Manual Practicas Contables PDF

MANUAL DE BUENAS PRCTICAS
CONTABLES - GTZ
MANUAL DE BUENAS PRCTICAS

CONTABLES - GTZ
Aprobacin y Seguimiento:
Asesores Principales:
Barbara Hess
Oscar Mena Tamayo.
Elaboracin- Secretara Tcnica:
Helena Useche
Mara del Pilar Cspedes O.
Ivan Gamboa
Diseo y Edicin:
Kumu Diseo wwww.kumudesign.com
Manual de buenas
prcticas contables - GTZ
Contenido
0. Introduccin
1. Formatos para la presentacin de proyectos
Formato para la presentacin de proyectos

Modelo de informe de avance
Modelo de informe final
11
11
2. Actividades
2.1 Recurso humano
Matriz
Matriz 2
Contrato laboral
Elementos del contrato laboral
Soportes en la rendicin de cuentas
Ejercicio
Concepto de contratos de prestacin de servicios
Contrato prestacin de servicios
Orden de prestacin de servicios
Factura de venta (se modific)
Documento equivalente a la factura
Certificado de recibido a satisfaccin
Hoja de control de pagos
23
2.2 talleres
Transporte y hospedaje tallerstas
Liquidacin de gastos de viaje
Relacin de transportes
Transporte asistentes
Transporte
Relacin
Hospedaje y alimentacin de asistentes

Hospedaje y alimentacin asistentes
Listado de asistentes
Formato listado de asistentes
Refrigerios
Refrigerios / materiales y papelera
2.3 trabajo de campo
27
2.4 sistematizacin de la experiencia
27
2.5 compras
27
3. Impuestos
29
4. Gastos bancarios
31
5. Procedimiento contable
33
6. Anticipos y caja menor
35
7. Libro diario GTZ
37
8. Conciliaciones bancarias
38
9. Presentacin del informe financiero
41
10. Solicitud de fondos
43
11. Ejercicio practico
45
3.1 IVA
3.2 Retfte y Reteica
Anticipos
Solicitud de anticipo
Caja menor
Reglamento de caja menor
Libro diario
Formato libro diario
Presentacin del informe financiero

Soportes contables
7_solicitud desembolso
Ejercicio
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0. Introduccin
La ejecucin de un proyecto requiere de los conocimientos y las competencias de aspectos temticos y

financieros. Lograr los impactos, cambios o transformaciones propuestos involucra el buen desempeo y
articulacin de estos dos componentes. Una optima administracin de los recursos econmicos favorece
la buena marcha en la ejecucin de las actividades y por lo tanto contribuye positivamente a alcanzar los
impactos propuestos.
Sin embargo, la asesora contable y el acompaamiento permanente, en estos aos, nos muestra que una
de las grandes debilidades de las organizaciones se centra en la falta de conocimientos y herramientas que
optimicen la administracin de los recursos econmicos.
De una manera sencilla y pedaggica el "Manual de Buenas Prcticas Contables - GTZ", consigna los
conceptos, los procedimientos y los instrumentos, para garantizar un adecuado manejo del subsidio local.
Esperamos con esto, introducir prcticas contables que garanticen una eficiente administracin de los
recursos en la ejecucin del proyecto, al mismo tiempo que se fortalecen los aspectos administrativos, contables
y financieros de las organizaciones sociales de base.
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1. Formatos para la presentacin de proyectos
1. Identificacin de la organizacin
1.0 Nombre:
1.1 Forma jurdica:
1.2 Registro Cmara de Comercio:
1.3. Cul es la misin de su organizacin? Para qu existe? Especifique tipos de intervencin en promocin,
asesora, capacitacin, derechos humanos, asistencia, otro.
1.4 Direccin:
1.5 Municipio:
1.6 Telfonos:
1.7 Fax:
1.8 Correo electrnico:
1.9 Nombre del Representante Legal:
1.10 Quines constituyen su organizacin? Explique segn: profesin, ocupacin, gnero, grupo social y/o
grupo poblacional.
1.11 Qu intervenciones anteriores ha realizado su organizacin en la regin donde se desarrollar el proyecto?
Exprese los logros alcanzados.
1.12 Responsable del proyecto que se presenta:
1.13 Cargo:
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2. Informacin sobre el proyecto

2.1 Nombre o Ttulo:
2.2 Antecedentes. Describa la situacin problemtica sobre la cual se quiere intervenir. Precise las caractersticas
de los conflictos en ste contexto.
Mximo una hoja
2.3 Justificacin del proyecto. Por qu es importante la intervencin de ustedes, en la solucin del problema?
Mximo una hoja
2.4 Objetivo (Beneficio directo)1
2.4.1 Indicador del Objetivo
2.5 Impactos tempranos2: Cambios especficos de la situacin planteada en trminos alcanzables y relacionados
directamente con el objetivo.
Mximo tres (3).
a) Impacto temprano No. 1.
b) Impacto temprano No. 2.
c) Impacto temprano No. 3.
2.6 Impactos tempranos, actividades e indicadores de cumplimiento.
2.6.1 Impacto temprano No. 1
Actividades Propuestas
Indicador de Actividades
Indicador de Impacto


1. Debe referirse al papel que el proyecto puede jugar ante los problemas que han detectado en su diagnstico, es decir, en qu puede contribuir
este proyecto para mejorar las condiciones de la poblacin destinataria en los aspectos priorizados? Debe ser: definido en trminos de impacto
alcanzable y lograble. Hasta aqu, Usted y su organizacin han valorado que son agentes de cambio, en los aspectos identificados.
2. Son los cambios o transformaciones especficas que el proyecto plantea generar en una situacin diagnosticada, son tambin los usos que los
destinatarios dan a los servicios recibidos. Los impactos aparecen desde el inicio de las intervenciones del proyecto y durante toda su duracin y
se producen en los mbitos ms diversos, pueden ser intencionados o involuntarios, esperados o inesperados, positivos o negativos. El impacto
temprano est referido a la generacin de pequeos cambios que de manera progresiva determinan un impacto sostenible.
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2.7 Concepto y/o estructura metodolgica del proyecto.

