Procedimiento de Gestion de Proveedores y Contratistas

1.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Promover una Cultura de Seguridad en los Contratistas y Proveedores, con el
fin de que su desempeo est dentro de los estndares y/o procedimientos de
seguridad establecidos por Quadra Constructora
OBJETIVOS ESPECFICOS
Establecer los procedimientos seguros de las tareas crticas realizadas en

Out Sourcing, mediante el estudio de los procesos existentes para la
ejecucin de dichas tareas y el posterior diseo de las Listas de Chequeo.
Incluir dentro de las polticas de contratacin de la compaa, el
cumplimiento de los estndares y normas establecidas en materia de la
seguridad y salud del trabajo, Seguridad Industrial y Medio Ambiente.
Exigir a las empresas contratistas y proveedores el cumplimiento de los
requerimientos establecidos por la empresa en materia de Seguridad
Industrial, adems de los requisitos legales de la seguridad y salud del
trabajo y afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral y sus
recientes reformas.
Identificar, analizar y modificar comportamientos fuera de estndares de
seguridad dentro de la poblacin de contratistas y proveedores de la
empresa.
Calificar a las firmas contratistas mediante modelos de evaluacin que
permitan establecer criterios de decisin para la seleccin de las mismas.
Prevenir reclamaciones por responsabilidad civil solidaria, derivadas de
accidentes de trabajo o enfermedades profesionales de contratistas y
proveedores.
2. ALCANCE
El Programa se desarrolla sobre todo al personal ajeno a la compaa que
realice cualquier tarea al interior de esta, ya sean en las operaciones de
distribucin
de
materia,
construccin
de
localizaciones
y
obras
complementarias, movimientos de tierras e instalaciones electricas
3. ZONAS DONDE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL PRIME Y

OFERTA DE EMPRESAS PRELACIONEN LA ZONA:
LA
En este tipo de empresas se debe solicitar el cumplimiento de los requisitos

legales bsicos como afiliaciones del personal al SGSS bsico, el cumplimiento
de las normas de SST bsicas exigidas por el cliente y la implementacin de un
Sistema de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST que garantice el
mejoramiento en el desempeo mediante la capacitacin del personal, Quadra
Constructora contribuir con las capacitaciones bsicas en SST y la divulgacin
de la poltica y exigencia de cumplimiento de los procedimientos de trabajo
seguro y los procedimientos de tareas crticas caractersticas del cliente
contratante.
4. DESARROLLO DEL PROGRAMA

El Programa interviene en todas las etapas de la contratacin desde la
elaboracin de Pliegos, evaluacin de las ofertas presentadas, adjudicacin,
evaluaciones de desempeo, hasta la culminacin del contrato.
Igualmente involucra a todas las reas de la empresa tanto administrativas
como tcnicas, tales como Jurdicas, Contrataciones, Logstica, Mantenimiento,
Operaciones, seguridad y salud en el trabajo, entre otras, y al personal de
todos los niveles en cada una de estas reas.
5. PREVIO
LA
CONTRATACIN
Estudio
de
la
actividad a contratar
Para la implementacin de este Programa, es necesario que la empresa revise
las actividades que regularmente son dadas en Out Sourcing. Debe hacerse un
anlisis detallado de cada uno de los procesos involucrados en el desarrollo de
estas actividades y establecer los Procedimientos de Trabajo Seguro.
Estos Procedimientos son revisados por el rea de SST, que es la que le
imprime los elementos de Seguridad Industrial que deben tenerse en cuenta en
cada paso. A la vez, se crean o actualizan los Protocolos para Tareas de trabajo
seguro, y las Listas de Chequeo para cada una de las Tareas Crticas
detectadas.
Teniendo en cuenta el Procedimiento PGPC 08 Control de Subcontratistas o

Listas de Chequeo generadas por los requerimientos del proyecto; con estas se
busca observar comportamientos,
Analizndolos y modificndolos cuando estos sean inseguros. Las Tareas

