Unidad 4

Mecanismos de Direccin y Control

Lectura 9
Munch Galindo, Lourdes (1990)Control en Fundamentos de la Administracin. Mxico Trillas, 5,
Edicin pp. 171-199

CONCEPTO

complicados que se utilizan para corregir de-

Si el control se estudia como ltima etapa del

fectos o desviaciones en la ejecucin de los

proceso administrativo, esto no significa que

planes, una vez que han sucedido. De tal mane-

en la prctica suceda de la misma manera; la

ra vista, esta etapa se percibe como un mtodo

planeacin y el control estn relacionados a tal

que reprime y presiona a los individuos de la

grado, que en muchas ocasiones el administra-

organizacin, que establece lmites arbitrarios

dor difcilmente puede delimitar si est pla-

para la actuacin, y que comprende solamente

neando o controlando incluso, para algunos

hechos pasados o histricos.

autores el control forma parte de la planeacin

La anterior concepcin es por dems

misma. De hecho, la informacin obtenida a

equivocada, ya que el control bien aplicado es

travs del control es bsica para poder reiniciar

dinmico, promueve las potencialidades de los

el proceso de planeacin.

individuos y, ms que histrico, su carcter es

El control es una etapa primordial en la

pronstico, ya que sirve para medir la tempera-

administracin, pues, aunque una empresa

tura presente y futura de la actuacin de todos

cuente con magnficos planes, una estructura

los recursos de la empresa, siendo su principal

organizacional adecuada y una direccin efi-

propsito, prever y corregir errores, y no sim-

ciente, el ejecutivo no podr verificar cul es la

plemente registrarlos.

situacin real de la organizacin si no existe un

A fin de poder emitir una definicin for-

mecanismo que se cerciore e informe si los he-

mal de este concepto, se revisarn algunas de

chos van de acuerdo con los objetivos.

las definiciones ms aceptadas:

Tradicionalmente, se ha concebido el
control como una serie de procedimientos

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Burt K. Scanlan. El control tiene como

objeto cerciorarse de que los hechos vayan de

para asegurar la obtencin de los objetivos de

acuerdo con el plan.

acuerdo con los planes establecidos.

Robert B. Buchele. El proceso de medir

Robert Eckles, Ronald Carmichael y

los actuales resultados en relacin con los pla-

Bernard Sarchet. Es la regulacin de las activi-

nes, diagnosticando la razn de las desviacio-

dades, de conformidad con un plan creado para

nes y tomando las medidas correctivas necesa-

alcanzar ciertos objetivos.

rias.

George R. Terry. El proceso para deter-

Robert C. Appleby. La medicin y co-

minar lo que se est llevando a cabo, valori-

rreccin de las realizaciones de los subordina-

zndolo y, si es necesario, aplicando medidas

dos con el fin de asegurar que tanto los objeti-

correctivas, de manera que la ejecucin se de-

vos de la empresa como los planes para alcan-

sarrolle de acuerdo con lo planeado.

zarlos se cumplan eficaz y econmicamente.

Henry Fayol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adopta-

Elementos del concepto

do, con las instrucciones emitidas y con los

Del estudio de las anteriores definiciones, es

principios establecidos. Tiene como fin sealar

posible obtener sus elementos coincidentes:

las debilidades y errores a fin de rectificarlos e

1. Relacin con lo planeado. El control siempre

impedir que se produzcan nuevamente.

existe para verificar el logro de los objetivos

Harold Koontz y Cyril O'Donnell. Impli-

que se establecen en la planeacin. Como se

ca la medicin de lo logrado en relacin con el

dej entrever, muchas de las tcnicas de pla-

estndar y la correccin de las desviaciones,

neacin, lo son tambin de control.

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2. Medicin. Para controlar es imprescindible

2. Se aplica a todo: a las cosas, las personas,

medir y cuantificar los resultados.

y a los actos.

3. Detectar desviaciones. Una de las funciones

3. Determina y analiza rpidamente las causas

inherentes al control, es descubrir las diferen-

que pueden originar desviaciones, para que no

cias que se presentan entre la ejecucin y la

se vuelvan a presentar en el futuro.

planeacin.

4. Localiza a los sectores responsables de la

4. Establecer medidas correctivas. El objeto del

administracin, desde el momento en que se

control es prever y corregir los errores.

establecen medidas correctivas.

5. Proporciona informacin acerca de la situa-

Con base en estos elementos, se puede definir

cin de la ejecucin de los planes, sirviendo

al control como:

como fundamento al reiniciarse el proceso de

La evaluacin y medicin de la ejecucin de

planeacin.

los planes, con el fin de detectar y prever des-

6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar erro-

viaciones, para establecer las medidas correcti-

res.

vas necesarias.

7. Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y conse-

IMPORTANCIA
El control es de vital importancia dado que:
1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes
exitosamente.

cuentemente, en el logro de la productividad de

todos los recursos de la empresa.