Mximo una hoja.
2. 8 Tiempo de ejecucin:
2.9 rea de influencia
Municipio:
Ciudad / Barrio:
Departamento:
Influencia nacional:
2.10 Poblacin meta. Haga una breve descripcin cualitativa (situacin socioeconmica, ocupacin, gnero,
grupo tnico, grupos generacionales, grupos en riesgo por el conflicto).
2.11 Nmero de beneficiarios: Diferencie por gnero, etnia y edad, segn el caso.
Directos:
Indirectos:
2.12 Precise cules seran los riesgos3 posibles que enfrentara este proyecto en su desarrollo por causa de
los conflictos.
2.13 Aportes propios de la organizacin que presenta la propuesta, aportes comunitarios y de otras instituciones.
APORTE
MONTO
CLASE
DURACIN
(Humano, financiero, tcnico, logstico)
Propio (contrapartida)
Otros (gobierno local, nacional,
otras instituciones)
2.14 Equipo de trabajo responsable de la ejecucin del proyecto. (Especifique cargos, y perfiles profesionales).
2.15 Cronograma de actividades por meses (cuadro anexo en Excel)
2.16. Presupuesto del Proyecto (cuadro anexo en Excel)
2.17 Al finalizar el apoyo, cmo considera usted que se puede mantener el proceso y los logros alcanzados
en este proyecto, por su organizacin?
Diligenci:
Fecha:
3. Factores internos o externos que pueden afectar el cumplimiento de un objetivo o impacto propuesto. Adicionalmente, hace referencia a la
posibilidad de que se generen impactos negativos no previstos en la ejecucin del proyecto.
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2. Actividades
Compras
Recurso
humano
Actividades en los
subsidios locales
Talleres
Sistematizacin
de experiencia
Trabajo
de campo
2.1 Recurso humano

Una vez seleccionado el equipo de trabajo y antes de iniciar la ejecucin del proyecto, debe remitirse una
comunicacin a GTZ, presentando las hojas de vida y relacionando el perodo, las funciones y las actividades
diligenciando la siguiente matriz.
Relacin Recurso Humano
Proyecto...
Organizacin
No. Nombre
Cargo y funciones
Monto del
contrato
Jornadas de trabajo1
01
02
03
04
05
06
1. Especificar el tiempo de duracin del contrato. Das de trabajo a la semana y cantidad de horas.
Es requisito anexar:
- Documento que consigne los criterios de seleccin.En los casos en que los contratos superen 2.500 Euros
debern enviar por lo menos tres propuestas y la adjudicacin.
- Hojas de vida impresas y a la siguiente direccin de correo electrnico: [email protected]
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- Fotocopias de las cdulas de ciudadana.

La organizacin proceder a la firma de los contratos, siempre y cuando tengan el visto bueno de GTZ.
En el caso en que el contrato tenga alguna modificacin, se debe realizar un otros al contrato inicial y lo
deben informar diligenciando la siguiente matriz 2:
Relacin Recurso Humano
Proyecto...
Organizacin
1. Nombre
2. Cargo y funciones
2. Monto inicial del contrato
3. Monto del otros
4. Monto total
5. Jornadas de trabajo.
1. Especificar el tiempo de duracin del contrato. Das de trabajo a la semana y cantidad de horas.
Por normas de conducta ntegra, las siguientes contrataciones requieren de previa justificacin y aprobacin
de la GTZ.:
1. La contratacin del Representante Legal.
2. La contratacin de familiares
En estos casos es requisito justificar, por medio de una comunicacin escrita, las razones de la contratacin.
Adicionalmente para el primer caso, debe remitirse una certificacin de aprobacin de la Junta Directiva y
las condiciones de remuneracin.
La GTZ evaluar la pertinencia y la organizacin adelantar la contratacin, siempre y cuando se otorgue
el VISTO BUENO.
El recurso humano se maneja a travs de contratos laborales o contratos de prestacin de servicios.
Contrato laboral
En los casos en que se presenta Contrato Laboral con alguna de las

personas que trabajarn en la ejecucin del Proyecto, deben enviar
una carta firmada por el Revisor Fiscal informando este hecho; si
el contrato est vigente, es necesario enviar copia, debidamente
firmada por las partescon las clusulas modificadas respecto al
SALARIO, FUNCIONES y TIEMPO ASIGNADO a las tareas
vinculadas con la ejecucin del PROYECTO.
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Elementos del contrato:

Prestacin Personal del Trabajo
Remuneracin
Subordinacin - Cumplimiento de Horario
Soportes de los contratos en las rendiciones de cuentas:

AL INICIAR EL PROYECTO
- Fotocopia del Contrato Laboral
- Fotocopia de la cdula de ciudadana
EN LOS PAGOS MENSUALES
- Fotocopia del Comprobante de Pago, especificando la parte que corresponde al Proyecto.
- Fotocopia de la Autoliquidacin de Pago a EPS, AFP (Pensiones), ARP y Caja de Compensacin. Resaltando
las personas vinculadas al Proyecto.
En los pagos mensuales se lleva a costo el Valor del salario cancelado + los aportes a seguridad social
equivalente al 29.65% del valor salarial. (Porcentaje vigente para el ao 2007). Se debe ajustar estos porcentajes
dependiendo de la legislacin vigente.
A LA FINALIZACION DEL CONTRATO
- La Liquidacin de las prestaciones sociales - Cesantas, Prima, Vacaciones, Intereses a las Cesantas,
equivalentes al 21.83% del valor salarial.
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Ejercicio:
Martha Gonzlez es la Administradora de la Asociacin "Cambio al Progreso", tiene un contrato laboral a
trmino indefinido por $800,000 desde hace dos aos, con un horario de medio tiempo.
En el Proyecto Jvenes por la Paz financiado por la GTZ estar encargada de su Coordinacin, con una
dedicacin de medio tiempo durante 6 meses. A este rubro se le aprob un presupuesto de $1.200.000
mensuales.
PASOS A SEGUIR
1. Se enva comunicacin a la GTZ informando que Martha Gonzlez- Administradora de la Institucin,
trabajar como Coordinadora del Proyecto con una remuneracin total (Salario+ seguridad social +
prestaciones sociales) de $1.200.000 x 6 meses = $7.200.000
Adjuntando: - Hoja de Vida, Fotocopia del Contrato Laboral actual, Fotocopia de la cdula de ciudadana.
2. Esperar la Aprobacin de la Secretara Tcnica de GTZ
3. Recibida la aprobacin se elaborar el OTROSI - Al contrato y se enviar a la GTZ con el primer pago
(en el informe financiero).
* Ejm. OTRO SI: A partir del 1 de Septiembre de 2006 al 30 de Marzo del 2007, este contrato se modifica
y adiciona temporalmente en las siguientes clusulas:
FUNCIONES ADICIONALES: Coordinar el Proyecto Jvenes por la Paz.
DURACION ADICIONAL: Seis meses durante el lapso comprendido entre el 1 de Septiembre del 2006
y el 30 de Marzo de 2007.
HORARIO ADICIONAL: De Lunes a Viernes - De 2:00 p.m. a 6:00 p.m.
VALOR Y FORMA DE PAGO: Pagos mensuales de $800.000. Al finalizar el Proyecto se le liquidar las
respectivas prestaciones de ley respecto a esta adicin.
4. Pasado el Primer mes SEPTIEMBRE y as sucesivamente hasta el mes sexto:
SALARIO
EPS
AFP - PENSIONES
ARP
PARAFISCALES
TOTALES
8%
11,63%
0,522%
9%
$ 800.000
$ 64.000
$ 93.000
$ 4.176
$ 72.000
$1.033.176
$1.033.176 X 6 MESES = $ 6.199.056

