Implementación de Un Sistema Computarizado Como Herramienta Contable Apoyado en La Aplicación Excel para La Estancia Cacaoni Lodge

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR

PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGA
COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA
DE LOS ANDES VENEZOLANOS
Implementacin de un sistema computarizado

como herramienta contable apoyado en la
aplicacin Excel para la Estancia Cacaoni
Lodge
MRIDA, DICIEMBRE 2014.
1
SUBDIRECCIN ACADMICA
REA DE PASANTAS
Implementacin de un sistema
computarizado como herramienta contable
apoyado en la aplicacin Excel para la
Estancia Cacaoni Lodge
TUTOR ACADMICO: ALEJANDRA CRUZ

AUTOR: AMAURY CARDOZO
TUTOR EMPRESARIAL: ABEL BLANCO
MRIDA, DICIEMBRE 2014
2
3
4
DEDICATORIA
A mi padre celestial primeramente, a quien le debo mi vida entera

porque sin l no sera posible la culminacin de cada meta que me
proponga Gracias Seor...
A mi madre, Leonor Rodrguez por esa lucha constante, por nunca

rendirte aun en los momentos ms difciles, por el apoyo incondicional en
cada instante, por desvivirte por m y mis hermanos, por esa lucha
insaciable de sacarnos adelante Mamita por ti soy lo que soy, y jams
tendra la manera de pagarte lo que has hecho por m. Para ti este triunfo.
Te Amo.
A mi padre, Armando Cardozo porque a pesar de las grandes

diferencias y conflictos me diste una enseanza valiosa de siempre
mantenerme fuerte.
A mi hermano, Daryn Rodrguez por estar all siempre a tu manera,

con ese mpetu tan fuerte, luchador, constante, por esas tantas veces que
estuviste tomando mi mano aun siendo una pequea. Te debo tanto
hermanito
A mi hermanito, Gabriel Cardozo por tantas locuras a tu lado,

cmplice de juegos, momentos llenos de tantas risas. Eres mi persona
favorita en todo el mundo. Nadie como t.
A mi pequeo sobrino, Sebasthian Rodrguez porque desde que

llegaste a mi vida inundaste todo de luz y bendicin.
5v
AGRADECIMIENTOS
A una amiga muy especial, Marbelys Pantalen porque a pesar de

las pequeas diferencias de opiniones has estado siempre all,
llenndome de palabras sabias, eres como la hermana mayor que nunca
tuve. Te quiero.
A mi mejor amiga Yoly Castillo, por todos y cada uno de los
momentos en donde me has robado risas tras risas, por ser mi cmplice,
mi acompaante en toda la carrera, gracias por ensearme que en la vida
todo es ms fcilsi llevas consigo una sonrisa. Eres un personaje... Dios
te bendiga.
A la profesora Hercy Berrios a quien admiro como profesional, de la
cual siempre tuve muchas cosas increbles que aprender. Gracias por
tanta paciencia.
A ti, Nelvi Soto por llegar a mi presuroso estilo de vida y quedarte,
por ese apoyo que me das a diario, por esas palabras de calma que
siempre me contagias, por esperar, por callar, por hablar, por intentar
Gracias por obsequiarme tu amor.
A mi tutor empresarial Abel Blanco, por su excelencia como
persona y profesional, me ha dejado gran aprendizaje en mi comienzo en
el mundo de la hotelera. Gracias por brindarme su confianza.
A un ser maravilloso, el chef Martin Bicelli a pesar del corto tiempo

compartido has sido una de las personas que ha dejado huella importante
en mi vida, gracias por estar all en esos instantes de angustia,
obsequiarme tu hermosa amistad. Dios te contine fortaleciendo.
A la gran casa de estudios, el Colegio Universitario Hotel Escuela

de Los Andes Venezolanos, por abrirme las puertas como mi primera
casa de estudios, de la cual he tenido los mejores momentos y grandes
aprendizajes.
6
vi
Autor: Amaury Cardozo

Tutor Acadmico: Alejandra
Cruz
Fecha: Noviembre de 2014
RESUMEN
El presente trabajo de grado se origin a raz del
entrenamiento empresarial llevado a cabo en la estancia
CacaoniLodge, ubica en Choron Estado Aragua como requisito
parcial para optar al ttulo de TSU de Hotelera y Servicios de la
Hospitalidad, con el objetivo de implementar una herramienta
contable que agilice todos y cada uno de los procesos contables
que se generan dentro de esta dependencia. Para la ejecucin del
presente trabajo se plante dos tipos de investigacin:
experimental y descriptivo as mismo el estudio experimental, ya
que est sometida a un grupo de individuos, a determinadas
condiciones y estmulos. El tipo de investigacin utilizado para este
proyecto es el diseo de campo, en donde se recolectaron datos
en forma directa a la realidad. Se aplic la tcnica de anlisis
cuantitativo, reflejado en respuestas emitidas por los huspedes
segn la experiencia presenciada, a travs de la aplicacin de una
encuesta de satisfaccin. Adicionalmente se aplic una entrevista
personal al gerente general haciendo nfasis en la ausencia de
algn sistema contable que permitiese llevar a cabo los objetivos
planteados. La implementacin de un sistema contable permitir
llevar organizados los hechos contables y permitir el xito de cada
cierre contable diario.
Palabras Claves: Implementacin, sistema de informacin contable,
estancia.
7vii
INDICE GENERAL
Pgina
Carta Aval iii
Acta de aprobacin iv
Dedicatoria v
Agradecimientos vi
Resumen vii
ndice general viii
ndice de figuras xi
ndice de grficos xii
ndice de tablas xiii
ndice de anexos xiv
introduccin 14
FASE I: LA EMPRESA 16
1.1- Identificacin de la empresa 16
1.2- Descripcin de la unidad administrativa donde se 22
realiz las pasantas
1.3- Descripcin de las funciones del departamento donde 22
se realiz las pasantas
1.4- Descripcin de las actividades realizadas durante el 23
perodo de pasantas
FASE II: EL PROBLEMA 25
2.1- Planteamiento del problema 25
2.2- Objetivos de la investigacin 27
2.2.1- Objetivo general 27
2.2.2- Objetivos especficos 27
2.3- Justificacin 28
2.4- Alcance de la investigacin 30
FASE III: MARCO TEORICO 32
3.1- Antecedentes 32
viii
8
3.2- Bases tericas 35
FASE IV: MARCO METODOLGICO 42
4.1- Tipo y diseo de la investigacin 42
4.2- Poblacin y muestra 43
4.3- Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos 44
FASE V: DIAGNSTICO QUE SUSTENTAN LA 46
INFORMACIN
5.1- Presentacin y anlisis de resultados 46
5.1.2- Aplicacin de la entrevista al Gerente General 47
5.1.3- Aplicacin de la encuesta de satisfaccin al husped 50
FASE VI: LA PROPUESTA 56
6.1- Presentacin de la propuesta 56
6.2- Justificacin 57
6.3- Objetivos de la propuesta 58
6.3.1- Objetivo general 58
6.3.2- Objetivos especficos 58
6.4- Estructura de la propuesta 59
6.5- Descripcin 57
6.6- Viabilidad 62
Conclusiones 63
Recomendaciones 64
Glosario de trminos 65
Referencias Bibliogrficas 66
Anexos 68
9
ix
NDICE DE FIGURAS
Pgina
FIGURA N 1 Estructura organizativa 17
FIGURA N 2 Estructura organizativa (Nivel tctico 18
operativo)
operativo)
operativo)
operativo)
FIGURA N 6 Estructura de la propuesta 59
xi
10
NDICE DE GRFICOS
Pgina
GRFICO N 1 Eficiencia en el check out (Agosto 2014) 51
GRFICO N 2 Claridad en el cobro (Agosto 2014) 52
GRFICO N 3 Eficiencia en el check out (Septiembre 53
2014
GRFICO N 4 Claridad en el cobro (Septiembre 2014) 54
11
xii
NDICE DE TABLAS
Pgina
TABLA N 1 Eficiencia en el check out (Agosto 2014) 50
TABLA N 2 Claridad en el cobro (Agosto 2014) 51
TABLA N 3 Eficiencia en el check out (Septiembre 2014 52
TABLA N 4 Claridad en el cobro (Septiembre 2014) 53
xiii
12
NDICE DE ANEXOS
Pgina
ANEXO N 1 Procedimientos realizados para reporte de 69
gastos
ANEXO N 2 Procedimientos realizados para 72
reservaciones
ANEXO N 3 Procedimientos realizados semanalmente 76
para arqueo de caja
ANEXO N 4 Procedimientos realizados semanalmente 77
para arqueo de caja de ingresos
ANEXO N 5 Modelo de encuesta de satisfaccin al 80
cliente
ANEXO N 6 Modelo de encuesta de satisfaccin al 81
cliente
ANEXO N 7 Modelo de entrevista aplicada al gerente 82
general
ANEXO N 8 Modelo de factura emitida 85
xiv
13
INTRODUCCIN
Las innovaciones apresuradas a las que est encadenado el

mundo de hoy, tanto en el entorno financiero, social y tecnolgico,
aquejan en gran medida a los individuos y, por consiguiente a las
empresas. Para afrontar estas variaciones los gestores de canalizacin de
todos los procesos que se llevan a cabo dentro de cualquier dependencia,
se ven obligados a desarrollar directamente o por ende implementar
sistemas de informacin confiables y oportunos que se adapten a las
necesidades o transformaciones habituadas en el mercado. Cualquiera
sea el rea o sector en que se encuentren las empresas, una de las
herramientas que repercuten el buen funcionamiento de los procesos es
el manejo eficiente y eficaz de sus actividades de manifestacin contable.
Existen diferentes herramientas que apoyan o influyen en las

actividades de informacin contable, los cuales son estimados para su
utilizacin de acuerdo a las caractersticas de las empresas, en este
sentido las empresas de alojamiento y servicios hoteleros; debido a la
particularidad de este caso se ha considerado el Software de Contabilidad
en Lnea (XERO) como un instrumento simple e inteligente para
pequeas empresas, que permite manejar la informacin de manera
oportuna para un soporte contable.
Este sistema contable (XERO) adems de ser un prototipo