Crticas son aquellas que tienen gran probabilidad de ocurrencia de accidentes
con alto potencial de prdida, indistintamente de que su realizacin sea o no
frecuente.
Anlisis de requerimientos de Seguridad y salud en el trabajo a incluir
en los pliegos
Tiene por objeto incluir en todos los pliegos que se elaboren en la empresa, una
clusula de Seguridad y salud en el trabajo, donde se especifiquen aquellas
normas que deben cumplir el Contratista y sus trabajadores, los requisitos
legales exigidos en esta materia y los elementos de seguridad necesarios para
minimizar los riesgos a los que estarn expuestos. Adems, debe incluir las
responsabilidades de cada una de las partes y las penalizaciones por
incumplimiento de este tem.
Los requerimientos solicitados en la clusula deben ser especficos para cada
trabajo que
se realice, haciendo nfasis en el cumplimiento de los
procedimientos seguros para tareas crticas establecidos por el sistema de
seguridad de la empresa, mediante aplicacin de lo establecido en la Matriz de
identificacin, evaluacin control e impacto de Riesgos en Tareas Criticas. Es
importante que estos requerimientos logren demostrar que la empresa
contratista y subcontratias ejecuta Sistemas de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST y que estos se seguirn ejecutando en el transcurso de los
trabajos. Esto ltimo se logra solicitando un Cronograma de Actividades de
Seguridad y salud en el trabajo que se desarrollar durante el proyecto u obra
a realizar.
Evaluacin de ofertas recibidas
Una vez recibidas las ofertas, se evala el cumplimiento de los requerimientos
en seguridad y
salud en el trabajo, presentados por cada uno de los
Contratistas. La valoracin dada por seguridad y salud en el trabajo debe
hacerse conjuntamente con las del rea Tcnica, Financiera o de Compras. El
incumplimiento de esta clusula es motivo suficiente para rechazar la oferta.
Este punto no aplica en los sectores donde la demanda de oferta sea escaza y
la responsabilidad social en la contratacin prelaciones a la mano de obra
propia del sector.
6. ADJUDICACIN DEL CONTRATO

Revisin de afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral
Es obligacin legal que todos los trabajadores estn afiliados al Sistema

General de Seguridad Social; el no hacerlo acarrea graves consecuencias para
el empleador y grandes reclamaciones por
parte de los trabajadores tanto a la firma Contratista, subcontratista como a la

Compaa Contratante.
Se realiza la revisin de las afiliaciones al Sistema General de Seguridad Social
Integral (ARL, EPS, AFP) de los trabajadores que desarrollarn las labores. El
incumplimiento de este tem no permite el inicio de los trabajos hasta que todo
el personal est al da con las respectivas inscripciones al Sistema.
Induccin de seguridad
subcontratistas.
salud
del
trabajo
contratistas
Previo al inicio de las labores se realiza la Induccin de seguridad y salud en el

trabajo, a la que debe asistir todo el personal que realizar las obras, el jefe de
trabajo y un representante de la administracin de la firma contratista y
subcontratista. En esta induccin deben exponerse primordialmente las normas
de seguridad impartidas por la empresa para el desarrollo de tareas, los riesgos
a los que se estar expuesto durante la realizacin de las labores y las medidas
de control que se han dispuesto para mitigarlos.
Debe mostrarse el Programa de seguridad que utiliza la empresa y al cual
deben acogerse, tales como los procedimientos de trabajo seguro, la aplicacin
de listas de chequeo y el proceso de retroalimentacin, que es el que
finalmente dar pie para los cambios de comportamiento y la creacin de
cultura de seguridad.
7. DURANTE LA CONTRATACIN
Seguimiento al Cronograma de Actividades de seguridad y salud en el
trabajo a desarrollar.
Consiste en realizar evaluaciones peridicas al cumplimiento del Cronograma
de actividades de seguridad y salud en el trabajo que propuso el contratista y
el subcontratista en su oferta de trabajo y que se desarrollar en el transcurso
del proyecto. El seguimiento es realizado por los interventores que asigne la
empresa o por el rea de Seguridad Industrial. El subcontratista debe presentar
peridicamente informe semanal.
Medicin del desempeo en seguridad a contratistas.
Las mediciones del desempeo se hacen mediante la aplicacin de las Listas
de Chequeo por parte de los interventores que asigne la empresa o por el rea
de Seguridad Industrial. Los interventores son funcionarios de Quadra
Constructora, a los cuales se les da una formacin especial para que sean los
que lleven a cabo el Programa y no quede exclusivamente en manos del
La formacin de los Interventores se enfoca en tres aspectos: el refuerzo de los
conocimientos tcnicos de las diferentes actividades que realiza la empresa y
de las tareas contratadas; los conceptos bsicos de seguridad y salud en el
trabajo de la mano del desarrollo de los procesos teniendo en cuenta los