Cada mes se enva:
- Fotocopia del Comprobante de pago
- Fotocopia del Comprobante de la Autoliquidacin y pago a EPS, AFP, ARP y PARAFISCALES.
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5. Liquidacin del Otros de este Contrato:

CESANTIAS
PRIMA DE SERV.
VACACIONES
INT. CESANTIAS
8.33%
8.33%
4.17%
1% X 6
TOTAL LIQUIDACION ULTIMA RENDICION

PAGOS SALARIALES Y SEGURIDAD SOCIAL
TOTAL
VR. RECONOCIDO POR GTZ
DIFERENCIA ASUMIDA POR LA ORGANIZACIN
$399.840
$399.840
$200.160
$ 23.990
$1.023.830
6.199.056
7.222.886
7.200.000
22.886
Se presenta en el momento en que se le pague a Martha la Liquidacin de Prestaciones Sociales con la

firma de recibido, junto con el Comprobante de Egreso respectivo.
Contratos de prestacin de servicios

Los Contratos de Prestacin de Servicios no generan vnculo laboral entre las partes, por consiguiente y a diferencia
de un contrato laboral no causan gastos adicionales representados en pagos de vacaciones, primas, etc.
En la ejecucin de subsidios locales, se pactan Contratos de Prestacin de Servicios para la entrega de
productos (alimentacin) o actividades especficas, realizables en un corto tiempo, ( apoyo logstico).
De acuerdo a la tarea a desarrollar; bien sea especializada, tcnica o de apoyo, se aplica a estos contratos el
impuesto de Retencin en la Fuente.
TIPOS DE CONTRATO:
1. Contrato de Prestacin de Servicios: Se pacta para aquellas funciones que requieren de la vinculacin
permanente a efecto de garantizar la buena marcha en la ejecucin del proyecto. Por ejemplo: Coordinacin
General, Profesional para el diseo y desarrollo de los temas de formacin.)
CONTRATO DE PRESTACIN DE SERVICIOS
ENTRE ORGANIZACIN XXXXXXX Y XXXXXXXXX
Entre los suscritos XXXXXXXX mayor de edad, en calidad de representante legal de la
XXXXXXXXXXXX, -identificado con la C.C. No. XXXXXXXX de XXXXX y quien se denominar
EL CONTRATANTE, de una parte, y de la otra XXXXXXXX, identificada con la C.C. XXXXXXX
de XXXXXX quien se denominar EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente
contrato de prestacin de servicios el que se regir por las clusulas que se estipulan a continuacin
y en lo no contemplado en ellas, por las normas aplicables de Cdigo Civil, a saber: CLAUSULA
PRIMERA. OBJETO DEL CONTRATO: El objeto del presente contrato es la prestacin por parte
del CONTRATISTA de los servicios (profesionales o logsticos) en el marco del Proyecto
XXXXXXXXXX, suscrito con la GTZ, conforme al cual realizar las siguientes actividades segn
los trminos de referencia adjuntos y que hacen parte integrante de este contrato (En estos se
detallan las actividades y productos que se esperan del contrato) CLAUSULA SEGUNDA.
OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Este se obliga a: 1) Cumplir con los servicios de conformidad
con la clusula primera del presente contrato. 2) Colaborar en particular con las instancias
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relacionadas del proyecto. 3) Mantener en absoluta reserva las informaciones que se manejan
en el proyecto. CLAUSULA TERCERA. OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE: Este se obliga
a: 1) Pagar al CONTRATISTA el valor monetario del presente contrato. 2) Expedir la certificacin
de prestacin de servicios a entera satisfaccin. CLAUSULA CUARTA. DIRECCIN Y
SUPERVISIN: El CONTRATANTE se reserva el derecho de ejercer el respectivo control del
servicio objeto del presente contrato. CLAUSULA QUINTA. PLAZO DE EJECUCIN: El trmino
de duracin del presente contrato es (Fecha de Iniciacin a la fecha de terminacin). SEXTA.
HONORARIOS Y FORMA DE PAGO: El presente contrato, para todos los efectos legales tiene
un valor de XXXXXXXXXX de pesos m/cte (). El CONTRATANTE reconocer al CONTRATISTA
los pagos as: el XX% del valor del contrato, correspondiente a XXXXXXX de pesos m/cte.
($XXXXX) con la firma del presente contrato; y el restante XX% del valor del contrato correspondiente
a un XXXXXX de pesos m/cte. ($XXXXXX) fecha de terminacin una vez recibido el servicio a
satisfaccin. PARAGRAFO: Los pagos se hacen contra presentacin de factura legal, si el
CONTRATISTA esta obligado a facturar o de lo contrario contra cuenta de cobro, acompaada
de un informe sobre las actividades ejecutadas como base para la expedicin del certificado de
cumplimiento a satisfaccin por parte del CONTRATANTE. CLAUSULA SEPTIMA. LUGAR DE
EJECUCIN:.El lugar de ejecucin del presente contrato es la ciudad de XXXXX, y concretamente
la sede XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX u otro sitio en la misma ciudad que seale el
CONTRATANTE, el cual proveer los equipos necesarios para la realizacin de la labor pactada.
CLAUSULA OCTAVA. DERECHOS DE AUTOR: Los derechos de autor por las obras que
produzca el CONTRATISTA sern de propiedad del CONTRATANTE, siempre que hayan sido
realizadas en el ejercicio de las funciones del presente contrato. CLAUSULA NOVENA.
RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA FRENTE A TERCEROS: El CONTRATISTA se hace
responsable por los riesgos y perjuicios comprobados que se causen a terceros, en desarrollo
y cumplimiento del presente contrato. CLAUSULA DECIMA. CESIN DEL CONTRATO: El
CONTRATISTA no podr ceder ni en todo ni en parte el presente contrato, sin consentimiento
previo y por escrito por parte del CONTRATANTE. CLAUSULA DECIMOPRIMERA. CAUSALES
DE TERMINACIN: Adems de las causales establecidas en la ley, son motivo de terminacin
del presente contrato, sin dar lugar a indemnizacin alguna, las siguientes: 1. Mutuo acuerdo
de las partes. 2. Finalizacin del proyecto 3. Terminacin de las actividades y entrega de los
productos objeto del contrato. CLAUSULA DECIMOSEGUNDA. SOLUCIN DE DIFERENCIAS:
Cualquier diferencia que surja como consecuencia del presente contrato, ser dirimida por un
tribunal de arbitramento integrado por tres miembros, nombrados de la siguiente manera: Uno
por el CONTRATISTA, otro por el CONTRATANTE y un tercero nombrado por los dos rbitros
anteriores, y las partes pactan su aceptacin desde ahora, a la solucin acordada por los rbitros.
CLAUSULA DECIMOTERCERA. NORMATIVIDAD APLICABLE Y COMPETENCIA JURISDICCIONAL: En lo no estipulado en el presente contrato, se aplicar la normatividad civil, por tratarse
de un contrato de esa naturaleza. CLAUSULA DECIMOCUARTA. VINCULO JURIDICO
LABORAL: El presente contrato no genera ninguna relacin laboral entre el CONTRATANTE
y el CONTRATISTA ni implica pago alguno de prestaciones sociales. CLAUSULA DECIMOSEXTA.
PERFECCIONAMIENTO: El presente contrato se perfecciona con la firma de las partes.
PARGRAFO: Cualquier modificacin al presente contrato necesariamente deber ser de comn
acuerdo y constar por escrito. En constancia se firma el presente contrato en tres ejemplares
de un mismo tenor, en XXXXXX el da XXXXXXX.
XXXXXXXXXXXXXX
C.C. XXXXXXXXXXX de XXX
CONTRATANTE
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XXXXXXXXXXXXX
C.C. XXXXXXXXX de XXX
CONTRATISTA
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2. Orden de Prestacin de Servicios: Se pacta para trabajos muy puntuales y de corta duracin, por ejemplo:
talleristas, la persona que elabora los refrigerios, la logstica de un eventos, etc.
ORDEN DE PRESTACIN DE SERVICIOS