financiero es una herramienta de gestin capaz de proveer informacin
relevante e importar automticamente estados de cuentas.
En este orden de ideas, el presente informe pretende la

implementacin de un Sistema computarizado como herramienta contable
apoyado en la aplicacin Microsoft Excel en la estancia Cacaoni Lodge,
14
respaldando el proceso de facturacin, especficamente en el rea de
alojamiento, el informe se estructura de la siguiente manera:
En la Fase I, se describen los rasgos que identifican la

organizacin como empresa de alojamiento, en este caso Estancia
Cacaoni Lodge.
En la Fase II, implica el planteamiento del problema, los objetivos

que se pretenden alcanzar y la justificacin.
En la Fase III, se elucidan los antecedentes y las bases tericas de

la investigacin.
En la Fase IV, se desarrolla la descripcin de los mtodos, tcnicas

o procedimientos utilizados para llevar a cabo la investigacin planteada.
Fase V, aqu se manifiesta el anlisis e interpretacin de los

resultados a travs de la recoleccin de datos efectuados en la
investigacin.
Fase VI: En esta ltima fase se presenta la propuesta para dar

solucin a la problemtica encontrada en la empresa, la cual se
argument mediante su justificacin, la definicin de sus objetivos y su
viabilidad.
Finalmente se presentan las conclusiones y recomendaciones

derivadas del anlisis de resultados, as mismo se reflejan las referencias
bibliogrficas, en las que se sustenta el estudio y anexos para apoyar el
informe.
15
FASE I
LA EMPRESA
1.1 Identificacin de la empresa
El desarrollo del proceso de pasantas tuvo lugar en la estancia

CACAONI LODGE que est bajo la directriz de ACA Servicios Hoteleros
C.A; y a su vez organizada y apoyada por el operador nico turismo, y
nico Estancias, ubicada en Choron, estado Aragua, teniendo su
oficina principal en Av. San Marino, Edificio. Isabella, piso 6 Urbanizacin
Campo Alegre, Caracas. Es una empresa venezolana de gestin hotelera
conformada por un equipo de profesionales con amplios y slidos
conocimientos en el sector, es catalogada como la mejor opcin dirigida al
target para parejas, as mismo ofrece llevar a cabo eventos realmente
diferenciados, en un oasis, orientados al turismo Premium.
Esta empresa, fue concebida para ofrecer alternativas de negocios

adaptadas a las necesidades de los promotores y propietarios, abarcando
la operacin de hoteles y posadas bajo nuestras propias marcas o bien a
travs de la contratacin de nuestros servicios para gestionar hoteles de
forma independiente.
A continuacin se incluye la estructura organizacional de la empresa
16
Figura 1: Estructura Organizativa
Fuente: Manual Organizacional ACA Servicios Hoteleros C.A. (2013)
17
Figura 2: Estructura Organizativa. (Nivel De Tctico Operativo)
18
Figura 3: EstructuraOrganizativa. (Nivel De Tctico Operativo)
19
Figura 4 Estructura Organizativa. (Nivel De Tctico Operativo)
20
Figura 5 Estructura Organizativa. (Nivel De Tctico Operativo)
21
1.2 Descripcin de la unidad administrativa donde se realiz la
pasanta
La divisin de alojamiento, ventas y recepcin de huspedes de la

estancia Cacaoni Lodge, no es un departamento pre-establecido
directamente dentro de las instalaciones, ya que el mismo opera en
estrecha coordinacin con gerencia general a distancia; sin embargo, se
encarga de la organizacin y ventas de habitaciones maneja operaciones
financieras que ocurren dentro de la empresa, as como mantener la
contabilidad del hotel al da, reportando y proporcionando los estados de
ingresos por concepto de alojamiento, gestiona capta y maneja las
solicitudes de reservas.Adems, se encarga de la atencin de
reservaciones tanto presenciales como las realizadas va llamada
telefnica. Adems de lo anteriormente dicho, se encarga del manejo de
dinero proveniente de los depsitos correspondientes y en su defecto
cuentas pendientes por cobrar.
1.3 Descripcin de las funciones del departamento
La divisin de alojamiento, ventas y recepcin de huspedes, se

encarga de confeccionar plannings de reservas, formalizar entradas y
salidas de huspedes, registrar y cobrar los servicios consumidos por los
clientes, atender comunicaciones externas e internas.
Asimismo, ejecuta la funcin de atender y asesorar debidamente a
los huspedes e informar sobre los servicios habituales o en promocin
que ofrece el establecimiento, ms adecuados a sus necesidades.
22
1.4 Descripcin de las actividades realizadas durante el perodo de
pasantas
El inicio de pasantas tuvo como fecha el 17 de julio, da en el cual

luego de la presentacin de las instalaciones y gerencia general cada
estudiante fue asignado a un rea de trabajo especfica durante un ciclo
de dieciocho (18) semanas. A partir de ese momento y durante las dos
semanas siguientes se recibi el proceso de induccin dndose a conocer
los lineamientos, estndares y principios filosficos que dirigen e
identifican a Cacaoni Lodge como nico Estancias.
Ms tarde, se inici la investigacin de los procedimientos

administrativos que maneja la estancia para la realizacin de
reservaciones, creacin de pequeos eventos prximos a realizarse y la
aplicacin de los diversos formatos como soporte del trabajo a establecer.
Entre las funciones realizadas por la autora cabe mencionar la

participacin en el montaje de dos (2) celebraciones matrimoniales de 100
personas cada una y el apoyo brindado durante la realizacin de estas.
Adems se menciona la aplicacin de las encuestas de satisfaccin

del cliente, lo que proporcion una visin del trabajo que el departamento
de alojamiento tambin realiza. (Ver anexo N 5 y N 6)
Asimismo, se trabaj con actividades, las cuales vale destacar con

ms detalles por su aplicacin:
- Crear y enviar automticamente facturas a huspedes y a

gerencia administrativa.
- Realizar formatos de reservas y captura de resultados.
23
- Controlar las reas de alojamiento
- Controlar y observar grfica de habitaciones, centralizar

operaciones y gestionar clientes.
- Analizar disponibilidad, booking y calcular reservas.
- Ingresos y gastos por husped, cuenta de grupos o habitacin.
- Asignar estada, realizar reservas, registrar datos de ocupantes.
- Dar ingresos de estadas y registrar la finalizacin de las

mismas.
- Manejar entradas y salidas, registrar gastos (consumos, bar,

compras, otros).
- Cargar servicios por consumo de habitacin, facturar con cargo

individual, grupos u otros.
A la vez que se realizaron estas actividades tambin se

desarrollaron otras en coordinacin con administracin general a
distancia:
- Reporte de gastos. (Ver anexo N 1)
- Reservaciones de estadas, facturacin de ventas y registros de

cobranzas. (Ver anexo N 2)
- Arqueo de caja. Sistematizacin a travs de Excel. (Ver anexo

N 3)
- Cuadre de ingresos semanales. Sistematizacin a travs de

Excel. (Ver anexo N 4)
- Gestin de nmina de trabajadores.
- Gestin de anticipos para gastos de frecuencias.
- Procesos en la realizacin de solicitudes de anticipos.
24
FASE II
EL PROBLEMA
2.1- Planteamiento del problema
En el presente, el complejo crculo de la hotelera y los procesos

contables precisan una realidad financiera incierta, donde no haba sido
ms incuestionable la condicin de disponer de informacin real,
adecuada en tiempo y forma que permita a los propietarios una correcta
organizacin de los estados de cuentas, y, en efecto lograr los objetivos
alcanzando una preeminencia competitiva frente a las dems empresas
en este caso de alojamiento u organizaciones de la hospitalidad
Una de las fuentes de informacin ms importantes dentro de

cualquier empresa es la contabilidad, que a travs de los aos ha
obtenido mayor trascendencia, repercutiendo en el desarrollo econmico
de cada institucin, siendo as que en la actualidad ningn comercio,
negocio, sociedad o compaa puede estar indemne de los sistemas de
contabilidad.
Con el fin de llevar un control ms exhaustivo de sus ingresos y

egresos y organizarlos de manera ms eficaz, eliminar, y as reducir la
fuerte dependencia de hojas impresas para la ejecucin de procesos
claves como lo son la contabilidad, facturacin de las ventas y control de
gastos aumentando la manipulacin de la informacin lo que conlleva a
errores y prdidas para la empresa, ACA Servicios Hoteleros toma la
decisin de integrar una especie de software o sistema hotelero. Esto
permitir analizar la situacin diaria y a su vez efectuar balances
monetarios que gestionen la deteccin de posibles desviaciones que
originan perdidas, a travs de un errneo manejo por la inexistencia de
25
una herramienta de apoyo. Estas desviaciones perjudican el
funcionamiento general de todos los procesos que se llevan a cabo dentro
de esta dependencia.
Durante las actividades desarrolladas en la estancia Cacaoni

Lodge, se evidenci la ausencia de un sistema contable o en su defecto
algn software hotelero que le permitiera:
1. Llevar un control interno del flujo de efectivo por concepto de venta

del servicio de alojamiento y salidas del mismo rubro.
2. Determinar en tiempo real la situacin financiera y operativa de la

estancia por concepto de venta de habitaciones, alimentos y
bebidas as como de los costos de ventas y gastos operativos.
Debido a las caractersticas particulares de esta empresa, ACA

Servicios Hoteleros, en concordancia con la estancia, consideraron el
programa XERO, un software especializado para llevar la contabilidad de
su empresa, como uno de los mejores sistemas de informacin diseado
para la necesidad que representaba esta entidad; a su vez est apoyado
bajo la aplicacin de Microsoft Excel proporcionando datos de manera
simplificada, comprensible y de fcil acceso por los usuarios dejando
como respaldo referencias monetarias y referencias personales de
huspedes alojados para la presentacin final de los resultados.
Dicho de otra manera, resulta oportuno considerar la importancia e

inters que conlleva este sistema para la estancia Cacaoni Lodge, ya que
las actividades de hotelera, resultan un dinamismo mercantil de venta de
servicios de alojamiento y en su defecto gastronoma fundamentalmente,
26
en donde la peculiaridad general y econmica contable son propias en
comparacin de otras actividades sectoriales.
As pues, se inician las interrogantes en donde se plantean las
siguientes:
Los ciclos de cierre contable son oportunos?
La carencia de un sistema robusto contable y de facturacin el cliente ha

impactado en alcanzar niveles altos de satisfaccin de cliente,
especficamente en el proceso de check out?
Existe alguna herramienta contable que conceda la disolucin de la

problemtica presente en la estancia Cacaoni Lodge?
Cul es la factibilidad de la aplicacin del sistema computarizado

