HUSKY GESTION COMERCIAL

MANUAL DE USO para VERSION 20 o posterior

1. INTRODUCCION
1.1.- Qu es HUSKY Gestin Comercial?
Husky Gestin Comercial es un software que apunta a informatizar la administracin de la empresa brindando
herramientas para facilitar y controlar las gestiones de inventarios, deudores, acreedores, caja, bancos,
cheques, etc.
El sistema est dividido en mdulos de modo de facilitar su operacin. Nuestra mayor preocupacin fue que el
sistema resulte fiable, simple y fcil de manejar.
Este programa se vende por internet y por tal motivo fue diseado de forma que no se requiera de ningn tipo
de mantenimiento peridico de nuestra parte. Es decir se instala y se usa. El nico mantenimiento requerido
es hacer un backup (copia de respaldo) todos los das para preservar los datos en el caso que haya algn
problema en el disco rgido. Esta tarea es responsabilidad del usuario y Husky ofrece las herramientas para
ello (ver el mdulo Herramientas / Backup).
El sistema es lo suficientemente noble y robusto como para que no necesite intervencin tcnica tanto en su
instalacin como en su operacin diaria, y en caso de ser necesario, el soporte se realiza va e-mail o a travs
de nuestro FTP.
Toda la informacin que se procesa en Husky Gestin se actualiza en tiempo real, lo que permite que los distintos
usuarios (si se trabaja en red) puedan contar con informacin actualizada.

2. INSTALACION DEL SISTEMA

2.1.- Instalacin del Sistema
El Husky Gestin Comercial cuenta con un instalador que hace la instalacin simple, segura y rpida.

Instalacin por Download (si se descarga desde Internet):

Una vez que el archivo Instalar Husky Gestion Comercial.exe ha sido guardado en el disco duro, por
ejemplo en el directorio o carpeta Descargas entonces abrimos dicha carpeta y ejecutamos el archivo
Instalar Husky Gestion Comercial.exe A continuacin se presentar la pantalla de instalacin
proponindonos instalar el sistema dentro de la carpeta C:\Husky. Se recomienda NO modificar esta carpeta.

Instalacin mediante CD:

Para iniciar la instalacin inserte el CD y abra el archivo Instalar Husky Gestin Comercial siguiendo los
mismos pasos indicados en el punto anterior.

2.2.- Instalacin en RED

Antes de continuar es necesario aclarar que si nuestra red cuenta con ms de 3 estaciones de trabajo
(terminales) o bien que el volumen de datos que est almacenado en el sistema es importante, quiz sea
conveniente instalar Windows Terminal Server y acceder al servidor mediante escritorio remoto.
Esta configuracin tambin puede servir para vincular sucursales distantes a un servidor central y que estas
sucursales estn en lnea con el sistema (siempre que las sucursales remotas no tengan que usar una
impresora fiscal).
Si nuestra red es pequea o la cantidad de datos almacenados en el sistema no es demasiado grande,
entonces podremos usar el sistema bajo una red de rea local (LAN) disponible en Windows 98, XP, Vista o
Win 7. A continuacin veremos cmo se debe configurar el programa para trabajar con este tipo de redes:

Suponiendo que ya se cuenta con una red de rea local (LAN) correctamente instalada y configurada
entonces instalaremos el sistema en una sola PC, que vamos a llamar "Servidor" (generalmente se elije como
servidor el equipo ms potente de la red). La instalacin se hace desde el mismo programa que se baja de
internet, es decir se abre el archivo Instalar Husky Gestion Comercial.exe en la PC Servidor y se instala all.
A continuacin tendremos que compartir la carpeta donde reside el sistema (generalmente es C:\Husky) para que el resto
de los equipos de la red tengan acceso al mismo. Para sto seguimos los siguientes pasos:

Si el servidor tiene Windows 98:

Estando en el servidor abrimos Mi PC, luego el disco C: y ubicamos carpeta Husky y hacemos un click derecho del mouse
sobre ella. A continuacin se desplegar un men de opciones del que seleccionaremos la opcin Compartir.
En la ventana que aparece seleccionamos la opcin Compartido Como (Windows asignar un nombre al recurso
compartido que no es necesario cambiar).
Donde dice Tipo de Acceso seleccionamos Completo
Donde dice Contrasea de acceso total introducimos una contrasea y hacemos click en Aplicar. A continuacin
confirmamos la contrasea.
Con estos simples pasos dejamos compartida la carpeta donde reside el Husky para poder ser accedida desde otros
equipos de la red.

Si el servidor tiene Windows XP o Windows Vista:

Estando en el servidor abrimos Mi PC (si tenemos Windows Vista Mi PC se reemplaz por Equipo), luego el Disco C: y
hacemos un click derecho del mouse sobre la carpeta Husky y seleccionamos "Compartir y Seguridad".
Cuando aparezca la ventana con las Propiedades de Husky, seleccionamos la pestaa "Compartir" y activamos las
siguientes casillas:
- Compartir esta carpeta en la red.
- Permitir que los usuarios de la red cambien mis archivos.
Click en Aceptar.
Con sto la carpeta Husky qued lista para ser compartida con todos los usuarios de la red.

Si el servidor tiene Windows 7:

En este caso tener en cuenta que para que Windows 7 pueda compartir archivos es necesario que la red sea del tipo
Hogar (no pblica) y adems crear un Grupo de Hogar y unir todas las PC de la red que tengan Windows 7 a ese Grupo
de Hogar. Si no hay otros equipos de red que trabajen con Windows 7 entonces no es necesario crear un Grupo de
Hogar, solamente se requiere que todos los equipos pertenezcan al mismo Grupo de Trabajo o Workgroup.
Finalmente tendremos que compartir la carpeta C:\Husky. Para esto abrimos Equipo / Disco C: / y cuando veamos la
carpeta Husky haremos un click derecho del mouse sobre ella y elegimos Propiedades / Compartir / Opciones Avanzadas
y activar la casillita Compartir esta carpeta . Click en Aceptar y cerramos la ventana de Propiedades.

Creacin de los Accesos Directos en los otros equipos de la Red (terminales):

Ahora hay que crear los accesos directos en cada una de las otras PC de la red. Para esto hacemos lo siguiente (el
procedimiento es casi idntico para Windows 98, XP y Vista):
- Con Windows 98: Abrimos Entorno de Red
- Con Windows XP: Abrimos Mis Sitios de Red
- Con Windows Vista o Windows 7: Click en Inicio, luego seleccionamos Equipo y luego Red

Abrimos la PC Servidor. A continuacin aparecern una serie de recursos (discos, impresoras, carpetas, etc), entre ellos
debera estar la carpeta HUSKY. Si esta carpeta no aparece es debido a que no fue correctamente compartida en el
servidor, por lo que deberamos revisar alguno de los procedimientos anteriores.
Abrimos la carpeta HUSKY (si el servidor tiene Windows 98 entonces nos va a pedir la contrasea).
A continuacin van a aparecer una serie de archivos. Buscamos el que se llama GVW.EXE y sobre l hacemos un click
derecho del mouse. Seleccionar "Enviar a" y luego "Escritorio (crear acceso directo)"
Cerramos todas las ventanas y volveremos al escritorio de Windows. Notar que hay un nuevo acceso directo que se llama
"Acceso directo a Gvw". Ese es el acceso al Husky que est en el servidor, que para mayor claridad podemos modificarle
el nombre.

2.3.- Uso del sistema desde Escritorio Remoto

Si vamos a usar el sistema con Terminal Server y accederemos desde las terminales mediante una conexin de Escritorio
Remoto, entonces el sistema debe residir nicamente en el servidor. No es necesario instalar ningn software cliente en
las terminales.

3. OPERACIN DEL SISTEMA

3.1.- Ingreso al Sistema
Desde el servidor (o desde la nica PC si no se est trabajando en red) simplemente vamos a Inicio / Programas / Husky y
click en Iniciar Husky Gestin Comercial. Para agilizar este ingreso podemos hacer un click derecho del mouse en Iniciar
Husky Gestin Comercial y luego seleccionar la opcin Enviar a y luego Escritorio (como acceso directo). De esta
forma se crear un acceso directo al Husky en el escritorio de Windows.
Si estamos trabajando en red y queremos ingresar al sistema desde una estacin de trabajo, entonces lo haremos
directamente desde el acceso directo que creamos mediante el punto 2.2

3.1.1.- Ingreso al sistema

En esta ventana se ingresa el nombre del usuario y su clave de acceso.
Cuando ingresamos por primera vez, el sistema ya tiene definido como Nombre de Usuario ADMIN y como contrasea
1111.
Una vez ingresado el nombre de usuario y la clave de acceso, presionamos Aceptar. En modo demo existe un botn
que permite hacer click en l para ingresar directamente al programa sin indicar nombre de usuario ni contrasea, aunque
en realidad se ingresar como usuario ADMIN para que mientras se evale el demo se pueda tener acceso a todas las
funciones del programa.
Como su nombre lo indica, el usuario ADMIN es el administrador del sistema y como tal tiene acceso a todos los
puntos del programa. Si desea restringir el acceso a otros usuarios consulte el punto 4.1.5.2
Si el sistema se va a usar con Escritorio Remoto entonces los nombres de usuarios conectados desde las distintas
terminales deben ser distintos. Es decir si en una terminal se accedi usando ADMIN, entonces no volver a usar ese
nombre en otra terminal mientras est trabajando en forma simultnea. De todos modos el sistema valida que no se
produzca este tipo de situaciones.
A continuacin aparecer una leyenda que dice:

Iniciando el Sistema ... , y luego ingresar al Men Principal.

3.1.2.- Men Principal

Una vez que ingresamos al sistema, aparecer el Men Principal.
El Men Principal est compuesto por los distintos Mdulos que componen el Sistema:

Vamos a iniciar la operacin del sistema comenzando por definir ciertos parmetros que son necesarios para el correcto
funcionamiento del Husky. Comenzaremos con el men de Herramientas.

4. CONFIGURACION y HERRAMIENTAS DEL SISTEMA

Comenzaremos por configurar el sistema y definir distintos elementos que sern necesarios en procesos posteriores. Por
ejemplo vamos a definir cules son las condiciones de venta con las que trabaja la empresa, las empresas de transporte
por las que habitualmente se despacha la mercadera, las tarjetas de crdito, etc.
Lo primero que tenemos que hacer es ir a Configuracin. All deberemos informarle al sistema cul es la razn social o
nombre de fantasa de la empresa, el ramo al que se dedica, el domicilio, provincia, telfonos, fax, N de CUIT, condicin
ante el IVA, etc.

Los datos ms importantes que deberemos completar en este punto son:

El nombre o razn social de la empresa (por razones de seguridad en modo demo este dato est deshabilitado, al activar
el programa con su clave quedar disponible para modificarlo), el ramo o actividad econmica, su domicilio, localidad, etc.
Es muy importante definir tipo de inscripcin en IVA (Resp. Inscripto, Monotributo, etc) porque en base a esta informacin
el sistema emitir facturas A, B o C.
La tasa general de IVA puede cambiarse directamente desde el programa (no es necesaria intervencin tcnica).
Simplemente haciendo click en el botn Cambiar Tasa IVA el sistema modificar la tasa de IVA de aquellos artculos
cuya tasa anterior sea definida por el operador. Adems, al cambiar la tasa de IVA el sistema puede re-calcular los precios
de los artculos afectados ya que si se modific el IVA seguramente ser necesario cambiar sus precios, pero antes de
hacerlo se lo preguntar al operador.
Precios de venta con o sin IVA includo:
Otra consideracin importante es definir si los precios de los artculos sern grabados en el sistema con o sin IVA incluido.
Si los precios son grabados sin IVA, el sistema lo incluir automticamente si la factura que se vaya a emitir es del tipo B.
Si los precios son grabados con IVA, el sistema lo discriminar automticamente si la factura que se vaya a emitir es del
tipo A.
La casillita que dice Plantear siempre usuario ADMIN en el ingreso al sistema sirve para facilitar el acceso al
sistema sin necesidad de indicar el nombre de usuario y su contrasea.
Si vamos a trabajar con distintos usuarios a los que les vamos a restringir el acceso a determinados puntos del programa,
es conveniente que esta casilla permanezca desactivada.

4.1.1 Definicin de los Puestos de Trabajo, Impresoras y del punto de venta de facturacin:
En el caso que tengamos varias impresoras instaladas (locales o de red), es probable que necesitemos definir por cul
impresora se emitirn las facturas A, por cul las B, por dnde los Remitos, etc.
Entonces, entrando en este punto se le indica al sistema por cul impresora se emitirn las distintas salidas impresas y
cul es el punto de venta que se utiliza en cada caso (el punto de venta son los primeros cuatro dgitos en la numeracin
de una factura, por ejemplo 0001).
Notar que si se trabaja en red, el sistema puede utilizar tanto impresoras locales como impresoras de red.

Las impresoras definidas en la terminal 1 pueden ser las mismas o distintas que las definidas para la terminal 2.
Por ejemplo, si estamos en la terminal 1 puedo decirle al sistema que quiero usar la impresora Epson Stylus 400 para
imprimir facturas A con punto de venta 0001. Pero si estamos en la terminal 2, puede ser que quiera imprimir las facturas
A por la impresora Epson CX1500 y con punto de venta 0002.
Es decir, tanto la impresora como el punto de venta pueden ser independientes en cada terminal de la red.
En el ejemplo siguiente, se indica que la PC llamada MARCELO_uno va a facturar como punto de venta N 0001, que los
movimientos de stock y los movimientos de caja que se registren desde este equipo van a afectar al Depsito General,
que no se va a utilizar una impresora fiscal, que las Facturas <A> las va a imprimir por la impresora Epson TX115 y que
las Facturas <B> sern impresas en una impresora de red Epson Stylus Color 480 (que est conectada fsicamente en un
equipo de la red llamado PC-MATEO
Por supuesto que estas impresoras deben estar definidas desde Windows para que el Husky tenga acceso a ellas.

De la misma forma se puede definir la impresora fiscal a utilizar y el puerto serie (COM) al que est conectada.
Es posible que si tengo 2 puestos de trabajo facturando en el mostrador, cada uno de ellos tenga una impresora fiscal.
Entonces desde este punto del sistema podemos definir tanto el punto de venta (0001, 0002, etc), como el modelo de
impresora fiscal y su puerto COM que se van a utilizar en esta estacin de trabajo.

4.1.2- Impresoras Fiscales:

El Husky permite facturar con todos los modelos de impresoras fiscales marcas Hasar o Epson.
Las impresoras fiscales son dispositivos que se conectan en un puerto serie (COM) de la PC y no son detectadas por
Windows como una impresora ms.

Antes de comenzar a operar con una impresora fiscal tenemos que conocer el nmero de puerto serie al que est
conectada. El numero del puerto serie debe ser informado por el tcnico que conect la impresora fiscal a la PC.
Algunas consideraciones:
El todas las impresoras fiscales, el nmero de ticket o factura no es determinado por el programa, sino que es
informado por la impresora fiscal, de modo que el sistema lo que hace es leer la memoria fiscal para conocer el nmero de
comprobante impreso.
Por otro lado, la fecha de la impresora fiscal es independiente de la fecha de la PC o del programa.
Tambin el punto de venta es inalterable ya que el mismo se define en el momento de la inicializacin de la memoria
fiscal, as que se deber tener la precaucin de configurar el sistema con el mismo punto de venta prefijado la impresora
fiscal.
El punto de venta son los primeros cuatro dgitos en la numeracin de un comprobante. Por ejemplo si el nmero de
factura es A 0004 00008765, entonces su punto de venta es el 0004.

MUY IMPORTANTE: Reemplazo de la memoria fiscal:

Cuando se reemplace la memoria fiscal es necesario que la memoria nueva sea inicializada con un punto de venta
DISTINTO al de la memoria vieja. El punto de venta debe ser cambiado tambin en la opcin Puestos de Trabajo
e Impresoras del Husky.

4.1.3- Liquidacin de Comisiones

Seleccionada la opcin Liquidacin de Comisiones, aparecer una pantalla en la que se nos consultar las distintas
formas que tenemos para liquidar las comisiones a los vendedores o viajantes.
Las alternativas posibles son:
- Sobre las Ventas realizadas nicamente: En este caso el sistema liquidar las comisiones sobre todas las
ventas hechas por un viajante o vendedor independientemente si se cobraron o no.
- Sobre lo Vendido y Cobrado: En este caso el sistema liquidar las comisiones slo sobre las ventas ya
cobradas (en realidad se liquida sobre los recibos cuyas cobranzas corresponden al viajante).
- No liquida Comisiones: Entonces el sistema no efectuar ningn tipo de liquidacin.

4.1.4- Numeracin de Comprobantes

La numeracin de los comprobantes depende si tenemos instalado un controlador fiscal o no.
Como se dijo anteriormente, en el caso de usar una impresora fiscal, es ella la que determina el nmero de comprobante a
imprimir. El sistema no tiene posibilidades de alterar esta numeracin
En el caso que no usemos una impresora fiscal, sino una impresora comn, podemos definir nosotros cul ser el nmero
del prximo comprobante a emitir.
A continuacin veremos cmo hacerlo:
Estando en Configuracin y haciendo click en Numeracin... podremos definir el prximo nmero de cada tipo de
comprobante.
Existen dos maneras de numerar los comprobantes:

Numeracin de Facturas, Notas de Crdito y Notas de Dbito en forma consecutiva, o

Numeracin Independiente

La primera se refiere a que podemos usar la misma numeracin tanto para hacer facturas, crditos o dbitos.
La segunda se usa cuando el formulario de facturacin lleva su propia numeracin, el de notas de crditos lleva la suya
independientemente del de facturacin, etc.

En esta pantalla deberemos indicar los tipos de comprobantes que poseemos y la numeracin a utilizar.
Para establecer el prximo numero de comprobante deberemos indicar el punto de venta y el tipo de comprobante:

Una vez indicado el punto de venta, deberemos seleccionar el tipo de comprobante a numerar. A continuacin hacemos
click en Modificar e indicamos al sistema cul ser el prximo nmero de comprobante a emitir.

4.1.5- Usuarios del Sistema

Para tener acceso a esta opcin es necesario que el usuario activo sea el ADMIN (que tiene derechos de acceso a todos
los niveles del sistema).
De vuelta en la pantalla de Configuracin, podremos ingresar a la definicin de Usuarios, haciendo click sobre el botn
Usuarios.... Aqu podremos incorporar nuevos usuarios, Eliminar Usuarios y asignar Niveles de Permiso a cada uno de
ellos.

4.1.5.1- Alta de Nuevos Usuarios

Si queremos dar de alta un nuevo usuario, deberemos hacer click sobre Nuevo Usuario. As aparecer la pantalla de
Tratamiento de Usuarios, la cual est dividida en tres partes:
En la parte superior izquierda de la pantalla deberemos introducir el nombre del nuevo usuario y una contrasea.
El nombre de usuarios debe contener al menos 5 caracteres y no incluir ni espacios, comas ni guiones.
La contrasea debe ser un nmero de 4 dgitos.
En la parte izquierda estn detallados los mdulos del sistema.
En la parte derecha de la pantalla aparece el panel de Comandos: Aceptar, Quitar Usuario, Permisos, Cancelar.

4.1.5.2- Niveles de Permiso

Una vez que ingresamos el nombre y la contrasea del nuevo usuario, podemos asignarle permisos de acceso a cada
proceso. Para esto hacemos click sobre el mdulo sobre el cul queremos dar permiso de acceso. Una vez seleccionado
el mdulo se habilitan las casillitas para permitir o denegar el acceso a cada punto de dicho mdulo.
Por ejemplo, si no quiero que el usuario pueda entrar a hacer presupuestos, selecciono el mdulo Clientes-Ventas y
luego desmarco la casilla Presupuestos.

4.1.6- Interfase con el Husky Contabilidad General

El Husky Gestin puede interactuar con el Husky Contabilidad para hacer automticamente los asientos de
compras, pagos, ventas, cobranzas y movimientos de caja.
La explicacin de cmo vincular ambos sistemas se encuentra al final de este manual en un apartado llamado
Vinculacin entre Husky Gestin y Husky Contabilidad

4.1.7- Trabajar con el IVA incluido en los precios de los artculos

Si nuestro esquema de precios es trabajar con el IVA incluido, entonces debemos activar la casilla correspondiente. De lo
contrario la desactivaremos de modo que el sistema calcule el IVA aparte.
En el momento de hacer una factura, sea A, B C, el sistema automticamente quitar o agregar el IVA segn
corresponda, de modo que el estado de esta casilla es muy importante en la facturacin ya que si el sistema debe
discriminar el IVA tiene que saber si el precio del tem que se est facturando incluye o no el IVA.

4.2- Condiciones de Venta

Una vez finalizada la configuracin del sistema, podemos decirle al sistema cules son las condiciones de venta a utilizar.
Para esto, entramos en la opcin Condiciones de Venta.
Veremos que sobre la parte izquierda de la pantalla aparece una lista con las condiciones de venta ya definidas.
En la parte derecha de la pantalla tenemos 3 opciones: Agregar Condicin, Modificar Condicin, Eliminar Condicin, y
Salir
Si queremos agregar una nueva Condicin de Venta, hacemos click en <Agregar Condicin>. Veremos que aparece una
nueva pantalla. Aqu el sistema nos pedir los Das de Vencimientos. El sistema maneja hasta 12 fechas de vencimientos
distintas por cada condicin.
Por ejemplo, si quisiramos establecer una condicin que sea 0, 45, 90 das fecha de factura, colocaremos un cero en la
casilla que dice Das (1), un 45 en la casilla Das (2) y el nmero 90 en la que dice Das (3).
Tenemos que tener en cuenta que estos plazos sirven tanto para ventas como para compras, as que consideremos
tambin los posibles plazos de pago a aplicar en nuestras compras. Entre unas y otras no podemos exceder las 99
condiciones.
La descripcin es simplemente referencia, por ejemplo, si la condicin de venta es 0,30, 60 das, en la descripcin
podramos escribir 0, 30, 60 das o bien 3 cuotas, o financiado. O sea, lo que se escriba sirve a efectos de la
impresin en la factura, pero no para realizar clculos de vencimientos, para esto el sistema se basa en las casillas de
Das (1), (2), etc.
Si queremos modificar una Condicin de Venta existente, la seleccionamos de la lista y luego hacemos click en Modificar
Condicin. A continuacin se mostrarn los datos descriptos ms arriba de modo que podamos modificarlos.
Si queremos eliminar una Condicin de Venta, entonces la seleccionamos de la lista y hacemos click en Eliminar
Condicin. A continuacin el sistema nos pedir confirmacin de esta operacin.
Tanto la modificacin como el borrado de una condicin de venta no afectan a los comprobantes que ya hayan
sido confeccionados usando dicha condicin.

4.3- Transportistas
Mediante esta opcin podemos definir las empresas de transporte ms habituales.

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Veremos una lista con los transportes ya definidos, y podemos seleccionar alguna de las siguientes opciones:
Agregar Transporte, Modificar Transporte, Eliminar Transporte, y Salir
Si queremos agregar un nuevo Transporte, hacemos click en Agregar Transporte. Veremos que aparece una nueva
pantalla. En la misma, el sistema nos solicitar los siguientes datos:

Razn Social
Domicilio
Localidad
Telfono
Nro. de fax y
Nro. de CUIT

Completados estos datos, hacemos click en Aceptar para grabarlos, o en Cancelar para ignorar los cambios.
Si queremos dar de alta otros Transportes, volvemos a hacer click en Agregar Transporte siguiendo el procedimiento
anterior, de lo contrario hacemos click en Salir y volveremos al men del mdulo Herramientas.
Si queremos modificar los datos de un Transportista ya existente, entonces basta con seleccionarlo de la lista y hacer click
en Modificar Transporte.
A continuacin aparecern los datos del transportista de modo que podamos modificarlos. Luego hacemos click en
Aceptar y grabamos las modificaciones efectuadas.
Si queremos eliminar un Transportista, lo seleccionamos de la lista y hacemos click en Eliminar Transporte. A continuacin
el sistema pedir la confirmacin de esta operacin.

4.4- Retenciones
El sistema permite definir las retenciones que se efectan sobre pagos y cobranzas. Por Ej. Retencin de Ganancias. En
esta opcin deberemos vincular los Conceptos de Retencin con su cuenta contable, de modo que luego pueda usarse
esa cuenta contable para hacer los asientos resumen. Si no se tiene instalado el Husky Contabilidad General, entonces la
definicin de la cuenta contable no es necesaria.
El manejo de este programa es muy similar a las opciones de Condiciones de Venta y Transportistas por lo que no
abundaremos en ms detalles.

4.5- Tarjetas de Crdito y Dbito

El sistema permite definir las tarjetas de crdito y dbito que admitiremos como medios de pago para las cobranzas a
clientes (sean por ventas al contado o por cobranzas de facturas en cuenta corriente). La definicin de las tarjetas de
crdito (o dbito) se hace desde este punto que funciona de manera muy similar a los anteriores, por lo que no
abundaremos en detalles.

4.6- Depsitos
Se entiende por depsito, local o sucursal un lugar fsico donde se almacena mercadera y donde eventualmente se
producen ventas, se ingresan cobranzas, se emiten pagos, etc. El sistema est preparado para registrar los movimientos
de stock, ventas, caja, etc. hasta en 10 depsitos. Para definir el nombre de estos depsitos utilizaremos esta opcin.
Si los equipos de estos depsitos estn vinculados a travs de una red (generalmente usando Windows 2003 Terminal
Server) entonces cada equipo deber asociarse a un depsito y a un punto de venta. Esto se hace como se explic en el
punto 4.1.1 de este manual.

4.7- Rubros de Gastos

El sistema puede separar las compras realizadas con facturas agrupndolas segn el tipo de gastos. Este punto sirve para
definir cules sern los rubros de gastos que nos interesa analizar.
Luego, cuando ingresemos una factura de compra, el sistema nos preguntar cul es el rubro o concepto de gasto al que
se imputa dicha factura, de modo que luego podamos emitir un listado de compras agrupadas segn el concepto de gasto.

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Por supuesto que la definicin de estos rubros o conceptos no es obligatoria, simplemente es una herramienta que brinda
el Husky para poder realizar un anlisis ms detallado de las compras.

4.8- Reindexacin de Archivos

La reindexacin de archivos es un proceso que reacomoda la informacin del sistema. No tiene efectos adversos y debe
hacerse cada vez que se interrumpa el suministro de energa elctrica o que la PC se haya reiniciado en forma abrupta.
Para mayor seguridad el sistema reindexa automticamente cada vez que se ingresa al mismo.