NR. Orden de Trabajo
Ao
Nombre Contratista:
Identificacin C.C
Direccin
Telfono
OBJETO
Descripcin de la actividad (Trminos de Referencia)
DURACIN:
Fecha Inicio:
Fecha Final:
VALOR Y FORMA DE PAGO:
VINCULO JURDICO/
LABORAL
Valor Total
Valor Unitario
Anticipo
El CONTRATISTA se hace responsable por los riesgos y perjuicios

comprobados que se causen a terceros, en desarrollo y cumplimiento
del presente contrato. La presente orden de prestacin de servicios
no genera ninguna relacin laboral entre el CONTRATANTE y el
CONTRATISTA ni implica pago alguno de prestaciones sociales.
LUGAR Y FECHA
Nombre Contratista
C.C.
Nombre Contratante
Cargo
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Manual de buenas
SOPORTES A ADJUNTAR EN RENDICION DE CUENTAS:

1. Contrato u Orden de Prestacin de Servicios en ORIGINAL
2. Factura de Venta o Documento Equivalente a la Factura. Se debe exigir la Factura de venta en casos de
Personas Jurdicas o personas naturales de rgimen comn obligadas a Facturar. En estos casos Facturan IVA.
Factura
GTZ
NOMBRE DE LA EMPRESA__________________________________________
FACTURA DE VENTA
Vendido a:
Fecha de expedicin
C.C.o NIT
Tel.
Referencia
Artculos y/o servicios prestados
Son:
Cantidad
Subtotal:
Aceptada:
Firma del comprador:
IVA:
Total:
Observaciones:
18
OO1
No.
Da
Mes
Valor unitario
Ao
Valor total
Impreso por:____________ NIT ________________
IDENTIFICACIN NIT : _____________________________________________

DIRECCIN: _____________________ AA.________ TEL_______________
e- mail: ________________
TIPO DE CONTRIBUYENTE: _____________ ACTIVIDAD __________________
PORCENTAJE ICA ________
RESOLUCION DE FACTURACIN _____________________________________
Manual de buenas
Documento Equivalente a la Factura
DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA N._____

(Art.3 Decreto 522 de Marzo 07 de 2003)
ORGANIZACION
(DIRECCION Y TELEFONO)
NOMBRE DE LA ORGANIZACION:
NIT:
CIUDAD Y FECHA:
CONTRATISTA:
DIRECCION:
TELEFONO:
CONCEPTO DEL PAGO:
VALOR:
MENOS RETFTE (%)
VALOR A PAGAR
GTZ
$
$
$
Firma del contratista

___________________
C.C.
RECIBIDO A SATISFACCION:
En calidad de _____________________ certifico que he recibido el trabajo a satisfaccin y este valor puede pasar
a costo.
NOMBRE
C.C.
COMPROBANTE DE PAGO:
Recib, la Suma de $_______________
Quedando cancelado este documento equivalente.
Nombre
C.C.
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El documento equivalente a la factura solo se acepta a PERSONAS NATURALES. Estos documentos

deben ir numerados en forma consecutiva. Numeracin consecutiva. (Dec.522 de 2003 Art.3).
- Fotocopia de la cdula de ciudadana.
- Certificacin del recibo a satisfaccin del Informe de Gestin o del producto recibido con la firma de
aprobacin del Responsable del Proyecto, indicando que el Informe se encuentra en los Informes de Avance
Temticos. - Este recibido a satisfaccin se diligencia cuando se est legalizando un pago en anticipo.
RECIBIDO A SATISFACCION
En calidad de Responsable del Proyecto ___________________________________, certifico que he recibido del