(XERO) para la estancia Cacaoni Lodge como apoyo contable en la
organizacin financiera y administrativa?
2.2- Objetivos de la investigacin
2.2.1 Objetivo General
Determinar una herramienta contable que se adece a las

necesidades de la estancia Cacaoni Lodge, a fin de apoyar la
optimizacin de los procesos administrativos y contables.
2.2.2 Objetivos Especficos
27
- Identificar la condicin actual contable en cuanto al manejo de
los estados financieros y operativos de la estancia
CacaoniLodge.
- Describir los procesos que se llevan a cabo para el cierre

contable y sub procesos tales como facturacin de
habitaciones, procesos de check out, ingresos y salidas por
alimentos y bebidas
- Establecer una aplicacin contable para la estancia Cacaoni

Lodge que permita solucionar la contrariedad presente en la
empresa
2.3- Justificacin
2.3.1 Desde el punto de vista terico
Para cualquier empresa de alojamiento en movimiento,

resulta de gran importancia contar con algn sistema
computarizado contable establecido, que justifique y apoye el
desarrollo del trabajo que all se realiza.
Segn Catacora (1997). Un Sistema es un conjunto de

atributos identificables que tienen relacin entre s, y que funcionan
para lograr un objetivo comn (p.25). Esto tambin permite la
transformacin y revelacin de informacin contable de manera
estandarizada, con particular nfasis en los resultados de la unidad
de produccin principal que compone la estancia. Adems de un
28
sistema contable til para el control rutinario y eficiente de toda la
informacin generada y que se fundamenta de la prestacin del
servicio hotelero.
La implementacin de un sistema computarizado se

convierte entonces en una de las herramientas contables aptas y
cmodas para la mejora y maximizacin de los resultados dentro
de la empresa. Su importancia radica en que permite proporcionar
informacin en forma didctica, precisa el qu, el cmo y el porqu
de cada cargo, as como tambin las salidas de dinero.
Por otra parte, incorpora un progreso y un aporte trabajar

bajo este sistema, ya que brindar informacin relevante a la
direccin, a los gerentes y a la administracin, en caso de requerir
datos relativos al manejo de ingresos por alojamiento y
gastronoma, evaluando de esta manera todo el proceso
econmico de la estancia.
2.3.2 Desde el punto de vista prctico
Durante el adiestramiento empresarial efectuado en Cacaoni

Lodge se llevaron a cabo acciones de tipo administrativo, de
verificacin de cuentas husped, importe de egresos y recuento de
caja chica. Esto permiti notar la debilidad que presenta la
empresa en cuanto a la inexistencia de una herramienta digital, que
aborde todos y cada uno de los procedimientos de gestin contable
que producen informacin oportuna y que signifiquen alguna
oportunidad o en su defecto amenace los objetivos pautados
dentro de la organizacin.
29
Adems resulta de gran ventaja para la empresa la
implementacin de dicho sistema, ya que permitir obtener
resultados de forma eficaz y eficiente, ahorro de tiempo y
procesamiento de datos financieros controlados.
6.6.2 Relevancia Social
Se puede incluir como relevancia social, desde el instante

que se emprende la bsqueda se lucra la empresa, puesto que al
implementar la propuesta se reduce de gran manera la prdida de
tiempo durante los procesos contables llevados a cabo.
La propuesta no solo beneficiar a la empresa sino tambin

a los clientes, dado que a travs de este instrumento se reflejaran
de manera detallada los servicios disfrutados y consumos
obtenidos durante su estada, adems de suministrar manifestacin
comercial personalizada.
2.4- Alcance de la Investigacin
Resulta trascendental que las empresas dedicadas a la prestacin

de servicios de alojamiento y/o alimentos y bebidas se encuentren en
capacidad de satisfacer necesidades de los clientes. Esto se alcanza
mediante la buena organizacin de sus procesos y la optimizacin de las
herramientas administrativas.
30
El alcance de esta investigacin estar orientado hacia la
implementacin de un sistema que enfoque el apoyo contable de los
ingresos y egresos de esta dependencia. A partir de esta premisa, se
buscar determinar la necesidad presente a nivel de organizacin
contable.
Se considera que los clientes y o huspedes son tambin clientes
del sistema de manifestacin contable, es por ello que se hace importante
referencia, que a travs de esta herramienta les proporcionar
informacin y se plantea al mismo tiempo, la eficacia del medio de prueba
de factura en la justificacin acerca de los atributos de los productos
ofrecidos, preferencias escogidas y las caractersticas de los servicios
disfrutados durante la estada, siendo esto un requisito formal exigido en
Ley.
31
FASE III
MARCO TERICO
3.1- Antecedentes
Entre las investigaciones consultadas con realizacin de la

implementacin de un sistema computarizado como herramienta contable,
se presentan los siguientes antecedentes.
Valencia (2010), desarroll un trabajo de grado especial titulado

Propuesta de un sistema uniforme de contabilidad para la industria
del alojamiento como apoyo al proceso de decisiones en las
empresas hoteleras del municipio Trujillo, cuya investigacin hace
referencia en el diseo, adopcin e implementacin de un mtodo
contable, teniendo como objetivos principales: la sencillez, al proporcionar
un modelo simplificado, fcilmente utilizado por cualquier tipo de hotel,
independientemente de su tamao y categora; la comprensibilidad, por
los usuarios de la informacin contable; y la compatibilidad, al facilitar un
modelo normalizado de presentacin de resultados. Para llevar a cabo
esta investigacin el autor se enmarc en el tipo proyecto factible en
donde busc proponer una accin para satisfacer una necesidad. Su
estudio correspondi a un diseo de campo en donde recolect datos
transaccionales y descriptivos, precisos a la realidad con que se
manifestaban los hechos. Para la tcnica e instrumento de recoleccin de
datos Valencia consider utilizar la encuesta y como instrumento el
cuestionario donde involucr a los gerentes y administradores de 6
empresas hoteleras.
32
Una vez aplicado el cuestionario y analizados los resultados el
autor concluy que resulta necesario implementar un sistema uniforme
contable acorde a sus actividades como empresa hotelera
Con relacin a lo anterior, es preciso concluir entonces que existe

la condicin de introducir mejoras en los procesos contables para las
industrias de alojamiento a travs de este sistema.
El estudio de grado anteriormente desplegado, concuerda con la

investigacin en curso debido a que ambos trabajos tratan sobre la
necesidad de incluir a la empresa de alojamiento una estructura ms
organizada fundamentada bajo un sistema contable.
As mismo Betancourt (2006), en su trabajo de grado para obtener

el ttulo de Licenciada en Contadura Pblica, que lleva por nombre
Evaluacin del Control Interno de los Ingresos Implementado en el
Departamento De Finanzas De International School Of Monagas,
esta investigacin tiene como objeto fundamental insertar un control
interno de ingresos, comprendiendo un plan de organizacin de todos los
procedimientos efectuados en dicha empresa, para proteger, verificar y
resguardar la exactitud y confiabilidad de datos contables, evitando
asminimizar los riesgos de ndole financiero. Para llevar a cabal trmino
el desarrollo de esta investigacin, Betancourt acudi a la investigacin
documental apoyada en la documentacin de primera mano para
sustentar la misma, y de campo ya que los datos son recopilados
directamente de la empresa en estudio.
El autor consider la poblacin en estudio que estuvo conformada

por cuatro (4) trabajadores que laboraban en el rea de finanzas de esa
dependencia, las cuales fueron un gerente administrativo, un contralor, un
asistente administrativo y un aprendiz. Los mtodos para la recopilacin
de la informacin fueron la entrevista no estructurada aplicada al personal
33
que labora directamente en el rea de finanzas. Tambin, el autor aplic
una revisin documental bibliogrfica activa de diversos libros
relacionados con el tema.
De acuerdo a la informacin obtenida por medio de las entrevistas

Betancourt determin que el control interno contable de cualquier
dependencia es un pilar fundamental, ya que el soporte sobre el cual
reposa la confiabilidad es a travs de un sistema contable; de esta
manera existir organizacin, procedimientos y registros que se refieren a
la proteccin de los ingresos y registros financieros.
Este trabajo de grado guarda relacin con el arriba mencionado,

por cuanto determina que la inexistencia de alguna herramienta contable
que facilite la observacin y organizacin de los ingresos afecta
directamente el buen desenvolvimiento de la empresa y minimiza el logro
de los objetivos pautados.
Otro antecedente que se utiliz para apoyar este trabajo fue el de

