Politicas Contables - Contabilidad

MANUAL DE POLTICAS CONTABLES, PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES
M-GFIN-01
Versin 01
10-09-2014
Manual de Polticas contables, procedimientos y funciones
1. Objetivo
______________________________________________________________________
Facilitar y definir controles y acciones que sea necesarios para que se lleven a cabo las
diferentes actividades del proceso contable pblico en forma adecuada, as mismo para
el reconocimiento y revelacin de los estados financieros y notas explicativas.
Bajo el objetivo general se busca:
a. Que todas las operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales realizadas

por la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL- AUTORIDAD NACIONAL DE
ACUICULTURA Y PESCA AUNAP, sean canalizadas por el proceso contable.
b. Que la informacin financiera, econmica, social y ambiental de la UNIDAD

ADMINISTRATIVA ESPECIAL - AUTORIDAD NACIONAL DE ACUICULTURA Y
PESCA - AUNAP, sea reconocida y revelada con sujecin a las normas emitidas por
la Contadura General de la Nacin.
c. Establecer compromisos que orienten al accionar administrativo de la UNIDAD

PESCA - AUNAP en trminos de informacin contable, relevante y comprensible
d. Garantizar la generacin y difusin de informacin contable necesaria para el

cumplimiento de los objetivos de gestin pblica, control pblico, divulgacin y cultura.
e. Garantizar la operacin del proceso contable con base en las diferentes disposiciones
de orden constitucional, legal, reglamentaria que son propias.
f. Lograr que los estados financieros, informes y reportes contables en general que se
produzcan, sean de utilidad y satisfagan las necesidades de los usuarios tanto internos
como externos.
2. Alcance
______________________________________________________________________
Estas Polticas estn orientadas a la gestin, produccin y generacin de la informacin

contable que se desarrolla de acuerdo con las normas tcnicas y procedimientos vigentes
para el registro, produccin y presentacin de los Estados Financieros de la Entidad.
3. Presentacin
______________________________________________________________________
M-GFIN-01 1
La UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL - AUTORIDAD NACIONAL DE

ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP, fue creada mediante Decreto 4181 de 2011,
mediante el cual se realiz escisin de las funciones previstas en el numeral 5 del artculo
3, los numerales 22, 23 Y 24 del artculo 4, el numeral 16 del artculo 32 del Decreto 3759
de 2009 y, por otra, del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, la funcin establecida
en el artculo 40 de la Ley 13 de 1990.
Es una entidad descentralizada de la Rama Ejecutiva del orden nacional de carcter
tcnico y especializado con personera jurdica, autonoma administrativa y presupuestal,
con patrimonio propio, adscrita al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural
En armona con las funciones escindidas, la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL-
AUTORIDAD NACIONAL DE ACUICULTURA Y PESCA -AUNAP, tendr por objeto
ejercer la autoridad pesquera y acucola de Colombia, para lo cual adelantar los
procesos de planificacin, investigacin, ordenamiento, fomento, regulacin, registro,
informacin, inspeccin, vigilancia y control de las actividades de pesca y acuicultura,
aplicando las sanciones a que haya lugar, dentro de una poltica de fomento y desarrollo
sostenible de estos recursos. Ejerce las competencias relacionadas con el fomento de
la pesca artesanal y acuicultura de recursos limitados dentro de sus programas de
desarrollo rural integral.
Son funciones generales de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AUTORIDAD

NACIONAL DE ACUICULTURA Y PESCAP - AUNAP, acorde a lo indicado en el artculo
5 del Decreto 4181 de 2011:
1. Ejecutar la poltica pesquera y de la acuicultura que seale el Gobierno Nacional a

travs del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
2. Contribuir con la formulacin de la poltica pesquera y de la acuicultura, y aportar los
insumos para la planificacin sectorial, la competitividad y la sostenibilidad ambiental
del sector.
3. Promover, coordinar y apoyar las investigaciones sobre los recursos pesqueros y los
sistemas de produccin acucola.
4. Realizar el ordenamiento, la administracin, el control y la regulacin para el
aprovechamiento y desarrollo sostenible de los recursos pesqueros y de la acuicultura
en el territorio nacional.
5. Articular su gestin con los sistemas y programas relacionados con el sector pesquero
y de la acuicultura, a escala nacional e internacional.
6. Realizar alianzas estratgicas con entidades pblicas, universidades, gremios y otras
organizaciones privadas, nacionales e internacionales, para consolidar el fomento, la
investigacin, la gestin del conocimiento e informacin de la pesca y de la acuicultura.
7. Disear y administrar un sistema de informacin pesquero y de la acuicultura nacional
como soporte de la administracin, manejo y control de las actividades propias de la
institucin.
8. Establecer los requisitos para el otorgamiento de permisos y autorizaciones para el
ejercicio de las actividades pesqueras y acucolas, as como los trmites necesarios.
9. Autorizar las importaciones o exportaciones de bienes y productos relacionados con la
actividad pesquera y de acuicultura.
M-GFIN-01 2
10. Fijar y recaudar el monto de las tasas y derechos, multas que deben cobrarse por
concepto de las autorizaciones para el ejercicio de las actividades pesqueras y de
acuicultura.
11. Adelantar las investigaciones administrativas sobre las conductas violatorias de las
disposiciones establecidas en el Estatuto General de Pesca o normas que lo
sustituyan o adicionen, e imponer las sanciones a que hubiere lugar, conforme con
la normativa vigente.
12. Realizar las actuaciones administrativas conducentes al ejercicio de la autoridad
nacional de pesca y acuicultura, en desarrollo de su facultad de inspeccin, vigilancia
y control de la actividad pesquera y de la acuicultura.
13. Establecer mecanismos de control y vigilancia para el cumplimiento de las normas
que regulan las actividades de pesca y de la acuicultura en el territorio nacional en
coordinacin con la Armada Nacional, la Direccin General Martima, la Polica
Nacional, la Unidad Administrativa Especial Parques Nacionales Naturales de
Colombia, las Corporaciones Autnomas Regionales y de Desarrollo Sostenible,
entre otras autoridades, dentro de sus respectivas competencias.
14. Coordinar con el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural -INCODER, la definicin
de los programas para la implementacin de la poltica de desarrollo rural para las
comunidades de pescadores artesanales y acuicultores, con especial atencin de la
poblacin vulnerable,
15. Establecer mecanismos de fomento y desarrollo productivo para las actividades
pesqueras y de la acuicultura,
16. Promover ante las autoridades competentes los programas de desarrollo social y
econmico para los pequeos productores del sector pesquero y acucola.
17. Representar al Gobierno Nacional y al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural en
las misiones y encargos frente a encuentros y organismos internacionales que se
relacionen con el objeto propio del Instituto (sic).
18. Realizar la planeacin prospectiva de la actividad de pesca y acuicultura a fin de
lograr el aprovechamiento adecuado y sostenible de estas actividades.
19. Publicar y divulgar la informacin tcnica generada por la AUTORIDAD NACIONAL
DE ACUICULTURA Y PESCA (sic), en especial la relacionada con la planificacin,
regulacin, fomento, comercializacin, control y vigilancia de la actividad de
acuicultura y pesca, as como los protocolos de produccin, mercadeo,
almacenamiento.
20. Las dems que le seale la ley o le sean asignadas y que por su naturaleza le
correspondan.
4. Requerimientos
______________________________________________________________________
La Constitucin Poltica estableci en su artculo 354 que Corresponden al Contador

General las funciones de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pblica,
elaborar el balance general y determinar las normas contables que deben regir en el pas,
conforme a la ley.
En desarrollo del mandato constitucional, la Ley 298 de 1996 estableci en su artculo 4
que es funcin del Contador General de la Nacin, entre otras, la de b) Establecer las
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normas tcnicas generales y especficas, sustantivas y procedimentales, que permitan

unificar, centralizar y consolidar la contabilidad pblica.
En virtud de su competencia constitucional y legal, el Contador General de la Nacin

expidi las Resoluciones 354 de 2007 por la cual se adopt el Rgimen de Contabilidad
Pblica, se estableci su conformacin y se defini el mbito de aplicacin, las
Resoluciones 355 y 356 de 2007 por medio de las cuales se adoptan el Plan General
de Contabilidad Pblica y el Manual de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad
Pblica1.
El Plan General de Contabilidad Pblica est compuesto por el Marco conceptual y la

Estructura y descripciones de las clases, y Manual de Procedimientos, por el Catlogo
General de Cuentas, los Procedimientos Contables y los Instructivos Contables; la
Doctrina Contable Pblica son los conceptos con fuerza vinculante que expide el
Contador General de la Nacin para interpretar e instruir la aplicacin del Rgimen de
Contabilidad Pblica2.
El prrafo 5 del Plan General de Contabilidad establece que El sector pblico est
inmerso en un entorno definido por variables jurdicas, econmicas y sociales y que la
caracterizacin del entorno permite identificar el concepto de Entidad Contable Pblica
como unidad mnima productora de informacin, por lo cual las polticas contables deben
ser definidas por las entidades pblicas que deben llevar a cabo el proceso contable,
teniendo en cuenta el entorno en que desarrollan sus funciones de cometido estatal 3.
As, dado que la entidad contable pblica es la unidad mnima productora de informacin,
sujeta a diversas formas de control y cuya operacin se da en un entorno
definido por variables jurdicas, econmicas y sociales, sus polticas contables y

estimaciones deben ser definidas por la Direccin de la UNIDAD ADMINISTRATIVA
ESPECIAL - AUTORIDAD NACIONAL DE ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP,
considerando sus caractersticas individuales.
Estas polticas contables se revelarn dentro de las notas a los estados contables de
carcter general conforme con lo establecido por las normas contables pblicas 4.
1 El numeral 73 del Rgimen de Contabilidad Pblica (RCP) en relacin con la normalizacin y la regulacin de la
Contabilidad Pblica seala que El Rgimen de contabilidad pblica contiene la regulacin contable pblica de tipo
general y especfico. La regulacin contable pblica de tipo general est contenida en el Plan General de Contabilidad
Pblica (PGCP). La regulacin de tipo especfico est contenida en el Manual de procedimientos y en la Doctrina
Contable Pblica
2 La sentencia C-487 de 1997 que Las decisiones que en materia contable adopte la Contadura de conformidad con
la ley, son obligatorias para las entidades del Estado (...).

3 El prrafo 34 del Marco Conceptual del Plan General de Contabilidad Pblica (PGCP) reitera que Para efectos del
SNCP en Colombia, la entidad contable pblica es la unidad mnima productora de informacin.