Seor(a)______________________identificado con la C.C._________________ de ___________, el Informe
correspondiente a ____________________
____________________________de acuerdo con los trminos de referencia del contrato de prestacin de servicios
y por lo tanto se puede efectuar el pago segn cuenta de cobro adjunta y este valor puede pasar a costo.
______________________________________
NOMBRE
C.C.
CARGO
CIUDAD Y FECHA______________________
3. Comprobante de egreso completamente diligenciado, con la firma de recibido por la persona que prest
el servicio o en su defecto por quien est autorizado por parte del contratista en carta independiente. As
mismo, se deben dar visto bueno en los espacios de REVISADO y APROBADO.
NOTA: En ningn caso el contratante puede tener en su poder ordenes de prestacin de servicios o documentos equivalentes
firmados en BLANCO, ni por el contratante ni por el contratista.
20
Manual de buenas
CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS

Control de Pagos
Fecha:
Contratista:
C.C. Contratista
Direccin
Telfono
CT. ________
Cod.Cta.: 609910
Contrato Nr.
Plazo de
Ejecucin:
VALOR TOTAL CONTRATO:
COL PESOS
PAGOS
Desembolso
1er anticipo
2o anticipo
3er anticipo
4o anticipo
Fecha
prevista
Monto
Fecha
real
Observaciones
Pago final
Pagos contra presentacin de certificado de cumplimiento del contrato por parte del responsable del Proyecto
Observaciones
Elaborado por:
Cada contrato de prestacin de servicios debe llevar una de Control de Pagos, donde se estipulan las fechas
y los montos a pagar. Luego, en el desarrollo del proyecto, estas hojas de control se deben anexar a cada
uno de los pagos realizados, anotando la fecha real y el monto cancelado (No tener en cuenta en esta relacin
la retencin en la fuente)
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Manual de buenas
2.2 Talleres
Refrigerios
Materiales
y papelera
Listado de
asistentes
Los talleres se deben

numerar y se debe
hacer una relacin
donde se incluyan
cada uno de ellos
Hospedaje
y alimentacin
asistentes
Talleres
Transporte
asistentes
Transporte
y hospedaje
tallerstas
Refrigerios
Los refrigerios y almuerzos se legalizan una vez presentados y aceptados los siguientes documentos:
- Orden de prestacin de servicios.
- Factura de Venta o Documento Equivalente a la Factura, especificando: Cantidad,
men (descripcin detallada del refrigerio o almuerzo), valor unitario y valor total.
- Listados de participantes, identificando nombres, apellidos, direccin, telfono y
correo electrnico de contacto.
No se debe elaborar un contrato global. Las contrataciones se deben hacer de
acuerdo con las actividades que se vayan realizando.
Este es un rubro muy importante en los Planes de Inversin.
Materiales y papelera
Segn el presupuesto aprobado, se recomienda efectuar una sola compra de materiales y papelera; puede
efectuarse al inicio o en transcurso de la ejecucin. Esta adquisicin debe hacerse en un establecimiento
comercial que cumpla con todos los requisitos de Ley, de esta manera se evitar la compra en pequeos
establecimientos que no expiden facturas.
23
Manual de buenas
Las facturas deben:

- Estar expedidas a: NOMBRE DE LA ORGANIZACIN - GTZ (Nit GTZ). Por ejemplo: Asociacin de
Mujeres Solidarias - GTZ Nit 830099193-1
- Fecha vigente y sin enmendaduras
- Entre los datos a verificar es importante que la resolucin de facturacin, cubra el nmero de la factura y
se encuentre vigente, es decir, que no supere dos aos.
TENGA EN CUENTA
Las facturas que no cumplan con los

requisitos de Ley, no sern aceptadas como
gasto. En consecuencia, estos gastos, sern
asumidos por la organizacin ejecutora del
subsidio.
Listado de asistentes
Listado de Asistentes Taller de
Fechas
Documento
de identidad
Nombre
Institucin
Firma
Hospedaje y alimentacin asistentes

Se debe aclarar el nmero de asistentes que se hospedarn de acuerdo con los listados de participantes.
A las facturas de hotel se debe anexar una relacin discriminando:
- HUSPED
- NUMERO DE NOCHES
- ALIMENTACIN RECIBIDA.
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Manual de buenas
Transporte
Cuando en el plan de inversin se cuente con un rubro de transporte deben enviar los siguientes documentos
en la presentacin del primer informe:
CONTRATO CON UNA EMPRESA DE TRANSPORTE :
- Tener licencia vigente del Ministerio de Transporte.
- Tener vigentes los seguros de pasajeros, obligatorio (SOAT) y responsabilidad civil extra contractual (De
estos seguros deben anexar fotocopia)
- Factura de Venta (Con el lleno de los requisitos de ley).
- Para el pago, deben anexar una relacin
- Hoja de Vida del conductor
- Fotocopia de la licencia de conduccin vigente.
NOTA: Cuando el vehculo es de propiedad de la institucin o se hace un contrato con una persona natural
se deben cumplir los requisitos antes mencionados.
CUANDO SE PAGA EL TRANSPORTE EN FORMA INDIVIDUAL:
Este apoyo, no se debe entender como un subsidio para otros fines. Estos proyectos no se conciben como
apoyos asistenciales; en estos casos es OBLIGACION de la organizacin velar porque estos montos sean
utilizados para el fin que fueron asignados.
En estos casos se diligencia la siguiente relacin:
APOYO TRANSPORTE
Taller
Nombre
Fecha
Documento
de identidad
Recorrido
Valor
Firma
Vo. Bo. Coordinador
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Manual de buenas
Transporte y hospedaje de tallerstas