Campa (2004), en su trabajo de grado como tesis doctoral, titulada La
contabilidad de gestin en la industria hotelera. Este estudio tuvo
como objetivo reflejar en este apartado la necesidad de los sistemas de
informacin contable en las empresas hoteleras. Dicha investigacin
sostiene que desde el momento que el producto hotelero es un intangible,
una prestacin de servicios a travs del contacto del empleado con el
cliente y la puesta a disposicin del mismo de las instalaciones
disponibles en el hotel, cualquier herramienta que facilite los trmites
administrativos, mejore la gestin y permita concentrar los esfuerzos del
empleado en el servicio a satisfacer, puede considerarsecomo una ayuda
inestimable. El autor realiza un aporte general y bastante amplio acerca
de la importancia que tienen las TI (tecnologas de informacin) para lo
cual no realiz ni aplic ningn diseo ni instrumentos de recoleccin de
datos.
34
En el apartado anterior mencionado se considera que tiene relacin
con la investigacin presentada, ya que desde el punto de vista
tecnolgico, las tecnologas de informacin vendran siendo en este caso
los sistemas de informacin contable, donde la mejora en la atencin al
cliente a travs de facilitar los procesos y gestin de facturacin y cobro
son importantes.
3.2 Bases Tericas
Segn Arias (2006), Las bases tericas implican un desarrollo

amplio de los conceptos y proposiciones que conforman el punto de vista
o enfoque adoptado, para sustentar o explicar el problema planteado.
(p.106). Tomando esta definicin como afinidad, a continuacin se
manifiestan el sustento terico y conceptos relacionados por diversos
autores y su nexo con esta investigacin.
Estancia
Cacaoni Lodge es una empresa creada recientemente y dedicada

al sector turstico e identificado como una estancia. Segn la Norma
Venezolana Covenin (2030-87) define como empresa de alojamiento
turstico a todo aquel establecimiento que presta al pblico, un servicio
para hospedarse en forma temporal, que funcione en una edificacin
construida o acondicionada para tal fin, ocupando la totalidad del
inmueble o parte del mismo, conformando sus dependencias en todo
unitario, sin mezcla de otros usos no cnsonos con su naturaleza. (p.1).
35
Importancia de la organizacin contable dentro de las empresas
como apoyo a la toma de decisiones
Entre las actividades lucrativas para establecer una organizacin

orientada al cliente y a la empresa se encuentra la de lograr y utilizar
informacin sobre sus procesos de manera continua. En otras palabras,
como lo afirma Mendoza, (1996). El rea contable de las empresas debe
apoyar a la gerencia para que pueda orientar su desempeo a enfoques
basado en tendencias actuales y futuras, mediante reportes analticos
sustentados en la informacin contable. (p. 8). Es decir, que en efecto
llevar un sistema computarizado centrar al apoyo de las decisiones
finales econmicas.
Al tener como meta principal el buen funcionamiento de esta

dependencia en el seguimiento de sus ingresos, el sistema como
herramienta contable representa gran importancia para la organizacin de
ndole financiera generada por el departamento correspondiente. Es por
ello, que se considera que toda dependencia debe estar regida por alguna
herramienta de apoyo financiero, una de las cuales es el sistema
contable, que segn Juranovic, (1988) Un sistema contable es un
conjunto de procedimientos interrelacionados, que sealan el plan de
accin para alcanzar objetivos bsicos de una organizacin (p. 14). Es
as, como se explica que los sistemas estn compuestos por los registros,
procedimientos y programas computarizados que sirven para controlar
toda la informacin generada y que se derivan de los procesos de
produccin.
36
Los sistemas contables
Por otra parte, la contabilidad, sistema y gerencia definen los

sistemas contables como mtodos formales para proporcionar a los
gerentes la informacin confiable y oportuna que necesitan para tomar
decisiones, y para que las organizaciones lleven a cabo eficientemente
las funciones de planificacin, control y operacin. (Stronner y Wankel,
1989: p.20). Analizando entonces, la organizacin y el orden contable
como pilar fundamental de cualquier dependencia, en donde la precisin y
el detalle de la proporcin de informacin monetaria, dar vida a la
herramienta contable.
Para dotar a la Estancia Cacaoni Lodge de un sistema de

informacin que permitiera integrar los procesos contables y operativos, la
Empresa ACA Servicios Hoteleros dentro de las atribuciones del Comit
de Compras decidi licitar tres (3) software hoteleros, siendo las variables
criticas de ponderacin las siguientes:
1. Funcin en la nube, asegurando la accesibilidad y disposicin de la

informacin de forma segura, rpida y oportuna.
2. Actualizacin permanente y abierta de la aplicacin, es decir, que a

travs de una comunidad de usuarios pblica se permita conocer
las opiniones, comentarios y hasta el ranking o satisfaccin de los
usuarios. Considerando los tiempos actuales donde Internet y las
redes sociales transformaron la forma de pensar y hacer negocios,
es imposible, no depender de la opinin final del consumidor.
3. Buena relacin precio valor, ello implica bajos de costos de

instalacin, servicios tcnico y actualizacin.
37
Se realiz una bsqueda en internet, a fin de conocer las
caractersticas ms resaltantes de los sistemas hoteleros que se ofrecen
actualmente en el mercado y se pudo observar que la mayora de los
sistemas de informacin contables soportan los diferentes procesos que
se llevan a cabo dentro de un hotel a travs de los diferentes
mduloscomo lo son administracin, alimentos y bebidas, alojamiento,
publicidad, mercadeo u otros servicios que por ende apoyen como
herramienta y control general de los ingresos y egresos. De esta manera
entonces, se toman en cuenta tres (3) sistemas contables con el objetivo
fundamental de solo implantar una herramienta que cubriera las
necesidades peculiares de esta dependencia.
Los tres sistemas contables antes mencionado son:
1. Data house Company
- Se caracteriza por presentar el estado grfico del hotel.
- Se obtienen datos como: responsables de turno, horario de

entrada y salida, habitaciones ocupadas del turno anterior,
habitaciones ocupadas en el turno consultado, habitaciones
liberadas.
- Saldo inicial de caja discriminado por moneda, ingresos y

egresos del turno, saldo final de caja.
- Planning grfico de ocupacin del hotel.
- Manejo de delegaciones de grupo o agencias.
- Facturacin de estadas.
38
- Tarifador telefnico.
- Mdulo de gestin de restaurant.
- Historial completo de clientes.
- Gestin administrativa contable integrada.
2. Verial- Programa de gestin hotelera
- Posee multitud de herramientas adaptadas a la empresa.
- Control de facturas emitidas y recibidas, cobros y pagos,

control.
- Extracto de cuentas: libro mayor, libro diario, balance de sumas

y saldos, cuentas de prdidas y ganancias, balance de
situacin.
- Presupuesto de cuentas.
- Contabilizacin automtica.
3. Xero
Las caractersticas clave de Xero incluyen bancaria automtica y

cuenta alimentaciones de tarjetas de crdito, facturacin, cuentas por
pagar reclamaciones, gastos, depreciacin de activos fijos, rdenes de
compra, y el estndar de negocios y los informes de gestin.
39
Xero puede importar automticamente estados de cuenta
bancarios y de tarjetas de crdito
Todos los datos financieros se almacenan en la nube en un solo libro de

contabilidad unificada, lo que permite a los usuarios trabajar en el mismo
conjunto de libros, independientemente de la ubicacin o del sistema
operativo.
Basado en lo anterior la aplicacin XERO, fue considerada como la

mejor aplicacin por encima de dos 40oftware, que no reunieron las
variables antes mencionadas, si bien eran aplicaciones de experiencia
reconocida y certificada, las mismas no se adaptaban a los cambios
tecnolgicos actuales.
Microsoft Excel
En este apartado, otra herramienta que se utiliz para apoyar este

trabajo fue la aplicacin Excel, que segn la teora de Rocha (s/f)
Microsoft Excel es una hoja de clculo que permite realizar operaciones
con nmeros organizados en una cuadrcula, compuesta por Columnas y
Filas, a la interseccin entre una Fila y una Columna se le conoce con el
nombre de Celda. (p.1). De acuerdo a esto, la empresa se ver
beneficiada al tener y hacer uso de una aplicacin adicional respaldado al
sistema contable.
Sistema de control interno
Para Bennet (1964), un sistema de control interno, puede definirse

como la coordinacin del sistema de contabilidad y de los procedimientos
administrativos, de tal manera que el trabajo compruebe continuamente
datos eficaces sin la posibilidad de fraude (p.378). Analizando esta
definicin, se puede decir que el control interno es una prioridad
40
administrativa dentro de cualquier empresa, ya que significara una
especie de plan organizacional desarrollando la eficiencia operacional y
protegiendo registros contables exactos y confiables. Dicho de otra
manera, el xito de la direccin y operatividad de cualquier organizacin,
depender de una buena gestin sistemtica y visible.
El xito debera ser el resultado de implementar y mantener un

sistema de gestin contable o financiero que sea diseado para mejorar
continuamente la eficacia y la eficiencia del desempeo de la
organizacin. Fondonorma, 2001 (p.7).
Existen diversos aspectos fundamentales dentro del entorno

financiero como sistema contable, entre los que se pueden citar:
- Control, se refiere a las formas y tcticas practicadas para

autorizar las operaciones y proteger los activos. Por ejemplo, el
control sobre los egresos que ocurren dentro de la Estancia
tienen como finalidad evitar prdidas de flujo monetario. Un
registro exacto de las cuentas o consumos por cobrar asegura
que las operaciones de los clientes sean registradas y que los
cobros se realicen con eficacia y claridad.
- Un sistema compatible trabaja armnicamente con las

operaciones, el personal y la estructura organizacional de la
empresa. Un sistema compatible de informacin contable
satisface las necesidades particulares del establecimiento.
- El propsito del sistema computarizado como herramienta

contable, es producir informacin cuantitativa de las
transacciones y eventos econmicos que se producen en la
organizacin, con el objeto de facilitar los procesos y transmitir
de manera permanente y oportuna seales del funcionamiento
de la organizacin.
41
FASE IV
MARCO METODOLGICO
En este aspecto se manifiesta o describen las estrategias

empleadas para el alcance de los resultados en la investigacin.
4.1 Tipo y diseo de la investigacin
Debido a que el objetivo principal de la investigacin es la

implementacin de un sistema contable, se estableci que para su
elaboracin, el apelar a dos tipos de investigacin: experimental y
descriptivo. Los mismos, al tiempo del avance de la investigacin,
apoyarn a alcanzar la manifestacin necesaria.
Se ha considerado que al llevar a cabo la presente investigacin,

ser necesario iniciar con un estudio experimental, ya que segn Arias
(2012), est sometida a un grupo de individuos, a determinadas
condiciones y estmulos (p.34). Afirmando de esta manera, que la
investigacin de tipo experimental observa los efectos o reacciones que
se producen
Un estudio descriptivo, est dirigido a la bsqueda de la explicacin

de los fenmenos o acontecimientos que suceden en el momento de
realizar la investigacin. Tamayo y Tamayo (2004) sealan
concretamente que este tipo de investigacin se fundamenta no slo en la
descripcin, sino adems en el registro, anlisis e interpretacin del
fenmeno o acontecimiento. En cuanto a este citado, se complementa la
investigacin realizada como la demostracin de objetivos a alcanzarse.
42
4.2 Diseo de la investigacin
Segn Sabino (2000), su objeto es proporcionar un modelo de

