UNIDAD 8

EL MTODO Y LOS LIBROS CONTABLES

1. LOS HECHOS CONTABLES

2. LAS CUENTAS.
3. CLASIFICACIN Y FUNCIONAMIENTO DE LAS CUENTAS
4. TCNICISMOS DE LAS CUENTAS
5. LA PARTIDA DOBLE
6. GASTOS E INGRESOS
7. LOS LIBROS CONTABLES:
7.1. NORMATIVA LEGAL DE CARCTER BSICO
RELATIVA A LOS
LIBROS CONTABLES
7.2. LIBRO DIARIO
7.3. LIBRO MAYOR
7.4. LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANULAES:
7.4.1.
EL BALANCE DE COMPROBACIN
8. CONCLUSIN DEL CICLO CONTABLE.
8.1. DETERMINACIN DEL RESULTADO DEL
EJERCICIO. REGULARIZACIN

UNIDAD 8
EL MTODO Y LOS LIBROS CONTABLES
1. LOS HECHOS CONTABLES
Entenderemos por hecho contable cualquier modificacin o cambio que se
produzca en la empresa y que afecte o pueda afectar a su patrimonio
Todos los hechos contables deben quedar recogidos en la contabilidad. Segn las
modificaciones que producen podemos diferenciar entre:

Hechos permutativos: son los que alteran el Activo, el Pasivo o el Capital pero sin
modificar la cuanta del Patrimonio Neto. Son cambios que no implican prdidas o
ganancias. Se trata de simples cambios cualitativos.
Hechos modificativos: Representan ingresos o gastos que modifican el Patrimonio
Neto de la empresa.
Hechos mixtos: son los que estn formados por hechos permutativos y elementos
modificativos. Pueden ser aumentativos o disminutivos.

2. LAS CUENTAS
La cuenta es un instrumento de representacin y medida de un elemento
patrimonial que capta la situacin inicial de este y las variaciones que
posteriormente se vayan produciendo en l.
A cada elemento patrimonial se le asigna una cuenta. El nombre que se asigna a cada
cuenta guarda relacin con el elemento que se quiere representar.
Las cuentas se dividen en dos partes:
DEBE (D): Parte izquierda
HABER (H): Parte derecha
El esquema de cuenta se representa por una T que responde a un extracto de su
representacin grfica normal.
DEBE
TTULO
HABER
Anotaciones realizadas
Anotaciones realizadas en el
en el Debe o parte izquierda
Haber o parte derecha de la
de la cuenta
cuenta

3. CLASIFICACIN Y FUNCIONAMIENTO DE LAS CUENTAS

Podemos hacer dos grandes grupos de cuentas:

CUENTAS DE PATRIMONIO O BALANCE: Aquellas que se utilizan para

representar los distintos elementos patrimoniales (bienes, derechos y
obligaciones).
Con el saldo de estas cuentas se elabora el BALANCE DE SITUACIN.

Las cuentas patrimoniales se clasifican en:

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CUENTAS DE ACTIVO o de estructura econmica: son las que representan los

elementos patrimoniales que signifiquen bienes o derechos para la empresa

CUENTAS DE PASIVO o de fuentes de financiacin ajenas de la empresa.

Representan los elementos patrimoniales que signifiquen obligaciones y deudas
pendientes de pago.

CUENTAS DE PATRIMONIO NETO o fuentes de financiacin propia: agrupan

elementos patrimoniales que recogen los fondos que el empresario ha aportado
o los beneficios generados por la empresa y no distribuidos. (Reservas)

CUENTAS DE GESTIN: Aquellas que representan los flujos de ingresos y gastos

que han ocurrido en una empresa durante un periodo de tiempo determinado. A
partir del saldo de estas cuentas se obtiene la cuenta de resultados (Prdidas y
Ganancias)
Las cuentas de gestin pueden ser:

CUENTAS DE GASTOS: Implican disminuciones en el patrimonio neto

de la empresa durante el ejercicio.
CUENTAS DE INGRESOS: Implican incrementos en el patrimonio neto
de la empresa durante el ejercicio.