1. La compra de tiquetes se registra como un ANTICIPO hasta la devolucin de las cartulas.
2. Las compras de tiquetes areos se deben hacer nicamente a travs de GTZ La solicitud debe remitirse
a____________________, con mnimo ocho (8) das hbiles de anticipacin.. En caso de presentarse
alguna modificacin, se debe informar de forma inmediata a GTZ.
3. Al regreso los viajeros deben entregar las cartulas y los tiquetes. - Las cuales vendrn adjuntas en la
relacin del taller.
4. Se elabora una liquidacin de gastos de viaje
RELACION DE TRANSPORTE TERRESTRE
Nombre del asesor
Fecha
Recorrido
Valor
Recibido
5. La legalizacin se debe presentar debidamente soportada con las facturas expedidas por los hoteles y la
alimentacin de acuerdo con los valores establecidos.
6. Se debe anexar el listado de participantes.
RELACION GASTOS DE VIAJE
VALOR ANTICIPO
NOMBRE ASESOR
LUGAR VISITA
OBJETO VISITA
FECHA Y HORA DE SALIDA
FECHA Y HORA DE REGRESO
DAS
$0
NOCHES
PASAJE AEREO -TIQUETE #

PASAJE TERRESTRE
MUNICIPAL
LOCAL
TOTAL TRANSPORTE
Recib,
C.C.
26
ALOJAMIENTO
ALIMENTACION
TOTAL ALOJAMIENTO Y ALIMENTACION
OTROS - IMPREVISTOS
TOTAL GASTOS DE VIAJE
MENOS ANTICIPO
SALDO A FAVOR
Manual de buenas
2.3 Trabajo de campo

Entendemos por Trabajo de Campo, aquellas actividades que se desarrollan en lugares donde se encuentra
la poblacin beneficiaria.
Segn el Plan de Inversin aprobado, los gastos pueden corresponder a:
- Alimentacin (Almuerzo y refrigerios)
- Llamadas telefnicas
- Materiales
- Transporte
Estos gastos deben estar detallados. Por ejemplo, si se trata de un almuerzo de trabajo, especificar en un
listado con firmas el nmero de personas que participaron.
Las llamadas telefnicas deben estar soportadas de acuerdo con el trabajo que se realiza.
El transporte se debe relacionar por recorridos.
2.4 Sistematizacin de la experiencia

En los proyectos donde no se ha contemplado este rubro, se puede manejar como un costo adicional de
talleres, materiales o logstica segn el caso.
Desde el inicio de la ejecucin del proyecto, cada organizacin debe documentar el proceso de su prctica;
memorias, actas, diarios de campo y fotografas son entre otros los medios del registro.
El desarrollo de contenidos temticos y las guas de taller, son documentos que soportan las actividades
realizadas.
Soportes Contables:
- Facturas por compra de papelera, fotocopias, rollos y revelados fotogrficos.
2.5 Compras
Cuando en el Plan de Inversin se han aprobado compras, se debe tener en cuenta:
- Solicitar por lo menos tres cotizaciones.
- Hacer un cuadro comparativo explicando las razones por las cuales se elige el proveedor.
- Efectuar la compra en un establecimiento legalmente constituido que expida factura con todos los requisitos
de ley.
- La donacin de stos elementos debe certificarse mediante un Acta de Entrega con la identificacin, datos
de contacto y firma de las las personas beneficiarias.
Las compras deben tener Visto. Bueno del asesor de la GTZ.
27
Manual de buenas
factura
FACTURA DE VENTA
NOMBRE DE LA EMPRESA__________________________________________
OO1
No.
IDENTIFICACIN NIT : _____________________________________________
DIRECCIN: _____________________
AA.________ TEL_______________
e- mail: ________________
TIPO DE CONTRIBUYENTE: _____________ ACTIVIDAD __________________
PORCENTAJE ICA ________
RESOLUCION DE FACTURACIN _____________________________________
Fecha de expedicin
C.C.o NIT
Tel.
Referencia
Artculos y/o servicios prestados
Son:
Cantidad
Subtotal:
Aceptada:
Firma del comprador:
IVA:
Total:
Observaciones:
Las compras deben tener Vo. Bo. Del asesor de la GTZ.

28
Da
Mes
Valor unitario
Ao
Valor total
Impreso por:____________ NIT ________________
Vendido a:
Manual de buenas
3. Impuestos
IVA
Al iniciar la ejecucin del Proyecto, debe el Revisor Fiscal de la Institucin informar a GTZ, si por el objeto
social, son no responsables del IVA.
En caso afirmativo, en la misma comunicacin certificarn que los valores des-contables por IVA de las
transacciones que se hagan en el proyecto, no sern tomadas como descontable en su declaracin, toda vez
que las facturas originales son entregadas en los informes financieros a la GTZ.
Las facturas que no estn a nombre de GTZ, no sern reconocidas como costo y ste gasto deber ser
asumido por la institucin.
En los casos de compras a almacenes como LA 14 donde no digitan el cliente, sino que lo anotan a mano,
deben sobreponer el sello del almacn, sin esto la factura no se reconoce. En los casos en que son impresas
en papel qumico se recomienda sacar una fotocopia y anexarla al original.
La GTZ no acepta los valores de RETEIVA, toda vez que la institucin los podr recuperar en su declaracin.
Estos son registros internos de la institucin donde registra un IVA descontable en la declaracin de IVA
y un IVA retenido por pagar en la declaracin de Retencin en la Fuente.
29
Manual de buenas
Retencin en la fuente
Es el medio que facilita y asegura el recaudo anticipado del impuesto sobre la renta, del ao gravable en el
que se cause (Arts. 365 y 367 del E.T.)
1. La retencin se descuenta cuando se presenta y cancela la declaracin de retencin en la fuente.
2. La entidad debe enviar FOTOCOPIA de la declaracin, con una relacin discriminando el # GTZ donde
se hizo el descuento, el vr. Base y la retencin.
3. Si hay descuentos de retencin de industria y comercio se maneja de la misma manera.
4. La GTZ no asume impuestos no descontados
5.As la entidad sea sin nimo de lucro debe efectuar la aplicacin de ste impuesto a los contratos por
prestacin de servicios
30
Manual de buenas
4. Gastos bancarios
Los gastos bancarios se incluyen en el presupuesto del proyecto y corresponden al rubro de Costos Operativos.
Estos gastos son:
- Cuatro x mil - (A efecto de suprimir este costo, puede solicitarse la copia del contrato de exencin del
impuesto del Cuatro X mil por la procedencia de los recursos).
- Chequera
- Gastos por transferencia de fondos.
- Comisiones , etc.
La fotocopia del extracto bancario es el soporte para la legalizacin de estos gastos.
Estos valores se registran en el momento

en que hacen la correspondiente
conciliacin bancaria.
TENGA EN CUENTA
El informe financiero debe anexar original

