IT Governance
IT Governance
IT Governance
IT Gobernance
Practica 1:
Generar la propuesta de valor de TI de la empresa y sistema asignado
Alumnos:
Moreno Prez Sebastin
Alfaro Bracho Josu Arturo
Martnez Reyna Carolina
Hernndez Morales Osvaldo
Grupo: 3CV7
Mxico, CDMX. 03, octubre del 2016
Tabla de contenido
1 SAP (Systeme, Anwendungen und Produkte) ..................................................................... 3
1.1 Sistema SAP ERP ............................................................................................................ 3
1.2 Historia de SAP ................................................................................................................ 4
1.3 Mdulos de SAP ............................................................................................................... 4
1.5 SAP FI .............................................................................................................................. 5
1.5.1 Tipos de Mdulo SAP FI ................................................................................................ 5
2 Empresa Crawford............................................................................................................... 5
2.1 Historia de Crawford ......................................................................................................... 6
2.1 Organigrama de Crawford ................................................................................................ 8
3.1 Propuesta para reas de oportunidad a mejorar ............................................................... 9
3.2 Metodologa de implementacin de un sistema SAP ........................................................ 9
3.3 Proceso actual y requerimientos funcionales ...................................................................12
3.4 Recursos de hardware.....................................................................................................14
3.4 Costo del sistema ............................................................................................................16
1.5 SAP FI
El mdulo SAP FI tiene como objetivo emitir informacin relevante y suficiente acerca de los
derechos y obligaciones de una empresa en fechas determinadas. Estos documentos son los
siguientes:
Balance General
Estado de resultados
*Producto de esta informacin se realizan otros procesos como declaracin, pago de impuestos
y otras ms.
2 Empresa Crawford
Crawford centra su actividad fundamentalmente en la investigacin y ajuste de siniestros de
riesgos industriales, incluyendo Daos Materiales, Daos Consecuenciales, Responsabilidad
Civil, Transportes, Martimo, Riesgos Bancarios y Especiales.
Crawford estableci su operacin en Mxico en 1992 operando bajo el nombre Graham Miller
Mxico con una sola oficina ubicado en la Ciudad de Mxico. Actualmente, cuenta con una
variedad de especialistas y profesionales dedicado al servicio del mercado de seguros.
Jim Crawford, ex gerente de reclamos de compaas de seguros, fundada Crawford & Company
en 1941 con la idea de que una empresa de tasacin reivindicaciones independientes podran
proporcionar aseguradoras con una alternativa rentable y eficiente para los ajustadores de la
casa. El 27 de mayo de 1941, abri la primera oficina de Crawford en el edificio Murrah en
Columbus, Georgia. A partir de entonces, Crawford ha ampliado sus operaciones en los Estados
Unidos. Estas oficinas manejan accidentes y reclamaciones de compensacin de trabajadores
para todas las compaas de seguros ms importantes. En 1967, Crawford & Company tenan
oficinas en Canad, Puerto Rico, Inglaterra y los Estados Unidos.
Crawford sigui ampliando sus ofertas de productos para la industria de seguros. En 1968,
Crawford se convirti en una compaa pblica. En 1971, un nuevo servicio de referencia 24/7
reivindicaciones llamada MAYDAY se introdujo, (ahora "Crawford reivindicaciones Alerta" [3]).
Casi al mismo tiempo, Crawford introdujo tres nuevos servicios: Servicios de Rehabilitacin,
Servicios de Gestin de Riesgos y Servicios catstrofe. Estos servicios ayudaron a ampliar
Crawford ms all de una empresa de propiedad y accidentes reivindicaciones administracin.
VALORES
CULTURA
Los empleados de Crawford & Company son innovadores, dedicados, trabajadores y confiables.
Somos flexibles, de colaboracin, de accin rpida, y compartimos una pasin para tener xito.
