Auditoría Nocturna

AUDITORA NOCTURNA.
PREPARACIN DE EL REPORTE DE AUDITORA

NOCTURNA.
DAILY REPORT
Este reporte de auditora se organiza dependiendo de las necesidades de informacin de
cadaHOTEL . Es importante recalcar que este reporte es una herramienta que provee alHOTEL
de la informacin financiera diaria del hotel.
Este reporte muestra las totales cargados en las facturas de los huspedes por departamento.
Este reporte apoya a poder detectar las cuentas en las que se pudieron haber hecha anotaciones
incorrectos, o reportados incorrectamente. El auditor nocturno debe correr el D-Report por lo
menos 3 veces durante la auditora nocturna.
Se debe verificar totales departamentales: el efectivo que recibe el front office por parte de los
huspedes. y centros de consumo.
El reporte de cajeros es el registro de todo el efectivo recibido por el recepcionista o cajero de
recepcin. Todos los turnos, incluyendo el de auditora nocturna, deben elaborar este reporte.
INFORMACION DEL REPORTE:

Habitaciones e impuestos
Las cantidades de ventas de habitaciones son importantes para el xito de un hotel. Dicen al
gerente qu proporcin de ingresos estn entrando por cuartos. Debido a que gran parte de los
ingresos de habitaciones son considerados como utilidades, la gerencia debe monitorea estas
cantidades muy de cerca. Los valores reflejados en ventas de habitaciones representan el total de
rentas anotadas en las cuentas de los huspedes. Este saldo es verificado contra el reporte de
ama de llaves y revisado contra el rack de
Ventas totales de restaurante e impuestos
Este total muestra todos las ventas incurridas por restaurantes y puntos de venta de alimentos en
el hotel. Estas cantidades son verificadas contra el reporte diario de ventas, contra las cintas de
auditora de los puntos de venta de restaurantes o dems puntos de venta.
Propinas de restaurante, room service, banquetes, y bares
Las propinas pagadas a los meseros o personal de servicio, representan un control importante. En
cualquier caso los vouchers ( propinas cargadas a las cuentas de los clientes), tirillas de paid-out
(propinas pagadas inmediatamente al personal de servicio con dinero de la caja), y los vouchers de
tarjetas de crdito (propinas cargadas) son usadas para verificar este total
Room service
AlgunosHOTELES reportan estas cantidades por separado, debido a que preparan promociones
especiales y campaas de merchandising para incrementar el consumo en room service, por lo que
es necesario monitorear las cantidades de cerca.
Ventas de banquetes
LosHOTELES con un volumen de operacin alto en banquetes, reportan las cantidades de este
concepto por separado; es decir, no lo incluyen con restaurantes. . El auditor nocturno debe revisar
la bitcora de eventos para asegurarse que todos los eventos programados han sido cobrados.
Ventas de bar de banquetes y bares en general
Esta cantidad es originada por las mquinas registradoras de los puntos de venta. El total de los
diferentes puntos que sirven bebidas alcohlicas son reportadas al front office por medio del
reporte diario de ventas. Cada reporte es acompaado por las cintas de auditora de las mquinas
registradoras.
Renta de espacios
Son las rentas cobradas por salones de banquetes, o de reuniones. El auditor nocturno cruzar
esta informacin contra la bitcora de eventos para estar seguro que se han cargado las rentas.
Valet
Uno de los servicios que un hotel brinda son lavandera y tintorera. Esta cantidad debe ser
monitoreada debido a que el hotel paga bajo la premisa a la tintorera o lavandera de "Cuando la
ropa se haya regresado". Estos costos ms un porcentaje de utilidad son posteadas a los folios de
los huspedes. Algunos hoteles mantienen un diario de tintorera y lavandera donde registran toda
la informacin. De ste se generan los vouchers para ser cargados a los folios de los huspedes.
El total de los voucher componen el total de valet para la auditora nocturna.
Cargos por telfono
El auditor nocturno traslada todos los cargos de telfono que le pase el rea de telfonos, por
medio de vouchers de cargo, a los folios de los huspedes. En hoteles con PBX con interface al
PBX son trasladadas electrnicamente.
Ventas tiendas de regalos e impuestos
La tienda de regalos genera un reporte de ventas que lo enva al front office, las cuales deben ir
acompaadas por las cintas de auditora.
SPA
An cuando el uso de la instalacin pueda ser gratuito, algunos productos o servicios pueden
venderse. Por lo general estos son cargados a los folios de los huspedes. Para esto se deber
generar un reporte de ventas para poder ser cruzado con la auditora nocturna.
Estacionamiento
Si se cuenta con un estacionamiento que da servicio a huspedes y pblico en general puede
cobrar mediante efectivo, vales de estacionamiento, o tarjetas de crdito. Los huspedes en
elHOTEL por lo general cargan estas cantidades a sus facturas. El responsable del
estacionamiento prepara un reporte diario de efectivo y cargos por cada turno. La documentacin
de apoyo incluye tickets de estacionamiento, cintas de mquina registradora, vouchers, etc. El
auditor nocturno prepara un total de estas cantidades en base a los reportes.
Total de ingresos y total de cancelaciones/amortizaciones
Estas cantidades representan todas las transacciones en efectivo y cargos del da, que han sido
reflejadas anteriormente.
Ventas en efectivo y Saldo de Cuentas por cobrar
El total de ingresos representan tanto efectivo como ventas con cargo a los folios de los
huspedes.
Para las ventas en efectivo se reporta la cantidad por separado, representado esta cantidad los
totales reportados y recibidos de los diferentes reportes diarios departamentales, y los cuales se
requieren tambin para justificar el depsito de bancos.
Las ventas con cargo estn reflejadas en las "cuentas por cobrar pendientes" (Cuentas pendientes
por cobrar del da de hoy). Esta es la cantidad que resta a recibir por los huspedes.
El total de ingresos generados en sta parte de la auditora nocturna, es igual a la suma de Paidouts, ventas en efectivo, y cuentas pendientes por cobrar el da de hoy.
La cantidad que refleje "Cuentas pendientes por cobrar del da de hoy" se le suma la cantidad de
"Cuentas pendientes por cobrar del da de ayer", para obtener el saldo acumulado de cuentas
ETAPAS PARA EL
DESARROLLO DEL PROCESO DE AUDITORIA NOCTURNA
pendientes por cobrar (Total de cuentas pendientes por cobrar)
1. CONTROL DE OCUPACION
Resumen de habitaciones
Huspedes en Casa
Estado de habitaciones Discrepancias
2. VERIFICACIN DE LA CUENTA HUSPED (CARGOS REALIZADOS DURANTE EL DA)
Diario de caja por punto de venta
Formas de Pago
Resumen de Ingresos
Listado transacciones de telfono
Planilla ingresos Caja de recepcin

Listado de Transacciones Abonos
Revisin de tarifas
Revisin de Totales
Informe de Ventas acumuladas por Segmento
Informe Diario de Ocupacin

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