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PRINCIPIOS

Se refiere a que el control existe en funcin de

La aplicacin racional del control debe funda-

los objetivos; es decir, el control no es un fin,

mentarse en los siguientes principios:

sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn control ser vlido si no

Equilibrio

se fundamenta en los objetivos y si, a travs de

A cada grupo de delegacin conferido debe

1, no se evala el logro de los mismos. Por lo

proporcionarse el grado de control correspon-

tanto, es imprescindible establecer medidas

diente. De la misma manera que la autoridad se

especficas de actuacin, o estndares, que sir-

delega y la responsabilidad se comparte, al de-

van de patrn para la evaluacin de lo estable-

legar autoridad es necesario establecer los me-

cido, mismas que se determinan con base en

canismos suficientes para verificar que se est

los objetivos. La efectividad del control est en

cumpliendo con la responsabilidad conferida, y

relacin directa con la precisin de los estnda-

que la autoridad delegada est siendo debida-

res. Los estndares permiten la ejecucin de los

mente ejercida (fig. 6.1).

planes dentro de ciertos lmites, evitando errores y, consecuentemente, prdidas de tiempo y

de dinero (fig. 6.2)

De los objetivos

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De la oportunidad

si no se establecen medidas preventivas y co-

El control, para que sea eficaz, necesita ser

rrectivas (6.4).

oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que

se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin. Un control, cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecucin de los objetivos al mnimo (fig. 6.3).

El establecimiento de un sistema de control

debe justificar el costo que ste represente en
tiempo y dinero, en relacin con las ventajas
reales que ste reporte. Un control slo deber
implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de l; de nada servir
establecer un sistema de control si los benefi-

De las desviaciones

cios financieros que redite resultan menores

Todas las variaciones o desviaciones que se

que el costo y el tiempo que implica su implan-

presenten en relacin con los planes deben ser

tacin (Fig. 6.5).

analizadas detalladamente, de tal manera que

sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para
evitarlas en el futuro. Es intil detectar desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas y

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funcin que realiza el control no debe estar

involucrada con la actividad a controlar. Una
aplicacin clara de este principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que
elabora los estados financieros de una empresa
no ser la persona ms idnea para auditarlos o
determinar si son verdicos o no, ya que en diDe excepcin
El control debe aplicarse, preferentemente, a

cha evaluacin pueden intervenir aspectos de

carcter personal (fig. 6.7).

las actividades excepcionales o representativas,

a fin de reducir costos y tiempo, delimitando
adecuadamente cules funciones estratgicas
requieren de control. Este principio se auxilia
de mtodos probabilsticas, estadsticos o aleatorios.

De la funcin controlada

Establecimiento de estndares

La funcin controladora por ningn motivo

Un estndar puede ser definido como una uni-

debe comprender a la funcin controlada, ya

dad de medida que sirve como modelo, gua o

que pierde efectividad el control. Este principio

patrn con base en la cual se efecta el control.

es bsico, ya que seala que la persona o la

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Los estndares representan el estado de ejecu-

termina con base en medidas, tales como ho-

cin deseado, de hecho, no son ms que los

ras-mquina, horas hombre, etc.

objetivos definidos de la organizacin. Ralph

C. Davis dice que los estndares no deben limi-

4. Calidad del producto. Este estndar se esta-

tarse a establecer niveles operativos de los tra-

blece para determina la primaca en cuanto a

bajadores, sino que, preferentemente, deben

calidad del producto, en relacin con la compe-

abarcar las funciones bsicas y reas clave de

tencia.

resultados:

5. Desarrollo del personal. Su objeto es medir

1. Rendimiento de beneficios. Es la expresin

los programas de desarrollo de la gerencia, y su

de los beneficios obtenidos por la empresa, que

efectividad.

resulta de la comparacin o relacin entre las

6. Evaluacin de la actuacin. Establece las

utilidades y el capital empleado en cada una de

condiciones que deben existir para que el tra-

las funciones. Las tasas de rendimiento sirven,

bajo se desempee satisfactoriamente; sirve

tambin, para seleccionar alternativas de ope-

para determinar, objetivamente, los lmites de

racin financiera futuras.

productividad del personal de la empresa.

2. Posicin en el mercado. Estndares utilizados para determinar la aceptacin de algn

producto en el mercado, y la efectividad de las

Tipos de estndares

tcnicas mercadolgicas.

Existen tres mtodos para establecer estnda-

3. Productividad. Este tipo de modelo debe es-

res, cuya aplicacin vara de acuerdo con las

tablecerse no solo para el rea de produccin,

necesidades especficas del rea donde se im-

sino para todas las reas de la empresa. Se de-

plementen:

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1. Estndares estadsticos. Llamados tambin

jetivo y cuantitativo de una situacin de trabajo

histricos, se elaboran con base en el anlisis

especfica. Se desarrollan en relacin con la

de datos de experiencias pasadas, ya sea de la

productividad de la maquinara, del equipo, y

misma empresa o de empresas competidoras.

de los trabajadores,; son llamados tambin es-

No son del todo confiables, pues en ocasiones

tndares de produccin y de tiempos y movi-

la situacin presente ha variado demasiado en

mientos.

