Manual de Administración Del Tiempo
Manual de Administración Del Tiempo
Manual de Administración Del Tiempo
Objetivo General
Al finalizar el curso, los participantes aplicarn estrategias dirigidas a lograr un
mejor dominio de la administracin eficaz del tiempo.
Objetivos Especficos
1. Establecer la importancia de las tcnicas aplicadas y sus implicaciones para
el logro de mejores resultados en su actividad laboral.
2. Aplicar herramientas de planificacin del tiempo.
Contenido Programtico
El tiempo como recurso
Anlisis del tiempo
Control ambiental y de hbitos
Distribucin del tiempo
Planificacin, objetivos y metas
Programacin
Desperdiciadores del tiempo
Paradigmas del tiempo
Estrategias Metodolgicas
Exposicin del tema a tratar con ayuda del material visual
Realizacin de ejercicios prcticos sobre identificacin de prioridades
Discusin grupal sobre los tpicos que se vayan presentando.
Conclusiones y Cierre
Dirigido a
Profesionales en general y dems personal interesado en adquirir herramientas
en esta rea.
Duracin
16 Horas
Forma de Evaluacin
El alcance de los objetivos se definir mediante:
La participacin activa en las discusiones grupales.
La realizacin de los ejercicios prcticos sealados.
El inters y la iniciativa demostrados
INDICE
3-4
Calidad vs Cantidad
5-8
9-13
Control de hbitos
13-15
15-20
Eficiencia vs Efectividad
19-21
La Planificacin
22
23-26
Prioridades
26-28
Programacin
29-36
Bibliografa
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Caractersticas
Existen algunas caractersticas esenciales del tiempo que deben ser tenidas en
cuenta. Lo principal, el tiempo es un recurso:
Impulsores
Conceda dos (2) puntos por cada respuesta afirmativa, y un (1) punto
dudosa y cero (0) por negativa.
Necesito hacerlo lo ms rpidamente posible
Me siento responsable de hacer sentir bien a los dems
Evito mostrar mis emociones
Me exijo la mayor perfeccin, aunque tarde mucho tiempo
Hablo muy rpidamente
Me cuesta hacer las cosas ms que la mayora
Me cuesta decir no
Me aguanto en silencio
Uso perfectamente las palabras, sin el ms mnimo error
La vida es una lucha perpetua ya que todo cuesta gran esfuerzo
No me alcanza el tiempo
Los dems estn primero para mi
Prefiero no doblegarme, mejor es no ceder
Al dar informacin, digo ms de lo que me pidieron para que me
entiendan
Me cuesta responder directamente, me voy por las ramas
Espero hasta el ltimo momento, y despus me pongo ansioso
Necesito gustarle a la gente
Debo arreglarme solo, por ms problemas que tenga
Siempre que termino de hacer algo, pienso que debera haberlo hecho
mejor
Me cuesta hacer las cosas de un modo prctico y simple
Cuando hago algo, pienso que tengo que hacer despus
Me preocupa el que dirn y ser aprobado
Cuando todos se viene abajo yo me mantengo firme
Si tengo algo positivo, lo completo con algo negativo
Me cuesta fijar metas claras
Llego a las citas antes de la hora
las
actividades
estn
vinculadas
metas
es
preciso
asignar
Realiza
actividades
triviales
que
pueden
ser
completadas rpidamente, antes de dedicarse a realizar
tareas importantes que toman tiempo?
10
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cortoplacistas,
influenciados
estos
evitar.
Veamos
algunas
de
sus
principales
premisas
limitaciones:
Eficiencia: la eficiencia consiste en "hacer ms en menos tiempo". Pero el
supuesto subyacente es que la "cantidad" y la "velocidad" son lo mejor. Existe
una diferencia vital entre eficiencia y efectividad. Ya que hacer ms velozmente
las cosas nos precipita ms rpido al abismo de la crisis si antes no hemos
verificado que estamos en el camino correcto. Por lo que llegar ms rpido al
lugar equivocado puede ser "eficiente", pero no resulta "efectivo".
Control: propone la idea de que planificar y programar es indispensable para
controlar las acciones de los dems. Pero pasa por alto el hecho de que la
mayor parte del tiempo nos relacionamos con otras personas a quienes no
podemos controlar. A poco de andar caeremos en la cuenta de que lo nico que
tenamos era la "ilusin de tener el control" y que lo nico que logramos fue
generar desconfianza. Porque la confianza mutua es el principal capital que
puede
tener
una
relacin
personal
de
trabajo
se
basa
en
la
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13
Control de Hbitos...