4
El prrafo 376 del RCP seala la obligatoriedad legal en relacin con la revelacin de las polticas contables en las
Notas, como parte integral de los estados contables
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5. Normativa de Referencia
______________________________________________________________________
La informacin contable y financiera de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL-

AUTORIDAD NACIONAL DE ACUICULTURA Y PESCA -AUNAP, se elaborar
observando la siguiente estructura jerrquica normativa.
El Rgimen de Contabilidad Pblica expedido por el Contador General de la Nacin

en sus componentes general, esto es, el Plan General de Contabilidad Pblica, y en
su componente especfico compuesto por el Manual de Procedimientos y la Doctrina
Contable Pblica.
Las Resoluciones, instructivos y dems actos administrativos emitidos por la
Contadura General de la Nacin.
Las Polticas Contables emitidas y aprobadas por la Direccin de la UNIDAD
PESCA -AUNAP.
Las dems polticas y Procedimientos, Planeacin estratgica y Plan Indicativo, entre
otros.
La aplicacin de una poltica contable no podr desconocer las normas de contabilidad

pblica, ni la Doctrina contable pblica emitida por la Contadura General de la Nacin.
En caso de duda manifiesta respecto a la interpretacin o aplicacin de una norma

contable o de la jerarqua que deba observarse, se debe elevar una consulta a la
Contadura General de la Nacin mediante comunicacin formal.
6. Definicin de Polticas contables

______________________________________________________________________
Para efectos de la informacin contable producida por la entidad, se entiende por Polticas
Contables el conjunto de criterios o guas de accin que se deben observar durante el
proceso contable, con el objeto de capturar, analizar, medir, clasificar, agregar y revelar
informacin, en procura de lograr las caractersticas cualitativas de la Informacin
Contable Pblica, en concordancia con el Rgimen de Contabilidad Pblica y con las
circunstancias que le son propias a su entorno.
7. Responsabilidad en la rendicin de la informacin contable

______________________________________________________________________
Es responsabilidad del Representante Legal y del Contador Pblico, bajo cuya

responsabilidad se elaboren los estados contables, dar cumplimiento a las normas y
doctrina contable emitida por la Contadura General de la Nacin y observar las polticas,
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principios y plazos que en materia de contabilidad pblica se expidan con el fin de

producir informacin Confiable, Relevante y Comprensible.5
El proceso contable es el conjunto ordenado de etapas que se concretan en el

reconocimiento y la revelacin de las transacciones, los hechos y las operaciones
financieras, econmicas, sociales y ambientales, que afectan la situacin, la actividad y
la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de entidad contable
pblica en particular, los analiza metodolgicamente, realiza procesos de medicin de las
magnitudes de los recursos de que tratan los datos, los incorpora en su estructura de
clasificacin cronolgica y conceptual, los representa por medio de instrumentos como la
partida doble y la base del devengo o causacin en su estructura de libros, y luego los
agrega y sintetiza convirtindolos en Estados, informes y reportes contables tiles para
el control y la toma de decisiones sobre los recursos, por parte de diferentes usuarios.
a. Identificacin. Determinar la ocurrencia de hechos o transacciones que afectan la

estructura financiera, econmica, social y ambiental que deben ser debidamente clasificados
y contabilizados, oportunamente.
b. Clasificacin. Con base en las caractersticas de la operacin se determina, la
ubicacin en el Catlogo General de Cuentas, de acuerdo con su naturaleza,
evaluando que el hecho financiero, econmico, social y/o ambiental, cumpla con
elementos propios de la cuenta en la cual se cataloga.
c. Registros y ajustes. La UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AUTORIDAD
NACIONAL DE ACUICULTURA Y PESCA -AUNAP como Entidad Contable Pblica,
acorde a lo indicado en la Gua para cargue de Comprobantes Contables Manuales
Asiento, emitida por el SIIF Nacin II, publicada en la pgina del Ministerio de
Hacienda y Crdito Pblico, se incluye en este manual como parte integrante de las
polticas contables de esta entidad, puede cargar en este sistema los movimientos
contables complementarios de la gestin financiera, tales como: Depreciaciones,
amortizaciones, valorizaciones, ajustes resultantes de las conciliaciones bancarias,
incorporacin de activos y pasivos transferidos, de fondos entregados en
administracin, entre otros.
Por lo anterior, se deber dar cumplimiento a los Elementos Requeridos para el

Cargue de Datos para la construccin de la informacin que contenga los movimientos
generados por operaciones formales relacionadas con hechos no transaccionales de
las entidades a saber:
Catlogo General de Cuentas Tabla TCON 01

Lista de Auxiliares contables por cada tipo Tabla TCON 05
Relacin Auxiliares Externos Tabla TCON 17
Relaciones de Catlogo Contable y Auxiliares Tabla TCON 06
5
Artculo 3, Captulo I Resolucin 248 del 2007
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Detalles de los auxiliares para el cargue del archivo plano

Listado de Entidades que vincula el cdigo de consolidacin y la PCI
Tabla para Tipos de documentos
As mismo, se tendrn en cuenta las Generalidades del Procedimiento para el ingreso de

informacin contable a SIIF Nacin II:
La UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AUTORIDAD NACIONAL DE

ACUICULTURA Y PESCA AUNAP, entendida como Unidad Ejecutora, preparar tres
(3) archivos planos, inicialmente en formato Excel, los cuales sern la base para la
obtencin de los archivos para el cargue de la siguiente forma:
ARCHIVO1: Identifica la fecha en que va a imputarse el registro de ese archivo y la

descripcin de la razn de ese archivo. La descripcin podr tener hasta 250 caracteres
y no deber incluir caracteres especiales.
Archivo 2: Este archivo contendr los cdigos contables a nivel imputable, subcuenta a
seis (6) dgitos o, auxiliar contable directo que se extiende hasta nueve (9) dgitos, que
tenga la marca de manual, definida en el catlogo general de cuentas TCON-01.
ARCHIVO 3: Vincula los auxiliares contables con el cdigo contable que se relaciona en
el archivo 2. El auxiliar contable puede ser fijo, variable o externo, segn se define en la
tabla TCON06, relacin cdigo contable con auxiliar contable.
La Preparacin de los Archivos en Excel para el Cargue de Movimientos en el Sistema,

se har con base en las hojas de trabajo que contienen la fecha que se quiere imputar,
informacin contable y los detalles de los auxiliares por cada tipo, se construirn los
siguientes archivos, teniendo en cuenta que el nombre de los archivos no debe ser
extenso, no debe contener espacios, ni caracteres especiales:
Archivo 1.
Este archivo contendr las siguientes columnas:
Fecha Tipo N Descripcin

Consecutivo
Contable Documento Documento Transaccin
Para registrar depreciacin de
los elementos devolutivos
1 2014-06-30 7 XXXXXX propiedad de la AUNAP, segn
informacin reportada por el
rea administrativa
El concepto de Consecutivo es el nmero ordenado de las filas del archivo.

La Fecha Contable Identifica la fecha en que va a imputarse el registro que contiene
el archivo. La estructura de la fecha es la siguiente: ao-mes-da, separadas por
guiones.
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Tipo de documento. Incluir el tipo de documento segn nombre de documento fuente.

Ver tabla Tipo de Documento (*). Este dato no es obligatorio
Numero de Documento. Incluir el nmero correspondiente segn el documento
fuente. Este dato no es obligatorio
Descripcin de la Transaccin: Corresponde al detalle o concepto por el cual se est
realizando el registro. Este dato no es obligatorio.
(*) Tipo de Documento
Cdigo Nombre del Documento Fuente

1 ACTO ADMINISTRATIVO
2 RESOLUCION
3 LEY
4 DECRETO
5 DECRETO LEY
6 OFICIO
7 OTROS
8 CONSIGNACION
9 CONTRATO
10 CONTRATO INTERADMINISTRATIVO
11 CUENTA DE COBRO
12 CUMPLIDO A SATISFACCIN
16 ENTRADA A ALMACN
17 FACTURA
19 NMINA
20 NOTA CRDITO
21 NOTA DBITO
31 ACTA
32 COMPROBANTE CONTABLE
34 CONTRATO DE PRESTACIN DE SERVICIOS
35 CONTRATO DE CONSULTORIA
36 CONTRATO DE PRESTACIN DE SERVICIOS - PROFESIONALES
37 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
40 CONTRATO DE COMPRA VENTA Y SUMINISTROS
Archivo 2
El archivo 2 contendr las siguientes columnas:
Consecutivo que hace referencia al archivo 1, Consecutivo del archivo 2, Cdigo

contable, valor debe y valor haber, tal y como se muestra el siguiente ejemplo:
Consecutivo Consecutivo Cdigo

Valor Debe Valor Haber
(Referencia Archivo 1) (Archivo 2) Contable
1 1 533001 171900.00 0.00
1 2 168501 0.00 171900.00
1 3 533002 2450000.00 0.00
1 4 168502 0.00 2450000.00
1 5 530404 695465.00 0.00
1 6 148011 0.00 695465.00
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Consecutivo (Referencia Archivo 1): representa el nmero consecutivo asignado en el archivo

1.
Consecutivo (Archivo 2): representa el nmero consecutivo asignado en el
Cdigo contable: se vinculan los cdigos contables a nivel imputable sin ningn tipo
de separacin. Se debe tener en cuenta si el cdigo contable permite registro contable
manual (TCON01) y el nivel imputable (TCON06).
Valor Debe: Registrar el valor correspondiente teniendo en cuenta la naturaleza del
cdigo contable, si el valor tiene decimales se pueden utilizar. El separador de
decimales es punto.
Valor Haber: Registrar el valor correspondiente teniendo en cuenta la naturaleza del
cdigo contable, si el valor tiene decimales se pueden utilizar. El separador de
decimales es punto.
Los valores se deben mostrar en las columnas valor debe o valor haber segn
corresponda y en valores absolutos, es decir sin signo. Cuando el valor es contrario a la
naturaleza de la cuenta, este valor se registrara en el debe o en el haber, de acuerdo a
la dinmica del cdigo contable descrita en Catlogo General de Cuentas del Plan
General de Contabilidad Pblica que hace parte del Rgimen de Contabilidad Pblica.
Debe verificarse que la sumatoria de los valores al Debe sea iguales a la sumatoria de
los valores al Haber.
Archivo 3.
El tercer archivo vincula los Auxiliares Contables a cada Tipo Auxiliar (fijo, variable o|
externo), definidos en la Tabla de relaciones de Catlogo contable Auxiliares, T CON
06, con el cdigo contable vinculado en el segundo archivo y contendr los valores de
cada uno de los detalles por auxiliar. La suma de los valores detallados para cada auxiliar
por tipo, debe ser igual a los valores del cdigo contable respectivo.
El archivo contendr las siguientes columnas: Consecutivo (archivo 2), Tipo de auxiliar,
Auxiliar contable, Identificacin auxiliar y Valor auxiliar. Como ejemplo presentamos un
cuadro tomando los datos directamente de la contabilidad.
Consecutivo (archivo 2) Tipo Auxiliar Identificacin Valor Auxiliar

(a) Auxiliar (b) Contable (c) Auxiliar (d) (e)
1 Que corresponde a
Consecutivo archivo 2
(Depreciacin Edificaciones (Fijo) (PCIC) 13-01-01 171900.00
1 Que corresponde a
(Depreciacin Edificaciones) (Externo) EDI Edificios y 171900.00
(Edificaciones) casas
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Consecutivo (archivo 2) Tipo Auxiliar Identificacin Valor Auxiliar

