Manual de Usuario SAC

Implantacin SAC
Manual de Usuarios
IMPLANTACIN SISTEMA DE ATENCIN AL

CIUDADANO
SAC
MANUAL DE USUARIOS
Implantacin SAC
Manual de Usuarios
CONTENIDO
INTRODUCCIN ..............................................................................................................................3
QUE ES SAC? .................................................................................................................................4
COMO ACCEDER A SAC?..........................................................................................................4
TIPOS DE ROL MANEJADOS POR SAC........................................................................................5

4.1
4.2
4.3
4.4
ROL DE CIUDADANO: ..........................................................................................................5

ROL DE OPERADOR: .............................................................................................................6
ROL DE FUNCIONARIO: .......................................................................................................6
ROL DE ADMINISTRADOR: ...................................................................................................7
DESCRIPCIN DE FUNCIONALIDADES.......................................................................................8
5.1
INGRESAR AL SISTEMA..........................................................................................................8
5.2
REGISTRO DE CIUDADANO.................................................................................................9
5.3
ACTUALIZAR DATOS ...........................................................................................................12
5.4
AGREGAR REQUERIMIENTOS ...........................................................................................13
5.4.1 CIUDADANO ...................................................................................................................13
5.4.2 OPERADOR......................................................................................................................14
5.5
CONSULTAR REQUERIMIENTOS ........................................................................................17
5.5.1 CIUDADANO ...................................................................................................................17
5.5.2 OPERADOR......................................................................................................................18
5.6
CONSULTAR CIUDADANOS ..............................................................................................22
5.7
EDITAR CIUDADANOS ........................................................................................................23
5.8
CATALOGAR REQUERIMIENTOS WEB .............................................................................23
5.9
REQUERIMIENTOS ELIMINADOS .......................................................................................24
5.10
EXPORTAR CAMPOS ..........................................................................................................25
5.11
BSQUEDA DE REQUERIMIENTOS ....................................................................................26
5.12
PRINCIPAL .............................................................................................................................27
5.12.1
REQUERIMIENTOS-CARTELERA ...............................................................................28
5.12.2
REPORTES ADMINISTRATIVOS .................................................................................28
5.12.3
ESTADSTICAS DEL SITIO ............................................................................................29
5.12.4
ADMINISTRACIN .....................................................................................................29
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INTRODUCCIN
El presente documento describe las funciones del Sistema de Atencin

al Cliente SAC y la mecnica operativa a seguir para su correcta
utilizacin en cada uno de los roles existentes en sistema, como son:
ciudadano, operador, funcionario y administrador. En las pginas
siguientes se especifica en detalle y desde el punto de vista del usuario,
el funcionamiento general del sistema de atencin al ciudadano SAC.
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QUE ES SAC?
El Sistema de Atencin al Ciudadano SAC, es una herramienta CRM

(Customer Relationship Management o de Gestin de las Relaciones
con el Cliente) que le permite al cliente o ciudadano, registrar
requerimientos mediante diferentes canales: Web, pantallas de auto
consulta, acceso telefnico, ventanillas, documentos fsicos y correo
electrnico.
SAC permite registrar los siguientes tipos de requerimientos: Consultas,
Sugerencias, Quejas, Reclamos, Felicitaciones y trmites en lnea. Desde
la comodidad de su casa u oficina, puede realizar seguimiento a sus
requerimientos y recibir, si as lo desea, notificacin del estado de sus
requerimiento va e-mail.
Desde el punto de vista de la entidad receptora de requerimientos
(consultas, quejas/reclamos, trmites o felicitaciones); SAC
realizar el
permite
seguimiento y trazabilidad de cada solicitud, desde la
radicacin por parte del usuario a travs de los diferentes canales, hasta
la generacin de la respuesta final al ciudadano.
COMO ACCEDER A SAC?
Para acceder a SAC, tan slo debe registrar sus datos bsicos, el usuario
y la contrasea. Si ya est registrado, ingrese su nombre de usuario y
contrasea y presione el botn Aceptar, de lo contrario haga clic en
registrarse y llene toda la informacin solicitada.
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Si ya abri o registr requerimientos en la Unidad de Atencin al