relacin con el pasado; por tanto al establecer-

Por otra parte, los modelos, de acuerdo

se, la informacin en relacin con el pasado;

con sus caractersticas, pueden ser; cuantitati-

por tanto al establecerse, la informacin esta-

vos, si son susceptibles de medirse en unidades

dstica debe ser complementada con el criterio.

numricas, o cualitativos, cuando se establecen

2. Estndares fijados por apreciacin. Son

subjetivamente y los aspectos que se evalan

esencialmente juicios de valor, resultado de las

son referentes a ciertas cualidades.

experiencias pasadas del administrador, en

Una clasificacin de los estndares ms usua-

reas en donde la ejecucin personal es de gran

les, se presenta en el cuadro sinptico 6.1.

importancia. Se refieren a ciertas actividades

cuyo carcter es intangible o cualitativo, tales
como la moral de la empresa, actitud del personal y otras, pero cuya importancia es vital; su
fijacin, como ya se dijo, es subjetiva o a juicio
de los ejecutivos.
3. Estndares tcnicamente elaborados. Son
aqullos que se fundamentan en un estudio ob-

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Medicin de resultados.

las desviaciones, mismas que debern reportar-

Consiste en medir la ejecucin y los resultados,

se inmediatamente.

mediante la aplicacin de unidades de medida,

Es virtualmente imposible mencionar to-

que deben ser definidas de acuerdo con los es-

das las unidades de medida susceptibles de

tndares. El establecer dichas unidades es uno

aplicarse: a manera de ejemplo puede mencio-

de los problemas ms difciles, sobre todo en

narse algunas: tiempo por pieza producida,

reas con aspectos eminentemente cualitativos.

porcentaje de material rechazado, horas-m-

Para llevar a cabo su funcin, esta etapa se vale

quina utilizadas, etc.

primordialmente de los sistemas de informacin; por tanto, la efectividad del proceso de

Correccin

control depender directamente de la informa-

La utilidad concreta y tangible del control est

cin recibida, misma que debe ser oportuna (a

en la accin correctiva para integrar las desvia-

tiempo), confiable (exacta), vlida (que mida

ciones en relacin con los estndares. El tomar

realmente el fenmeno que intenta medir), con

accin correctiva es funcin de carcter neta-

unidades de medida apropiadas, y fluida (que

mente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla,

se canalice por los adecuados canales de co-

es de vital importancia reconocer si la desvia-

municacin).

cin es un sntoma o una causa. Un ejemplo

Una vez efectuada la medicin y obteni-

frecuente de esta situacin sucede cuando exis-

da esta informacin, ser necesario comparar

te una baja en las ventas, lo que indica que algo

los resultados medidos en relacin con los es-

no se ha ejecutado de acuerdo con lo planeado,

tndares preestablecidos, determinndose as

pero antes de incrementar vendedores o entrenarlos, es conveniente analizar si esta baja no

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es causa de una mala calidad en el producto o

3. Que los resultados finales de cada actividad

de una publicidad muy pobre.

se establezcan en relacin con los objetivos.

El establecimiento de medidas correctivas da

Tomar en cuenta que un sistema de control por

lugar a la retroalimentacin; es aqu en donde

s solo no contribuye a la eficiencia.

se encuentra la relacin ms estrecha entre la

4. Evaluar la efectividad de los controles:

planeacin y el control.

Eliminando aquellos que no sirven. Simplificndolos. Combinndolos para perfeccionar-

Retroalimentacin

los.

Es bsica en el proceso de control, ya que a

travs de la retroalimentacin, la informacin
obtenida se ajusta al sistema administrativo al
correr del tiempo.
De la calidad de la informacin, depen-

CARACTERISTICAS
Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, ste debe re-

der el grado y rapidez con que se retroalimen-

unir ciertas caractersticas para ser efectivo:

ta el sistema.

Reflejar la naturaleza de la estructura organiza-

Implantacin de un sistema de control

cional Un sistema de control deber ajustarse a

Por ltimo, es necesario mencionar que antes

las necesidades de la empresa y tipo de activi-

de establecer un sistema de control se requiere:

dad que se desee controlar. As, una pequea

1. Contar con objetivos y estndares que sean

empresa necesita de un sistema de control dis-

estables.

tinto al de una empresa grande; los controles

2. Que el personal clave comprenda y est de

que se implanten en el departamento de ventas

acuerdo con los controles.

sern diferentes a los controles del departamen-

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to de produccin. Los buenos controles deben

Ubicacin estratgica

relacionarse con la estructura organizativa y

Resulta imposible e incosteable implantar con-

reflejar su eficacia; como ya se dijo, la funcin

troles para todas las actividades de la empresa,

del control no puede suplir una organizacin

por lo que es necesario establecerlos en ciertas

precaria.

reas de acuerdo con criterios de valor estratgico. Esta caracterstica se relaciona con el

Oportunidad

principio de expedicin: enfatiza el hecho de

Un buen sistema de control debe manifestar

que es necesario establecer puntos de verifica-

inmediatamente las desviaciones, siendo lo

cin clave, antes de que la correccin implique

ideal que las descubra antes de que se produz-

un alto costo.

can. El control ser til en tanto proporcione

informacin en el momento adecuado.