4.9- Copias de Seguridad - Backup

Mediante la opcin Backup podremos hacer nuestras copias de seguridad de todos los datos almacenados en el sistema.
Esto nos permitir mantener la informacin a resguardo ante una eventual falla del hardware, ataques de virus o errores
de operacin.
El backup no graba las novedades producidas en un da, sino que graba la totalidad de la informacin contenida en el
sistema. Es decir que si hace 2 aos que estamos usando el Husky, el backup grabar toda la informacin
correspondiente a esos 2 aos.
El backup se hace tanto en diskettes como en cualquier unidad de disco duro, pen-drive o CD (esta ltima opcin solo est
disponible para equipos con Windows XP o 2003).
El sistema usa el disco C: para crear un archivo llamado DATOS.ZIP Dicho archivo se crea en el momento de hacer el
backup en la misma carpeta donde est instalado el Husky (generalmente ser C:\Husky) y contiene comprimidos todos
los archivos con extensiones DBF, FPT y MEM.
Si elegimos una diskettera para hacer el backup, entonces este archivo DATOS.ZIP ser particionado para que quepa en
uno o varios diskettes. Esta opcin (el uso de una diskettera) es la menos aconsejable y est disponible por compatibilidad
con versiones anteriores del sistema.
Lo ideal es hacer un backup en una unidad del tipo pen-drive o memoria USB de modo de poder llevarnos el
dispositivo (nunca dejarlo en la PC ya que ante cualquier siniestro podra inutilizarse tambin el backup).
Si se van a usar diskettes para almacenar el backup tengamos en cuenta que stos no son del todo confiables, de modo
que una buena idea para hacer backup es utilizar dos juegos de diskettes distintos a los que podemos llamar Juego Par y
Juego Impar. El primero se utilizar para almacenar el backup de los das pares, mientras que el segundo lo utilizaremos
para almacenar la informacin de los impares.
De esta manera, si necesitamos reponer la informacin del backup utilizaremos siempre el del da anterior, pero si
justamente ese juego de diskettes est daado podremos utilizar el del otro da. En el peor de los casos perderemos un
da de trabajo.
Si nuestra PC tiene Windows XP o 2003 entonces tambin podemos grabar el backup en CD. En este caso el sistema
genera una carpeta en el CD llamada BACKUP_AAAAMMDD donde AAAA es el ao, MM el mes, y DD el da. De esta
forma en el mismo CD podremos tener el backup de varios das perfectamente diferenciados mediante el nombre de la
carpeta.

4.10.- Recuperacin de Copias de Seguridad - Restore

Mediante la opcin Restore podremos reponer en el sistema la informacin que previamente resguardamos mediante
Backup.
Cuando se hace un backup, aparte de grabar la informacin en el juego de diskettes correspondiente, el sistema guarda
una copia en el disco rgido (el archivo DATOS.ZIP que se mencion en el punto anterior), de modo que en realidad se
tienen dos backup's.
Cuando entramos en la opcin Restore el sistema nos preguntar desde cul unidad de almacenamiento (A: C: F: etc)
queremos reponer la informacin. Lo ms conveniente es reponer desde el disco rgido o desde el pen-drive, pues es ms
confiable y ms rpido.

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4.9- Exportacin de Asientos

Si tenemos instalado el Husky Contabilidad General, y si ya tenemos definidos los parmetros de vinculacin entre el
Husky Gestin y el Husky Contabilidad entonces estamos en condiciones de pedirle al sistema de gestin que haga los
asientos resmen y los exporte al sistema contable. Para mayor informacin ver el final de este manual (apartado
Vinculacin entre Husky Gestion y Husky Contabilidad).

4.10- Puesta a Cero

Generalmente, una vez que el usuario termina de probar el sistema y quiere comenzar a usarlo se va a encontrar con que
existen registros de pruebas que quisiera borrar. Ingresando en esta opcin y se puede eliminar en forma selectiva las
pruebas realizadas en el sistema.
Por ejemplo, podramos borrar las facturas y recibos de venta pero sin eliminar los datos de los clientes.
Por razones de seguridad, el nico usuario con acceso a este punto es el ADMIN, por tal motivo es altamente
recomendable que la contrasea del ADMIN sea conocida solamente por ste ya que ser el nico responsable
del borrado de datos debido a que el sistema no distingue entre pruebas y datos verdaderos.

5. OTRAS CONSIDERACIONES BSQUEDAS EXCEL y OPEN OFFICE

5.1- Exportacin a Excel u Open Office Calc
El sistema permite exportar todos sus informes a formato de Microsoft Excel u Open Office Calc. Si en una PC no tenemos
instalado Excel pero si Open Office entonces al pie de los reportes aparecer la opcin En Excel. Si hacemos click en
ese botn, aunque no est Excel, el sistema efectuar la exportacin a Open Office.

5.2- Tecla F12 activa en todo momento

Presionando la tecla de funcin F12 el sistema permite efectuar consultas de artculos. Por ejemplo, si estamos
ingresando una cobranza y en ese momento necesitamos consultar un determinado artculo, para no tener que salir de la
cobranza e ingresar al maestro de artculos, presionamos directamente la tecla F12 y aparecer una pantalla en la que
podremos buscar un determinado tem. Una vez seleccionado el sistema mostrar sus precios con IVA y sin IVA, su stock
en depsito general, etc.
Una vez finalizada la consulta, al salir, el sistema retornar automticamente a la tarea que habamos suspendido (en
nuestro ejemplo volveramos a la cobranza).

5.3- Bsquedas
En muchas pantallas aparecen opciones de bsqueda. Tomaremos como ejemplo la bsqueda de artculos. En esta
pantalla podemos buscar un artculo ya sea ingresando su cdigo, su descripcin, su proveedor, o parte de cada uno de
estos datos.
Por ejemplo, usando el archivo de artculos del demo, podramos buscar todos los televisores marca SANYO. Entonces
podemos realizar la bsqueda tipeando distintas palabras y en cualquier orden. Es decir, podemos escribir:
TELEVISOR SANYO
TELE SANYO
SANYO TELE
TELE SAN
De cualquier forma el sistema va a ubicar todos los televisores SANYO. Notar que no es necesario respetar el orden ya
que podemos permutar la palabra SANYO con la palabra TELEVISOR y el resultado de la bsqueda ser el mismo.
No confundir con las bsquedas del tipo GOOGLE ya que en Husky no son vlidos los caracteres entre comillas o
los signos +. Evitar el uso de signos + porque el Husky tomar dicho signo como parte del valor buscado.

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Volviendo a nuestro ejemplo anterior, si en el rengln de bsqueda tipeamos: SANY TELE entonces el resultado de la
misma sern todos los registros que en algn lugar de su descripcin aparezcan las cadenas de caracteres SANY y
TELE:

Si queremos seleccionar un determinado artculo, entonces nos posicionamos sobre la fila correspondiente y hacemos
doble click sobre ella, o bien presionamos Enter. Tambin podemos seleccionarlo haciendo click en el botn
Seleccionar que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana.
Usando el mismo criterio podemos buscar clientes y proveedores. En estos casos el sistema busca lo escrito en el
casillero de bsqueda dentro del nombre, del domicilio, de la localidad, de su CUIT, etc.
Por ejemplo: Si queremos ubicar a un cliente que sabemos que su domicilio est en la calle Suipacha y que se llama
Adrian, entonces en el casillero de bsqueda escribimos SUIPACHA y ADRIAN (tambin podramos haber escrito ADRIAN
SUIPACHA) y el resultado sera el siguiente:

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Notar que el resultado hubiera sido el mismo si escribamos parte de los nombres. Por ejemplo si en lugar de SUIPACHA
escribamos SUIP el resultado de la bsqueda hubiera sido exactamente el mismo.

6. MODULO ARTCULOS STOCKS - PRECIOS

6.1- Familias y Subfamilias
Este programa permite manejar el archivo maestro de familias y subfamilias (o rubros y subrubros) en los que puede
dividirse nuestro padrn de artculos. Tener en cuenta que:

A cada familia pueden corresponderle varias subfamilias.

Una subfamilia debe pertenecer a una nica familia.

Para agregar, borrar o editar una subfamilia, primero es necesario posicionarse en la familia que la contiene, y cuando nos
muestre sus datos hacemos click en Subfamilias.
Si queremos eliminar una Familia o una Subfamilia hacemos click en Quitar y una vez borrada el sistema nos preguntar
si tambin queremos eliminar todos los artculos que la misma incluye.

6.2- Maestro de Artculos

Este programa sirve para Agregar, Editar, Consultar y Eliminar artculos.
Lo primero que aparece en pantalla es un recordatorio acerca de cmo debemos introducir los precios de venta de los
artculos, si van con IVA o sin IVA. Recordar que esto se puede configurar desde el punto 4.
Hecha esta salvedad, se ingresa a la primera pantalla del maestro de artculos. Aqu aparecen todos los tems ordenados
por cdigo (situacin que podemos cambiar seleccionando la opcin de ordenar por descripcin).
Notar que en la parte superior podemos establecer filtros por proveedor y familia. Para eso seleccionamos el proveedor
y/o subfamilia y hacemos click en Aplicar Filtro. A continuacin el sistema mostrar nicamente los tems que cumplan
con el filtro indicado.

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Para quitar el filtro simplemente hacemos click en Limpiar Filtro y el sistema mostrar la totalidad de los artculos.
En esta pantalla (tipo grilla) podemos modificar cualquier dato menos el cdigo. Podremos seleccionar o editar un artculo
haciendo doble click sobre l, o bien escribiendo su cdigo en la casilla de abajo a la izquierda donde pide el Cdigo.
El cdigo que se hace referencia es el cdigo interno, es decir el cdigo que nosotros le asignamos al tem y puede
coincidir o no con el de barras o con el cdigo con que el proveedor identifica a ese tem.
Tambin podemos buscar determinados tems haciendo click en el botn de bsqueda. Recordar las tcnicas de
bsquedas explicadas anteriormente.
Para agregar un artculo hacemos click en Agregar. A continuacin el sistema nos solicitar que indiquemos el cdigo del
nuevo tem. Una vez introducido hacemos click en Siguiente para que el sistema agregue un nuevo registro con el cdigo
indicado.
En esta pantalla veremos una casilla que dice Repetir los datos del ltimo artculo grabado. Esto sirve para que en el
nuevo registro que se agrega se copien todos los datos del ltimo artculo grabado. Es decir, se copiarn la descripcin,
precios, unidades de medida, familia, subfamilia, etc. correspondientes al ltimo artculo que haya grabado. Esto es muy
til cuando tenemos que ingresar artculos con caractersticas muy parecidas, entonces para no tener que volver a escribir
la misma descripcin usamos esta funcin.
Una vez agregado el nuevo registro, el sistema muestra una pantalla con los datos generales del artculo de modo que
podamos completarlos o editarlos.
Los datos ms relevantes son:

Descripcin: Es el nombre del artculo. El que figurar en las listas de precios, listados de stock, facturas, remitos, etc.
Su longitud mxima es de 40 caracteres.
Cdigo de Barras: ste sirve solamente cuando tenemos instalado un lector de cdigos de barras. Este dispositivo
debe ser del tipo emulacin de teclado. Si tenemos un lector de cdigos de barras, al facturar podemos ingresar el
cdigo interno del artculo (el que usamos para darlo de alta) o el cdigo de barras. De una u otra forma el sistema
reconoce al artculo.
Cdigo segn el proveedor: Este es el cdigo que usa el proveedor predeterminado para referenciar el artculo en
cuestin. Es de suma utilidad cuando se ingresan las facturas o remitos de compra. De esta forma escribimos el
cdigo que viene en la factura o remito y el sistema automticamente lo relaciona con el artculo. Por otro lado, si
vamos a usar la funcin de importar los artculos desde un archivo en Excel este dato puede ser usado como
referencia para encontrar al artculo.
Costo: El costo unitario del Artculo (o precio de la ltima compra) expresado en la unidad de medida de compra
(puede incluir IVA o no).
Proveedor: Aqu debemos seleccionar de la lista cul es el proveedor predeterminado del artculo. Si no aparece en la
lista (porque es un proveedor que an no hemos ingresado en el sistema) hacemos click en Proveedores... y el
sistema nos derivar al Maestro de Proveedores de modo que lo podamos dar de alta y luego retornar al Maestro de
Artculos para continuar con la edicin del tem.
Familia: Aqu debemos seleccionar de la lista la familia o el rubro a la que pertenece el artculo. Si no aparece en la
lista haremos click en Familias... de modo que el sistema nos derive al maestro de Familias para incorporarla.
Subfamilia: Aqu debemos seleccionar de la lista la subfamilia (dentro de la familia elegida) pertenece el artculo.

Unidades de Medida:

Unidad de Compra: Es la unidad de medida en que compramos el artculo. Por ejemplo el proveedor nos puede
vender el tem en kilos.
Unidad de Venta: Es la unidad de medida en que vendemos el artculo. Por ejemplo: Gramos.
Coeficiente: Es la relacin entre la unidad de medida de compra y la de Venta. En los ejemplos anteriores el
Coeficiente sera 1000 (pues 1 Kg equivale a 1000 Gramos).

Otro ejemplo sera si compramos en docenas y vendemos en unidades, en este caso el coeficiente sera 12.
Por supuesto que si compramos y vendemos en la misma unidad de medida, entonces el coeficiente ser 1.
Tanto el coeficiente como las unidades de medida pueden no importar. Solamente son necesarios en el caso que quiera
recalcular los precios de venta en funcin del precio de costo y de las utilidades asignadas.
Tambin puede interesarnos en el caso que queramos emitir listados de stocks o reposicin pero expresados en la unidad
de medida en que compramos.

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Si no nos interesa ninguno de los dos casos anteriores, entonces el uso de las unidades de medida y del coeficiente que
las relaciona no tiene importancia.
Precios de Venta y Utilidades:
El sistema maneja 4 listas de precios. Estos precios se pueden cargar directamente o calcularlos en funcin del costo
unitario. En el clculo, el precio de venta resultante corresponde al resultado de la expresin costo + utilidad.
El uso de los mrgenes de utilidad es optativo. Si no queremos usarlos entonces directamente escribimos el precio del
producto.
Importante: los precios pueden consignarse sin incluir el IVA o con IVA incluido segn como se haya definido el
parmetro correspondiente en el punto Configuracin del mdulo Herramientas.
Si hacemos click en Recalcular Precios de Venta el sistema tomar el precio de costo del artculo, lo dividir por el
coeficiente que relaciona las unidades de medida y le agregar el porcentaje de utilidad indicado. De esta forma obtendr
el nuevo precio de venta:
Precio de Venta = (Precio de Costo / Coeficiente) + (Precio de Costo * Porcentaje de Utilidad / 100)
Notar que si no definimos el coeficiente ( o sea que ignoramos el uso de las unidades de medida), el sistema dividir por 1
de modo que la ecuacin no cambia.
Si hacemos click en Recalcular Utilidad el sistema calcular el margen de utilidad en base al precio de venta y al de
costo, es decir, lo inverso del clculo anterior.
Origen de Artculos:
El sistema permite distinguir entre productos nacionales e importados.
Si somos importadores directos y si se trata de un artculo importado, entonces tendremos la obligacin de imprimir en la
factura los nmeros de despacho, entonces debemos completar estos datos, de lo contrario no es necesario.
Cuando registremos las facturas de compra y activemos la casilla de Importacin entonces el sistema nos solicitar que
ingresemos los nuevos nmeros de despacho. El sistema no lleva stock por despacho, este es un dato simplemente
informativo que se usa para ser impreso en las facturas de venta.
Stocks - Saldos Iniciales:
Al comenzar a utilizar el sistema por primera vez debemos indicarle los stocks iniciales de cada artculo en cada depsito.
El sistema puede almacenar los movimientos hasta en 10 depsitos fsicos distintos. Si la empresa tiene un solo depsito
entonces debemos definir al menos uno.
Haciendo click en Stocks, podremos cargar los saldos iniciales de los productos. Los datos a cargar son los siguientes:

Depsito: Nombre del Depsito donde fsicamente se encuentra el artculo. Un mismo artculo puede encontrarse en
distintos depsitos, pero cada uno de ellos tendr un stock propio. Para asignarle un nombre al depsito nos
posicionamos sobre la columna Depsito, hacemos un click y escribimos su nombre o cualquier identificacin que
nos ayude a identificar el depsito (por ejemplo su domicilio).
Fecha del saldo inicial: esta es la fecha a partir de la cual el sistema comenzar a registrar los movimientos de stock
en el depsito en cuestin, o lo que es lo mismo: la fecha de inventario en ese depsito.
Saldo Inicial: Aqu debemos consignar el stock que haba (en el depsito en cuestin) en la fecha antes indicada.
Saldo Actual: Esta columna no es modificable por el usuario. Simplemente indica el stock actual en el depsito
correspondiente. En el momento de dar un alta a un artculo esta columna permanecer en cero, pero la prxima vez
que ingresemos a esta pantalla ya se habr completado con el stock real.
Stock Mnimo: Consignaremos cual es el punto mnimo (o punto de reposicin) que tiene el producto (en ese
depsito) para realizar los pedidos a los proveedores.
Ubicacin: Esta es la ubicacin fsica que el artculo tiene dentro de cada depsito (este dato es opcional).

Tanto la fecha del saldo inicial como el stock inicial son los valores de arranque en la ficha kardex del artculo en
el depsito correspondiente.

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Por ejemplo: cuando usamos el sistema por primera vez hay que decirle qu stock tenemos de un determinado artculo,
entonces le decimos que el 01/10/2005 haba en stock 100 unidades. Todos los movimientos de ingreso y egreso de stock
de ese artculo (y en ese depsito) cuya fecha sea posterior al 01/10/2005 sern registrados en la ficha kardex.
Otra forma de ingresar los valores de stock inicial es mediante la opcin Ingreso Inventario del mdulo de Artculos
(ver punto 6.15)
Kardex:
El kardex consiste en una ficha donde se registran los movimientos de entrada y salida que tuvo un artculo en un
determinado depsito.
De esta manera, si tenemos alguna duda acerca del stock actual de un tem, basta con acceder al kardex y el sistema nos
mostrar un detalle de cada movimiento con su fecha, su concepto, la cantidad ingresada o egresada de ese depsito y el
saldo resultante despus de cada movimiento.
As, al final del kardex el valor mostrado en la columna Saldo ser el stock actual del artculo en ese depsito.
En el siguiente ejemplo se muestra cmo evoluciona el stock de un artculo. El anlisis debe interpretarse de la siguiente
manera:
El movimiento de stock del artculo cdigo 100 se inicia el 11-08-2005 (fecha de inventario) con 100 unidades.
Luego, con fecha 10-09-2006, mediante factura N 0001-00001210 se registra una compra al proveedor Distribuidora
Central Rosario de 3 unidades.
A continuacin, con fecha 03-10-2006, mediante factura A 0001-00000001 se efecta una venta de 1 unidad al cliente
Aba Ingeniera.
Finalmente, y tambin con fecha 03-10-2006 se retira una unidad de stock mediante el Movimiento de Ajuste N 00000001
por defectos en el gabinete (para grabar un movimiento de ajuste ver punto 6.10).

La opcin Compactar sirve para comprimir la informacin contenida en el kardex. Por ejemplo si tenemos almacenada
toda la historia de movimientos de entrada/salida de 2 aos, cuando queramos ver el kardex de un artculo, vamos a tener
que ir pasando varias pantallas para llegar a los ltimos movimientos (que generalmente son los que nos interesan).

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La idea es desplazar la fecha del saldo inicial a una fecha ms prxima, de modo que los movimientos se muestren a
partir de ella. Por supuesto que con desplazar la fecha del saldo inicial no basta, tambin deberemos determinar qu
saldo (o stock) quedar a la nueva fecha. Este proceso lo hace automticamente el sistema.
Internamente el sistema parte del saldo que haba a la fecha del stock inicial y va sumando o restando los movimientos de
entrada/salida (en orden cronolgico) hasta llegar a la fecha que nosotros informamos por pantalla, de esta manera se
llegar al saldo a esa fecha.
Comparativo de Compras:
Esta opcin nos ayuda a analizar las ltimas N compras efectuadas a un determinado proveedor (o a todos) referidas al
artculo seleccionado.
N es un nmero que le indica al sistema cuntas compras debe procesar, el sistema tiene predeterminado N igual a 5, es
decir nos mostrar las ltimas 5 compras.
Una vez definidas la cantidad de compras y cul o cules proveedores procesar, el sistema mostrar un informe que nos
ayudar a analizar a cul fue el mejor precio de compra.
Al final de este informe mostrar el precio promedio ponderado de compra. Este valor surge de la siguiente expresin
aritmtica:
Precio Promedio Ponderado De Compra = Sumatoria de (Cantidad Comprada x Precio Unitario)
Sumatoria de Cantidades Compradas
Datos Importacin:
Esta opcin nos ayudar a analizar los ltimos N despachos de importacin (o compras de importacin) efectuadas a un
determinado proveedor (o a todos) referidas al artculo seleccionado.
N es un nmero que le indica al sistema cuntas compras debe procesar, el sistema tiene predeterminado N igual a 5, es
decir nos mostrar los ltimos 5 despachos.
Una vez definidas la cantidad de compras y cul o cules proveedores procesar, el sistema nos mostrar un informe
similar al explicado en el punto anterior.
Borrar un Artculo:
Si queremos borrar un artculo del sistema, hacemos click en el botn Borrar, y a continuacin el programa nos pedir
confirmacin de esta operacin.
Una vez borrado ya no podr disponerse ms de ese artculo (de sus datos generales ni su stock) aunque s quedar
grabada la historia del mismo en los archivos histricos de compras y de ventas.
Recordar que podemos borrar todos los artculos correspondientes a una misma familia y/o subfamilia desde el
Maestro de Familias y Subfamilias (ver punto 6.1).
Observaciones:
Esta pantalla sirve para registrar anotaciones particulares del artculo.
Foto / Vnculo:
El sistema puede relacionar un artculo con un archivo cualquiera. Generalmente este archivo es un archivo de imagen (un
jpg, bmp, etc), pero en realidad podra ser cualquiera. Por ejemplo podra relacionar un artculo con un archivo en Excel, o
con un documento de Word o con una pgina web (formato HTML), o cualquier otro formato reconocido por Windows.
Al llamar a ese vnculo el sistema abre el programa correspondiente para editar el archivo vinculado. Por ejemplo, si
relacionamos al artculo con un archivo de imagen, al abrir el vnculo el sistema abre automticamente el Paint o el editor
de imgenes que tengamos configurado.
Suponiendo que es una foto o un archivo de imagen, si modificamos la foto se modificar directamente el archivo original.
Historia:
Esta funcin sirve para obtener un reporte de la venta de ese artculo durante un perodo de fechas determinado. Adems
se puede filtrar la informacin por ventas realizadas en un determinado depsito y siguiendo un punto de venta.

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Precios x Proveedor:
Este punto sirve para consultar los distintos proveedores que nos venden ese artculo, sus cdigos, precios, etc.
Esta base de datos se actualiza manualmente (desde este mismo punto) o bien desde la opcin Importar Artculos desde
Excel (ver punto 6.16)

6.3- Cambio de Precios

Tenemos distintas opciones para modificar precios, pero antes de usar cualquiera de ellas es altamente recomendable
hacer un backup o copia de seguridad ya que una vez que los precios han sido modificados no hay forma de
volver atrs.

6.3.1- Cambio de Precios Porcentual sobre las Listas Actuales

Este programa nos permite modificar, mediante un porcentaje, los precios del maestro de artculos. Podemos cambiar
tanto el costo unitario como cualquiera de los 4 precios de venta.
El sistema nos brinda algunas opciones para seleccionar los artculos a modificar:
Podemos cambiar los precios de todos los artculos que pertenezcan a una determinada familia (o todas) y/o los
pertenecientes a un determinado proveedor (o todos). Por ejemplo, le podemos decir que queremos "filtrar" solamente
aquellos artculos cuya familia sea Lmparas y que nos sea provista por el proveedor Juan Perez, entonces solamente
modificar aquellos artculos que cumplan con ambas condiciones.
Tambin le podemos pedir que filtre solamente aquellos artculos que sean del proveedor Juan Perez sin importar su
familia, en este caso debemos seleccionar Modificar Todas en la lista de familias.
Una vez definido el conjunto de artculos, el sistema nos preguntar cul es el porcentaje de variacin a aplicar sobre el
precio seleccionado (de costo, de venta 1, de venta 2, de venta 3, o de venta 4).
Este porcentaje puede ser negativo (hay que anteponer un signo -) de modo que el clculo se har decrementando el
precio.
Si el precio seleccionado es el precio de costo, entonces el sistema nos dar la posibilidad no slo de modificar su costo,
sino tambin re-calcular los precios de venta en funcin a las utilidades definidas en el maestro de artculos (ver punto 6.2
- Precios de Venta y Utilidades)

6.3.2- Cambiar y Recalcular precios en funcin del margen de Utilidad

Del mismo modo que el punto anterior, el sistema nos permite filtrar el conjunto de artculos a modificar estableciendo un
filtro por familia, subfamilia y proveedor.
En este punto tenemos distintas opciones:

Cambiar los precios de costo aplicndoles un porcentaje.

Cambiar los precios aplicando porcentajes de utilidad sobre los precios de costo y as determinar los nuevos
precios de venta.
Cambiar los precios aplicando estos porcentajes sobre los precios de venta viejos, o sea, aplicando un aumento o
decremento del XX % sobre los precios anteriores.

Ejemplo 1:
En el primer caso podemos aplicar un 5% de aumento sobre todos los precios de costo, pero sin modificar los precios de
venta (notar que se seleccion la opcin Aplicar estos porcentajes sobre el costo y no se activaron las opciones de
recalcular los precios de venta:

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Ejemplo 2:
Si hubiramos querido aplicar el 5% de aumento y que el sistema tambin nos recalcule los precios de venta en base a los
mrgenes de utilidad que ya tiene grabado cada artculo, entonces tendramos que haber dejado activada las opciones de
Recalcular los precios de Lista:

Ejemplo 3:
Si en lugar de tomar las utilidades de cada artculo, queremos que el programa nos aumente el 5% el precio de costo y
que nos recalcule los precios de venta pero usando nuevos mrgenes de utilidad, entonces deberemos completar tambin
estos porcentajes:

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Ejemplo 4:
Si queremos aumentar las listas mediante un porcentaje, pero independientemente del costo y de los mrgenes de
utilidad, entonces deberemos seleccionar la opcin Aplicar estos porcentajes sobre los precios de venta viejos.
En este ejemplo estaramos aumentando todos los precios de la lista 1 y de la lista 2 con un 5% y un 10%
respectivamente:

6.3.3- Calcular Listas 2, 3 y 4 en base a Lista 1

Si la estructura de precios de la empresa es tal que las listas 2, 3 y 4 surgen de aplicar distintos porcentajes a la lista 1
entonces esta es la opcin indicada. Ac se define cul es el porcentaje a aplicar para cada una de las listas y cul es el
conjunto de artculos que se va a procesar. El porcentaje puede ser positivo o negativo.

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6.3.4- Importar Precios desde un archivo en Excel

El sistema puede actualizar sus precios en base a archivos en Excel. Generalmente estos archivos son provistos por los
proveedores como listas de precios, entonces el sistema puede tomar esta informacin y actualizar sus bases de datos.
Para mayor informacin ver el punto 6.16.

6.4- Listado de Stock

Este programa permite emitir un listado de existencias (stock) de un determinado conjunto de artculos en un determinado
depsito.
El stock puede determinarse a la fecha actual o a una fecha anterior.
Al igual que en las opciones anteriores, el sistema nos permite acotar el conjunto de artculos a analizar estableciendo un
filtro por proveedor, familia y subfamilia.
Una vez fijado el conjunto de artculos a analizar, debemos decidir la fecha a la que queremos listar el stock.
Generalmente querremos saber el stock actual, entonces donde nos pide Analizar Stock al: dejaremos la fecha del da.
Pero puede ser que nos interese saber qu stock haba a una fecha anterior (por ejemplo a fin del mes anterior), entonces
modificaremos la fecha del da por la que queremos. Es decir que tenemos la posibilidad de analizar el stock histrico a
cualquier fecha anterior que se nos ocurra (siempre y cuando tengamos la informacin).
Ahora debemos decirle al sistema de qu depsito queremos listar el stock, as que lo seleccionaremos de la lista. Si
elegimos la opcin Todos entonces el sistema emitir un Listado de Stock Global con la informacin de todos y cada uno
de los depsitos. Por razones de espacio en la impresin de este reporte, el sistema solamente permite exportarlo a Excel.
Puede que haya muchos artculos que no tengan existencia. Podemos optar por que nos liste los artculos que tengan
stock igual a cero o no (haciendo click en la casilla de verificacin correspondiente).
El stock debe ser expresado en una unidad de medida, entonces seleccionaremos entre unidad de medida de compra o
de venta (ver 6.2. Unidades de Medida).
Tambin debemos decirle al sistema de qu manera queremos tener ordenado el listado: por cdigo de artculo, por
descripcin (en forma alfabtica), agrupados por familias, agrupados por proveedor o por la ubicacin fsica dentro del
depsito analizado.
Definidos todos estos parmetros el sistema nos mostrar en pantalla el listado de stock dando opcin a imprimirlo o
exportarlo a Excel.