Ciudadano de la Secretaria de Educacin, haga clic en completar
datos; el sistema le solicitar el ingreso de la informacin faltante
(aquella que no complet en la consulta presencial) para continuar su
proceso de consulta o seguimiento del estado del requerimiento.
Al ingresar al sistema, el ciudadano encontrar una interfaz de usuario
donde podr actualizar su informacin de registro, consultar el estado
de los requerimientos que realice a la Secretaria de Educacin, crear
nuevos requerimientos sobre consultas, quejas o reclamos, sugerencias y
trmites.
4.1
TIPOS DE ROL MANEJADOS POR SAC

ROL DE CIUDADANO:
El ciudadano es la persona que expone sus requerimientos a la

Secretaria de Educacin mediante la Web, acceso telefnico, e-mail o
personalmente.
Sus funciones y opciones permitidas en SAC son:
Ingresar al sistema
Registrar usuario y contrasea
Actualizar datos
Consultar requerimientos
Agregar requerimientos
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4.2
ROL DE OPERADOR:
El operador es la persona encargada asignar y responder

requerimientos.
Ingresar al sistema
Resumen de requerimientos
Agregar requerimientos
Catalogar requerimientos Web
Consultar ciudadanos
Seleccionar campos a exportar
Consultar requerimientos
Responder requerimientos
Asignar requerimientos
Exportar campos
4.3
ROL DE FUNCIONARIO:
El funcionario es la persona encargada en una dependencia, de dar

trmite o respuesta a los requerimientos asignados por el operador o
administrador de rea. El sistema generar una alerta va correo
electrnico al funcionario responsable. Dicho correo electrnico
contendr los datos bsicos del requerimiento, la fecha lmite de
respuesta y un link para ingresar al sistema con el fin de proceder a dar
la respuesta respectiva.
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Ingresar al sistema
Consultar requerimientos asignados
Responder requerimientos asignados
4.4
ROL DE ADMINISTRADOR:
El administrador es la persona encargada de administrar el sistema de

atencin al Ciudadano SAC
Ingresar al sistema
Configurar el sistema
Administrar parmetros del sistema
Consultar, agregar, modificar, eliminar, recuperar, asignar y
responder requerimientos
Consultar, agregar, modificar, desactivar y eliminar ciudadanos
Exportar todos los campos de cualquier requerimiento
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5.1
DESCRIPCIN DE FUNCIONALIDADES
INGRESAR AL SISTEMA
El acceso al Sistema de Atencin al Ciudadano SAC, se realiza a

travs de la pgina Web de cada Secretaria de Educacin, a la cual se
llega a travs de un Web browser (Internet Explorer, Optera, etc.),
dando clic en link de Atencin al Ciudadano. Este link conduce a la
pantalla principal de SAC, como se muestra en la siguiente imagen.
El men principal de SAC, presenta siete opciones como se muestra a

continuacin:
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Secretaria de Educacin: Este botn lo llevara a la pgina

principal de la Secretaria de Educacin.
Generalidades: En esta seccin podr observar informacin de la
Secretaria de Educacin.
Tramites: En esta seccin podr observar los diferentes trmites
que se realizan a travs de la Secretaria de Educacin.
Consultas: En esta seccin podr realizar consultas
Sugerencias: En esta seccin podr realizar cualquier tipo de
sugerencias y/o temas relacionados con el sector educativo.
Quejas y reclamos: En esta seccin podr hacer llegar a la
secretaria de educacin cualquier tipo de queja o reclamo
relacionado con el sector educativo.
Inicio: Vuelve al men de Atencin al Ciudadano.
5.2
REGISTRO DE CIUDADANO
Desde la
pgina principal de SAC, se debe dar clic sobre el link
Consultar Mis Requerimientos. Aparecer un formulario de entrada al

sistema en el que deber introducir su nombre de usuario y contrasea.
Si es la primera vez que accede a la aplicacin, deber registrarse
pulsando sobre el enlace Registrarse, como se muestra en la siguiente
imagen.
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Si se ha pulsado sobre el enlace Registrarse, acceder al formulario de

registro dispuesto para tal efecto, como se muestra en la siguiente
imagen.
10
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Usuario: Nombre con el que se acceder a la aplicacin

Contrasea: La contrasea de acceso
Confirmar contrasea: Se deber repetir la contrasea para
asegurarse que no la ha introducido mal.
Nombres: Nombres completos del usuario o ciudadano.
Apellidos: Apellidos completos del usuario o ciudadano.
Documento de Identidad: Documento de identidad del usuario o
ciudadano.
Tipo de documento: Se debe ingresar el tipo de documento
respectivo
para
que
la
aplicacin
pueda
realizar
los
ordenamientos y filtros requeridos por este concepto: cedula de

ciudadana,
cedula
de
extranjera,
tarjeta
de
identidad,
pasaporte, NIT, No hay informacin y otros

