PR-12

PROCEDIMIENTO:

TOMA DE INVENTARIOS

Edicin: 01

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Edicin
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N Paginas: _

Fecha: 23/09/2015

Primera edicin este documento

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Concepto

Fecha
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TOMA DE INVENTARIOS

Cdigo:PR-12
N Edicin: 01
Fecha: __/__/__

NDICE,

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

4. REFERENCIAS

5. RESPONSABILIDADES
5.1. La Gerencia de Administracin y Finanzas
5.2. Contador general
5.3. Dpto. de Logstica (El jefe de Logstica)
5.4. El Dpto. de Contabilidad
5.5. El jefe de equipo/ y equipo
5.6. titular del almacn

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6. CONTENIDO ESPECFICO
6.1. Procedimientos
6.1.1. Poltica General - Controles
6.2. Procedimientos (Flujograma)
6.3. Gestin de formatos / plantillas
6.4. Otros

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7. HISTORIAL

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Procedimiento del Sistema de Gestin de la Calidad

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1. OBJETO
o Organizar la toma de inventario fsico de almacn de tal manera que el mismo se
lleve a cabo utilizando criterios de racionalidad, eficiencia y economa.
o

Tener un conteo exacto de todos materiales, tanto directos como indirectos,

ubicados en el almacn; los cuales son utilizados para la obtencin de los metales
preciosos.

Que el inventario de fsico con el que se maneja e inventario que posee se en los
sistemas de informacin, sean iguales y no haya faltantes ni sobrantes, ni algn
otro caso que pueda perjudicar la operacin.

Para que los planes de acopio que se maneja en el almacn de la empresa, no

tengan ningn margen de error.

Para que todos los materiales, directos como indirectos, que sean alistados no
presenten ninguna novedad.

Para no tener inconvenientes con los diversos materiales como por ejemplo la
novedad que pueda ser que algn material se pierda.

De igual manera para cuando lleguen nuevos materiales y mercancas darles su

respectiva ubicacin y que no afecte con nuestro inventario.

En fin Determinar la existencia fsica de los suministros, insumos, repuestos y otros

bienes o materiales de propiedad de la Empresa que se encuentren almacenados
en los diferentes Almacenes o Depsitos. Dicha verificacin deber ser contrastada
con las existencias que figuran en los registros contables de la empresa a la fecha
del inventario.

2. ALCANCE
La presente norma alcanza a los Dpto. de Contabilidad y Logstica.

3. DEFINICIONES

a) Inventario fsico de almacn

Es una forma de verificacin fsica que consiste en constatar la existencia o presencia real
de los suministros, insumos, repuestos y otros bienes o materiales almacenados, apreciar
su estado de conservacin y condiciones de seguridad.
Se tienen los siguientes tipos de inventario:

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Inventario general
Denominado tambin inventario masivo, incluye a todos los bienes almacenados en los
diferentes ambientes o depsitos de la empresa y sirve de sustento a los Estados
Financieros de la entidad. Este inventario requiere de un apropiado programa y se realiza
por lo menos una vez en cada ejercicio. El inventario general normalmente se efecta
cerrando las operaciones del almacn por uno o varios das, pudiendo realizarse tambin
en movimiento tomando las precauciones que se sealan en la presente norma.
Inventario selectivo
Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza peridicamente o
cada vez que sea necesario comprobar que los registros de stock se mantienen al da as
como para verificar que las existencias fsicas concuerden con las tarjetas de control visible
de almacn y los registros fsico - valorados correspondientes. Se realiza sin paralizar las
actividades de almacn pudiendo o no bloquear temporalmente la documentacin y el
despacho del grupo de bienes objeto del inventario por el plazo que dure el mismo.
Inventario al barrer
Modalidad que consiste en que el equipo de verificadores procede a efectuar el inventario
empezando por un punto determinado del almacn efectuando el conteo de todos los
bienes encontrados sin excepcin.
Anaquel: Ubicacin fsica que corresponde a un espacio en los estantes. Inventario terico:
Existencia de ejemplares en el Mdulo de inventarios del sistema ERP. Inventario fsico:
Existencia de ejemplares que se localizan dentro del Almacn. Pendientes de alta: Obras
que fsicamente estn en el Almacn, pero que por falta de costo y precio definido no se
han ingresado al inventario terico. Ejemplares por paquete. Nmero de ejemplares que
hay en un paquete. Cama. Nmero de paquetes que forman la base de la estiba. Alto.
Nmero de camas completas que tiene de alto la estiba. Paquetes sueltos: Nmero de
paquetes que no estn contemplados dentro de la cama y de la altura. Ejemplares sueltos:
Nmero de ejemplares que no estn dentro de los paquetes y no estn contemplados en
camas.

