Manual de Funciones

UNIVERSIDAD DE LAS FUERZAS ARMADAS
ESPE EXTENSIN LATACUNGA
BIBLIOTECA
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE

LA BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD DE LAS
FUERZAS ARMADAS ESPE EXTENSIN
LATACUNGA
LATACUNGA
Agosto de 2014
1
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD DE LAS FUERZAS ARMADAS
ESPE EXTENSIN LATACUNGA
1. INTRODUCCIN
La biblioteca ocupa un lugar fundamental dentro del marco organizacional
de la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE Extensin Latacunga.
Constituye un espacio de estudio, de consulta, de encuentro, de
intercambio, que enriquece la enseanza y favorece la autonoma y
responsabilidad de los estudiantes, profesores, ingenieros, tecnlogos,
maestrantes y otros profesionales, en el proceso de enseanza y
aprendizaje.
Tiene entre sus propsitos organizar los recursos en diferentes formatos y

soportes, de forma tal que sean accesibles para los diversos miembros de la
comunidad universitaria como as tambin promover y orientar a docentes
y alumnos en sus actividades de bsqueda de la informacin.
Por lo anteriormente expuesto el presente manual se elabor para facilitar a

todo el personal de la Biblioteca la prestacin del servicio, con el objetivo de
que sea oportuno, de calidad y con adecuado desarrollo en la gestin de la
informacin.
2. JUSTIFICACIN
El manual de funciones y procedimientos de la Biblioteca de la Universidad
de las Fuerzas Armadas ESPE Extensin Latacunga es indispensable para la
elaboracin de los procesos tcnicos y servicios, porque el personal debe
estar sujeto a normas y procedimientos establecidos, para no provocar la
duplicacin en las tareas, despilfarro de material de oficina, subutilizacin
de tiempo y de recurso humano que incluso pueden llegar a ocasionar
conflictos internos.
El manual ayuda a coordinar las actividades entre las diferentes unidades

de la biblioteca, permitiendo que todos los procesos se unifiquen. La
distribucin orgnica que se plantea define las categoras que le
corresponde a cada empleado de acuerdo con el nivel de preparacin, al
momento de designar funciones.
3. MISIN Y VISIN
Misin
La Biblioteca tiene como misin proveer recursos y servicios de informacin
a la Comunidad Universitaria y pblico en general, para apoyar las
actividades acadmicas y de investigacin que la ESPE-EL proporciona a
sus miembros, satisfaciendo con calidad y eficiencia todas las necesidades
de informacin, contando para ello con un proceso de seleccin,
2
adquisicin, catalogacin y conservacin de sus colecciones en cualquier
soporte.
Visin
La biblioteca de la ESPE-EL se visualiza como un centro de informacin
tecnolgico-cientfico, que privilegia la lectura sin excluir medios modernos
de transmisin a travs de un espacio funcional, agradable y accesible;
orientado al usuario, principal referente para la gestin y transmisin del
conocimiento, vinculada al exterior e integrada en las metas de calidad y
objetivos de la ESPE-EL y promotora de innovacin educativa que supone
la enseanza superior.
4. OBJETIVOS
4.1. GENERAL
Establecer lineamientos normativos sobre los procesos y servicios de la
biblioteca con el fin de que el servicio que se brinde sea un servicio
adecuado y de alta calidad y en correspondencia con las orientaciones
de la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE.
4.2. ESPECFICOS
Incrementar la productividad del servicio, disminuyendo el nivel
de demoras en la prestacin de servicios y los errores en los
procesos tcnicos.
Optimizar el proceso de atencin a la Comunidad Universitaria y

pblico en general que solicite sus servicios de Informacin.
Documentar las polticas de tal manera que permitan ser

consultadas por el personal de la biblioteca y tener un respaldo de
las normas existentes.
5. ESTRUCTURA ORGNICA
La biblioteca de la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE Extensin

Latacunga es una unidad de apoyo acadmico en condicin de dependencia
de la Subdireccin y de la Jefatura de Investigacin Innovacin y
Transferencia de Tecnologa. Tiene como misin proveer recursos y
servicios de informacin a la Comunidad Universitaria y pblico en
general.
Su estructura est conformada de la siguiente manera:

Jefatura de Biblioteca.
Seleccin y adquisicin de recursos de informacin fsicos y electrnicos.
3
Procesos tcnicos.
Servicios de Informacin.
Hemeroteca.
Biblioteca de No Videntes.
Archivo pasivo de la Institucin.
6. FUNCIONES DE LA BIBLIOTECA
Poner a disposicin de la comunidad universitaria y de la colectividad

los recursos documentales y de informacin, as como, facilitar y
promover la mxima utilizacin de dichos recursos en la
docencia, estudio, investigacin, vinculacin y aprendizaje.
Desarrollar una excelente y equilibrada coleccin de documentos

bibliogrficos y electrnicos, tanto en calidad como en cantidad, que
satisfagan las necesidades de informacin de la Comunidad
Universitaria.
Introducir, desarrollar y evaluar sistemas, procesos y servicios de

informacin que faciliten a los usuarios el acceso al conocimiento
cualquiera que sea su soporte y su ubicacin dentro y fuera de la
Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE.
Coleccionar, organizar, conservar y difundir la produccin intelectual de

la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE.
Procesar los recursos documentales y de informacin de acuerdo a los

protocolos y normas tanto nacionales como internacionales.
Orientar a los usuarios en la bsqueda de la informacin para facilitarles

el acceso a los recursos disponibles en la biblioteca.
Apoyar todas las iniciativas de la comunidad universitaria en el campo

de la investigacin y de la educacin formal y continua.
Participar en proyectos cooperativos relacionados con el establecimiento

de sistemas y redes de informacin, ya sea en el mbito nacional,
regional e internacional, con otras instituciones afines.
Gestionar los resultados de investigacin en la Universidad de las

Fuerzas Armadas ESPE Extensin Latacunga para favorecer su
visibilidad y su uso, mediante la creacin de repositorios digitales de
proyectos de titulacin, tesis, artculos cientficos y otros documentos.
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Organizar y desarrollar la biblioteca digital y los servicios bibliotecarios
en lnea, como instrumento para mejorar la enseanza, la investigacin,
la vinculacin y especialmente la enseanza virtual en la ESPE-EL.
Programar las necesidades bibliotecarias y de nuevos servicios, as como

proponer la asignacin de recursos e inversiones, mediante la
elaboracin de proyectos.
Realizar la auto evaluacin de la dependencia, identificar reas crticas

y elaborar el plan de mejoramiento, segn las directrices trazadas por
los las autoridades.
7. FUNCIONES DE LOS PUESTOS DE TRABAJO
Jefe de Biblioteca
Establecer los lineamientos de poltica y direccionalidad estratgica para

asegurar el cumplimiento de la visin, misin y objetivos de la Biblioteca
de la ESPE-EL.
Dirigir, supervisar y controlar todas las actividades de las distintas reas

de la biblioteca.
Formar parte en la elaboracin de los Planes Estratgicos, Planes

Operativos, Presupuesto Institucional y las Normas Tcnicas y
administrativas que orienten y aseguren la consecucin de las
actividades de la biblioteca.
Ejercer la representacin oficial de la Biblioteca en las relaciones de

intercambio, asistencia y cooperacin tcnica con otros centros de
informacin o ante cualquier organismo nacional sea ste pblico o
privado.
Programar y organizar las actividades de difusin llevadas a cabo por la

biblioteca.
Ejercer otras funciones y responsabilidades que le sean asignadas por las

autoridades de la Universidad, dentro del rea de su competencia.
Secretara
Control de la Agenda de la Jefatura de biblioteca.