FUNCIONAMIENTO DE LAS CUENTAS. CONVENIO DEL CARGO Y EL ABONO

Para registrar los datos dentro de las cuentas, hay que tener presente las siguientes
REGLAS, denominadas convenio del cargo y el abono.
CUENTAS DE ACTIVO
DEBE
HABER

Ttulo de la cuenta
Valor inicial
Aumentos

Disminuciones

CUENTAS DE PASIVO Y PATRIMONIO NETO

DEBE
HABER

Ttulo de la cuenta
Disminuciones

Valor inicial
Aumentos

CUENTAS DE GASTOS
DEBE
HABER

Ttulo de la cuenta
Valor inicial
Aumentos

Disminuciones

CUENTAS DE INGRESOS
3

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DEBE
HABER

Ttulo de la cuenta
Disminuciones

Valor inicial
Aumentos

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4. TECNICISMOS DE LAS CUENTAS

ABRIR UNA CUENTA es anotar en ella su ttulo y la primera cantidad
CARGAR, ADEUDAR O DEBITAR una cuenta es realizar una anotacin en el Debe
de la misma.
ABONAR, ACREDITAR O DESCARGAR una cuenta es hacer una anotacin en el
Haber de la misma.
SALDO de una cuenta es la diferencia existente entre las sumas del Debe y las del
Haber.
- Si la Debe Haber, se dice que tienes Saldo deudor (Sd)
- Si la Debe Haber, se dice que tiene Saldo acreedor (Sa)
- Si la Debe = Haber, se dice que tiene Saldo cero (So)
-

Las
Las
Las
Las

cuentas
cuentas
cuentas
cuentas

de
de
de
de

Activo tendrn saldo deudor o cero

Pasivo y Patrimonio Neto tendrn saldo acreedor o cero.
Gastos tendrn saldo deudor o cero
Ingresos tendrn saldo acreedor o cero

LIQUIDAR una cuenta consiste en realizar las operaciones necesarias para conocer
su saldo.
SALDAR una cuenta consiste en colocar el saldo en el lado que sume menos para
equilibrar la cuenta.
CERRAR una cuenta consiste en sumar los dos lados despus de haber saldado la
misma.
REAPERTURA de una cuenta: se efecta colocando el saldo en el lado contrario al
que se inscribi para saldarla.
El valor de los elementos patrimoniales que se registran en una cuenta
est indicado en cada momento por su saldo.

5. LA PARTIDA DOBLE
Todo hecho contable debe ser registrado de manera que refleje tanto el origen de los
fondos que intervienen en l como su destino o aplicacin.
El principio fundamental del mtodo de la partida doble dice que toda anotacin
contable debe realizarse de forma que conserve permanentemente la igualdad
expresada en la ecuacin fundamental del patrimonio.
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO
Para ello deben cumplirse los siguientes principios de funcionamiento:
1. En todo hecho contable siempre hay un deudor (o deudores) por el importe de la
operacin, y un acreedor (o acreedores) de la misma cantidad. Es decir, la
operacin se ha de registrar por lo menos en dos cuentas.
2. En toda operacin contable, es deudor el elemento patrimonial que recibe, y
acreedor el que entrega.
5

UNIDAD 8
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3. La suma de valor que se adeuda a una o varias cuentas ha de ser igual a la que se
abone a otra u otras referidas a un mismo hecho contable.
4. En cualquier momento, la suma de las cantidades deudoras correspondientes al
DEBE de todas las cuentas ha de ser igual a las cantidades acreedoras que figuran
en el HABER de todas las cuentas.

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6. GASTOS E INGRESOS
Los gastos inciden de forma negativa en el resultado, por lo que tales cuentas
recogern prdidas.
PAGO
GASTO

Disminucin
de
Neto

DEUDA

Los ingresos inciden de forma positiva, por lo que las cuentas de ingresos recogen
ganancias.

