TEMA 1: Archivstica, Archivos y documentos

1.1 Archivstica: Concepto, objeto, y normas. Ciencias auxiliares. Asociaciones profesionales

1.2 Archivos: Concepto, funciones, etapas, clasificacin. Diferencias y analogas entre Archivos y
bibliotecas
1.3. Documentos de Archivo: Concepto, caractersticas, valores de los documentos, ciclos de vida
de los documentos, agrupaciones documentales
1.4 Cdigos deontolgicos

1.1 Archivstica: Concepto, objeto, y normas. Ciencias auxiliares. Asociaciones profesionales

Disciplina joven, orgenes en el siglo XIX. Disciplina con conocimientos y prcticas ordenadas. Los
archivos existen desde hace muchos siglos.
Tcnica emprica (basada en la experiencia) para la organizacin y constitucin de los archivos
configuracin como disciplina a mitad de siglo XX.
Su desarrollo se llev a cabo a travs de la observacin basada en la experiencia, en la acumulacin
de documentos que da lugar a la reunin y mantenimiento de estos documentos para su uso.

Orgenes unido al origen de las bibliotecas. Naci unida a la Diplomtica, Paleografa y

Biblioteconoma. Orgenes unidos a disciplinas basadas en la historia y el estudio de la historia.

Precursor de la Archivstica moderna

Manual de los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin de 1898.

Muller FZ, S, FEITH y FRUIN, ER. Administracin de los Archivos del Reino de Utrech,
Groningen y Middelburg, 1898.

En su ndice temtico aparecen conceptos que regirn la disciplina terica-prctica.

La archivstica moderna tuvo su origen con la difusin del manual de los archiveros holandeses
Muller, Feith y Fruin editado en 1898 y traducido por Arthur J. Leavitt en 1940: Manual for the
arrangement and description of archives.

CONCEPTO

Archivstica: disciplina de los Archivos, no de los documentos. El documento es el objeto de trabajo

de los archivos, y el objeto de trabajo de la Archivstica son los archivos.
Este concepto se refiere a ambos continente (edificio) y contenido.

Definicin de Antonia Heredia (1993, p.30) Ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los
principios de su conservacin y organizacin y los medios para su utilizacin.

CIA (Consejo Internacional de Archivos) la define como Disciplina que trata de los aspectos
tericos y prcticos de los archivos y de su funcin.

OBJETO

Archivos entendidos como conjunto de documentos portadores de informacin.

Triple dimensin Archivos Documentos de archivo Informacin

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FINALIDAD

Servicio de los archivos a la sociedad; servir informacin a las instituciones/ciudadanos productores

de los documentos, investigacin...
Disponibilizar los documentos y materiales de los archivos a quien ha producido esos documentos:
los ciudadanos en general, los investigadores y los jueces.

MTODO

De acuerdo a la experiencia.
Mtodo de trabajo todos los procedimientos y tareas llevadas a cabo por los archiveros.

PRINCIPIO DE LA ARCHIVSTICA

Archivos: origen del documento se crean, surgen de manera espontnea.

Creacin, aumento y mantenimiento espontneo y natural de documentos producidos por una

institucin, familia o persona con razn de las actividades que realizan a lo largo del tiempo.

Por orden real se crea un concejo (ayuntamiento). A partir de entonces la actividad

administrativa se materializaba en documentos [Productor Institucin: Archivos
administrativos].
Familias con poder econmico y poltico en un territorio su actividad diaria se
materializaba en documentos [Productor familia: Archivos familiares].
Al nacer una persona, acabar sus estudios... se generan documentos que custodia el titular
[Productor persona: Archivos personales]

Principio de procedencia

Principio por antonomasia aceptado universalmente.

*Cada documento debe quedarse en el lugar donde fue producido y de forma natural. Reunin de
forma lgica. Permite que los documentos no se mezclen por temtica. Sin en este principio se
mezclaran. Hacen la historia de instituciones, familias y personas.

Los tericos no coinciden sobre dnde surgi este principio. Versiones:

a) Antecedentes en Francia, en una instrucciones del 24 de abril de 1841 para la concentracin de

todos los archivos franceses en un nico depsito.

b) En 1971 en Dinamarca. Instruccin de la Comisin para la ordenacin de archivos.

c) En la obra de Philipo Ernst Spieres Von Archiven, 1777.

1896: aplicado a todos los archivos del Estado de Prusia.
1826: aplicado en algunos archivos de Holanda.
1827: aplicado en los archivos toscanos, Italia.
Principio de la Archivstica

Definicin: Aquel segn el cual, cada documento debe estar situado en el fondo documental del
que procede, y en este fondo en su lugar de origen (Lexicon of Archival Terminology, 1964).

2
Este principio configura la especial orientacin de la Archivstica, cuya cualidad esencial es el
orden, ya que los documentos de archivo se producen en un orden secuencial, lgico y natural,
como veremos ms adelante.
De acuerdo a este principio, por ninguna razn podremos agrupar por materias o por nombres de
personas distintas series documentales, incluso los generados en una misma oficina. Tal agrupacin
solamente se podr hacer mediante la elaboracin de ndices, pero no mediante la agrupacin
material o fsica de los documentos.

Recuerda

1. El principio de procedencia no permite mezclar documentos producidos por diferentes

instituciones, familias o personas.
2. Cada documento debe estar en la institucin en la que fue producido y en su orden natural
de creacin.

NORMAS

La ASTM define como Proceso de formular y aplicar reglas para una aproximacin ordenada a una
actividad especfica para el beneficio y con la cooperacin de todos los involucrados.

Principios homogneos para poder realizar algo, se pretende uniformidad a la hora de formar
productos (normas).