6.5- Listado de Reposicin

Este programa permite emitir un listado con aquellos artculos cuyo stock est por debajo del punto mnimo fijado. Al igual
que en punto anterior el anlisis puede hacerse para un determinado conjunto de artculos en un determinado depsito y a
la fecha actual o a una anterior.

6.6- Listas de Precios

Este programa nos permite imprimir las listas de precios. Podemos optar por listar cualquiera de los 4 precios de venta o
emitir una lista de costos.
Para que la lista de precios tenga buen aspecto y gil lectura, debemos separar los artculos segn algn criterio, as que
utilizaremos alguna de las opciones que nos da el sistema: por familia y subfamilia o por proveedor familia subfamilia.
Tambin podemos optar por incluir en nuestra lista de precios una columna donde se incluya el IVA.
Podemos completar la presentacin de nuestra lista de precios incorporando textos que se imprimirn como encabezado y
como pie de lista.

6.7- Fichas Kardex

Adems de visualizar el kardex entrando por el Maestro de Artculos, tambin se puede acceder desde este punto.
Para mayor informacin acerca del kardex ver el punto 6.2.

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6.8- Impresin de Etiquetas con Cdigos de Barra

Como vimos en el punto 6.2, por cada artculo Husky almacena un cdigo interno (el que asignamos nosotros)
y un cdigo de barras. Este ltimo es el que viene informado en el envase del producto, o sea, se usa cuando
el producto viene de fbrica con un cdigo de barras propio. En este caso, en el campo cdigo de barras del
maestro de artculos debe introducirse (mediante el lector) el cdigo de barras de la etiqueta del artculo.
Si hay artculos que no poseen cdigo de barras de fbrica entonces podemos imprimir etiquetas con el
cdigo interno (el nuestro), pero convirtindolo a formato de barras entonces usamos esta opcin.
Existen distintas normas para representar un cdigo mediante barras. Husky usa los denominados Cdigo
39 y Cdigo 128.
El Cdigo 39 es de longitud variable, cuya limitacin en el largo la da el espacio disponible para imprimir y la
capacidad del lector de cdigo de barra que usaremos.
El juego de caracteres del Cdigo 39 incluye 43 caracteres: los dgitos 0-9, las letras A-Z (mayscula
solamente), el espacio y los siguientes smbolos: - + . $ / *. El "*" es el carcter de inicio y final del cdigo, por
lo que no deber usarse en un texto a codificar.
El Cdigo 128 tambin es de longitud variable, pero menos largo que el cdigo 39. Incluye los dgitos 0-9,
letras A-Z (maysculas), y todos los caracteres estndares ASCII (en total 128 caracteres, de all su nombre).
Para imprimir una etiqueta con el cdigo de barras de un artculo lo nico que debemos hacer es ingresar en
esta opcin, seleccionar el artculo a imprimir e indicarle al sistema cuantas copias (etiquetas) queremos
imprimir.
Lo nico que puede variar es el ancho del cdigo y por lo tanto el ancho de la etiqueta. En la versin demo se usan
etiquetas que vienen en planchas A4 y con 3 bandas de etiquetas sin dejar mrgenes.
Si Ud. no consigue etiquetas con esas caractersticas no hay problema, envenos un mail y nosotros adaptamos el formato
del programa a las etiquetas que Ud. compre.
El cdigo de barras impreso por el programa puede ser luego ledo por cualquier lector de cdigos de barra que est
configurado para interpretar el Cdigo 39 o el Cdigo 128 (la mayora lo est).
La lectura del cdigo de barras consiste el acercar el lector al mismo. Cuando el lector lee el cdigo impreso enva una
seal que es interpretada por la PC como si fueran pulsaciones del teclado.

6.9- Valorizacin del Stock

Este programa permite emitir un listado de existencias valorizado de un determinado conjunto de artculos en un
determinado depsito. Al igual que los listados anteriores, el stock que se valorizar puede determinarse a la fecha actual
o a una fecha anterior
El stock puede ser valorizado utilizando distintos precios: Precio de Costo, de Venta 1, 2, 3 o 4.

6.10- Movimientos de Ajuste

El sistema permite efectuar movimientos de ajustes en los inventarios. Esta situacin puede darse por diferencias de
inventarios, prdidas, roturas, etc. Que hacen que el stock actual real no coincida con el stock actual del sistema.
Cada movimiento de ajuste estar numerado en forma consecutiva y automtica por el mismo sistema. Esta numeracin
es a efectos internos del sistema (solamente se muestra como referencia).
Un mismo movimiento de ajuste puede incluir uno o varios artculos.
Una vez ingresados en esta opcin el sistema mostrar el nmero de movimiento asignado y nos solicitar la fecha en que
se efecta el movimiento. Esta fecha ser la registrada en la ficha kardex de cada artculo ajustado.
Una vez consignada la fecha hacemos click en Aceptar, con lo que el sistema presentar una pantalla en la que se
mostrarn los artculos incluidos en el movimiento. Obviamente la primera vez que se mostrar en blanco.

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Para agregar un artculo al movimiento de ajuste hacemos click en Agregar, as el sistema solicitar que ingresemos el
cdigo del artculo (si no lo recordamos podemos usar los botones de bsqueda).
Una vez ingresado el cdigo el sistema mostrar su descripcin y unidad de medida, y solicitar que indiquemos en qu
depsito se hace el ajuste, el concepto de ajuste (hay que seleccionar uno de la lista, si el que queremos no existe
hacemos click en Conceptos... y el sistema nos derivar al maestro de conceptos de entrada/salida de stock para que lo
incorporemos), y luego la cantidad a ajustar (la misma debe estar expresada en la unidad de medida que indica el
sistema).
Por ltimo, podemos escribir una breve observacin acerca del ajuste efectuado.
Finalizada esta operacin hacemos click en Aceptar para incluir el artculo en la lista de tems a ajustar.
A continuacin veremos en la lista de artculos del movimiento que dicho tem ya fue incluido, as que podemos continuar
con otro (haciendo click en Agregar). Tambin podemos Quitar un determinado artculo de la lista de ajuste (hacemos
doble click sobre el tem en cuestin y luego Quitar).
Si queremos finalizar las operaciones de ajuste y que stas sean registradas en el sistema hacemos click en Terminar y el
sistema nos brindar la posibilidad de imprimir una minuta con los ajustes efectuados.
Para comprender como funciona el sistema o para verificar que el ajuste ha sido registrado correctamente podemos
consultar un kardex de los tems ajustados. Ver punto 6.7.

6.11- Movimientos Interdepsitos

Cuando la empresa utiliza ms de un depsito por estar fsicamente separados se pueden producir traslados de
mercadera de un depsito a otro. Mediante esta opcin podemos registrar este tipo de movimientos.
Esta operacin generar un Remito como documento que respalda el traslado de la mercadera.
Una vez dentro de este programa el sistema solicitar que definamos el punto de venta (los cuatro primeros dgitos del N
de Remito), y a continuacin determinar en forma automtica cul es el prximo N de Remito para ese punto de venta.
Esta numeracin es automtica. Si queremos cambiar el numero de remito a imprimir entonces tendremos que ingresar en
Configuracin / Numeracin, seleccionar la opcin Remitos y luego modificar el prximo numero a imprimir (ver punto
4.1.4.)
A continuacin deberemos consignar la fecha de remito (con esta fecha quedar registrado el movimiento en la ficha
kardex de los artculos remitidos), el depsito desde donde sale la mercadera, el depsito donde entra, y dems
datos opcionales como quin control el despacho, la cantidad de bultos, etc.
Luego debemos seleccionar el transporte por el que se envi la mercadera. Si ese transporte no figura en la lista
podemos hacer click en Agregar y el sistema nos derivar al Maestro de Transportes para que podamos darlo de alta.
Si queremos escribir algunas observaciones para que salgan impresas en el remito, podemos hacerlo haciendo click en
Observaciones...
Continuando con el proceso, el sistema mostrar en la parte inferior izquierda una ventana en la que figuran todos los
artculos incluidos en el remito, y sobre la parte inferior derecha una serie de opciones.
Haciendo click en la primera ventana, en la columna Cantidad ingresaremos la cantidad despachada y desplazndonos
hacia la derecha con la tecla <Tab> consignaremos el cdigo del artculo.
Finalizado el ingreso de artculos haremos click en Terminar para grabar el remito y actualizar el kardex de ambos
depsitos.

6.12- Padrn de Artculos

Este programa nos permite obtener un listado o padrn de los artculos que tenemos registrados en el sistema.
Al igual que en los puntos anteriores tenemos la opcin de establecer criterios de filtrado y ordenamiento para los artculos
a incluir en el listado.

6.13- Listado de Movimientos

Este reporte nos permitir analizar el movimiento de stock que tuvieron los artculos durante el perodo de tiempo que le
indiquemos.
Al igual que en varias opciones anteriores podemos establecer un filtrado de los artculos a procesar.

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Lo ms importante de este reporte es que podemos analizar determinados movimientos (ventas, devoluciones, ajustes,
etc) o todos.
Por ejemplo, si queremos saber cuntas devoluciones tuvimos de un determinado artculo entonces donde dice Tipo de
Movimiento seleccionamos Nota de Crdito por Devolucin:

6.14- Comparativo de Precios por Proveedor

Husky ofrece dos alternativas para comparar los precios por proveedor:

Comparar las listas de precios que envan los proveedores

Comparar los precios en base a las compras efectuadas

La primera opcin requiere de una grabacin de precios previa. Esta grabacin puede ser manual o bien importada desde
un archivo en Excel.
Para grabar manualmente las listas de precios que envan los proveedores usaremos la opcin 6.14.1 y para importar la
lista de precios desde una planilla en Excel que enve el proveedor usaremos la opcin 6.16.

6.14.1- Grabar Precios por Proveedor

Una vez ingresado el cdigo de artculo, el sistema mostrar una grilla que contiene todos los proveedores a los que
vinculamos dicho artculo. En esta grilla podemos consignar el cdigo que usa el proveedor para identificar a ese artculo,
el precio de costo, la fecha de vigencia del mismo y las condiciones de pago.
Para vincular un nuevo proveedor con ese artculo hacemos click en Agregar, entonces el cursor se posiciona sobre la
columna Cod.Prov para que indiquemos el nmero de proveedor. Al presionar Enter el sistema valida que ese codigo
de proveedor exista y colocar su nombre en la columna Razn Social. Luego nos ubicamos sobre la columna Cod.
segn el proveedor y escribimos el cdigo que usa este proveedor para identificar el artculo en cuestin. Este cdigo
puede llegar a ser muy importante ya que cuando grabemos las facturas de compra de ese proveedor seguramente
veremos esa codificacin y no la nuestra. Entonces si el sistema conoce el cdigo que usa cada proveedor puede
encontrar rpidamente el artculo comprado.
A la derecha de la columna del cdigo introducimos el precio de costo. Este precio ya debe tener calculadas las
bonificaciones y estar expresado en pesos y sin IVA.

6.14.2- Comparativo en Base a los Precios Grabados

Esta opcin permite generar un informe con las distintas alternativas de compra grabadas en el punto anterior.
Por razones de espacio, este informe no es impreso sino exportado a Excel.

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6.14.3- Comparativo en Base a las Compras Realizadas

Esta opcin permite analizar las facturas de compra del conjunto de artculos filtrado, a todos los proveedores y
realizadas durante un entorno de fechas con el objetivo de obtener un comparativo de precios basado en lo realmente
facturado por cada proveedor.
A diferencia del punto anterior, este reporte analiza el precio realmente pagado por cada tem y no el precio de lista de
cada proveedor.
De todos los precios analizados el sistema busca el mejor precio y lo compara contra el precio de venta actual calculando
as el margen de utilidad que se tuvo por la venta de ese producto.
Tener en cuenta que ese margen est calculado tomando como base el mejor precio de compra.

6.15- Ingreso de Inventario

Este punto sirve para registrar en el sistema las cantidades de inventario. Las cantidades inventariadas sern
grabadas en el kardex como stock inicial.
Recordar que el kardex se inicia con un stock cierto a una fecha determinada. Esta fecha es la fecha de
inventario que es solicitada por el programa en la siguiente pantalla:

Todo movimiento con fecha igual o anterior a la fecha de inventario no ser

tomado en cuenta en la determinacin del stock.
Entonces, una vez definida la fecha de inventario y seleccionado el criterio en el que se van a mostrar y filtrar
los artculos aparecer una pantalla como la siguiente:

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La columna Stock Terico es la existencia calculada por el sistema al 11/0/2005. Esta columna no puede modificarse ya
que es un valor calculado y simplemente se muestra como una referencia.
La cantidad inventariada debe colocarse en la columna Existencia Inventariada. Por supuesto que este valor puede
coincidir o no con el stock terico. Si hay una diferencia ser ignorada por el sistema.
Las columna Unidad de Medida especifica en qu unidad debe expresarse la Existencia Inventariada.
La columna Ubicacin Fsica es optativa y puede completarse con cualquier referencia que ayude a ubicar el artculo
dentro de la estantera o del depsito.
La columna Stock Mnimo puede ser cambiada en este momento para luego poder emitir un Listado de Reposicin.
Es posible que el mismo inventario se cargue en el sistema durante varias sesiones. Es decir, es posible que el operador
cargue una parte del inventario, se retire y luego regrese para continuar con la grabacin. Entonces para ayudar a
identificar cuales registros ya fueron grabados el sistema los colorea en rojo.
Como el sistema registra los movimientos de stock con fecha posterior a la fecha de inventario, es absolutamente
necesario que no se grabe ningn comprobante que involucre stock mientras se est en tareas de inventario.
Notar que en esta pantalla hay dos botones bien definidos: uno (con letras verdes) que permite exportar a formato de
Excel la planilla de inventario y el otro (en azul) que permite la inversa, es decir, tomar una planilla excel con los datos del
inventario y volcarla al sistema.
Esto sirve para agilizar la tarea de inventario. A veces resulta ms cmodo trabajar en Excel, entonces podramos tomar la
lista de artculos, exportarla a Excel y completar desde ah los valores de inventario. Para eso usaramos el botn con
letras verdes.
Una vez finalizada la carga de inventario desde Excel tendremos que hacer que el sistema lea (o importe) ese archivo de
Excel y lo grabe en su base de datos de inventario. Para eso usaramos el botn con letras azules

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El archivo que debe importar el sistema debe contener solamente datos. Es decir, no debe contener filas con ttulos, de
modo que la primera fila significativa del archivo en Excel debe ser la nmero 1.
Una vez ledo el archivo en Excel el sistema mostrar la pantalla con los resultados del inventario (que obviamente deber
coincidir con el archivo en Excel ledo) y si hacemos click en Grabar Inventario entonces el programa grabar esos datos
tal como si lo hubisemos cargado desde el teclado.

6.16- Importar Artculos desde un archivo en Excel

Esta opcin permite actualizar la base de datos de artculos en base a un archivo en Excel. El formato del mismo est
predefinido, es fijo y es el siguiente:
Columna

Contenido

Formato

Columna A

Cdigo de Artculo (Cdigo interno o de uso propio)

Texto

Columba B
Columna C
Columna D

Cdigo de Artculo con que lo referencia el proveedor

Cdigo de Barras
Descripcin del Artculo

Texto
Texto
Texto

Columna E
Columna F
Columna G

Precio Unitario de Costo (o precio de compra)

Familia o Rubro al que pertenece
Subfamilia (dentro de la familia)

Nmero
Texto
Texto

Columna H
Columna i
Columna J
Columna K
Columna L
Columna M
Columna N
Columna O
Columna P
Columna Q

Moneda (1=Pesos 2=Dlares)

Tasa o porcentaje de IVA
Nombre del Proveedor
Precio de Venta N 1
Precio de Venta N 2
Precio de Venta N 3
Precio de Venta N 4
Unidad de Medida de Compra (caja, kilo, metro, etc)
Unidad de Medida de Venta (caja, kilo, metro, etc)
Coeficiente que relaciona ambas unidades

Texto
Nmero
Texto
Nmero
Nmero
Nmero
Nmero
Texto
Texto
Nmero

Es necesario que el archivo no contenga ninguna fila adicional con ttulos ni aclaraciones. Es decir que la primer fila
significativa (procesable) sea la fila n 1. Las columnas en rojo son opcionales, pero deben existir aunque no contengan
datos. Por ejemplo, la columna F que corresponde a la familia o rubro quizs no tenga importancia, pero la columna en s
debe existir, aunque est totalmente en blanco.
Si bien las 3 columnas correspondientes a los cdigos son opcionales, al menos una debe contener datos. Es decir no
pueden estar las 3 vacas.
Tambin tenemos que asegurarnos que no haya intercalada ninguna fila cuyo contenido no corresponda a un artculo (por
ej. ttulos o leyendas) y que la hoja en la que se encuentren los datos sea la Hoja 1 del libro Excel.
Asimismo ninguna celda debe contener frmulas.
Entre los datos que solicita el programa figura el cdigo del proveedor. Si todos los artculos del archivo Excel pertenecen
al mismo proveedor, entonces no es necesario completar la columna J ya que al indicar su cdigo el programa ya sabe
que todos los tems sern de este proveedor, salvo que la columna J contenga otro nombre, en cuyo caso ser asociado
al tem en cuestin.
Si el archivo en Excel es enviado por el proveedor y nosotros usamos esta opcin del programa para actualizar precios,
entonces seguramente no contendr el cdigo interno (o el que nosotros le asignamos a cada artculo), entonces lo que se
hace es dejar la Columna A en blanco y tomar como referencia la Columna B. De esta forma el sistema procesar el
artculo segn el cdigo del proveedor. Para esto es necesario que hayamos completado este dato en el Maestro de
Artculos.
Si el artculo es comprado a distintos proveedores, entonces el dato de Cdigo segn el proveedor debe haber sido
completado en la tabla de Precios x Proveedor explicados en el punto 6.14.1
En las columnas O y P se pueden indicar las unidades de medida en las que compramos y vendemos. La columna Q es el
coeficiente numrico que relaciona ambas unidades. Por ejemplo si compro en Cajas x 12 y vendo por Unidad el
coeficiente ser el nmero 12. Si compro y vendo en la misma unidad entonces el coeficiente ser 1.
El uso de las columnas O, P y Q es opcional.
Si el archivo en Excel contiene los precios de compra pero no los de venta, stos ltimos podrn ser calculados
mediante el punto 6.3.2 (ver ejemplos 2 y 3 pero usando un porcentaje sobre el costo de 0% ya que lo que
queremos es recalcular los precios de venta en base al costo y a los mrgenes de utilidad).

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7. MODULO PROVEEDORES - COMPRAS

Mediante este Mdulo, podremos manejar todo lo referido a la gestin de compras de la empresa. Para esto deberemos
registrar los Remitos, Facturas, Notas de Crdito y Notas de Dbito que nos enven nuestros proveedores, como as
tambin los pagos efectuados.

7.1- Maestro de Proveedores

Una de las primeras actividades que debemos hacer cuando estemos implementando el sistema es registrar los
proveedores de nuestra empresa.
Para esto ingresamos al Maestro de Proveedores.
El sistema mostrar una pantalla donde se despliegan todos los proveedores que ya tenemos grabados (el despliegue se
hace en forma ordenada segn el cdigo del proveedor, pero tambin puede seleccionarse la opcin de ordenar por
nombre o razn social)
Aqu podemos optar por Agregar un nuevo proveedor, Seleccionar uno ya existente, o Buscar utilizando su razn social a
uno que ya exista, de modo de poder consultar y/o modificar sus datos.
Si queremos agregar un nuevo proveedor a nuestra base de datos, hacemos click en Agregar / Nuevo con lo que el
sistema solicitar que consignemos el cdigo que le asignamos a este nuevo proveedor. Este cdigo debe ser numrico
de 4 dgitos. El sistema nos propondr como cdigo el prximo nmero libre que sigue en secuencia. Podemos aceptarlo o
digitar uno distinto.
Una vez ingresado el cdigo del proveedor hacemos click en Aceptar y el sistema verificar que no exista otro con el
mismo cdigo. De ser as nos avisar para que lo cambiemos.
A continuacin aparecer una ventana en la que figuran todos los datos del proveedor en cuestin. La mayora de los
datos que se muestran en esta pantalla no requieren de mayor explicacin, pero nos detendremos en los saldos iniciales
ya que ste es el punto de partida para registrar los movimientos en la cuenta corriente.
Saldos Iniciales:
Tanto la fecha del saldo inicial como su monto, son los valores de arranque en la ficha de cuenta corriente del proveedor.
Por ejemplo: cuando usamos el sistema por primera vez hay que decirle qu saldo tenemos con un determinado
proveedor, entonces le decimos que al 01/10/2006 haba un saldo de $ 1000.00 deudor. Entonces, todos los movimientos
de dbitos y crditos relacionados con ese proveedor cuya fecha sea posterior al 01/10/2006 sern registrados en su
cuenta corriente. O sea, al sistema no le interesa cmo llegamos al 01/10/2006 con ese saldo, sino cmo continuamos.
Se supone que el saldo que ingresemos ya est consolidado.

Todo comprobante relacionado con el proveedor (factura, nota de crdito/dbito u orden de pago) con
fecha igual o anterior a la fecha del saldo inicial no ser tomado en cuenta en la determinacin del
saldo del proveedor ni ser mostrado en la cuenta corriente del mismo.
Para luego ir pagando ese saldo inicial ver el programa de pagos en el punto 7.4. (en la parte Pagos Anticipados o Pagos
a Cuenta).

7.2- Ingreso de Remitos de Proveedores

Este programa permite actualizar el stock de los artculos que se incluyeron en el remito de un proveedor.
Para esto el programa pide el proveedor en cuestin, luego solicita los datos del remito: numero, fecha de remito, depsito
donde ingresa y fecha de ingreso. La fecha que utilizar el programa para actualizar el stock es esta ltima, aunque si no
se indica ninguna fecha entonces tomar la fecha del remito.

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Una vez completados estos datos, el sistema muestra una pantalla en la que debemos ingresar la mercadera recibida.
Para eso hacemos click en el botn que dice Agregar Item.

A continuacin aparece una ventana en la que el programa solicita el cdigo de artculo ingresado. Si se trata de un
artculo nuevo, o sea que nunca fue dado de alta mediante el maestro de artculos, entonces puedo hacerlo ahora
haciendo click en la opcin Nuevo Artculo.

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Probablemente, cuando estemos ingresando el remito, los cdigos que veamos no sean los cdigos internos que usamos
para codificar nuestros artculos, sino que lo que veamos sea el cdigo que el proveedor usa para ese artculo.
Si tomamos la precaucin de completar el dato correspondiente en el maestro de artculos (ver punto 6.2), entonces
podemos tipear directamente el cdigo que usa el proveedor y el sistema lo hallar.
El criterio que usa para buscarlo es el siguiente: primero supone que el cdigo ingresado es el cdigo interno, o sea que
primero busca por cdigo interno. Si no lo encuentra entonces busca por cdigo de barras, si tampoco lo encuentra busca
por cdigo segn proveedor, y si tampoco lo encuentra busca en la tabla de Precios x Proveedor explicada al final del
6.2.
Una vez hallado el artculo el sistema solicitar que se complete la cantidad ingresada (tambin permite cambiar la
descripcin del tem, la cual ser reemplazada en el maestro de artculos):

Hecho esto el programa volver a la pantalla donde se muestran los artculos ingresados.
Para agregar un nuevo artculo hacemos click en Agregar Item
Para eliminar un tem del remito nos posicionamos sobre la fila deseada y hacemos click en Quitar Item
Con el botn Finalizar damos por terminado el ingreso de artculos. Llegado a este punto el sistema nos preguntar si
queremos imprimir una minuta con el contenido del remito que terminamos de grabar.
Este remito ha sido grabado y los archivos fueron actualizados. Si luego se detecta un error y se desea borrar el remito se
deber ingresar al punto 7.10

7.3- Ingreso de Facturas, Notas de Crdito y Dbito de Proveedores

Como su nombre lo indica, desde esta opcin podemos registrar en el sistema las facturas, notas de crdito y notas de
dbito de nuestros proveedores.
Lo primero que pide el sistema es que se indique el cdigo del proveedor en cuestin, aunque tambin podra
seleccionarse la opcin No Registrado para poder ingresar una factura de un proveedor ocasional o sin cuenta abierta.

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Una vez seleccionado el proveedor aparecer una pantalla en la que se solicita el tipo de comprobante (factura, nota de
crdito o dbito), la letra de la misma (A, B, C, M, etc.), y el punto de venta y numero de comprobante que vamos a grabar:
Recordar que la numeracin de los comprobantes, tanto en compras como en ventas, tiene el siguiente formato:
X 9999 - 99999999
Letra

Nmero
Punto de Venta

Una vez indicados estos datos hacemos click en Siguiente y el sistema verificar que no exista en su base de datos una
factura con el mismo nmero perteneciente a este proveedor.
Opcionalmente, si tenemos conectado un lector de cdigo de barras, podramos hacer click en Leer Cd. Barras para
leer el cdigo que viene impreso en el pie de la factura del proveedor y as actualizar el N de CAI y fecha de vencimiento
del mismo.
Una vez verificado que el comprobante no exista, el sistema habilitar las casillas correspondientes para que
completemos los montos totales de la factura (el detalle de los artculos comprados lo podremos ingresar ms tarde).
Notar que por cada factura podemos tener dos importes gravados a tasas de IVA distintas. Adems podremos tener un
monto no gravado, percepciones, retenciones, etc. Estos importes formarn parte del total de la factura y sern
utilizados para confeccionar el libro de IVA compras.
Entre los datos solicitados est la fecha del comprobante. Si el proveedor tiene cuenta corriente (o sea es un proveedor
registrado), entonces la fecha del comprobante no puede ser anterior ni igual a la fecha del saldo inicial del mismo.
Ver punto 7.1.

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El dato correspondiente a la condicin de pago tiene que ver con las fechas de vencimiento de este comprobante. Si el
comprobante es una factura entonces el programa calcular sus vencimientos a partir de la fecha de la misma y teniendo
en cuenta la condicin de pago elegida.
Ms abajo aparece un cuadro en el que podemos seleccionar si la factura contiene artculos o no. Por ejemplo, si es una
factura de mercaderas o materias primas entonces la factura debera contener artculos y por lo tanto nosotros tendremos
que ingresar la compra de los mismos para actualizar el stock y los precios de compra.
Pero si es una factura por servicios (por ejemplo electricidad) entonces no corresponde detallar artculos comprados.
Opcionalmente podemos completar el concepto o rubro de gasto al que se imputa la factura. Luego se podr obtener un
detalle de compras por rubro entrando en el mdulo Estadsticas.
Notar que, si bien aparecen en pantalla, todava no estn habilitados los campos para seleccionar el mes de imputacin de
IVA y el total del comprobante.
Una vez que hayamos hecho click en Siguiente y que el sistema haga una serie de validaciones, entonces se habilitarn
estos campos:

El perodo de imputacin de IVA puede coincidir o no con la fecha del comprobante. A veces ocurre que ya se cerr el IVA
compras y luego recibimos una factura que debera haberse incluido en el mes que ya cerramos. Entonces podemos
ingresar en el sistema la factura con la fecha real pero indicarle al sistema que la incluya en el IVA compras del mes
prximo.
Si el comprobante que estamos registrando, por algn motivo, no debe modificar el IVA compras (por ejemplo una nota de
dbito por un cheque rechazado), entonces en el combo en el que aparecen los meses de imputacin, al final del mismo,
aparece una opcin que dice -No Imputar-. Si seleccionamos esa opcin entonces este comprobante no modificar el
IVA compras.
Una vez completados estos datos hacemos click en Siguiente.