INGRE
SO

COBRO

Aumento de
Neto

DERECH
O
Los gastos nacen siempre por el Debe y tienen saldo deudor, y los ingresos nacen por
el haber y tienen saldo acreedor.
Los gastos e ingresos del ejercicio se imputarn a la cuenta de prdidas y ganancias
(Resultados del ejercicio) y formarn parte del resultado, excepto cuando proceda
su imputacin directa al patrimonio neto, en cuyo caso se presentarn en el estado
que muestre los cambios en el patrimonio neto.
7.

LOS LIBROS CONTABLES

Las variaciones que se producen en el patrimonio de la empresa deben estar

documentadas (facturas, recibos, letras de cambio, cheques, extractos bancarios,
nminas, contratos, plizas de seguros, etc.). Estos documentos son los que servirn
de base para la realizacin de los registros contables en los libros de contabilidad.
Libros contables:
Segn la legislacin mercantil:

Obligatorios:
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Libro Diario
Libro de actas (sociedades)

Voluntarios:

Resto de libros que desee llevar la empresa

segn su actividad (libro Mayor, libros Auxiliares...)

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Segn mtodo contable:

Libro
Libro
Libro

Principales:
Diario
de Inventarios y Cuentas Anuales
Mayor

Auxiliares:
Libro
Libro
Libro
Libro
Libro
Libro
Libro

de
de
de
de
de
de
de

Caja
Bancos
cuentas con clientes
cuentas con proveedores
registro de facturas emitidas
registro de facturas recibidas
almacn.......

7.1. NORMATIVA LEGAL DE CARCTER BSICO RELATIVA A LOS LIBROS

CONTABLES
Artculo 25 del Cdigo de Comercio: Todo empresario deber llevar una
contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un
seguimiento cronolgico de todas sus operaciones, as como la elaboracin peridica
de balances e inventarios. Llevar necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en
las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas Anuales, y
un libro Diario
Artculo 26 del Cdigo de Comercio: Adems de estos libros, las sociedades
mercantiles deben llevar un libro de Actas
Las normas fiscales pueden obligar tambin a las empresas a llevar otros libros y
registros, como son: Libro de registro de compras y gastos y de bienes de inversin,
de ventas e ingresos, y de facturas emitidas y recibidas
Artculo 27 del Cdigo de Comercio: establece que los libros que los empresarios
estn obligados a llevar deben legalizarse, es decir, deben presentarse en el Registro
Mercantil:
Antes de utilizarlos (para diligenciarlos)
Hasta cuatro meses despus de cerrado el ejercicio econmico debidamente
encuadernados y numerados.
Artculo 29 del Cdigo de Comercio: establece que todos los libros deben ser
llevados con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, tachaduras ni
raspaduras, sin abreviaturas cuyo significado sea impreciso y, expresando los valores
en euros.
Artculo 30 del Cdigo de Comercio: establece que los libros contables se
conservarn, junto con la documentacin y justificantes correspondientes, seis aos
a partir de la ltima anotacin realizada, salvo lo que se establezca en disposiciones
generales o especiales

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Artculo 31 del Cdigo de Comercio: los libros de contabilidad tienen un valor
probatorio que ser apreciado por los Tribunales conforme a las reglas generales de
Derecho.