Simplificacin: reducir los modelos, quedndose nicamente con los ms necesarios.

Objetivos Unificacin: intercambialidad a nivel internacional.
Especificacin: evitar errores de identificacin creando un lenguaje claro y preciso.

Organismos internacionales de normalizacin Organismos regionales de normalizacin

ISO, IEC, ITU, IATA. AMN, APEC, CAN, CARICOM, CENELEC,

COPANT.

Organismos nacionales de normalizacin

Espaa AENOR

Traducen una norma de un organismo internacional o bien producen una propia o adaptan una
norma de la ISO.
ICA/CIA: Consejo Internacional de Archivos.

Formado por archivos de distintos pases. Diversos comits cada uno se dedica a la elaboracin
de normas.

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Proceso de elaboracin de una norma

Comit tcnico de normalizacin Elaboracin Apertura

Difusin Informacin pblica Transparencia

Observaciones Aprobacin Consenso

Publicacin Accesibilidad

CIENCIAS AUXILIARES DE LA ARCHIVSTICA

La Archivstica naci como disciplina auxiliar de la Historia junto a la Diplomtica, la Paleografa,

la Sigilografa, la Cronologa, etc.
Veamos qu disciplinas son necesarias dominar para trabajar con documentos antiguos (hasta siglo
XVIII).

Los archiveros que trabajen con documentos anteriores al siglo XVIII deben tener conocimientos de
Paleografa transcribirlos, describirlos e incluso datarlos en el caso de que no tengan fecha.

DIPLOMTICA

Disciplina estudiada en Historia, especialidad en Historia Moderna (s. XIV XVII).

Nace en el siglo XVII, disciplina que estudia los diplomas (los documentos) para conocer la
estructura y las clusulas (formulismos) usados para establecer las diferentes tipologas de
documentos y su gnesis dentro de las instituciones escrituarias.

Normalmente no trabaja con documentos ms all de la Edad Media. [En la Edad Media se produce
una descentralizacin de tareas, burocracias, etc. ms all de la Corte, lo que da lugar a una fuerte
produccin documental].
La complejidad en la gobernabilidad y la creciente burocratizacin hizo que se fuera perdiendo la
solemnidad en la redaccin de los documentos y la aparicin de numerosas tipologas documentales
(siglo V, VI y VII hasta siglo XVII).

En definitiva, documentos con diferentes fines y clusulas que son usados por los diplomatistas para
establecer tipologas documentales.

PALEOGRAFA

Estudio de las letras antiguas fin: analizar su evolucin histrica y dar reglas para su lectura.
Trabajo con documentos hasta del siglo XVIII con la letra procesal.
Ha establecido las siguientes escrituras que encontramos en documentos de archivos espaoles:
visigtica, carolina, cortesana, procesal y humanstica.

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SIGILOGRAFA

Disciplina dedicada al anlisis de los sellos que se utilizan para el cierre de pliegos y la autorizacin
de documentos. Mtodo que se emplea en Historia, Derecho, herldica, diplomacia y genealoga,
entre otra reas de conocimiento.

Finalidad estudiar, de manera crtica, aquellos sellos que se han empleado histricamente (formas,
formatos, sus diferentes tipos) para validar o para autorizar determinada documentacin ya sea
estatal o privada

El objeto de estudio de la sigilografa, por lo tanto, son los sellos: las impresiones que se obtienen a
partir de la presin que se ejerce con una matriz para dejar un registro en una superficie. El sello
puede estar hecho con lacre, cera, papel, metal u otro material que permita estampar un signo. Se
necesita por tanto, material de estampacin y un objeto para estampar.

Estampadores, lacre, sello de placa sobre papel, sello de papel, sello de plomo.

EN RESUMEN

Archivstica vs Ciencias auxiliares

Diplomtica Archivstica

Estudia el documento en s mismo, uno por uno, Considera a todos los documentos
pormenorizando su formulario, sus clusulas y formando un conjunto estructurado,
estableciendo su tipologa. procedente de instituciones,
familias y personas.

Paleografa Archivstica

Analiza los caracteres grficos, la escritura de Se ocupa del contenido de los

los documentos. documentos.

Sigilografa Archivstica

Se ocupa de las cuestiones validativas de Se ocupa del contenido de los

los documentos. documentos.

5
1.2 Archivos: Concepto, funciones, etapas, clasificacin. Diferencias y analogas entre
Archivos y bibliotecas

Diferencias y analogas entre Archivos y bibliotecas

6
1.1 Diferencias entre almacn de papel y archivo de documentos.

ALMACN DE PAPEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS

1. Papeles apilados, diarios, boletines... 1. Documentos importantes que hay que
conservar clasificados y ordenados.
2. Pocas personas saben lo que hay. 2. Inventario de los documentos con la
descripcin correspondiente.
3. Los documentos llegan como pueden. 3. Traslado organizado.*
4. Cada persona conserva o elimina lo que le 4. Criterios nicos de conservacin y
parece oportuno. eliminacin.
5. Es difcil encontrar y consultar un documento. 5. Consulta y prstamo de la documentacin de
forma gil.
6. Todo el mundo puede acceder. 6. Acceso para el personal autorizado.
7. No hay normas de archivo ni de clasificacin. 7. Manual de gestin de documentacin y
archivos y cuadro de clasificacin corporativo.

*Entrada de los documentos de forma ordenada transferencia.

Razones por las que crear y mantener los archivos

Porque el incremento del volumen documental de una institucin, persona o familia hace
necesaria la normalizacin de la gestin de la documentacin, as como la aplicacin de
criterios de calidad y eficacia en la organizacin y acceso a la documentacin que genera.
Porque la legislacin espaola establece que los organismos pblicos estn obligados a
organizar y conservar los documentos que generan en el ejercicio de sus actividades.
Porque toda la documentacin con ms de 100 aos forma parte del Patrimonio Documental
de la Nacin.