Lugar Documento: Se debe ingresar el lugar de expedicin del
documento
para
que
la
aplicacin
pueda
cargar
el
Departamento/Distrito y el Municipio
Correo electrnico: Debe ingresarse la direccin de correo
electrnico del usuario (obligatorio) o ciudadano (opcional)
Sexo: Se debe seleccionar el gnero - sexo: (F) femenino o (M)
masculino
Procedencia: Debe ingresarse el pas, Departamento/Distrito y
Ciudad de
origen del usuario para que la aplicacin pueda
cargar los pases

Direccin: Direccin de correspondencia correcta del usuario o
ciudadano (opcional)
11
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Telfono: Telfono del usuario o ciudadano (opcional)

Datos Adicionales: Datos adicionales del usuario o ciudadano
para una fcil identificacin (opcional)
5.3
ACTUALIZAR DATOS
Una vez el ciudadano haya ingresado usuario y contrasea puede dar

clic en la opcin Actualizar datos.
En esta ventana de actualizacin, el usuario podr modificar la
informacin de registro y al guardar podr visualizar su formato de
registro actualizado, como se muestra en la siguiente imagen:
12
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5.4
AGREGAR REQUERIMIENTOS
5.4.1 CIUDADANO
El usuario o ciudadano debe seleccionar el tipo de requerimiento: queja
o reclamo, consulta, sugerencia, trmite o felicitacin. Posteriormente se
debe diligenciar el contenido del requerimiento, el cual debe tener un
tamao no mayor a 4000 caracteres. Finalmente si el usuario o
13
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ciudadano lo desea, puede adjuntar un archivo como complemento

de su requerimiento; el tamao del archivo no puede superar 5 MB.
El proceso termina cuando el usuario guarda el requerimiento, como se

muestra en la siguiente imagen.
5.4.2 OPERADOR
El Operador debe digitar los caracteres de bsqueda de su preferencia
por ejemplo (nombre, apellido, cedula, %, etc.). Dar clic sobre el botn
Buscar. Editar o crear un nuevo registro del ciudadano, como se
muestra en la siguiente imagen:
14
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Seleccionar el Estado.
Digitar numero de folios si existe, en caso de atencin personal
al ciudadano.
Digitar numero de anexos, que incluya el ciudadano para su
requerimiento.
Transcribir y copiar el requerimiento
Seleccionar
tipo
de
requerimiento:
Queja
y/o
reclamo,
consulta, sugerencia, trmite o felicitacin y escoger canal por

el cual el ciudadano coloc su requerimiento, por: va telefnica,
personal, correo electrnico o Web.
Seleccionar la dependencia y el funcionario para dar respuesta al
requerimiento.
15
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Buscar el Eje temtico para direccionar el requerimiento segn

su tema y automticamente el sistema asignar una Fecha
Vencimiento del requerimiento.
Transcribir o copiar la respuesta en el espacio denominado
Respuesta, en caso que el operador tenga la solucin a sta.
Como herramienta de apoyo, cuenta con la opcin Buscar que
le permite, consultar la base de conocimiento o banco de
preguntas y respuestas, donde se encuentran almacenadas las
preguntas
respuestas
ms
comunes,
realizadas
por
los
ciudadanos.
En caso de soportar el requerimiento con un documento, el
operador puede adjuntarlo en la casilla adjuntar archivo. Para
buscar la ruta se debe pulsar el botn examinar.
Cuando el requerimiento es un derecho de peticin, se debe
activar la casilla Es derecho de peticin.
Cuando el requerimiento no pertenece a la Secretaria de
Educacin, se debe activar la casilla Este requerimiento no
pertenece a la entidad.
Para asegurarse de que el requerimiento no sea modificado por
otros usuarios debe activar la casilla Solo lectura.
Para finalizar, se debe presionar el botn Guardar.
16
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5.5
CONSULTAR REQUERIMIENTOS
5.5.1 CIUDADANO
El usuario podr consultar sus requerimientos, clasificndolos de acuerdo
al nmero de radicacin SAC, fecha de creacin y fecha de
vencimiento, dando un clic sobre el titulo correspondiente para
ordenarlo por el criterio deseado en forma ascendente o descendente.
Adems se pueden emplear filtros para mayor organizacin teniendo
en cuenta el estado, tipo de requerimiento y eje temtico, como se
muestra en la siguiente imagen.
Para visualizar el reporte de un requerimiento especfico, el usuario debe