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Artculo 32 del Cdigo de Comercio: La contabilidad de los empresarios es secreta,
sin perjuicio de lo que derive en lo expuesto en las leyes. Este secreto contable no
afecta a las Cuentas Anuales que deben presentarse para su depsito en el Registro
Mercantil (lugar donde se puede acceder a ellas pblicamente)
7.2. LIBRO DIARIO
El libro Diario registrar da a da las operaciones relativas a la actividad de
la empresa. Ser vlida, sin embargo, la anotacin conjunta de los totales de
las operaciones por periodos no superiores al mes, a condicin de que su
detalle aparezca en otros libros o registros concordantes (Art. 28.2 del C. de
C.)
Cada anotacin realizada en una cuenta en el libro Diario se denomina APUNTE. Al
conjunto de apuntes correspondientes a un hecho contable se le denomina
ASIENTO.
El asiento es la expresin escrita de las operaciones contables en el libro Diario,
realizada segn el Mtodo de la Partida Doble y segn los principios que regulan
el funcionamiento de los diferentes tipos de cuentas (Convenido del cargo y el
abono)
Segn la partida doble: En un asiento la suma de las cantidades anotadas en el Debe
tiene que ser igual que la suma de las cantidades anotadas en el Haber
Los asientos sern numerados consecutivamente y se van realizando por orden de
fechas.
Los asientos pueden ser:
Segn su estructura:
Simples: una anotacin en el Debe y otro en el Haber
Compuestos: una anotacin en el Debe y dos o ms en el Haber o viceversa
Complejos: dos o ms anotaciones tanto en el Debe como en el Haber
Segn su objetivo:
- De apertura: bien por inicio de actividad (constitucin) o por inicio de
ejercicio
- De gestin: refleja las operaciones realizadas por la empresa durante el
ejercicio econmico.
- De periodificacin: se separan los ingresos y los gastos del perodo actual
de los del perodo siguiente.
- De regularizacin: son los que determinan el resultado
- De cierre: al final del ejercicio
- De correccin de errores.
FORMATO DE LIBRO DIARIO
Existen diferentes tipos de formatos del libro Diario, aunque todos contienen los
mismos elementos. Una de las disposiciones prcticas, ms difundidas actualmente,
es el siguiente:
10

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Libro Diario:
Hoja N.
DEBE

HABER
Ref.

Cantida
d del
Debe

N de orden__________ Fecha______________

Ref.
Cantidad
del
Haber

TTULO de la cuenta del Debe

a
TTULO de la
cuenta
del Haber
Concepto de la operacin registrada
N de orden__________ Fecha______________

Referencia para el libro Mayor (N de folio del Mayor al que se pasa cada cantidad
deudora o acreedora)
Ejemplo:
Libro Diario:
N.

Hoja

DEBE

1.000

HABER
Ref.

1____________________ 01-01____________________

(572)Bancos, c/c, euros

a (102) Capital

Ref.
2

1.000

Fundacin de la empresa con aportacin en c/c

n del Banco
2___________________ Fecha____________________

Formato programa informtico:

N DE
ASIENT
O
1
1

FECHA
01-0108
01-01-

CONCEPTO
(Breve
explicacin)
Aportacin
socios

DEBE
1.000

HABER

1.000

DOCUMENT
O

TTULO
DE LA
SUBCUEN
TA
572

11

UNIDAD 8
EL MTODO Y LOS LIBROS CONTABLES
08

Aportacin
socios

102

7.3. LIBRO MAYOR

El libro Mayor es el libro que recoge, de forma ordenada, todas las cuentas que se
llevan en la empresa.
Aunque no es obligatorio segn el Cdigo de Comercio, si es un libro principal, ya
que la empresa deber llevarlo para poder conocer la situacin y movimientos de
cada elemento patrimonial y poder redactar los balances.

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UNIDAD 8
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Todo lo escrito en las hojas del libro Diario por orden cronolgico (da a da) debe
trasladarse inmediatamente a otras hojas, cada una de las cuales est dedicada a un
elemento patrimonial distinto (en cada hoja se registra una cuenta). Estas hojas
formarn el libro Mayor.
El Mayor ordena la informacin del Diario con relacin a cada cuenta y ello permite
conocer en cualquier momento la situacin del elemento patrimonial representado por
dicha cuenta.
El denominado rayado completo de la cuenta es el ms adecuado para registrar las
operaciones.
Cdigo
Fech
a

Ttulo:

Concepto

Debe

Haber

Saldo

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(1)
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)

Fecha en que se produce la variacin

Concepto por el que se produce la variacin del elemento
Referencia con otro registro o documento (n de asiento en el diario)
Anotaciones que corresponden al Debe
Anotaciones que corresponden al Haber
Saldo de la cuenta despus de cada variacin:

- Cuentas de Activo:
Cuentas de Pasivo y Patrimonio Neto:
Saldo anterior
Saldo anterior
+ Cargos
+ Abonos
- Abonos
- Cargos
Saldo siguiente
Saldo siguiente
(7) Inicial para indicar el signo del saldo:
D: para indicar saldo deudor (mayor el Debe)
H: para indicar saldo acreedor (mayor el Haber)
7.4. LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANULAES
Es un libro obligatorio y contiene los siguientes documentos:
LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES:
Apertura

BALANCE INICIAL DETALLADO

Trimestralmente

BALANCE DE COMPROBACIN DE SUMAS Y SALDOS

Final del ejercicio

INVENTARIO DE CIERRE DE EJERCICIO

CUENTAS ANUALES
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CUENTAS ANUALES
BALANCE DE SITUACIN
CUENTA DE PRDIDAS Y GANANCIAS
ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO
ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO
MEMORIA
7.4.1.

EL BALANCE DE COMPROBACIN

Con la aparicin de la gestin informatizada de la contabilidad ha perdido su

importancia. Anteriormente su objeto real era comprobar que se cumpla el axioma de
partida doble: Activo = Pasivo + Patrimonio Neto y Anotaciones al Debe =
Anotaciones al Haber No obstante, es til para el anlisis de la empresa, dado que al
acumular saldos del Mayor, permite observar en un solo documento y de manera
ordenada y sistemtica las cantidades abonadas y cargadas a todas y cada una de las
cuentas que haya tenido movimientos.
No obstante sigue siendo un documento obligatorio segn el artculo 28 del C. de C.
que dice al menos trimestralmente se transcribirn con sumas y saldos los
balances de comprobacin en el libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Los datos se obtendrn de los registrados en el libro Mayor. Sabemos que, por los
principios de partida doble, las cantidades anotadas en el debe o cargadas de las
cuentas, han de ser iguales a las cantidades anotadas en el haber o abonadas de las
cuentas.
FORMATO DEL BALANCE DE COMPROBACIN DE SUMAS Y SALDOS
BALANCE DE COMPROBACIN DE SUMAS Y SALDOS
DE.
CONFECCIONADO EL..DE...DE....
CDIGO
DE LAS
CUENTA
S

SUMAS
CUENTAS DEL
MAYOR

TOTALES

DEBE

DEBE
=

SALDOS

HABER

HABE
R

DEUDOR

ACREEDOR

S.
DEUDOR=

S.
ACREEDO
R

Una vez elaborado el Balance de comprobacin habr que comprobar:

Que las columnas Debe y Haber suman lo mismo y que, adems,

coinciden con las sumas de las columnas Debe y Haber del libro
Diario.
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UNIDAD 8
EL MTODO Y LOS LIBROS CONTABLES

Que las columnas saldo deudor y saldo acreedor suman lo mismo.

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UNIDAD 8
EL MTODO Y LOS LIBROS CONTABLES
8.

CONCLUSIN DEL CICLO CONTABLE

Se denomina ciclo contable al conjunto de registros contables efectuados en los

diferentes libros de contabilidad con origen en las operaciones que realiza la empresa
y que afectan a su patrimonio empresarial en un ejercicio econmico.
El ejercicio econmico de una empresa, normalmente, coincide con el ao natural, es
decir, el periodo que abarca desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre.
En el ciclo contable de un ejercicio econmico se pueden diferenciar las siguientes
etapas:
1.
2.
3.