verificacin que permita contrastar hechos con teoras, y su forma es la de
una estrategia o plan general que determina las operaciones necesarias
para hacerla. (p.91)
El diseo de la investigacin se refiere a la manera, como se dar

respuesta a las interrogantes formuladas en la investigacin. Por
supuesto que estas maneras estn relacionadas con la definicin de
estrategias a seguir en la bsqueda de soluciones al problema planteado.
El tipo de investigacin utilizado para este proyecto es el diseo de

campo, en donde se recolectaron datos en forma directa a la realidad que
se presentaba a diario dentro de las instalaciones de la estancia Cacaoni
Lodge, en donde los mismos se obtuvieron de manera continua a la
experiencia emprica.
4.3 Poblacin y muestra
La poblacin es un conjunto de individuos de la misma clase,

limitada por el estudio. Segn Tamayo y Tamayo, (1997), La poblacin
se define como la totalidad del fenmeno a estudiar donde las unidades
de poblacin posee una caracterstica comn la cual se estudia y da
origen a los datos de la investigacin (p.114).
De igual manera, Corbetta (2007), define a la poblacin como un

conjunto de N unidades, que constituyen el objeto de un estudio; donde N
es el tamao de la poblacin. (p. 274)
43
Debido a la reciente apertura de la estancia CacaoniLodge solo
cuenta con un gerente general, quien ser la poblacin y muestra para la
presente investigacin y que arrojarn las respuestas a la entrevista
realizada personalmente.
Bayardo (2000), define la muestra como una parte de la poblacin

en estudio, seleccionada de manera que en ella queden representadas
las caractersticas que distinguen a la poblacin de la que fue tomada.
(p.9)
De tal modo, es importante destacar que tambin se aplic una

encuesta a todos y cada uno de los huspedes que se alojaron en la
estancia; quienes sern la poblacin, y la muestra el nmero de
respuestas reflejadas segn el tem manejado; es decir, se hace nfasis a
cada uno de los servicios ofrecidos por parte del establecimiento tomando
en consideracin la opinin personal de cada cliente o husped, teniendo
como objetivo la mejora continua.
44
4.4 Tcnicas e instrumento de recoleccin de la informacin
Arias (1999), menciona que Las tcnicas de recoleccin de datos

son las distintas formas de obtener informacin (p.53). Las tcnicas de
recoleccin de datos que fueron utilizadas en la presente investigacin
son la entrevista y la encuesta.
Segn Bayardo (2000), la entrevista es un recurso que el

investigador tiene a su alcance por medio de preguntas que se plantean
en forma directa, esto es, personalmente y en forma oral, a cada uno de
los sujetos de la muestra seleccionada (p. 41). La entrevista se realiz en
forma directa y personal al gerente general de la estancia Cacaoni Lodge.
De acuerdo a lo anteriormente expuesto, se sostuvo conversacin con el
gerente en donde la misma estuvo orientada a obtener respuestas que
ms tarde fueron analizadas, evaluadas e interpretadas.
El otro instrumento de recoleccin de datos que se aplic fue la

encuesta, que segn Naresh K. Malhotra, (2001), las encuestas son
entrevistas con un gran nmero de personas utilizando un cuestionario
prediseado. (S/N), el cual ya tena un diseo preestablecido por parte
de la empresa y se elabor con la finalidad de recopilar la opinin y
experiencia vivida por los huspedes o clientes. As, se recolect
informacin cuantitativa.
45
FASE V
ANLISIS Y RESULTADOS QUE SUSTENTAN LA INFORMACIN
5.1 Presentacin y anlisis de los resultados
Para la manifestacin de los resultados, se organizaron los datos

de acuerdo a la naturaleza de las actividades realizadas en la empresa,
las cuales se clasificaron en administrativas, ventas alojamiento y
recepcin de huspedes. Estos fueron evaluados mediante dos
instrumentos de recoleccin de datos que son la entrevista personal al
gerente general y la encuesta aplicada a los huspedes durante 2 meses.
La aplicacin de las encuestas ayudar a determinar la eficiencia en el
proceso del check out y la claridad en el cobro a travs de la
Implementacin del Sistema Computarizado como herramienta contable.
Adicionalmente, se aplic la tcnica de anlisis cuantitativo, seala

lvarez (1990), que las tcnicas cuantitativas de obtencin de
informacin requieren de apoyo matemtico y permiten la cuantificacin
del resultado, mostrando la informacin recolectada en cuadros y
medidas, calculando sus porcentajes. (s/p). En la presente investigacin
tal anlisis se realiz mediante la interpretacin de respuestas emitidas
por los huspedes segn la experiencia presenciada, representada a
travs de tablas manejando frecuencia inicial, frecuencia relativa y
porcentaje final, compuestas por cinco tems de calificacin; excelente,
bueno, regular, deficiente y malo. Posterior a esta informacin calculada,
se procede a graficar de manera ms detallada, a fin de poder evaluar
mediante porcentajes el mejoramiento en el proceso de cobro.
46
5.1.2 Aplicacin de la entrevista al Gerente General de la empresa
Lic. Abel Blanco

GERENTE GENERAL DE LA ESTANCIA CACAONI LODGE
Por medio de la ejecucin de una entrevista oral y presencial se ha
diseado una serie de preguntas, se llev a cabo un antes de la
implementacin del sistema, tomando en cuenta la opinin personal del
gerente haciendo nfasis en la ausencia de algn sistema contable o en
su defecto algn software que permitiese llevar a cabo los objetivos
planteados. Seguidamente se efectuaron igualmente una serie de
preguntas despus del establecimiento e implantacin final de la
herramienta contable en la empresa; esto para validar la decisin y
analizar el resultado de la aplicacin del mtodo contable.
1. Cree usted que a travs del manejo de algn sistema

computarizado contable se llevase un control ms eficaz con
respecto al rea contable y de alojamiento?
Si, efectivamente se piensa que la implementacin de algn

sistema computarizado sirva de apoyo contable para la estancia, ya que
desde los inicios de la empresa nos hemos manejado con un sistema
poco actualizado, pero mediante la investigacin e implantacin de esta
nueva herramienta XERO mejorar considerablemente el manejo y
control de cada una de las actividades llevadas a cabo con respecto a los
ingresos, egresos y facturacin.
47
2. Lleva la empresa un control de registros de cada uno de los
egresos de manera sistemtica?
Dentro de la empresa, el control de los egresos no se registra de

manera sistemtica, ya que con la reciente apertura de la estancia nos
hemos manejado con un sistema manual.
3. Est de acuerdo usted con que la implementacin del

sistema contable sea la de XERO?
Si, por supuesto, de acuerdo a lo conversado con las dos

integrantes a cargo del rea administrativa desde la oficina principal de
Caracas, se lleg a la conclusin de que esta herramienta es la ms
ptima para brindar al rea contable la facilidad de los procesos y
registros de todas y cada una de las transacciones que se realizan en la
estancia.
4. Conoce usted en qu consiste el sistema XERO?
En realidad no conozco el sistema ni se manejarlo, pero he

designado a personas capacitadas para su direccin.
5. Piensa usted que el sistema computarizado XERO resulte de

fcil manejo para los usuarios que lo utilizan?
Es totalmente accesible, de fcil manejo, eficaz y confiable; sin

embargo es necesaria la induccin oportuna al usuario prximo a
integrarse en la misma rea para de esta forma obtener una misma
secuencia de cada proceso llevado sistemticamente.
48
6. Qu expectativas tiene acerca de la implementacin del
sistema contable XERO?
Se piensa que el objetivo principal de la implementacin de este

sistema es llevar el control general con respecto a hechos contables, mis
expectativas son altas, ya que se busca a travs de la insercin de dicha
herramienta la funcin administrativa de control de los ingresos y egresos,
permitiendo evaluar y minimizar errores, asegurando de esta manera los
objetivos y planes de la organizacin.
7. Qu piensa usted que pudo lograr luego de la

implementacin de este sistema en el momento de la salida de
los huspedes, y en general para su empresa?
Respondiendo a su pregunta, segn manifestaciones dadas por los

huspedes alojados en la estancia, manejado a travs de la encuesta de
satisfaccin se logr un cambio verdaderamente notable, ya que
anteriormente en el momento que se realizaba el check-out no se
manipulaba ningn asiento fsico o datos especficos que detallaran los
consumos o los servicios disfrutados por parte de los visitantes. Gracias a
la implementacin de XERO se logr eficiencia en el check-out y claridad
en el cobro, adems de esto se gener la facilidad de proporcionar
facturas de orden fiscal para la empresa y para los huspedes,
asegurando entonces las transacciones y comprobando nuestros
ingresos.
Adems cabe resaltar que se pudo lograr el manejo y consulta en
tiempo real de todas las transacciones financieras y lo ms interesante es
que puedo manejar mis gastos personales con solo revisar y aprobar los
recibos.
49
8. Presenci usted alguna desventaja en cuanto al sistema
XERO?
La nica desventaja que logr notar hasta ahora es que la

aplicacin solo funciona a travs de la conexin de red, de lo contrario no
se puede acceder al sistema.
9. Est de acuerdo que se contine cancelando el costo

monetario que representa el uso de XERO para su empresa?
Si estoy de acuerdo en continuar pagando lo que vale el sistema,

ya que a mi parecer resulta excelente herramienta, puedo llevar en total
control todos los ingresos y egresos de mi empresa dejando atrs la
posibilidad de discrepancias numricas.
5.1.3 Aplicacin de la encuesta de satisfaccin del husped
TABLA N.-1. Eficiencia en el check-out. Agosto 2014.
Calificacin Fi FR %
EXCELENTE 51 0,92727273 93%
BUENO 4 0,07272727 7%
REGULAR
DEFICIENTE
MALO
TOTAL
55 1 100%
RESPUESTAS
Fuente: Estancia Cacaoni Lodge
Elaboracin Propia (2014)
50
100%
90%
80%
70%
60%
50% 93%
40% 7%
30%
20%
10%
0%
Excelente Bueno Regular Deficiente Malo
GRFICO N.- 1 Eficiencia en el check-out

Anlisis e Interpretacin
Para el primer mes en el cual se implement la encuesta, los55

huspedes encuestados establecieron que el 93% afirm que la eficiencia
en el Check-Out fue excelente, el 7% afirma que fue bueno.
Por lo que se considera que al implementar el sistema XERO en la
empresa apoya a la eficiencia en el momento de la salida de los
huspedes.
TABLA N.-2. Claridad en el cobro. Agosto 2014.