Elaboracin, tramitacin y registro de la correspondencia de la biblioteca.
Control del sistema de informacin interna.
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Archivo de la documentacin de servicios generales.
Sustitucin y ayuda en las salas de la biblioteca, o en caso de necesidad
en el rea de servicios.
Desarrollar, organizar y actualizar la informacin de la pgina Web de la
biblioteca y verificar su funcionamiento.
Seleccin y Adquisicin de recursos de informacin
Formular, normar, ejecutar y evaluar las polticas y el desarrollo de

programas para la seleccin y adquisicin del material documental, en
coordinacin con la Subdireccin de la Extensin.
Elaborar bibliografas, trpticos y alertas virtuales con el objeto de

difundir sus nuevas adquisiciones.
Elaborar y proponer proyectos especiales de desarrollo de colecciones.
Adquirir y renovar las suscripciones de publicaciones peridicas a fin de

actualizar y ampliar la coleccin de la Hemeroteca.
Recopilar y evaluar las propuestas acadmicas, realizar su

recomendacin para la adquisicin de acuerdo a las normas y
procedimientos establecidos.
Establecer y mantener contacto con proveedores nacionales e

internacionales, para garantizar la recepcin de recursos de informacin.
Procesos Tcnicos (anlisis documental)
Proponer las herramientas y materiales necesarios para la realizacin de

procesos tcnicos.
Catalogar, clasificar, indizar y preparar fsicamente el fondo bibliogrfico

y documental en cualquier soporte, a fin de ponerlo a disposicin de los
usuarios.
Ingresar la nueva informacin documental en la base de datos del

sistema automatizado de la biblioteca a fin de mantener actualizados
todos sus catlogos en lnea.
Coordinar y asesorar peridicamente a la seccin de servicios de

informacin sobre las ltimas actualizaciones, cambios e innovaciones
del software soporte del catlogo en lnea.
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Restaurar, encuadernar y mantener en buen estado los materiales
bibliogrficos.
Realizar otras funciones que le asigne la Jefatura de la Biblioteca de la

ESPE-EL.
Servicios de Informacin y referencia (prstamos-devoluciones)
Atencin al cliente en prstamos, en los servicios de informacin general

y bibliogrfica, servicios de acceso al documento, servicios
automatizados y servicios electrnicos de la biblioteca.
Orientar a los Usuarios sobre los servicios y los recursos documentales

que ofrece la biblioteca.
Evaluar y sugerir a la Jefatura, la adquisicin de nuevos recursos de

informacin, procurando satisfacer las necesidades de informacin de la
Comunidad universitaria y pblico en general.
Divulgar, orientar e informar a travs de los recursos electrnicos

disponibles, a toda la Comunidad universitaria acerca de los servicios,
nuevas adquisiciones y recursos de informacin especializados que
ofrece la biblioteca.
Realizar talleres de Formacin de Usuarios, orientados al buen uso y

funcionamiento de la biblioteca.
Control y ordenacin de las colecciones, sala de lectura y referencia,

biblioteca de No Videntes, videoteca y sala de multimedia.
Orientar al Usuario en el uso efectivo de los catlogos y fuentes de

informacin, as como en su mantenimiento.
Capacitar mediante talleres y cursos a los Usuarios en el uso de bases de

datos, internet y recursos de informacin en formato electrnico.
Supervisar y controlar los servicios de la sala de multimedia, as como

velar por el correcto funcionamiento y uso de los equipos.
Colocacin y ordenacin de libros de la sala y depsito, as como de los

materiales audiovisuales de la videoteca y sala de multimedia.
Participar en el proceso de incorporacin de nuevas tecnologas

asociadas a la automatizacin de servicios y procesos bibliotecarios.
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Ofrecer y llevar el control de prstamos internos, domiciliarios e
interbibliotecarios.
Enviar recordatorios a los usuarios que no han devuelto el material en

prstamo.
Tareas de apoyo al personal bibliotecario en las funciones de carcter

tcnico.
Llevar un estricto control de las publicaciones peridicas.
Organizacin y desarrollo de actividades culturales y de promocin de la

lectura.
Informacin bibliogrfica bsica.
Confeccin de estadsticas relacionadas con el Departamento bajo la

supervisin del personal tcnico bibliotecario.
8. PROCESOS DE LA BIBLIOTECA
8.1. SELECCIN Y ADQUISICIN
SELECCIN
Objetivo
Establecer las pautas para formar y mantener una coleccin que satisfaga
las necesidades de informacin, docencia, estudio, investigacin,
vinculacin y aprendizaje.
Quin hace la seleccin

La responsabilidad de la seleccin corresponde al encargado de la
Seccin.
El encargado de Seccin estar asistido por el Comit de Adquisiciones
conformada por los responsables de cada Seccin, el Jefe de Biblioteca, el
Director de Carrera o su delegado y el Jefe Administrativo Financiero.
Las propuestas de seleccin podrn ser realizadas por:

Los Directores de Departamento y de Carrera.
Los Encargados de Seccin, que recabarn las propuestas del personal a
su cargo.
Los usuarios a travs de las sugerencias en la Seccin de Servicios o por
Internet.
La Jefatura podr seleccionar los materiales que crea oportunos.
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Recabar catlogos de libros fsicos y electrnicos de proveedores y
editoriales tanto nacionales como extranjeras.
Todo ttulo que se vaya a integrar en una solicitud de compras deber
revisarse en la base de datos del sistema de informacin, el mismo que
facilita el pedido y evitar duplicaciones no deseadas.
Criterios de seleccin
Consideraciones generales sobre la calidad del contenido de las obras.
Previsin de uso.
Adecuacin a la coleccin.
Disponibilidad presupuestaria.
Disponibilidad de espacio en los depsitos.
Fecha de publicacin.
Idioma
Reposicin y expurgo.
Criterios de descarte
Deterioro fsico, con posibilidad de digitalizar y ponerlo a disposicin en
la biblioteca digital.
Temtica inadecuada para el fondo bibliogrfico de la biblioteca.
Incorrecto, con informacin falsa.
Comn, superficial e insignificante.
Pasado y obsoleto.
ADQUISICIONES
Objetivo
Agilitar todos los trmites relacionados con la compra de los materiales
seleccionados.
Personal
Bibliotecario
Procedimiento de Adquisiciones
Todo pedido de material bibliogrfico y documental es registrado en el
mdulo de adquisiciones.
El proceso de adquisiciones propone la realizacin de cuatro tareas:

compra, canje, donacin y suscripcin de materiales.
Compra
El procedimiento de compra es el siguiente:
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Para adquirir los materiales se adjuntar una solicitud de compras, en la
que se incluirn la proforma de un proveedor especificando: ttulo, autor,
editorial, ao de edicin y valor.
Elaborar el informe de necesidad del material seleccionado, tomando en

cuenta el criterio de los Directores de Carreras y Departamentos,
Profesores, Estudiantes y Usuarios en general.
Solicitar la certificacin presupuestaria, en la que se determina la

existencia de fondos en la partida de libros y colecciones.
Coordinacin con el departamento de Adquisiciones para que realicen la

compra.
Revisin tcnica de los materiales para determinar si cumplen o no con

los requisitos.
Entrega - recepcin de los materiales adquiridos por el Departamento de

Bienes de la Institucin.
Una vez registrado en la Unidad de Bienes cada uno de los ejemplares,

estos pasarn a la biblioteca.
Canje
Centralizado a travs del Departamento de Relaciones Pblicas de la ESPE-
EL.
Donacin
Los materiales que se reciban por donacin tendrn el mismo trato que los
adquiridos por compra.
Suscripcin de publicaciones peridicas

La biblioteca suscribe algunos ttulos para cada Carrera, anualmente se
actualiza el listado y se pone a consideracin de las mismas la renovacin o
incorporacin de nuevos ttulos.
El encargado de la Hemeroteca realiza el procesamiento correspondiente y

pone a disposicin de todos los usuarios.
Publicaciones de la ESPE-EL y Tesis de Pregrado y de Maestras

Se reciben en la biblioteca de la ESPE-EL, extendiendo el respectivo
certificado de entrega.
Registro inicial del material recibido.