FACTORES QUE COMPRENDE EL

CONTROL

Accesibilidad

Existen cuatro factores que deben ser conside-

Todo control debe establecer medidas sencillas

rados al aplicar el proceso de control:

y fciles de interpretar para facilitar su aplica-

a) Cantidad b) Tiempo. c) Costo. d) Calidad.

cin. Es fundamental que los datos o informes

Los tres primeros son de carcter cuantitativo y

de los controles sean accesibles para las perso-

el ltimo, como su nombre lo indica, es emi-

nas a las que van a ser dirigidos. Las tcnicas

nentemente cualitativo.

muy complicadas, en lugar de ser tiles, crean

confusiones.

El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen es importante; a travs del factor tiempo se controlan las fechas

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programadas; el costo es utilizado como un

partamento de compras de una empresa, con-

indicador de la eficacia administrativa, ya que

siste en atender la solicitud de material hecha

por medio de l se determinan las erogaciones

por el departamento de produccin. Se aplica el

de ciertas actividades. Por ltimo, la calidad se

factor calidad al especificar las cualidades del

refiere a las especificaciones que debe reunir

material, haciendo referencia a las propiedades

un determinado producto o ciertas funciones de

que debe reunir el material en aspectos tales

la empresa.

como: composicin, volumen, estructura, peso

y otros datos tcnicos; si ambos departamentos
no verifican que se renan dichas especificaciones se originarn problemas. La cantidad
solicitada debe servir como gua, puesto que
estipula las unidades indispensables que se deben solicitar al proveedor con base en la programacin de la produccin; el tiempo es un
factor importante que el departamento de com-

La tabla 6.1 muestra algunos de los controles

pras debe considerar, ya que de la oportuna fe-

utilizados con ms frecuencia en los campos o

cha de entrega depender el que la produccin

factores del control. Se puede lograr una com-

cumpla con sus objetivos; por ltimo, debe

prensin ms clara de la aplicacin de los fac-

considerarse el factor costo comparando coti-

tores del control, a travs del anlisis del si-

zaciones de precios de diversos proveedores y

guiente ejemplo: Una de las funciones del de-

eligiendo la mejor.

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Es importante indicar que existen funciones en

de nada sirve para la consecucin de las metas

las que no es necesario aplicar los cuatro facto-

de la organizacin.

res, ya que esto depende del rea controlada,

C. Control posterior. Se aplica despus de ha-

verbigracia, el control de inventarios utilizar

ber realizado las actividades planeadas. Su ob-

los dos factores siguientes: cantidad, en cuanto

jeto es suministrar informacin para comparar

a las existencias de los artculos o de la materia

los resultados obtenidos, en relacin con lo

prima que debe tener almacenada, y tiempo, en

preestablecido.

cuanto a la fecha necesaria para reponer el material. Los otros factores pasarn a segundo
trmino en importancia

CONTROL POR REAS FUNCIONALES

Una de las grandes ventajas de los sistemas de
control es que permiten, en los diferentes nive-

EL CONTROL Y SU PERIODICIDAD

les y reas administrativas de la empresa, eva-

Para que el control sea efectivo debe desarro-

luar las ejecuciones, tanto a nivel genrico co-

llarse como una unidad y aplicarse en todo

mo especfico, a fin de determinar la accin

tiempo a la empresa, pudiendo as clasificarse

correctiva necesaria. El control se aplica a las

en:

cuatro reas bsicas de la empresa y a cada una

A. Control preliminar. Es aquel que se efecta

de sus subfunciones. Se estudiarn las ms

antes de realizar las actividades.

usuales.

B. Control concurrente. Se ejerce de manera

simultnea a la realizacin de actividades, co-

Control de produccin

mo un proceso continuo. Un control espordico

La funcin del control en esta rea busca el

incremento de la eficiencia, la reduccin de

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costos y la uniformidad y mejora de la calidad

los materiales naturales como los elaborados

del producto. Para lograr esto, se aplican tcni-

por el hombre son de calidad variable y, por lo

cas tales como estudios de tiempos y movi-

mismo, las normas o_estndares deben admitir

mientos, inspecciones, programacin lineal y

tolerancias; stas, a su vez, deben ser especfi-

dinmica, anlisis estadsticos y grficas. El

cas, razonables, comprensibles y accesibles.

control en esta rea comprende cuatro funcio-

Existen diversas tcnicas de control de calidad

nes: Control de calidad

que pueden variar desde una simple observa-

Se utiliza para detectar y eliminar cual-

cin hasta tcnicas ms complicadas como:

quier causa que pueda originar un defecto en el

control estadstico y control por muestreo,

producto. Se refiere a la vigilancia que debe

mismas que se utilizarn en la empresa depen-

hacerse para comprobar una calidad especfica,

diendo de su tamao y caractersticas. Control

tanto en las materias primas como en los pro-

de inventarios Su objetivo primordial es deter-

ductos terminados; establece lmites aceptables

minar el nivel ms econmico de inventarios

de variacin en cuanto a; color, acabado; com-

en cuanto a materiales, productos en proceso y

posicin, volumen, dimensin, resistencia y

productos terminados. Un buen sistema de con-

otros aspectos tcnicos, mismos que se compa-

trol de inventarios permite: a) Disponer de can-

ran con las normas fijadas para el producto,

tidades adecuadas de materias y/o productos

con el fin de detectar y eliminar cualquier cau-

para hacer frente a las necesidades de la em-

sa capaz de originar un defecto en el mismo.