Calificacin Fi FR %
EXCELENTE 49 0,89090909 89%
BUENO 5 0,09090909 9%
REGULAR 1 0,01818182 0,01818182
DEFICIENTE
MALO
TOTAL
55 100%
RESPUESTAS
Fuente: Estancia CacaoniLodge

51
100
90
80
70
60 89%
50
9%
40
30 0,01818182
20
10
0
GRFICO N.- 2. Claridad en el cobro

Del total de huspedes encuestados (55pax) se estable que el 89%

(49pax) afirman que la claridad en el cobro fue excelente, el 9%(5 pax)
dice que fue bueno mientras que solo el 1% dio como respuesta a que el
cobro fue regular. Ante los resultados proyectados se puede observar que
la mayora de los huspedes sostiene que en el momento del cobro hubo
claridad ante el proceso, es decir que el implante del sistema XERO
apoya de manera eficaz y eficiente el proceso reflejado en este tem.
TABLA N.-3 Eficiencia en el Check-Out. Septiembre 2014

Calificacin Fi FR %
EXCELENTE 51 0,927272 92,727%
BUENO 4 0,072727 7,272%
REGULAR 0
DEFICIENTE 0
MALO 0
TOTAL
55 1 100%
RESPUESTAS
52
100,00%
80,00%
60,00%
92,73%
40,00%
7,27%
20,00%
0,00%
GRFICO N.- 3 Eficiencia en el Check-Out

En este mes se realiza el mismo proceso buscando el mximo

disfrute y claridad en los procedimientos. De las 55 personas
encuestadas, el 92,72% (51 pax) manifiesta que la eficiencia en el check-
out fue excelente, mientras que el 7,2% (4pax) contesta que fue bueno.
Una vez ms, la gran parte de los huspedes consideran que el
proceso durante su salida de las instalaciones fue veraz y oportuno.
TABLA N.4. Claridad en el cobro. Septiembre 2014.

Calificacin Fi FR %
EXCELENTE 52 0,945454 94,54%
BUENO 2 0,03636 3,636%
REGULAR 1 0,01818 1,81%
DEFICIENTE 0
MALO 0
TOTAL
55 1 100%
RESPUESTAS

53
100,00%
80,00%
60,00%
94,54%
40,00%
20,00% 3,64%
0,00% 1,81%
GRFICO N.- 4 CLARIDAD EN EL COBRO

Elaboracin Propia (2014).
Mediante los resultados obtenidos en este mes se pudo observar

que el 94,54%(52 pax) est de acuerdo en que la claridad en el cobro fue
excelente, el 3,64% (2 pax) afirma que fue bueno, mientras que el 1,81%
(1 pax) respondi que fue regular el proceso.
Entonces se concluye que la aplicacin de este sistema alcanza

un gran beneficio para la empresa, ya que para el rea financiera le
conceder un modo ms conciso el control de las transacciones diarias
referentes a cuentas husped. As mismo facilitar al visitante obtener
informacin clara sobre el cobro que se le est efectuando por concepto
de alimentos y bebidas, servicios extras o alojamiento, minimizando de
esta manera la presencia de discrepancias.
Los resultados demuestran la implementacin exitosa de la

herramienta, aportando los siguientes resultados:
1. Desde un punto de vista de procesos, se reduce la dependencia de

hojas Excel para procesos claves, reduciendo de forma significativa
los errores en los reportes para Ama de Llaves, Alimentos y
Bebidas y Recepcin.
54
2. Reduccin en los ciclos de elaboracin de los reportes de
contabilidad de 20 das a 5 das a travs de la descentralizacin de
los procesos contables en cada rea de la Operadora, ejemplo:
Comercializacin, Alimentos y Bebidas y Recepcin, con lo cual es
menos burocrtico y ms eficiente el proceso de cierre contable,
ms an cuando en este tipo de empresa de servicios, cuando
operan a distancia o en diferentes destinos.
3. Mejora en el clima organizacional al disponer de una herramienta

de fcil y flexible configuracin, adaptable independiente del
tamao de la empresa y de uso sencillo y eficiente lo que redundo
en una reduccin del 30% de las horas laborables dedicadas a los
procesos de facturacin y contabilidad.
Definitivamente lo anterior, refuerza la decisin correcta de

implantar el sistema XERO, que se exponen a continuacin:
1. Su condicin en la nube, permite disponer de la informacin desde

cualquier destino con un simple acceso, permitiendo a la gerencia
verificar la informacin de forma rpida y tomar decisiones
oportunas.
2. Su fcil configuracin y manejo requiri de una baja inversin tanto

en recursos financieros como humanos.
3. Integracin rpida a otros mdulos como reservas de habitaciones

desde la pgina web o bien desde el centro de reservaciones de
nico Estancia, y del POS de venta, lo que permitir automatizar la
facturacin de las ventas por alojamiento, as como por alimentos y
bebidas adems del registro automtico a la contabilidad.
55
FASE VI
LA PROPUESTA
Implementacin de un sistema computarizado como herramienta

contable apoyado en la aplicacin Excel para la Estancia Cacaoni
Lodge
6.1- Presentacin de la propuesta
En esta fase se expone la propuesta de considerar un sistema

computarizado como herramienta contable a ser implementado en la
estancia CacaoniLodge; ubicada en Choron, para el perodo de prueba
de un (1) mes especficamente el mes de agosto del 2014, con la
intencin de que se disponga con un instrumento beneficioso para la
empresa, los procesos administrativos y contables que se llevan a cabo.
Es por esto que siendo Cacaoni Lodge una empresa que ofrece
servicios tursticos, debe encontrarse en la disposicin de prestar los
servicios necesitados por los clientes con la claridad y eficiencia
esperados por los mismos.
Como se ha mencionado anteriormente, para el desenvolvimiento

adecuado de cualquier empresa o dependencia, resulta importante y
necesaria la mejora de los hechos contables, a travs de sistemas
computarizados como herramientas de gestin financiera que permitan
facilitar y generar resultados finales, ya que esto es imprescindible al
momento de la ejecucin del ciclo de cierre contable.
56
Con base en lo mencionado, se desarrolla la propuesta a fin de
implementar la aplicacin XERO para apoyar la optimizacin de los
procesos de ndole contable y administrativo dentro de la empresa.
El tiempo que llev implantar esta aplicacin a la estancia como

modo prueba fue de 1 mes, luego de cumplir y sobre pasar las
expectativas, en trminos de inversin se considera de muy bajo impacto,
su costo mensual es de US$ 50,00, incluyendo uso y actualizacin.
Adems cuenta con una serie de facilidades propias de XERO
disponibles las 24 horas como lo es el contacto telefnico 0800 o bien el
chat de preguntas y respuestas, por ltimo, tal como lo mencionamos
anteriormente, la comunidad de usuarios genera un valor agregado
importantsimo porque sirve para retroalimentar a la empresa XERO con
sugerencias, reclamos y cambios los cuales aportan informacin valiosa
que contribuyan a la mejora continua de la aplicacin XERO.
6.2- Justificacin
La presente propuesta se ha planteado a fin de brindar una

solucin a la problemtica observada en la estancia CacaoniLodgea
travs de un sistema computarizado contable que permita optimizar los
procesos de ejecucin de las actividades administrativas y contables
dentro de la empresa, minimizando errores de ndole numrico,
acercndose de esta manera a los objetivos planteados y logrando el
xito de la empresa.
Se pretende aportar a travs de esta propuesta beneficios al rea

de administracin general ubicada en Caracas, ya que hasta ahora los
procesos se llevan a cabo a distancia, de esta manera y por medio de
este sistema, el control y el suministro de informacin de las actividades
contables de la estancia se tornen de forma sencilla, oportuna y vers.
57
6.3 Objetivos de la propuesta
6.3.1 Objetivo general
Implementar un sistema computarizado como herramienta contable

para la estancia Cacaoni Lodge, a fin de contribuir en la optimizacin de
sus procesos contables y administrativos.
6.3.2 Objetivos especficos
- Analizar los requerimientos tcnicos y humanos que exige el

sistema contable.
- Determinar el perodo de prueba, instalacin, registro, y o

configuracin de mdulos.
- Implementar el sistema y observar si precisa licencia.
- Evaluar resultados finales.
58
6.4 Estructura de la propuesta
Para la elaboracin de la propuesta, se llevaron a cabo actividades

que permitieron el desarrollo de las mismas. En la figura que se muestra a
continuacin se muestran organizadas cronolgicamente.
Anlisis de requerimientos
Sistema de prueba
Implementacin del sistema
Evaluacin de resultados.
Figura N 6 Estructura de la propuesta