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Si tenemos instalado el Husky Contabilidad General, ahora aparecer una ventana en la que se solicitan los nmeros de
cuenta a los cuales se imputan cada uno de los montos gravados, exentos y no gravados del comprobante.
Si activamos la opcin El comprobante contiene artculos, entonces a continuacin el sistema muestra una pantalla en la
que debemos ingresar la mercadera comprada. Para eso hacemos click en el botn que dice Agregar/Modificar Artculo.

A continuacin aparece una ventana en la que el programa solicita el cdigo de artculo ingresado. Si se trata de un
artculo nuevo, o sea que nunca fue dado de alta mediante el maestro de artculos, entonces puedo hacerlo ahora
haciendo click en la opcin Nuevo Artculo.
Probablemente, cuando estemos ingresando el remito, los cdigos que veamos no sean los cdigos internos que usamos
para codificar nuestros artculos, sino que lo que veamos sea el cdigo que el proveedor usa para ese artculo.
Si tomamos la precaucin de completar el dato correspondiente en el maestro de artculos (ver punto 6.2), entonces
podemos tipear directamente el cdigo que usa el proveedor y el sistema lo buscar.
Una vez hallado el artculo el sistema solicitar que se complete la cantidad ingresada, el precio unitario de compra, y
opcionalmente permitir establecer los nuevos precios de venta:

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Notar que en esta pantalla el sistema trae el ltimo precio de compra registrado para este artculo. Tambin presenta los 4
precios de venta con sus respectivas utilidades, de modo que si se hace click en el botn Actualizar Precios de Venta el
programa puede determinar los nuevos precios en funcin del nuevo costo y de los mrgenes de utilidad asignados.
Notar tambin que existe una casilla que dice Actualizar el Costo en Maestro de Artculos. Si esta casilla permanece
activada entonces el programa grabar el precio de compra como precio de costo en el maestro de artculos.
Esto es til cuando se compra un artculo con un precio especial y no se desea actualizar el costo dado que este precio es
excepcional.
Por otro lado, hay combo en el que se puede seleccionar en cul depsito se actualizar el stock del tem comprado. En
este combo aparece una opcin de No Actualizar Stock. Esta opcin hay que seleccionarla cuando previamente se
ingres el remito por la compra de este artculo. Si no tomamos la precaucin de No actualizar stock entonces el
kardex de este tem ser actualizado 2 veces, la primera cuando se ingres el remito y la segunda cuando se ingres la
factura de compra.
Finalizado el ingreso de estos datos el programa volver a la pantalla donde se muestran los artculos ingresados.
Para agregar un nuevo artculo a la factura de compra, o para modificar los datos de alguno de los ya ingresados
hacemos click en Agregar / Modificar Item.
Para eliminar un tem de la factura de compra nos posicionamos sobre la fila deseada y hacemos click en Quitar Item
Con el botn Finalizar damos por terminado el ingreso de artculos. Llegado a este punto pueden ocurrir dos situaciones
distintas:

Si seleccionamos cualquier condicin de pago distinta de contado o tarjeta (o sea cualquiera de las
condiciones de cuenta corriente), el sistema calcular las fechas de vencimiento y sus montos en base a la
condicin elegida y a la fecha de factura. En este ejemplo se seleccion condicin de pago 30, 60 das, de
modo que se calcularon dos cuotas iguales, una que vence a los 30 das y la otra que lo hace a los 60:

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Tanto las fechas de vencimientos como sus importes pueden ser modificados en este punto. Lo nico que se debe tener
en cuenta es que la sumatoria de las cuotas sea igual al total de la factura.

El otro caso que puede ocurrir es que se haya seleccionado condicin de pago Contado o Tarjeta. En
cualquiera de estos casos el sistema preguntar si se desea ingresar los medios de pago:

Si se selecciona la opcin Ignorar Valores entonces el comprobante quedar pendiente de pago (como un
CONTADO PENDIENTE) y para pagarlo se deber ingresar en la opcin Emisin de Pagos (ver punto 7.4).
En cambio, si se selecciona la opcin Ingresar valores entonces se deber ingresar PAGO EXACTO y se presentar
una pantalla como la siguiente:

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Vamos a suponer que el pago de esta factura se realiz de la siguiente manera:

$ 500 con cheques

$ 200 con efectivo
$ 110 mediante una transferencia bancaria y
$ 400 mediante un depsito en una cuenta bancaria del proveedor.

Entonces primero ingresaremos el (los) cheques haciendo click en Agregar Cheque. A continuacin aparecer una
pantalla en la que se solicita el N de cheque. Si es un cheque propio entonces podemos tipear directamente el numero
del mismo, pero si se trata de un cheque en cartera, entonces en lugar de escribir su numero se pude hacer click en el
botn que dice Buscar Cheques en Cartera y de esa forma el programa nos mostrar una lista con los cheques que
actualmente estn en cartera. Podemos seleccionarlos activando la casillita que se encuentra a la izquierda del N de
cheque.
Una vez indicado el N de Cheque el sistema buscar en su base de datos si ese cheque existe.
Si existe entonces significa que ese cheque est en cartera, por lo que solamente solicitar confirmacin de la inclusin
del cheque en el pago.
Si no existe, entonces asumir que es un cheque propio, de modo que solicitar los datos de n de cuenta, banco, fechas,
importe, etc.

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Una vez ingresado el cheque el sistema volver a la pantalla anterior solicitando un nuevo numero de cheque. Si no hay
ms cheques que incluir en el pago hacemos click en Salir y se mostrar la pantalla de medios de pago. Notar que ahora
en la parte central aparece el detalle de los cheques ingresados y en la parte superior derecha el resumen de importes:

Si en esta pantalla advertimos que es necesaria alguna modificacin en los datos del cheque ingresado entonces lo
seleccionaremos de la lista de la izquierda (con un solo click) y luego otro click en el botn Editar Cheque.
Del mismo modo, si advertimos que el cheque es incorrecto y queremos eliminarlo, entonces lo seleccionamos de la lista
de la izquierda y luego hacemos click en Quitar Cheque.
Ingresemos ahora el importe en efectivo. Para esto hacemos click en el botn Efectivo y se presentar una pantalla
como la que sigue:

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Notar que por defecto el sistema propone completar el pago con efectivo, por eso plantea $ 710.- que es la diferencia
entre el total de la factura y el importe en cheques.
Nosotros deberemos modificar dicho monto colocando los $ 200.- que nos propusimos en este ejemplo.
Pero estos $ 200.- pueden estar compuestos parte en pesos y parte en dlares. Vamos a suponer que pagamos con $
20.- y con u$s 60.- tomando este ltimo a $ 3.-

De esta manera el sistema actualizar la caja diaria extrayendo $ 20.- (en pesos) y u$s 60.- (en dlares). Recordar que la
caja diaria est compuesta por ambas monedas.
Siguiendo con el ejemplo, ahora deberamos registrar la transferencia bancaria por $ 110.- Para eso hacemos click en el
botn Transferencia de la pantalla anterior y a continuacin se mostrar una pantalla en la que deberemos ingresar el
numero de cuenta en donde se producir el dbito (o sea, nuestra cuenta), la fecha de la transferencia y el importe de la
misma:

Igual que en el caso anterior, el sistema propone que la transferencia se haga por el monto restante, pero como en nuestro
ejemplo la misma es de $ 110.- modificaremos los $ 510 que plantea el programa y en su lugar escribiremos $ 110.Notar que la cuenta 1 corresponde a la cuenta del Banco de Galicia. Quiere decir que el cdigo de cuenta que usa el
sistema puede coincidir o no con el nmero de cuenta del banco. (si con los datos del demo entramos en el maestro de
cuentas bancarias, veremos que para el sistema la cuenta del Galicia es la cdigo 1, pero en realidad para el banco es la
nmero: 4389876-3)
Por otro lado, la fecha que solicita en esta pantalla corresponde a la fecha en que se producir el dbito en esta cuenta
bancaria.

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Finalmente, para completar el pago restara registrar el depsito en efectivo que se efecta en la cuenta del proveedor.
Para eso hacemos click en Deposito Bancario y se presentar una pantalla como la que sigue:

El monto en efectivo de $ 400.- ser registrado como salida en la caja del da 05/10/2006 bajo el concepto de Pagos a
Proveedores.
Una vez ingresado el efectivo, el sistema volver a la pantalla de Medios de Pago. Notar que en la parte superior derecha
de la misma aparece el resumen de los medios de pago:

Para continuar hacemos click en Siguiente y el sistema dar la opcin de Imprimir la Orden de Pago o no imprimirla.
Tener en cuenta que si bien se imprime una orden de pago, por ser una cancelacin de una factura de contado,
dicha orden de pago no estar numerada ni va a figurar en el Listado de Pagos. Ver punto 7.11
Finalmente, el sistema actualizar sus bases de datos y dar la opcin de imprimir una minuta con el resumen de la
mercadera incluida en esta factura.

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7.4- Emisin de Pagos

Este programa sirve para registrar los pagos a proveedores. Bsicamente existen 2 tipos de pagos:

Pago sobre Facturas y/o Notas de Dbitos

Pago Anticipado

Un pago sobre facturas y notas de dbito consiste en seleccionar uno o varios de estos comprobantes y cancelarlos en
forma total o parcial.
Un pago anticipado no es ms que un adelanto de dinero al proveedor. Dicho adelanto podr ser aplicado despus para
cancelar todo o parte de una factura.
Tambin se puede usar la opcin pago anticipado para cancelar todo o parte del saldo inicial con el proveedor (ver punto
7.1).
A continuacin veremos distintos ejemplos de cmo conformar un pago.
Ejemplo 1: Pagar el saldo inicial con el proveedor usando un anticipo:
Vamos a suponer que tenemos un saldo incial con un proveedor de $ 1000.- Dicho saldo figura en el maestro de
proveedores en una pantalla como la que sigue (ver zona recuadrada en rojo):

Esto significa que al da 31-12-2005 tenemos una deuda de $ 1000.- con el proveedor.
No nos interesa cmo se compone dicha deuda, simplemente le informamos al sistema que existe.
Quiere decir que si pedimos un Estado de Cuenta de ese proveedor (ver punto 7.5) aparecera en pantalla un informe
como el que sigue:

42

Para poder cancelar todo o parte de ese saldo inicial (o saldo anterior), vamos al programa de Emisin de Pagos,
seleccionamos al proveedor en cuestin y cuando aparezca la siguiente pantalla seleccionamos la opcin Pago
Anticipado y colocamos el monto que vamos a pagar (en este ejemplo pagaremos $ 800.- de ese saldo inicial):

43

Al hacer click en Siguiente veremos que aparece la pantalla en la que podemos ingresar los medios de pago, tal como
vimos en la opcin 7.3. por lo que no abundaremos en ms detalle.
Pero, cmo sabe el sistema que este pago se aplica a la cancelacin del saldo inicial con el proveedor y que no se trata
de un pago anticipado a cuenta de futuras operaciones
La nica forma de resolverlo es consultando al operador, de modo que presentar una pantalla como la que sigue:

Si respondemos que SI entonces el sistema sabe que este pago sirve para cancelar el saldo inicial con el proveedor (la
cancelacin ser parcial ya que solo pagamos una parte)
Si respondemos que NO entonces el sistema sabe que este pago es un anticipo a cuenta de futuras operaciones. Este
anticipo podr aplicarse (o descontarse) en pagos futuros.
El ltimo paso en la registracin es la impresin de la orden de pago y la aceptacin del mismo:

Haciendo click en Finalizar el programa registrar el pago en la cuenta corriente del proveedor y adems actualizar los
archivos de cheques y caja segn corresponda en funcin de los medios de pago utilizados.
Si ahora volvemos a pedir un Estado de Cuenta con este proveedor, el mismo ser:

44

Ejemplo 2: Adelantos o pagos a cuenta

Este es el otro caso en el que debe usarse un anticipo. El mtodo de registracin es prcticamente el mismo que el
descripto anteriormente, salvo que en este caso no influye el saldo inicial del proveedor (exista o no dicho saldo inicial).
La idea es adelantar dinero al proveedor a cuenta de futuras operaciones. Este adelanto de dinero podr ser luego
descontado cuando se reciba la factura correspondiente a dicha operacin.
Como el procedimiento es muy similar al anterior no abundaremos en detalles. Veremos el prximo ejemplo en el que se
usar ese anticipo para cancelar todo o parte de una o varias facturas.
Ejemplo 3: Aplicacin de un anticipo para pagar una factura
Entonces, vamos a suponer que ya hicimos un anticipo por $ 1000.- y que luego registramos una factura por $ 1210.Tendramos el siguiente estado de cuenta:

Lo que no nos dice este estado de cuenta es cundo vence esta factura, por lo que podemos entrar en el punto 7.6 y pedir
los vencimientos que tenemos con este proveedor:

Esto significa que la factura 15477 tiene dos vencimientos (uno a 30 das y el otro a 60 das) y que sus importes son de $
605.- cada uno.
Adems tenemos un anticipo pendiente de aplicar (o usar) que es lo que se indica como Saldo Anticipos y que es de $
1000.Si ahora entramos en el programa de Emisin de Pagos, seleccionamos el proveedor en cuestin y aparecer la ventana
en la que nos solicita que tipo de pago vamos a realizar. Ahora indicaremos que es un pago sobre facturas o notas de
dbito:

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Notar que no es necesario consignar el importe del pago ya que el mismo se determinar automticamente en la prxima
ventana a la que llegaremos haciendo click en Siguiente:

En esta pantalla aparecen todos los comprobantes pendientes de pago del proveedor en cuestin, pero tambin aparecen
todos los anticipos pendientes de aplicarse (stos ltimos, as como las Notas de Crdito, aparecen en color rojo para
indicar que son importes que deben deducirse del pago).

46

En este caso estaramos pagando las dos cuotas de la factura usando el anticipo de $ 1000.-, pero an as queda un resto
de $ 210.- de modo que al hacer click en Siguiente el programa retorna a la pantalla anterior:

Notar que automticamente el programa complet el importe del pago con los $ 210.- restantes, los cuales podrn ser
cancelados usando cualquiera de los medios de pago que se muestran en la siguiente ventana:

El funcionamiento de esta pantalla es idntico al descripto en el punto 7.3 (pago al contado de facturas de compra), por lo
que omitiremos su desarrollo.

47

Finalizado el ingreso de los medios de pago, el sistema dar la opcin de imprimir la orden de pago:

Haciendo click en Finalizar el sistema registra el pago en la cuenta del proveedor y actualiza las bases de datos
correspondientes a los medios de pago (cheques, caja, bancos, etc segn corresponda).
Si ahora pedimos un Estado de Cuenta de este proveedor el sistema nos informar lo siguiente:

Ejemplo 4: Pago de una factura aplicando una nota de crdito

A los efectos de la cuenta corriente con el proveedor y para aplicar pagos, una nota de crdito tiene idntico tratamiento
que un anticipo. Es decir, se usa el mismo mecanismo explicado anteriormente, pero en lugar de descontar un anticipo se
descuenta una nota de crdito, la cual debe haber sido previamente registrada en el sistema mediante la opcin 7.3
Ejemplo 5: Pago de una factura efectuando retenciones
Si nuestra empresa es agente de retencin, entonces es seguro que deberemos descontar algn monto en la orden de
pago.

El sistema no est programado para determinar cul retencin aplicar, en qu momento retener ni
cunto retener.
El manejo de retenciones del programa de pagos sirve al solo efecto de balancear la cuenta
corriente con el proveedor.
Entonces, suponiendo que vamos a pagar una factura de $ 4.235.- de los cuales retendremos $ 35.- el procedimiento
sera el siguiente:
Como siempre, primero se selecciona el proveedor y luego los comprobantes a pagar (notar que no hay que modificar
el campo Importe del Pago ya que ste es completado automticamente por el sistema). Hacemos directamente
click en Siguiente:

48

Completamos el importe del pago sin

deducir la retencin:

Al hacer click en Siguiente volveremos a la pantalla anterior y ahora hacemos click en Retenciones:

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En esta ventana podemos seleccionar hasta 3 retenciones. En nuestro ejemplo seleccionamos la retencin de Impuestos
a las Ganancias e indicaremos los $ 35.- retenidos:

Notar que al volver a la pantalla anterior, el sistema an no rest el importe retenido, contina mostrando el monto bruto a
pagar, o sea, los $ 4235.Recin al hacer click en Siguiente, y al mostrar la ventana que permite ingresar los medios de pago, el programa resta el
monto retenido:

Finalizado el pago, podemos verificar cmo qued la cuenta corriente con el proveedor:

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Ejemplo 6: Pago parcial de una cuota (tambin puede aplicarse al pago parcial de una factura)
Suponiendo que debemos una factura de $ 1210.- ingresaremos un pago de $ 500.- es decir un pago parcial.
Para esto una vez ubicados en la pantalla en la que seleccionamos los comprobantes a pagar nos ubicamos en la ltima
columna y colocamos el monto a pagar de dicha factura:

Continuando con el normal proceso ya explicado se emitir la orden de pago correspondiente.

Ejemplo 6: Pago total de una cuota y parte de otra (tambin puede aplicarse al pago total de una factura y parte de
otra):

En este caso, si se tiene una factura con dos vencimientos, y se desea pagar uno de ellos en forma total y el
segundo en forma parcial se debe proceder de manera similar al ejemplo anterior.
En este nuevo ejemplo la factura es de $ 1210.- en dos cuotas de $ 605.- cada una. Vamos a pagar la
totalidad de la primera cuota y $ 200.- de la segunda:

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Ejemplo 8: Pago de ms de una factura

Contrariamente a los dos ejemplos anteriores, vamos a suponer que adeudamos una factura de $ 1210.- pero
que pagamos un total de $ 1500.- dejando la diferencia a cuenta.
En este caso completaremos la columna Importe Neto a Pagar con los $ 1210.- de la factura, y cuando
ingresemos los medios de pago lo haremos por el total de $ 1500.-

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Supongamos, entonces, que para saldar esta factura usamos un cheque de $ 1500.- tal como se muestra en
la pantalla de medios de pago:

Al hacer click en Siguiente el sistema detectar la diferencia entre el importe a pagar y el monto pagado,
dndonos la posibilidad de revisar la conformacin del pago o de confirmar el mismo. Si se confirma, entonces
la diferencia quedar registrada como un pago a cuenta (anticipo).

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Una vez registrado el pago, la cuenta corriente con el proveedor quedar de la siguiente manera:

Notar que existen dos rdenes de pago con el mismo nmero. Una corresponde al pago del monto de la
factura y la otra al anticipo.
Este anticipo de $ 290.- podr ser usado (aplicado) en un futuro pago al mismo proveedor tal como se vi en
el ejemplo 3.

7.5- Estado de Cuenta de Proveedores

Como su nombre lo indica, y como hemos venido analizando en los distintos ejemplos anteriores, esta opcin
sirve para visualizar el estado de cuenta de un determinado proveedor.
Como siempre, lo primero que solicita el sistema es que se seleccione el proveedor en cuestin. Luego
presentar una pantalla en la que se puede seleccionar la moneda en la que saldr expresado el estado de
cuenta (pesos o dlares) y el entorno de fechas a analizar.
En la prctica, generalmente esta pantalla es ignorada y se saltea directamente haciendo click en Aceptar ya
que el estado de cuenta se expresar en pesos y el entorno de fechas a analizar abarca desde la fecha del
saldo inicial del proveedor hasta el da de hoy.

7.5.1-Compactar un Estado de Cuenta

La opcin Compactar sirve para comprimir la informacin contenida en la ficha de cuenta corriente del proveedor. Esto es
til cuando en un estado de cuenta existen muchos movimientos. La idea es desplazar la fecha del saldo inicial a una
fecha ms prxima, de modo que los movimientos se muestren a partir de ella. Por supuesto que con desplazar la fecha
del saldo inicial no basta, el sistema tambin deber determinar el saldo que quedar a la nueva fecha.
Internamente el sistema parte del saldo que haba a la fecha inicial y va sumando o restando los dbitos y crditos (en
orden cronolgico) hasta llegar a la fecha a la que se solicit el compactado. El saldo as obtenido ser el nuevo punto de
partida para cualquier anlisis en la cuenta del proveedor.

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Por razones de seguridad, antes de efectuar un compactado de una cuenta corriente es altamente
recomendable hacer un backup.

7.5.2-Recuperar la informacin anterior al Compactado de un Estado de Cuenta

A veces ocurre que por error se compacta el estado de cuenta de un proveedor, y luego se quiere volver
atrs, o sea se quiere dejar el estado de cuenta como estaba antes de hacer el compactado.
El sistema prev esta situacin brindando las funciones de Recuperar Informacin Anterior, pero se debe
tener en cuenta que esta funcin solamente es efectiva al compactado anterior. Si se realiz ms de un
compactado solamente es posible volver al anterior pero no al penltimo.

7.6- Vencimientos con Proveedores

Esta funcin es complementaria a la informacin que brinda el estado de cuenta.
En el estado de cuenta se muestran los movimientos en la cuenta corriente del proveedor pero no los
vencimientos de cada factura.
Este programa permite procesar los comprobantes a vencer con un determinado proveedor o analizar los
vencimientos con todos los proveedores.

7.6.1 Vencimientos con un Determinado Proveedor

Los vencimientos se analizan hasta una fecha determinada. Por ejemplo podramos procesar los vencimientos
con un determinado proveedor cuya fecha no supere los 30 das a partir de hoy.
Vamos a suponer que cargamos una factura de compra con fecha 10/01/2006 con vencimientos a 0, 30 y 60
das. Recordar que esto lo determinamos en el momento de ingresar la factura de compra en el sistema
mediante el punto 7.3, de modo que al final de la registracin de dicha factura el sistema nos mostr una
ventana que nos informa cuando operan los distintos vencimientos de la misma:

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Si luego pedimos los vencimientos con este proveedor pero fijando como lmite la fecha del 31-03-2006, el
sistema nos mostrar las dos primeras cuotas e ignorar la tercera ya que sta vence despus del lmite
fijado:

Notar que adems de mostrar los vencimientos tambin se muestra el importe de anticipos hechos al
proveedor y que an estn pendientes de aplicar (o descontar).
Este informe muestra una fila por cada vencimiento. Notar que como la factura de nuestro ejemplo tiene dos
fechas de vencimiento distintas entonces ocupa un rengln por cada una.
Adems como una cuota puede estar pagada parcialmente, el sistema muestra en forma separada el Importe
de la Cuota y el importe Pagado, la diferencia entre ambos es el Saldo pendiente de dicha cuota y es el
valor que se suma en la columna Acumulado.
Si comparamos el total acumulado que aparece en esta pantalla con el saldo que nos mostrara la pantalla
del Estado de Cuenta veremos que no coincide. Esta diferencia se produce porque el Estado de Cuenta
procesa los movimientos de cuenta independientemente de cundo vencen. Como nosotros pedimos los
vencimientos al 31/03/2006 el sistema omiti la ltima cuota, y esa es justamente la diferencia.

7.6.2 Facturas a Pagar (Vencimientos con todos los proveedores)

A diferencia del punto anterior, esta funcin permite analizar los vencimientos a una determinada fecha pero
con todos los proveedores. Quiere decir que es til para conocer todas las obligaciones pendientes a una
determinada fecha independientemente del proveedor.
Para esto presenta una ventana como la que sigue:

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El Tipo de Informe puede ser:

Resumen General (muestra los vencimientos ordenados por fecha)

Agrupado por Proveedor (agrupa las facturas a vencer de cada proveedor)

7.7. Facturas a Pagar

Este punto es exactamente el mismo que el anterior. En el men fueron separados por cuestiones de
visibilidad y claridad, pero en realidad este punto presenta la misma informacin que el anterior.

7.8. Listado de saldos de proveedores

Esta opcin nos permite ver o imprimir el listado de saldos con los proveedores a una determinada fecha.
Para esto el sistema nos solicitar la fecha a la que queremos analizar el saldo y de qu manera ordenaremos informe
(por cdigo de proveedor o alfabticamente por razn social).
Si queremos analizar el saldo actual dejaremos la fecha del da, pero si queremos saber cul era el saldo a una fecha
anterior, entonces la modificaremos y el sistema calcular el saldo histrico.
La ventaja de esto es que podemos iniciar un nuevo mes sin necesidad de emitir el listado de saldos del mes que se
cierra.
Recordemos que el sistema no tiene cierres, se contina siempre con el ritmo de la empresa y si queremos obtener
informacin histrica siempre lo podemos hacer consignando la fecha a la cual queremos el corte.

7.9- Padrn de Proveedores

Este programa simplemente nos permite obtener un listado con los proveedores registrados en el sistema.
Podemos filtrar los proveedores a incluir en el listado por su entorno de cdigo y por su rubro. A este informe lo podemos
ordenar por cdigo de proveedor o alfabticamente por razn social.

7.10- Consultar / Anular Comprobantes

Este punto del sistema permite consultar, reimprimir, y eliminar diversos tipos de comprobantes. Para eso solicita el
numero de comprobante a tratar (prefijo y nmero) y el tipo (si es una factura, una nota de crdito, de dbito, orden de
pago, o remito):

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Si no recordamos el nmero de comprobante, entonces primero seleccionamos el tipo, y luego hacemos click en el botn
Buscar. De esta manera el sistema nos permite buscar todos los comprobantes del tipo indicado (factura, remito, etc) y
que pertenezcan a un determinado proveedor y cuya fecha est comprendida en un entorno de fechas:

Una vez completados los datos hacemos click en Aceptar y el sistema mostrar los resultados obtenidos:

Tambin puede ocurrir que existan dos facturas de compra con el mismo nmero pero de proveedores distintos.
Si esto llega a suceder el sistema mostrar ambos comprobantes para que seleccionemos el deseado.
Una vez indicado el tipo y nmero de comprobante, y dependiendo del primero, se mostrarn distintas pantallas:

Facturas :

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Haciendo click en Detalles, y si la factura contiene artculos, el sistema muestra el detalle de la mercadera comprada:

Haciendo click en Vencimientos el sistema nos muestra las fechas de vencimiento de la factura con sus
correspondientes importes, el monto pagado y el saldo restante de cada una de las cuotas:

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En este ejemplo, la primer cuota (que vence el 09/02/2005) y es de $ 403.33 fue parcialmente pagada con $
400.- por lo que tiene un saldo de $ 3.33
Para ver con qu orden(es) de pago se pag esa cuota hay que hacer click en el botn que aparece en la
columna detalle y que est simbolizado como:
En este ejemplo se mostrara que dicha cuota fue pagada mediante la orden de pago N: 0000002 de fecha
12/03/2005:

Haciendo click en Borrar el sistema eliminar el comprobante. Al hacerlo actualizar automticamente las
bases de datos que correspondan (stock, caja, bancos, cheques, cuentas corrientes, vencimientos, etc).
Hasta aqu describimos el funcionamiento del sistema cuando se consulta una factura. Se debe tener en
cuenta que si la factura est total o parcialmente pagada entonces no ser posible eliminarla. Primero se debe
borrar la orden de pago y recin despus borrar la factura.