presa. b) Evitar prdidas considerables en las

Cabe indicar que, cualquiera que sea el proceso

ventas. c) Evitar prdidas innecesarias por de-

de fabricacin, es imposible lograr una unifor-

terioro u obsolescencia, o por exceso de mate-

midad absoluta en la calidad debido a que tanto

rial almacenado. d) Reducir al mnimo las inte-

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rrupciones de la produccin. e) Reducir los

produccin y son utilizadas directamente en el

costos en: materiales ociosos, mantenimiento

mismo.

de inventarios, retrasos en la produccin, dere-

2. Materiales en proceso. Se utilizan en la ela-

chos de almacenaje, depreciacin, etc.

boracin del producto y su aspecto ha cambia-

Por consiguiente, el control de inventa-

do por resultado del proceso.

rios se encarga de regular en forma ptima las

3. Productos terminados, Son los productos

existencias en los almacenes, tanto refacciones,

terminados que estn listos para su almacena-

herramientas y materias primas, como produc-

miento.

tos terminados. Este tipo de control protege a

4. Partes de la maquinaria y/o herramientas. No

la empresa de costos innecesarios por acumu-

forman parte del producto, pero son piezas

lacin o falta de existencias en el almacn. En

fundamentales para el buen funcionamiento de

sntesis, la organizacin debe contar con un

las mquinas.

inventario suficiente para satisfacer sus necesidades. La escasez o retraso de un producto por

Para el control de inventarios se usan:

falta de material, puede ser causa de la prdida

desde mtodos muy sencillos como tarjetas

de un cliente, lo que se traduce en prdidas fi-

perforadas, niveles de pedido y de reposicin,

nancieras.

krdex de entradas y salidas; hasta tcnicas

ms complejas como la investigacin de

Clases de inventarios:

operaciones, las computadoras y mtodos

1. Materias primas. Son aquellas que no han

matemticos.

sufrido ningn cambio previo al proceso de

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Control de la produccin

das como diagramas, grficos y estudios de

El objetivo fundamental de este control es pro-

tiempos; hasta la aplicacin de mtodos y mo-

gramar, coordinar e implantar todas las medi-

delos matemticos.

das tendientes a lograr un ptimo rendimiento

en las unidades producidas, e indicar el modo,

Control de compras

tiempo y lugar ms idneos para lograr las me-

Relacionada fuertemente con el control de in-

tas de produccin, cumpliendo as con todas las

ventarios, esta funcin verifica el cumplimien-

necesidades del departamento de ventas. Exis-

to de actividades tales como:

ten diversos sistemas de control y planeacin

a) Seleccin adecuada de los proveedores. b)

de la produccin, los que varan de acuerdo

Evaluacin de la cantidad y la calidad especifi-

con el tamao y la naturaleza del proceso de

cadas por el departamento solicitante. c) Con-

fabricacin. Un sistema adecuado de control de

trol de los pedidos desde el momento de su re-

produccin reporta los siguientes beneficios:

quisicin hasta la llegada del material. d) De-

Disminucin de tiempos ociosos.

terminacin del punto de pedido y de reorden.

Reduccin de costos.

e) Comprobacin de precios.

Evita demoras en la produccin

Este tipo de control promueve la eficiencia, al

Permite cumplir, al departamento de ventas,

evitar:

sus compromisos con los clientes.

Incrementa la productividad.

a) Compras innecesarias, excesivas y caras. b)

Adquirir materiales de baja calidad. c) Retrasos

En la planeacin y en el control de produccin se utilizan: desde tcnicas simplifica-

en los programas de produccin y otras reas.

Control de mercadotecnia

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Se refiere a la evaluacin de la eficacia de las

funciones que estn relacionadas con el rea de

funciones a travs de las cuales se hace llegar

mercadotecnia tales como:

el producto al consumidor; es de vital impor-

Planeacin de produccin.

tancia para el control de la empresa en general,

Inventarios.

y para la elaboracin de estrategias y planes de

Compras.

mercadotecnia. Comprende reas tales como:

Investigacin y desarrollo.

ventas, desarrollo de productos, distribu-

Trfico.

cin,publicidad y promocin. Se efecta me-

Innovaciones en planta y equipo.

diante el estudio de informes y estadsticas en

Finanzas: expansiones, fusiones, etc.

donde se analiza si las metas mercado lgicas

Determinacin de las necesidades de efectivo.

se han cumplido o no. Cubre aspectos tales

Necesidades de planta y de recursos humanos.

como la efectividad del grupo de ventas y de

las campaas publicitarias, por medio de la rea-

Control de ventas

lizacin de encuestas. La evaluacin en toda

Los pronsticos y presupuestos de ventas son

esta rea, proporciona fundamentos para:

esenciales para el establecimiento de este con-

a) Toma de decisiones de la organizacin en

trol, ya que permiten fijar normas de realiza-

general, al ofrecer informacin acerca del de-

cin sin las cuales sera imposible evaluar las

senvolvimiento de la empresa en el mercado.

ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir. La

b) Desarrollo de planes a corto y mediano pla-

funcin de este sistema sirve para medir la ac-

zo. c) Evaluacin de la efectividad de los ven-

tuacin de la fuerza de ventas en relacin con

dedores. d) Sirve tambin para controlar otras

las ventas pronosticadas, de tal forma que sea

posible detectar las variaciones significativas, y

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adoptar las medidas correctivas adecuadas, ta-

nancieros. Bsicamente, comprende cuatro

les como mejorar el servicio al cliente en cuan-

reas:Control presupuestal

to a rapidez de entrega del producto, mejorar

Como ya se estudi, los presupuestos se elabo-

las facilidades de crdito, aumentar el nmero

ran durante el proceso de planeacin, sin em-

de visitas, reforzar al vendedor a travs de

bargo son, tambin, control financiero, al per-

campaas publicitarias, revisar peridicamente

mitir comparar los resultados reales en relacin

las visitas de los vendedores, revisar las cuotas

con lo presupuestado, y proporcionar las bases

de los mismos, aumentar sus reas de accin y

para aplicar las medidas correctivas adecuadas.

ampliar su perspectiva.

Un sistema de control presupuestario debe:

Incluir las principales reas de la empresa:

Control de finanzas

ventas, produccin,inventarios, compras, etc.

Proporciona informacin acerca de la situacin

Coordinar las partes como un todo y armoni-

financiera de la empresa y del rendimiento en

zar entre s los distintos presupuestos.

trminos monetarios de los recursos,departa-

Detectar las causas que hayan originado varia-

mentos y actividades que la integran. Establece

ciones y tomar las medidas necesarias para evi-

lineamientos para evitar prdidas y costos in-

tar que se repitan.

necesarios, y para canalizar adecuadamente los

Servir de gua en la planeacin de las opera-

fondos monetarios de la organizacin, auxi-

ciones financieras futuras.

liando de esta manera a la gerencia en la toma

Ser un medio que ayude al dirigente a detectar

de decisiones para establecer medidas correcti-

las reas dedificultad.

vas y optimizar el manejo de sus recursos fi-

Por medio de datos reales y concretos, facilitar

la toma de decisiones correspondiente.

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Estar acorde al tiempo establecido en el plan,

Ser un instrumento que ayude a detectar las

as como adaptarse al mismo.

reas de dificultad.

Contribuir a lograr las metas de la organiza-

Orientar a la gerencia para determinar guas de

cin.

accin, tomar decisiones y controlar las operaciones.

Control contable

Establecer las responsabilidades de los que

Ninguna empresa, por pequea que sea, puede

intervienen en las operaciones.

operar con xito si no cuenta con informacin

Evitar malos manejos y desfalcos.

verdica, oportuna y fidedigna acerca de la si-

Detectar causas y orgenes, y no limitarse al

tuacin del negocio y de los resultados obteni-

registro de operaciones.

dos en un determinado periodo. Los informes

La contabilidad, que es parte primordial del

contables se basan en la recopilacin eficiente

control, proporciona esta informacin a travs,

de los datos financieros provenientes de la ope-

no slo de registros, sino de los estados finan-

racin de una empresa. El objeto primordial del

cieros, y de su anlisis e interpretacin median-

control contable consiste en identificar las cau-

te el estudio de tendencias y la aplicacin de

sas de lo ocurrido en las operaciones financie-

las razones financieras que son estndares, me-

ras, para que, en esta forma, la gerencia adopte

didas o indicadores de la situacin financiera

las decisiones ms atinadas para futuras actua-

de la organizacin.

ciones.
El control contable debe:

Costos

Proporcionar informacin veraz y oportuna.

Su objetivo primordial es determinar el costo

real de un producto con base en el clculo y

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anlisis detallado de cada uno de los elementos

te aceptados, y que su aplicacin sea consisten-

que intervienen en su fabricacin. A travs de

te.

esta informacin es posible no slo establecer

Como se puede inferir, la auditora es el

el precio ms adecuado del producto, sino con-

"control" aplicado al control financiero y su

tar con datos acerca de reas que requieren

utilizacin es trascendental en cualquier em-

atencin en cuanto a prdidas, mermas, pro-

presa. Control de recursos humanos

ductos incosteables, etc., lo que permite a la

gerencia tomar decisiones ms racionales.