Procedimientos de trabajo seguro, Normas de seguridad, Protocolos, etc., y el
entrenamiento en observacin, autonoma, toma de decisiones y comunicacin
asertiva para la creacin de Cultura de Seguridad.
La medicin se realiza por medio de la observacin de las tareas y la
verificacin del cumplimiento de los comportamientos seguros establecidos
para cada una de ellas, consignadas en una lista de Chequeo. El
incumplimiento de cualquiera de estas normas, hace que el trabajo se realice
fuera de los estndares de seguridad y por lo tanto se genere una No
Conformidad, la cual debe ser corregida inmediatamente. Al final de toda tarea
medida se realiza la Retroalimentacin; positiva si el trabajo fue realizado
cumpliendo al 100% los estndares de seguridad o constructiva si se
presentaron No Conformidades; ambas deben hacerse el lenguaje positivo. El
cumplimiento de los estndares est directamente relacionado con la ausencia
de No Conformidades y es el principal indicador del Programa.
Los resultados arrojados por la aplicacin de las Listas de chequeo, dan pie
para tomar las acciones correctivas. En presencia de No Conformidades, se
realiza en primera instancia la Retroalimentacin Constructiva; si la ocurrencia
de estas es reiterativa, se llama a la firma contratista o subcontratista y se le
muestra su desempeo en Seguridad para que se tomen las acciones
pertinentes ya sean reinducciones al personal, inversiones en elementos y
equipos o simplemente darle cumplimiento del Cronograma de Actividades. Si
esto no es suficiente, la ltima instancia debe ser la revisin del contrato y si es
el caso aplicar las penalizaciones que este establece por el incumplimiento de
normas de seguridad.
8. CULMINACIN
DEL
CONTRATO
Calificacin
de
desempeo.
Al finalizar el contrato, se establece una calificacin del desempeo en materia
de seguridad de la firma contratista y subcontratistas utilizando para ello, los
indicadores del Programa. Esta calificacin es tenida en cuenta para la
contratacin de esta firma en proyectos futuros.
DIAGRAMA DE FLUJO DE LA APLICACIN DEL SISTEMA DE LA

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO A
CONTRATISTAS Y SUBCONTRATISTAS
INICIO
ESTUDIO DE LA
ACTIVIDAD A
CONTRATAR
INCLUSIN DE LA
CLAUSULA DE S.O.
EN CONTRATO
EVALUACIN DE
OFERTAS RECIBIDAS
EN AREAS DONDE
APLIQUE
N
O
OFERTA
RECHAZADA (1)
DOCUMENTACIN
COMPLETA
SI
CONTRATACIN (2)
REVISIN DE AFILIACIONES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL
INDUCCIN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
A
INICIO DE LOS
TRABAJOS
MEDICION DEL
DESEMPEO (3)
SEGUIMIENTO AL
CRONO- GRAMA DE
ACTIVIDADES
CULMINACIN DE
LOS
TRABAJOS
CALIFICACIN
DEL
DESEMPEO
FIN

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Analizndolos y modificndolos cuando estos sean inseguros. Las Tareas

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Es obligacin legal que todos los trabajadores estn afiliados al Sistema

parte de los trabajadores tanto a la firma Contratista, subcontratista como a la

Previo al inicio de las labores se realiza la Induccin de seguridad y salud en el

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