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Todo lo expuesto es vlido tambin para Notas de Crdito o Dbito por lo que omitiremos mayores detalles.

Orden de Pago :
Si el comprobante a tratar es una orden de pago, entonces la pantalla que se mostrar es la siguiente:

En ella se muestra la fecha de la orden de pago, su importe y los valores, o medios de pago, usados para la
cancelacin de la factura.
Si queremos ver cules comprobantes se cancelaron con esta orden de pago hacemos click en
Comprobantes Relacionados:

Si hacemos click Borrar la Orden de Pago el sistema la eliminar de sus registros actualizando las bases de
datos afectadas (cuentas corrientes, caja, bancos, cheques, etc).

Remitos :
Si el comprobante a tratar es un remito de un proveedor, procederemos en forma anloga a las anteriores. En este caso el
sistema mostrar una pantalla como la que sigue:

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Es decir, se muestra la mercadera ingresada en el stock mediante dicho remito.

Si hacemos click en Borrar el sistema eliminar el remito y reactualizar el stock restando las unidades ingresadas
oportunamente.

7.11. Listado de Pagos

Esta opcin nos permite obtener un detalle de todos los pagos efectuados durante un perodo de tiempo a uno o a varios
proveedores.
El sistema ordena este informe por N de O.P e informa la fecha de la misma, proveedor, el detalle de los medios de pago
utilizados, y los comprobantes relacionados.
Como esta informacin supera el rea de pantalla usada por el programa es necesario usar la barra de desplazamiento
horizontal para lograr una visualizacin de todas las columnas.

7.12. Listado de Compras

Este programa muestra un detalle de las facturas, notas de crdito y dbito registradas en el sistema cuyas fechas estn
dentro del entorno indicado. Notar que podemos seleccionar la fecha del comprobante (la que viene impresa en la factura)
o bien la fecha de registracin en el sistema, es decir, la fecha en la que nosotros grabamos dicho comprobante en el
sistema.
Como la informacin que brinda este programa supera el rea de pantalla usada por el sistema es necesario usar la barra
de desplazamiento horizontal para lograr una visualizacin de todas las columnas.
Si tenemos instalado el Husky Contabilidad General, la casilla Imprimir resumen por cuenta contable estar habilitada. Si
la activamos el sistema mostrar un resumen de las cuentas contables que estn relacionadas con cada comprobante.

7.14. Listado de Remitos

Este punto genera un listado con los remitos de uno o todos los proveedores cuya fecha est dentro del entorno indicado.
Puede informar solamente los datos generales del remito (fecha, numero, proveedor, etc) como as tambin el detalle de
artculos incluidos en cada remito.

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8. MODULO CLIENTES - VENTAS

Mediante el este Mdulo, podemos manejar todo lo referido a la gestin de ventas y clientes de la empresa. Para sto
deberemos registrar los Remitos, Facturas, Notas de Crdito y Notas de Dbito que confeccionemos a nuestros clientes,
como as tambin los recibos por la cobranza recibida.

8.1- Maestro de Clientes

Una de las primeras actividades que debemos hacer cuando estemos implementando el sistema es registrar los clientes
de nuestra empresa.
Para esto ingresamos al Maestro de Clientes.
El sistema mostrar una pantalla donde se despliegan todos los clientes que ya tenemos grabados (el despliegue se hace
en forma ordenada segn el cdigo del cliente, pero tambin puede seleccionarse la opcin de ordenar por nombre o
razn social)
Aqu podemos optar por Agregar un nuevo cliente, Seleccionar uno ya existente, o Buscar utilizando su razn social a uno
que ya exista, de modo de poder consultar y/o modificar sus datos.
Si queremos agregar un cliente a nuestra base de datos, hacemos click en Agregar / Nuevo con lo que el sistema
solicitar que consignemos el cdigo que le asignamos al nuevo cliente. Este cdigo debe ser numrico de 4 dgitos. El
sistema nos propondr como cdigo el prximo nmero libre que sigue en secuencia. Podemos aceptarlo o digitar uno
distinto.
Una vez ingresado el cdigo del nuevo cliente hacemos click en Aceptar y el sistema verificar que no exista otro con el
mismo cdigo. De ser as nos avisar para que lo cambiemos.
A continuacin aparecer una ventana en la que figuran todos los datos del cliente en cuestin. La mayora de los datos
que se muestran en esta pantalla no requieren de mayor explicacin, pero nos detendremos en lo siguientes:
Saldos Iniciales:
Tanto la fecha del saldo inicial como su monto, son los valores de arranque en la ficha de cuenta corriente del cliente.
Por ejemplo: cuando usamos el sistema por primera vez hay que decirle qu saldo tiene un determinado cliente, entonces
le decimos que al 01/10/2006 haba un saldo de $ 1000.00 deudor. Entonces, todos los movimientos de dbitos y crditos
relacionados con este cliente cuya fecha sea posterior al 01/10/2006 sern registrados en la ficha de cuenta corriente del
mismo. O sea, al sistema no le interesa cmo llegamos al 01/10/2006 con ese saldo, sino cmo continuamos. Se supone
que el saldo que ingresemos ya est consolidado.

Todo comprobante relacionado con el cliente (factura, nota de crdito/dbito o recibo) con fecha igual
o anterior a la fecha del saldo inicial no ser tomado en cuenta en la determinacin del saldo del
cliente ni ser mostrado en la cuenta corriente del mismo.
Para luego ir cobrando ese saldo inicial ver el programa de pagos en el punto 8.3. (en la parte Pagos Anticipados o Pagos
a Cuenta).
Cuenta Bloqueada:
Si se activa esta casilla el sistema no permitir que se le entregue mercadera a este cliente sea mediante un remito o una
factura.
Permitir facturar si excedi el lmite de crdito:
El sistema permite asignar un lmite de crdito (o saldo deudor en cuenta corriente).
Si esta casilla est activada entonces cuando se intente facturarle al cliente, el sistema verificar que su saldo no exceda
el lmite de crdito y alertar al operador de tal situacin. Simplemente emite un alerta, no bloquea el proceso de
facturacin.

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En cambio, si esta casilla est desactivada, al comprobarse que el cliente excedi su lmite de crdito el sistema no va a
permitir facturarle.
Permitir Facturar aunque tenga facturas vencidas:
Al igual que en el caso anterior, el sistema determina si el cliente posee facturas vencidas.
Si esta casilla est activada permitir facturar igual y no emite ningn alerta sobre la situacin de morosidad del cliente.
Si esta casilla est desactivada entonces no permitir facturarle.
Lista de Precios:
En el Maestro de Artculos vimos que cada tem puede tener hasta 4 lista de precios distintas. Es posible relacionar a cada
cliente con una lista de precios en particular. Esta lista de precios ser propuesta por el programa de facturacin cuando
se quiera confeccionar una factura o una nota de crdito al cliente en cuestin.
Y decimos que ser propuesta porque el sistema plantea usar dicha lista de precios, pero es el operador quien decide en
el momento si la aplica o la cambia.
Descuento:
Es posible asignar un porcentaje de descuento a cada cliente. Este se aplicar en el momento de emitirle una factura.
En realidad, el programa de facturacin propone aplicar el descuento asignado al cliente. Esto lo hace en la 2 pantalla
luego de haber seleccionado el cliente al que se le va a facturar.
Condicin de Venta:
Del mismo modo, es posible asignarle al cliente una condicin de venta especfica. En el momento de facturar, en la 2
pantalla del programa de facturacin, despus de haber seleccionado el cliente, el sistema propondr facturar con la
condicin de venta asignada.
Vendedor:
De igual modo, es posible asignarle un vendedor. De esta manera, cuando se le facture a este cliente el sistema
propondr acumular dicha venta para liquidar comisin al vendedor asignado.
Si en lugar de liquidar comisiones por venta liquidamos comisiones por cobranza (ver punto 4.1.3.) entonces cuando se
ingrese un recibo a ese cliente, el sistema propondr acumular el importe cobrado para luego liquidar comisin al
vendedor asignado.
Transporte:
Siguiendo con la misma lgica se puede predefinir el transporte por el que habitualmente se le enva la mercadera al
cliente. Este transporte ser propuesto en el programa de remitos.

8.2- Confeccin de Remitos

Este punto sirve para despachar mercadera mediante remitos. El remito solamente modifica el stock de los artculos
despachados, no modifica la cuenta corriente con el cliente.
Lo primero que solicita el programa es el cliente al que se le va a hacer el remito y el punto de venta del mismo. Recordar
que el punto de venta son los 4 primeros dgitos del nmero del remito (ver punto 4.1.4).
Si estamos trabajando en red, recordar tambin que es posible fijar un punto de venta y configurar una determinada
impresora para cada estacin de trabajo de la red (ver punto 4.1.1).
De esta manera, cada vez que hagamos un remito usando una determinada PC de la red, el sistema propondr numerar
el comprobante siguiendo la numeracin del punto de venta establecida para dicha PC e imprimir el remito usando la
impresora configurada a tal efecto.
Una vez seleccionado el cliente y el punto de venta, el sistema presenta una pantalla en la que muestra los datos del
cliente en cuestin y solicita que se completen los datos de la siguiente ventana:

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Notar que el Nmero de Remito an no ha sido determinado. Esto se debe a que, si se trabaja en red y si se est
compartiendo el mismo punto de venta o impresora, el sistema espera hasta que se finalice con el ingreso del
comprobante para bloquear el archivo de numeracin, imprimir el remito con el numero asignado, grabar los archivos
maestros y finalmente liberar el archivo de numeracin para que sea usado por otro usuario de la red. Es decir, mientras
se est imprimiendo el remito o mientras el sistema est actualizando sus archivos maestros, otros usuarios de la red
podrn grabar remitos, pero no podrn imprimirlos hasta que el usuario que est usando el mismo punto de venta (o
impresora de red) haya finalizado.
Todos los artculos que se incluyan en este remito se descontarn del depsito seleccionado el da de la fecha del remito.
Aunque se consigne una condicin de venta y un precio, estos datos son meramente referenciales. Recordar que el remito
es un documento que permite entregar la mercadera al cliente descontando del stock del depsito indicado, pero no
acumula deuda en la cuenta del cliente. El precio indicado se usar para calcular el valor declarado que, al igual que la
condicin de venta, puede imprimirse o no en el remito. El valor declarado se calcular siempre sin IVA.
Opcionalmente pueden completarse los datos de la persona que control el despacho, la cantidad de bultos y una serie de
observaciones. Estas ltimas se escriben haciendo click en el botn correspondiente (en la parte superior derecha de la
ventana).
Si nuestro control de stock exige que no se pueda despachar si no hay suficiente existencia, entonces deberamos
desactivar la casilla Permitir facturar aunque no haya stock suficiente.
A veces ocurre que, por razones administrativas, se recibe la mercadera de un proveedor pero antes de registrar dicho
ingreso en el sistema, se registra el remito de venta. En estos casos el stock del sistema estara momentneamente
desactualizado, de modo que sera conveniente dejar esta casilla activada para que el sistema no bloquee el despacho de
dicha mercadera.
Una vez completados los datos de esta ventana, y haciendo click en Siguiente, el sistema permitir ingresar los artculos
a incluir en el remito.
En esta pantalla (que se muestra en la prxima pgina) se completa la columna Cdigo con el cdigo de artculo
(tambin puede ser el cdigo de barras). A continuacin el sistema busca el artculo al que le corresponde ese cdigo y
muestra su descripcin proponiendo que la cantidad a despachar sea 1, y deja el cursor posicionado sobre esta columna
para que el operador la confirme (mediante un Enter) o la modifique.
El precio que propone el sistema es siempre sin IVA y es al slo efecto de determinar el valor declarado del remito.
Si los que queremos incluir en el remito son artculos cotizados mediante un presupuesto previamente registrado en el
sistema (ver punto 8.3. ) entonces podemos ahorrarnos el trabajo de volver a tipear los artculos ya que si hacemos click
en el botn Presupuestos el sistema mostrar un combo con todos los presupuestos hechos al cliente en cuestin y que
an no fueron facturados.
Podemos seleccionar un solo presupuesto y el sistema completar automticamente la pantalla con los artculos a remitir:

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Si el artculo a incluir en el remito no existe y deseamos agregarlo ahora, entonces hacemos click en el botn Nuevo
Artculo y el sistema nos derivar al maestro de artculos (ver punto 6.2) para poder darlo de alta y tenerlo disponible para
remitir.
Una vez finalizada la carga de artculos hacemos click en Siguiente y aparecer la ventana en donde el sistema
determina el numero del remito a imprimir y nos permite seleccionar la impresora por la que se va a emitir (si el sistema
est configurado con una impresora fiscal Hasar modelos 320, 321, 322, 330, PL-8, PL-9, 1120 o similares se puede
emitir el remito en dicha impresora fiscal. Para configurar el sistema para usar este tipo de impresoras ver el punto 4.1.1.)

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Un punto importante de esta pantalla es la casilla que dice Este remito queda pendiente de facturrselo al cliente.
Dijimos que el remito no genera deuda alguna con el cliente, por lo tanto, en algn momento deber ser facturado. En tal
caso dejaremos activada esta casilla, caso contrario la desactivaremos y el remito no quedar pendiente de facturar.
Esta situacin puede modificarse entrando en la opcin Consultar / Anular Comprobantes (ver punto 8.13). All se
permite cambiar el estado de esta casilla.
Dependiendo del estado de esta casilla, el remito se incluir o no en el listado de remitos pendientes (ver punto 8.16)
Una vez que hayamos hecho click en Finalizar el remito ha sido grabado y el stock de los artculos descontado.
Podemos verificar el stock de estos artculos analizando la ficha Kardex de cada uno de ellos.

8.3- Confeccin de Presupuestos

Este punto permite confeccionar cotizaciones o presupuestos a un determinado cliente.
Un presupuesto no afecta ni al stock de artculos ni a la cuenta corriente del cliente ya que se trata de una mera
cotizacin.
Lo primero que solicita el programa es que se defina el cliente al que se le va a presupuestar (tambin puede usarse la
opcin No Registrado si no se desea abrirle una cuenta corriente al cliente, en tal caso se debern ingresar los datos del
comprador).
Se trate o no de un cliente registrado y si necesitamos editar o ver un presupuesto ya hecho, entonces primero
seleccionamos el cliente en cuestin y luego activamos la casilla Buscar un presupuesto ya hecho a este cliente para
consultarlo o modificarlo.
En este caso el sistema nos mostrar un combo con los presupuestos hechos a este cliente para que lo seleccionemos:

Sea una edicin de un presupuesto anterior o la confeccin de uno nuevo, a continuacin el sistema solicitar que
ingresemos los siguientes datos:

Lista de Precios: Esto hace referencia al nmero de lista de precio a usar en este presupuesto. Recordar que
en el maestro de clientes podamos definir usar una de las 4 listas de precios que ofrece el sistema para
cada cliente en particular.
Condicin de Venta: Igual que en el punto anterior, el sistema propone cotizar planteando la condicin de
venta definida para este cliente.
Fecha de Emisin: Es la fecha en la que se confecciona el presupuesto o cotizacin.
Paridad Dlar: Este valor ser usado para convertir a pesos aquellos productos cuyos precios estn
expresados en dlares.
Descuento: El sistema plantea aplicar un porcentaje de descuento general (o sea que se aplica al final del
presupuesto) segn lo definido en el maestro de clientes para este cliente en particular.
Vendedor: Opcionalmente podemos indicar quien es el vendedor que particip en la cotizacin.

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Una vez definidos estos parmetros hacemos click en Siguiente y aparecer la pantalla en la que se consignan los tems
a cotizar:

La mecnica de ingreso de datos es simple. Nos ubicamos sobre la columna Cdigo y escribimos el cdigo del artculo a
cotizar. Este cdigo puede ser el cdigo interno o el cdigo de barras indistintamente. A continuacin el sistema buscar
dicho artculo en su base de datos y mostrar su descripcin y precio unitario.
El sistema permite que se modifique tanto la descripcin del artculo como su precio unitario. Quiere decir que podemos
alterar el precio en el mismo momento de cotizar, pero esta alteracin solamente tendr efecto en el presente
presupuesto, no modificar la lista de precios. Lo mismo ocurre con la descripcin, es decir, puede modificar la descripcin
del tem al solo efecto de imprimir la cotizacin, pero su registro en el maestro de artculos no se modificar.
Si luego este presupuesto es facturado automticamente (ver punto 8.4) entonces el sistema respetar tanto el precio y
descripcin indicados en el mismo.
Si vamos a modificar el precio tendremos que tener en cuenta la condicin de IVA del cliente. Si ste es Responsable
Inscripto entonces el precio deber estar siempre expresado sin IVA. Por el contrario, si el cliente es Consumidor Final,
Exento, No Responsable o Monotributo el precio unitario deberemos indicarlo con IVA incluido.
Si el artculo tiene su precio expresado en dlares, entonces el sistema lo convertir automticamente a pesos basndose
en la paridad indicada en la pantalla anterior y pintando de rojo el rengln para alertar que ese tem tiene su precio unitario
en dlares. Aunque ste est en dlares, la columna Parcial aparecer convertida en pesos. Esto es as porque si
queremos cambiar el precio del tem en el momento de cotizarlo, entonces nos ubicamos sobre la columna Precio
Unitario y reescribimos el nuevo valor. Si el precio del artculo est en dlares entonces el nuevo precio tambin lo
debemos expresar en dlares. Luego el sistema multiplicar el precio del tem por el tipo de cambio y por la cantidad
presupuestada y determinar el valor de la columna Parcial, por lo tanto esta ltima estar siempre expresada en pesos
al igual que los totales finales.

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Si queremos presupuestar un tem sin cdigo, o sea, si queremos escribir un rengln cualquiera, entonces simplemente
dejamos vaca la columna con el cdigo e indicamos cantidad, descripcin y precio unitario. El sistema presupuestar este
rengln como si fuera un artculo ms.
Si queremos escribir un texto aclaratorio o si queremos presupuestar un producto o servicio cuya descripcin exceda los
40 caracteres previstos, entonces podemos hacer click en el botn Texto:

Como se ve tenemos hasta 3 textos. Todo lo que se escriba dentro del cuadro de Detalle ser impreso en el
presupuesto.
A cada Detalle le podemos asignar un Importe. Si dicho importe es distinto de cero entonces ser presupuestado y la
tasa de IVA a aplicar ser la indicada debajo.
En cambio, si el importe es cero, entonces el sistema imprimir el Detalle como si fuera un texto aclaratorio y no influir
en el total del comprobante.
Al igual que en la pantalla anterior, el precio deber expresarse con IVA o sin IVA dependiendo de la condicin del cliente.
Una vez finalizado el ingreso de artculos y, opcionalmente, el ingreso de los textos, el presupuesto est listo para
imprimirse y grabarse:

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Notar que el sistema puede crear un documento de Excel con el presupuesto.

Adems, si se tiene instalado un controlador fiscal marca Hasar modelo(s): 320, 321, 322, 330, PL-8, PL-9, PL-23, 1120
entonces es posible imprimir en l este presupuesto.
Al hacer click en Finalizar el presupuesto quedar grabado para su posterior edicin (consulta o modificacin) o bien
para facturarlo.

8.4- Facturas-Crditos-Dbitos
Este punto se usa tanto para emitir facturas, notas de crdito y notas de dbito.
Aclaremos que para facturar no es necesario seguir el orden REMITO FACTURA PRESUPUESTO FACTURA
La factura puede hacerse en cualquier momento, se haya hecho o no un remito o presupuesto previo. Son
procesos independientes uno del otro. No obstante una factura puede hacerse en base a un remito o presupuesto
previos, pero esto no es condicin necesaria para facturar.
Lo primero que solicita el programa es el cliente al que se le va a hacer el comprobante, y en la parte inferior de la ventana
tambin pide el punto de venta, y el tipo de comprobante.
Si queremos trabajar en el modo de facturacin rpida podemos omitir ingresar el cliente y el sistema har una factura a
consumidor final. Para esto presionamos la tecla de funcin F5 y a continuacin aparecer la pantalla con los artculos a
facturar. Esta forma de facturacin est pensada para negocios de venta al pblico o cuando no se desee hacer una
factura en cuenta corriente o imputrsela a un cliente determinado.
Si el cliente al que se le va a facturar no est registrado en el sistema (o sea, no tiene asignado un cdigo) y se desea que
en la factura aparezcan sus datos, entonces hacemos click en el botn No Registrado y a continuacin se presentar
una ventana en la que ingresaremos sus datos (nombre, domicilio, localidad, tipo de IVA, numero de cuit, etc).

Con respecto al punto de venta, conviene recordar que ste est formado por los 4 primeros dgitos del nmero de
comprobante (ver punto 4.1.4).
Si estamos trabajando en red, recordar tambin que es posible fijar un punto de venta y configurar una determinada
impresora para cada estacin de trabajo de la red (ver punto 4.1.1).
De esta manera, cada vez que hagamos un factura, crdito o dbito usando una determinada PC de la red, el sistema
propondr numerar el comprobante siguiendo la numeracin del punto de venta establecida para dicha PC e imprimir el
comprobante usando la impresora configurada a tal efecto.
El tipo de comprobante a confeccionar se selecciona a la derecha del punto de venta. Se deber elegir entre Factura, Nota
de Crdito o Nota de Dbito.

70

Una vez seleccionados el cliente, el punto de venta, y el tipo de comprobante a confeccionar el sistema presenta una
pantalla en la que muestra los datos del cliente en cuestin y solicita que se completen los datos de la siguiente ventana:

Notar que el Nmero de Factura an no ha sido determinado (solamente se pudo establecer si es una factura A, B, C, o
E). Esto se debe a que, si se trabaja en red y si se est compartiendo el mismo punto de venta o impresora, el sistema
espera hasta que se finalice con el ingreso del comprobante para bloquear el archivo de numeracin, imprimir el
comprobante con el numero asignado, grabar los archivos maestros y finalmente liberar el archivo de numeracin para
que sea usado por otro usuario de la red. Es decir, mientras se est imprimiendo el comprobante o mientras el sistema
est actualizando sus archivos maestros, otros usuarios de la red podrn grabar facturas, pero no podrn imprimirlas
hasta que el usuario que est usando el mismo punto de venta (o impresora de red) haya finalizado.
Otros datos a completar en esta ventana son:

Lista de Precios: Esto hace referencia al nmero de lista de precio a usar en este comprobante. Recordar
que en el maestro de clientes podamos definir usar una de las 4 listas de precios que ofrece el sistema para
cada cliente en particular.
Condicin de Venta: Igual que en el punto anterior, el sistema propone cotizar planteando la condicin de
venta definida para este cliente.
Fecha de Emisin: Es la fecha en la que se confecciona el comprobante.
Paridad Dlar: Este valor ser usado para convertir a pesos aquellos productos cuyos precios estn
expresados en dlares.
Descuento: El sistema plantea aplicar un porcentaje de descuento general (o sea que se aplica al final del
comprobante) segn lo definido en el maestro de clientes para este cliente en particular.
Vendedor: Opcionalmente podemos indicar quien es el vendedor que hizo el comprobante, y si adems est
activada la casilla Liquidar comisin por ventas entonces este comprobante ser tenido en cuenta para la
liquidacin de comisiones de este vendedor, sumando si es una factura o nota de dbito, o restando si se
trata de una nota de crdito.

Por supuesto que todos estos valores son propuestos y pueden ser cambiados por el operador en esta misma ventana.
Notar que en la parte superior hay un botn que dice Observaciones del Cliente. Es necesario aclarar que estas
observaciones son las que se escribieron en el maestro de clientes, y figuran en esta pantalla para que sean consultadas.
No se trata de observaciones a imprimir en la factura, sino de datos aclaratorios acerca de este cliente.

71

Un dato importante es el depsito de donde se descontar el stock de la mercadera vendida. Si la factura que vamos a
confeccionar la vamos a hacer en base a un remito previo, entonces este dato carece de importancia ya que el sistema no
volver a descontar el stock porque ya que lo hizo en el momento en que confeccionamos el remito.
Pero si la factura no ser hecha en base a un remito previo, o si lo que vamos a hacer es una nota de crdito, entonces es
necesario indicar el depsito en el que se actualizar el stock.
Por supuesto que este dato es importante solamente en el caso que nuestra empresa posea varios depsitos en donde se
almacena la mercadera. Si nuestra empresa posee un nico depsito entonces este dato no reviste importancia.
Si nuestro control de stock exige que no se pueda vender si no hay suficiente existencia, entonces deberamos desactivar
la casilla Permitir facturar aunque no haya stock suficiente. A veces ocurre que, por razones administrativas, se recibe la
mercadera de un proveedor pero antes de registrar dicho ingreso en el sistema, se contina con la facturacin. En estos
casos el stock del sistema estara momentneamente desactualizado, de modo que sera conveniente dejar esta casilla
activada para que el sistema no bloquee la facturacin de esta mercadera.
La casilla Eximir pago de IVA (Ley 24.331) deber ser activada cuando el cliente sea de la provincia de Tierra del Fuego
o de alguna otra zona del pas que goce de la eximicin del pago del IVA. Cuando esta casilla est activada el programa
automticamente quitar el componente de IVA de los artculos o bienes vendidos.
Una vez completada o verificada esta pantalla, haciendo click en Siguiente se presenta la ventana en la que podemos
indicar los tems a incluir en este comprobante:

La mecnica de ingreso de artculos a facturar es idntica a la descripta para Presupuestos (ver punto anterior), salvo
que en esta ventana tenemos la posibilidad de incluir hasta dos bonificaciones por cada rengln. Estas bonificaciones son
acumulativas e independientes del descuento general que se aplique a la totalidad del comprobante.

72

Para hacer esta factura podemos basarnos en un remito previo. Para esto hacemos click en el botn Remitos y el
sistema mostrar una pantalla en la que aparecen todos los remitos hechos a este cliente y que an no fueron facturados
(o facturados parcialmente):

Podemos facturar estos remitos usando el precio original del remito o bien tomando el precio de lista actual de cada
artculo.
Antes de seleccionar el remito a facturar podemos hacer un click sobre l y entonces aparecern los tems pendientes de
facturar del mismo sobre la grilla de la derecha. Para incorporar estos artculos a la factura activamos la casilla que est a
la izquierda de la fecha del remito y al hacer click en Siguiente el sistema completar automticamente la grilla de la
factura con los artculos que figuraban en el remito y que an no se facturaron:

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Notar que el remito siempre se valoriza a precio neto (sin IVA) y en este caso, como vamos a facturar el remito completo,
el neto gravado de la factura coincide con el valor declarado del remito.
Aunque estemos facturando un remito, es posible modificar las cantidades a facturar. En tal caso el sistema har los
ajustes de stock en forma automtica.
Por ejemplo, el stock del artculo 100 se descont en una unidad cuando se confeccion el remito. Si ahora nosotros
agregamos 2 unidades ms en la factura, o sea, facturamos 3 unidades, el sistema descontar solamente 2 ya que una la
descont cuando se hizo el remito.
Del mismo modo, si agregamos o quitamos un rengln en la factura el sistema har los ajustes de stock en forma
automtica.
Al igual que vimos con los Presupuestos, es posible modificar las descripciones como los precios unitarios de los artculos.
Solamente tendremos que tener en cuenta que si estamos trabajando con una factura A los precios que modifiquemos
no deben incluir el IVA, y si es una factura B entonces el precio ya modificado debe incluirlo.
De igual forma podemos proceder con los textos.
Otra opcin que tenemos es facturar un presupuesto previo. En tal caso haremos click en el botn Presupuestos y el
sistema nos mostrar todos los presupuestos que le hicimos a este cliente y que an no facturamos:

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Una vez seleccionado el presupuesto deseado podemos ver su contenido o bien incorporarlo a la factura que estamos
haciendo.
Al igual que en el caso de los remitos podemos incorporar los artculos con los precios del presupuesto o con los precios
de lista actualmente vigentes.
Una vez finalizado el ingreso de artculos en el comprobante, entonces hacemos click en Finalizar

Si estamos haciendo una factura o una nota de dbito tenemos dos alternativas:

Que la condicin de venta seleccionada sea Contado o Tarjeta

Que la condicin de venta sea cualquier otra (comprobantes que quedan en cuenta corriente).