y fotocopia del extracto. Una vez verificada
la validez de la fotocopia, se devuelve el
original a la organizacin.
31
Manual de buenas
5. Procedimiento contable
1. La contabilidad que genera la administracin contable de la ejecucin del Proyecto debe estar incluida en
la contabilidad de la Entidad Beneficiaria.
2. En la contabilidad se debe manejar como una cuenta 2815 Ingresos Recibidos para Terceros, es decir, no
genera ni ingresos ni gastos.
3. No se debe manejar un consecutivo de documentos independiente para la administracin contable de la
ejecucin del proyecto.
4. El auxiliar de la contabilidad de la entidad con respecto a la administracin contable de la ejecucin del
proyecto, debe ser igual al libro diario presentado a la GTZ y, ste a su vez debe coincidir con el Libro
de Bancos.
5. Los comprobantes se organizan por orden cronolgico asignndoles un nmero interno. ste nmero
se registra en el libro diario y, adems debe anotarse en la parte inferior derecha de cada uno de los
documentos de soporte.
33
Manual de buenas
6. Anticipos y caja menor

Los Anticipos y la Caja Menor son recursos econmicos que se utilizan para garantizar la marcha en la
ejecucin del proyecto. Por ejemplo, en caso de requerir fondos para talleres u otras actividades.
A continuacin se describe el procedimiento de cada uno:
Anticipos
Se entiende por ANTICIPO la ejecucin de un gasto que por un motivo justificado ante el responsable
del proyecto, se efecta antes, es decir, anticipadamente. La experiencia en la administracin de pequeos
proyectos, indica que en ocasiones en que se requiere efectuar pagos en efectivo, de menor cuanta, se tramita
un Anticipo.
SOLICITUD DE ANTICIPOS
Yo, ___________________________________ en calidad de ____________________________ de
la Entidad_______________________________________________ solicito un anticipo por valor de
$_______________________ (______________________________________________________)
Para:___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Este anticipo ser legalizado a ms tardar el da ________________________________________
Cordialmente,
_______________________
C.C.
Ciudad y Fecha_____________________________________
Para un adecuado manejo de los Anticipos, se debe tener en cuenta:

1. La persona responsable debe solicitar por escrito el anticipo, indicando el rubro, la cantidad y la fecha en
que se compromete a legalizarlo.
2. Para efectos contables, ste valor se asigna al rubro de Anticipos.
3. En el momento de legalizacin se registra cada monto en el rubro correspondiente, se reintegra el valor
que qued haciendo una consignacin a la cuenta y el total se registra en anticipos con NEGATIVO.
4. Los dineros en anticipos no se tienen en cuenta en la rendicin de cuentas como valores ejecutados, sino
como valores en caja que deben ser legalizados o reintegrados.
5. En los casos en que algn documento llegue sin soporte, o la factura no est a nombre de GTZ, o el gasto
no se haya aprobado en el presupuesto, estas sumas quedarn como ANTICIPO y debern ser reintegradas,
consignando estos valores en la cuenta bancaria.
35
Manual de buenas
Caja menor
Se entiende por Caja Menor , una cantidad de dinero en efectivo para sufragar gastos de menor cuanta.
REGLAMENTO DE CAJA MENOR
La persona responsable de la caja menor ser___________
El valor del Fondo Fijo de Caja Menor ser de $______
El monto mximo por el cual se harn desembolsos ser de $____________
En la caja siempre estar el valor del fondo en dinero efectivo o en recibos.
Cuando se tenga el 70% del monto de la caja gastado, se har un reembolso de caja, el cual ser autorizado en
su totalidad por la persona asignada.
Cuando se tienen facturas soportes, no se elaboran recibos de caja menor.
A las facturas se les debe colocar una nota aclarando el detalle de la compra.
El reembolso ser firmado por el responsable de la caja con el visto bueno del responsable del proyecto.
Para una adecuada administracin de estos recursos, se debe tener en cuenta:

1. El responsable del proyecto debe aprobar y firmar cada uno de los gastos.
2. Cuando hay soporte, no se elabora un recibo interno de caja
3. La cantidad de dinero para administrar por Caja Menor, debe ser registrada en el rubro de ANTICIPOS.
4. En los casos en que se requiera hacer un reembolso de Caja Menor, se gira un cheque. Los gastos se
asignan a los rubros correspondientes. Con la finalizacin de la ejecucin del proyecto la caja menor debe
quedar en cero (0) no se hace ningn egreso y se legalizan los gastos asignndolos a cada rubro y el valor
que estaba en anticipos se anota en negativo, si sobra dinero de caja menor se debe consignar.
36
Manual de buenas
7. Libro diario GTZ
1. La administracin de los recursos financieros requiere de la apertura de cuenta corriente. El carcter de

sta es de exclusividad, es decir, no se permiten consignaciones y retiros, de dineros que no procedan de
la administracin del subsidio.
(Ver Formato Libro Diario en la siguiente pgina)
2. Anotar el nmero interno en la primera columna. Este nmero debe ir en todos los soportes en la
parte inferior derecha.
3. Una vez el primer desembolso se haga efectivo, es necesario elaborar un recibo de caja detallando claramente
el nombre de la organizacin, el nmero del subsidio y el valor.
4. ste recibo de caja debe enviarse a la GTZ, de forma inmediata, va FAX al telfono 091-635 15 52.
.
5. Egresos -De acuerdo con el rubro del presupuesto. Egreso = Sum. De rubros
6. Anticipos y reintegros de dineros
7. Gastos bancarios y 4 x mil.
8. Saldo en Bancos = Saldo en Libro Diario
9. Se maneja contabilidad de caja - Es decir, se registra en egresos y en cada rubro lo que efectivamente se
cancel.
37
38
Fecha contab
(dia-mes-ao)
Fecha factura
No. de cheque
Beneficiario
Sumas
Saldo que viene

Ingreso por 1er
desembolso GTZ
Objeto del suministro

/ del servicio
Ingresos
Liquidacin del:
Cuenta Bco.
No. de cuenta
No. de comprobante
Direccin GTZ
Tel:
Nombre
Fecha
Egresos
Material
Comunicaciones
Egresos segn posicin presupuesto