1.2.1 Concepto de Archivo. Elementos que lo configuran.

1. Qu compone un Archivo?
Un conjunto de documentos, sin importar fecha, su forma o soporte material.

2. Cmo y para qu se producen los documentos?

De forma espontnea para plasmar una actividad, proceso o testimonio.

3. Quin crea, produce o genera un archivo?

Cualquier persona, ente pblico o privado o familia.

4. Cmo se conforma un archivo?

Mediante la acumulacin y organizacin de documentos por parte de una persona, ente o
familia para que su informacin pueda ser accesible y usada.

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 5. Para qu se conservan los documentos?
Para dar testimonio de las actividades realizadas por personas (archivos personales),
instituciones (archivos administrativos y archivos histricos) y las familias (archivos
familiares).

6. Quin usa los archivos?

Los que los producen (instituciones, personas, familias) y a los que puede interesar su
contenido (ciudadanos, investigadores, jueces)

Un Archivo es un conjunto de documentos (sin importar su fecha, forma o soporte material) que
se producen de forma espontnea para plasmar una actividad, proceso o testimonio.
Estos Archivos se conforman mediante la acumulacin y organizacin de documentos por parte de
una institucin, persona o familia de forma que su informacin pueda ser accesible y usada, dando
testimonio de las actividades que realizan.

Definicin de archivo (Heredia, 1993):

Archivo es uno o ms conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada en el transcurso
de su gestin, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e informacin para
la persona o institucin que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de Historia.

1.2.2 Funciones de los archivos

Reunir, conservar, ordenar, describir y hacer accesible de su contenido. Para poder cumplir estas
funciones, los archiveros llevan a cabo estas tareas:

Organizacin y puesta en servicio de la documentacin.

Asegurar transferencias peridicas de las oficinas productoras de documentacin al archivo.
Aplicar tcnicas de seleccin y valoracin de los documentos para conservar los que poseen
algn valor.
Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentacin.
Describir la documentacin para conocer su contenido y hacerla accesible. (ISAD)
Instalar adecuadamente los documentos.
Elaborar los reglamentos que garanticen el cumplimiento de sus funciones.
Propiciar la difusin y uso de los contenidos de los archivos.

Recuerda

En los archivos se manejan documentos originales producidos por entes productores

(instituciones, familias, personas).
Las bibliotecas trabajan con documentos impresos generados en gran nmero, excepto en las
Bibliotecas Nacionales, donde existen documentos nicos o con muy pocos ejemplares.

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1.2.3 Ciclo de vida de los documentos (etapas de los archivos)

Hay una corriente literaria donde configuran una teora donde toman la idea de que los documentos
son como seres humanos (expurgo) archivstica norteamericana en la dcada de 1930.
Entendieron que un fondo documental constituye un todo unitario y tiene una vida similar a la de
un organismo biolgico: nace, vive y muere.

Nacen en los puesto administrativos, en una empresa... Las personas dan a luz. Esos documentos se
consultan, se estudian y luego se eliminan o destruyen.
Nace (creacin del documento), vive (mantenimiento y uso) y muere (eliminacin). Los que no
mueren se conservan para siempre.
Esta vida hace que los documentos pasen de un archivo a otro; varios tipos de archivos (etapas):
archivo de gestin, central, intermedio e histrico.

Edades de los documentos vs tipos de archivos

Nacimiento de los documentos Archivo de oficina o de gestin

Vida de los documentos Archivo de oficina o de gestin

Archivo central
Archivo intermedio
Archivo histrico

Muerte de los documentos Archivo de oficina o de gestin

(expurgo = eliminacin) Archivo central
Archivo intermedio

TIPOS DE ARCHIVO (ETAPAS)

Archivo de oficina o gestin (I)

Los documentos en fase de tramitacin, as como los de uso frecuente para la gestin, estn bajo la
responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas (productores de documentos).

Tradicionalmente se considera que los documentos deben permanecer en los archivos de oficina 5
aos desde su creacin (documento simple-pieza documental) o desde la finalizacin de su
expediente (conjunto de documentos de un trmite administrativo).
Las personas responsables de cada unidad administrativa velan por la custodia y conservacin de
los documentos en fase de tramitacin hasta su transferencia al archivo correspondiente (Archivo
central o histrico). En esta funcin son asesorados por las personas de estos archivos.

En lo relativo a su funcionamiento, dependen de las directrices tcnicas, de la asistencia y de la

inspeccin del rgano coordinador del sistema archivstico. Estos se encuentran en las mismas
oficinas. Por tanto, pueden existir tantos archivos de oficinas como oficinas hayan.

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Archivo central (II)

Solamente en las organizaciones administrativas de gran volumen y complejidad existe este tipo de
archivo. Cuando la documentacin deja de ser usada con frecuencia, o bien por problemas de
espacio, las oficinas la remiten al archivo central.
Los documentos permanecen en el archivo central hasta que cumple 15 aos. Estos documentos se
encuentran en los mismo edificios del ente al que sirven.
Existen tantos archivos centrales como grandes rganos productores.

Archivo intermedio (III)

Grandes depsitos para el almacenamiento masivo de documentos. La documentacin se queda

hasta que tiene 30 aos. Documentacin que pierde su valor administrativo.

Algunas instituciones que producen gran cantidad de documentos contratan a terceros para la
conservacin masiva de documentos antes de la seleccin definitiva, que pasarn a los archivos
histricos.