Saludamos desde ms de 70 pases y hablan docenas de idiomas que reflejan la audiencia global
que servimos. Con las constantes inversiones en tecnologa y un enfoque de lser en la
aplicacin, nuestros tcnicos han mejorado la eficiencia y se gan el reconocimiento del sector y
premios por su trabajo. Crawford emplea a los mejores y ms brillantes individuos en los nichos
de mercado que sirven, los especialistas que poseen una experiencia sin igual en situaciones
difciles cuando nuestros clientes nos necesitan. Despus de todo, al final del da estamos en el
negocio para ayudar a la gente.
empleados con talento de Crawford persiguen una amplia gama de intereses a menudo toman
tiempo para dar vuelta a sus comunidades en una multitud de formas nicas. De servir como
directores de organizaciones sin nimo de lucro, de iniciar las unidades de recaudacin de
fondos, a correr maratones, montaismo y participar en cruz-continente, fuera de la carretera
aventuras en bicicleta para recaudar dinero para obras de caridad, que son visibles en nuestras
comunidades y un apasionado de la mejora de ellos.
3 Problema a solucionar
La empresa necesita implementar un sistema SAP ya que actualmente la manera en la que fluye la
informacin es muy lenta y no es gil, esto hace que los procesos que necesitan esta informacin
esperen por ella ciertos periodos de tiempo. De implementar SAP, de cambiar la forma en que se
presenta la informacin, de crear formatos con los requerimientos fiscales y de unificacin de
informacin en tiempo real se optimizara de manera radical el proceso financiero, y abrira las puertas
a implementar SAP en otras reas.
ASAP es un acrnimo para la metodologa Accelerated SAP, desarrollada por SAP AG para la
ejecucin de proyectos de implementacin de sus soluciones de software.
Inicialmente fue creada para lograr una prctica estndar en las actividades tanto de consultora
como de logstica y otros aspectos necesarios para que los proyectos de implementacin del
ERP de la compaa (llamado inicialmente SAP R/3) se realizarn con el menor riesgo posible.
Con el tiempo fue evolucionando para abarcar la implementacin de las diferentes soluciones de
negocios que SAP ha ido desarrollando, como por ejemplo mySAP CRM, PLM, SCM, SRM,
Enterprise Portals, y otras.
El nombre "AcceleratedSAP" pretende dar a entender la posibilidad de realizar implementaciones
en tiempos cortos (por el juego de palabras con "As Soon As Possible"), a diferencia de lo que
haba estado sucediendo cuando las implementaciones se realizaban sin una metodologa
estndar, cuando se dibujaban proyectos que abarcaban aos de trabajo, sin entregables
definidos, dejando sin cubrir las expectativas de los clientes o empresas que adoptan las
soluciones, lo cual generaba un ambiente adverso en los proyectos en cuestin.
La metodologa propone la implementacin de un proyecto de la mayora de las soluciones de
negocios basados en actividades definidas en un Roadmap (Hoja de ruta). El roadmap de
implementacin (o Implementation Roadmap) es el ms comn de todos, y divide las actividades
y tareas en cinco fases principales:
Durante esta fase, el equipo del proyecto se entrenar en los fundamentos de mySAP ERP y en
el mapa de procedimientos de ASAP, se completar el plan del proyecto de alto nivel y se revisar
el esquema del hardware necesario. El proyecto se iniciar oficialmente con una reunin de
lanzamiento. Esta reunin no es exclusiva del equipo del proyecto y los consultores del
implantador, sino que tambin para otros miembros clave de la empresa. Este arranque
preparar un escenario propicio para el proyecto destacando la importancia de ste con los
objetivos futuros de la compaa.
El propsito de la fase de Planos del Negocio (Business Blueprint) es entender las metas del
cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas. En una reunin
de Revisin Ejecutiva, se discutirn las metas del grupo, la estructura organizacional y los
procesos de negocio de alto nivel. Otros requerimientos ms detallados sern discutidos durante
reuniones de trabajo de revisin de cada uno de los procesos de negocio. Las reuniones de
Revisin Ejecutiva y de los procesos de negocio sern conducidas por los consultores del
implantador.