4. REFERENCIAS
Solicitud de creacin y modificacin de Documento FR-001
Formato de toma de inventarios FR-XXX

5. RESPONSABILIDADES

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5.1. La Gerencia de Administracin y Finanzas

Revisar y aprobar el vale provisional de fondo fijo.

La Gerencia de Administracin y Finanzas dispondr la oportunidad en que deba
realizarse el Inventario General, que de preferencia deber ejecutarse en la
segunda quincena del mes de Diciembre de cada ao.

La Gerencia de Administracin y Finanzas en funcin al plazo establecido fijar el

cronograma de inventario para todos los almacenes que cuenta la empresa.

5.2. Contador general

El Contador General en funcin a los papeles de trabajo elaborar un informe de

inventario que ser entregado a la Gerencia de Administracin y Finanzas para que esta
determine el destino de las diferencias de inventario previo anlisis e instancias que
correspondan en estos casos.

5.3. El Dpto. de Contabilidad

Nombra los jefes de equipo por Almacn as como la conformacin de los grupos para el
proceso de inventario.

Entrega al personal de inventario la Hoja de Instrucciones para la Toma

5.4. Jefe de Inventario o jefe de equipo/ y equipo

El jefe de equipo verificar que el proceso mecanizado de informacin del almacn a su

cargo, se encuentre debidamente al da, lo que permitir verificar la existencia de los
tems de almacn segn registros.

5.5. Titular del almacn

El almacenero y su personal intervendrn en el inventario solo para indicar el lugar donde

se encuentran ubicados los bienes y para aclarar aspectos requeridos por el equipo
inventariador.

6. CONTENIDO ESPECFICO

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6.1. Procedimientos
6.1.1. Poltica General - Controles

Ser responsabilidad de las reas involucradas, cumplir y hacer cumplir este manual:
a. El titular de la Gerencia de cada uno de los centros de trabajo, ser el responsable
de la programacin, cumplimiento y resultado de la Toma Fsica de Inventarios de
sus almacenes.

La Gerencia de Administracin y Finanzas dispondr la oportunidad en que deba

realizarse el Inventario General, que de preferencia deber ejecutarse en la segunda
quincena del mes de Diciembre de cada ao.

La Gerencia de Administracin y Finanzas en funcin al plazo establecido fijar el

cronograma de inventario para todos los almacenes que cuenta la empresa.

El Contador General comunicar mediante Memorndum dirigido al Dpto. de Logstica

la ejecucin del inventario con indicacin de la fecha, hora y lugar, as como las dems
instrucciones que se consideren necesarias.

El jefe de Logstica:
o

Dispondr se preparan los almacenes para la toma de inventario poniendo

especial nfasis en el orden y limpieza.

Designar al personal que deber atender al equipo de inventario.

Adoptar las acciones pertinentes para contar con medios adecuados para la
realizacin eficiente del inventario.

Este manual aplica para los siguientes almacenes:

Almacenes
Materias Primas
Materiales

de

Envase

Empaque

Produccin en Proceso
Productos Semiterminados
Productos Terminados
Recuperacin
Herramientas, Refacciones y Accesorios
Inventarios en Poder de Terceros
Mercancas en Custodia (maquila)

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Efectuar semestralmente inventarios fsicos de los almacenes indicados en el punto

anterior, excepto en el almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios.

El inventario fsico del almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios, se

efectuar anualmente.

El inventario fsico comprender todas las existencias de los almacenes a cargo del
Centro de Trabajo y/o de la Direccin de Materiales

El Dpto. de Contabilidad, teniendo en cuenta la planificacin efectuada sobre los

inventarios a realizarse dispondr:
o

El nombramiento de los jefes de equipo por Almacn as como la conformacin de

los grupos para el proceso de inventario.

Entregar al personal de inventario la Hoja de Instrucciones para la Toma de

Inventario

Entregar al equipo de inventario las fichas de toma de Inventario

Coordinar con el Dpto. de Logstica la movilidad y la entrega de tiles de inventario

y otros elementos necesarios para efectuar la labor.

El jefe del Dpto. de Contabilidad cursar con la anticipacin pertinente, un

memorndum de nombramiento y notificacin a los jefes de equipo con la finalidad de
que estos se encuentren listos para efectuar la labor requerida.

El jefe de equipo verificar que el proceso mecanizado de informacin del almacn a

su cargo, se encuentre debidamente al da , lo que permitir verificar la existencia de
los tems de almacn segn registros.

