Qué Es Un Plan de Contingencia

PLANES DE CONTINGENCIA.
La planificacin de contingencia puede definirse como: Un proceso de planificacin

avanzado, ante una situacin incierta, en el que se deciden escenarios y objetivos, se
definen las acciones directivas y tcnicas y se estructuran los posibles sistemas de
respuesta con el fin de prevenir o responder mejor a una emergencia.
Es importante considerar la planificacin de contingencia como un proceso de

planificacin del que se obtiene uno o varios planes de emergencia (dependiendo la/las
amenazas).
El proceso de planificacin implica que un grupo de personas u organizaciones colaboren

entre s durante un tiempo continuado para identificar los objetivos conjuntos y definir las
respectivas responsabilidades y acciones.
La planificacin de contingencia es un requisito indispensable para que una respuesta de

emergencia sea rpida y efectiva. Sin una previa planificacin de contingencia se perder
mucho tiempo en los primeros das de una emergencia. Este tipo de planificacin
aumenta la capacidad organizativa y debe servir como punto de partida para la
planificacin de operaciones y la respuesta de emergencia.
Cundo Planificar: En la mayor parte de los casos los trabajadores humanitarios (lderes
comunitarios, tcnicos de las instituciones, otro personal) sabrn, por pura experiencia y
buen conocimiento de la situacin concreta, cundo es prudente planificar, apoyndose
en diagnsticos, mapas de riesgos y otras herramientas. No hay reglas sobre cundo
debe empezarse la planificacin de contingencia. Es mejor planificar cuando todava
no es necesario que no haber planificado cuando s que lo era.
Alerta precoz: La alerta precoz ante un posible acontecimiento crtico debera

desencadenar el proceso de planificacin de contingencia. La alerta precoz es la
recoleccin, el anlisis y el uso de la informacin con el fin de comprender mejor la
situacin actual as como los posibles acontecimientos futuros. Se presta particular
atencin a los acontecimientos que pueden provocar desplazamientos de la poblacin. La
alerta precoz puede provenir de fuentes muy diversas: gobiernos locales y nacionales,
poblacin local, dirigentes comunitarios, medios de comunicacin, intelectuales,
organizaciones internacionales y nacionales. La recopilacin y el anlisis de la
informacin procedente de una alerta precoz deber formar parte del trabajo de rutina de
los diferentes actores en un espacio geogrfico determinado.
Cuando la informacin de la alerta precoz indica que existe riesgo de una

emergencia, la planificacin de contingencia debe ponerse en marcha
automticamente.
La planificacin de contingencia a veces tambin se hace en medio de una operacin en
Marcha, aunque este extremo debe evitarse. Los planes de contingencia pueden servir
para posibles nuevos escenarios: desastres naturales, epidemias, amenazas contra la
seguridad del personal. Durante una operacin se sabe muy bien cmo enfrentarse a este
tipo de situaciones, pero los planes de contingencia se deben hacer de cara a futuros
acontecimientos para los que hace falta estar preparado.
La Planificacin como Proceso
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La planificacin es una actividad continua; las personas encargadas de llevar a cabo la
planificacin debern evaluar constantemente la situacin y ajustar los objetivos y cursos
de accin teniendo en cuenta la evolucin de los acontecimientos. Un plan de
contingencia esttico se queda rpidamente obsoleto y alimenta una falsa sensacin de
seguridad. Slo mediante la revisin y actualizacin peridicas de lo dispuesto en el plan,
las medidas preparatorias adoptadas seguirn siendo apropiadas y pertinentes. Una de
las contribuciones ms importantes del plan de contingencia a la respuesta de
emergencia suele provenir del propio proceso: la identificacin de los colaboradores, sus
capacidades y recursos, el desarrollo de una relacin de trabajo en equipo y la posibilidad
de llegar a un acuerdo en cuanto a los temas, prioridades y responsabilidades.
La capacidad de los participantes para responder ante una emergencia se ver