dar clic sobre ste para acceder a la ventana que contiene la
informacin requerida.
17
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En esta ventana se encuentra informacin general del requerimiento

como el estado o situacin en la que se encuentra la solicitud, creador
u operador encargado de la tipificacin de la solicitud, tipo de
requerimiento, canal, eje temtico, fecha vencimiento, dependencia,
funcionario y el contenido del requerimiento.
Adicionalmente existen opciones de clasificacin que el operador del
sistema emplea durante la tipificacin de un requerimiento, las cuales
pueden ser: una actividad eliminada, un derecho de peticin, un
requerimiento no perteneciente a la Secretaria de Educacin o un
requerimiento de solo lectura.
Si el usuario desea imprimir el reporte deber dar clic sobre generar
reporte, como se muestra en la siguiente imagen:
5.5.2 OPERADOR
18
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El operador puede consultar cualquier requerimiento, seleccionando un

rango de fecha para la bsqueda. Podr ordenar los requerimientos
dando clic sobre el titulo correspondiente para ordenarlo por el criterio
deseado en forma ascendente o descendente. Como se muestra en la
siguiente imagen:
Aparece un campo de texto en donde se digita el criterio de bsqueda,

se da clic sobre el botn Buscar y selecciona el requerimiento que
desea. Desde la pantalla podr ordenar en forma descendente o
ascendente los requerimientos por cualquiera de las columnas que
estn visualizadas.
Opciones permitidas:
Filtrar los requerimientos por creador y responsable.
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Filtrar los requerimientos por estado seleccionar en la columna

estado: todo, abierto, catalogado, en trmite, finalizado y sin
asignar.
Filtrar los requerimientos por tipo de requerimiento seleccionar la
columna tipo: Todo, Queja y/o reclamo, consulta, sugerencia,
trmite o felicitaciones.
Filtrar los requerimientos por canal seleccionar en la columna
canal: todo, telefnico, personal y Web.
Al desplazarse sobre un registro se despliega una ventana con las

siguientes opciones:
Actualizar en ventana nueva: Permite actualizar el requerimiento
desde una ventana nueva y adems imprimir el reporte en Pdf,
como se muestra en la siguiente imagen:
20
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Historial:
Guarda
permite
visualizar
las
actualizaciones
clasificadas por fecha de ejecucin.

Grfica: Genera una grfica que permite visualizar los cambios
efectuados al requerimiento.
E-mail: Permite enviar un e-mail al ciudadano con el reporte de un
requerimiento especfico.
21
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Editar
este
requerimiento:
Permite
al
operador
editar
el
requerimiento o guardar un nuevo requerimiento, como se

Para finalizar permite borrar el registro o ver el reporte PDF de un
requerimiento web.
5.6
CONSULTAR CIUDADANOS
Una vez el operador haya ingresado al sistema puede dar clic en la

opcin Ciudadanos. En esta ventana podr consultar o modificar la
informacin de registro, como se muestra en la siguiente imagen:
El operador podr digitar en la opcin de bsqueda de su preferencia y

dar clic sobre el botn Buscar, inmediatamente le mostrar al
ciudadano que desea ver.
Si desea agregar un nuevo requerimiento al ciudadano, se debe dar
clic sobre el link Agregar Requerimiento y diligenciar el formato.
22
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5.7
EDITAR CIUDADANOS
Al dar clic sobre un ciudadano especifico, se desplegar una ventana

donde al seleccionar el link editar, se podrn modificar los datos del
ciudadano. Como lo muestra la figura:
5.8
CATALOGAR REQUERIMIENTOS WEB
Seleccionar la pestaa Requerimientos WEB, en esta se visualiza

dentro de un parntesis, el nmero de requerimientos registrados por
la web sin catalogar, como se muestra en la siguiente imagen:
23
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Al desplazarse sobre un registro se despliega una ventana con las