(a) Auxiliar (b) Contable (c) Auxiliar (d) (e)
2 Que corresponde a
(Depreciacin Acumulada (Fijo) (PCIC) 13-01-01 171900.00
Edificaciones)
2 Que corresponde a
(Depreciacin Acumulada EDI Edificios y 171900.00
Edificaciones) (Externo) (Edificaciones) casas
3 Que corresponde a
(Depreciacin Plantas, ( Fijo) ( PCIC)| 13-01-01 2450000.00
ductos y tneles)
3 Que corresponde a
(Depreciacin Plantas, (Externo) PDT(Plantas, Plantas de 2450000.00
ductos y tneles) ductos y generacin
tneles)
4 Que corresponde a
(Depreciacin acumulada (Fijo) (PCIC) 13-01-01 2450000.00
Plantas, ductos y tneles)
4 Que corresponde a
(Depreciacin acumulada (Externo) PDT (Plantas, Plantas de 2450000.00
Plantas, ductos y tneles) ductos y generacin
tneles)
5 Que corresponde a
(Provisin Venta de bienes) (Fijo) (PCIC) 13-01-01 695465.00
5 Que corresponde a (Externo) PVB ( Productos de 695465.00
Consecutivo archivo 2 Provisin minas y
(Provisin Venta de bienes) Venta de minerales
Bienes)
6 Que corresponde a
Consecutivo archivo 2 (Fijo) (PCIC) 13-01-01 695465.00
(Provisin Venta de bienes)
6 Que corresponde a
Consecutivo archivo 2 ( Fijo) ( Tercero) 3-52526942 695465.00
(Provisin Venta de bienes)
6 Que corresponde a
Consecutivo archivo 2 (Externo) PVB ( Productos de 695465.00
(Provisin Venta de bienes) Provisin minas y
Venta de minerales
Bienes)
Luego, con base en la informacin de las hojas de trabajo antes mencionadas, se

prepara el archivo plano con datos numricos como se muestra a continuacin:
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Tipo Auxiliar
Referencia Identificacin Valor auxiliar
Consecutivo (a)
Auxiliar Contable
Auxiliar ( d ) (e)
(b) (c)
1 1 1 13-01-01 171900.00
1 3 15 1 171900.00
2 1 1 13-01-01 171900.00
2 3 15 1 171900.00
3 1 1 13-01-01 2450000.00
3 3 17 1 2450000.00
4 1 1 13-01-01 2450000.00
4 3 17 1 2450000.00
5 1 1 13-01-01 695465.00
5 3 20 2 695465.00
6 1 1 13-01-01 695465.00
6 3 20 2 695465.00
6 1 3 3-52526942 695465.00
Referencia consecutivo (a): corresponde al nmero del consecutivo

(Archivo2)asignado en el mismo orden registrado en cada cdigo contable
(cdigos imputables), mencionado en el numeral 2.1.2
Tipo de auxiliar (b): es el cdigo numrico asignado a cada tipo de auxiliar fijo,
variable o externo, de acuerdo con el siguiente cuadro:
Consecutivo Tipo de Auxiliar

1 Fijo
2 Variable
3 Externo
Auxiliar contable (c): se refiere al cdigo numrico del auxiliar contable identificado
como Cdigo segn al siguiente cuadro:
TIPO DE AUXILIARES CONTABLES

AUXILIAR Cdigo Sigla Descripcin
1 1 PCIC PCI de Conexin
1 2 PAG NP Posicin de catlogo no presupuestal
1 3 TER Tercero
1 4 CTA BAN Cuenta bancaria
2 7 CAT GAS Rubro de gastos
2 8 CAT ING Rubro de ingresos
3 9 MAQ Maquinaria y equipo
3 10 ECC Equipo de comunicacin y computacin
3 11 ETT Equipo de transporte traccin y elevacin
3 12 ECDH Equipo de comedor cocina despensa y
hotelera
3 13 MYE Muebles enseres y equipo de oficina
3 14 EMC Equipo mdico y cientfico
3 15 EDI Edificaciones
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TIPO DE AUXILIARES CONTABLES
AUXILIAR Cdigo Sigla Descripcin
3 16 RLC Redes lneas y cables
3 17 PDT Plantas ductos y tneles
3 18 TRR Terrenos
3 19 INV Inversiones
3 20 PVB Provisiones venta de bienes
3 21 PPS Provisin prestacin de servicios
3 22 PSS Provisin servicios de salud
1 25 PCIRE PCI Relacionada
3 28 SEM Semovientes
3 29 PLA Plantaciones Agrcolas
1 30 BENEFED Beneficiario de la Deduccin
Identificacin auxiliar (d): representa el detalle especfico de cada auxiliar.
Cada auxiliar tiene caractersticas particulares, as:
Tercero
Identifica a una persona natural o jurdica relacionada con una transaccin u operacin
en el Sistema.
Cdigo Tipo Documento

1 NIT
2 OTRO
3 CDULA DE CIUDADANA
4 REGISTRO CIVIL
5 TARJETA DE IDENTIDAD
6 PASAPORTE
7 CDULA DE EXTRANJERA
Cuenta Bancaria
Identifica el tipo de cuenta bancaria, cuenta de ahorros o cuenta
Cdigo Tipo Documento

1 Ahorros
2 Corriente
Los auxiliares se identificaron en el Sistema por cdigos numricos, ver explicacin para
su diligenciamiento detallado en la columna instruccin de la siguiente tabla:
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AUXILIARES CONTABLES
Cdigo Sigla Descripcin Instruccin
1 PCIC PCI-Conexin Se registrara el cdigo de la unidad o
subunidad que est haciendo la gestin,
ejemplo 13-01-01. Debe separarse por
gin cada nivel de la PCI.
2 PAG NP Posicin de catlogo no Se registra el cdigo de la posicin no
presupuestal presupuestal, que represente el concepto
que acumulara el saldo detallado, ejemplo
2-01-04-01-01. Debe separarse por gin
3 TER Tercero Se registra el cdigo que identifica el tipo de
documento (mencionado en el literal (d) del
numeral 2.1.3) y el nmero de documento de
identificacin. Ejemplo NIT 800.905.201 se
mostrar as: 1-800905201, donde 1 es el
tipo de documento NIT y los nmeros
seguidos del gin corresponden a la
identificacin especfica del tercero, los dos
datos se separan con un gin, sin incluir el
dgito de verificacin. En el caso que la PCI
no disponga del detalle de algn tercero, de
manera temporal y para dar inicio a los
registros por terceros, podr utilizar el
999999999 si la poltica de la ECP lo
autoriza.
4 CTA BAN Cuenta bancaria Se registra el tipo de cuenta bancaria (1-
ahorros 2-corriente, como se mencion en
el literal (d) del numeral 2.1.3) seguido del
nmero de la cuenta bancaria separada por
un guion. Ejemplo: Cuenta corriente nmero
02600034 se mostrar as: 2-02600034, los
dos datos se separan con un guion.
7 CAT GAS Rubro de gastos Se registra el cdigo de la posicin
presupuestal de gastos, que represente el
concepto que acumulara el saldo detallado,
ejemplo A-2-0-4-4-12. Debe separarse por
guion. En el caso que la PCI no disponga del
detalle del rubro de gasto que se relaciona
con la cuenta, de manera temporal y para
dar inicio a los registros por terceros, podr
utilizar el A-1-0-2-12, o A-2-0-4-2-1 , el que
defina por poltica de la ECP segn su
gestin para las cuentas por ejemplo por
pagar.
8 CAT ING Rubro de ingresos Se registra el cdigo de la posicin
presupuestal de ingresos, que represente el
concepto que acumulara el saldo detallado,
ejemplo 1-2-1-0-2-2-1. Debe separarse por
guion. En el caso que la PCI no disponga del
detalle del rubro de ingresos que se
relaciona con la cuenta, de manera temporal
y para dar inicio a los registros por terceros,
podr utilizar el 1-2-1-0-2-1-6 , el que
defina por poltica de la ECP segn su
M-GFIN-01 13
gestin para las cuentas por ejemplo de
deudores.
9 MAQ Maquinaria y equipo Se registra el ID Interno de los auxiliares
externos relacionados con esta Sigla en la
tabla TCON017.
10 ECC Equipo de Se registra el ID Interno de los auxiliares
comunicacin y externos relacionados con esta Sigla en la
computacin tabla TCON017.
11 ETT Equipo de transporte Se registra el ID Interno de los auxiliares
traccin y elevacin externos relacionados con esta Sigla en la
tabla TCON017.
12 ECDH Equipo de comedor Se registra el ID Interno de los auxiliares
cocina despensa y externos relacionados con esta Sigla en la
hotelera tabla TCON017.
13 MYE Muebles enseres y Se registra el ID Interno de los auxiliares
equipo de oficina externos relacionados con esta Sigla en la
tabla TCON017.
14 EMC Equipo mdico y Se registra el ID Interno de los auxiliares

cientfico externos relacionados con esta Sigla en la
tabla TCON017.
15 EDI Edificaciones Se registra el ID Interno de los auxiliares
tabla TCON017.
16 RLC Redes lneas y cables Se registra el ID Interno de los auxiliares
tabla TCON017.
17 PDT Plantas ductos y tneles Se registra el ID Interno de los auxiliares
tabla TCON017
18 TRR Terrenos Se registra el ID Interno de los auxiliares
tabla TCON017
19 INV Inversiones Se registra el ID Interno de los auxiliares
tabla TCON017
20 PVB Provisiones venta de Se registra el ID Interno de los auxiliares
bienes externos relacionados con esta Sigla en la
tabla TCON017
21 PPS Provisin prestacin de Se registra el ID Interno de los auxiliares
servicios externos relacionados con esta Sigla en la
tabla TCON017
22 PSS Provisin servicios de Se registra el ID Interno de los auxiliares
salud externos relacionados con esta Sigla en la
tabla TCON017.
23 AMO Amortizaciones Se registra el ID Interno de los auxiliares
tabla TCON017.
25 PCIRE PCI-Relacionada Se registrara el cdigo de la unidad o
subunidad con saldo reciproco, ejemplo 15-
01-01. Debe separarse por gin cada nivel
de la PCI
M-GFIN-01 14
28 SEM Semovientes Se registra el ID Interno de los auxiliares
tabla TCON017
29 PLA Plantaciones Agrcolas Se registra el ID Interno de los auxiliares
tabla TCON017
30 BENEFDED Beneficiario de la Se registra el cdigo que identifica el tipo de
deduccin documento (mencionado en el literal (d) del
numeral 2.1.3) y el nmero de documento de
identificacin. Ejemplo NIT 800.905.201 se
mostrar as: 1-800905201, donde 1 es el
tipo de documento NIT y los nmeros
seguidos por guion corresponden a la
identificacin especfica del tercero, los dos
datos se separan con un guion, sin incluir el
dgito de verificacin.
Valor auxiliar (e): Se refiere al monto en pesos del auxiliar presentado en la columna
que corresponda a la naturaleza heredada del cdigo contable. Debe verificarse que la
sumatoria de las identificaciones de auxiliares de cada auxiliar contable sea igual al valor
registrado en el cdigo contable al cual est vinculado.
Elaboracin de archivo plano
Para los tres (3) archivos, una de las formas para pasar de un archivo Excel a plano es
la siguiente:
Para ilustrar el procedimiento tomaremos, como ejemplo, el archivo 3
Paso Uno: partiendo
Paso Uno: partiendo del archivo con datos numricos en Excel, explicado anteriormente,
se procede a sombrear la informacin, que se cargar por medio del archivo plano, y se
copiar; sin incluir los ttulos; en un archivo .txt, utilizando el programa de Block de Notas
del Windows.
M-GFIN-01 15
M-GFIN-01 16
Paso Dos: en el nuevo archivo .txt utilizando la opcin Reemplazar o Ctrl R, se cambian
los espacios por el carcter |. Una vez se haya ingresado a la pantalla Reemplazar se
sombrea el espacio del archivo txt, como se muestra en la siguiente pantalla, y se copia
en la seccin Buscar. Luego se Reemplazar por el carcter | con Alt + 124.
Al dar clic en Reemplazar todo el archivo queda como se muestra a continuacin
Como el ejemplo inicial se realiz con el archivo 3, se ratifica que ese mismo
procedimiento se debe llevar a cabo con el archivo 1 y 2.
Paso Tres: Una vez se hayan preparado los archivos con los datos a cargar
contemplando las caractersticas especficas, se comprime utilizando un programa de
compresin, tal como winzip, para generar archivos en formato ZIP. Por ejemplo, si los
archivos que contienen los datos a cargar se llaman Archivo1.txt y Archivo2.txt, al final
de este paso deber obtener dos archivos denominados Archivo1.zip y Archivo2.zip. En
algunos casos se muestra como Carpeta Comprimida en la columna Tipo.
M-GFIN-01 17
El resultado se muestra a continuacin:
Paso cuarto: Los archivos empaquetados (o comprimidos) deben ser firmados