En el primer caso, el sistema nos preguntar si queremos ingresar los valores con que se pag el comprobante.
Si le respondemos afirmativamente ingresaremos los medios de pago y el comprobante quedar totalmente cancelado (en
este caso el pago debe ser exacto, no se puede efectuar un pago parcial o pago a cuenta).
Si le respondemos negativamente entonces el comprobante, aunque sea de contado, quedar pendiente de pago (lo que
habitualmente se conoce como contado pendiente) y para pagarlo deberemos ingresar en Cobranzas (ver punto 8.5)
En el segundo caso, el sistema dividir el importe total del comprobante en la cantidad de cuotas que se haya
seleccionado como condicin de venta y determinar cuales son las fechas de vencimiento de cada cuota. En el ejemplo
que estamos viendo se tienen dos cuotas, una que vence a 30 das y la otra que lo hace a 60:

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La opcin Reprogramar Financiacin segn 1 cuota sirve para recalcular el resto de las cuotas cuando la primera es de
un monto distinto al resto (a veces ocurre que se pide un anticipo fijo y el resto en cuotas iguales)
Tanto las fechas de vencimiento como los importes de las cuotas pueden ser modificados por el operador. La nica
restriccin es que la sumatoria de los importes coincida con el total del comprobante.

Si estamos haciendo una Nota de Crdito tambin tenemos dos alternativas:

Que la condicin de venta sea contado.

Que la condicin de venta sea cualquiera de cuenta corriente

En el primer caso el sistema presentar una pantalla como la que sigue:

Si se selecciona la primer opcin (No registrar en la Cuenta Corriente) el sistema asume que se le devuelve el dinero al
cliente, por lo tanto modificar la caja del da extrayendo el efectivo equivalente al importe de la nota de crdito. De esta
manera la nota de crdito queda totalmente cancelada.

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Si se selecciona la segunda opcin (Registrar en la Cuenta Corriente) entonces esta nota de crdito quedar pendiente de
aplicarse (descontarse) en futuros pagos que haga el cliente.
En cambio, si la condicin de venta con que se hizo la nota de crdito es cualquiera de cuenta corriente, entonces el
sistema la dejar pendiente de aplicarse en tantas cuotas como indique la condicin de venta elegida.
Volviendo al ejemplo de la factura, al finalizar el ingreso de la misma se presentar una pantalla como la siguiente:

Llegado a este punto, el sistema ya determin el numero de comprobante y permite cambiarlo haciendo click en el botn
correspondiente.
Recordar que si se est trabajando en un ambiente de red, el archivo de numeracin queda bloqueado hasta que el
comprobante haya sido impreso y grabado, de modo que si hay otro usuario en la red que ya termin de hacer su factura e
intenta llegar a esta pantalla para imprimirla en la misma impresora o con el mismo punto de venta, entonces el
sistema avisar que se producir una demora hasta que se libere el archivo de numeracin.
Si se est trabajando en red, pero las impresoras son distintas o los puntos de venta utilizados para facturar son distintos
(una terminal factura como 0001 y la otra como 0002), entonces este bloqueo pasar totalmente desapercibido.
En esta pantalla se le puede indicar al sistema la moneda en que queremos que salga expresado el comprobante, la
cantidad de copias a imprimir y si se desea aclarar el saldo actual del cliente.
Si estamos trabajando con una impresora fiscal, entonces el nmero de comprobante es determinado por la misma
impresora, de modo que una vez impresa la factura el programa lee la memoria fiscal y obtiene el numero de
comprobante impreso.
Si la impresora es fiscal, entonces la opcin de expresar la factura en dlares no aparecer en pantalla ya que en este tipo
de impresoras los comprobantes siempre deben expresarse en pesos.
Si no se trabaja con impresora fiscal, tenemos la opcin de imprimir la factura y a continuacin el remito. En nuestro
ejemplo esta casilla est desactivada e inhabilitada debido a que facturamos en base a un remito previo, por lo tanto no
tiene sentido volver a imprimirlo, pero si el caso hubiera sido otro entonces el sistema primero emitir la factura y luego
solicitar que se ingresen los datos del remito usando una pantalla como la siguiente, pero aqu se debe tener en cuenta
que si la impresora a utilizar para imprimir el remito es la misma que est siendo usada para imprimir la factura, entonces
el programa har una pausa solicitando al operador que reemplace el formulario de factura (que en ese momento debera
estar montado en la impresora) y lo reemplace por el de remitos.

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Finalizada la seleccin de las opciones previstas, el sistema proceder a la impresin de los comprobantes respectivos y a
la actualizacin de sus bases de datos.

Registracin de Notas de Dbito por Cheques Rechazados:

Un uso relativamente frecuente del programa de facturacin consiste en registrar y emitir las notas de dbito por cheques
rechazados.
Para estos casos se deber proceder en forma similar a lo ya expuesto, es decir, seleccionar el cliente y elegir Nota de
Dbito como Tipo de Comprobante. Luego revisar los datos generales de la misma, es decir, fecha, condicin de venta,
etc.
Finalmente, cuando se lleguemos a la pantalla en donde se ingresan los artculos hacemos click en el botn Texto y
escribimos el detalle de la nota de dbito (por ejemplo: Debito por cheque rechazado N xxxxx cargo banco xxxxx de
fecha xx/xx/xxxx). Y en donde dice Importe se coloca el valor del cheque.
Lo que tenemos que tener en cuenta es que una nota de dbito por cheque rechazado no tiene IVA, por lo tanto, debajo
del importe, donde dice Tasa de IVA deberemos colocar un cero.
De esta forma el sistema emite el comprobante y no genera dbito fiscal.

Registracin de Comprobantes Manuales cuando se utiliza una Impresora Fiscal:

Por disposicin de la Afip, es necesario contar con un talonario de facturacin manual para poder continuar con las ventas
en el caso que el controlador fiscal salga de servicio o que por cualquier motivo ste no pueda ser usado.
En tal caso tendremos que tener en cuenta que el punto de venta del comprobante manual debe ser distinto al punto de
venta con el que fue inicializado el controlador fiscal.
Por ejemplo, si las facturas fiscales se imprimen usando el punto de venta 0001, entonces nuestro talonario de facturacin
manual deber tener el punto de venta 0002.
Entonces, en el caso que el controlador fiscal salga de servicio y se deba recurrir a la operacin manual, el sistema puede
registrar dichos movimientos siguiendo cualquiera de los siguientes caminos:
. Cambiar la configuracin del sistema, modificando el punto de venta fiscal por el manual y seleccionando la opcin No
hay controlador fiscal en el combo donde aparecen los modelos de impresoras fiscales.
Tambin, dentro de la opcin de configuracin, seleccionar Numeracin de modo de fijar el prximo nmero de
comprobante dentro del punto de venta manual.
De esta manera, cuando vayamos a facturar, el sistema lo har proponiendo el punto de venta manual y llevando la
numeracin del mismo.
. Otra alternativa es no modificar la configuracin y cuando el programa de facturacin llegue a la ltima pantalla,
seleccionar la opcin No Imprimir:

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Aqu no se muestra el nmero de

factura ya que el mismo es informado
por el controlador fiscal luego de haber
impreso el comprobante.

Como seleccionamos la opcin No Imprimir Comprobante y como dejamos al sistema configurado para usarse con un
controlador fiscal, entonces a continuacin nos va a preguntar el N de Comprobante manual y nos dar la posibilidad de
imprimir una minuta de control (dicha minuta ser impresa por una impresora comn, no fiscal Y NO TIENE VALIDEZ
COMO FACTURA)

8.5- Cobranzas
Este programa sirve para registrar las cobranzas a clientes. Bsicamente existen 2 tipos de pagos:

Pago sobre Facturas y/o Notas de Dbitos

Pago Anticipado

Un pago sobre facturas y notas de dbito consiste en seleccionar uno o varios de estos comprobantes y cancelarlos en
forma total o parcial.
Un pago anticipado no es ms que un adelanto de dinero que nos hizo el cliente. Dicho adelanto podr ser aplicado en el
futuro para cancelar todo o parte de una factura.
Tambin se puede usar la opcin pago anticipado para cancelar todo o parte del saldo inicial con del cliente (ver punto
8.1)

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Si el sistema fue configurado para liquidar comisiones por cobranzas (ver punto 4.1.3) , entonces este programa va a
solicitar el vendedor al cul se le va a acreditar el importe del recibo para luego liquidar su comisin.
A continuacin veremos distintos ejemplos de cmo registrar una cobranza.
Ejemplo 1: Cobro del saldo inicial del cliente usando un anticipo:
Vamos a suponer que nuestro cliente tiene un saldo inicial de $ 1000.- Dicho saldo figura en el maestro de clientes en una
pantalla como la que sigue (ver zona recuadrada en rojo):

Esto significa que al da 31-12-2005 nuestro cliente tiene una deuda de $ 1000.- No nos interesa cmo se compone dicha
deuda, simplemente le informamos al sistema que existe.
Quiere decir que si pedimos un Estado de Cuenta de este cliente (ver punto 8.6) aparecera en pantalla un informe como
el que sigue:

Para poder cancelar todo o parte de ese saldo inicial (o saldo anterior), vamos al programa de Cobranzas,
seleccionamos el cliente en cuestin y cuando aparezca la siguiente pantalla seleccionamos la opcin Pago Anticipado y
colocamos el monto que el cliente nos paga (en este ejemplo nos pagar $ 800.- de ese saldo inicial):

80

Al hacer click en Siguiente veremos que aparece la pantalla en la que podemos ingresar los medios de pago, prrafo que
analizaremos al final de este punto.
Pero, cmo sabe el sistema que este cobro se aplica a la cancelacin del saldo inicial del cliente y que no se trata de un
pago anticipado a cuenta de futuras operaciones
La nica forma de resolverlo es consultando al operador, de modo que presentar una pantalla como la que sigue:

Si respondemos que SI entonces el sistema sabe que este cobro sirve para cancelar el saldo inicial del cliente (la
cancelacin ser parcial ya que solo cobramos una parte)
Si respondemos que NO entonces el sistema sabe que este cobro es un anticipo a cuenta de futuras operaciones. Este
anticipo podr aplicarse (o descontarse) en pagos futuros. El ltimo paso en la registracin es la impresin del recibo:

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Haciendo click en Finalizar el programa registrar el pago en la cuenta corriente del cliente y adems actualizar los
archivos de cheques y caja segn corresponda en funcin de los medios de pago utilizados.
Si ahora volvemos a pedir un Estado de Cuenta de este cliente, el mismo ser:

Ejemplo 2: Adelantos o pagos a cuenta

Este es el otro caso en el que debe usarse un anticipo. El mtodo de registracin es prcticamente el mismo que el
descripto anteriormente, salvo que en este caso no influye el saldo inicial del cliente (exista o no dicho saldo inicial).
La idea es registrar un adelanto de dinero efectuado por el cliente a cuenta de futuras operaciones. Este adelanto de
dinero podr ser luego descontado cuando se le confeccione factura correspondiente a dicha operacin.
Como el procedimiento es muy similar al anterior no abundaremos en detalles. Veremos el prximo ejemplo en el que se
usar ese anticipo para cancelar todo o parte de una o varias facturas.
Ejemplo 3: Aplicacin de un anticipo para cobrar una factura
Entonces, vamos a suponer que el cliente nos hizo un anticipo por $ 1000.- y que luego le hacemos una factura por $
1210.Tendramos el siguiente estado de cuenta:

Lo que no nos dice este estado de cuenta es cundo vence esta factura, por lo que podemos entrar en el punto 8.7 y pedir
los vencimientos de este cliente:

82

Esto significa que la factura 0001-0000001 tiene dos vencimientos (uno a 30 das y el otro a 60 das) y que sus importes
son de $ 605.- cada uno.
Adems tenemos un anticipo pendiente de aplicar (o usar) que es lo que se indica como Saldo Anticipos y que es de $
1000.Si ahora entramos en el programa de Cobranzas, seleccionamos al cliente en cuestin y aparecer la ventana en la que
nos solicita que tipo de pago vamos a registrar. Ahora indicaremos que es un pago sobre facturas o notas de dbito:

Notar que no es necesario consignar el importe del pago ya que el mismo se determinar automticamente en la prxima
ventana a la que llegaremos haciendo click en Siguiente:

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En esta pantalla aparecen todos los comprobantes pendientes de pago del cliente en cuestin, pero tambin aparecen
todos los anticipos pendientes de aplicarse (stos ltimos, as como las Notas de Crdito, aparecen en color rojo para
indicar que son importes que deben deducirse del pago).
En este caso estaramos registrando el pago de las dos cuotas de la factura usando el anticipo de $ 1000.-, pero an as
queda un resto de $ 210.- de modo que al hacer click en Siguiente el programa retorna a la pantalla anterior:

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Notar que automticamente el programa complet el importe del pago con los $ 210.- restantes, los cuales podrn ser
cancelados usando cualquiera de los medios de pago que tiene previsto el sistema y que se explican al final de este
punto. Finalizado el ingreso de los medios de pago, el sistema dar la opcin de imprimir el recibo y de terminar con la
registracin del mismo.
Si ahora pedimos un Estado de Cuenta de este proveedor el sistema nos informar lo siguiente:

Ejemplo 4: Cobro de una factura aplicando una nota de crdito

A los efectos de la cuenta corriente del cliente y para aplicar pagos, una nota de crdito tiene idntico tratamiento que un
anticipo. Es decir, se usa el mismo mecanismo explicado anteriormente, pero en lugar de descontar un anticipo se
descuenta una nota de crdito, la cual debe haber sido previamente registrada en el sistema mediante la opcin 8.4
y recordando de haber seleccionado cualquier condicin de venta de cuenta corriente, o CONTADO pero
habiendo usado la opcin Registrar en Cuenta Corriente tal como se explic en la pgina 75.
Ejemplo 5: Pago de una factura efectuando retenciones
Si al pagarnos una factura, el cliente efecta retenciones, entonces deberemos registrar este hecho durante el ingreso de
la cobranza ya que en realidad el cliente estar pagando con medios de pago cuya suma es menor de lo adeudado.
Entonces, suponiendo que el cliente nos paga una factura de $ 1210.- de los cuales nos retiene $ 10.- el procedimiento
sera el siguiente:
Como siempre, primero se selecciona el cliente y luego los comprobantes a cobrar (notar que no hay que modificar el
campo Importe del Pago ya que ste es completado automticamente por el sistema). Hacemos directamente click
en Siguiente:

Completamos el importe del pago sin

85

deducir la retencin:

Al hacer click en Siguiente volveremos a la pantalla anterior y ahora hacemos click en Retenciones. En esta ventana
podemos seleccionar hasta 3 retenciones. En nuestro ejemplo seleccionamos la retencin de Ingresos Brutos,
completamos el N de Constancia de Retencin (Comprobante), la fecha de la misma y colocamos $ 10.- en el Importe:

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Notar que al volver a la pantalla anterior, el sistema an no rest el importe retenido, contina mostrando el monto bruto
a pagar, o sea, los $ 1210.Recin al hacer click en Siguiente, y al mostrar la ventana que permite ingresar los medios de pago, el programa resta el
monto retenido:

Finalizado el pago, podemos verificar cmo qued la cuenta corriente del cliente:

Ejemplo 6: Cobro parcial de una cuota (tambin puede aplicarse al pago parcial de una factura)
Suponiendo que debemos una factura de $ 1210.- ingresaremos un pago de $ 500.- es decir un pago parcial.
Para esto una vez ubicados en la pantalla en la que seleccionamos los comprobantes a pagar nos ubicamos en la ltima
columna y colocamos el monto a pagar de dicha factura:

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Continuando con el normal proceso ya explicado se emitir el recibo correspondiente.

Ejemplo 6: Cobro total de una cuota y parte de otra (tambin puede aplicarse al pago total de una factura yparte
de otra)

En este caso, si se tiene una factura con dos vencimientos, y se desea registrar el pago de uno de ellos en
forma total y el segundo en forma parcial se debe proceder de manera similar al ejemplo anterior.
En este nuevo ejemplo la factura es de $ 1210.- en dos cuotas de $ 605.- cada una. Vamos a pagar la
totalidad de la primera cuota y $ 200.- de la segunda:

88

Ejemplo 8: Pago de ms de una factura (tambin aplicable al pago de ms de una cuota)

Contrariamente a los dos ejemplos anteriores, vamos a suponer que el cliente nos adeuda una factura de $
1210.- pero que nos paga un total de $ 1500.- dejando la diferencia a cuenta.
En este caso completaremos la columna Importe Neto a Pagar con los $ 1210.- de la factura, y cuando
ingresemos los medios de pago lo haremos por el total de $ 1500.-

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Supongamos, entonces, que para saldar esta factura el cliente usa un cheque de $ 1500.- tal como se
muestra en la pantalla de medios de pago:

Al hacer click en Siguiente el sistema detectar la diferencia entre el importe a pagar y el monto pagado,
dndonos la posibilidad de revisar la conformacin del pago o de confirmar el mismo. Si se confirma, entonces
la diferencia quedar registrada como un pago a cuenta (anticipo) a favor del cliente:

Una vez registrada la cobranza, la cuenta corriente del cliente quedar de la siguiente manera:

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Notar que existen dos recibos de pago con el mismo numero. Una corresponde al pago del monto de la
factura y la otra al anticipo.
Este anticipo de $ 290.- podr ser usado (aplicado) por el cliente en un futuro pago tal como se vi en el
ejemplo 3.

Ingreso de los Medios de Pago en un recibo :

Hasta ac explicamos cmo imputar las cobranzas a clientes. En todos los casos se debern ingresar los medios de cobro
(o medios de pago). Quiere decir que el pago del cliente puede estar compuesto por efectivo, cheques, tarjejtas de crdito
(o dbito) o depsitos bancarios.
Veremos con un ejemplo el cobro de una factura de $ 4171.25

Vamos a suponer que el cobro se compone con los siguientes valores:

Efectivo: 1000.Cheques: 1400.25

Tarjeta: $ 500
Depsito Bancario: $ 1271

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El orden en el que se ingresan los medios de pago es indistinto. Para continuar un orden comenzaremos ingresando el
efectivo, para eso hacemos click en el botn que dice $ Efectivo $ con lo que aparecer una ventana en la que podemos
desglosar el mismo en pesos y en dlares. Vamos a suponer que los $ 1000.- de efectivo el cliente los paga usando $ 700
y u$s 100.- tomando una paridad de $ 3 por dlar. Entonces la ventana quedara resuelta de la siguiente manera:

Para ingresar el cheque hacemos click en Agregar Cheque, entonces el sistema solicitar que le ingresemos el N de
Cheque que recibimos del cliente y verificar que dicho nmero no exista dentro de su base de datos. Si existe lo
rechazar, pero si no existe nos solicitar que ingresemos sus datos para que quede registrado dentro de la cartera de
cheques:

Adems de cumplir con ciertas disposiciones legales, el CUIT del firmante tambin sirve para que si ese cheque es
rechazado, al tener registrado el CUIT en el futuro el sistema pueda comprobar que ese CUIT no tenga asociados
cheques rechazados.
Al hacer click en Aceptar el sistema solicitar otro nmero de cheque por si el pago se compone de ms de un cheque.
En nuestro ejemplo solamente ingresaremos uno, as que cuando nos solicite el prximo nmero de cheque hacemos click
en Salir y retornar a la pantalla de Medios de Pago. Notar que en la parte superior derecha nos muestra un resumen de
los valores que hasta ac ingresamos:

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A continuacin registraremos el pago con tarjeta de crdito:

Tanto el N de Lote, el N de Cupn y la cantidad de cuotas son datos referenciales que sern listados en el resumen de
ventas con tarjetas que figura en el mdulo de Caja y Bancos.
Ahora resta ingresar el depsito o transferencia bancaria, para esto hacemos click en el botn Depsito Bancario de la
ventana de Medios de Pago y se nos presentar la siguiente pantalla para que seleccionemos la cuenta bancaria que
recibi el pago, el importe acreditado y la fecha de acreditacin:

Al hacer click en Aceptar el programa retornar a la pantalla de Medios de Pago, la que nos volver a mostrar un
resumen de los valores recibidos:

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Al hacer click en Siguiente el sistema dar la opcin de imprimir el recibo y de registrar el pago:

Quiere decir que aunque el recibo no se imprima, el pago puede quedar igualmente registrado en el sistema.
Si optamos por no imprimir el recibo, el mismo lo podremos imprimir ms tarde usando la opcin Consultar / Anular
Comprobantes que se describe en el punto 8.13
De una manera u otra, al hacer click en Finalizar el sistema actualizar automticamente la cuenta corriente del cliente,
la cartera de cheques, la caja diaria y el movimiento de bancos.

8.6- Estado de Cuenta de Clientes

Como su nombre lo indica, y como hemos venido analizando en los distintos ejemplos anteriores, esta opcin
sirve para visualizar el estado de cuenta de un determinado cliente.
Como siempre, lo primero que solicita el sistema es que se seleccione el cliente en cuestin. Luego
presentar una pantalla en la que se puede seleccionar la moneda en la que saldr expresado el estado de
cuenta (pesos o dlares), el entorno de fechas a analizar, si queremos que nos muestre el importe total de
cheques que recibimos de ese cliente y que, por su fecha, an no fueron acreditados, y si adems queremos
que nos muestre el detalle de artculos incluidos en cada factura:

En la prctica, generalmente esta pantalla es ignorada y se saltea directamente haciendo click en Aceptar ya
que el estado de cuenta se expresar en pesos y el entorno de fechas a analizar abarca desde la fecha del
saldo inicial del cliente hasta el da de hoy. Adems son raras las veces que se activan las dos casillas donde

94

se muestran los cheques y los artculos. No obstante, en el siguiente ejemplo, veremos como queda
expresado en estado de cuenta activando estas dos casillas:

El total de cheques por acreditar es cero ya

que, si bien el cliente tiene un cheque en
cartera, la fecha del mismo es anterior a la
fecha en la que se pide este estado de
cuenta, entonces el sistema asume que ya no
vendr rechazado.

Estos son los precios unitarios

de cada artculo y estn
expresados sin incluir el IVA.

Si en esta pantalla seleccionamos un tem y luego hacemos click en Detalles el sistema entrar
automticamente en la opcin de Consultar/Anular Comprobantes para efectuar la consulta del mismo. (En
este modo de consulta, el sistema no permite la edicin ni anulacin del comprobante).

8.6.1-Compactar un Estado de Cuenta

La opcin Compactar sirve para comprimir la informacin contenida en la ficha de cuenta corriente del cliente. Esto es lti
cuando en un estado de cuenta existen muchos movimientos. La idea es desplazar la fecha del saldo inicial a una fecha
ms prxima, de modo que los movimientos se muestren a partir de ella. Por supuesto que con desplazar la fecha del
saldo inicial no basta, el sistema tambin deber determinar el saldo que quedar a la nueva fecha.
Internamente el sistema parte del saldo que haba a la fecha inicial y va sumando o restando los dbitos y crditos (en
orden cronolgico) hasta llegar a la fecha a la que se solicit el compactado. El saldo as obtenido ser el nuevo punto de
partida para cualquier anlisis en la cuenta del cliente.

Por razones de seguridad, antes de efectuar un compactado de una cuenta corriente es altamente
recomendable hacer un backup.

8.6.2-Recuperar la informacin anterior al Compactado de un Estado de Cuenta

A veces ocurre que por error se compacta el estado de cuenta de un cliente, y luego se quiere volver atrs, o
sea se quiere dejar el estado de cuenta como estaba antes de hacer el compactado.

95

El sistema prev esta situacin brindando las funciones de Recuperar Informacin Anterior, pero se debe
tener en cuenta que esta funcin solamente es efectiva al compactado anterior. Si se realiz ms de un
compactado solamente es posible volver al anterior pero no al penltimo.

8.6.3- Estado de Cuenta de Todos los Clientes

En la primer pantalla del programa de Estados de Cuenta (en la que se solicita el cliente a procesar) existe la
opcin de pedir los estados de cuenta de todos los clientes. En este caso el sistema procesar todos los
clientes cuyos datos de padrn correspondan a los filtros indicados en la siguiente pantalla:

El sistema imprimir un estado de cuenta para cada cliente que cumpla con las condiciones arriba indicadas.

8.7- Vencimientos de Clientes

Esta funcin es complementaria a la informacin que brinda el estado de cuenta.
En el estado de cuenta se muestran los movimientos en la cuenta corriente del cliente pero no los
vencimientos de cada factura.
Este programa permite procesar los comprobantes a vencer de un determinado cliente o analizar los
vencimientos de todos los clientes.

8.7.1 Vencimientos de un Determinado Cliente

Los vencimientos se analizan hasta una fecha determinada. Por ejemplo podramos procesar los vencimientos
de un determinado cliente cuya fecha no supere los 30 das a partir de hoy.
Vamos a suponer que al cliente le hicimos una factura con fecha 02/01/2006 con vencimientos a 30, 60 y 90
das. Recordar que esto lo determinamos en el momento de ingresar la factura de venta.
Si luego pedimos los vencimientos de este cliente pero fijando como lmite la fecha del 10-03-2006, el sistema
nos mostrar las dos primeras cuotas e ignorar la tercera ya que sta vence despus del lmite fijado:

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Notar que adems de mostrar los vencimientos tambin se muestra el importe de anticipos hechos por el
cliente y que an estn pendientes de aplicar (o descontar).
Este informe muestra una fila por cada vencimiento. Notar que como la factura de nuestro ejemplo tiene dos
fechas de vencimiento distintas entonces ocupa un rengln por cada una.
Adems como una cuota puede estar pagada parcialmente, el sistema muestra en forma separada el Importe
de la Cuota y el importe Pagado, la diferencia entre ambos es el Saldo pendiente de dicha cuota y es el
valor que se suma en la columna Acumulado.
Si comparamos el total acumulado que aparece en esta pantalla con el saldo que nos mostrara la pantalla
del Estado de Cuenta veremos que no coincide. Esta diferencia se produce porque el Estado de Cuenta
procesa los movimientos de cuenta independientemente de cundo vencen. Como nosotros pedimos los
vencimientos al 10/03/2006 el sistema omiti la ltima cuota, y esa es justamente la diferencia.

8.7.2 Facturas a Vencer (Vencimientos de todos los clientes)

A diferencia del punto anterior, esta funcin permite analizar los vencimientos a una determinada fecha pero
analizando todos los clientes. Quiere decir que es til para estimar el ingreso de cobranzas a una determinada
fecha. Para esto presenta una ventana como la que sigue:

97

El Tipo de Informe puede ser:

Resumen General (muestra los vencimientos ordenados por fecha)

Agrupado por Cliente (agrupa las facturas a vencer de cada cliente)

8.8. Facturas a Cobrar

Este punto es exactamente el mismo que el anterior. En el men fueron separados por cuestiones de
visibilidad y claridad, pero en realidad este punto presenta la misma informacin que el anterior.