Su funcin es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de todos y

cada uno de los programas de personal, y cum-

Auditora

plimiento de los objetivos de este departamen-

La auditora contable tiene como funcin pri-

to; se lleva a cabo bsicamente a travs de la

mordial dictaminar si la informacin financiera

auditora de recursos humanos.

presenta fidedignamente la situacin de la empresa y si sus resultados son autnticos. Esta

Auditora de recursos humanos

evaluacin se realiza con base en la revisin y

Es la evaluacin sistemtica y analtica de to-

examen detallado de todos los registros conta-

das las funciones operativas del personal, con

bles de la negociacin con el fin de verificar:

el fin de corregir deficiencias. La recoleccin

La autenticidad de los hechos y fenmenos

de estos datos se efecta con base en el anlisis

que presentan los estados financieros.

y en la interpretacin de la informacin esta-

Que los mtodos utilizados estn de acuerdo

dstica de cada una, todas o algunas de las

con los principios de contabilidad generalmen-

reas que se mencionan en los siguientes incisos;mediante la utilizacin de cuestionarios,

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entrevistas y grficas. Incluye adems la reali-

medidas ms usualmente utilizadas para efec-

zacin del inventario de recursos humanos a

tuar este tipo de control son:

travs del cual se cuantifican y registran las

Estudios de salarios de la empresa en relacin

habilidades, experiencias caractersticas y co-

con encuestas regionales de salarios en empre-

nocimientos de todos y cada uno de los inte-

sas similares.

grantes de la empresa.

Estudios de incentivos promedio en relacin

con la productividad.

Evaluacin de la actuacin

Conflictos salariales.

Como su nombre lo indica, mide la efectividad

Presupuestos de salarios.

de los miembros de la organizacin, con base

Evaluacin de puestos.

en estndares de actuacin que evalan resultados teniendo en cuenta factores tales como:

Evaluacin sobre higiene y seguridad, y servi-

rotacin,ausentismo, prdidas por desperdicio,

cios y prestaciones

quejas

La medida de la efectividad de estos programas

de

consumidores,reclamaciones

de

clientes, coeficientes de mano de obra, quejas

se obtiene a travs de anlisis de registros y

de los subordinados, compaeros y superviso-

estadsticas relativos a:

res, informes de cumplimiento de objetivos y

ndices de accidentes

otros ms.

Participacin del personal prestaciones.

Anlisis de ausentismo.

Evaluacin de sueldos y salarios

Sugerencias y quejas

Responde a la pregunta "son los salarios de la

Estudios de fatiga. en los programas de ser-

empresa equitativos y justos?". Algunas de las

vicios y Es importante mencionar que el

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control de recursos humanos se refiere a

todos los miembros de la organizacin, sin importar a cul departamento pertenezcan, y que
los controles y tcnicas variarn de acuerdo
con el tamao y las necesidades de cada empresa.

TCNICAS DE CONTROL (CONTROLES)

Son las herramientas de las que se auxilia el
administrador para llevar a cabo el proceso de
control. Tal y como se enunci, muchas de las
tcnicas de planeacin son, a su vez, de control
y, en esencia, los controles no son ms que sistemas de informacin; el cuadro sinptico 6.2
muestra las tcnicas de control ms usuales.

Los anteriores factores se determinan con

base en registros estadsticos y se comentan
con los supervisores; sirven, a su vez,como base objetiva para establecer acciones correctivas
y recompensas, eliminndose, as, conflictos y
apreciaciones subjetivas.

Evaluacin de reclutamiento y de seleccin.

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Evala la efectividad de los programas y pro-

Es uno de los aspectos menos evaluables por su

cedimientos relativos a esta rea mediante el

intangibilidad, ya que su objetivo es medir la

anlisis de aspectos como:

moral del personal; se realiza a travs de:

Efectividad en el procedimiento de seleccin,

Encuestas de actitud.

eficiencia del personal y su integracin a los

Estudios de ausentismo, retardos y rotacin.

objetivos de la empresa.

Frecuencia de conflictos.

Retiros y despidos (las causas que los provo-

Buzn de quejas y sugerencias.

can).

Productividad.

Evaluacin de capacitacin y desarrollo

Debido a que es virtualmente imposible estudiar cada una de estas tcnicas en este texto, se

Es una de las reas cuya evaluacin es ms di-

mencionan de manera informativa las ms re-

fcil, pero, tambin, ms necesaria. Dicha eva-

lacionadas con la administracin; es aconseja-

luacin puede efectuarse mediante el estudio

ble estudiar con detenimiento en libros de la

de ciertos ndices:

especialidad correspondiente, cada una de estas

Productividad. Estudios de productividad an-

tcnicas.

tes y despus del entrenamiento.