Actualizar en ventana nueva: Permite actualizar el requerimiento
desde una ventana nueva.
Editar este requerimiento: Permite al operador editar o guardar el
requerimiento como lo muestra la figura.
5.9
REQUERIMIENTOS ELIMINADOS
El administrador podr consultar cualquier requerimiento eliminado,

seleccionando un rango de fecha para la bsqueda. Podr ordenar los
requerimientos dando clic sobre el titulo de la columna correspondiente
24
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para ordenarlo por el criterio deseado en forma ascendente o

descendente. Como se muestra en la siguiente imagen:
Permite:
Actualizar en venta nueva
Editar este requerimiento
Borrar
Reporte Pdf
5.10 EXPORTAR CAMPOS
Esta opcin le permite al operador, funcionario o administrador,

seleccionar los campos que desea que aparezcan en el documento
.doc o .exe, del reporte de requerimientos de los ciudadanos. Luego
se debe dar clic sobre Descargar archivo exportado. , como se
25
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5.11 BSQUEDA DE REQUERIMIENTOS
Esta opcin le permite al operador realizar bsquedas rpidas. Debe

digitar el nmero de radicado del requerimiento en SAC. Como lo
muestra la figura:
26
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Podr visualizar, editar e imprimir el reporte del requerimiento deseado.
5.12 PRINCIPAL
Es la opcin de bienvenida al sistema y es exclusiva de los funcionarios,

operadores y administradores
Desde esta opcin se puede ingresar a las siguientes opciones:

27
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5.12.1 REQUERIMIENTOS-CARTELERA
Permite visualizar los requerimientos que no se han finalizado y que han

sido asignados al funcionario.
5.12.2 REPORTES ADMINISTRATIVOS

Permite generar los diferentes informes de gestin del sistema SAC.
Al ingresar a esta opcin se visualiza la siguiente ventana:
28
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Procedimiento para generar un reporte:

Digite el rango de fechas que desee.
Seleccione la opcin del reporte a generar.
Presione el botn Generar Reporte.
5.12.3 ESTADSTICAS DEL SITIO

Permite visualizar informacin estadstica del sitio.
5.12.4 ADMINISTRACIN
Permite la configuracin y administracin del sistema. Contiene las
29
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5.12.4.1
CONFIGURACIN SISTEMA
5.12.4.1.1
Configurar parmetros del sistema
Son todos los parmetros de configuracin del sistema.
Al ingresar a esta opcin se visualiza la siguiente ventana:

Esta pantalla presenta una tabla con 3 campos:
-Configuracin: Indica el nombre de la variable.
-Valor: Al dar clic en esta opcin, se configura el valor de la variable.
-Descripcin: Indica la descripcin de la variable.
A continuacin se explica cada una de las variables:
30
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Configuracin
Valor
Descripcin
BODY_menu_principal
<clic to edit>
Men y link de la pgina principal de

atencin al ciudadano
entidad_territorial
Soporte Lgico LTDA.
Nombre de la entidad territorial
BODY_texto9
<clic to edit>
Texto de la seccin 9 de la pgina de

titulo_texto9
titu_intro.jpg
Imagen con el ttulo del texto que se

ubica en la seccin 9 de la pagina de
BODY_texto8
<clic to edit>

titulo_texto8
titu_intro.jpg

BODY_texto7
<clic to edit>

titulo_texto7
titu_intro.jpg

BODY_texto6
<clic to edit>

titulo_texto6
titu_intro.jpg

BODY_texto5
<clic to edit>

titulo_texto5
titu_intro.jpg

BODY_texto4
<clic to edit>

31
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titulo_texto4
titu_enlaces.jpg

BODY_texto3
<clic to edit>

titulo_texto3
titu_noticias.jpg

BODY_texto2
<clic to edit>

titulo_texto2
titu_nservicios.jpg

BODY_texto1
<clic to edit>

titulo_texto1
titu_notas2.jpg

imagen_central
ima_fot.jpg
Imagen de 440x169 para el centro de

la pgina de atencin al ciudadano
encabezado
top.png
Imagen de 767x75 para el

encabezado superior de la pgina
principal de atencin al ciudadano
servidor_reportes
repmensac
Servidor de reportes de IAS aplicacin

server de Oracle
EmailJefes
[email protected]
Correo electrnico de los jefes de la

Unidad de Atencin al Ciudadano
BODY_CARTA_ALERTAS
<clic to edit>
Carta de presentacin de las alertas

que se envan a diario
BODY_PLANTILLA_ALERTAS
<clic to edit>
Plantilla para las alertas
BODY_FUNCIONARIO
<clic to edit>
Plantilla de notificacin de correo a