Son procedimientos especficos de la biblioteca para determinar: fecha de
recepcin, procedencia, autor, ttulo, tipo de material, etc.
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Sellos: todos los materiales que integran el fondo deben llevar el sello de la
biblioteca segn el tipo de material:
Libros, revistas y folletos: en la portada, pgina 25 y en la ltima pgina;

Adems del sello de la Biblioteca, los materiales deben llevar tambin
otros sellos rectangulares con el nombre de la Biblioteca en los cantos. El
sello de inventario en la portada, con la siguiente informacin:
1. Nmero de inventario
2. Fecha de ingreso
3. Tipo de procedencia
4. Forma de adquisicin del material
Los sellos se deben colocar sin daar el material, sin ocultar informacin, ni
sobre ilustraciones.
DVD, CD y CD-ROM: en la parte superior izquierda en los CDs de tesis

e interior de la cartula para los CDs de libros.
Vdeos: en la etiqueta del vdeo.
Las bandas de seguridad se colocar en el interior de los libros entre dos

hojas.
DVD, CD y CD-ROM: de la Sala de Audiovisuales y Multimedia se

colocan las bandas magnticas en la superficie del disco.
Tarjetas de Radiofrecuencia (RFID): Este TAG o chip es colocado en la

cubierta del libro al final de las hojas, el mismo que contiene toda la
informacin del material.
Nmero de inventario: Los nmeros de inventario se administran desde el

rea de adquisiciones. Se asignan nmeros consecutivos y el ao de
adquisicin de acuerdo al tipo de material.
8.2. PROCESOS TCNICOS (ANLSIS DOCUMENTAL)
Objetivo
Poner a disposicin del usuario una coleccin organizada de acuerdo a
normas establecidas internacionalmente.
Personal
Bibliotecario.
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Distribucin de materiales
Una vez realizada la recepcin de los materiales, el encargado de la Seccin
de Procesos Tcnicos decidir su ubicacin en las distintas reas de la
Biblioteca (General, Referencia, Monografas, Tesis de grado,
Audiovisuales, CD-ROM y DVD).
CLASIFICACIN
El nmero de clasificacin de los documentos procesados sern

determinadas por el Bibliotecario, de acuerdo al Sistema de Clasificacin
Decimal Dewey.
Las signaturas de los materiales procesados se determinarn de acuerdo

a los siguientes criterios:
1. Coleccin general
Nmero de Clasificacin Decimal Dewey.
Cdigo de autor (Tablas Cutter de cuatro cifras de OCLC) y la
inicial del ttulo del libro, omitir artculos.
Nombre de la Biblioteca.
Tomo o volumen y nmero de ejemplar.
Ej.: Imagen corporativa / Molina, Violeta
658.409
M722i
BIB.
ESPEL
EJ.1
2. Referencia
Especificaciones de la coleccin.
inicial del ttulo del libro, omitir artculos.
Ej.: Diccionario ambiental / Fraume Restrepo, Nstor Julio
R
333.703
F845d
BIB. ESPEL
T. 1 EJ.1
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3. Tesis de grado
inicial del ttulo de la tesis, omitir artculos.
Ej.: Estudio del diseo y distribucin del laboratorio de mecnica de
patio en el nuevo campus / Jaramillo Morales, Gloria Johana
TESIS
629.287
J372e
BIB. ESPEL
EJ.1
4. Monografas
inicial del ttulo de la monografa, omitir artculos.
Ej.: Estudio y anlisis de un sistema de comunicaciones con equipos
VHF / Allauca Iguasnia, Luis Alonso.
MONOGRAFA
621.381
A421e
BIB. ESPEL
EJ.1
5. DVDs (videos)
inicial del ttulo del DVD, omitir artculos.
Ej.: Reparando nuestro auto: principios de reparacin / Ideas
Educativas
13
DVD
629.24
I193r
BIB. ESPEL
V.1 EJ.1
CATALOGACIN
Al iniciar el procesos de catalogacin de estos materiales, el Bibliotecario

consultar nuevamente en la base de datos para verificar si los
documentos a catalogar ya han sido ingresados en el sistema.
Si el documento ya se encuentra en la base de datos, se capturar el

registro como un ejemplar ms y se registrarn los datos en el
documento (Signatura topogrfica, ejemplar y nmero de ficha).
Si el documento no se encuentra ingresado en sistema, se proceder a la

catalogacin completa del documento.
En el proceso de catalogacin, se debe dar preferencia a la obras

solicitadas por los usuarios, estn o no capturadas en la base de datos, las
mismas que no pueden demorar ms de 24 horas.
Normas de catalogacin
Las normas de catalogacin y clasificacin vigentes a nivel internacional y
que se utilizan para procesar los materiales en la biblioteca son:
1. Reglas de Catalogacin Angloamericanas y/o RDA.
2. Lista de Encabezamientos de Materia para las Bibliotecas,
3. Tesauro SPINES:
4. CDD, Clasificacin Decimal Dewey
5. El macro Cutter de Dewey
Normas de introduccin de datos
Campos fijos bsicos:

1. Se consideran obligatorias las siguientes posiciones:
primera fecha
segunda fecha (opcional)
Cdigos de ilustracin
Lugar de publicacin
Cdigo de lengua
Biblioteca Asociada
2. El sistema asigna automticamente el nmero de ficha.
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Campos fijos opcionales:
1. Estado del registro n (registro nuevo)
2. Tipo de registro a (material con texto impreso)
3. Catalogacin descriptiva a (registro sigue AACR2 o RDA)
4. Nivel intelectual f (especializado)
5. Nivel bibliogrfico m (monografa)
Etiquetas variables
Para cada tipo de material se selecciona un formato de acuerdo a
nuestras necesidades, se ha configurado los siguientes formatos:
TIPO DE MATERIAL:
LIBRO
T020 - Nmero internacional normalizado para libros (ISBN).

Ej.: â978-958-682-768-3.
T082 - Nmero de Clasificacin Decimal Dewey (CDD).

1. Se debe ingresar la clasificacin CDD.
2. El cdigo de autor asignado por la tabla Cutter, seguido de la inicial del
ttulo del documento.
Ej.: â658.15
^bZ822v.
T100 - Autor personal.

1. Encabezamiento principal, nombre del autor personal.
2. Primero ingresamos los apellidos, seguidos por la coma (,) y luego los
nombres.
3. En los encabezamientos se usan minsculas, segn las reglas
ortogrficas.
Ej.: âZitzmann Riedler, Werner.
T110 - Autor Corporativo.

1. Nombre de la institucin en forma directa.
2. Nombre de la Jurisdiccin si no es de Ecuador, (-), seguido del nombre
de la institucin.
3. Entran siempre por el nombre por el que se les conoce con ms
frecuencia, excepto las entidades de carcter administrativo, legislativo y
las que son subordinadas o relacionadas.
4. Si la entidad aparece de diferentes formas en la publicacin se elige la
forma que predomine en la publicacin. Si aparecen con siglas, se elige la
forma desarrollada, si se conoce.
5. Se suprime la puntuacin en siglas.
Ej.: Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE.
Mxico - Ministerio de Relaciones Exteriores.
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T245 - Ttulo / Mencin de Responsabilidad.
1. Ttulo (:), Subttulo.
2. Informacin complementaria (ttulos paralelos, otros ttulos)
3. Mencin de responsabilidad.
4. Incluir puntuacin de acuerdo a las Reglas de Catalogacin.
Ej.: âValoracin de empresas con Excel: simulacin probabilstica
^cWerner Zitzmann Riedler
T250 - Edicin / Mencin de edicin.

1. Ingresar el nmero de la edicin.
2. Ingresar la responsabilidad de la edicin.
Ej.: â2
T260 - Lugar: Editorial.

1. Ciudad de la editorial, si no se conoce la cuidad el pas (:).
2. Nombre del editor, distribuidor o la abreviatura [s.n.], si no existe.
Ej.: âBogot:
^bAlfaomega.
T300 - Pginas o volmenes / Dimensiones.