8.9. Listado de Ventas

Esta opcin nos permite ver o imprimir un reporte con las ventas efectuadas en un determinado entorno de fechas , dando
la posibilidad de agrupar en ventas de contado, en cuenta corriente o con tarjetas de crdito. Adems permite separar las
ventas por punto de venta o por depsito.

8.10 Listado de saldos de Clientes

Esta opcin nos permite ver o imprimir el listado de saldos de los proveedores a una determinada fecha.
Para esto el sistema nos solicitar la fecha a la que queremos analizar el saldo, en qu moneda lo queremos expresar y
cmo queremos ordenar el informe (por cdigo de cliente o alfabticamente por razn social).
Tambin podremos establecer un filtro para procesar solamente el saldo de un grupo de clientes. Dicho filtro se establece
de acuerdo a los datos del maestro de clientes.
Si queremos analizar el saldo actual dejaremos la fecha del da, pero si queremos saber cul era el saldo a una fecha
anterior, entonces la modificaremos y el sistema calcular el saldo histrico.
La ventaja de esto es que podemos iniciar un nuevo mes sin necesidad de emitir el listado de saldos del mes que se
cierra.
Recordemos que el sistema no tiene cierres, se contina siempre con el ritmo de la empresa y si queremos obtener
informacin histrica siempre lo podemos hacer consignando la fecha a la cual queremos el corte.

8.11- Reporte de Situacin de Clientes

Este reporte es de mucha utilidad dado que nos ayuda a analizar la situacin de cada cliente en particular.
Podemos establecer un conjunto de clientes a los que queremos analizar completando las opciones de filtro que nos
propone el sistema: es decir podemos seleccionar clientes de una determinada clase (o calificacin), de una determinada
provincia y/o pertenecientes a un determinado vendedor (o todos).
Adems podemos ordenar nuestro reporte por cdigo de cliente o en forma alfabtica segn la razn social.
Por cada cliente, el resultado que nos muestra el sistema es el siguiente:

La Deuda Vencida: es decir la suma de los comprobantes que ya vencieron y que an no fueron pagados.
La Deuda No Vencida: o sea la suma de todos los comprobantes que todava no vencieron y que no fueron pagados.
Los Pagos a Cuenta: o sea el saldo de anticipos hechos por el cliente.
El Saldo Actual del cliente.
La suma de los cheques que recibimos del cliente y que tenemos en cartera (es decir cheques que no los
depositamos ni se los dimos a un proveedor en parte de pago, o sea estn en cartera)
La suma de los cheques que recibimos del cliente que an no vencieron y que usamos para pagar a proveedores. O
sea valores que an no sabemos si van a poder ser cobrados).
El Total: que sera la suma del Saldo Actual ms las dos columnas de cheques. No es el saldo actual, pues estamos
incorporando los cheques que el cliente nos dio y que an no se depositaron.
El Crdito Mximo otorgado al cliente.
El importe que se encuentra excedido, o sea la diferencia entre el Total y el Crdito Mximo.

Si queremos ver como se compone la deuda de un determinado cliente hacemos doble click sobre l y luego presionamos
Composicin, con lo que el sistema nos derivar al programa de composicin de saldos.

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De la misma manera, si queremos analizar cules son sus vencimientos, hacemos doble click sobre l y luego
presionamos Vencimientos, as el sistema nos derivar al programa de vencimientos para que podamos analizarlos.

8.12- Anlisis de Morosidad

Mediante este programa podemos efectuar un anlisis del estado de morosidad de cada cliente.
El proceso consiste en determinar qu comprobantes nos debe el cliente y la cantidad de das de atraso de cada uno.
En funcin de los das vencidos, la deuda se divide en:

Corriente
Ms de 30 das
Ms de 60 das
Ms de 90 das
Ms de 120 das

Este anlisis se hace siempre tomando como referencia la fecha del da de emisin del reporte.
En este proceso solo se toman en cuenta las facturas y notas de dbito. No as las notas de crdito y anticipos que tenga
el cliente y que estn pendientes de aplicarse en un futuro pago.
Por esta razn es posible que se produzca una diferencia entre el total que aparece en este reporte y el saldo actual del
cliente. Por lo tanto este informe no debe tomarse como composicin del saldo de un cliente, sino como una herramienta
para analizar su deuda corriente y vencida.

8.13- Consultar / Anular Comprobantes

Este punto del sistema permite consultar, reimprimir, y eliminar diversos tipos de comprobantes. Para eso solicita el
numero de comprobante a tratar (letra, prefijo y nmero) y el tipo (si es una factura, una nota de crdito, de dbito, recibo
pago, remito o presupuesto):

Si no recordamos el nmero de comprobante, entonces primero seleccionamos el tipo, y luego hacemos click en el botn
Buscar. De esta manera el sistema nos permite buscar todos los comprobantes del tipo indicado (factura, remito, etc),
que pertenezcan a un determinado cliente y cuya fecha est comprendida en un entorno de fechas establecido:

99

Una vez completados los datos hacemos click en Aceptar y el sistema mostrar los resultados obtenidos:

Una vez indicado el tipo y nmero de comprobante, y dependiendo del primero, se mostrarn distintas pantallas:

Facturas :

100

Esta pantalla permite modificar ciertos datos como por ejemplo el vendedor que realiz la venta y si se le liquidar
comisin por la misma.
Otro dato que puede ser modificado es la fecha de la factura, pero hay que tener muy en cuenta que aunque se cambie la
fecha los vencimientos de la factura permanecern inalterables.
Si queremos Reimprimir la factura hacemos click en el botn correspondiente y el sistema nos preguntar la cantidad
de copias a imprimir y la moneda en la que queremos emitir el comprobante:

Si queremos visualizar los Vencimientos

correspondiente:

de la factura y ver cmo fueron pagados hacemos click en el botn

En este ejemplo vemos que la factura tiene un nico vencimiento al 14-02-2006 de $ 4171.25 que fue pagado totalmente
(notar que en la columna Pagado aparece el monto aplicado a dicha cuota y que la columna Saldo est en cero.

Para ver con qu recibo(s) se pag esa cuota hay que hacer click en el botn que aparece en la columna
detalle y que est simbolizado como:
En este caso nos dice que esa cuota fue cancelada con el recibo N 145 de fecha 15-02-2006 por un monto de $ 4171.25

101

SI queremos Borrar o Anular

confirmacin para tal operacin.

la factura hacemos click en el botn correspondiente y el sistema nos solicitar

Cul es la diferencia entre BORRAR y ANULAR

Borrar una factura significa que la misma ser eliminada totalmente de los registros del sistema, por lo tanto no ser
incluida en la cuenta corriente del cliente, ni en sus vencimientos, ni en el stock de los artculos, ni en los reportes
estadsticos ni en el libro de IVA ventas. Inclusive podramos rehacerla usando el mismo nmero.
En cambio, Anular significa que si bien la factura no ser tenida en ningn proceso, el sistema no permitir que se rehaga
con el mismo nmero ya que en el libro de IVA ventas dicha factura ser procesada e impresa como ANULADA.
Hay que tener en cuenta que si el comprobante tiene imputado al menos un pago entonces primero deber borrarse el
recibo que lo vincula y recin despus se puede borrar o anular la factura.
Una vez anulada o borrada, si la factura fue hecha en base a un remito previo, dicho remito quedar pendiente de facturar.
Lo mismo ocurre si la factura fue hecha en base a un presupuesto.
El tratamiento para las
mayores detalles.

Notas de Crdito y Notas de Dbito es similar al descripto, de modo que omitiremos

Recibos :
Si el comprobante a consultar es un recibo, entonces se presentar una pantalla en la que se muestran los datos
generales del recibo as como los medios de pago utilizados:

102

En esta pantalla solamente se deja modificar la fecha del recibo, pero hay que tener en cuenta que si esta fecha es
modificada, entonces el estado de cuenta del cliente podra verse alterado. No obstante, aunque esta fecha se modifique,
la caja diaria donde se ingresaron los valores de cobro no ser alterada.
Si queremos ver cules son los comprobantes pagados con este recibo hacemos click en el botn
Comprobantes Relacionados y el sistema nos mostrar la siguiente pantalla:

Si queremos borrar el recibo, entonces hacemos click en el botn correspondiente y el sistema nos pedir confirmacin de
la operacin. En caso afirmativo, el recibo ser totalmente eliminado del sistema, actualizndose automticamente la
cartera de cheques, la caja diaria, el movimiento de bancos, la cuenta corriente del cliente, y dejando a los comprobantes
relacionados como impagos.

Remitos

Si el tipo de comprobante es un remito, entonces la pantalla que mostrar el sistema es como la que sigue. En ella se
detallan todos los datos del remito, los artculos despachados y las facturas con las que se factur:

103

Aunque en esta pantalla se permita modificar la fecha del remito, el kardex de los tems despachados no se ver alterado.
Del mismo modo que con los comprobantes anteriores, es posible reimprimir un remito o eliminarlo. En este ltimo caso,
adems de borrar el remito de las bases de datos del sistema, tambin se actualiza el kardex de los artculos
despachados, de modo que la salida de mercadera quede compensada con un ingreso provocado por dicha anulacin.

8.14- Listado de Cobranzas

Esta opcin nos permite emitir un informe sobre todas las cobranzas efectuadas en un determinado entorno de fechas y
de un determinado punto de venta:

Si en Tipo de Proceso seleccionamos Procesar Cobranzas en Cuenta Corriente entonces el sistema solamente tendr
en cuenta las cobranzas por recibo (no las cobranzas ingresadas como contado producidas en el mismo momento de
facturar).
Si en cambio, seleccionamos Procesar Cobranzas por Contados entonces solamente se tendr en cuenta el cobro de
facturas de contado producidos en el mismo momento de facturar.
La tercer opcin es la unin de las dos anteriores.

8.15- Listado de Remitos

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Este programa permite obtener un reporte con todos los remitos emitidos usando un determinado punto de venta, y dentro
de un rango de fechas, a todos los clientes, a uno en particular, o a un grupo cuyos datos de padrn correspondan con un
filtro previamente establecido.
Adems permite procesar todos los remitos emitidos o slo aquellos que estn pendientes de facturar.
En todos los casos puede incluirse tambin el detalle de artculos de cada remito, y establecer el orden en que sern
listados.

8.16- Listado de Presupuestos

Este programa permite obtener un reporte con todos los presupuestos o cotizaciones emitidas usando un determinado
punto de venta, y dentro de un rango de fechas, a todos los clientes, a uno en particular, o a un grupo cuyos datos de
padrn correspondan con un filtro previamente establecido.
Adems permite procesar todos los presupuestos emitidos o slo aquellos que estn pendientes de facturar.
En todos los casos puede incluirse tambin el detalle de artculos de cada presupuesto, y establecer el orden en que sern
listados.

8.17- Listado del Padrn de Clientes

Este programa permite obtener un listado con todos los datos de padrn de los clientes. Se pueden establecer filtros de
los clientes a listar fijando un entorno de cdigos, o procesando solamente los clientes cuyos datos postales corresponden
a los indicados en pantalla.

9. MODULO VENDEDORES - COMISIONES

Como su nombre lo indica, este mdulo sirve para manejar el archivo maestro de vendedores y liquidar sus comisiones,
sean por ventas o por cobranzas. Recordar que la forma de liquidar comisiones se configura desde el punto 4.1.3
Es necesario aclarar que este mdulo calcula las comisiones, pero no lleva ninguna cuenta corriente con el vendedor en
funcin de sus liquidaciones y pagos percibidos.

9.1- Maestro de Vendedores

Bsicamente consiste en un programa para agregar, eliminar o modificar datos de vendedores.
Lo ms importante de este manejo es la asignacin del porcentaje de comisin, el cul ser utilizado para calcular sus
liquidaciones.

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9.2- Liquidacin de Comisiones

Segn lo configurado en el punto 4.1.3 las comisiones pueden liquidarse basndose en dos criterios distintos:

9.2.1 - Liquidacin de Comisiones por Ventas

En el caso que el sistema est configurado para liquidar comisiones en base a las ventas realizadas (estn cobradas o
no), entonces el sistema calcular las comisiones tomando como base los importes netos de IVA de las facturas, notas
de crdito y dbito que se le hayan asignado al vendedor en cuestin y cuyas fechas estn dentro del rango indicado.

9.2.2 - Liquidacin de Comisiones por Cobranzas

Por el contrario, si el sistema fue configurado para liquidar en base a las cobranzas realizadas, entonces las comisiones
sern calculadas tomando como base los importes netos de IVA de los recibos que se le hayan asignado al vendedor en
cuestin y cuyas fechas estn dentro del rango indicado.

10. MODULO CHEQUES

Este mdulo sirve para consultar cheques previamente registrados en el sistema.
Los cheques se registran en el sistema de 4 maneras distintas:

Mediante las cobranzas a clientes.

Mediante los pagos a proveedores.
Mediante Movimientos de Caja.
Mediante Movimientos de Bancos.

La primer opcin, como vimos oportunamente, ingresa a la cartera de cheques los valores que ingresaron mediante
cobranzas sean por facturas de contado o por recibos.

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La segunda opcin registra la salida de cheques en cartera que son utilizados para pagar a proveedores. Pero como
tambin pueden usarse cheques propios stos a su vez son registrados en este mdulo para su posterior consulta.
La tercer opcin puede registrar tanto el ingreso de cheques como su salida.
Se trata de movimientos sin relacin con el resto del sistema. Por ejemplo, si tenemos que cambiar un cheque por
efectivo, tendremos que ingresar dos movimientos de caja, uno con el cheque que ingresa y otro con el efectivo que
egresa. Notar que existen dos conceptos predefinidos en el sistema: uno se llama Ingreso de Cheques x Canje y otro
Salida Efectivo x Canje Cheque.
Otro ejemplo, es cuando se quiera ingresar por primera vez al sistema todos los valores que tenemos en cartera. En este
caso no hay otra alternativa que hacerlo mediante un movimiento de caja. Para esto existe un concepto de caja llamado
Ingreso de Cheques en Cartera.
La cuarta opcin registra la salida de cheques en cartera al ser depositados en una cuenta bancaria propia.
De una u otra forma los cheques estn registrados en el sistema, entonces el mismo provee una opcin para consultarlos
y otra para procesarlos en distintos reportes.

10.1 Consulta de Cheques

Este punto permite consultar los datos de un determinado cheque. Para esto solicita el N de Cheque. Si lo conocemos lo
escribimos directamente, de lo contrario podemos usar el botn de bsqueda indicando ciertos datos que recordemos del
cheque y que sirvan para rastrearlo y as obtener su nmero.

Al hacer click sobre el botn Buscar Cheques se presenta una pantalla con todos los valores registrados en el sistema y
en la parte inferior un rea donde escribimos el o los datos a buscar:

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Quiere decir que podemos escribir la bsqueda combinando distintas columnas. Concretamente el sistema busca por
nombre del banco, plaza, nombre del emisor y nombre del receptor.
O sea que si queremos ver todos los cheques registrados en el sistema cuyo banco es RIO y cuyo emisor es una empresa
que en algn lugar de su razn social figura la palabra ALVEAR entonces podemos escribir RIO ALVEAR o ALVEAR RIO
en el rea destinada a la bsqueda y el resultado ser el siguiente:

108

De todos los resultados hallados supongamos que nos interesa analizar el cheque N 244, entonces hacemos doble click
sobre l o bien escribimos su nmero en la pantalla donde se nos solicita el N de Cheque y el sistema nos mostrar su
ficha completa, la cual tiene la siguiente forma:

Para eliminar o borrar un cheque se debe borrar el comprobante que lo origin.

Por ejemplo, si el cheque fue registrado en el sistema mediante una orden de pago, entonces para eliminar el cheque y
que el resto del sistema sea coherente, deberemos borrar la orden de pago ya que ste es el documento que origin el
registro del cheque en el sistema.
Lo mismo ocurre con los recibos y movimientos de caja o de bancos que originan la registracin de un cheque en el
sistema.

10.2 Reportes de Cheques

Desde este punto podemos obtener los siguientes listados:

Cheques en cartera
Cheques entregados a un proveedor
Cheques recibidos de un cliente
Libro de Cheques
Cheques Propios

En esta pantalla primero seleccionamos la opcin deseada y luego hacemos click en Aceptar. De esta manera el sistema
preguntar el entorno de fechas a analizar y en el caso que corresponda el nombre del proveedor o cliente relacionado
con los cheques a listar.
Listado de Cheques en Cartera:
Este programa nos permite emitir un listado con los cheques que tenemos en cartera cuyas fechas se encuentren dentro
de un perodo de tiempo determinado. Para definir el perodo que queremos analizar completaremos el entorno de fechas
(desde el, hasta el) que nos solicita el sistema.

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Listado de Cheques dados a un determinado Proveedor:

Este programa nos permite emitir un listado con los cheques que le dimos a un proveedor mediante rdenes de pago
cuyas fechas se encuentren dentro del entorno establecido.
Para indicarle al sistema cul es el proveedor en cuestin escribiremos su nombre (o razn social) dentro del cuadro
Sujeto. El nombre puede no estar completo del todo. Por ejemplo si la razn social del proveedor el Juan Perez, podemos
escribir Juan Pere (sin la z final) y el sistema lo ubicar igual, pero tener en cuenta que a diferencia de las bsquedas
anteriores sta es sensible a maysculas y minsculas.
Si no consignamos el nombre del proveedor, entonces el sistema procesar los cheques dados a todos los proveedores.
Los cheques incluidos en este reporte son tanto valores que tenamos en cartera y que se los dimos para pagarle algo o
bien cheques propios. Si un valor estaba en cartera y se lo pasamos al proveedor, entonces el sistema nos indicar de
quin lo recibimos.
Listado de Cheques recibidos de un determinado Cliente:
Este programa nos permite emitir un listado con los cheques que recibimos de un determinado cliente cuyas fechas se
encuentren dentro de un perodo de tiempo determinado.
Para indicarle al sistema cul es el cliente en cuestin escribiremos su nombre (o razn social) dentro del cuadro Sujeto.
Al igual que en el caso anterior esta bsqueda es sensible a minsculas y maysculas y puede no estar completo del
todo.
Si no consignamos el nombre del cliente, entonces el sistema procesar los cheques recibidos de todos los clientes.
Los cheques incluidos en este reporte se pueden encontrar en cartera o puede ser que los hayamos pasados a un
proveedor (en este caso nos informar a quin se lo dimos).
Libro de Cheques:
Esta opcin emite un reporte con todos los cheques, propios o de terceros, en cartera o pasados o depositados cuyas
fechas estn dentro del rango establecido.
Listado de Cheques Propios:
Este reporte nos muestra todos los cheques emitidos contra una determinada cuenta bancaria cuyas fechas estn dentro
del rango establecido.

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11. MODULO LIBROS DE IVA

Este mdulo permite emitir los libros de IVA compra, venta, un reporte de retenciones tanto efectuadas a proveedores
como hechas por clientes y la generacin de un archivo en formato TXT con los datos del CITI Ventas para ser importado
desde el SIAP.

11.1- Libro de IVA Ventas

Para emitir el libro de IVA Ventas el sistema nos pedir que completemos los siguientes datos:

El perodo a emitir indicando mes y ao.

El punto de venta a procesar (por defecto propone Todos pero podemos seleccionar uno en particular).
Si deseamos imprimir el Nmero de Pgina o no.
En caso afirmativo nos solicitar el Nmero de la prxima pgina a imprimir.

Otras opciones de impresin son:

Imprimir Detalle de comprobantes

Imprimir Resumen Diario

La primer opcin se refiere al libro de IVA ms comnmente conocido. O sea, se imprime un rengln por cada
comprobante (si el mismo comprobante contiene ms de una tasa de IVA, entonces se imprimirn tantos renglones como
tasas de IVA contenga el mismo).
La segunda opcin agrupa todas las facturas por da, imprimiendo un rengln por cada da, pero separando las ventas a
responsables inscriptos, consumidores finales, exentos, monotributistas, etc.
Adicionalmente se puede pedir que se impriman los siguientes informes:

Detalle de Tasas por Tipo de Contribuyente

Detalle de Ventas por Provincia

El primero sirve para completar la declaracin jurada de IVA donde constan los netos gravados, tasas e importes e de IVA
a pagar por cada tipo de contribuyente (responsables inscriptos, consumidores finales, exentos, etc).
El segundo imprime un detalle de las ventas netas e IVA por cada provincia. Este informe es til para la liquidacin de
Ingresos Brutos.
Ambos reportes no se muestran en pantalla, sino que es preciso imprimir el libro de IVA para que, en hoja aparte, sean
impresos.
Si no se quiere imprimir, recordar que siempre se tiene la opcin de utilizar la Vista Previa.
Una vez completados estos datos el sistema procesar todos los comprobantes de ventas (facturas, notas de crdito y
notas de dbito) cuyas fechas de emisin correspondan al mes y ao consignados.
Tambin pueden llegar a incluirse recibos en los que se haya realizado un descuento discriminando el IVA del mismo.

11.2- Libro de IVA Compras

Para emitir el libro de IVA Compras el sistema nos pedir que completemos los siguientes datos:

El perodo a emitir indicando mes y ao.

Si deseamos imprimir el Nmero de Pgina o no.
En caso afirmativo nos solicitar el Nmero de la prxima pgina a imprimir.

Una vez completados estos datos el sistema procesar todos los comprobantes de compras cuyo campo Perodo de
Imputacin IVA corresponda al mes y ao consignados.
Recordar que el campo Perodo de Imputacin IVA nos es solicitado en el momento de ingresar un comprobante de
compra, y puede o no coincidir con la fecha de emisin del comprobante, pues puede ser que hayamos recibido una
factura de un proveedor despus de haber cerrado el IVA del mes, entonces lo imputaremos al mes siguiente.
Si un comprobante tiene ms de una tasa de IVA, entonces se imprimirn tantos renglones como tasas de IVA sean
detectadas.

111

11.3- Resmen de Retenciones

Este informe sirve para listar las retenciones efectuadas por los clientes o a los proveedores (registradas en el sistema
mediante los programas de cobranzas y emisin de pagos respectivamente), cuyas fechas correspondan al perodo
indicado.

11.4- Citi Ventas

Esta opcin permite procesar todos los comprobantes de venta (facturas, notas de crdito y notas de dbito)
confeccionados entre dos fechas con el objeto de crear un archivo en formato TXT que pueda ser importado desde el
SIAP para informar el citi ventas.
Lo primero que pide el sistema es el entorno de fechas a procesar y el monto mnimo bajo el cual no es necesario informar
el N de CUIT para los comprobantes B.
El SIAP valida que los CUIT informados en el archivo TXT sean correctos. Si existe algn registro incorrecto todo el
archivo ser rechazado, de modo que el sistema verifica que todos los CUIT sean correctos antes de generar el archivo.
Entonces, una vez definido el perodo de proceso, el sistema mostrar una pantalla con los comprobantes que se le va a
informar al SIAP. Si existen filas con CUIT incorrecto el sistema las mostrar con un fondo amarillo, de modo que
podamos corregir esos CUIT antes de generar el archivo.
Si se muestran CUIT incorrectos pertenecientes a clientes cuya condicin de IVA sea CONSUMIDOR FINAL,
MONOTRIBUTO, EXENTO o NO RESPONSABLE y cuyo monto facturado sea menor al especificado en la pantalla
anterior, el sistema mostrar el cuit pero no en fondo amarillo ya que dicho cuit no ser informado al SIAP.
Para corregir los nmeros de CUIT incorrectos nos posicionamos sobre la fila con fondo amarillo y hacemos click en el
botn Corregir CUIT.
A continuacin se mostrar una ventana con el nombre del cliente, el CUIT incorrecto y nos habilitar el campo para
ingresar el cuit correcto. En este punto el sistema valida que el CUIT ingresado sea realmente vlido.
Al corregir el cuit y hacer click en Aceptar el programa no solo corrige la informacin que ingresar al SIAP sino tambin
las facturas hechas con ese CUIT y grabar el correcto en la ficha del cliente, de modo que las prximas facturas que se le
hagan al mismo tengan el cuit correcto.
Una vez que el archivo fue depurado de cuit incorrectos podemos hacer click en Generar Archivo para SIAP y el sistema
crear un archivo en formato TXT con el diseo especificado por el SIAP que contendr los registros informados en la
pantalla anterior.
El nombre del archivo lo asigna automticamente el sistema y lo forma con las fechas del proceso. Por ejemplo, si se
proces desde el 01-08-2006 hasta el 31-08-2006 el sistema crear un archivo con el siguiente nombre Citi Ventas
Desde el 01-08-2006 hasta el 31-08-2006.TXT.
Dicho archivo ser grabado en el directorio raz del disco donde reside el Husky, ya que el SIAP se posiciona
automticamente en la carpeta raz del disco C: para que el usuario seleccione el archivo a importar

112

12. MODULO DE CAJA Y BANCOS

Antes de entrar en el detalle de este mdulo debemos aclarar cmo est integrada la caja con el resto del sistema:
En la caja de un determinado da (o caja diaria) se vuelcan todos los movimientos de ingreso o egreso de dinero
producidos en esa fecha en la sucursal, punto de venta o depsito definido en el punto 4.1.1., sea por ventas al contado,
compras al contado o mediante los programas de cobranzas y pagos.
Entonces, en la planilla de caja (que es la que se usa para hacer el arqueo de caja) figurarn, por cada operacin, los
valores salidos o ingresados: o sea cheques y efectivo. De modo que el saldo final de caja sea la existencia real de la
misma al final del da.
Una vez verificado que el saldo final de caja es correcto, la caja debe cerrarse. El cierre de caja consiste en trasladar el
saldo final de la caja de ese da como saldo inicial de la caja del da siguiente.
La caja interacta con el banco. Es decir si queremos hacer un depsito de efectivo en una cuenta bancaria, ese efectivo
debe salir de la caja. Por el contrario, cuando efectuamos una extraccin de una cuenta bancaria, el efectivo debe
ingresar a la caja.
Si luego de realizar una extraccin bancaria queremos hacer un retiro de dinero entonces deberemos efectuar otro
movimiento de caja bajo un concepto a definir, por ejemplo Retiro Socios.
Los conceptos de Entrada/Salida son el pilar de caja y bancos. Cada movimiento de entrada o salida de dinero se hacen a
travs de conceptos predefinidos. Algunos de estos conceptos son de uso interno del sistema. Por ejemplo: cuando se
emite una orden de pago, el sistema usa automticamente el concepto denominado Pagos a Proveedores. Internamente
el sistema sabe que se trata de una salida de dinero.
Podemos agregar conceptos tanto de caja como de bancos mediante el maestro de Conceptos de Entrada/Salida.
La opcin Movimientos de Caja no es de uso frecuente, ya que todos los movimientos a registrarse en la caja los hace
automticamente el sistema. Pero puede usarse como dijimos para efectuar un retiro de dinero o bien para realizar la
carga inicial de cheques en cartera.
Tambin pueden usarse para comprar y vender dlares. Por ejemplo existen algunos conceptos de ejemplo que sirven
para tales efectos.
Si quisiramos comprar dlares entonces tendremos que efectuar dos movimientos de caja:

En el primero usaremos el concepto Venta de Pesos (x Dlares). Este movimiento consiste en la retirar
pesos de la caja para comprar dlares.
En el segundo usaremos el concepto Compra de Dlares. Este movimiento consiste en ingresar a la caja
los dlares comprados.