Archivo histrico (IV)

Alberga documentacin de ms de 30 aos, cuya funcin es la custodia y conservacin de los

documentos calificados como de conservacin permanente, seleccionada por su valor informativo,
histrico-cultural, etc. para que pueda ser usada por las generaciones futuras.

Tipos de Archivos y edades

Archivo de oficina Hasta 5 aos
Archivo central Hasta 15 aos
Archivo intermedio Hasta 30 aos
Archivo histrico Ms de 30 aos

1.2.4 Clasificacin de los archivos espaoles

Se pueden clasificar de varias maneras:

a) De acuerdo a sus productos: pblicos y privados.

b) De acuerdo a su categora en funcin de la jurisdiccin y amplitud de la entidad productora:
locales, provinciales (52), regionales y generales o nacionales.

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1.3 Documentos de Archivo

Etimolgicamente procede del latn documentum, derivado de docere: ensear, instruir.

Documento: combinacin de un soporte y la informacin contenida en l.

- Elementos que lo caracterizan

1. Un soporte que le confiere forma fsica.

2. La informacin, es decir, lo que transmite.
3. El registro, es decir, la fijacin de la informacin en el soporte.

- Caractersticas de los documentos

T. R. Schellenberg estableci las siguientes caractersticas de los documentos:

Caracteres internos y externos.

1.3.3 Valores de los documentos

Se les atribuye 2 valores a los documentos de archivo:

Valor primario. Desde su nacimiento. El documento posee un valor desde su nacimiento en

cuanto que es el testimonio, la prueba, la evidencia de una actividad realizada manifestada
por medio de la escritura sobre un soporte.
Ejp.: La inscripcin de una nacimiento en un libro de registro tiene un valor administrativo
(probatorio) derivado de la funcin de control de la poblacin que ejerce el Estado.
Este valor administrativo va perdiendo vitalidad con el tiempo desde el punto de vista de la
gestin administrativa.
Sin embargo, este valor administrativo conlleva unos valores paralelos: valor legal, valor
jurdico, valor probatorio.
Cuyos plazos de prescripcin varan desde unos pocos aos hasta lo imprescriptible.

Valor secundario. Utilidad posterior. Cumplido su ciclo vital para el que fue creado,
prueba, administrativo, jurdico, etc. algunos documentos adquieren el valor de servir como

11
 fuente para testimoniar el pasado y, por tanto, para la investigacin y la accin cultural.
Ejp.: Padrn municipal de habitantes.

1.3.4 Tipologas documentales

A lo largo de la historia la actividad humana se ha ido plasmando por medio de la escritura en

soportes (documentos).

Algunas tipologas documentales en la pennsula ibrica:

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13
Recuerda

Un documento tiene un soporte, la informacin y forma para fijar la informacin en el

soporte.
Existen identificadas numerosas tipologas documentales que se han ido produciendo a lo
largo de la historia, algunas persisten en la actualidad y otras han desaparecido.

1.3.5 Procedimiento administrativo

Qu es la Administracin Pblica?
La organizacin ordenada de la gestin de los servicios y la ejecucin de las leyes en una esfera
poltica determinada, con independencia del poder legislativo y judicial.
Organizacin que presta servicios basados en una legislacin.

Qu compone la Administracin Pblica?

Administracin General del Estado

Administraciones CCAA
Entidades que integran la Administracin Local
Entidades de Derecho Pblico con personalidad jurdica que dependan de la Administracin
Pblica

La funcin administrativa es toda la actividad que realizan los rganos administrativos, y la

actividad que realizan los rganos legislativo y jurisdiccional excluidos los actos materialmente
legislativo y jurisdiccionales.

Actos administrativos

Actos de la Administracin Pblica en el ejercicio de sus competencias con arreglo al derecho

administrativo.
Para que sean vlidos deben ser dictados por el organismo competente y siguiendo el procedimiento
que se establezca por Ley.

Elementos del acto administrativo:

1. Sujeto competente. rgano de la Administracin, adems debe ser el rgano competente.

La competencia vendr dada en razn de territorio, materia o jerarqua.
2. Procedimiento. Va por la cual se lleva a cabo el acto de acuerdo a la ley.
3. Forma. Normalmente a travs de documentos escritos. Existen actos administrativos no
escritos a travs del silencio administrativo.
4. Publicacin. Debe ser conocido por los interesados para que puedan ejercer sus derechos a
travs de comunicacin personal o por medio oficial.

Aspectos a conocer para entender la Administracin Pblica

Obligacin de resolver: dictar resolucin expresa.

Plazo de resolucin: plaza de 3 o 6 meses.

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Silencio administrativo: la Administracin no dice nada. Puede ser positivo/estimatorio (se concede
lo que se solicita) o negativo/desestimatorio (no concede).
2 supuestos: a) procedimientos iniciados por los interesados y b) procedimientos instados por la
propia Administracin o de oficio.

Notificacin: la Administracin notifica los actos. En el plazo de 10 das debe ser notificada una
resolucin.
En el ltimo prrafo se le notifica al interesado qu puede hacer se notifica si se ha puesto final a
la va administrativa (se puede poner un recurso) se debe ir a la va judicial.
La notificacin debe llegar al interesado, si no se conoce la direccin, a travs de boletines oficiales,
anuncios...

Recursos administrativos: cuando un interesado no est de acuerdo ante una notificacin. El rgano
competente debe analizar de nuevo y surge otra notificacin.

Tipos de recurso: si el acto NO pone fin a la va administrativa el interesado no est de acuerdo

pero sigue en va administrativa.
Si el acto S pone fin debe pasar a juzgado (contencioso-administrativo).