favorecida si previamente han intervenido en el proceso de planificacin de
contingencia.
Tanto la planificacin de contingencia como la planificacin de operaciones (o sea la
puesta en marcha del plan de emergencia) establecen objetivos estratgicos y sectoriales
y desarrollan un plan de accin para alcanzar dichos objetivos. La principal diferencia
entre ambas es que la planificacin de contingencia implica trabajar con hiptesis y
desarrollar los escenarios sobre los que se va a basar la planificacin, mientras que en la
planificacin de operaciones ya se conoce el punto de partida y se basar en la
evaluacin de las necesidades y recursos. Un proceso de planificacin de contingencia
debe incluir a aquellos participantes que puedan verse envueltos en la respuesta de
emergencia, como son gobierno, agencias, representantes de los gobiernos donantes y
organizaciones y expertos locales.
Cometidos de la Planificacin de Contingencia

Identificacin del Escenario
Basndose en los indicadores de la alerta precoz y en su propia experiencia, los
participantes en el proceso de planificacin debern desarrollar los posibles escenarios.
Esta actividad es una de las ms importantes ya que sienta las bases de toda la
planificacin posterior. Para establecer escenarios es necesario formular hiptesis.
Aunque stas se basen en todos los conocimientos disponibles, nunca se puede eliminar
el elemento de imprevisibilidad. El escenario es una especie de punto de referencia, si la
respuesta es planificada con ndices de actuacin arriba de lo que realmente pueda
suceder, los mrgenes de seguridad sern positivos; si es mayor, aumentar la
importancia de adoptar medidas correctivas urgentes.
Objetivos Polticos y Estratgicos

Los encargados de la planificacin necesitan tener una idea aproximada de la direccin
que sigue la operacin en su conjunto. En la medida de lo posible dicha idea debe ser
comn. Con frecuencia los distintos socios abordan un problema concreto desde polticas
muy diferentes. Si no se pueden reconciliar, al menos las diferencias deben ser conocidas
y comprendidas por todas las partes. No obstante, habra que hacer un esfuerzo por llegar
a un acuerdo en algunos principios generales, mediante el establecimiento de objetivos
globales para la respuesta de emergencia. Todas las actividades emprendidas por el plan
debern ser consecuentes con estos objetivos globales.
Objetivos y Actividades Sectoriales

sta es la parte ms detallada del proceso de planificacin. En cada uno de los sectores,
los encargados de la planificacin deben ponerse de acuerdo, con tanto detalle como el
tiempo lo permita, sobre:
2
i. Objetivos sectoriales, incluidos los criterios;
ii. Las tareas principales;
iii. Quin es el responsable de desempear cada tarea;
iv. Tiempo previsto para la ejecucin.
Caractersticas de un Buen Plan

Un buen plan (tanto de contingencia como de emergencia y/o operaciones) debe ser
exhaustivo aunque no demasiado detallado; debe guardar un equilibrio entre dar cabida a
todos los temas importantes sin inundar el plan de detalles. Debe estar bien estructurado,
ser de fcil lectura y, muy importante, cmodo de actualizar. Gran parte del plan estar
pensado para la accin, por lo que deber tener un trazado que muestre claramente lo
que hay que hacer, por quin y cundo. El documento debe tener vida, actualizndose,
corrigindose y mejorndose constantemente. No se trata de un documento que deba ser
revisado exhaustivamente y en fecha fija, sino de un documento que est en permanente
estado de cambio.
Un documento breve, con una estructura clara, facilitar la actualizacin.

Un plan de emergencia tambin debe lograr un equilibrio entre la flexibilidad (para que
pueda ser aplicable en una variedad de escenarios) y la especificidad (con aportaciones
prcticas clave por ejemplo, reservas de productos bien posicionadas). El plan no debe
ser demasiado conceptual pero al mismo tiempo debe servir de gua. No se debe esperar
que sirva como prototipo.
Planificacin de Contingencia Gua Prctica para el Personal sobre el Terreno,

ACNUR, Ginebra 1996.

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