digitalmente. Para ello debe utilizar el programa Certifirma provisto por Certicmara b
S.A., o el proveedor de firma digital que haya contratado la entidad, siguiendo los pasos
descritos en el manual para la Firma digital de archivos.
Para continuar con el proceso, tomaremos el programa de Certifirma que es el proveedor

de firma digital del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.
LUIS FERNANDO GALLO MEJA
M-GFIN-01 18
Quien va a realizar el cargue de la informacin debe firmar los archivos. Si el documento

ha sido firmado por quien gener el archivo, debe seguir el proceso descrito en el manual
de firma digital para firma digital de archivos
Despus de firmar el archivo comprimido que contiene los datos a cargar pasa de
Archivo1.zip, a 1.zip.p7z. En algunas oportunidades se muestra como Archivo1.zip y en
el tipo de indica Archivo PZ7.
Procedimiento para el cargue del archivo plano con los Registros Contables
Manuales en el Sistema.
Ruta: CON / Comprobantes Contables / Carga Comprobante Contable Manual Asiento /

Crear
Perfil: Entidad - Gestin Contable y AUT Entidad - Gestin Contable y Aprobador
La carga de registros manuales se realiza por el usuario con el perfil autorizado, que firm
digitalmente los archivos. El usuario deber ingresar por la siguiente ruta:
M-GFIN-01 19
Despus de dar clic en CREAR el sistema muestra la siguiente pantalla:
En esta pantalla incluir los tres (3) archivos de la siguiente forma:
En el espacio rotulado cabeceraCCMA, presione el botn Examinar y seleccione en

su directorio el Archivo1 comprimido y firmado, el documento quedara visible en el
espacio correspondiente.
En el siguiente: cabeceraCCMA_1, con el botn Examinar incluir el Archivo2

comprimido y firmado.
En el espacio roturado detalleCCMA con el botn Examinar incluir el Archivo3

comprimido y firmado.
Una vez importados los tres (3) archivos se debe dar click en la opcin Cargar.
M-GFIN-01 20
El sistema realizar todas las validaciones definidas mostrando, en la parte superior,

el avance del proceso de carga.
Es necesario que el usuario espere a que el sistema le genere un mensaje con el

resultado de la carga, en el recuadro superior al de la cabecera, ya sea que la carga
ha sido exitosa o que los archivos presentan inconsistencias.
Si la carga fue exitosa el sistema muestra el siguiente mensaje que se adjunta y el

documento queda en estado Verificado lo que significa que no afecta saldos
contables, hasta tanto no sea aprobado.
La opcin Limpiar permite borrar los archivos que se han adjuntado y volver a
realizar el proceso.
Resultados del Cargue de los Archivos Planos
La pantalla muestra un ejemplo de cargue exitoso
M-GFIN-01 21
La siguiente pantalla muestra un ejemplo de cargue no exitoso.
M-GFIN-01 22
El usuario puede dar clic en Ver Log y el sistema le muestra el resultado de la carga
la cual puede ser guardada en un archivo txt para luego consultar los errores que
presentan los archivos.
Para este caso el error est en el archivo3, es decir que los dems archivos, archivo1 y
archivo2, pasaron las validaciones.
Transaccin Aprobar Comprobante Contable Manual
Ruta: CON / Comprobantes Contables / Aprobar Comprobante Contable Manual
Perfil: Entidad - Aprobador Contable y AUT Entidad - Gestin Contable y Aprobador.
M-GFIN-01 23
Al ingresar a la transaccin, el sistema le mostrar relacin de(los) documentos en estado

verificado. En esta pantalla se muestran los siguientes datos.
Nmero transaccin
Fecha de Registro
Entidad
Estado: Verificado
Tipo de Comprobante
Tipo Registro
En la parte superior derecha se observan dos (2) iconos, a saber:
Salir
Esta opcin lo saca de la transaccin.
Aprobar / Rechazar
Si el usuario desea ingresar a un nmero transaccin deber seleccionarlo y dar clic en

el icono Aprobar / Rechazar como se muestra a continuacin:
M-GFIN-01 24
Al ingresar a la transaccin el usuario tiene tres opciones:
Cancelar: El sistema lo saca de la transaccin sin modificar el documento.
Anular: Cuando el documento presenta alguna inconsistencia o no se requiere, el perfil

responsable utiliza la opcin Anular, de tal manera que el documento queda en estado
Anulado y no podr ser reutilizado.
Aprobar: Cuando el usuario responsable de esta transaccin considera que el

documento es consistente con lo que requiere registrar utiliza la opcin Aprobar y el
sistema le genera, en forma automtica, el comprobante contable manual en estado
Aprobado (ver Nmero Comprobante en el siguiente pantallazo) que deja en firme la
informacin afectando los libros de contabilidad y auxiliares.
M-GFIN-01 25
Formas de Consultar Comprobantes Contables
Perfil: Entidad Gestin Contable, AUT Entidad - Gestin Contable y Aprobador,

Entidad Aprobador Contable y Entidad Consolidador Contable
El SIIF Nacin tiene dos maneras de consultar comprobantes contables, a saber:
1. Consulta Comprobantes Contables
Ruta: CON / Consulta / Comprobantes Contables
Una Vez seleccionado el comprobante, en la parte superior, se muestran los siguientes

iconos que se detallan a continuacin:
Icono a la izquierda de la pantalla Visualizar Comprobante
Icono a la izquierda de la pantalla exporta lo que se observa en la pantalla
Reporte Comprobante Contable
Icono a la derecha de la pantalla Consulta Comprobante Contable
M-GFIN-01 26
Icono a la derecha de la pantalla exporta todo el contenido de la consulta
1. Consulta Masiva Comprobantes Contables
Ruta: CON / Consulta / Comprobantes Masiva Contables
Esta consulta le permite al usuario consultar comprobantes contables a una fecha

dada. El usuario puede utilizar filtros como: mdulo (EPG, ING, PAG, NCT, REC,
CNT y MAN) y/o nmero de transaccin (ej. Creacin obligacin 066)
Permanentemente, la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AUTORIDAD

NACIONAL DE ACUICULTURA Y PESCA AUNAP, estar pendiente de las
M-GFIN-01 27
actualizaciones y/o modificaciones a este procedimiento por parte del SIIF NACIN
II.
Los artculos 3 y 5 del Decreto 2674 del 21 de diciembre de 2012, establecen la

obligatoriedad de utilizacin del sistema, as: Los rganos ejecutores del
Presupuesto General de la Nacin, las Direcciones Generales del Presupuesto
Pblico Nacional y de Crdito Pblico y del Tesoro Nacional del Ministerio de
Hacienda y Crdito Pblico, y la Contadura General de la Nacin, o quien haga sus
veces, debern registrar en lnea las transacciones en el SIIF Nacin II asociadas
con su rea de negocio, dentro del horario establecido, conforme con los instructivos
que para el efecto expida el Administrador del Sistema. 6
d) Elaboracin y presentacin de los estados contables y dems informes
Corresponden a la agrupacin y consolidacin de los registros contables,

representado en la estructura adecuada de estado e informes financieros, que
faciliten la interpretacin cualitativa y cuantitativa de los hechos realizados para la
toma de decisiones.
La informacin revelada en los estados contables debe ser susceptible de

comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas, que
acrediten y confirmen su confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, observando
siempre la aplicacin estricta del Rgimen de Contabilidad Pblica para el
reconocimiento y revelacin de las transacciones, hechos y operaciones realizadas
por la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AUTORIDAD NACIONAL DE
ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP.
Todas las cifras contenidas en los estados contables de la UNIDAD

PESCA - AUNAP, debern estar soportadas en documentos de origen interno, es
decir los producidos por la entidad contable pblica (especficamente por las reas
de gestin responsables de suministrar informacin al rea financiera garantes de
calidad, confiabilidad, veracidad, y oportunidad), los cuales explican operaciones o
hechos que no afectan directamente a terceros como los de amortizaciones,
depreciaciones y operaciones de cierre; igualmente, en documentos de origen
externo, los cuales provienen de terceros y describen transacciones tales como los
comprobantes de pago, recibos de caja, contratos o actos administrativos,
preparados por el rea respectiva, con el fin de garantizar que los estados contables
reflejen de forma fidedigna la situacin financiera, econmica, social y ambiental.
7. Polticas Especficas:
6
Decreto 2674 del 21 de diciembre de 2012
M-GFIN-01 28
a) Estructura del rea financiera

ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP, tiene centralizadas las actividades,
contables y financieras, garantizando as la correcta y transparente
administracin de sus recursos.
Dando cumplimiento a lo contenido en el artculo 5 de la Ley 298 de 1996, la

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL - AUTORIDAD NACIONAL DE
ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP, mediante Resolucin 594 de mayo de 2013,
conform entre otros el Grupo Interno de Trabajo de Financiera, garantizando as
la adecuada identificacin, clasificacin, registro contable, revelacin, anlisis,
interpretacin y comunicacin contable de todas sus operaciones financieras,
econmicas, sociales y ambientales, asumiendo de esta manera las funciones
relacionadas con el proceso contable.
b) Gestin de procesos.
La UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL - AUTORIDAD NACIONAL DE

ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP, tiene diseados en su estructura organizacional
los procesos necesarios para la adecuada administracin del Sistema de Contabilidad
Pblica en concordancia con las funciones de cometido estatal asignadas mediante
el artculo 5 del Decreto 4181 de 2011, los cuales se encuentran publicados en la
INTRAUNAP y cuando se requiere son objeto de actualizacin y mantenimiento.
c) De los periodos de actualizacin de valores.
Los bienes, derechos y obligaciones de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