Para verificar que se entendieron apropiadamente los requerimientos del grupo y que se incluy
a todos los involucrados en el proyecto, se preparar un Plano del estado futuro y ser
presentado a sus ejecutivos para la aprobacin del mismo. Este Plano consistir en un diagrama
de la estructura de la empresa, adems del primer borrador de la definicin de los procesos de
negocio que se utilizar en su compaa; los dos se presentarn en forma escrita y de diagrama.
Con la elaboracin de los Planos se finalizar el alcance detallado del proyecto.
10
Durante esta fase, el equipo del proyecto de su empresa y los consultores del implantador se
separarn para terminar las actividades asignadas. El equipo del proyecto asistir al
entrenamiento de SAP de nivel 2 y 3. El entrenamiento de SAP se ha organizado alrededor de
procesos de negocios. Durante el entrenamiento de nivel 2, el equipo del proyecto se har ms
competente, y comenzar a modelar al sistema mySAP ERP con base en los requerimientos de
una compaa caso. El entrenamiento, tambin, proporcionar un entendimiento de las
herramientas y ayudas de referencia del sistema; de igual manera, se realizar la integracin de
sus componentes. El entrenamiento de nivel 3 ayudar al equipo del proyecto a adquirir
conocimientos en tpicos detallados dentro de los procesos de negocio.
Mientras que el equipo del proyecto est en entrenamiento, los consultores del implantador
configurarn los procesos de negocio definidos en los planos aprobados. El sistema
configurado reflejar la organizacin del cliente y los catlogos maestros; y deber soportar un
flujo totalmente integrado de los procesos del sistema. Una revisin de los procesos de negocio
de su empresa con el equipo del proyecto y con otros usuarios clave de cada uno de los procesos
de negocio permitir la retroalimentacin y confirmacin de los planos aprobados.
Un sistema que refleje los catlogos maestros y la organizacin de su empresa proporcionar un
beneficio adicional al equipo del proyecto en el refuerzo del entrenamiento tomado.
La configuracin de cada proceso de negocio medular ser dividida en interacciones o ciclos de
flujos de procesos de negocios relacionados. Los flujos de procesos de negocios son
configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios,
escenarios de prueba y perfiles de seguridad. Los ciclos no slo proporcionan indicadores para
el equipo del proyecto, sino que tambin proveen puntos claves para probar y simular partes
especficas del proceso global de negocios. Este enfoque proporciona retroalimentacin
inmediata, as como el involucramiento de toda la organizacin a lo largo del ciclo de vida del
proyecto.
Durante los ciclos, el equipo del proyecto del cliente estar trabajando estrechamente con los
consultores del implantador para definir los escenarios especficos de negocios y las condiciones
de excepcin. Este enfoque cuenta con la mxima transferencia de conocimientos permitiendo
al equipo de trabajo repetir la configuracin de los procesos medulares del negocio mientras pone
a punto el sistema para tomar en cuenta procesos comunes de negocios. El equipo del proyecto
del cliente completar el entrenamiento detallado de Nivel 3 durante los ciclos.
Como una actividad paralela, son desarrollados y probados los programas de interfaz y
conversin, as como los reportes especiales.
El propsito bsico de la fase de Preparacin Final es terminar las pruebas finales del sistema,
entrenar a los usuarios finales y llevar los datos y el sistema a un ambiente productivo. Las
pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos y programas de conversin y
reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interfaz a los sistemas
actuales, llevar a cabo las pruebas de volumen y estrs, as como las pruebas de aceptacin del
usuario final.
11
Para entrenar a los usuarios finales, el equipo de proyecto entrenar usuarios clave utilizando un
mtodo de entrenar al entrenador. Este mtodo ayudar a ganar la aceptacin de los usuarios
finales, as como a la construccin de una base de conocimiento para soporte propio de los
reportes en lnea y futuras mejoras al sistema.
Otro propsito de esta fase es crear una estrategia para la Puesta en Marcha. Este plan
especficamente identifica la estrategia de conversin de datos, procedimientos iniciales de
auditora y una estructura de soporte al equipo del proyecto. El ltimo paso en esta fase es
aprobar el sistema y asegurar que el cliente est listo para la puesta en marcha del Sistema
mySAP ERP.