Recurso de reposicin
Recurso extraordinario de reunin
Recurso contencioso-administrativo
Recurso de casacin

Procedimiento administrativo: serie de actos establecidos por ley en que se concreta la actuacin
administrativa para la consecucin de un fin; regula la relacin entre ciudadanos y la administracin
pblica para garantizar el principio de igualdad.

Fases del procedimiento administrativo segn la ley 30/1990

1. Iniciacin.
De oficio: rgano o ente administrativo que tiene competencia sobre un asunto determinado
inicia un procedimiento.
Solicitud: un ciudadano se dirige a la administracin por medio de una solicitud.
2. Ordenacin.
Seguir un orden en la ejecucin de los actos administrativos. La administracin resuelve de
forma secuencial.
3. Instruccin.
Trabajar en el expediente, coger y recopilar datos e informacin para tomar una decisin
(instruir). La administracin recibe alegaciones, busca pruebas, solicita informes, llama a los
interesados para darles audiencia...
4. Finalizacin.
2 situaciones:
a) Terminacin: el acto termina porque el interesado desestima o renuncia, por caducidad o
imposibilidad de actuar.
b) Resolucin: se resuelven las cuestiones planteadas.
5. Ejecucin.
La administracin ha resuelto (ejecuta) reclamacin.

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1.3.6 Documentos administrativos. Expedientes

Definicin: Ley 4/1999 de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y documentos

vlidamente emitidos por los rganos de las Administraciones Pblicas.
Documentos administrativos como soporte donde se materializan los actos de la AP: forma externa.
Funciones
Constancia: demostrar evidencia de las actuaciones.
Comunicacin: notificacin de actos, medio de comunicacin de los actos de la
administracin.

Caractersticas

a) Procedimiento pblico: procedimiento pblico de la actividad del sujeto productor.

Delimita su origen. Productor rgano pblico.
b) Contenido: incorpora derechos y obligaciones de la administracin y del administrado
(persona fsica o jurdica).
c) Unicidad y originalidad: documentos nicos y originales de un acto. Surge de un trmite.
d) Carcter seriado: trabajo con series documentales. Serie de procesos, en las fases se
produce el acto administrativo en una serie documental. Expediente que acumula
documentos de manera secuencial.
e) Carcter pblico: los documentos pertenecen al Estado y algunos formarn parte del
Patrimonio Histrico espaol (patrimonio pblico).

Tipologas documentales

A) Comunes a todas las Administraciones Pblicas

Documentos de la Administracin a los Ciudadanos
1. Documentos de decisin (acuerdo, resolucin)
2. Documentos de transmisin
1. Por su contenido: notificacin, publicacin, comunicacin
2. Por su forma: oficio, nota interior, carta
3. Documentos de constancia: acta, certificado, certificado por silencio administrativo
4. Documentos de juicio: informe
Ciudadanos a la Administracin
1. Documentos de los ciudadanos: solicitud, denuncia, alegacin, recurso
B) Especficas de cada Administracin Pblica

1. DOCUMENTOS DE LA ADMINISTRACIN A LOS CIUDADANOS

Documentos de decisin: aquellos que contienen una declaracin de voluntad de un rgano

administrativo sobre materias de su competencia.
ACUERDO Y RESOLUCIN.

Acuerdo: recoge las decisiones adoptadas por los rganos competentes sobre la iniciacin y las
cuestiones que se suscitan en la tramitacin de un procedimiento con carcter previo a la resolucin
del mismo. (rgano competente que decida algo, la decisin es un acuerdo adoptado; elemento
previo a una resolucin).

Resolucin: acto por el que finalizan los procedimientos en la administracin. Recoge las decisiones
del rgano que ponen fin a un procedimiento, resolviendo todas las cuestiones planteadas en este.

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Clases de resoluciones:

a) Ampliatorias, es decir, amplan las facultades de los ciudadanos (Autorizacin de ejercicio de

actividades; Concesin de servicio pblico; Reconocimiento de derechos econmicos, Concesin
de subvenciones y ayudas);
b) Restrictivas, esto es, restringen las facultades de los ciudadanos (Sancionadoras);
c) Modificadoras, que llevan a la modificacin de otras resoluciones (Estimacin de recursos
administrativos; Rectificacin de errores, etc.).

Documentos de transmisin: comunican la existencia de actos o hechos a otras personas,

rganos o entidades.

Por su contenido se clasifican en:

Notificacin: trmite por el que el rgano competente comunica al interesado o interesados una
resolucin o acuerdo.
Publicacin: actuacin material consistente en la insercin de un acto administrativo en un diario
oficial, tabln de anuncios o medio de informacin.
Comunicacin: poner en conocimiento de los ciudadanos hechos o circunstancias de un
procedimiento o de la Administracin. Se caracteriza por el saluda.

Por su diseo formal:

Oficio: para la comunicacin entre rganos o unidades pertenecientes a diferentes Administraciones

pblicas, a diferentes entidades o departamentos, dentro de stos, a diferentes rganos superiores; y
asimismo para relacionarse con el ciudadano.
Nota interior: comunicacin entre rganos o unidades pertenecientes a un mismo rgano superior o
entidad.
Carta: comunicaciones de carcter personal, protocolario y de contenido general, no directamente
relacionado con la gestin habitual o la tramitacin de un procedimiento.

Documentos de constancia: contienen una declaracin de conocimiento de un rgano

administrativo cuya finalidad es la acreditacin de actos, hechos o efectos.