Ingresamos el nmero de pginas o volumen y el tamao del libro en
centmetros.
Ej.: â150p / 24cm.
T440 - Serie / Mencin de responsabilidad.

Ingresamos el nombre de la serie o coleccin, los parntesis pone el sistema
automticamente.
Ej.: âColegio de Estudios Superiores de Administracin CESA.
T500 Notas generales.

Contiene informacin para las que no se ha definido un campo especfico:
ediciones bilinges, premios, etc.
Ej.: âTexto en ingls y espaol
T505 - Nota de contenido.

1. Ingresamos el contenido de los captulos.
2. Los captulos van numerados.
Ej.; â1. La valoracin de empresas en el sector real. 2. Elaboracin de
estados financieros proforma. 3. Sensibilizacin de las variables. 4. Costo
de capital promedio ponderado. 5. Valoracin por medio de dos mtodos.
6. Simulacin de Monte Carlo.
T650 - Encabezamiento bajo temas generales.

1. Descriptores / Palabras clave.
2. Utilizamos la Lista de Encabezamientos de Materia y tesauro.
3. Asignar un promedio de tres materias por registro.
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4. Asignar materias especficas, evitando los encabezamientos muy
generales o muy particulares
5. Al indizar una nueva edicin o ejemplar de una obra, verificar los otros
registros para homogenizar las materias.
Ej.: âESTADOS FINANCIEROS
âMATEMTICAS FINANCIERAS
T700 - Asientos secundarios bajo autor personal.

1. Este campo coincide con el campo T100.
2. Encabezamiento alternativo para coautores y secundario para el resto.
3. Los indicadores ms comunes en la biblioteca son:
Ilustradores (il).
Compiladores (comp).
Editores (ed).
Traductores (trad).
Directores (dir).
Prologuistas (pr)
Ej.: âZitzmann Riedler, Werner
T856 - Liga a los recursos electrnicos.

Este campo se utilizar siempre para introducir la direccin en la que se
encuentra el archivo que se va a adjuntar en la ficha.
Ej.; ûhttp://www.elsotano.com/libro-valoracion-de-empresas-con-excel-
10316773.
PROYECTOS DE TITULACIN, MONOGRAFAS Y TESIS.

1. Especificamos el tipo de material (TESIS, MONOGRAFA) con
maysculas.
ttulo de la tesis o monografa.
Ej.: âTESIS 629.287 M828du.

nombres.
ortogrficas.
Ej.: âMorales Rosales, Washington Andrs.

17
Ej.: âDiseo y construccin de un sistema electrnico de alarma e
inmovilizacin vehicular con reconocimiento de huella dactilar y
configuracin va bluetooth /
^cWashington Andrs Morales Rosales y Bertha Elizabeth Patn
Sandoval.

1. Lugar de la institucin (:).
2. Nombre de la Institucin; Departamento, Carrera.
Ej.: âLatacunga:
^bUniversidad de las Fuerzas Armadas ESPE; Departamento de
Ciencias de la Energa y Mecnica; Carrera de Ingeniera Automotriz.

Ingresamos el nmero de pginas y el tamao de la tesis o monografa en
centmetros.
Ej.: â128p. / 30cm.
T500 - Notas generales.

forma de presentacin adicional, software, etc.
Ej.: âIncluye: CD-ROM, anexos.
T502 - Nota de tesis.

1. Descripcin del material.
2. Ttulo que obtiene el postulante entre parntesis.
3. Director y codirector (apellidos, Nombres, Dir., Codir.).
Ej.; âTesis (Ingeniero Automotriz); Rocha, Juan, Dir.; vila, Galo, Cod.

1. Ingresamos el contenido de los captulos.
2. Los captulos van numerados.
Ej.; â1. El problema de investigacin. 2. Introduccin. 3. Descripcin del
sistema. 4. Desarrollo. 5. Implementacin y pruebas. 6. Conclusiones.
7. Recomendaciones.
T506 - Nota de restricciones de acceso.

En este campo se indica las condiciones de uso de las monografas y tesis de
grado.
Ej.; âSOLO PARA CONSULTA EN SALA DE LECTURA.

18
Ej.: âINGENIERA AUTOMOTRIZ
âVEHCULOS - SISTEMAS DE SEGURIDAD

2. Encabezamiento alternativo para coautores.
Ej.: âPatn Sandoval, Bertha Elizabeth

En este campo se ingresar la direccin electrnica (URL) en la que se
encuentra el archivo de la tesis o monografa que se adjunta en la ficha.
Ej.; http://repositorio.espe.edu.ec/bitstream/21000/3805/1/T-ESPEL-
0776.pdf
AUDIOVISUALES.

1. Especificamos el tipo de material (DVD, VHS, etc.) con maysculas.
ttulo del CD-ROM o DVD.
Ej.: âDVD 362.292 Y681t

nombres.
ortogrficas.
Ej.: âYoung, John G.; Prod.

de la institucin.
19
Ej.: âHuman Ralation Media

1. Se transcribir como aparece en la fuente principal de informacin.
2. Se llenar el subcampo de descripcin del material utilizando el trmino
[PELCULA], para pelculas cinematogrficas y [VIDEO], para
videograbaciones.
3. En la mencin de responsabilidad se har constar los nombres de
personas o entidades que se considere de mayor importancia en la
produccin y realizacin de la obra, de acuerdo a las Reglas de
Catalogacin.
Ej.: âEl Alcohol y tu cerebro [VIDEO] /Young, John G.; Prod.
T250 - Edicin / Mencin de edicin.

1. Ingresar el nmero de la edicin.
2. Ingresar la responsabilidad de la edicin.
Ej.: â2

1. Este campo contiene el nombre del editor y/o productor, el distribuidor
es obligatorio si no aparece mencin de editor.
2. Si la fecha de la produccin original difiere de la fecha de publicacin,
distribucin, etc., podr hacerse constar en nota sobre rea de
publicacin.
Ej.: âSan Diego:
^bQuality Films
T300 - Descripcin Fsica.

Este campo especifica el tipo de material, el formato, las caractersticas
fsicas, las dimensiones y si hay material acompaante.
Ej.: â1 DVD original en estuche plastificado de 13X19cm
T306 - Duracin del material.

En este campo se hacen constar la extensin o la duracin del material en
minutos.
Ej.: â22 min
T440 - Serie / Mencin de responsabilidad.

1. Ingresamos el nombre de la serie o coleccin, los parntesis pone el
sistema automticamente.
2. Este campo genera un encabezamiento secundario que permite sacar
listados impresos de colecciones.
Ej.: âIdeas Educativas
âEstrategias para una vida mejor
20
Ej.: âSubtitulada al espaol

1. Contiene los ttulos de obras independientes o partes de un documento,
tambin puede incluir menciones de responsabilidad asociadas a las
obras o las partes.
Ej.: El tema que aborda este DVD es recomendado para presentar a los
adolescentes los ltimos avances en el conocimiento acerca del efecto
del consumo del alcohol sobre su organismo y en especial el cerebro.
T506 - Nota de restriccin de acceso.

En este campo se indica las condiciones de uso del material audiovisual.
Ej.; âSOLO PARA CONSULTA EN SALA DE VIDEOS.
T511 Notas de elenco.

1. Anuncia sobre los participantes, intrpretes, narradores o presentadores.
2. Se describen las funciones desarrolladas por las personas incluidas en
esta nota, interprete, narrador, presentador, etc.
Ej.: âCindy Butler, Susan F. Tapert, Alecia Dager, Eric Caeung y Scott
Swarzwelder.
T518 - Nota sobre fecha / hora y lugar de grabacin.

Contiene la fecha, hora y lugar de grabacin, filmacin e interpretacin,
incluye fecha, hora y lugar de estreno.
Ej.: âGrabado en San Diego, 2002
T521 - Nota de audiencia.