AUTORIDAD NACIONAL DE ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP debern
permanecer registrados en la contabilidad a valores reales, para lo cual se
adelantarn las actualizaciones de los costos histricos que sean necesarias
utilizando las metodologas de valorizacin dispuestas en los procedimientos
contables.
La actualizacin y/o valorizacin de las propiedades, planta y equipo debe efectuarse

con periodicidad de tres (3) aos, contados a partir de la ltima actualizacin
realizada, o con menor periodicidad si se presentan cambios significativos con
respecto al costo de reposicin, o al valor de realizacin y el registro debe quedar
incorporado en el perodo contable respectivo.
d) De la elaboracin y revisin oportuna de las conciliaciones bancarias,

establecimiento de los valores objeto de clasificacin, registro y control del
efectivo.
Mensualmente, el rea financiera debe conciliar los movimientos que figuren en los
libros auxiliares de bancos del Sistema de Informacin Financiera SIIF Nacin II, con
M-GFIN-01 29
los extractos emitidos por las instituciones Financieras y en el evento de que resulten
partidas conciliatorias, stas debern ser resueltas a ms tardar en el mes siguiente
al de la conciliacin en la cual fueron generadas, solicitando los documentos soporte
que sean necesarios, producir los registros contables que hagan falta y los ajustes a
que haya lugar.
e) Poltica para que se realicen peridicamente tomas fsicas de bienes,

derechos, obligaciones, se confronten sus resultados con los registros
contables y se produzcan los ajustes pertinentes.
Como mnimo una vez al ao, con una fecha de corte de fin de mes y en todo caso
un mes antes de la fecha de cierre de los estados contables de fin de ao, la
coordinacin administrativa, una de las reas generadoras de la informacin contable
y responsable de la administracin de los recursos fsicos de la UNIDAD
ADMINISTRATIVA ESPECIAL AUTORIDAD NACIONAL DE ACUICULTURA Y
PESCA AUNAP, deber realizar tomas fsicas de los bienes, derechos y
obligaciones que administren, plasmar sus resultados en planillas o reportes, con
cifras de control clasificadas acorde a los cdigos del Catlogo General de Cuentas.
Las cifras de las planillas o reportes de la toma fsica, se debern conciliar con los
saldos de los libros de contabilidad y en el evento de que resulten partidas
conciliatorias, stas debern ser resueltas en forma inmediata, gestionando los
documentos soporte que sean necesarios, produciendo los registros contables que
hagan falta y los ajustes sobre los registros contables a que haya lugar; de tal forma
que se garantice que los saldos de los estados contables reflejen cifras reales.
Las diferencias que resulten de la conciliacin de cifras de las tomas fsicas que sean
generados en el rea administrativa, registradas por carga de archivos planos a
travs del Sistema Integrado de Informacin Financiera SIIF Nacin II, debern ser
informados al rea financiera para su control; as mismo, deben garantizar que estn
debidamente archivados junto con los documentos soportes que generaron los
registros que conforman los comprobantes.
f) Presentacin de informacin contable.

ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP, prepara y presenta trimestralmente los
estados contables de la entidad, con base en la informacin reportada a la
Coordinacin Financiera por las reas de gestin y el informe de saldos y
movimientos generado por el SIIF Nacin II. La misma se constituye en
informacin oficial de la entidad para todos los efectos relacionados con la
rendicin de cuentas a los distintos usuarios de la informacin contable.
CONTADURA GENERAL DE LA NACIN Trimestralmente
CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Anualmente
M-GFIN-01 30
COMISIN LEGAL DE CUENTAS Anualmente

DIRECCION NACIONAL DE PLANEACION - Anualmente
g) Fechas de Publicacin o exhibicin de informacin contable
La informacin financiera, econmica, social y ambiental de la UNIDAD

PESCA - AUNAP, debidamente certificada, se publica trimestralmente en las
carteleras y pgina web de la Entidad, lugar visible y pblico, segn lo contenido en
el numeral 7 del Captulo II FORMALIDADES COMUNES PARA LA ELABORACIN
Y DIVULGACIN DE LOS ESTADOS CONTABLES BSICOS del Rgimen de
Contabilidad Pblica.
h) Depuracin contable permanente y sostenibilidad de la calidad de

informacin contable pblica
Con el objeto lograr las caractersticas cualitativas de confiabilidad, relevancia y

comprensibilidad que deben caracterizar la informacin contable generada por la
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AUTORIDAD NACIONAL DE
ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP, la alta Direccin consider pertinente crear
el Comit Tcnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, el cual se constituy
mediante Resolucin N 001156 del 15 de agosto de 2014.
Cuando en virtud del proceso contable se requiera la realizacin de estudios
tcnicos para demostrar la existencia o inexistencia de hechos financieros,
econmicos, sociales o ambientales que soporten las cifras y dems datos
contenidos en los estados contables, la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
AUTORIDAD NACIONAL DE ACUICULTURA Y PESCA AUNAP, observar
los principios de la administracin pblica (economa, eficiencia, eficacia,
celeridad y publicidad) y procurar obtener evidencia suficiente y pertinente sin
requerir contratacin de estudios externos. Cuando la Direccin y las instancias
correspondientes realicen el correspondiente anlisis de oportunidad y
conveniencia de realizar estudios tcnicos que requieran contratacin de servicios
externos observarn las normas sobre contratacin pblica vigentes y analizarn
la relacin costo beneficio de obtener tales evidencias.7
i) Responsabilidad de las reas de gestin frente al proceso contable.
Los Directores de las Oficinas Tcnicas, as como los coordinadores de los grupos
internos de trabajo y el Jefe de la Oficina Asesora Jurdica, como responsables de
7
Numeral 3.1 Resolucin 357 de 2008
M-GFIN-01 31
las reas de gestin, son garantes de la calidad, confiabilidad y oportunidad de la

informacin contable que se genere en cada una de ellas.
El nivel directivo de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL - AUTORIDAD

NACIONAL DE ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP es responsable de la orientacin
estratgica hacia una administracin eficiente, eficaz y transparente. Bajo esta
premisa, debe promover una cultura contable que permita generar conciencia en los
funcionarios, sobre la importancia de la informacin proporcionada al rea contable y
su incidencia e impacto para la toma de decisiones a nivel financiero en la UNIDAD
ADMINISTRATIVA EESPECIAL - AUTORIDAD NACIONAL DE ACUICULTURA Y
PESCA - AUNAP.
A travs del Sistema Integrado de Informacin Financiera SIIF Nacin II, la

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL -AUTORIDAD NACIONAL DE
ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP, dispondr de las herramientas necesarias
para que el flujo de informacin generado en las reas de gestin fluya
adecuadamente garantizando oportunidad y calidad en los registros
administrativos y financieros
j) Autoevaluacin del proceso contable.
El Profesional Especializado de Planeacin, es responsable de la elaboracin,

seguimiento, evaluacin, valoracin y actualizacin de la matriz de riesgos y controles
de los procesos y procedimientos del rea, de acuerdo con los parmetros
establecidos por la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL-AUTORIDAD
NACIONAL DE ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP y la Contadura General de la
Nacin.
Los controles asociados al proceso contable correspondern a todas las acciones

adoptadas con el objeto de mitigar los diferentes riesgos que pueden afectar la
informacin contable.
Los servidores pblicos del rea financiera y de las diferentes reas de gestin que
generan acciones y operaciones susceptibles de reconocer contablemente, son
responsables en lo que corresponda, de la operatividad eficiente del proceso contable,
las actividades y tareas a su cargo.
El Coordinador del rea financiera, es responsable de la supervisin continua a la

eficacia de los controles integrados y de la autoevaluacin permanente a los
resultados de su rea, como parte del cumplimiento de las metas propuestas por la
dependencia.
El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno, es responsable de evaluar

permanentemente la implementacin y efectividad del control interno contable
necesario para mantener la calidad de la informacin financiera, econmica, social y
ambiental de la entidad.
M-GFIN-01 32
Informes de autoevaluacin contable
El coordinador del rea financiera para realizar el proceso de autoevaluacin, tiene

en cuenta entre otros, los siguientes informes:
1) Dictmenes de la Contralora General de la Repblica
El Profesional especializado con funciones de contador, es responsable de analizar y

evaluar el informe de auditora integral, dictamen, hallazgos y observaciones de
carcter contable realizadas por la CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA
en ejercicio de su funcin constitucional y legal, adoptando las medidas pertinentes
para subsanar las deficiencias presentadas.
2) Planes de Mejoramiento
El Profesional especializado con funciones de contador, es responsable de establecer
y ejecutar las acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento del rea contable,
dentro de los plazos y fechas establecidos por el rgano de Control Fiscal.
Los funcionarios del rea financiera y de las diferentes reas de gestin asignados,
son responsables en lo que corresponda por las actividades, acciones y tareas a su
cargo, relacionadas con el cumplimiento del Plan de Mejoramiento de la UNIDAD
PESCA -AUNAP.
El Profesional Especializado con funciones de Contador, es responsable del

cumplimiento de los compromisos adquiridos del rea contable en el Plan de
Mejoramiento.
El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno es responsable de la coordinacin,

consolidacin y presentacin ante la Contralora General de la Repblica de los
Planes de Mejoramiento de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL - AUTORIDAD
NACIONAL DE ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP y de la presentacin de informes
de avance trimestral.
3) Informes de evaluacin de Control Interno
El Coordinador del rea financiera de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL -

AUTORIDAD NACIONAL DE ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP, analizar los
informes de evaluacin de control interno y coordinar las acciones preventivas y
correctivas necesarias para el mejoramiento contable.
4) Evaluaciones de la Contadura General de la Nacin
M-GFIN-01 33
El coordinador del rea financiera, evaluar, analizar y establecer el plan de accin

sobre las observaciones a los rubros contables reportados por la UNIDAD
ADMINISTRATIVA ESPECIAL Contadura General de la Nacin.
k) Control y archivo de documentos
Los responsables directos del procesamiento de la informacin contable en la UNIDAD

ADMINISTRATIVA ESPECIAL -AUTORIDAD NACIONAL DE ACUICULTURA Y PESCA
- AUNAP, tienen el deber de clasificar, ordenar, foliar y archivar los documentos,
comprobantes, soportes, relaciones, escritos e informes contables que en relacin a su
cargo le hayan sido asignados, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retencin
documental y procedimientos del Sistema de Gestin de la Calidad.
Las tablas de retencin documental de la entidad, son el instrumento archivstico esencial

que permite la normalizacin de la gestin documental, la racionalizacin de la
produccin documental y la institucionalizacin del ciclo vital de los documentos en los
archivos de gestin, central, e histrico.
l) Sistema de informacin
En cumplimiento de lo expresado en el Decreto 2674 de 2012 y teniendo en cuenta que

la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AUTORIDAD NACIONAL DE
ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP es ejecutora del Presupuesto General de la Nacin,
registra todas sus operaciones en el Sistema Integrado de Informacin Financiera SIIF
NACIN II, acorde a los instructivos que expida el administrador del Sistema.
La Informacin que se registra en el SIIF NACION II es la fuente valida, entre otras para
la gestin contable.
m) Fechas de cierre o corte
Por ser rgano ejecutor del presupuesto general de la Nacin, la UNIDAD

PESCA - AUNAP, est obligada a registrar en lnea las transacciones en el Sistema
Integrado de Informacin Financiera - SIIF Nacin II, de acuerdo con los instructivos que
para el efecto expida el administrador del Sistema.
Para tales efectos, la entidad deber observar los criterios que para el respectivo periodo
sean expedidas por la Contadura General de la Nacin, especialmente el instructivo de
cierre del periodo correspondiente.
En caso de que el administrador del Sistema SIIF Nacin II (Ministerio de Hacienda y