Fuente: Elaboracin propia (2014)
6.5 Descripcin
A continuacin se describen en detalle cada uno de los procesos

que se llevaron a cabo dentro de esta propuesta.
Anlisis de requerimientos
En este primer proceso, se determinaron los requerimientos

tcnicos y humanos que requiere el sistema al implantarlo en la estancia,
producto de la observacin directa y presencial durante el perodo de
entrenamiento empresarial. Esto permiti:
59
- Determinar los tipos de dispositivos que permiten la instalacin
del sistema Xero, como lo son computadoras de escritorio,
laptops, tableta, dispositivos mviles androide, ipod. Cabe
destacar que cada uno de estos dispositivos requiere de
conexin a red de datos, de lo contrario no se podr tener
acceso al sistema
- Evaluar si el uso de este sistema permite economizar recursos

de entrenamiento de personal, ya que Xero es capaz de ofrecer
una interfaz estandarizada incorporando la entrada a todos y
cada una de las aplicaciones computacionales con tan solo
tener registrado a travs de una cuenta electrnica personal a
cada usuario miembro de la empresa, y por ende tenga acceso
a las operaciones de la misma.
- Identificar si el usuario que da inicio al uso del sistema contable

requiere de experiencia previa a ello, puesto que Xero permite
reducir esta consideracin siendo esta una herramienta
entendible y de fcil acceso y manejo.
Sistema de prueba
En este segundo proceso se evalu el tiempo que sugera el

sistema como modo prueba una vez elegido, para hacer uso del mismo y
llegar a la decisin final de implantarlo en la empresa. Este proceso
permiti hacer uso de Xero durante un mes totalmente gratuito explorando
cada una de sus funciones y aplicaciones, evaluando de esta manera si
se adapta a las necesidades de la empresa.
60
Para establecer el sistema contable, se tomaron en cuenta
consideraciones funcionales que en definitiva vendran siendo los
procesos operativos de cada una de las reas o departamentos
funcionales determinados por Cacaoni Lodge, de esta manera se llev a
cabo la configuracin de mdulos:
1.- Administracin
2.- Alimentos y bebidas
3.- reas sociales
4.- Equipamiento
5.- Habitaciones
6.- Instalaciones
7.- Operaciones
8.- Publicidad y mercadeo
9.- Servicios
Implementacin del sistema
Para implementar la aplicacin contable ms conveniente y

ajustada a las necesidades presentes en la empresa, se indag en
internet tomando en consideracin tres (3) software hoteleros, donde se
hizo el estudio de cada una de sus caractersticas para luego escoger el
ms adaptado a la situacin actual.
La tendencia de este sistema en cuanto a su licencia significa el
valor cancelado mensualmente por el uso del mismo.
61
Evaluacin de los resultados.
Finalmente tomada la decisin de la seleccin del sistema

contable, se inicia entonces la implementacin como modo prueba
durante un (1) mes.
Una vez analizado los tres software o sistemas contables ofertados
en el mercado se lleg a la conclusin de que la aplicacin XERO se
adaptaba a las necesidades presentes y fue considerado como la mejor
aplicacin por encima de dos software, que no reunieron las variables de
evaluacin.
6.6 Viabilidad
La propuesta de aplicar un sistema computarizado como

herramienta contable, es una oferta viable ya que la empresa presencia
dificultades ya mencionadas a lo largo del presente estudio, que deben
ser atendidas para cubrir las necesidades que se evidencian en el
momento que se maneje los datos contables, ingresos o egresos. En
cuanto a la prestacin de los servicios, esta es totalmente viable, ya que a
travs del sistema busca la mejora continua en la atencin al cliente
porque en el momento de la salida facilita la gestin de la informacin
disponible referentes a su estada, su nivel de satisfaccin y de esta
manera se asegura influir en ventas futuras.
El objeto final de que la implementacin del sistema contable sea

viable es la utilizacin de esta informacin para su anlisis e
interpretacin, ofreciendo control, compatibilidad y flexibilidad para la
estancia. De esta manera protege los activos y asegura la exactitud de los
registros contables de la empresa.
62
CONCLUSIONES
Durante el periodo de entrenamiento profesional, el pasante tuvo la

oportunidad de observar y vivir de cerca la experiencia de trabajar en una
empresa dirigida al target de parejas, siendo Cacaoni Lodge uno de los
lugares preferidos para esta actividad, mediante la observacin y
posteriormente analizando mediante instrumentos de recoleccin de
datos, para obtener los resultados que han sido estudiados, para as
determinar una solucin o propuesta a la problemtica presente en esta
empresa
Dicho esto, se presentan las conclusiones a las que se ha llegado a

lo largo de la investigacin:
La importancia de llevar un control interno contable radica en que

todas las empresas tienen la necesidad de llevar un seguimiento de sus
movimientos financieros y operacionales. As obtendr mayor
productividad y aprovechamiento de los servicios ofrecidos.
La informacin contable debe servir fundamentalmente para

conocer y organizar los recursos que posee la empresa y de esta manera
tomar decisiones acertadas.
Toda empresa bien constituida debera contar con algn sistema

de informacin contable donde apoye a los miembros de la misma a una
buena planeacin, organizacin y direccin de las operaciones,
permitindole a esta la representacin, estabilidad y confiabilidad de cada
proceso. La empresa Cacaoni Lodge tendr la ventaja de aumentar el
rendimiento de todos los procesos que se lleven a cabo dentro de la
misma, presentando los resultados finales de manera pertinente, clara y
confiable.
63
RECOMENDACIONES
A la estancia Cacaoni Lodge se sugieren las siguientes

recomendaciones:
- Disear manuales de procedimientos para cada rea

operativa, donde se especifiquen la manera y el cmo llevar a
cabo el buen funcionamiento de los activos.
- Impartir talleres a los colaboradores y colaboradoras

de la empresa en pro de la mejora continua de sus funciones.
- Establecer algn sistema o mejorar el procedimiento

de la presentacin de inventarios de bebidas, para tener un
mejor control de cada uno de los artculos en el proceso de
compra y organizacin de los mismos.
- Se considera la necesidad de incrementar el nmero

de colaboradores para la empresa, ya que el nivel de personas
laborando es muy bajo para la misma y se presenta en muchas
ocasiones la sobre carga de funciones.
64
GLOSARIO DE TRMINOS
- Planning: M. Conjunto de tcnicas para conseguir el mximo

aprovechamiento de los medios de produccin de que dispone
de una empresa.
- nico Estancia: Es una marca cuyo diferenciador principal es

el servicio y la atencin al husped, buscando que la estada en
cualquiera de sus categoras ofrezca una experiencia inimitable
e inolvidable.
- nico Turismo: Operadora de turismo mixto (detal y mayorista)

para atender al mercado emisivo, nacional y receptivo. Busca
ofrecer productos diferenciados versus paquetes tradicionales
masivos, complementado con una plataforma virtual junto con
las redes sociales.
65
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
Arias F. (2006).El Proyecto de investigacin. Introduccin a la

metodologa cientfica.Editorial Episteme, Caracas, Venezuela.
Arias F. (2012).El Proyecto de investigacin. Introduccin a la

metodologa cientfica. Editorial Episteme, Caracas, Venezuela.
Barwick, H. (2012). "NZ-based SaaS provider Xero lists on ASX".

Computer World.
Bayardo, M. (2000).Introduccin a la metodologa de la investigacin

educativa. Guadalajara. Editorial Progreso
Bernal, M. (2004). Contabilidad, sistema y gerencia. Nuevo enfoque

terico-prctico para la gestin y aplicacin de la contabilidad como
sistema de informacin. Editorial CEC, C.A Coleccin Minerva,
Caracas, Venezuela.
Catacora, F. (1997). Sistemas y procedimientos contables. Caracas.

McGraw-Hill Interamericana.
Corbetta, P (2007) Metodologia y tcnicas de investigacin social.

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Cruz, J. (2012). Tesis doctoral. La factura como medio de prueba en

derecho tributario. Almera.
Data, House. S.L. Recuperado de

http://www.datahousecompany.com/comercial1.html
66
Fondonorma (2001). Sistema de gestin de la calidad. Directrices para la
mejora del desempeo (traduccin de la norma internacional ISO
9004) Caracas: Fondo para la Normalizacin y Certificacin de la
Calidad).
Mendoza. A (1996). Sistemas y procedimientos: nuevas tendencias en la

contadura. Caracas: Publicaciones-UCAB.
Moreno, M. (2007). Introduccin a la metodologa de la investigacin

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Namakforoosh, M. (2005). Metodologa de la investigacin. 2 ed. Mxico.

Editorial Limusa.
Naresh K., (2001). Investigacin de mercados, un enfoque

aplicado.Mxico. Pearson Edition.
Rojas, E. El usuario de la informacin. Editorial EUNED, Costa Rica.
Sabino, C (2000) El proceso de la investigacin. Bogot, Editorial

Panamericana.
Tamayo y Tamayo, M. (2004). El proceso de la investigacin Cientfica.

(Evaluacin y administracin de proyectos de investigacin).
Mxico. Editorial Limusa.
Verial, SoftS.L.Paseo del Gran Capitn, - Salamanca. Recuperado de

http://www.verial.es/verial/catalogo/index.aspx
67
ANEXOS
68
Anexo N 1 Procedimientos realizados en el sistema Xero para
reporte de gastos.
- El registro de reporte de gastos se podr realizar a travs del

sistema desde un dispositivo fijo o mvil.
- Ingresar a Xero con usuario y contrasea.
Fuente: www.xero.com (2014)
- Hacer clic en "Account" (cuenta), "Expense claims" (reporte de

gastos), "Add receipt" (crear recibo)
69
Ingresar cada recibo completando los siguientes campos:
- "Recept from" (recibo de), colocar el nombre o razn social que se

indica en la factura.
- "Date" (fecha), colocar la fecha que se indica en la factura.
- "Reference" (referencia), colocar nmero de la factura y nmero

correlativo de anticipo (en caso que aplique).
70
- Total, colocar el monto total en bolvares de la factura.
- "Include tax" (incluir impuesto), Marcar el recuadro cuando se tiene

como soporte una factura legal, e indicar "Tax exclusive" (impuesto
excluido), en caso de vales no marcar el recuadro.
- "Description" (Descripcin), colocar gasto sujeto a impuesto o gasto

exento de impuesto segn aplique.
- "Quantity" (Cantidad), colocar cantidad uno (01).
- "Unit price" (precio unitario) indicar el monto total de acuerdo a la

descripcin, total gastos sujeto e impuesto o total gastos excented
e impuesto.
- "Amount Vef"(monto), al indicar cantidad y precio unitario

automticamente se visualizar el monto por tem incluido.
- "Account" (cuenta), dejar el campo vaco, al momento de la

aprobacin el mismo se completar.
- "Tax rate"(tipo de impuesto), indicar el tipo de impuesto que aplica

para el tem (12%, 8% 0%) de acuerdo a lo que indique la
factura.
- Hacer clic en el smbolo X, en caso de ser necesario eliminar un

tem.
71
- Hacer clic en "Add a new line"(crear una nueva lnea), en caso de
ser necesario ingresar nuevos tems.
Anexo N 2 Procedimientos realizados en el sistema Xero para

reservaciones de estadas, facturaciones de ventas y registro
de cobranzas.
- Ingresar a Xero con usuario y contrasea.
- Hacer clic en "Account" (cuenta)/ "Sales" (ventas), y luego en