1. Se usa esencialmente cuando se considera que el contenido de un
documento es adecuado para una audiencia o para un nivel intelectual
determinado.
2. Se transcribir del mismo modo que aparezca en la cartula.
Ej.: âRecomendada para adolescentes y adultos
T530 - Nota sobre otros formatos disponibles.

1. En este campo se ingresa informacin sobre la disponibilidad del
material descrito en un formato fsico diferente.
2. Los trminos bajo los cuales est disponible la forma fsica adicional.
Ej.: âFull Screen
T534 - Nota de versin original.

Se describe los detalles relevantes del original, cuando procesamos una
reproduccin de dicho tem y los datos difieren.
Ej.: âProduccin original de Human Relations Media
21
T538 - Nota de detalles del sistema.
Para grabaciones sonoras y de video, puede incluirse informacin sobre el
nombre comercial de los sistemas de grabacin, la frecuencia de
modulacin y el nmero de lneas de resolucin.
Ej.: âSonido Dolby Digital 2.0
T546 - Nota de idioma.

La informacin textual sobre el idioma del material que se describe. Puede
incluirse tambin una descripcin del alfabeto, contienen informacin
codificada sobre el idioma.
Ej.: âIngls y espaol

Ej.: âADICCIONES
âALCOHOLISMO

2. Encabezamiento alternativo para coautores.
Ej.: âSchloat, Andy; Prod.

encuentra el enlace del material que se va a adjuntar en la ficha.
Ej.: www.ideas educativas.com.mx
PUBLICACIONES SERIADAS
T022 - Nmero internacional normalizado para Publicaciones Seriadas

(ISSN).
Ej.: â1091-3416

1. Especificamos el tipo de material: Publicacin Seriada (PS) con
maysculas.
3. El cdigo de autor asignado por la tabla Cutter.
Ej.: âPS 056.72 N558
22
de la institucin.
Ej.: Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE.
Mxico - Ministerio de Relaciones Exteriores.

Ej.: âNewsweek: en espaol

1. Ciudad de la editorial, si no se conoce la cuidad el pas (:).
2. Nombre del editor, distribuidor o la abreviatura [s.n.], si no existe.
Ej.: âMxico, D.F.:
^bNews for America LLC.

Ingresamos el nmero de pginas o volumen y el tamao de la Publicacin
Seriada en centmetros.
Ej.: â50p. / 26cm.
T310 - Frecuencia actual de Publicacin.

Este campo especifica la frecuencia vigente establecida o de la actualizacin
de un tem, se relaciona con la informacin codificada del campo T008/18
(Frecuencia) y del campo T008/19 (Regularidad).
Ej.: âQuincenal, 2010 -
â3n al ao
âTrimestral
T362 - Fecha de Publicacin / Designacin de Secuencia.

1. Contiene la mencin alfabtica, numrica y/o cronolgica de inicio y
finalizacin de un tem.
2. La fecha a utilizar en este campo son designaciones cronolgicas que
identifican emisiones individuales de la Publicacin Seriada, las mismas
que son generalmente numricas, pero pueden tambin ser alfabticas.
23
3. Si no tenemos el primer nmero la fecha se dar en forma de nota sin
normalizar, por ello esta nota de fecha se consignar en el campo T515 y
siempre se utilizar cuando no se dispone del primer y/o ltimo
fascculo pero se conoce la informacin por otros fascculos o por otras
fuentes.
Ej.: âVol. 14, N 36 (enero 2005 - )

Ej.: âEditado en 2 partes en 1991, en tres desde 1994-
T530 - Nota de formato fsico adicional disponible.

Se describe la informacin sobre la disponibilidad del documento en un
formato diferente.
Ej.: âDisponible en lnea
^bhttp://www.comie.org.mx/v1/revista/portal.php
âDisponible en microfilm

1. Palabras claves en lenguaje documental.
5. Al indizar una nueva edicin o ejemplar de una Publicacin Seriada,
verificar los otros registros para homogenizar las materias.
Ej.: âNEGOCIOS
âVISION MUNDIAL
âREPORTAJES ESPECIALES
âCIENCIA Y TECNOLOGA

Ilustradores (il).
Compiladores (comp).
Editores (ed).
Traductores (trad).
Directores (dir).
Prologuistas (pr)
Ej.: âZitzmann Riedler, Werner

24
Ej.; ûhttp://www.newsweekespanol.com.mx
^yRevista Newsweek en espaol
^qURL
ASIENTOS ANALTICOS

nombres.
ortogrficas.
Ej.: âAli, Lorraine.

Ej.: âSu extrao hijo y usted /
^cLorraine Ali
T362 - Fecha de Publicacin / Designacin de Secuencia.

1. Contiene la mencin alfabtica, numrica y/o cronolgica de inicio y
finalizacin de un tem.
2. La fecha a utilizar en este campo son designaciones cronolgicas que
identifican emisiones individuales de la Publicacin Seriada, las mismas
que son generalmente numricas, pero pueden tambin ser alfabticas.
3. Si no tenemos el primer nmero, la fecha se dar en forma de nota sin
normalizar, por ello esta nota de fecha se consignar en el campo T515 y
siempre se utilizar cuando no se dispone del primer y/o ltimo
fascculo pero se conoce la informacin por otros fascculos o por otras
fuentes.
Ej.: âVol.11, nm.39 (sep., 2006), pgs. 34 - 37

Ej.: âReportaje especial de los temas: salud para la vida. Incluye:
fotografas
T520 Nota de resumen.

Informacin sin formato preestablecido que describe el alcance y los
contenidos de los documentos. Puede ser un sumario, un resumen, una
notacin, una resea o solo una frase que describe el material.
25
Ej.: âConductas poco convencionales se manifiestan en algunos nios que
tal vez no parezcan importantes pero que a la larga podran dar lugar a
trastornos que necesiten una atencin especializada.

5. Al indizar una nueva edicin o ejemplar de una Publicacin Seriada,
verificar los otros registros para homogenizar las materias.
Ej.: âPSICOLOGA INFANTIL
âNIOS
^z-TRASTORNOS DE CONDUCTA

a. Ilustradores (il).
b. Compiladores (comp).
c. Editores (ed).
d. Traductores (trad).
e. Directores (dir).
f. Prologuistas (pr)
Ej.: âZitzmann Riedler, Werner; il.

Ej.; ûhttp://www.newsweekespanol.com.mx
^yRevista Newsweek en espaol
^qURL.
CONTROL DE PUBLICACIONES PERIDICAS
Establece mecanismos de recepcin y procesamiento de las publicaciones

peridicas que ingresan a la Biblioteca y la puesta a disposicin de los
usuarios, mantiene un control de las publicaciones recibidas, las pendientes
y las que precisan de reclamo.
Personal
Auxiliar de Biblioteca
26
Recepcin de publicaciones peridicas
La adquisicin de publicaciones peridicas provienen de dos tipos de
adquisicin:
1. Suscripcin, realizada a editores y distribuidores de publicaciones
peridicas en Ecuador.
2. Donacin, proveniente de la ESPE Matriz, Instituciones, editores y

particulares.
Publicaciones peridicas recibidas por suscripcin:

1. Diariamente, el Auxiliar de Biblioteca se encargar de recoger de la
Prevencin los peridicos y revistas correspondientes a la suscripcin
de la Biblioteca y realizar su recepcin.
2. El registro de las publicaciones peridicas se realizar a travs del

sistema de informacin de la biblioteca.
3. El Responsable de Hemeroteca controlar que la recepcin de las

revistas sea puntual, caso contrario deber notificar a la seccin de
adquisiciones.
4. Con las publicaciones peridicas nuevas se proceder de la siguiente

manera:
Realizar la descripcin bibliogrfica en la Base de Datos.
Introducir los datos de las publicaciones peridicas.
Realizar fichas analticas de temas ms importantes.
Registrar su recepcin.
5. Finalmente se proceder a la impresin de marbetes y cdigos de

barras.
6. La ESPE Matriz remite a la Direccin de la ESPE-EL, las publicaciones

peridicas editadas por la Institucin. Estas publicaciones son
transferidas a la Biblioteca peridicamente.
PREPARACIN FSICA DE LOS MATERIALES
Colocacin de marbetes, cdigos de barras con su proteccin, tarjetas