Funcionarios de la entidad
ShowSaveAsNewEntityButton
yes
Yes, para visualizar el botn de
32
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guardar como en el requerimiento.
HideCustomerTab
no
Yes, para que solo el administrador

puede acceder al men de
ciudadanos
DateFormat
dd/mm/yyyy
Formato de fecha registrado
LetUserSelectOwnListLayout
yes
Permitir al usuario elegir las columnas

que desea visualizar en la lista de
requerimientos.
ShowShortKeyLegend
yes
Yes, para activar las opciones (ALT1..ALT-9) para cada tab
ShowFilterInMainList
yes
Visualizar los filtros en las listas de

requerimientos
no
No, para visualizar el men standard

javascript popup en las listas de
requerimientos, yes para habilitar la
opcin de clic sobre la fila del
requerimiento.
DontShowPopupWindow
EnableEntityContentsJournaling Yes
Yes, para crear el histrico de cada

requerimiento
EnableEntityJournaling
Yes
Yes, para habilitar el journal de cada

requerimiento.
ShowEmailButton
no
Yes, para mostrar un botn de envi

de e-mail al ciudadano, NO
deshabilita la opcin.
DBVERSION
2.5
Versin actual de la base de datos
ShowNumOfAttachments
yes
Si se desea visualizar la cantidad de

archivos anexos en un requerimiento
BODY_ENTITY_EDIT
<clic to edit>
Hace referencia a la informacin que

le llega al usuario cuando se realiza
cualquier modificacin al
requerimiento.
BODY_ENTITY_ADD
<clic to edit>
Hace referencia a la informacin que

le llega al usuario cuando se realiza
cualquier adicin al requerimiento.
33
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SMTPserver
men11
Servidor SMTP de correo electrnico
EnableCustInsert
yes
Yes, Visualiza los requerimientos

insertados por los ciudadanos desde la
Web (Req. Web)
ShowDeletedViewOption
yes
Para activar la visualizacin de de los

requerimientos borrados. Las opciones
son yes no.
EmailNewEntities
yes
Permitir que el usuario elija si desea

que le notifiquen al E-mail cambios en
sus requerimientos.
langoverride
yes
Sobrescribir lenguaje. No; para permitir

al usuario elegir el idioma en el sistema,
yes; para deshabilitar la opcin de
seleccionar lenguaje.
Logon message
Bienvenido a SAC
Mensaje de bienvenida al sistema
timeout
30
Minutos antes de que el usuario sea

desconectado automticamente
cuando hay inactividad.
admemail
[email protected]
E-mail de administrador.
mipassword
YES
Informacin de password para

administrador, YES, deshabilita la
autenticacin en todo el sistema.
admpassword
YES
Password para administrador, YES,

deshabilita la autenticacin en todo el
sistema.
title
Lenguaje principal:
Language mask:
Sistema de Atencin al
ciudadano - SAC
Titulo del sistema
Permite manejar el lenguaje del

sistema: Espaol/English.
Permite manejar el lenguaje del

sistema: Espaol/English.
34
Implantacin SAC
Manual de Usuarios
Para la configuracin del sistema, existen variables globales con las

cuales se podrn modificar o adicionar requerimientos, a continuacin
se explica cada una de las variables:
Requerimiento no:
Estado:
Tipo de requerimiento:
Derecho de peticin:
Eje temtico:
Dependencia responsable:
Funcionario responsable:
Fecha de creacin:
Ultima actualizacin:
Fecha estimada de respuesta:
Contenido:
Nombre del ciudadano:
Documento de identidad No:
Usuario:
Contrasea:
Correo administrador
5.12.4.1.2
@ENTITYID@
@STATUS@
@TIPOREQUERIMIENTO@
@DERECHOPETICION@
@EJETEMATICO@
@DEPENDENCIA@
@FUNCIONARIO@
@CDATE@
@TPDATE@
@DUEDATE@
@CONTENIDO@
@NOMCIUDADANO@
@DOCIDECIUDADANO@
@USUARIOCIUDADANO@
@CONTRASENAUSUARIO@
@ADMINEMAIL@
Configurar cuentas
Al ingresar a esta opcin se despliega la siguiente ventana:
35
Implantacin SAC
Manual de Usuarios
Permite al administrador asignar el rol a un usuario (Funcionario,

operador, administrador y ciudadano).
En la opcin editar una cuenta, debe seleccionar el usuario a