Por el contrario, si queremos vender dlares deberemos realizar los siguientes movimientos:

En el primero usaramos el concepto Venta de Dlares (x Pesos). Este movimiento consiste en retirar
dlares de la caja.
En el segundo usaramos el concepto Compra de Pesos. Este movimiento consiste en ingresar en la caja
los pesos comprados.

Por otro lado como los movimientos de caja interactan con los de banco es necesario aclarar lo siguiente:
La opcin Movimientos de Caja no debe usarse para registrar movimientos tales como depsitos en cuentas
bancarias. Esto debe hacerse mediante el punto Movimientos de Bancos y seleccionar el concepto Depsito.
De esta forma el sistema automticamente sacar el dinero de la caja y lo pasar al banco. Lo mismo ocurre
cuando desde el mismo punto de Movimientos de Banco seleccionamos la operacin Extraccin de Fondos, en
este caso el sistema automticamente hace un dbito en el banco y lo acredita en la caja del da en que se hizo la
extraccin.
Los cheques "propios" que se usan para pagar a un proveedor se debitarn automticamente en la cuenta bancaria el da
de vencimiento de cada cheque. Por ejemplo si hoy se emite una orden de pago a un proveedor con un cheque de una
cuenta propia, pero la fecha de depsito del cheque es 30 das, entonces si vamos a ver el Estado de Cuenta Bancaria, no
veremos el movimiento. Para poder verlo debemos pedir el estado de cuenta a la fecha de depsito del cheque.

113

Los cheques que ingresan mediante recibos o cobranzas de facturas de contado pasan a ser cheques en cartera. Y
quedarn en esa situacin hasta que los saquemos mediante una orden de pago o un depsito bancario.
El primer caso lo maneja automticamente el sistema, es decir cuando se le paga a un proveedor con uno o ms cheques
que estaban en cartera, el programa los saca de cartera y los registra como pasados a ese proveedor.
El segundo caso lo debemos hacer nosotros mediante el punto Movimientos de Bancos, seleccionando la operacin
Depsito, a continuacin podemos detallar el efectivo depositado (si lo hubo lo sacar de caja) y los cheques que estaban
en cartera y que ahora se depositan.
Si vamos a ver el Estado de Cuentas Bancarias notaremos que los cheques que depositamos ya estn acreditados
aunque el banco an no lo haya hecho por razones de clearing.

12.1- Conceptos de Entrada/Salida

Mediante este punto registraremos en el sistema los conceptos de entrada o salida de dinero que no son de uso interno
del sistema.

El programa mostrar dos combos. El de la izquierda contiene los conceptos de caja, mientras que el de la
derecha contiene los de bancos.
Podemos seleccionar un concepto tomndolo del combo y luego haciendo click en el botn Seleccionar que
est debajo de cada combo:

Para Agregar un concepto de caja o de bancos se debe hacer click en alguno de los botones de la derecha.
A continuacin, el sistema mostrar una pantalla que debemos completar con los parmetros de dicho
concepto.
Al hacer click en Seleccionar el sistema verifica si existe algn movimiento de caja con ese concepto.
Si no existe, entonces permitir que se modifiquen sus parmetros, pero si existe, entonces permitir modificar
nicamente su descripcin, pero no dejar que se altere el tipo de movimiento (entrada o salida) y mucho menos borrarlo.

114

Si tuviramos instalado el sistema de Contabilidad General, tambin se nos solicitar que indiquemos el nmero de cuenta
contable con la que est relacionado dicho concepto. Esto sirve a los efectos de confeccionar el asiento resumen de caja y
exportarlo al sistema de Contabilidad General (ver pgina 125)

12.2- Maestro de Cuentas Bancarias:

Este programa nos permite definir las cuentas bancarias que posee nuestra empresa. Apenas ingresamos a este punto, el
sistema nos mostrar una combo con las cuentas definidas.
Agregar una Nueva Cuenta Bancaria:
Para incorporar una nueva cuenta escribimos su nmero en donde dice N de Cuenta y hacemos click en Aceptar.
A continuacin el sistema nos solicitar que completemos los siguientes datos:

Banco al que pertenece la cuenta.

Fecha del saldo inicial, importe del mismo y si es deudor o acreedor.
Tipo de cuenta (caja de ahorros, cuenta corriente, en pesos o en dlares).

Si una cuenta es en Dlares, entonces todos los movimientos debern ser expresados en esa moneda.
Por ejemplo, si se hace una extraccin de fondos de una cuenta en dlares, el efectivo extrado ser registrado en la
planilla de caja bajo la columna correspondiente a Dlares.
Por el contrario, si el movimiento es un depsito, entonces el sistema sacar dlares de la caja para poder hacer el
depsito.
Si la caja no dispone de dlares, entonces debern hacerse movimientos de caja para comprar dlares (ver punto 12)
Saldo Inicial:
Tanto la fecha del saldo inicial como su importe son los valores de arranque en el estado de cuenta.
Por ejemplo: cuando usamos el sistema por primera vez hay que decirle qu saldo tenemos en esa cuenta, por ejemplo
podemos indicarle que el 01/10/2005 haba un saldo de $ 1000.00 (acreedor). Entonces, todos los movimientos de
dbitos y crditos relacionados con esa cuenta cuya fecha sea posterior al 01/10/2005 sern registrados en su estado de
cuenta.
Borrar una Cuenta Bancaria:
Si seleccionamos la opcin Borrar el sistema nos pedir confirmacin de esta operacin, dado que una vez borrado, sus
datos no estarn ms disponibles.
Cuando borremos una cuenta bancaria, por razones de practicidad el sistema no validar que tenga el saldo en cero, ni
cheques dados, sino que la borrar igual.
Consultar o Modificar una Cuenta Bancaria:
Cuando ingresamos al Maestro de Cuentas, el sistema nos muestra una lista con todas las cuentas definidas. Si queremos
consultar o modificar una de ellas la seleccionamos de la lista y click en Aceptar, con lo cual el sistema nos mostrar sus
datos de modo que los consultemos y/o modifiquemos.

115

Composicin del Saldo:

Haciendo click en este botn el sistema nos derivar a la ficha de composicin del saldo de esta cuenta,.

12.3- Movimientos de Caja

No usar este punto para registrar depsitos o extracciones de una cuenta bancaria. Para tales efectos utilizar el
punto Movimientos de Bancos y seleccionar los conceptos de Depsito o Extraccin previstos por el
sistema.
Lo primero que solicita el sistema es el Nmero de Movimiento, el cual es autonumrico y propuesto por el mismo
programa.
Si queremos agregar

un nuevo movimiento de caja entonces aceptamos el numero propuesto por el programa.

Si queremos consultar o borrar un movimiento ya existente entonces ingresaremos el nmero del mismo para
que el programa lo ubique y lo muestre. En el caso del borrado, una vez que el sistema muestre los valores del
movimiento hacemos click en Borrar y el sistema lo eliminar. El borrado implica la actualizacin automtica del archivo
de cheques y de la planilla de caja. Por ejemplo, si se borra un movimiento que contena un cheque que estaba en cartera
y que se us para un pago, entonces el cheque haba salido de la cartera. Al borrar el movimiento el sistema
automticamente repone dicho cheque en la cartera de valores.
A continuacin explicaremos como agregar un movimiento de caja. Se supone que ya aceptamos el nmero de
movimiento propuesto por el sistema (en este ejemplo sera el N 450). Recordar que este movimiento se registrar en la
caja correspondiente al depsito o sucursal definido en el punto 4.4.1
Vamos a aprovechar para ver como se ingresan en el sistema
tanto seleccionaremos el concepto Ingreso de Cheques en Cartera:

116

los cheques que tenemos en cartera, por lo

Es obligatorio completar la fecha en la que se produce el movimiento. Recordar que este movimiento ser registrado en la
planilla de caja del da indicado.
Opcionalmente podemos completar los comentarios (que sern impresos en la planilla de caja) y en el caso que el
movimiento est compuesto por efectivo en pesos y/o en dlares indicaremos los montos respectivos.
Como en este ejemplo ingresaremos los cheques que tenemos en cartera, no tiene sentido ingresar efectivo, pero si
estuviramos grabando un movimiento de caja de compra de dlares, o retiro de socios, entonces deberamos completar
los valores de efectivo.
Siguiendo con el ejemplo, una vez seleccionado el concepto hacemos click en el botn Cheques de modo que el cursor
se posicione en la ventana inferior:

Para agregar un nuevo cheque al movimiento hacemos click en Agregar Cheque y a continuacin aparecer una ventana
que nos va a solicitar que ingresemos el N de Cheque a incluir este movimiento:

Al hacer click en Aceptar y como se trata de un movimiento de ingreso, el sistema validar que el numero de cheque no
exista, ya que si existe quiere decir que ya se ingres con anterioridad.

117

Por el contrario, si el movimiento fuera un egreso, el sistema validar que ese cheque exista, dado que si no existe quiere
decir que nunca fue ingresado en el sistema y por lo tanto no puede egresar.
Si se trata de un Ingreso, entonces solicitar que se completen los datos del cheque mediante la siguiente pantalla:

Una vez completados los datos hacemos click en Aceptar y a continuacin nos solicitar otro Numero de Cheque
repitindose el proceso.
Si finalizamos, el sistema volver a la pantalla anterior donde se muestran los valores del movimiento. Notar que ahora, en
al grilla de cheques aparecen los cheques que fuimos grabando. Ahora podemos continuar agregando cheques, quitar uno
de los cheques ingresados, o seleccionar cualquiera de ellos para modificar sus datos:

Si hacemos click en Anterior el sistema retornar a la ventana superior, de modo que podamos modificar cualquiera de
sus datos.
Si hacemos click en Terminar el sistema grabar el movimiento en sus bases de datos y dar la opcin de imprimir una
minuta con el detalle del mismo.
Si hacemos click en Abortar el sistema ignorar y cancelar todo lo hecho hasta ahora.

118

Una vez grabado el movimiento, podemos verificar cmo qued registrado en la planilla de caja, y, en el caso que se
hayan grabado cheques, tambin podemos analizar los reportes de cheques explicados dentro del mdulo de cheques
(ver captulo 10).

12.4- Movimientos de Banco

Al igual que en el punto anterior, lo primero que solicita el sistema es el Nmero de Movimiento, el cual es autonumrico y
propuesto por el mismo programa.
Si queremos agregar

un nuevo movimiento de banco entonces aceptamos el numero propuesto por el programa.

Si queremos consultar o borrar un movimiento ya existente entonces ingresaremos el nmero del mismo para
que el programa lo ubique y lo muestre. En el caso del borrado, una vez que el sistema muestre los valores del
movimiento hacemos click en Borrar y el sistema lo eliminar. El borrado implica la actualizacin automtica del archivo
de cheques, de la planilla de caja y de la cuenta corriente bancaria. Por ejemplo, si se borra una extraccin de fondos, el
sistema ajustar la caja, ya que al hacer una extraccin de fondos se ingresa efectivo en ella, y al anular el movimiento,
dicho efectivo debe ser ajustado.
A continuacin veremos un ejemplo de cmo efectuar un depsito en una cuenta bancaria. Dicho depsito estar
compuesto por efectivo y cheques.
Una vez confirmado el N de Movimiento, seleccionaremos el concepto Depsito:

A continuacin seleccionamos la cuenta bancaria:

119

Luego completamos la fecha del movimiento y, de haberlo, el importe en efectivo. En nuestro ejemplo vamos a depositar
efectivo y un cheque. Opcionalmente puede escribirse un rengln con algn comentario aclaratorio.
Una vez completado el importe en efectivo hacemos click en Cheques y el cursor se posicionar en la ventana inferior:

Para agregar un nuevo cheque al movimiento hacemos click en Agregar Cheque y a continuacin aparecer una ventana
que nos va a solicitar que ingresemos el N de Cheque a incluir este movimiento:

Aqu podemos consignar el N de cheque, o, si hacemos click en Buscar Cheques en Cartera el sistema nos mostrar
todos los cheques en esa condicin de modo que seleccionemos cules vamos a depositar:

120

Una vez seleccionados los cheques a depositar, al hacer click en Siguiente, volvemos a la pantalla anterior donde el
sistema nos muestra un resumen de los valores del movimiento:

121

Si hacemos click en Anterior el sistema retornar a la ventana superior, de modo que podamos modificar cualquiera de
sus datos.
Si hacemos click en Terminar el sistema grabar el movimiento en sus bases de datos y dar la opcin de imprimir una
minuta con el detalle del mismo.
Si hacemos click en Abortar el sistema ignorar y cancelar todo lo hecho hasta ahora.
Una vez grabado el movimiento, podemos verificar cmo qued registrada la salida de efectivo en la planilla de caja y
tambin podemos analizar los reportes de cheques explicados dentro del mdulo de cheques (ver captulo 10).
Otro ejemplo de un movimiento de Bancos es una extraccin de fondos. En este caso procederemos de la siguiente
manera:
Una vez confirmado el N de Movimiento, seleccionamos el concepto Extraccin Fondos, colocamos la fecha de la
misma y finalmente el importe extrado. Dicho efectivo ser ingresado en la planilla de caja.

Una vez ingresado el importe en efectivo hacemos click en Terminar y con eso se da por finalizada la extraccin de
fondos (notar que no se indica ningn numero de cheque para efectuar la extraccin, ya que como el sistema no lleva la
numeracin de las chequeras no interesa registrar el cheque propio. Adems es posible que dicha extraccin se efecte
por cajero automtico donde no es necesario emitir un cheque para realizar la extraccin).
Si en algn momento se desea borrar este movimiento, entonces lo llamaremos mediante su nmero (el 00002) y cuando
nos muestre sus datos haremos click en Borrar. Como se trata de una extraccin de fondos, el sistema eliminar el
registro de la cuenta del banco, pero no actualizar la caja, de modo que emitir una advertencia recordndonos que el
ajuste de caja lo deberemos hacer manualmente.
Un ejemplo ms: para registrar algn dbito que nos haga el banco, por ejemplo un Mantenimiento de Cuenta
procedemos como se muestra en la siguiente pantalla:

Una vez ingresado el importe debitado por el Mantenimiento de Cuenta hacemos click en Terminar y con eso se d por
finalizado el ingreso del movimiento.

122

Si queremos registrar el IVA que nos cobra el banco por las operaciones realizadas y que ese IVA sea tomado como
crdito fiscal, entonces deberemos grabar el resumen de cuenta del banco como si fuera una factura de compra. Para esto
conviene registrar al banco como un proveedor de modo de facilitar el ingreso de la factura.
Pero el ingreso de la factura por el IVA no modifica la cuenta del banco, por lo tanto deberemos hacer un movimiento de
bancos en forma separada de modo que el dbito quede reflejado en la misma.

12.5- Estado de Cuenta Bancaria

Este punto sirve para consultar el estado de una cuenta bancaria en base a los movimientos de banco ingresados
mediante el punto anterior.
Para esto el sistema solicita el N de Cuenta a analizar y a continuacin el entorno de fechas de los movimientos a
visualizar:

La primera fecha que propone el sistema es la fecha del saldo inicial del cuenta definido en el punto 12.1 pero esta la
podemos modificar y analizar los movimientos a partir de otra fecha siempre y cuando sta sea posterior a la del saldo
inicial.

12.6- Planilla de Caja Diaria

Esta opcin permite emitir la planilla de caja de un determinado da para el depsito o local definido para el punto de venta
en cuestin (ver 4.4.1). Puede ser el da de hoy o uno anterior. Para ello solicita que se ingrese la fecha de la planilla a
emitir y si se quiere con arrastre de saldos o sin arrastre de saldos.
Con arrastre de saldos significa que la planilla de caja arranca con un saldo inicial (que es el saldo final de la caja del da
anterior) y a partir de ah se procesan todos los movimientos del da, terminando la con un saldo final de caja.
Sin arrastre de saldos significa que en la planilla de caja se mostrarn los movimientos del da pero sin tener en cuenta el
saldo de inicio.
Adems se puede activar una casilla que permite incluir dentro de la planilla de caja un detalle de las ventas realizadas
con tarjetas de crdito. Esto es al simple efecto del control de caja.

123

Una vez indicado el da, depsito y cmo se tomar el saldo de inicio, se obtendr un informe como el que sigue:

A modo de ejemplo, notar que existe un movimiento de caja N 000009 por el que se ingresa un cheque que ser
canjeado por efectivo. Entonces, el cheque se ingresa al sistema mediante el movimiento n 000009 y el efectivo egresa
mediante el movimiento n 0000010.
El concepto Ingreso de Cheques x Canje es un concepto definido por el usuario (mediante el punto 12.1) y que
corresponde a un ingreso de dinero.
El concepto Salida Efectivo x Canje Cheque es otro concepto definido por el usuario pero que corresponde a una salida
de dinero.
El saldo actual de esta caja es el expresando en
Al hacer click en el botn Terminar el sistema nos preguntar si queremos cerrar ahora la caja.

124

El cierre de caja consiste en determinar su saldo final (el indicado en la pgina anterior en rojo) y asignarlo como saldo de
inicio de la caja del da posterior.
Una vez hecho el cierre de caja no se deberan ingresar ms movimientos en la caja de ese da, pero en la prctica a
veces ocurre que por diversos motivos es necesario modificar una caja ya cerrada. En tal caso el sistema alertar que la
caja fue cerrada y que una vez ingresado el movimiento se deber volver a cerrar.
Quiere decir que la misma caja puede ser cerrada varias veces.
Si la caja en la que se introduce un cambio corresponde a un da anterior al de hoy, entonces se deber cerrar
nuevamente esa caja y todas las de los das siguientes.
A veces, surge la duda de saber si la caja de un determinado da se cerr o no. Entonces para poder ver los cierres de
caja de das anteriores podemos hacer click en el botn homnimo de la primera pantalla del programa de emisin de
planilla de caja. Ah nos mostrar los cierres de caja de los das de un entorno definido. Si la caja de un da no fue cerrada
entonces no aparecer en el informe.

12.7- Resumen de Ventas con Tarjetas de Crdito

Esta opcin nos permite obtener un reporte con el detalle de las ventas realizadas con tarjetas de crdito. Para ello solicita
la tarjeta a procesar (o todas) y el entorno de fechas a analizar.
A continuacin mostrar un informe en el que se detalla el nombre de la tarjeta, la fecha de la venta, el N de Lote, el N
de cupn, el N de factura, su importe y la cantidad de cuotas en la que se financi la venta.

12.8- Resumen de Movimientos por Concepto

Esta opcin nos permite obtener un listado en el que se agrupan todos los movimientos efectuados bajo un determinado
concepto.
Estos conceptos se refieren a los de caja y bancos, de modo que el sistema solicitar el entorno de fechas a procesar y de
cules conceptos se desea el informe (si solamente se procesan los de caja o solamente los de banco), y de los del grupo
elegido si se desean analizar todos o uno en particular.
Adems se pueden detallar todos los movimientos con su nmero, fecha, etc, o bien emitir un reporte con los totales de
cada concepto.

12.9- Cierres X y Z para Controladores Fiscales

Esta opcin aparecer habilitada en aquellas configuraciones en la que se haya informado que se posee un controlador
fiscal.
Sirve para imprimir por el controlador fiscal los cierres de X (cierre por cambio de cajero) y Z (cierre de jornada fiscal).
La emisin del cierre X es opcional, en cambio es obligatorio emitir un cierre Z al final de cada da de trabajo. En
algunos modelos de impresora fiscal Epson, si el ltimo cierre Z emitido tiene ms de 24 horas el controlador fiscal no
dejar emitir ninguna factura hasta que se proceda a la emisin de la Z correspondiente.
Se puede imprimir ms de un cierre Z por da, pero este procedimiento acorta la vida til de la memoria fiscal.

125

Vinculacin entre el Husky Gestin y el Husky Contabilidad

Suponiendo que ya estn instalados ambos programas en la misma PC, entonces los pasos para vincularlos
son los siguientes:
1) Entrar a la contabilidad y crear una carpeta que contendr los datos del ejercicio econmico (sto se hace
desde la opcin Configurar de la contabilidad). Recordar que el concepto de CARPETA en el Husky
Contabilidad se refiere a que los datos de los distintos ejercicios econmicos se almacenan en carpetas
diferentes.
2) Definir el plan de cuentas (el sistema contable trae uno de ejemplo pero podemos crear uno propio).
3) Una vez definido el plan de cuentas, cerramos el sistema contable y entramos en el sistema de gestin. Ah
seleccionamos el mdulo Herramientas, luego Configuracin y finalmente click en el botn Sist. Contable.
Lo primero que pide el sistema es que le digamos en cul carpeta se instal el Husky Contabilidad General:

Si todo fue instalado segn los instaladores, seguramente la contabilidad estar en C:\\Husky Contabilidad
General.
Si la contabilidad fue instalada en un ambiente de red, entonces este punto deber hacerse desde
cada una de las terminales en donde se desee tener vinculada la gestin comercial con la contabilidad.
Tener en cuenta que aunque desde una terminal no se tenga previsto exportar asientos a la contabilidad, es
probable que se ingresen facturas de compra. Recordar que durante el ingreso de una factura de compra el
sistema nos va a solicitar que ingresemos las cuentas contables que se usarn para hacer el asiento, de
modo que si en una terminal se van a ingresar compras, entonces tendremos que configurarla segn lo
explicado en este punto. En estos casos seguramente deberemos seleccionar Mi PC, luego Entorno de Red, a
continuacin la PC donde se instal la contabilidad y finalmente buscar la carpeta Husky Contabilidad
General.
4) Una vez definido el directorio (y eventualmente la PC de red) en la que se instal la contabilidad, el sistema
nos va a preguntar cul es la carpeta de trabajo (la que creamos en el punto 1):

126

En este ejemplo seleccionaramos la carpeta llamada PRUEBA que registrar los asientos del ejercicio
econmico que empieza el 01/01/2006 y finaliza el 31/12/2006. Recordar que esta carpeta se cre desde el
Husky Contabilidad General.
Hasta ac lo nico que se hizo fue informarle al Husky Gestin que est instalado el Husky Contabilidad
General y la carpeta (o directorio) en que reside.
Ahora hay que relacionar algunas cosas entre ambos sistemas. Comenzaremos por asociar los conceptos de
caja y de bancos con las cuentas del plan de cuentas contable.
Para sto ingresamos al mdulo de Caja y Bancos y de ah seleccionamos la opcin "Conceptos de Entrada y
Salida". En esa pantalla, sobre la izquierda se muestran los conceptos de caja, y sobre la derecha los de
banco.
Se debern seleccionar cada uno de los conceptos definidos por el usuario (no los de uso interno del sistema)
y asignarle la cuenta contable correspondiente.
Por ejemplo:
Al concepto de caja COMBUSTIBLES debo relacionarlo con la cuenta correspondiente del plan de cuentas
contable. Si vamos a la pantalla del plan de cuentas del Husky Contabilidad, y seguimos con el plan de
cuentas de ejemplo que trae el sistema, veremos que Combustibles tiene el nmero de cuenta 411030:

127

Entonces, para relacionar la cuenta Combustibles de la contabilidad con el concepto de caja tambin
llamado Combustibles se usa la opcin Conceptos de Entrada y Salida que est en el mdulo de Caja y
Bancos del software de Gestin Comercial:

Del mismo modo hay que relacionar los conceptos de banco con las cuentas del plan de cuentas.
Finalmente hay que relacionar las cuentas bancarias con su correspondiente cuenta contable. Siguiendo con
el plan de cuentas de ejemplo que tiene el Husky Contabilidad General vamos a relacionar la cuenta llamada
Banco de Galicia con la cuenta bancaria correspondiente en el software de gestin.
En el plan de cuentas del Husky Contabilidad aparecer la cuenta 111200 como Banco de Galicia:

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A esta cuenta debo relacionarla con la correspondiente en el Husky Gestin Comercial, por lo tanto entro al
mdulo de Caja y Bancos, selecciono la opcin Maestro de Cuentas Bancarias y selecciono la del Banco de
Galicia (notar que el numero de cuenta bancaria puede ser cualquiera, ya que se trata de un cdigo interno
del sistema de gestin):

Con esta informacin el sistema est en condiciones de hacer los asientos resumen de caja y bancos.
Pero, adems de hacer estos asientos, el Husky Gestin puede hacer tambin los asientos resumen
correspondientes a Ventas, Cobranzas, Compras y Pagos. Muchas de las cuentas que intervienen en estos 4
asientos sern solicitadas en el momento de generarlos, pero en el caso particular de las retenciones es
necesario vincularlas de antemano.

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Entrando en el mdulo Herramientas y luego seleccionando la opcin Maestro de Retenciones podremos

vincular cada retencin con la correspondiente cuenta del plan de cuentas:

Notar que en el Husky Contabilidad General, la retencin de ganancias es la 113040:

130

Resumiendo:
La interfase entre el Husky Gestin Comercial y el Husky Contable consiste en vincular los conceptos
de caja y bancos, las cuentas bancarias y las retenciones con su cuenta contable correspondiente.

Facturas de Compra Datos de la Imputacin Contable:

Cuando se ingrese una factura de compra desde el Husky Gestin Comercial, el sistema va a solicitar que se
indique el N de Cuenta Contable a la que imputa dicha factura. Por ejemplo, si se est grabando una factura
por compra de materias primas, entonces cuando el sistema de gestin solicite el N de Cuenta Contable
deber indicar el correspondiente a Materias Primas previamente definido en el Plan de Cuentas:

La pantalla en la que el Husky Gestin Comercial solicita el N de Cuenta Contable cuando se ingresa una
factura de compra es la siguiente:

131

Notar que el sistema solicita las cuentas correspondientes a Conceptos Gravados, No Gravados y de Otros
Impuestos. En la factura de compra de este ejemplo solamente vinieron conceptos gravados y que
corresponden a Materias Primas.
Esta cuenta 114010 es la que el sistema usar para hacer el asiento resumen de compras.

Importante:
Muchas veces se comparan los totales del libro de IVA compras con los del asiento resumen de compras de un
determinado mes. A veces estos totales pueden diferir dado que en el libro de IVA compras pueden imputarse
comprobantes cuya fecha no coincida con el mes que se est procesando (caso de la factura que se recibe luego
de haber cerrado el IVA del mes anterior).

Entonces, en el libro de IVA compras pueden aparecer facturas con fecha distinta al mes procesado, mientras
que en el asiento resumen de compras el sistema proces las facturas teniendo en cuenta su fecha de
emisin.

Generacin de los Asientos Resumen

Para que el Husky Gestin Comercial grabe en el Contabilidad General los asientos resumen tenemos que
ingresar en el mdulo Herramientas y luego en la opcin Exportar Asientos. Ah se presentar un men que
permite seleccionar los tipos de asiento resumen que se desean hacer.

Por ejemplo, si se desea hacer el asiento resumen de Ventas y Cobranzas aparecer una pantalla donde se
solicita la carpeta contable donde se grabar el asiento, la fecha del mismo, el entorno de fechas de los
comprobantes a procesar (facturas, notas de crdito/dbito y recibos) y los nmeros de las cuentas contables
que intervienen en el asiento.
Con esta informacin el sistema grabar dos asientos: uno por ventas y otro por cobranzas. Dichos asientos
se grabarn en la carpeta contable indicada y con la fecha asignada.

La estructura de los asientos resumen est detallada en el manual de uso del sistema contable en el
punto 4.
Una vez grabados, es posible ver y modificar estos dos asientos entrando al sistema contable y tratndolos
como asientos comunes (en realidad lo son), de modo que si se advierte que el asiento est mal hecho se
puede borrar, corregir el error, y volver a exportar desde el software de gestin.

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