RFID y la verificacin de la magnetizacin de los libros.
1. Marbetes: el tamao y la disposicin de los marbetes donde consta la

signatura depender del tipo de material:
Libros: en el lomo a 1,5 cm. del extremo inferior del mismo.
27
Revistas y libros de poco grosor: se colocar en el ngulo superior
izquierdo.
CD y CD-ROM y DVD: en el lomo de la caja a 1.5 cm. del extremo
inferior.
2. Cdigos de barras: Sern colocados en la pasta posterior, incluye el

nmero de inventario del documento y signatura topogrfica.
Antes de ingresar a la coleccin los materiales, se procede a magnetizar y

configurar el TAG en el equipo de RFID, para evitar hurtos.
Entrega de los materiales en las salas y depsitos

Los libros procesados se entrega al Auxiliar de Biblioteca de Servicios de
Informacin, el mismo que ingresar a las diferentes colecciones que
estn a disposicin de los usuarios.
Materiales deteriorados
Los Auxiliares de Biblioteca que trabajan en la Seccin de servicios al
pblico remitirn peridicamente a la Seccin de Procesos Tcnicos
aquellos materiales deteriorados.
El Auxiliar de Procesos Tcnicos proceder a reemplazar las etiquetas

deterioradas y enviarlos inmediatamente a la coleccin.
En caso de libros que necesiten encuadernado o arreglo de alguna de sus

partes, se enva a mantenimiento a fin de ponerlos a disposicin de los
usuarios en el menor tiempo posible.
9. SERVICIOS DE INFORMACIN
Objetivo
Brindar un ptimo servicio a los usuarios de la comunidad universitaria y
pblico en general, mediante la entrega recepcin de los recursos y ayuda
para satisfacer con xito todas sus necesidades de informacin.
Usuarios
1. Comunidad Universitaria.
Directivos
Docentes
Estudiantes
Personal Militar
Personal Administrativo
2. Investigadores
3. Estudiantes Universidades del Centro del Pas
28
4. Estudiantes de Colegios
5. Pblico en general
Condiciones de prstamo
1. Segn el tipo de usuarios
CUADRO 1: Condiciones de prstamo segn tipos de usuario.

TIPO USUARIO CANT. DURACIN SANCIN RENOVACIN
A Directivos 5 15 SI SI
A Docentes 5 15 SI SI
B Estudiantes 3 3 SI SI
B Personal Militar 3 5 SI SI
B Administrativos 3 5 SI SI
C Investigadores 5 15 SI SI
D Universidades 1 1 SI NO
D Colegios 1 1 SI NO
D Pblico General 1 1 SI NO
Se aplicar esta tabla como norma general, pero puede haber

limitaciones segn el tipo de fondo.
El Usuario sancionado queda excluido del prstamo dos das
laborables por cada da de retraso y por cada libro.
Si un libro est prestado, un usuario puede reservar el libro para
que pueda utilizarlo despus de su devolucin.
2. Segn el tipo de fondo
Coleccin General: Esta coleccin est disponible para prstamos

segn las condiciones del tipo de usuario especificadas
anteriormente. Puede ocurrir que algunas de las obras de esta
coleccin estn en el sistema como no prestables, ya que se
encuentran en la coleccin de reserva, en ese caso nicamente
debern ser utilizadas en sala de lectura o para fotocopia.
Coleccin de Referencia: Esta coleccin est marcada como no

prestable a domicilio, excepto si algn profesor necesita el material
para una clase, pero siempre debe ser devuelto en el mismo da.
Coleccin de Proyectos de titulacin, Monografas y Tesis de

Grado: De consulta solo en sala de lectura
Coleccin de Hemeroteca: De consulta solo en sala de lectura
29
Coleccin de Audiovisuales: De consultas solamente en las salas
de video de la Biblioteca. En casos excepcionales se autorizar su
salida para ser devuelto el mismo da.
PROCEDIMIENTO DE PRSTAMOS
1. La gestin de prstamos corresponder a los Auxiliares de

Biblioteca, los mismos que pueden realizar prstamos del material
permitido de acuerdo a la normativa del presente manual.
2. El carnet de la ESPE-EL es personal e intransferible, solo puede

realizar prstamos la persona que figura como responsable del mismo.
3. Los prstamos no podrn exceder del nmero permitido por la

Normativa de la Biblioteca. Esta referencia se hace constar en el
mdulo de prstamos.
4. El usuario no podr excederse en el tiempo mximo de prstamo

permitido por la Normativa de la Biblioteca. Esta referencia se hace
constar en el mdulo de prstamos y el encargado de prstamos
deber comunicar por correo electrnico o verbalmente.
5. El sistema establecer una sancin a los usuarios morosos tal y como

establece la Normativa de la Biblioteca y el Auxiliar de Biblioteca
deber comunicarlo verbalmente.
6. Cuando un usuario no devuelva el material prestado dentro del plazo

estipulado, el Auxiliar de biblioteca primeramente le har un
recordatorio verbal. De persistir en la mora, el encargado de esta
seccin; notificar el caso mediante informe al jefe de biblioteca, quien
aplicar las sanciones mencionadas en la normativa de la biblioteca.
7. Si transcurridos seis meses o ms el usuario moroso no entrega el tem

prestado, se tramitar la suspensin de matrcula para el siguiente
semestre.
8. En el momento que el usuario moroso devuelva los materiales

prestados se le emitir una Constancia de No Adeudo, para que pueda
matricularse.
9. Cuando un usuario no pueda localizar en las estanteras materiales de

prstamo disponibles, el personal de la Seccin de Prstamos
proceder a buscarlos.
10. Si algn material se determina como extraviado, el Jefe de Seccin de

Servicios, tras informar al usuario, pasar notificacin al Jefe de
30
Seccin de Procesos Tcnicos, quien ingresar en la base de datos
como material extraviado.
11. Si un usuario desea llevarse en prstamo un material que se

encuentra en la Seccin de Procesos Tcnicos, el encargado de esta
rea deber registrar el prstamo para llevar un control estricto y
procesar este tem en un plazo no mayor a 24 horas, despus de su
devolucin.
12. En casos excepcionales el Auxiliar de Biblioteca podr autorizar el

prstamo de los materiales de reserva, los mismos que deben ser
nocturnos es decir desde las 19:00h hasta las 9:30h del da siguiente.
Gestin de las Renovaciones
1. Todos los libros de prstamos (coleccin general) podrn ser

renovados por un perodo de tiempo similar, Las renovaciones podrn
hacerse personalmente o por telfono.
2. No se podrn hacer renovaciones de prstamos en los siguientes casos:

Cuando el perodo de tiempo ha sido vencido.
Cuando el material ha sido reservado por otro Usuario.
Se comunicar al Usuario la obligatoriedad de devolver el
documento.
3. De acuerdo a la necesidad del usuario, el Auxiliar de Biblioteca podr

establecer el plazo de devolucin del material prestado, siempre y
cuando el mismo no se utilice con mayor frecuencia en la biblioteca.
4. Los audiovisuales no podrn ser renovados.
Gestin de las Reservas
1. Todos los libros de la coleccin general que se encuentren prestados,

podrn ser reservados a travs del sistema. Nunca se harn reservas
de libros que no se encuentren prestados.
2. Las reservas lo pueden realizar personalmente o por internet, no por

telfono.
3. El nmero mximo de reservas por lector es el que se indica en la

Normativa de la Biblioteca de la ESPE-EL.
4. Cuando un libro reservado por un usuario sea devuelto a la Biblioteca,

el sistema solo permitir el prstamo a este usuario, el mismo que
deber hacer efectivo en un plazo no mayor a 24 horas.
31
10. DIAGRAMAS DE FLUJO.
GRFICO 1: Flujo de procesos
FLUJO DE PROCESOS
DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO / FIN
OPERACIN
DECISIN
DOCUMENTO
SMBOLOS IMPRESO
CONEXIN
LNEA DE FLUJO
ARCHIVO
33
GRFICO 2: Seleccin y adquisicin
SECCIN DE PROCESOS TCNICOS:

SELECCIN Y ADQUISICIN DE MATERIALES: Secuencia de operaciones
Diagrama: 1
BIBLIOTECARIO DIRECTOR DE CARRERA FINANCIERO
INICIO
SOLICITA LISTADO DE
SELECCIONA
MATERIALES A
MATERIALES
PROVEEDORES
RECEPTA EMITE LISTADO

BIBLIOGRAFA BIBLIOGRAFA
SELECCIONADA SELECCIONADA
INFORME DE
NECESIDADES
RECEPTA
SOLICITUD DE DOCUMENTACIN
COMPRA
CERTIFICACIN
RECEPCIN DE
PRESUPUESTARIA
LIBROS
PROVEEDORES
ORDEN DE PAGO
REVISIN
TCNICA DE
LIBROS
SELLADO,
ETIQUETADO Y
MAGNETIZACIN
INVENTARIO DE
LIBROS
ARCHIVO FIN
34
GRFICO 3: Clasificacin de materiales

CLASIFICACIN DE MATERIALES: Secuencia de operaciones
Diagrama: 2
BIBLIOTECARIO 1 BIBLIOTECARIO 2
INICIO RECIBE LIBROS

INVENTARIADOS
ENTREGA LIBROS
INVENTARIADOS COLOCA LIBROS
EN ESTANTERAS
DE PROCESOS
TCNICOS
REVISIN BASE
DE DATOS
EXISTENCIA
EXISTE LIBROS
BASE DE DATOS
SI NO
INGRESAR EL CONSULTA
NMERO DE SISTEMA DE
INVENTARIO CLASIFICACIN
ASIGNA
GRABAR
NMERO DE
FICHA
CLASIFICACIN
ACTUALIZA CONSULTA
BASE DE TABLA DE
DATOS CUTTERS
FIN
ASIGNA
CDIGO DE
AUTOR
FIN
35
GRFICO 4: Catalogacin de materiales

CATALOGACIN DE MATERIALES: Secuencia de operaciones
Diagrama: 3
BIBLIOTECARIO 1 BIBLIOTECARIO 2
INICIO
REVISIN
LIBROS
CLASIFICADOS
MDULO
ANLISIS DE
SIABUC
SELECCIN DE
FORMATO: TESIS,
LIBRO, CD, DVD,
ETC
INGRESO DE
CAMPOS FIJOS
BSICOS Y
OPCIONALES
REGISTRAR CADA
UNO DE LOS
CAMPOS MARC
REQUERIDOS
INGRESAR EL
NMERO DE
INVENTARIO
RECIBE LIBROS
CATALOGADOS
ENTREGA LIBROS
CATALOGADOS
VERIFICA BASE
DE DATOS DE
CONSULTAS
FIN
36
GRFICO 5: Indizacin de materiales

INDIZACIN DE MATERIALES: Secuencia de operaciones
Diagrama: 4
BIBLIOTECARIO 1
INICIO
REVISIN
EXHAUSTIVA DEL
DOCUMENTO
EXTRAE PALABRAS
CLAVES LENGUAJE
NATURAL
SI NO
BASE DE DATOS
ASIGNA CONSULTA LISTA DE

PALABRAS ENCABEZAMIENTOS
CLAVES Y THESAUROS
FIN
ASIGNA PALABRAS
CLAVES EN LENGUAJE
DOCUMENTAL
FIN
37
GRFICO 6: Preparacin fsica de los materiales

PREPARACIN FSICA DE LOS MATERIALES: Secuencia de operaciones
Diagrama: 5
AUXILIAR DE BIBLIOTECA AUXILIAR DE BIBLIOTECA
INICIO
IMPRESIN
ETIQUETAS CON
CLASIFICACIN Y
CDIGOS DE BARRAS
PEGADO DE
ETIQUETAS CON
CLASIFICACIN Y
CDIGOS DE BARRAS
PROTECCIN DE
ETIQUETAS CON
CINTA ADHESIVA
VERIFICA BASE DE
DATOS EN
CONSULTAS Y
MAGNETIZACIN DE
LIBROS
ENTREGA DE LIBROS RECEPCIN DE LIBROS

PROCESADOS PROCESADOS
INGRESO DE LIBROS A
ESTANTERAS
FIN
38
GRFICO 7: Encuadernacin de libros
ENCUADERNACIN DE LIBROS: Secuencia de operaciones
Diagrama: 6
BIBLIOTECA FINANCIERO EMPRESA
INICIO
SELECCIN DE
DOCUMENTOS
DETERIORADOS
ELABORA
LISTADO
DE LIBROS
INFORME DE
NECESIDAD ORDEN RECEPTA INFORME
DE COMPRAS DE NECESIDAD Y
ORDEN DE COMPRA
CERTIFICACIN
LEGALIZACIN DE PRESUPUESTARIA
DOCUMENTACIN
ENTREGA DE RECIBE
MATERIAL A MATERIAL A
ENCUADERNARSE ENCUADERNARSE
REALIZA TRABAJO DE
ENCUADERNADO DE
DOCUMENTOS
ENTREGA DE
RECIBE MATERIAL
MATERIAL
ENCUADERNADO
ENCUADERNADO
FIN
39
GRFICO 8: Prstamos internos
SECCIN DE SERVICIOS:
PRSTAMOS INTERNOS: Secuencia de operaciones
Diagrama: 7
CLIENTE BIBLIOTECARIO
INICIO
SOLICITA RECEPTA
INFORMACIN INFORMACIN
BSQUEDA ASESORA EN LA
BIBLIOGRFICA BSQUEDA DE LA
CATLOGO EN LNEA INFORMACIN
IDENTIFICACIN DE LA
INFORMACIN
LOCALIZACIN DEL
DOCUMENTO EN LA
COLECCIN
UTILIZA DOCUMENTO
EN LA SALA DE
LECTURA
UBICACIN FSICA DE
COLOCACIN DE LOS
LOS DOCUMENTOS
DOCUMENTOS EN
UTILIZADOS EN LA
REORDENAMIENTO
COLECCIN
FIN
40
GRFICO 9: Prstamos externos
PRSTAMOS EXTERNOS: Secuencia de operaciones
Diagrama: 8
COMUNIDAD POLITCNICA BIBLIOTECARIO
INICIO
SOLICITA RECEPTA
INFORMACIN INFORMACIN
BSQUEDA ASESORA EN LA
BIBLIOGRFICA BSQUEDA DE LA
CATLOGO EN LNEA INFORMACIN
LOCALIZACIN DEL
DOCUMENTO EN LA
COLECCIN
RECEPTA IDENTIFICACIN
SOLICITA PRSTAMO PERSONAL (CARN DE LA
EXTERNO ESPE) Y MATERIAL
REQUERIDO
FIRMA
REGISTRA PRSTAMO
COMPROBANTE
EN EL SISTEMA
DE PRSTAMO
RECEPTA
ARCHIVO ENTREGA MATERIAL
MATERIAL
FIN
41
GRFICO 10: Devoluciones y renovacin de prstamos
DEVOLUCIONES Y RENOVACIN DE PRSTAMOS: Secuencia de operaciones
Diagrama: 9
COMUNIDAD POLITCNICA BIBLIOTECARIO
INICIO
ENTREGA O
RENOVACIN DEL RENOVACIN DEL
PRSTAMO PRSTAMO O
TRANSCURRIDO DEVOLUCIN
PERODO
NO SI
DE VUELVE
REGISTRA REGISTRA
RENOVACIN DEVOLUCIN
ENTREGA
IDENTIFICACIN
PERSONAL
RECEPCIN DE ENTREGA
MATERIAL MATERIAL
UBICACIN FSICA
DE LOS
EJEMPLARES
FIN UTILIZADOS EN LA
COLECCIN
FIN
42
GRFICO 11: Referencia
REFERENCIA: Secuencia de operaciones
Diagrama: 10
CLIENTE BIBLIOTECARIO
INICIO
SOLICITA ORIENTA AL USUARIO