asignar el rol. El sistema le cargara los datos del usuario.
En el campo nivel acceso, puede configurar el rol del usuario.
Full
Acces
Operador:
Permite
acceso
todos
los
requerimientos.
Insert-Only: usuario-ciudadano no puede leer el contenido de

los requerimientos insertados.
Insert-Only: usuario-ciudadano puede leer el contenido de los

requerimientos insertados.
Ready-only: Solo puede consultar sus propios requerimientos.
Ready-only all: Puede consultar todos los requerimientos.
Full acces propios: Puede editar sus requerimientos.
Administrador: Permite todas las opciones.
5.12.4.1.3
Configurar Tpicos de Ayuda
Al seleccionar esta opcin se visualizan los diferentes contenidos de

ayuda del sistema para su edicin.
36
Implantacin SAC
Manual de Usuarios
5.12.4.2
ADMINISTRACIN DEL SISTEMA
En este men, podr editar las preguntas frecuentes, trmites,

dependencias, funcionarios, ejes temticos y columnas a visualizar en el
men principal de SAC, como se muestra en la figura:
5.12.4.2.1
Editar Preguntas Frecuentes
Consta de 2 opciones: rea - Preguntas y respuestas.
37
Implantacin SAC
Manual de Usuarios
5.12.4.2.1.1 rea
Permite adicionar y eliminar los submens del men de preguntas
frecuentes seleccionando la opcin Agregar una nueva rea y/o borrar.
Al ingresar esta opcin se despliega la siguiente ventana:
5.12.4.2.1.2 Preguntas y respuestas

38
Implantacin SAC
Manual de Usuarios
Permite adicionar o eliminar una pregunta y respuesta asocindola aun

rea.
El men principal de SAC, permite visualizar en la opcin de consultas,
las preguntas frecuentes con sus respectivas respuestas. Formando un
banco de preguntas con las que el usuario podr interactuar.
5.12.4.2.2
Editar trmites
Consta de dos opciones Categoras para los trmites y Tramites.
5.12.4.2.2.1 Categoras para los trmites

39
Implantacin SAC
Manual de Usuarios
Esta opcin permite adicionar o eliminar los submens (categoras) del

men de Trmites seleccionando Agregar un nuevo tramite. O
Borrar.
5.12.4.2.2.2 Trmites
Al ingresar a esta opcin se despliega la siguiente ventana. Al dar clic
sobre el trmite se puede editar:
40
Implantacin SAC
Manual de Usuarios
Agregar un nuevo trmite: Al seleccionar esta opcin se despliega la

siguiente ventana:
Se debe ingresar toda la informacin correspondiente al trmite:

Categora,
Trmite,
Costo,
Dependencia,
Cargo
Responsable,
Banco/cuenta, Normatividad, duracin, Horario, Fecha desde, Fecha

hasta, Respuesta y documentos.
Adicionalmente, se pueden anexar documentos.
Al final se presiona el botn guardar.
Adems, en el men principal de SAC, permite visualizar en la opcin de
trmites, los tramites frecuentes que se realizan en la Secretarias de
Educacin.
41
Implantacin SAC
Manual de Usuarios
5.12.4.2.3
Editar Dependencias
Al ingresar a esta opcin se despliega la siguiente ventana en donde se

pueden editar o eliminar las diferentes dependencias.
Si desea agregar una dependencia selecciona la opcin Agregar una

nueva dependencia y diligencia cdigo de la dependencia, Nombre
de la dependencia, Jefe de la dependencia, Jefe antecesor y buzn
del jefe.
Se salva el registro con el botn guardar.
5.12.4.2.4
Editar Funcionario
Al ingresar a esta opcin, se despliega la siguiente ventana en donde se

pueden editar o eliminar funcionarios.
42
Implantacin SAC
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Si desea agregar un funcionario selecciona la opcin Agregar un

funcionario y se diligencia el cdigo de la dependencia, Nmero de
identificacin del funcionario, Nombre del funcionario, Primer Apellido,
Buzn del funcionario, extensin.
5.12.4.2.5
Editar Ejes Temticos
Al ingresar a esta opcin se despliega la siguiente ventana en donde se

pueden editar o eliminar los diferentes ejes temticos.
43
Implantacin SAC
Manual de Usuarios
Si desea agregar eje temtico seleccione la opcin Agregar eje

temtico y diligencie el nombre, descripcin y las casillas vigentes
desde y hasta.
5.12.4.2.6
Editar Columnas a Visualizar
Consta de dos opciones: Lista de Requerimiento y Lista de Ciudadanos.
44
Implantacin SAC
Manual de Usuarios
5.12.4.2.6.1 Lista de requerimientos