"New" (nuevo).
72
Se completan los siguientes campos:
- "To"(a), colocar las primeras letras y seleccionar entre las

opciones. De no estar creado el contacto en este momento el
mismo se crear, siendo necesario completar los datos desde la
seccin de contactos para imprimir la factura.
- "Date" (fecha), ingresar fecha de facturacin, hacer clic y

seleccionar del calendario o colocar manualmente en formato de
fecha (da-mes-ao Ej. 06-06-2014).
- "Due Date" (fecha de vencimiento), ingresar fecha de vencimiento,

hacer clic y seleccionar del calendario.
- "Invoice #" (nmero de factura), de forma predeterminada se

visualizar el correlativo de las facturas.
- "Reference" (referencia), colocar el nmero correlativo de la forma

libre, en caso que la factura sea impresa en ese formato, fecha de
reserva, correlativo diario, fecha de check in, check out (separando
los datos con comas y en el orden antes establecido).
- "Branding" (formato de factura), depender de cmo se realizar el

envo de la factura, si el envo es fsico, de forma predeterminada
se visualizar "Factura fiscal", en caso que no se pueda imprimir
por la impresora fiscal seleccionar formato de "Contingencia" e
imprimir en forma libre y si el envo es digital, verificar que se
encuentre en formato digital.
73
- "Item", (artculo o servicio) identificar el cdigo en la lista impresa
"inventory Items" (Items de inventario) de acuerdo a la reserva o
consumos adicionales, colocar las primeras letras, seleccionar el
cdigo a facturar, y completar:
- "Description" (descripcin), de forma predeterminada al seleccionar

el cdigo se visualizar la descripcin, cuando corresponda a
consumos de alimentos, colocar el nmero de la comanda
correspondiente a la orden.
- "Qty" (cantidad), colocar las unidades a facturar.
- "Unit price" (precio unitario), de forma predeterminada al

seleccionar el cdigo se visualizar el precio unitario.
- "Disc %" (descuento), colocar el porcentaje (%) de descuento en

caso que aplique.
- "Account" (cuenta), de forma predeterminada al seleccionar el

cdigo se visualizar la cuenta contable.
- "Tax rate" (tasa de impuesto), de forma predeterminada al

seleccionar el cdigo se visualizar el porcentaje (%) de impuesto.
74
- Categora de monitoreo: Departamentos, hacer clic para desplegar

lista y seleccionar entre las siguientes opciones:
1.- Administracin
2.- Alimentos y bebidas
3.- reas sociales
4.- Equipamiento
5.- Habitaciones
6.- Instalaciones
7.- Operaciones
8.- Publicidad y mercadeo
9.- Servicios
75
Anexo N 3 Procedimientos realizados semanalmente en la

aplicacin Microsoft Excel para la Estancia Cacaoni Lodge.
Arqueo de caja chica.
- Completar diariamente o cada vez que haya movimiento de

efectivo el arqueo de caja chica, para lo cual ser necesario tener:
Efectivo de caja y Reporte de gastos diario impreso.
- Colocar fecha del arqueo.
- Indicar cantidad en cada denominacin (billetes y monedas) la

cantidad existente
- Validar que el total del efectivo en fsico cuadre con el monto

indicado en el archivo.
- Colocar el monto de los reportes de gastos.

- Verificar que la celda de validacin se encuentre en cero (Bs 0,00)
76
- En caso de existir monto en la celda de validacin identificar la
ARQUEO
diferencia, DE CAJA CHICA
verificando el efectivo fsico vs total efectivo y cantidad
Fecha: 21-07-2014
de reportes de gastos vs. La celda reporte de gastos.
Arqueo de caja
Denominacin Cantidad Total
100,00 30,00 3.000,00
50,00 16,00 800,00
Billetes
20,00 -
10,00 -
5,00 -
2,00 -
1,00 -
Monedas
0,50 -
0,25 -
0,10 -
0,05 -
Total efectivo 3.800,00
Reporte de gastos 3.200,00
Total 7.000,00
Fondo de Caja Chica 7.000,00
Validacin -
Fuente: Microsoft Excel (2014)
Anexo N 4 Procedimientos realizados semanalmente en la

aplicacin Microsoft Excel para la Estancia Cacaoni Lodge.
Arqueo de caja de ingresos
- Recibir pago correspondiente a consumos adicionales, relacionar

con base a la factura el detalle del pago en el archivo "Cuadre de
ingresos diarios".
- Colocar fecha de cuadre.

- Hacer clic en la habitacin y selecciona el nmero correspondiente.
- Colocar nombre y apellido indicado en la factura.
- Colocar monto total de la factura.
- Colocar monto de propina en caso que aplique.
- Discriminar los montos recibidos de acuerdo al tipo de pago.
77
- Verificar en la columna de validacin que la misma no arroje

diferencias, en caso de diferencia revisar el monto relacionado de
la factura y los montos desglosados en el tipo de pago.
78
Una vez relacionado todos los movimientos de la caja principal,
realizar el arqueo de la caja colocando la cantidad de billetes y
monedas existentes en la caja principal.
79
Anexo N 5. Encuesta de satisfaccin al cliente aplicada a los
huspedes
Fuente: Cacaoni Lodge (2014)
80
Anexo N 6. Encuesta de satisfaccin al cliente aplicada a los
huspedes
Fuente: Cacaoni Lodge (2014)
81
Anexo N 7. Modelo entrevista aplicada
ENTREVISTA
Entrevistado: Lic. Abel Blanco
Entrevistador: Amaury Cardozo
Preguntas:
1 Cree usted que a travs del manejo de algn sistema

computarizado contable se llevase un control ms eficaz con
respecto al rea contable y de alojamiento?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
2. Lleva la empresa un control de registros de cada uno de los

egresos de manera sistemtica?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
82
3. Est de acuerdo usted con que la implementacin del
sistema contable sea la de XERO?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
4. Conoce usted en qu consiste el sistema XERO?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
5. Piensa usted que el sistema computarizado XERO resulte de

fcil manejo para los usuarios que lo utilizan?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
6. Qu expectativas tiene acerca de la implementacin del

sistema contable XERO?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
83
7. Qu piensa usted que pudo lograr luego de la
implementacin de este sistema en el momento de la salida de
los huspedes, y en general para su empresa?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
8. Presenci usted alguna desventaja en cuanto al sistema

XERO?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
9. Est de acuerdo que se contine cancelando el costo

monetario que representa el uso de XERO para su empresa?
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
84

Implementación de Un Sistema Computarizado Como Herramienta Contable Apoyado en La Aplicación Excel para La Estancia Cacaoni Lodge

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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR

Implementacin de un sistema computarizado

MRIDA, DICIEMBRE 2014.

TUTOR ACADMICO: ALEJANDRA CRUZ

MRIDA, DICIEMBRE 2014

A mi padre celestial primeramente, a quien le debo mi vida entera

A mi madre, Leonor Rodrguez por esa lucha constante, por nunca

A mi padre, Armando Cardozo porque a pesar de las grandes

A mi hermano, Daryn Rodrguez por estar all siempre a tu manera,

A mi hermanito, Gabriel Cardozo por tantas locuras a tu lado,

A mi pequeo sobrino, Sebasthian Rodrguez porque desde que

A una amiga muy especial, Marbelys Pantalen porque a pesar de

A un ser maravilloso, el chef Martin Bicelli a pesar del corto tiempo

A la gran casa de estudios, el Colegio Universitario Hotel Escuela

Autor: Amaury Cardozo

Fecha: Noviembre de 2014

Las innovaciones apresuradas a las que est encadenado el

Existen diferentes herramientas que apoyan o influyen en las

Este sistema contable (XERO) adems de ser un prototipo

En este orden de ideas, el presente informe pretende la

En la Fase I, se describen los rasgos que identifican la

En la Fase II, implica el planteamiento del problema, los objetivos

En la Fase III, se elucidan los antecedentes y las bases tericas de

En la Fase IV, se desarrolla la descripcin de los mtodos, tcnicas

Fase V, aqu se manifiesta el anlisis e interpretacin de los

Fase VI: En esta ltima fase se presenta la propuesta para dar

Finalmente se presentan las conclusiones y recomendaciones

1.1 Identificacin de la empresa

El desarrollo del proceso de pasantas tuvo lugar en la estancia

Esta empresa, fue concebida para ofrecer alternativas de negocios

A continuacin se incluye la estructura organizacional de la empresa

La divisin de alojamiento, ventas y recepcin de huspedes de la

1.3 Descripcin de las funciones del departamento

La divisin de alojamiento, ventas y recepcin de huspedes, se

El inicio de pasantas tuvo como fecha el 17 de julio, da en el cual

Ms tarde, se inici la investigacin de los procedimientos

Entre las funciones realizadas por la autora cabe mencionar la

Adems se menciona la aplicacin de las encuestas de satisfaccin

Asimismo, se trabaj con actividades, las cuales vale destacar con

- Crear y enviar automticamente facturas a huspedes y a

- Realizar formatos de reservas y captura de resultados.

- Controlar y observar grfica de habitaciones, centralizar

- Analizar disponibilidad, booking y calcular reservas.

- Ingresos y gastos por husped, cuenta de grupos o habitacin.

- Asignar estada, realizar reservas, registrar datos de ocupantes.

- Dar ingresos de estadas y registrar la finalizacin de las

- Manejar entradas y salidas, registrar gastos (consumos, bar,

- Cargar servicios por consumo de habitacin, facturar con cargo

A la vez que se realizaron estas actividades tambin se

- Reporte de gastos. (Ver anexo N 1)

- Reservaciones de estadas, facturacin de ventas y registros de

- Arqueo de caja. Sistematizacin a travs de Excel. (Ver anexo

- Cuadre de ingresos semanales. Sistematizacin a travs de

- Gestin de nmina de trabajadores.

- Gestin de anticipos para gastos de frecuencias.

- Procesos en la realizacin de solicitudes de anticipos.

2.1- Planteamiento del problema