Todas las cosas tienen relacin entre s. Los hechos no ocurren en forma
aislada. Tienen que ver con situaciones, lugares y cosas. Un cambio en un rea
de nuestra vida puede impactar directamente tambin en otras reas.
Los hbitos resultan difciles de cambiar ya que estn interconectados. Una
simple accin constituye una base para otras acciones y su modificacin puede
hacer cambiar otras conductas. A travs de este proceso se desarrollan
secuencias de hbitos que conforman un vigoroso patrn conductual.
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Se puede decir que las personas controlan hbitos y que los hbitos controlan
destinos. Una buena parte de nuestra vida la consumimos en hbitos,
generalmente nuestra conducta diaria es rutinaria.
Hbitos por definicin son conductas que han sido realizadas tantas veces que
se convierten en automticas. Esto significa que la conducta habitual opera por
debajo de los niveles de la conciencia.
Cuando
se
acta
rutinariamente
se
est
preocupado,
no
se
est
deseos,
compromiso
asumir
la
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Cuadrante III:
Interrupciones
No
Varias, Reuniones
Importante
Imprevistas, Visitas
Inesperadas.
No Urgente
Cuadrante II:
Planificacin, Visin,
Valores, Preparacin,
Recreacin
verdadera.
Cuadrante IV:
Actividades de
Evasin,
Trivialidades,
Prdidas de Tiempo.
Los factores que definen una actividad son urgentes e importantes. Urgente
significa que se necesita accin inmediata, y muchas personas viven todo su
tiempo bajo este factor, sin detenerse a pensar si esta urgencia carece o no de
importancia.
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La importancia por otra parte tiene que ver con los resultados y si algo es
importante es porque realiza una aportacin a nuestra misin, valores y metas.
Debido a que las personas eficaces no se orientan hacia los problemas, sino en
las oportunidades, esto las lleva a pensar preventivamente, centrndose en las
actividades importantes, pero no urgentes, y como no son urgentes, no se
dedican a ellas. Ya que son personas proactivas, que administran su tiempo en
virtud de sus valores y prioridades.
Dentro
de
los
principios
fundamentales
para
administrar
el
tiempo,
encontramos:
Coherencia
Equilibrio
Centrarse en
el cuadrante
II
Dimensin
humana
Flexibilidad
Porttil
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Necesidad
es
Objetivos
Metas
19
FORTALEZAS
DEBILIDADES
solamente
un
20%
de
nuestros
20
Cabe preguntarse
Piensa cuntas veces tuviste xito en tu empleo en el ltimo mes o trimestre.
Qu elementos estaban presentes? Podra esquematizarlo? Qu 20 por
ciento de esos elementos fueron cruciales para su xito?
El Pastel del Tiempo
Instrucciones: divide en forma de pastel, dndole un porcentaje a cada
actividad o racin del pastel, hasta completar el 100%.
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Secundarias Esenciales
PERSONALES
ACTIVIDADES
Estudio
Comida, aseo personal
Trabajo
Transporte
Descanso
Recreacin
Varios: visitas, diligencias familiares, etc.
Otros
Horas totales
Comentarios:
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La Planificacin...
Es
una
de
las
tcnicas
mayormente
recomendada
poco
utilizada
23
24
incluso
en
sus
valores,
experiencias
aspiraciones.
Lo
25
Contribuyen al
Logro de los
Objetivos
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Prioridades
Tener objetivos y metas bien definidos supone la existencia de un norte en el
trabajo. Pero los objetivos no se alcanzan sino a travs de actividades y,
recprocamente, los objetivos nunca ocurren solos, Alguien ha de hacer que
ocurran mediante la realizacin de adecuadas actividades. El problema es que
las actividades son inevitablemente, muchas y muy diversas y que no todas
vienen originadas por nosotros. Parte de ellas se presentan en forma
imprevista y un tanto aleatoria. La consecuencia habitual es que estamos tan
ocupados en lo que hacemos que acabamos olvidando para qu lo estamos
haciendo.
Establecer la prioridad es la nica garanta posible de eficacia. Para alcanzar los
objetivos nada resultar tan til como tener en cuenta es la actividad en
cuestin tiene relacin directa con ellos.
