de datos las opciones de creacin de tablas, con-
3. Elegir la carpeta Microsoft Office. sultas, formularios e informes.
4. Finalmente clic en Microsoft Access.
- Datos externos: Esta pestaa se utiliza
Figura 4. Ingreso a Microsoft Access principalmente en el momento que se
desde Windows requiere, tanto importar datos desde un
archivo externo como cuando se desea
exportar una tabla de la base de datos.

- Herramientas de base de datos: Esta

pestaa contiene las opciones especia-
lizadas con el manejo de la base de da-
tos. Entre las opciones se encuentran
Fuente: SENA relaciones, macros, mover datos, entre
otros.
Antes de continuar, se debe conocer
que Microsoft Access cuenta con siete - Campos: Esta pestaa se relaciona con
pestaas en su men principal, las cua- los datos que contiene cada una de las
les se explican a continuacin: tablas de la base de datos. Entre las op-
ciones ms comunes se encuentran los
Fuente: SENA - Archivo: Esta opcin de Access es la formatos y propiedades de los campos.
que contiene todas las funciones de
Implementar una base de datos Access creacin, apertura, guardado, impresin - Tabla: En esta pestaa se encuentran
y cierre de los archivos que se manipu- las propiedades de las tablas y un con-
Lo primero que se hace para implemen- lan con este programa. trol por eventos de edicin de tablas,
tar una base de datos, es abrir el pro- necesario para mantener la seguridad y
grama Microsoft Access y en el men estabilidad de la informacin.

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 Figura 6. Men principal Access Figura 7. Guardar tabla Access tos, Vendedores y Venta Productos).
Despus de hacer este procedimiento,
estas aparecen en la ventana tablas, al
lado izquierda del men de Access.

Figura 9. Access - Tablas del modelo

entidad-relacin creadas
Fuente: SENA

Despus de esto, se crean las otras 3 ta-

Fuente: SENA blas tal como aparece en el modelo enti-
dad-relacin. Para crear una nueva tabla
En este punto se tiene ya creada la base en la base de datos, se deben seguir los
de datos don Nicols y se observa la ta- siguientes pasos:
bla inicial que se crea automticamente,
llamada Tabla 1, en la cual se pueden ir 1. Clic pestaa Crear. Fuente: SENA
agregando los datos. 2. Clic en la opcin Tabla.
Crear y modificar los atributos que
Crear y guardar las tablas de la base Figura 8. Access Crear Tabla contienen las tablas
de datos
Una tabla recin creada en Microsoft Ac-
A continuacin se describen los pasos cess, slo cuenta con el atributo ID. Este
para guardar las tablas: atributo a su izquierda tiene una llave la
que representa la llave primaria. Una lla-
1. Clic en el botn Archivo. ve primaria, es el atributo que se consi-
dera el ms importante de la tabla.
2. Despus se selecciona el botn
Guardar. Fuente: SENA Para modificar y agregar atributos en la
tabla:
3. Escribir el nombre de la tabla (para Luego de haber creado la tabla, se debe
este caso se debe guardar la tabla con dar clic en el botn Guardar (ver pasos 1. Se debe dar doble clic en la tabla que
el nombre Ventas). en la figura 5) y se elige el nombre de se desea modificar, entonces esta se
la tabla (para el caso del problema, tam- abrir.
bin se deben crear las tablas: Produc-

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2. Despus clic en el botn Herramien- ducto y se crean los atributos descrip- Figura 12. Access Vista de diseo de
tas de tabla. cin, precio y marca. La vista de diseo la tabla
de los atributos de Access es muy simi-
3. Y finalmente clic en el botn Ver. lar a las tablas de Excel, para modificar
un atributo slo se debe borrar el que ya
Figura 10. Access Vista de diseo de est (en este caso Id) y escribir el nue-
la tabla vo, luego en la opcin tipo de datos (a la
derecha de nombre del campo), se debe
elegir el tipo de datos. Para crear un nue-
vo atributo, slo se debe escribir debajo
del que ya se encuentra y elegir el tipo
de dato que se desea.

Tipos de datos a utilizar: Fuente: SENA

Fuente: SENA
Autonumrico: normalmente para llaves Figura 13. Access Atributos de las
As se abre la vista de diseo de la tabla. principales. tablas creadas

Figura 11. Access Modificar datos de Texto: es para direcciones, nombres,

la tabla etc.
Nmero: es para cdulas e identificacio-
nes.
Moneda: es para precios, ventas, entre
otros.