Acta: acreditan hechos, circunstancias, juicios o acuerdos. Los ejemplos ms relevantes son:

a) Acta de rgano colegiado. Documento acreditativo de cada sesin celebrada por un rgano
colegiado (asistentes, orden del da, lugar y tiempo, deliberaciones y acuerdos).

b) Acta de infraccin. Documento emitido por funcionarios con condicin de autoridad pblica para
la acreditacin, con presuncin de veracidad, de hechos susceptibles de constituir infracciones
administrativas. Tales son, por ejemplo, los emitidos por determinados cuerpos de inspeccin.

c) Acta procesal. Documento que acredita la realizacin de trmites y actuaciones en

procedimientos administrativos. Por ejemplo, el acta de actuacin en un procedimiento de
expropiacin forzosa

Certificado: Acredita actos o situaciones de carcter administrativo cuyo destinatario es una

persona, rgano o entidad que pretende la produccin de efectos en un procedimiento
administrativo o en el marco de relaciones jurdicas privadas (por ejemplo: certificado de asistencia

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a un curso, certificado de retribuciones, etc.).

Certificados de actos producidos por silencio administrativo: Acredita la existencia y los efectos de
un acto administrativo producido por silencio administrativo y que se emite por el rgano
competente para la adopcin del acto expreso.

*Silencio administrativo*

2 supuestos:
a) Los procedimientos iniciados por los interesados: cuando la Administracin no resuelve los
procedimientos promovidos por los ciudadanos, su falta de resolucin o lo que comnmente se
denomina silencio administrativo, se considera como una resolucin positiva o a favor del
ciudadano . As, nuestra solicitud se entender estimada por silencio positivo.

Sin embargo, el silencio administrativo no se entender estimatorio cuando el interesado ejercite su

derecho de peticin (por ejemplo, la solicitud de licencias), en aquellos casos en los que la
estimacin conceda al solicitante o a terceros facultades relativas al dominio o servicio pblico (por
ejemplo, la concesin de una cafetera en un polideportivo), ni tampoco en los procedimientos de
impugnacin de actos y disposiciones.

En estos supuestos, y en otros dispuestos expresamente en las leyes, el silencio administrativo ser
negativo y sus efectos desestimatorios.
As, la estimacin por silencio administrativo se considera como un acto administrativo que pone
fin al procedimiento administrativo, mientras que la desestimacin por silencio permite al
interesado interponer los recursos administrativos o contencioso-administrativos que en su caso
correspondan.

b) Los procedimientos instados por la propia Administracin o de oficio: aunque el procedimiento

se haya iniciado de oficio, esto es, a iniciativa de la propia Administracin, sta tiene la obligacin
de resolverlo, por lo que, en estos casos, el silencio administrativo, produce los siguientes efectos:

- Si el procedimiento administrativo puede concluir con una resolucin que reconozca o

constituya derechos a nuestro favor, el silencio es desestimatorio.
- Si los procedimientos tienen carcter sancionador o de ellos se pueden derivar efectos
desfavorables para los interesados y la Administracin no resuelve dentro del plazo, el
silencio administrativo producir la caducidad del acto administrativo y por tanto el archivo
de las actuaciones.

Documentos de juicio: contienen una declaracin de juicio de un rgano administrativo,

persona o entidad pblica o privada, sobre las cuestiones de hecho o derecho que sean objeto
de un procedimiento administrativo.

La finalidad es proporcionar a los rganos competentes para la instruccin y resolucin de un

procedimiento administrativo datos, valoraciones y opiniones necesarios para la formacin de su
voluntad y la adopcin de las correspondientes decisiones (acuerdos y resoluciones).

Una caracterstica inexcusable de los documentos de juicio es que su emisin debe ser solicitada.
Los documentos de juicio son generalmente denominados informes, aunque se utiliza habitualmente
una amplia variedad de trminos en la normativa y en la prctica administrativa, como por ejemplo
dictamen, anlisis, estudio o nota informativa.

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Se clasifican:

Segn la obligacin de solicitarlos:

1. Preceptivos: Son los informes que deben ser necesariamente solicitados porque as lo exige la
legalidad. Se dividen en :
a) Determinantes: Son aquellos que resultan imprescindibles para que los rganos
competentes adopten la resolucin de un procedimiento.
b) No determinantes: No son imprescindibles para que los rganos competentes tomen
decisiones.
2. Facultativos: Son los informes que el rgano administrativo competente solicita, sin estar
obligado a ello, con objeto de obtener datos, opiniones o valoraciones que estima convenientes.

Segn la vinculacin de su contenido:

1. Vinculantes: Obligan al rgano administrativo a resolver en el sentido informado.

2. No vinculantes: Informes cuyas conclusiones asesoran al rgano que lo solicita, pero ste puede o
no resolver en el sentido de lo informado.

Segn el tipo de resolucin que aportan:

1. De resolucin nica: Informes que finalizan con una sola propuesta o conclusin.
2. De resoluciones alternativas: Finalizan con propuestas o resoluciones mltiples, proporcionando
la posibilidad de optar entre diversas alternativas.

Segn el rgano que los emite:

1. Internos: Emitidos por la misma Administracin de la que forma parte el rgano que los solicita.
2. Externos: Emitidos por una Administracin distinta de la del rgano solicitante o por una entidad
privada.

Segn su contenido:

1. Vinculados: Son los informes que someten su contenido y conclusiones a cuestiones concretas.
2. Libres: Informes cuyo contenido tiene un carcter general y abarca soluciones y propuestas que
van ms all de la cuestin concreta que justifica la elaboracin del mismo.

2. CIUDADANOS A LA ADMINISTRACIN

Los documentos de los ciudadanos no son documentos administrativos, ya que el emisor no es un

rgano administrativo ni el documento constituye el soporte de un acto de la Administracin, sin
embargo, tiene indudables e importantes efectos en la Administracin Pblica.