As, ante cada interrupcin, ante cada alteracin de la situacin que se vive,
aparecer una pregunta que se debe hacer automticamente. Es esta nueva
actividad ms importante que la prevista? Es decir, Cul de las dos debe ser
prioritaria? La prioridad se convierte en un factor esencial de decisin ante
cada disyuntiva. Estas disyuntivas no son tan complejas como pudiera
aparecer a simple vista, porque se plantean siempre entre dos opciones
solamente: la primera y la imprevista.
Para establecer prioridades se evala cada actividad basndose en algunas
preguntas tales como:
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Qu pasara si no lo logro?
La ms alta prioridad
Prioridad media
Baja prioridad
Asuntos de mucha
importancia
Asuntos importantes
Asuntos triviales
Deberan hacerse
Pueden diferirse
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HOJA DE TRABAJO
USO DE MI TIEMPO
Describa en los cuadros que ms se ajusten a su evaluacin sobre cmo ha
sentido las actividades que ha realizado en los ltimos das.
Actividades
Intensamente
Superficialmente
Sin sentirlas
De
Personales
De
Personales
De
Personales
trabajo
trabajo
trabajo
Estratgicas:
Cambian
aspectos de mi
trabajo en forma
significativa.
Tcticas
Son slo
modificacin de
planes preestablecidos
Ejecucin
Actividades
eminentemente
de rutina.
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Programacin
Planificar es decidir qu se ha de hacer. La programacin implica la asignacin
de recursos ms importantes y escasos, entre ellos. El tiempo. Cuando afecta a
un equipo, la programacin tiene, por otra parte carcter ejecutivo, implica una
orden de trabajo.
La programacin debe ser gil y tan flexible como lo permita el trabajo y el
estilo personal de cada uno. Lo importante es decidir, con la antelacin
suficiente, qu se quiere alcanzar; qu actividades se estiman necesarias para
ello, qu recursos se consideran precisos; y en qu momentos se deben iniciar,
finalizar las citadas actividades. Es evidente el papel esencial que el factor
tiempo juega en todo este proceso. La adecuada programacin, es sin duda, el
medio ms eficaz de acortarlo.
La programacin debe ser gil, flexible y rpida. Al asignar el tiempo a una
actividad es preciso tener en cuenta que solemos ser ms bien optimistas
acerca de lo que creemos poder hacer en un perodo de tiempo determinado.
Programar nuestro tiempo requiere un compromiso en la asignacin del tiempo
necesario a cada actividad.
Al estimar el tiempo necesario antes de empezar se descubre si se est
tratando de abarcar o no demasiado. Las expectativas poco realistas solo
generan frustraciones. Pensar en el factor tiempo desde el principio ampla las
opciones y aumenta la probabilidad de alcanzar resultados.
Las actividades se programan flexiblemente para poder atender temas
imprevistos pero interesantes. El grado de flexibilidad que se necesita vara de
una persona a otra. El registro del tiempo personal ayuda a evaluar cuntas
cosas inesperadas le acontecen a diario y cunto tiempo le ocupan.
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31
32
Mantenga
la
vista
su
programa
de
actividades
diarias.
Revisar
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HOJA DE TRABAJO
EL GERENTE DE MARCA
INSTRUCCIONES
Usted es gerente de marca de la Compaa J & E, la cual se dedica a la
manufactura de productos domsticos y est localizada en Puerto La Cruz.
Usted tiene que realizar un viaje urgente a la ciudad de Washington D.C. por
un lapso de un mes; su avin sale a las 9 p.m.
En este momento son las 9 de la maana y tiene que administrar su tiempo
de tal manera que pueda desempear las actividades que a continuacin se
detallan, antes de partir a su destino. Si se considera necesario, algunas de
las actividades que se sealan pueden ser suspendidas o delegadas.
Asimismo, le recordamos que usted cuenta con el soporte de una secretaria
para el desempeo de sus funciones.
LISTA DE ACTIVIDADES
1. Junta para evaluar rediseo de empaque con el
Departamento de Ingeniera Industrial.
DURACIN
(60 minutos)
(120 minutos)
(10 minutos)
(60 minutos)
(90 minutos)
(120 minutos)
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(10 minutos)
(30 minutos)
(30 minutos)
(10 minutos)
(40 minutos)
(60 minutos)
(120 minutos)
(20 minutos)
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HOJA DE RESPUESTAS 1.
AGENDA (INDIVIDUAL)
ACTIVIDADES A REALIZAR
HORARIO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
37
15.
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HOJA DE RESPUESTAS 2.
AGENDA (DISCUSIN EN GRUPO)
ACTIVIDADES A REALIZAR
HORARIO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
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15.
Bibliografa
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