Crdito Pblico) no informe las fechas de cierre, la Entidad deber hacer las respectivas
M-GFIN-01 34
averiguaciones, por lo menos con un mes de anticipacin, ante las entidades

competentes para su publicacin, ya sea por correo electrnico, mediante consulta web
o comunicacin oficial si fuere necesario.
8. Identificacin de los insumos del proceso
Todos los hechos, transacciones y operaciones que afecten la situacin financiera,

econmica, social y ambiental de la entidad, se constituyen en insumos del proceso
contable, que deben ser suministrados a la contabilidad por medio fsico, a travs del
mismo sistema integrado de informacin financiera, SIIF Nacin II o por archivos
generados desde sus aplicativos Auxiliares y/o Misionales.
Es responsabilidad de las diferentes reas de la entidad, suministrar mensualmente en

las fechas establecidas por la coordinacin financiera, la informacin que con calidad y
oportunidad, se constituye en insumos del proceso contable como son:
a) Recaudo de los Ingresos Propios
Acorde a lo indicado en el numeral 3 del artculo 6 del Decreto 4181 de 2011, el

Patrimonio e Ingresos de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AUTORIDAD
NACIONAL DE ACUICULTURA Y PESCA AUNAP, est constituido entre otros por los
Ingresos propios provenientes de la entrada de los recursos generados en cumplimiento
de su misin estatal, entre los cuales se encuentran los permisos, sanciones, servicios,
multas y decomisos, acorde a las funciones asignadas a la Direccin Tcnica de
Administracin y Fomento, as como por los rendimientos financieros producto de la
administracin de los mismos.
Los recaudos se identifican como Ingresos no Tributarios, producto de las retribuciones

efectuadas por los usuarios de los servicios a cargo de la UNIDAD ADMINISTRATIVA
ESPECIAL AUTORIDAD NACIONAL DE ACUICULTURA Y PESCA AUNAP en
contraprestacin a las ventajas o beneficios que obtiene de sta por los diferentes
conceptos definidos en el Procedimiento de Recaudo PR GFIN 07, el cual hace parte
de la Gestin Financiera y se encuentra publicado en la IntraAUNAP.
Dichos Ingresos son consignados por los usuarios de los servicios mencionados, en una
cuenta bancaria destinada especficamente para este fin y su registro contable se realiza
acorde a los procedimientos establecidos por la Contadura General de la Nacin,
teniendo en cuenta los condicionamientos de la Direccin Tcnica de Administracin y
Fomento para el reconocimiento de los ingresos, lo cual debe hacerse en cumplimiento
del Principio de Contabilidad Pblica, referente al Devengo o Causacin. Su clasificacin
y registro se realiza a travs del mdulo de ingresos SIIF NACIN II por carga masiva.
M-GFIN-01 35
b) Inversiones e Instrumentos Derivados
Las inversiones representadas en ttulos de Tesorera TES, clase B del mercado primario,
adquiridos en la Direccin General de Crdito Pblico y del Tesoro Nacional del Ministerio
de Hacienda y Crdito Pblico son de carcter obligatorio, en concordancia con la
normatividad vigente, relacionada con la inversin de los recursos de las entidades
estatales del orden nacional y territorial.
Las inversiones de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AUTORIDAD NACIONAL

DE ACUICULTURA Y PESCA AUNAP, se reconocen, miden y revelan conforme a las
normas tcnicas relativas a la valoracin de inversiones financieras establecidas en el
Rgimen de Contabilidad Pblica, particularmente en el procedimiento contable para el
reconocimiento y revelacin de las inversiones e instrumentos derivados con fines de
cobertura de activos.
Las inversiones de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL - AUTORIDAD NACIONAL

DE ACUICULTURA Y PESCA AUNAP, acorde a la normatividad vigente, se realizan
con los excedentes de liquidez originados en sus recursos propios por intermediacin del
Banco Agrario de Colombia y se redimen cuando se requieren recursos para cancelar
obligaciones.8
c) Rendimientos financieros
Los Ttulos de Tesorera TES, Clase B que se coloquen en el mercado primario,

destinados a financiar apropiaciones del Presupuesto General de la Nacin con plazo
mayor a un (1) ao, denominados TES de Largo Plazo, son ttulos de deuda pblica
interna de la Nacin emitidos por el Gobierno Nacional a travs del Ministerio de Hacienda
y Crdito Pblico, acorde a la normatividad vigente.
Cada TES de Largo Plazo est conformado por el principal, que se amortiza al final del
plazo y por un cupn de inters por cada ao de vigencia.
El principal y los intereses de los TES de Largo Plazo se pagan en moneda legal
colombiana; devengan intereses perodo vencido. La Nacin no reconoce intereses sobre
los das no hbiles bancarios que transcurran entre el vencimiento de los ttulos y su fecha
de pago efectivo cuando el vencimiento ocurra en das no hbiles bancarios.
En cada emisin, los intereses se calculan desde el da siguiente al inicio del respectivo
perodo y hasta el da pactado para su pago. Se emplea como base de conteo 365/365
que corresponde a aos de 365 das, de doce (12) meses, con el perodo de das
calendario que corresponda a cada mes, excepto para el mes de febrero, para el cual se
toman veintiocho (28) das, inclusive para aos bisiestos.
8
Decreto 1525 de 2008
M-GFIN-01 36
El registro contable se realiza acorde a lo dispuesto por la Contadura General de la

Nacin en el Rgimen de Contabilidad Pblica.
Los TES de Largo Plazo, tanto el principal como los cupones de intereses, sern
expedidos y administrados exclusivamente a travs del Depsito Central de Valores
DCV del Banco de la Repblica y por tanto, se les aplicarn las disposiciones
pertinentes del mismo.
El Banco de la Repblica acta nicamente en calidad de administrador de los ttulos y

en ningn caso como garante de los mismos.
Los costos que se causen por el uso del Depsito Central de Valores DCV sern
pagados por la Nacin Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y, en consecuencia, el
usuario no incurrir en costo alguno por el servicio prestado.9
d) Recursos entregados en administracin
En cumplimiento de las funciones asignadas a la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

AUTORIDAD NACIONAL DE ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP en el Decreto 4181
de 2011, especialmente las indicadas en el numeral 6 del artculo 5, la entidad realiza
alianzas estratgicas a travs de convenios con entidades pblicas, universidades,
gremios y otras organizaciones privadas, nacionales e internacionales, a quienes le
entrega los recursos econmicos para el desarrollo de los mismos.
En este orden de ideas, los desembolsos se realizan previo cumplimiento de los requisitos
contenidos en los convenios suscritos, cuyo cumplimiento debe ser verificado por el
supervisor respectivo, entre los cuales se encuentra el informe de avance de los mismos
para el registro de los gastos y entradas de almacn por compras de elementos
devolutivos, realizadas en desarrollo del convenio.
e) Cuentas por pagar
Las cuentas por pagar se reconocen por el valor total de la deuda, definida como la
cantidad a pagar en el momento de adquirir la obligacin.
Los registros contables de las cuentas por pagar se realizan en el aplicativo contable SIIF
NACIN II y su causacin se da en el momento de la obligacin por la adquisicin de
bienes y servicios; las obligaciones laborales y descuentos de nmina, se obligan y
pagan por carga masiva al SIIF NACIN desde el rea de Talento Humano. En los casos
9
Decreto 1525 de 2008, Resolucin 3782 del 29 de diciembre de2009, emitida por el Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico Direccin General de Crdito Pblico y Tesoro Nacional.
M-GFIN-01 37
de las provisiones de prestaciones sociales los registros se realizan en forma manual a

travs del mismo aplicativo SIIF NACIN II.
f) Proceso de administracin de almacn
Debido a que el Sistema Integrado de Informacin Financiera SIIF Nacin II no ha

culminado el desarrollo de los negocios de nmina y activos fijos y para evitar que estos
procesos se realicen manualmente en hojas de clculo Excel, la direccin de la UNIDAD
PESCA - AUNAP gestion la adquisicin y puesta en marcha de un Software para su
manejo , para garantizar mayor confiabilidad y oportunidad de la informacin que afecta
los rubros del Balance General en el aplicativo SIIF Nacin II en las cuentas de propiedad
planta y equipo, cargos diferidos, activos intangibles y nmina. La incorporacin de los
movimientos contables al aplicativo SIIF Nacin II, es responsabilidad del rea
administrativa.
g) Mtodos de Depreciacin
La Depreciacin para la totalidad de los bienes propiedad de la UNIDAD

ADMINISTRATIVA ESPECIAL - AUTORIDAD NACIONAL DE ACUICULTURA Y PESCA
- AUNAP se calcula individualmente, mediante el mtodo de lnea recta y la vida til
estimada es la siguiente:
ACTIVO VIDA TIL

Edificaciones 50 aos
Maquinaria y Equipo 15 aos
Muebles, enseres y equipo de 10 aos
oficina
Equipo de comunicacin y 5 aos
accesorios
Equipo de Transporte, traccin 10 aos
y elevacin
Equipo de Transporte 10 aos
Los activos que se adquieran o que se incorporen y que sean considerados como de
menor cuanta conforme a los montos que anualmente defina la Contadura General de
la Nacin, se depreciarn en el mismo ao, en el momento de su adquisicin o
incorporacin.
Las construcciones en curso, los bienes muebles en bodega, la maquinaria y equipo en

montaje, los bienes en trnsito y las propiedades, planta y equipo no explotadas o en
mantenimiento, no pueden ser objeto de clculo de depreciacin mientras permanezcan
en tales situaciones.
M-GFIN-01 38
Debido a que se trata de una entidad del gobierno general, el reconocimiento de la

depreciacin debe afectar directamente el patrimonio de la UNIDAD ADMINISTRATIVA
ESPECIAL AUTORIDAD NACIONAL DE ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP.
h) Periodos de Amortizacin
Los pagos anticipados que realiza la entidad por concepto de bienes y servicios
adquiridos a terceros, previo cumplimiento de las normas de contratacin, para el
desarrollo de sus funciones de cometido estatal, se amortizan durante el perodo en que
se recibirn los bienes y servicios.
As mismo, los Cargos Diferidos en los que incurre la entidad para la adquisicin de
bienes o servicios, que con razonable seguridad le proveern a la entidad, beneficios
econmicos futuros en desarrollo de sus funciones de cometido estatal, se amortizan
durante los perodos de consumo de los bienes, segn reporte generado por el QUICK
DATA ERP (programa auxiliar para el manejo de almacn y nmina), teniendo en cuenta
que los mismos ingresan al almacn y ste es quien se encarga de distribuirlos, acorde
a las necesidades de las diferentes regionales, estaciones pisccolas y dependencias.
De igual manera, el rea administrativa debe generar los comprobantes contables,
acorde a los requerimientos del SIIF NACIN II para realizar su cargue.
Para efectos del suministro de lubricantes y combustibles para los vehculos de su
propiedad, peridicamente la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AUTORIDAD
NACIONAL DE ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP, firma una orden de suministro, la
cual se amortiza con base en el consumo reportado mensualmente por la dependencia
que los controla.
i) Mtodos de Provisin
Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales de la UNIDAD

PESCA AUNAP se reconocen con base en el principio de causacin o devengo.
Para ello elabora el respectivo comprobante interno de contabilidad en el cual se

consignan las estimaciones que determinan la medicin del valor de las provisiones.
Las Prestaciones Sociales:
La provisin de prestaciones sociales se registra segn lo reportado por Talento