Inmediatamente despus de la puesta en marcha, el sistema deber ser revisado y afinado para
asegurar que el entorno del negocio est completamente soportado. Este proceso involucra no
solamente el verificar la precisin de las transacciones del negocio, sino tambin, entrevistar
informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.
Los movimientos que hacen el rea de finanzas que se manejan actualmente Crawford son:
Balance general
Anlisis horizontal
Balanza de comprobacin
Reportes anteriores con moneda extranjera USD
Las plizas en Mxico deben llevar un formato que cumpla los requerimientos fiscales,
este se hace en Excel y toma tiempo recabar los datos de diferentes hojas de clculo.
Anexo a las plizas se debe agregar su archivo XML correspondiente.
Nota:
Crawford Mxico NO maneja Venta de seguros a consignacin.
12
Ejemplo de formato de pliza contable que se registra una vez realizado los clculos contables:
13
14
15
Gracias a los recursos informticos con los que la empresa ya cuenta el costo del sistema
completo SAP para sus necesidades y soluciones propuestas pasa de ser 10,800 USD desde
cero a 6,310 USD.
Sin embargo recientemente la mejor posicin en cuanto a costos se ofrece con paquetes
integrados para PyMES el cual esta conformado de la siguiente manera:
16
17
4 Conclusiones
Las empresas a lo largo del tiempo han implementado procesos dentro de ellas, que interactan
con y en interaccin con otras entidades, cuando uno de estos procesos deja de funcionar como
debera, la empresa ve afectada las reas que interactan con ese proceso y por lo tanto ven
una baja del desempeo en s mismas.
Actualmente la informacin es un recurso fundamental de una empresa, que la empresa siga
creciendo depender de cmo se maneje la informacin con la que cuenta: Si maneja grandes
cantidades de informacin de cada departamento, la velocidad en que debe circular esta
informacin a todos sus puntos de destino debe ser grande, o de menos debe ser competente a
lo que requieran los procesos de la empresa.
Cuando se encuentran este tipo de problemas se recurre a una solucin de TI. Cuando se recurre
a esta solucin, se debe plantear bien que se va a resolver, en nuestro caso fue optimizar y
estandarizar el proceso de finanzas, para que responda en tiempo real a todo modulo interno y
externo de la empresa que lo requiera.
18
Ahora tocando lo que es SAP, ms que ser un modelo de sistema, es un producto tangible, tiene
forma, ofrece soluciones comunes o recurrentes, entonces, a diferencia de las implementaciones
de los diferentes sistemas que se expusieron antes del nuestro: Cuando se habla de implementar
SAP se habla de adaptar los mdulos que ya tiene SAP a la medida de las necesidades de la
empresa, Se sigue haciendo el mismo proceso de identificar el problema, describir el proceso
que origina el problema y se evalan las soluciones. Pero aqu cambia el esquema de trabajo
respecto a la implementacin de los dems sistemas.
La forma de enfrentar el problema no radica en el diseo desde cero, si no en conocer todo lo
que es SAP, ya que este como un sistema que ya est hecho, se debe conocer que de lo que
tiene es lo que implementaremos, de lo que implementaremos, que adaptaremos para que se
apegue a la solucin que se propuso.
Realmente SAP es un monstruo, tanto de corporacin y de sistema, estamos hablando de una
empresa que compite con Microsoft, IBM, y Oracle. Es un sistema que busca dar soluciones
agiles y en tiempo real a sus clientes, adems de darle al cliente la posibilidad de ofrecer nuevos
productos a sus propios clientes a partir del gil manejo de informacin.
Aqu lo que cuesta entender o deja cabos sueltos, es saber con certeza todo lo que es SAP, la
interaccin que tienen sus mdulos, manera en que se modifican para adaptarlos a los procesos.
No por nada existen cursos para certificarse como un consultor de este sistema, desde
diplomados hasta maestras.
19