Apertura de los libros

Registro de las operaciones del ejercicio
Operaciones de fin de ejercicio
APERTURA:
1. Inventario inicial: Con la relacin detallada de bienes, derechos y deudas del
patrimonio empresarial. (Libro de Inventarios y Cuentas Anuales)
2. Asiento de apertura: Tomando los datos del inventario inicial, el asiento de
apertura del libro Diario consistir en hacer un cargo en las cuentas de Activo y un
abono en las cuentas de Pasivo y Patrimonio Neto. (Libro Diario)
Trascripcin del asiento de apertura al libro Mayor.
OPERACIONES DEL EJERCICIO:
3. Asientos de gestin del ao: El libro Diario registrar da a da todas las
operaciones relativas a la actividad de la empresa (Libro Diario)
Trascripcin de los asientos al libro Mayor
4. Balances de comprobacin: Por lo menos trimestralmente sern transcritos con
sumas y saldos los balances de comprobacin (Libro de Inventarios y Cuentas
Anuales)
OPERACIONES DE FIN DE EJERCICIOR:
5. Asientos previos a la regularizacin
6. Balance de comprobacin de sumas y saldos del 4 trimestre, antes de
regularizar (Libro de Inventarios y Cuentas Anuales)
7. Regularizacin y cierre del ciclo contable: Despus de registrar la ltima
operacin de gestin del ao, el contable proceder a efectuar las operaciones de
regularizacin y cierre. Que se componen de los siguientes pasos:
Regularizacin: la empresa salda las cuentas de gastos e ingresos para
determinar los resultados de la gestin empresarial (Libro Diario y Mayor)
Inventario Final (Libro de Inventarios y Cuentas Anuales)
Redaccin de las Cuentas Anuales: (Libro de Inventarios y Cuentas
Anuales)
Balance de Situacin
Cuenta de Prdidas y Ganancias
Estado de cambios en el patrimonio neto
Estado de flujos de efectivo
Memoria
Asiento de cierre. Se salda las cuentas de balance haciendo un abono en las
cuentas con saldo deudor, y un cargo en las cuentas con saldo acreedor. (Libro
Diario y Mayor)
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EL MTODO Y LOS LIBROS CONTABLES

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UNIDAD 8
EL MTODO Y LOS LIBROS CONTABLES
8.1. DETERMINACIN DEL RESULTADO DEL EJERCICIO. REGULARIZACIN
El resultado del ejercicio econmico se determina comparando los ingresos y los
gastos que la empresa ha tenido en dicho perodo.
Si Ingresos Gastos Beneficios
Si Gastos Ingresos Prdidas
El proceso contable para determinar el resultado del ejercicio se denomina
REGULARIZACIN
ESTE PROCESO CONSISTE EN CANCELAR (CERRAR) LAS CUENTAS DE GASTOS
E INGRESOS Y LLEVAR SUS SALDOS A LA CUENTA DE RESULTADOS DEL
EJERCICIO.
LIBRO DIARIO
DEBE

REF
.

REF
.

HABER

N___________31 de
diciembre_________
SUMA DE
LOS SALDOS
DE LAS
CUENTAS DE
GASTOS

Resultado del ejercicio

a) Cuenta
de gasto 1
a) Cuenta
de gasto 2

SALDO CTA.
1
SALDO CTA.
2

.
Por la cancelacin de todas
las cuentas de gastos
N___________31 de
diciembre_________
Cuenta de ingreso 1
Cuenta de ingreso 2

a)
Resultado del ejercicio

SALDO CTA.
1
SALDO CTA.2

SUMA DE
LOS SALDOS
DE LAS
CUENTAS DE
INGRESOS

Por la cancelacin de todas

las cuentas de ingresos

Despus se pasarn estos asientos al libro Mayor.

Las cuentas de gastos e ingresos deben quedar canceladas y el saldo de la cuenta de
Resultados del ejercicio reflejar el resultado contable obtenido en el ejercicio
econmico.
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UNIDAD 8
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DEBE

SUMA DE LOS SALDOS DE

LAS CUENTAS DE GASTOS

RESULTADOS DEL EJERCICIO

HABER
SUMA DE LOS SALDOS DE LAS
CUENTAS DE INGRESOS

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Si

D H Sd
Sd = PRDIDAS
Gastos Ingresos PRDIDAS

HDS
Sa = BENEFICIOS
Ingresos Gastos BENEFICIOS

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