Humano, que para el efecto, con base en los devengos de nmina de sueldos, toma una
doceava para los siguientes conceptos:
Prima de Servicio
Prima de Navidad
M-GFIN-01 39
Sueldo de Vacaciones
Prima de Vacaciones
Indemnizacin de Vacaciones
Para la bonificacin por servicios prestados, igualmente se provisiona una doceava del
35 50% de los sueldos, segn corresponda a cada servidor pblico.
Las cesantas, se causan con base en el valor reportado para su traslado al Fondo
Nacional del Ahorro, el cual equivale a una doceava del valor devengado en nmina de
sueldos; la bonificacin para recreacin, se causa el valor reportado por el rea de
Talento Humano en la nmina correspondiente.
j) Proceso de los Decomisos
En la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AUTORIDAD NACIONAL DE

ACUICULTURA Y PESCA se generan decomisos de bienes por infraccin a lo tipificado
en el artculo 55, Captulo III, Ttulo VI de la Ley 13 del 15 de enero de 1990 - ESTATUTO
GENERAL DE PESCA como infraccin por tratarse de acciones u omisiones que
constituyen violacin de las normas mencionadas.
As mismo, en el artculo 16 del Decreto 4181 de noviembre de 2011 se fijan las funciones
a la Direccin Tcnica de Inspeccin y Vigilancia, entre las que se encuentran: realizar
visitas a las reas de extraccin e imponer sanciones por el incumplimiento al Estatuto
Pesquero y dems normas vigentes.
El procedimiento contable se soporta en concepto emitido por la Contadura General de

la Nacin, as:
1) DECOMISO PREVENTIVO: Cuando el producto decomisado queda en custodia de

ACUICULTURA Y PESCA AUNAP, mientras se surte el proceso jurdico.
Transitoriamente, se reconocen contablemente en Cuentas de Orden, soportados en lo

contenido en el ACTA DE DECOMISO PREVENTIVO F INPV 01:
DEBITO CREDITO
839008 Otras Cuentas Deudoras de Control

Decomisos por infracciones al medio ambiente $XXX
891590 Deudoras de Control por Contra.
Otras cuentas deudoras de control $XXX
M-GFIN-01 40
2) DECOMISO DEFINITIVO A FAVOR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

AUTORIDAD NACIONAL DE ACUICULTURA Y PESCA AUNAP: Si como resultado
del proceso jurdico, los bienes se decomisan de forma definitiva y se declaran a favor de
ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP, se deben incorporar al ACTIVO segn la
determinacin sobre el destino que se le otorgue a tales bienes:
DEBITO CREDITO
16 Propiedad, planta y equipo

(*) La cuenta y subcuenta se determinan segn la clase del bien y el
destino que se otorgue a los mismos $XXX
3255 Patrimonio, Institucional Incorporado

(*) La subcuenta se determina segn la situacin jurdica del bien
DECOMISADO $XXX
Simultneamente, se deben descargar los bienes registrados previamente en las

Cuentas de Orden o cancelar el registro, si se determina que definitivamente el bien no
es posible incorporarlo a los activos de la entidad:
DEBITO CREDITO
891590 Deudoras de Control por Contra.

Otras cuentas deudoras de control $XXX
839008 - Otras Cuentas Deudoras de Control

Decomisos por infracciones al medio ambiente $XXX
a) Procesos de Gestin Jurdica y Gestin Contractual
El manejo de la cartera de la AUNAP, lo realiza la Oficina Jurdica, acorde a lo contenido

en el Reglamento Interno de Cartera10; como resultado de su ejecucin se reciben los
siguientes informes que pueden generar registros contables, segn lo indicado en el
Rgimen de Contabilidad Pblica:
10
Resolucin 262 del 21 de marzo de 2013
M-GFIN-01 41
El estado de los procesos de las demandas interpuestas a favor o en contra de la

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AUTORIDAD NACIONAL DE
ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP
Las provisiones y/o pretensiones de los procesos judiciales
Los cobros jurdicos.
Informe de fallos
Liquidacin de convenios y/o contratos
Informes de Cobro coactivo
Actualizacin de las pretensiones econmicas de los diferentes procesos
9. Comprobantes de contabilidad
Los comprobantes de contabilidad en los que se resumen las operaciones

financieras, econmicas, sociales y ambientales de la UNIDAD ADMINISTRATIVA
ESPECIAL - AUTORIDAD NACIONAL DE ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP,
constituyen la fuente y prueba del registro de los movimientos en el mdulo contable
del SIIF Nacin II.
Los comprobantes de contabilidad se elaboran en idioma espaol con base en los

respectivos documentos soporte y en ellos se consigna la fecha, el origen, la descripcin,
cuanta de las operaciones, cuentas afectadas, servidor pblico que los elabora, aprueba
e incorpora al SIIF Nacin II.
La numeracin de los comprobantes de contabilidad la genera el SIIF NACIN II

cronolgicamente en el momento de su aprobacin. La codificacin se realiza con base
en el Catlogo General de Cuentas, parametrizado en el SIIF NACIN.
10. Forma de conservar libros y dems soportes contables
La custodia y tenencia de los libros de contabilidad de las entidades ejecutoras del

Presupuesto Nacional, principales y dems documentos y soportes contables, son
responsabilidad del SIIF NACIN II, quien para seguridad de la informacin, realiza los
back up correspondientes.
La entidad sigue lo estipulado en el Cdigo de Comercio, en el Rgimen de Contabilidad

Pblica y en la Ley General de Archivos, as como las Tablas de Retencin Documental,
de que trata el subproceso Administracin de Recursos Financieros del Manual de
calidad y las Normas Tcnicas relativas a los soportes, comprobantes y libros de
contabilidad contenidas en el Plan General de Contabilidad Pblica.11
11
Artculo 60 del Cdigo de Comercio; Inciso 353 del Numeral 9.2.4. TENENCIA, CONSERVACIN Y
CUSTODIA DE LOS SOPORTES, COMPROBANTES Y LIBROS DE CONTABILIDAD, Rgimen de
Contabilidad Pblica, Artculo 28 de la Ley 962 de 2005.
M-GFIN-01 42
11. Cambios de Representante Legal, Secretario General, Coordinador rea

Financiera o Contador
El Coordinador del rea financiera de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

AUTORIDAD NACIONAL DE ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP, garantiza la entrega
de la informacin contable cuando se produzcan cambios de Representante Legal,
Secretario General, Coordinador rea Financiera o Contador. La misma har parte del
acta del informe de gestin e incluye las condiciones en que se encuentra y se entrega
el sistema contable de la entidad.
11.1 Acta de Entrega
Se debe elaborar un acta debidamente soportada con los documentos a que haya lugar
que debe ser suscrita por los funcionarios entrante y saliente, as como por los
responsables de cada una de las reas que intervengan en este proceso.
11.2 Fecha de preparacin y presentacin de la informacin
La fecha de los estados contables y la de actualizacin de los libros principales de

contabilidad para la presentacin de informacin cuando se produzcan cambios de
Representante Legal, Secretario General, Coordinador rea Financiera y/o Contador,
corresponde al ltimo da del mes anterior, a la fecha en que se entrega el cargo
12. Mantenimiento al Manual de Polticas Contables.
Las polticas descritas en este manual son dinmicas. Cualquier cambio, modificacin o
adicin al Rgimen de Contabilidad Pblica, estructura organizacional del rea financiera
y/o de Manuales de procedimientos de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
AUTORIDAD NACIONAL DE ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP, suponen una revisin
y actualizacin de las mismas.
13. Criterios de identificacin, clasificacin, medicin, registro y ajustes,

elaboracin, y anlisis e interpretacin de los estados contables y dems informes.
13.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO
a) IDENTIFICACIN - Identificacin plena de los productos del

proceso contable que se deben suministrar
a las dems reas y usuarios externos.
(Estados Contables con destino a la
M-GFIN-01 43
Contadura General de la Nacin y dems
entes de Control; Declaraciones de
Retenciones Tributarias; Reportes de
Informacin Exgena Nacional y Distrital.)
-Identificacin de los productos de los

dems procesos que constituyen insumos
del proceso contable (Presupuesto,
Administrativa, Tesorera, Talento Humano,
Jurdica, Administracin y Fomento,
Inspeccin y Vigilancia, Oficina de
Generacin del Conocimiento y la
Informacin).
-Identificacin de los procesos que en la

entidad generan transacciones, hechos y
operaciones y que por lo tanto se
constituyen en proveedores de informacin
del proceso contable (Presupuesto,
Almacn, Tesorera, Talento Humano,
Jurdica, Administracin y Fomento,
Inspeccin y Vigilancia, Oficina de
Generacin del Conocimiento y la
Informacin).
-Poltica mediante la cual las transacciones,

hechos y operaciones realizados en
cualquier dependencia de la UNIDAD
ADMINISTRATIVA ESPECAIAL -
AUTORIDAD NACIONAL DE
ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP son
debidamente informados al rea contable
por medio de los documentos fuente,
informes y/o documentos soporte.
-Los hechos financieros, econmicos,

sociales y ambientales realizados por la
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL -
ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP son de
fcil y confiable medicin monetaria.
- Las cifras existentes en los estados,

informes y reportes contables se encuentran
debidamente soportadas con los
documentos soportes correspondientes.
M-GFIN-01 44
-Las descripciones que se hacen de las
transacciones, hechos u operaciones en el
documento fuente o soporte son adecuadas
y completas.
- Los servidores pblicos que ejecutan las

actividades relacionadas con el proceso
contable de la UNIDAD ADMINISTRATIVA
ESPECIAL - AUTORIDAD NACIONAL DE
ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP,
conocen suficientemente las normas que
rigen la administracin pblica.
- Los servidores pblicos que ejecutan las

actividades relacionadas con el proceso
contable conocen suficientemente el
Rgimen de Contabilidad Pblica aplicable
para la UNIDAD ADMINISTRATIVA
ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP.
- Los hechos financieros, econmicos,

sociales y ambientales que han sido objeto
de identificacin en la UNIDAD
ADMINISTRATIVA ESPECIAL -
ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP, estn
debidamente soportados en documentos
idneos y de conformidad con su
naturaleza.
- Los documentos fuente que respaldan los

hechos financieros, econmicos, sociales y
ambientales de la UNIDAD
contienen la informacin necesaria para
realizar su adecuada identificacin.

sociales y ambientales de la UNIDAD
ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP que
han sido objeto de identificacin, fueron
interpretados de conformidad con lo
M-GFIN-01 45
establecido en el Rgimen de Contabilidad
Pblica.
b) CLASIFICACIN -Los hechos financieros, econmicos,

sociales y ambientales llevados a cabo en
los procesos generados por las diferentes
reas de la UNIDAD ADMINISTRATIVA
ACUICULTURA Y PESCA AUNAP son
incluidos en el proceso contable.