Al ingresar a esta opcin se muestra la siguiente ventana:
45
Implantacin SAC
Manual de Usuarios
Permite seleccionar los campos que se visualizan en la lista de

requerimientos habilitando o deshabilitando el opcin Siempre de
cada columna.
Se salva con el botn guardar.
5.12.4.2.6.2 Lista de ciudadanos
Al ingresar a esta opcin se muestra la siguiente ventana:
Permite seleccionar los campos que se visualizan en la lista de

ciudadanos habilitando o deshabilitando el opcin Siempre de
cada columna.
Se salva con el botn guardar.
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Implantacin SAC

IMPLANTACIN SISTEMA DE ATENCIN AL

QUE ES SAC? .................................................................................................................................4

COMO ACCEDER A SAC?..........................................................................................................4

TIPOS DE ROL MANEJADOS POR SAC........................................................................................5

ROL DE CIUDADANO: ..........................................................................................................5

El presente documento describe las funciones del Sistema de Atencin

El Sistema de Atencin al Ciudadano SAC, es una herramienta CRM

seguimiento y trazabilidad de cada solicitud, desde la

COMO ACCEDER A SAC?

Si ya abri o registr requerimientos en la Unidad de Atencin al

TIPOS DE ROL MANEJADOS POR SAC

El ciudadano es la persona que expone sus requerimientos a la

El operador es la persona encargada asignar y responder

El funcionario es la persona encargada en una dependencia, de dar

Sus funciones y opciones permitidas en SAC son:

El administrador es la persona encargada de administrar el sistema de

El acceso al Sistema de Atencin al Ciudadano SAC, se realiza a

El men principal de SAC, presenta siete opciones como se muestra a

Secretaria de Educacin: Este botn lo llevara a la pgina

pgina principal de SAC, se debe dar clic sobre el link

Consultar Mis Requerimientos. Aparecer un formulario de entrada al

Si se ha pulsado sobre el enlace Registrarse, acceder al formulario de

Usuario: Nombre con el que se acceder a la aplicacin

ordenamientos y filtros requeridos por este concepto: cedula de

pasaporte, NIT, No hay informacin y otros

origen del usuario para que la aplicacin pueda

cargar los pases

Telfono: Telfono del usuario o ciudadano (opcional)

Una vez el ciudadano haya ingresado usuario y contrasea puede dar

ciudadano lo desea, puede adjuntar un archivo como complemento

El proceso termina cuando el usuario guarda el requerimiento, como se

consulta, sugerencia, trmite o felicitacin y escoger canal por

Buscar el Eje temtico para direccionar el requerimiento segn

Para visualizar el reporte de un requerimiento especfico, el usuario debe

En esta ventana se encuentra informacin general del requerimiento

El operador puede consultar cualquier requerimiento, seleccionando un

Aparece un campo de texto en donde se digita el criterio de bsqueda,

Filtrar los requerimientos por estado seleccionar en la columna

Al desplazarse sobre un registro se despliega una ventana con las

clasificadas por fecha de ejecucin.

requerimiento o guardar un nuevo requerimiento, como se

Una vez el operador haya ingresado al sistema puede dar clic en la

El operador podr digitar en la opcin de bsqueda de su preferencia y

Al dar clic sobre un ciudadano especifico, se desplegar una ventana

CATALOGAR REQUERIMIENTOS WEB

Seleccionar la pestaa Requerimientos WEB, en esta se visualiza

Al desplazarse sobre un registro se despliega una ventana con las

El administrador podr consultar cualquier requerimiento eliminado,

para ordenarlo por el criterio deseado en forma ascendente o

5.10 EXPORTAR CAMPOS

Esta opcin le permite al operador, funcionario o administrador,

5.11 BSQUEDA DE REQUERIMIENTOS

Esta opcin le permite al operador realizar bsquedas rpidas. Debe

Podr visualizar, editar e imprimir el reporte del requerimiento deseado.

Es la opcin de bienvenida al sistema y es exclusiva de los funcionarios,

Desde esta opcin se puede ingresar a las siguientes opciones:

Permite visualizar los requerimientos que no se han finalizado y que han

5.12.2 REPORTES ADMINISTRATIVOS