Los sistemas de informacin comprenden

Desarrollo del personal. Carrera de ascensos y

todos aquellos medios a travs de los cuales el

contribucin del elemento humano en aspectos

administrador se allega de los datos e informes

de creatividad y productividad, en relacin con

relativos al funcionamiento de todas y cada una

los cursos de capacitacin.

de las actividades de la organizacin. Los sistemas de informacin que puede utilizar una

Evaluacin de la motivacin.

empresa son mltiples y variables y deben es-

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tablecerse de acuerdo con las particularidades

sear, elaborar y presentar un informe, es con-

de cada empresa. Los sistemas de informacin

veniente tomar en cuenta las siguientes consi-

comprenden tcnicas tales como: contabilidad,

deraciones:

auditora,presupuestos, sistemas computariza-

1. Unidad del tema. Cada informe debe referir-

dos, sistemas mecanizados, archivos, formas y

se a un solo tema a fin de evitar confusiones.

reportes e informes. Lo verdaderamente impor-

2. Concentracin sobre las excepciones. Deben

tante al establecer u sistema de informacin es

revelar indicadores importantes, puntos dbiles

aplicar los principios de excepcin, de costea-

y fuertes ms que situaciones comunes.

bilidad, de oportunidad y el del objetivo, a fin

3. Claridad y concisin. Los informes muy lar-

de que realmente redite beneficios su utiliza-

gos, detallados y genricos, originan confusin

cin. Es trascendental tomar en cuenta 1a nece-

y desatencin por parte de quien los recibe.

sidad de la implantacin de un sistema de informacin, ya que muchas veces el deseo de

Informes de las operaciones:

controlar puede originar papeleo excesivo bu-

Informes de control. Usados para el control

rocratizacin y obstaculizar la eficiencia. Re-

directo de las operaciones.

portes e informes. Existen mltiples tipos de

Informes de control corrientes. Para sealar las

reportes e informes; bsicamente puede clasifi-

desviaciones de la realizacin planeada segn

carse en: a) Informes de control que se utilizan

ocurra, de manera que pueda actuarse con

para el control directo de 1asoperaciones. b)

prontitud para detener las prdidas:

Reportes de informacin que presentan datos

Resumen de informes de control. Para

ms extensos a fin de que la gerencia pueda

resumir las desviaciones de la realizacin pla-

formular planes. En trminos generales, al di-

neada durante un periodo (usualmente un mes),

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como una comprobacin de los informes de

* Informes estticos. Limitados a un anlisis de

control corriente y como una indicacin de la

la fortaleza financiera y de la estructura con la

efectividad global de la realizacin de ejecuti-

fecha dada. Informes dinmicos:

vos responsables.

Informes de control financiero. Miden la con-

Reportes de informacin. Utilizados para

dicin financiera real contra la condicin pla-

planeacin y determinacin de normas.

neada (presupuestada). Mediciones de la efec-

Informes de tendencias. Basados en compara-

tividad del uso de fondos. Basadas en la rela-

ciones verticales de los resultados de la misma

cin entre las inversiones y distintas clases de

actividad o grupo de actividades durante un

activo y el uso que se haga de ellos. Informes

periodo de meses o de aos.

de cambios y de condicin financiera. Resu-

Informes analticos. Basados en compa-

men y analizan cambios en la condicin finan-

raciones horizontales o de seccin transversal

ciera durante un periodo dado.

de los resultados durante un periodo dado de

4. Complementarse con presentaciones grfi-

actividades diferentes o de actividades simila-

cas, audiovisuales y verbales. De gran ayuda

res, o en comparaciones de los resultados rea-

para la presentacin de un informe puede ser la

les con alguna norma formal o informal, estn-

utilizacin de grficas, material audiovisual y

dar u objetiva.

explicaciones verbales, lo que evita la monoto-

*Informes sobre la apreciacin de renglones:

na y enriquece la informacin.

*Informes de actividad individual. Coinci-

5. Equilibrio entre la uniformidad y la varie-

diendo el rengln y la responsabilidad.

dad. La empresa debe contar con una estructura

*Informes de actividad conjunta. Renglones

fundamental de informes, mismos que no de-

bajo responsabilidad conjunta.

ben cambiarse constantemente, pero que re-

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quieren de revisiones y ajustes peridicos a fin

una tarjeta de control de asistencia hasta una

de no caer en la rutina y obsolescencia.

pliza de contabilidad. Las formas facilitan la

6. Frecuencia de los reportes. El hecho de que

transmisin de informacin a la vez que sirven

para controlar sea necesario contar con infor-

para registrar adecuadamente las operaciones.

macin oportuna y peridica, no implica que

Al disear las formas es conveniente observar

sta deba ser tan frecuente que origine papeleo

los siguientes lineamientos:

innecesario.
7. Evaluacin de la informacin. Es necesario

a) Aprovechamiento adecuado de los espacios.

evaluar frecuentemente la utilidad que redita

b) Claridad y concisin. c) Uniformidad de di-

la informacin, es decir, examinar si realmente

seo. d) Disear un diagrama de control de

el sistema proporciona informacin adecuada,

formas. e) Disear un catlogo de formas. f)

completa y oportuna, y si se justifica su costo.

Disear slo las necesarias (evitar papeleo

excesivo).g) Asegurarse de que los asuntos y
actividades importantes se registren adecuadamente, y mantener al mnimo las formas innecesarias y rutinarias. h) Que el costo de su im-

Formas
Las formas impresas son elementos indispensables para la transmisin y registro de datos
relativos a las actividades que se desarrollan en
cada departamento; existen multitud de formas
que se utilizan en la empresa que van desde

plantacin se justifique.

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