sociales y ambientales realizados por la
ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP, la
mayora de las veces son de fcil y confiable
clasificacin en el Catlogo General de
Cuentas.
-La mayora de las cuentas utilizadas para

la clasificacin de las transacciones, hechos
u operaciones realizadas por la UNIDAD
ADMINISTRATIVA ESPECIAL-
ACUICULTURA Y PESCA AUNAP son
adecuadas.
- La clasificacin de las transacciones,

hechos y operaciones corresponde a una
correcta interpretacin, tanto del marco
conceptual como del Manual de
Procedimientos del Rgimen de
Contabilidad Pblica.
- El Catlogo General de Cuentas utilizado

para la clasificacin de los hechos
financieros, econmicos, sociales y
ambientales, corresponde a la ltima
versin publicada en la pgina Web de la
Contadura General de la Nacin y del SIIF
NACIN II.
- Para la clasificacin de las transacciones,

hechos u operaciones realizadas por la
M-GFIN-01 46
ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP, se
utilizan las cuentas y subcuentas ms
adecuadas.
-Elaboracin y revisin oportuna de las

conciliaciones bancarias para establecer los
valores objeto de clasificacin, registro y
control del efectivo.
- Elaboracin trimestral de conciliaciones

de saldos de operaciones recprocas con
otras entidades pblicas.
c) REGISTRO Y AJUSTES - Elaboracin mensual de conciliaciones y

cruces de saldos entre las reas de
Presupuesto, Contabilidad, Tesorera,
Almacn.
-Elaboracin de tomas fsicas de bienes,

derechos y obligaciones y confrontacin
con los registros contables y se elaboran los
ajustes a que haya lugar.
- Revelacin adecuada de los hechos,

transacciones u operaciones registradas en
las cuentas y subcuentas.
- Elaboracin de verificaciones peridicas

con el fin de comprobar que los registros
contables se realizaron en forma adecuada
y por los valores correctos.
- Los registros contables se realizan en

forma cronolgica y guardando el
consecutivo de los hechos, transacciones y
operaciones realizadas.
-Conocimiento y aplicacin de los

tratamientos contables correspondientes a
las entidades de gobierno general.
-El proceso contable de la UNIDAD

ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP, opera
en un ambiente de sistema integrado de
informacin financiera SIIF Nacin II de
M-GFIN-01 47
conformidad con lo establecido en el
Decreto 2674 de 2012.
- Los valores correspondientes a los

procesos de depreciacin y amortizacin de
los bienes propiedad de la UNIDAD
devolutivos e intangibles se calculan a
travs del programa Auxiliar de manejo de
almacn QUICK DATA ERP.
- Todos los registros contables que se

realizan en la UNIDAD ADMINISTRATIVA
soportan con documentos soportes
idneos.
- Para el registro de las transacciones,

hechos u operaciones de la UNIDAD
elaboran los respectivos comprobantes de
contabilidad.
-Los libros de contabilidad de la UNIDAD

ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP se
encuentran debidamente soportados en
comprobantes de contabilidad y se generan
a travs del mdulo contable del SIIF
NACIN II.
13.2. ETAPA DE REVELACIN
a) ELABORACIN DE ESTADOS -Los libros de contabilidad de la UNIDAD

CONTABLES Y DEMS ADMINISTRATIVA ESPECIAL-
INFORMES AUTORIDAD NACIONAL DE
elaboran y diligencian conforme a los
parmetros establecidos en el Rgimen de
M-GFIN-01 48
Contabilidad Pblica. Se generan a travs
del mdulo contable SIIF NACIN II.
-Las cifras contenidas en los estados,

informes y reportes contables de la
coinciden con los saldos de los libros de
contabilidad y son generados desde el
mdulo contable SIIF NACIN II.
- El administrador del SIIF NACIN II

efecta el mantenimiento, actualizacin y
parametrizacin necesarios para un
adecuado funcionamiento del aplicativo
utilizado para procesar la informacin
contable.
-Los estados contables, informes y reportes

contables a la Contadura General de la
Nacin, a los organismos de inspeccin, y
control, y a los dems usuarios de la
informacin, se elaboran oportunamente,
acorde a las fechas reglamentadas.
- Las notas a los estados contables de

carcter general y especfico, se elaboran
con las formalidades establecidas en el
Rgimen de Contabilidad Pblica.
-Las notas a los estados contables, se

elaboran con el cuidado de que stas
revelen en forma suficiente la informacin
de tipo cualitativo y cuantitativo, a que haya
lugar.
- Las notas a los estados contables se

elaboran buscando la consistencia entre
stas y los saldos revelados en los estados
contables.
b) ANLISIS, INTERPRETACIN - Los Estados contables, informes y reportes

Y COMUNICACIN DE LA contables al representante legal de la
INFORMACIN entidad, a la CONTADURA GENERAL DE
LA NACIN, CONTRALORA GENERAL
M-GFIN-01 49
DE LA REPBLICA y COMISIN LEGAL
DE CUENTAS, se presentan
oportunamente, acorde a las fechas
establecidas en las normas emitidas por
cada una de ellas.
- Los estados contables se publican

trimestralmente en las carteleras de la
entidad y en la pgina Web de la misma,
acorde a lo indicado en el Rgimen de
Contabilidad Pblica con el fin de brindar
informacin al ciudadano.
- La UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP, cuenta
con indicadores que miden la calidad del
desempeo del proceso de administracin
de recursos financieros, inmersos en el
sistema gestin de calidad.
- La informacin contable anual se presenta

acompaada de las notas de carcter
general y especfico como facilitadores de
comprensin por parte de los usuarios.
- La informacin que se presenta a los

distintos usuarios se realiza con cifras
homogneas.
c) OTROS ELEMENTOS DE - La UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

CONTROL - AUTORIDAD NACIONAL DE
ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP, tiene
identificados los riesgos de ndole contable,
los cuales son analizados y se les da el
tratamiento adecuado con el fin de evitar su
ocurrencia. As mismo, stos tambin se
controlan y se miden en el Sistema de
Gestin de la Calidad.
-Se realizan auto evaluaciones peridicas

para determinar la efectividad de los
controles implementados en cada una de
las actividades del proceso contable.
M-GFIN-01 50
-Se han establecido claramente niveles de
autoridad y responsabilidad para la
ejecucin de las diferentes actividades del
proceso contable, las cuales se encuentran
definidas en el manual de procedimientos
del sistema de gestin de la calidad.
-Las polticas contables, procedimientos y

dems prcticas que se aplican en la
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL-
encuentran debidamente documentadas.
-Los manuales de polticas, procedimientos

y dems prcticas contables sern
actualizados para que sirvan de gua y
orientacin efectiva del proceso contable.
- Se tiene establecido un flujograma en el

que se evidencia la forma como circula la
informacin a travs de la Entidad y su
respectivo efecto en el proceso contable.
- Se tiene como poltica a travs de las

conciliaciones de las cuentas del Balance,
depurar permanentemente y sostener la
calidad de la informacin contable.
--Cuando haya lugar, los costos histricos

registrados en la contabilidad se
actualizarn de conformidad con lo
dispuesto en el Rgimen de Contabilidad
Pblica.
- El rea financiera de la UNIDAD

ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP est
debidamente estructurada de conformidad
con la complejidad, desarrollo tecnolgico y
estructura organizacional de la entidad.
- Cuando se requiera, en la UNIDAD

ADMINISTRATIVA ESPECIAL
ACUICULTURA Y PESCA AUNAP se
M-GFIN-01 51
elaborarn los informes de empalme
cuando haya cambios de representante
legal, o cambios de contador, segn las
instrucciones que para el caso expida la
CONTADURA GENERAL DE LA NACIN.
- Acorde a las polticas de cierre fijadas por

la CONTADURA GENERAL DE LA
NACION, desde el rea financiera, se
establecen las directrices para llevar a cabo
en forma adecuada el cierre integral de la
informacin producida en todas las reas o
dependencias que generan hechos
financieros, econmicos, sociales y
ambientales.
-Los documentos soportes de los registros

contables se encuentran debidamente
organizados, archivados y conservados por
el rea financiera de conformidad con las
normas que regulan la materia.
Revis: Aprob:
Mariluz Campo Soto Martha Lucy Cubillos Soto

Coordinadora Financiera Secretaria General
10-09-2014 10-09-2014
M-GFIN-01 52

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MANUAL DE POLTICAS CONTABLES, PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

Bajo el objetivo general se busca:

a. Que todas las operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales realizadas

b. Que la informacin financiera, econmica, social y ambiental de la UNIDAD

c. Establecer compromisos que orienten al accionar administrativo de la UNIDAD

d. Garantizar la generacin y difusin de informacin contable necesaria para el

Estas Polticas estn orientadas a la gestin, produccin y generacin de la informacin

La UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL - AUTORIDAD NACIONAL DE

Son funciones generales de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AUTORIDAD

1. Ejecutar la poltica pesquera y de la acuicultura que seale el Gobierno Nacional a

La Constitucin Poltica estableci en su artculo 354 que Corresponden al Contador

normas tcnicas generales y especficas, sustantivas y procedimentales, que permitan

En virtud de su competencia constitucional y legal, el Contador General de la Nacin

El Plan General de Contabilidad Pblica est compuesto por el Marco conceptual y la

definido por variables jurdicas, econmicas y sociales, sus polticas contables y

la ley, son obligatorias para las entidades del Estado (...).

SNCP en Colombia, la entidad contable pblica es la unidad mnima productora de informacin.

La informacin contable y financiera de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL-

El Rgimen de Contabilidad Pblica expedido por el Contador General de la Nacin

La aplicacin de una poltica contable no podr desconocer las normas de contabilidad

En caso de duda manifiesta respecto a la interpretacin o aplicacin de una norma

6. Definicin de Polticas contables

7. Responsabilidad en la rendicin de la informacin contable

Es responsabilidad del Representante Legal y del Contador Pblico, bajo cuya

principios y plazos que en materia de contabilidad pblica se expidan con el fin de

El proceso contable es el conjunto ordenado de etapas que se concretan en el

a. Identificacin. Determinar la ocurrencia de hechos o transacciones que afectan la

Por lo anterior, se deber dar cumplimiento a los Elementos Requeridos para el

Catlogo General de Cuentas Tabla TCON 01

Detalles de los auxiliares para el cargue del archivo plano

As mismo, se tendrn en cuenta las Generalidades del Procedimiento para el ingreso de

La UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AUTORIDAD NACIONAL DE

ARCHIVO1: Identifica la fecha en que va a imputarse el registro de ese archivo y la

La Preparacin de los Archivos en Excel para el Cargue de Movimientos en el Sistema,

Este archivo contendr las siguientes columnas:

Fecha Tipo N Descripcin

El concepto de Consecutivo es el nmero ordenado de las filas del archivo.

Tipo de documento. Incluir el tipo de documento segn nombre de documento fuente.

(*) Tipo de Documento

Cdigo Nombre del Documento Fuente

El archivo 2 contendr las siguientes columnas:

Consecutivo que hace referencia al archivo 1, Consecutivo del archivo 2, Cdigo

Consecutivo Consecutivo Cdigo

Consecutivo (Referencia Archivo 1): representa el nmero consecutivo asignado en el archivo

Consecutivo (archivo 2) Tipo Auxiliar Identificacin Valor Auxiliar

Consecutivo (archivo 2) Tipo Auxiliar Identificacin Valor Auxiliar

Luego, con base en la informacin de las hojas de trabajo antes mencionadas, se

Referencia consecutivo (a): corresponde al nmero del consecutivo

Consecutivo Tipo de Auxiliar

TIPO DE AUXILIARES CONTABLES

Identificacin auxiliar (d): representa el detalle especfico de cada auxiliar.

Cada auxiliar tiene caractersticas particulares, as:

Cdigo Tipo Documento

Identifica el tipo de cuenta bancaria, cuenta de ahorros o cuenta

Cdigo Tipo Documento

14 EMC Equipo mdico y Se registra el ID Interno de los auxiliares

Elaboracin de archivo plano

Para ilustrar el procedimiento tomaremos, como ejemplo, el archivo 3