Procedimiento administrativo y clases de documentos de los ciudadanos que se generan:

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 Solicitud: Documento que contiene una o varias peticiones de un ciudadano dirigidas a
promover la accin del rgano administrativo al que se dirige para satisfacer una o varias
pretensiones con fundamento en un derecho subjetivo o un inters legtimo. Este documento
provoca la actividad administrativa, y normalmente, la iniciacin de un procedimiento
formalizado.

Denuncia: Documento por el que cualquier ciudadano, en cumplimiento o no de la

obligacin legal, pone en conocimiento de un rgano administrativo la existencia de un
determinado hecho que pudiera obligar a la iniciacin de un procedimiento administrativo.
Al igual que la solicitud, la denuncia implica ordinariamente la actividad administrativa y, el
algunos casos, la iniciacin de un procedimiento.

Alegaciones: Documento por el que el interesado en un procedimiento administrativo aporta

a los rganos responsables de ste datos o valoraciones de carcter fctico o jurdico para su
consideracin. Estos documentos constituyen el medio principal por el que los ciudadanos
participan en las diferentes etapas del procedimiento, influyendo en el proceso de formacin
de la voluntad del rgano administrativo.

Recurso: Documento por el que el ciudadano impugna un acto administrativo que afecta a
sus derechos o intereses, demandando su anulacin por incurrir en alguna de las causas de
invalidez previstas en el ordenamiento jurdico.
Cuando el ciudadano cuyos derechos e intereses se ven afectados por acto administrativo
estima que dicho acto es incorrecto, dispone de distintas posibilidades para impugnarlo.
4 tipos de recurso:

Si el acto no pone fin a la va administrativa debe presentar en el plazo de un mes

contado desde la notificacin un recurso administrativo de alzada.
Recurso de alzada: se plantea cuando no estamos de acuerdo con la resolucin para
que no pongan fin a la va administrativa que imposibilite continuar el procedimiento.
Lo resuelve el rgano superior.

Si el acto pone fin a la va administrativa, podr ser recurrido mediante recurso de

reposicin ante el mismo rgano que lo hubiera dictado o bien ser impugnados ante el
orden jurisdiccional mediante recursos contencioso-administrativo.
Recurso de reposicin: tiene por finalidad impugnar actos administrativos que
pongan fin a la va administrativa. Resuelve el mismo rgano que dict el acto.
Recurso extraordinario o de revisin: tiene por finalidad la impugnacin de actos que
pon, en fin a la va administrativa siempre que concurran determinadas circunstancias
previstas en la ley. Resuelve el mismo rgano.
Recurso contencioso-administrativo: recurso de carcter judicial. Resuelve la
jurisdiccin contencioso-administrativa.
Recurso de casacin: se interpone ante el Tribunal Supremo por quebrantamiento del
procedimiento o de ley.

Tipologas documentales

A) Comunes a todas las Administraciones Pblicas

B) Especficas de cada Administracin Pblica

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 Administracin Central

La Constitucin espaola establece que la Administracin tiene la potestad para crear normas y los
tipos documentales especficos de la Administracin Central son los siguientes:

Leyes orgnicas: las que se refieren a las materias que seala la Constitucin en diversos
artculos. Tienen una tramitacin parlamentaria especial en la medida en que se requiere una
mayora absoluta del Congreso en una votacin final sobre el conjunto del proyecto para su
aprobacin, modificacin o derogacin. Las leyes orgnicas, como el resto de leyes son
sancionadas por el Rey en el plazo de 15 das, que adems la promulga y ordena su
inmediata publicacin.
Leyes ordinarias: las ms habituales
Real Decreto-Ley: dictadas por el Gobierno en casos de extraordinaria y urgente necesidad y
que luego convalida el Congreso de los Diputados, aunque entran en vigor desde el
momento de su publicacin.
Real Decreto Legislativo: dictados por el gobierno en uso de autorizaciones concedidas por
el Parlamento.
Orden Ministerial: disposiciones adoptadas por los Ministros.
Resolucin: disposiciones dictadas desde las Subsecretaras de los Departamentos
ministeriales, Secretaras de Estado de los mismos, o por alguna de las Direcciones
Generales de estos departamentos.
Reglamento: norma escrita, dictada por una Administracin Pblica y con rango inferior a la
Ley. Se aprueban por Real Decreto.
Instruccin y orden de servicio: informan sobre tcnicas jurdico-administrativas para el
mejor funcionamiento del departamento a quien va dirigido.

Administracin Autonmica

La Constitucin establece que las Comunidades Autnomas estn en disposicin de dictar Decretos
Legislativos, Decretos, Ordenes, Resoluciones, Reglamentos e Instrucciones.

Administracin Local

La Constitucin espaola tambin atribuye a la Administracin Local potestad normativa, siendo

los tipos documentales de este nivel:

Ordenanzas: regulan la actividad de los administrados, ocupndose de materias relacionadas

con las funciones y servicios municipales.
Bandos: disposicin general emanada de una autoridad pblica menor (Alcaldes) para que
sea conocida por todos los ciudadanos con aspecto de cartel. Son documentos que incluyen
recomendaciones de polica y buen gobierno, informacin sobre plazos de recaudacin
pblica, etc.
Edictos: comunican obligaciones por parte del ciudadano o alguna informacin oficial. Se
publican en los tablones de anuncios y/o en los Boletines Oficiales de la Provincia o de la
Comunidad Autnoma correspondiente o incluso en la prensa local.
Reglamento municipal de rgimen interno: regulan aspectos de rgimen interno, orgnico de
la Corporacin, con carcter general o particular, afectando al rgimen corporativo del
Ayuntamiento.