Al finalizar la creacin de atributos, la ta-

bla queda de la siguiente forma:

Fuente: SENA Fuente: SENA

Aqu se modifican los atributos de las Al terminar de crear todos los nuevos
tablas, por ejemplo para la tabla Produc- atributos, se debe proceder a crear las
tos, se cambia el atributo Id por IdPro- relaciones.

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Crear relaciones entre tablas Mostrar tabla no aparece, se debe dar Figura 16. Access Cerrando las tablas
clic derecho en la pestaa Relaciones de
Para crear las relaciones entre tablas se las tablas, all aparece la opcin Mostrar
debe ingresar primero a la pestaa de tabla.
Herramientas de Bases de Datos y en
esta se debe buscar la opcin Relacio- Figura 15. Access Ventana mostrar
nes (ver figura 14). tabla

Figura 14. Access Relaciones entre

las tablas Fuente: SENA

Las tablas se deben relacionar por me-

dio de una llave primaria (en las tablas,
el atributo en el que a su izquierda apare-
Fuente: SENA ce una llave de color dorado) y una llave
fornea (un atributo en la otra tabla pero
Antes de realizar las relaciones, se de- que no es llave primaria).
ben cerrar las pestaas de todas las
tablas que van a ser relacionadas. Mi- Figura 17. Access Tablas sin
Fuente: SENA crosoft Access realiza esta accin para relacionar
evitar problemas de integridad en las ta-
Para el ejercicio, hay que recordar que blas. Para cerrar las tablas abiertas, se
hay una tabla auxiliar (VentaProductos) hace clic en cada pestaa con el botn
que une las tablas Venta y Producto de- derecho del mouse y por ltimo clic en
bido a que estas dos tienen relacin de la opcin cerrar.
muchos a muchos y en Access no existe Fuente: SENA
esta opcin. Algunas veces el programa no tiene pro-
blemas en relacionar las tablas cuando Para relacionar un atributo con otro y as
Al abrir la opcin relaciones, automtica- estn abiertas, pero lo hace la mayora relacionar las tablas, se debe dejar el
mente aparece una ventana con el ttu- de las veces. mouse con el clic izquierdo presionado
lo Mostrar tabla. Con el botn izquierdo en el atributo de llave primaria y moverlo
del mouse presionado se seleccionan hacia la otra tabla, exactamente donde
las cuatro tablas y despus se debe da se encuentra el atributo llave fornea,
clic en el botn Agregar. Si la ventana de para evitar confusiones se sugiere que,

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escriba la llave primaria con un nombre y Figura 19. Access Tablas relacionadas mente una base de datos relacional. Para
ese mismo nombre, debe ponerlo en la mayor informacin, consultar el material
tabla dnde va el atributo llave fornea. complementario que se encuentra en
Actividad 2 del men del programa de
Figura 18. Access Tablas para formacin.
relacionar

Fuente: SENA

Ingresar datos a las tablas

El paso siguiente es llenar las tablas de

la base de datos. Esto se realiza dando
doble clic, tabla por tabla, llenando de
Fuente: SENA forma manual y teniendo en cuenta las ASOCIACIN: Es una abstraccin que
relaciones. El proceso para hacerlo es se utiliza para vincular dos o ms clases
Para el anterior caso se movi la llave muy similar a lo que se hace con Micro- (Por tanto sus instancias o ejemplares)
primaria IdVendedor de la tabla Vende- soft Excel. crendose un elemento de un tipo dis-
dores hacia el IdVendedor de la tabla tinto. (Miranda, R. 2016).
Ventas. Despus de haber hecho esto, Figura 20. Access Llenando tablas de
aparece una ventana llamada modificar la base de datos CATEGORAS:Una categora tiene
relaciones. En este caso se recomienda dos o ms superclases que pueden re-
elegir las tres opciones para generar una presentar distintos tipos de entidades,
integridad total en la base de datos. mientras que otras relaciones supercla-
Nuevamente se recuerda que la tabla se/clase siempre tiene una simple su-
VentaProductos no tiene una llave prima- perclase. (Miranda, R. 2016).
ria debido a que esta tabla es ficticia y
se encuentra en este lugar solo para co- ESPECIALIZACIN: La especializacin
municar las tablas Ventas y Productos, es el proceso de definir un conjunto de
cuya relacin es de muchos a muchos subclases de un tipo de entidad llamada
(en Access esta relacin no existe). El la superclase. El conjunto de subclases
resultado final de las tablas relacionadas Fuente: SENA que forma una especializacin se define
es el siguiente: sobre la base de algunas caractersticas
Y esta es la forma como se crea rpida- que lo distinguen de otras especializa-