El Contador general y los jefes de equipo se reunir con el personal que efectuar la
toma de inventario y explicar los mecanismos, procedimientos y dems instrucciones
necesarias para efectuar la labor debiendo absolver las dudas que pudiera tener el
equipo de inventario. En esta reunin previa se designar los grupos de trabajo as
como la estrategia y forma de efectuar la labor en el almacn indicado. Se entregar
asimismo el material de trabajo necesario para la labor de campo a realizar.

En el da, lugar y hora sealados se reunirn el jefe de equipo con el personal a su

cargo presentndose ante el titular del almacn por inventariar, con la autorizacin
correspondiente, dejando copia de la misma al encargado de dicho almacn.

El jefe de Inventario o el jefe de equipo en su caso dar las instrucciones necesarias

sobre el movimiento de almacn al almacenero con el objeto de poder efectuar la labor
sin ningn tipo de complicaciones. En este paso el almacenero deber transportar los

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materiales pendientes de entrega a la zona de despacho debiendo estos corresponder

a los de las notas de salida del corte documentario.
En el caso de los materiales pendientes de ingreso a la fecha del corte documentario,
debern ser internados y ubicados en el lugar que les corresponda.
En caso de que el inventario se efecte en movimiento antes de proceder al ingreso o
salida de un material, el almacenero deber comunicar al jefe de equipo para que este
proceda a controlar e inventariar los materiales que se procesan, debiendo este, en
todos los casos anotar su visto en los documentos de almacn y anexo de corte
documentario.
El almacenero y su personal intervendrn en el inventario solo para indicar el lugar
donde se encuentran ubicados los bienes y para aclarar aspectos requeridos por el
equipo inventariador.

Seguidamente se proceder a efectuar el corte documentario debiendo firmar el jefe

de equipo todas las notas de ingreso y salida que se encontrasen en proceso de
trmite anotando en un documento denominado Corte de Inventario la relacin de los
documentos antes sealados y dems ocurrencias necesarias previas al inicio de la
labor de conteo. Dicho documento ser suscrito por el Contador general, jefe de
equipo y encargado del almacn.

Una vez concluido el corte documentario, el encargado del almacn proceder a

ingresar al sistema mecanizado las notas de ingreso y salida de almacn por tramitar
que figuran el en documento Corte de Inventario. El jefe de equipo proceder a
verificar el ingreso de esta informacin en el aplicativo de inventario, procedindose a
imprimir el listado oficial de toma de inventario el cual ser emitido en los siguientes
ejemplares :
Original : Jefe de equipo
Copia : Encargado de cada Almacn.
Los listados en mencin sern desglosados una vez concluido el proceso fsico de
inventario.

Una vez concluido el corte documentario fsico el personal inventariador proceder a

ubicarse en los stands o zonas asignadas procediendo el conteo de los materiales de
acuerdo a lo indicado en el instructivo recibido.

El inventario ser al barrer y se realizar por parejas, donde uno contar y otro
apuntar en las hojas de trabajo en filas debidamente ordenadas consignando lo
nombres de los inventariadores y la fecha en cada una de las hojas.

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Una vez concluida la labor de conteo de los materiales el personal inventariador

suscribir todas las hojas de trabajo procediendo a entregar el jefe de equipo dichos
documentos. El jefe de equipo podr ir requiriendo hojas de trabajo terminadas a
medida que transcurre el inventario con la finalidad de ir adelantando su trabajo de
centralizacin de datos.

El jefe de inventario o el jefe de equipo en su caso procedern al traslado de los datos

contenidos en las hojas de trabajo al listado de control de inventario en original y
copia.

Terminada la labor de verificacin, al final de los listados debern suscribirlos

necesariamente el encargado del Almacn y el jefe de equipo haciendo un resumen de
los faltantes y sobrantes. Se proceder seguidamente a desglosar el listado en original
y copia entregando al encargado del almacn el ejemplar que le corresponde.

En este caso se determinar lo siguiente:

a) Faltantes por merma: Tratndose de bienes slidos o lquidos que por su naturaleza
se volatilizan, ser aceptada siempre y cuando est dentro de la tolerancia
establecida.
b) Faltantes por negligencia o sustraccin: El almacenero o servidor a cargo de la
custodia son responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la prdida.
c) Faltantes por volumen de movimiento: En estos casos se determinar los que
corresponden a instrumentos de medida y/o en cantidad dentro de mrgenes
aceptables.

6.2. Procedimientos (Flujograma)

Ver flujograma en pgina siguiente

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6.3. Gestin de formatos / plantillas

Formato de conteo cclico PEOPLE SOFT

Formato de conteo cclico de contingencia Excel

Cronograma de inventarios cclicos

Formato de registro de conciliacin diaria de cclicos

Formato de diferencias acumuladas

6.4. Formatos

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7. HISTORIAL
Versin
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Descripcin del Cambio

Versin inicial

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Distribucin
Personal involucrado

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