INFORMACIN
BSQUEDA Y
RECUPERACIN DE LA
INFORMACIN
INFORMACIN DE
RECEPTA
SERVICIOS
INFORMACIN
EXISTENTES EN
DE SERVICIOS
BIBLIOTECA
UTILIZACIN DE BRINDA
RECURSOS DE ASISTENCIA
INFORMACIN PERSONALIZADA
SATISFACE LA
RECIBE
NECESIDAD DE
ASISTENCIA
INFORMACIN
PERSONALIZADA
DEL CLIENTE
CLIENTE
SATISFECHO
FIN
43
GRFICO 12: Educacin de Usuarios
EDUCACIN DE USUARIOS: Secuencia de operaciones
Diagrama: 11
DIRECTOR DE
ESTUDIANTES BIBLIOTECARIO SUBDIRECCIN
CARRERA
INICIO
NORMATIVA DE
CONFERENCIAS
ESTABLECE LEGALIZA
NORMATIVA NORMATIVA
COORDINA CRONOGRAMA DE RECEPTA

ACTIVIDADES CON ACTIVIDADES CRONOGRAMA DE
CARRERAS CONFERENCIAS
INFORMA A
DICTA ESTUDIANTES DA
CONFERENCIAS DE Y HORA DE
ACUERDO A CONFERENCIA
HORARIOS
ESTABLECIDOS
ESTUDIANTES
ACUDEN A
RECIBIR
CONFERENCIA
DAN RECEPTA
SUGERENCIAS SUGERENCIAS DE
LOS ESTUDIANTES
FIN
44
11. BIBLIOGRAFA
1. BRYSON, J. 1992. Tcnicas de gestin para bibliotecas y centros de

informacin. Madrid. Fundacin Germn Snchez Ruiprez.
2. BUSTOS, A. 1996. Gestin de informacin actual en bibliotecas

universitarias: la adquisicin de informacin contra demanda. - En: XXX
Reunin nacional de bibliotecarios: Servicios de informacin: cooperacin y
desarrollo. - Buenos Aires: ABGRA.
3. CARRIN GTIEZ, M. 1993. Manual de bibliotecas. Madrid. Fundacin

Germn Snchez Ruiprez.
4. CARAVIA, S. 2004. La Biblioteca y su Organizacin. Asturias. Ediciones

Trea.
5. Direccin General de Tecnologas para el Conocimiento. 2009. Sistema

Integral Automatizado de Bibliotecas de la Universidad de Colima. Manual
de SIABUC9. Mxico. Universidad de Colima.
6. DOMNGUEZ SANJURJO, M. 1996. Nuevas formas de organizacin y

servicios en la Biblioteca Pblica. Asturias. Ediciones Trea.
7. Gobierno de la Rioja. 2000. Manual de procedimientos de servicios y

procesos bibliotecarios: Organizacin administrativa.
8. MCCLURE, C. 1991. Manual de planificacin para bibliotecas: sistemas y

procedimientos. Madrid. Fundacin Germn Snchez Ruiprez.
9. PEALOSA, F. 1961. La seleccin y adquisicin de libros para bibliotecas.

Washington. OEA. Secretara General.
10. SUBDIRECCIN GENERAL DE PRESTACIONES ECONMICAS

CULTURALES Y SOCIALES. 2006. Manual de integracin y
funcionamiento de bibliotecas.
11. TELERMAN, J. 2006. Manual de procedimientos para bibliotecas: gua

para su redaccin. Mxico, D. F. Ministerio de Educacin.
12. TORRES, M. 2010-07-12. Funcin social de las bibliotecas universitarias.

[en nea]. Disponible: https://www.ucm.es/BUCM/servicios/doc8628.pdf.
(2010-07-12).
45

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UNIVERSIDAD DE LAS FUERZAS ARMADAS

ESPE EXTENSIN LATACUNGA

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE

Tiene entre sus propsitos organizar los recursos en diferentes formatos y

Por lo anteriormente expuesto el presente manual se elabor para facilitar a

El manual ayuda a coordinar las actividades entre las diferentes unidades

Optimizar el proceso de atencin a la Comunidad Universitaria y

Documentar las polticas de tal manera que permitan ser

La biblioteca de la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE Extensin

Su estructura est conformada de la siguiente manera:

Poner a disposicin de la comunidad universitaria y de la colectividad

Desarrollar una excelente y equilibrada coleccin de documentos

Introducir, desarrollar y evaluar sistemas, procesos y servicios de

Coleccionar, organizar, conservar y difundir la produccin intelectual de

Procesar los recursos documentales y de informacin de acuerdo a los

Orientar a los usuarios en la bsqueda de la informacin para facilitarles

Apoyar todas las iniciativas de la comunidad universitaria en el campo

Participar en proyectos cooperativos relacionados con el establecimiento

Gestionar los resultados de investigacin en la Universidad de las

Programar las necesidades bibliotecarias y de nuevos servicios, as como

Realizar la auto evaluacin de la dependencia, identificar reas crticas

7. FUNCIONES DE LOS PUESTOS DE TRABAJO

Establecer los lineamientos de poltica y direccionalidad estratgica para

Dirigir, supervisar y controlar todas las actividades de las distintas reas

Formar parte en la elaboracin de los Planes Estratgicos, Planes

Ejercer la representacin oficial de la Biblioteca en las relaciones de

Programar y organizar las actividades de difusin llevadas a cabo por la

Ejercer otras funciones y responsabilidades que le sean asignadas por las

Control de la Agenda de la Jefatura de biblioteca.

Seleccin y Adquisicin de recursos de informacin

Formular, normar, ejecutar y evaluar las polticas y el desarrollo de

Elaborar bibliografas, trpticos y alertas virtuales con el objeto de

Elaborar y proponer proyectos especiales de desarrollo de colecciones.

Adquirir y renovar las suscripciones de publicaciones peridicas a fin de

Recopilar y evaluar las propuestas acadmicas, realizar su

Establecer y mantener contacto con proveedores nacionales e

Procesos Tcnicos (anlisis documental)

Proponer las herramientas y materiales necesarios para la realizacin de

Catalogar, clasificar, indizar y preparar fsicamente el fondo bibliogrfico

Ingresar la nueva informacin documental en la base de datos del

Coordinar y asesorar peridicamente a la seccin de servicios de

Realizar otras funciones que le asigne la Jefatura de la Biblioteca de la

Servicios de Informacin y referencia (prstamos-devoluciones)

Atencin al cliente en prstamos, en los servicios de informacin general

Orientar a los Usuarios sobre los servicios y los recursos documentales

Evaluar y sugerir a la Jefatura, la adquisicin de nuevos recursos de

Divulgar, orientar e informar a travs de los recursos electrnicos

Realizar talleres de Formacin de Usuarios, orientados al buen uso y

Control y ordenacin de las colecciones, sala de lectura y referencia,

Orientar al Usuario en el uso efectivo de los catlogos y fuentes de

Capacitar mediante talleres y cursos a los Usuarios en el uso de bases de

Supervisar y controlar los servicios de la sala de multimedia, as como

Colocacin y ordenacin de libros de la sala y depsito, as como de los

Participar en el proceso de incorporacin de nuevas tecnologas

Enviar recordatorios a los usuarios que no han devuelto el material en

Tareas de apoyo al personal bibliotecario en las funciones de carcter

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