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ciones dentro de la misma superclase. ms atributos de una tabla, que toma- retculo y si no existe ninguna se tiene
(Miranda, R. 2016). dos colectivamente permiten identificar una jerarqua. (Miranda, R. 2016).
un registro como nico, es decir, en una
HERENCIA: Ya que una entidad de una tabla se puede saber cul es un registro
subclase representa la misma entidad en especfico solo con conocer la llave
de la superclase, poseer atributos es- primaria. (Miranda, R. 2016).
pecficos que pertenecen a la subclase
y atributos que son parte de la super- RESTRICCIONES: Restricciones inhe-
clase. Toda entidad que es miembro de rentes al propio modelo o estructurales,
una subclase, hereda todos los atribu- por ejemplo: si el modelo es jerrquico,
tos de la superclase. Observe que una la nica estructura es un rbol y no po-
subclase, junto con todos los atributos dr representarse directamente una co-
que hereda de la superclase, es ya un rrespondencia m:n, pues los vnculos
tipo de entidad por propio derecho. entre padre e hijo son 1:n). (Miranda,
(Miranda, R. 2016). R. 2016).

HERENCIA MLTIPLE: (Mltiple inheri- RESTRICCIONES PROPIAS:

tance): Las subclases compartidas he- (Semntica integrada): Su definicin
redan atributos y relaciones de varias corresponde al diseador, pero su
clases. Si una sub clase compartida he- gestin es responsabilidad del modelo
reda caractersticas de una superclase de datos, el cual las reconoce y
por varias vas distintas (en un retculo), recoge en el esquema. La reusabilidad
dichas caractersticas se considerarn est garantizada al especificarse
solo una vez. (Miranda, R. 2016). universalmente las reglas. (Miranda,
R. 2016).
LLAVE FORNEA: Es llamada clave
externa, es uno o ms campos de una RESTRICCIONES EXPLCITAS:
tabla que hacen referencia al campo o Restricciones de integridad semnticas
campos de clave principal de otra tabla, (RIS) o explcitas. (Miranda, R. 2016).
una clave externa indica cmo estn
relacionadas las tablas. (Miranda, R. SUBCLASE COMPARTIDA: (shared
2016). subclass): subclase con ms de una
superclase. Si existe al menos una
LLAVE PRIMARIA: Conjunto de uno o subclase compartida, tenemos un

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 Microsoft Corporation. (2013). Tareas bsicas en Access 2010. Consultado el 20
de noviembre de 2012, en http://office.microsoft.com/es-es/accesshelp/tareas-
basicas-en-access-2010-HA101829991.aspx#_Toc254780070

Microsoft Corporation. (2013). Conceptos bsicos del diseo de una base de

datos. Consultado el 21 de noviembre de 2012, en
http://office.microsoft.com/es-es/access-help/conceptos-basicos-del-dise-
no-deuna-base-de-datos-HA010341617.aspx

Miranda, R. (2016). Conceptos del modelo (Entidad Relacin Extendido) ERE.

Consultado el 22 de octubre de 2016, en http://www.docfoc.com/glosario-de-ter-
minos-del-modelo-entidad-relacion-extendido

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 PROGRAMA Uso de Excel y Access para el desarrollo de
aplicaciones administrativas empresariales
NOMBRE DEL OBJETO Creacin y administracin de bases de datos
relacionales: Microsoft Access
EXPERTO TEMTICO Diana Roco Possos Beltrn
DISEADORES GRFICOS Caren Xiomara Carvajal Prez
Luis Guillermo Roberto Bez
Luis Carlos Reyes Parada
GESTORAS DE REPOSITORIO Nancy Astrid Barn Lpez
Milady Tatiana Villamil Castellanos
PROGRAMADORES Nilda Ins Camargo Suescn
Fredy Velandia Figueroa
Wolfran Alirio Pinzn Murillo
GUIONISTA Y PRODUCTOR DE MEDIOS AUDIOVISUALES Jheison Edimer Muoz Ramrez
GUIONISTA Adriana Carolina Acosta Caycedo
ASESORAS PEDAGGICAS Kennia Andrea Pea Barrera
Janet Lucia Villalba Triana
LDER DE L A LNEA DE PRODUCCIN Zulma Yurany Vianch Rodrguez

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