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Recuerda

Los documentos administrativos surgen a iniciativa de la administracin o por medio de una

solicitud o denuncia de un ciudadano.
Los documentos de los ciudadanos no son documentos administrativos pero sirven para
iniciar o continuar un procedimiento.

1.3.6 Agrupaciones documentales en los Archivos

Los documentos se renen en agrupaciones documentales naturales o artificiales.

Las agrupaciones naturales en un archivo son:

Fondo
Seccin
Serie
Unidad documental

En algunos archivos podemos encontrar subfondo, subseccin y subserie.

FONDO: totalidad de la documentacin producida o recibida por una institucin, persona o familia
que suele estar conservada en el archivo de dicha institucin, persona o familia. Un fondo puede
identificarse como un archivo. Los fondos tienen una limitacin jurisdiccional ceida a la
institucin, familia o persona que lo ha producido y una limitacin cronolgica que depende de la
vida de la misma.
Cada fondo exige una organizacin independiente, lo que significa que cada fondo posee un cuadro
de clasificacin, una ordenacin de las series, una gua y un inventario propios.

SECCIN: subdivisiones del fondo identificado con la produccin documental de una unidad o
divisin administrativa o funcional de la institucin que produce el fondo.
La seccin documental es el conjunto de documentos generados por la actividad de dicha unidad o
divisin administrativa.
La seccin y el fondo estn afectados por el principio de procedencia. Las secciones estn
identificadas con los rganos o las funciones productoras de documentos y tienen su reflejo en el
cuadro de clasificacin.
Por tanto, el fondo siempre ser uno, mientras que las secciones pueden ser mltiples. Estas se
pueden dividir en subsecciones.

SERIE: cada seccin documental o subseccin est integrada por documentos agrupados en series.
Las series son el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un
rgano o en virtud de una funcin. Ejp.: expedientes presupuestarios, obras menores...
Las series documentales pueden estar formadas por documentos singulares (bandos municipales,
presupuestos anuales) o por unidades archivsticas (conjunto de docuementos: expediente).

UNIDAD DOCUMENTAL: elemento fundamental de una serie documental, la cual puede ser
simple o compleja.
Es simple cuando est constituida por el mismo tipo documental. Los tipos documentales que
integran las series son similares y se colocan sistemticamente unos a continuacin de otros, pero
ningn documento tiene relacin con el anterior ni con el siguiente.
Es compleja cuando est integrada por tipos documentales de diversa ndole, que responden a una
secuencia dentro de un trmite comnmente llamado expediente.

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Cada uno est compuesto por varios tipos documentales diferentes entre s pero relacionados en
razn de un trmite determinado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo
general se almacenan en unidades de conservacin diferentes.

Las agrupaciones artificiales en un archivo son:

Colecciones
Secciones facticias

COLECCIONES: las encontramos en los archivos, en la mayora de las ocasiones, producto de

donacin o compra por parte de la institucin.
Su origen no responde al resultado de una gestin administrativa o personal sino de la voluntad de
alguien. Generalmente, se trata de documentos relaciones entre ellos por su temtica.
Ejp.: colecciones de estampas, de sellos, de fotografas...

SECCIONES FACTICIAS: agrupaciones documentales realizadas voluntariamente en los

archivos o a partir de sus fondos y responden a motivos de conservacin o de instalacin como
consecuencia de sus soportes o grafas.
En pocas pasadas se creaban por razones subjetivas o arbitrarias al agrupar por temas determinados
documentos para resaltar su importancia: sus caractersticas tenan cierto inters, sacaban los
documentos del lugar que les corresponda y formaban secciones a su antojo.
Ejp.: agrupaciones de mapas de Espaa, mapas del mundo, planos...

Recuerda

Existen agrupaciones documentales naturales (fondo, serie, seccin y unidad documental) y

agrupaciones documentales artificiales (colecciones y secciones facticias).

1.4 Cdigos deontolgicos

Nos encontramos en una poca de densidad tica debido a que las normas ticas se estn
convirtiendo en el referente en sociedades avanzadas.

Deontologa?
Conjunto de deberes sistemtico de normas mnimas que un grupo profesional establece y que
refleja la concepcin tica comn o mayoritaria de sus miembros de acuerdo con su entorno social.
Estrecha relacin tica/derecho. Las normas ticas emanan de la conciencia individual, mientras que
las normas jurdicas son leyes externas que no obligan en conciencia sino que imponen.
Ejp.: cdigos deontolgicos.

Principios en los cdigos deontolgicos

Elementos definitorios de los cdigos deontolgicos. Un principio constituye un nivel mnimo de

exigencia de alguna dimensin moral y es de carcter general.

Valores en los cdigos deontolgicos

Ideas abstractas que ayudar a conocer lo que es bueno, deseable, para un individuo o grupo y, al ser
aplicados a una profesin, les da su especificidad.

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Valores son conjuntos de buenos hbitos, esquema de actitudes dominantes a los que una profesin
se compromete y declara en un cdigo.

Nuestra profesin:

Humansticos: respeto al individuo y a la condicin humana.

Idealistas: honestidad, justicia, verdad.
Conservadores: dignidad, normas de preservacin.
Estticos: apreciacin de la belleza, originalidad.

Otros valores: libertad intelectual, acceso a la informacin, privacidad y confidencialidad, derechos

de autor, preservacin de la herencia cultural, no actuar en beneficio propio ante una tasacin o
adquisicin de documentos, el uso del archivo para investigacin propia en detrimento de los
dems, o la preservacin y custodia de los documentos.

Recuerda

Los cdigos deontolgicos recogen en un formato articulado los principios y valores por los que se
rigen determinadas profesiones.

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