Trans. Y viticos
Rec.Humano
Firma por:
Declaracin: Mediante la firma del apoderado del Beneficiario se hace constar que los suministros y prestaciones relacionados en las facturas, han sido suministrados conforme al contrato y que su pago ha vencido o vence.
No.
GTZ
email:
AV:
Benef.
AP
Pas:
PN:
Diario de Contabilidad - Subsidio Local Z
Anticipos
Saldo
Retfte
Manual de buenas
Manual de buenas
8. Conciliaciones Bancarias
Adjunto a la presentacin de informes deben enviar la correspondiente conciliacin bancaria:
CONCILIACION BANCARIA
(INSTITUCION)
FECHA___________
CTA BANCARIA No.______________
BANCO __________________
SALDO SEGUN LIBROS
XXXXXXXX
MENOS SALDO SEGUN EXTRACTO
XXXXXXXX
= DIFERENCIA
XXXXXXXX
CHEQUES PENDIENTES DE COBRO

CH.
XXXXXXX
CH.
XXXXXXX
CH.
XXXXXXX
CH.
XXXXXXX
XXXXXXXX
MAS NOTAS EN EXTRACTO NO REGISTRADAS EN LOS LIBROS

XXXXXXXX
MENOS CONSIGNACIONES NO REGISTRADAS EN EL BANCO
XXXXXXXX
DIFERENCIA CONCILIADA
XXXXXXXX
39
Manual de buenas
9. Presentacin del informe financiero
1. Libro Diario y Control del Presupuesto debidamente diligenciado, firmado por el Representante Legal,
tanto en papel como en medio magntico.
2. Recibo de Caja de todos los desembolsos que la GTZ consigna en la cuenta exclusiva del proyecto.
3. Comprobantes de Egreso con sus correspondientes soportes. En los comprobantes de egreso debe
venir la copia al carbn de los cheques girados.
4. Todos los soportes deben venir con el visto bueno de la persona responsable del proyecto o los delegados
del representante legal. Los documentos que no registren el visto bueno, no sern incluidos en la rendicin
de cuentas.
5. Legalizaciones segn el caso anexando todos los soportes y detallando por talleres en forma independiente.
6. SOLICITUD DE DESEMBOLSO SEGN EL FORMATO ESTABLECIDO: Este documento es
requisito indispensable para tramitar los desembolsos. Debe llegar completamente diligenciada y firmada
por el representante legal.
Los documentos y soportes se deben pegar en hojas tamao carta con el fin que toda la documentacin
llegue organizada al mismo tamao y as evitar que algn documento se extrave.
Soportes Contables
1. Todos los soportes deben estar autorizados, con el Vo. Bo. De las personas autorizadas y tener detalles
claros.
41
Manual de buenas
2. Los C.E. Firmados por el beneficiario y se deben firmar tambin los espacios de revisado y aprobado.
3. Cuando hay C.E. Anulados se debe anexar el cheque debidamente anulado
4. Facturas originales
5. Documentos equivalentes a la factura
6. Extractos Bancarios y conciliacin bancaria
7. Copia de las declaraciones de retencin en la fuente
8. Evitar los recibos propios en egresos donde entregan soporte. No hacer recibo de caja menor
cuando hay factura de venta.
9. Los soportes deben sumar estrictamente el valor girado. Cuando el comprobante tiene de soporte
varios recibos, anexar la tirilla de la sumadora.
10. Fotocopia de los comprobantes de pago de aportes a seguridad social cuando haya lugar a esto.
11. Actas de entrega de los activos fijos que reciba la institucin.
12. Anexar la declaracin de exclusividad de financiacin de fondos de la GTZ en El Proyecto.
Los datos consignados en un comprobante/factura, etc. no deben tener tachones, borrones
o correcciones/alteraciones en fechas ni valores.
CUALQUIER CAMBIO EN EL PRESUPUESTO DEBE ESTAR AUTORIZADO
PREVIAMENTE POR EL ASESOR DE LA GTZ; DE ESTA AUTORIZACION DEBE
QUEDAR CONSTANCIA POR ESCRITO.
NO SE ACEPTAN AUTORIZACIONES VERBALES.
Todos los documentos y soportes deben tener el nmero GTZ que se anota en la parte inferior derecha.
Estas rendiciones se deben archivar en carpetas AZ o en carpetas de cartn, en ningn caso las deben anillar.
Las rendiciones de cuentas se deben enviar mensualmente sin que este plazo supere seis semanas. Esto con
el objeto de hacer un seguimiento ms oportuno y eficiente.
42
Manual de buenas
10. Solicitud de fondos

1. Diligenciar el formato de Solicitud de Fondos.
2. Plan de inversin que cubra el saldo y el valor del desembolso.
3. El ltimo desembolso debe ser financiado por la Entidad. Se girar el ltimo pago
cuando se haya ejecutado y soportado la totalidad del presupuesto.
4. La solicitud de fondos se tramita en el momento en que requieran el siguiente desembolso.
Es indispensable presentar al mismo tiempo la rendicin de cuentas.
Cambio presupuestal
Todo cambio presupuestal debe contar con la aprobacin escrita del Asesor GTZ.
Sin ste requisito no se efectuarn modificaciones al Plan de Inversin.
43
Manual de buenas
Solicitud de desembolso
Ciudad, Fecha
Seores:
Deutsche Gesellschaft fr Technische
Zusammenarbeit (GTZ) GmbH
Proyecto
Atn. Doctor (a)
Kra. 13 N.97 -51 302
Bogot
Subsidio Local
OZ
Nr. del Subsidio
PN
Solicitud de Fondos Nr:
Forma de Pago:
Desembolso / Anticipo (Condicin: Acuerdo debidamente legalizado)
Valor SOLICITADO en COP _____$
Consignacin en nuestra cuenta exclusiva para el proyecto:
Nombre de la Cuenta
Banco
Cta.
Cte.
____
Ahorros ____
Sucursal
* Liquidacin desembolso(s) anteriores:

Los servicios y suministros liquidados en la rendicin de cuenta Nr. fueron recibidos por parte de la entidad a
entera satisfaccin.
Por medio de la presente declaramos que ninguno de los servicios o suministros presentados en nuestra rendicin
de cuenta Nr. no fueron cancelados o subsidiados por otros fondos o crditos distintos a los provenientes de
la GTZ.
Representante Beneficiario
Vobo AV
Anexos:
Plan de inversin para la utilizacin de este desembolso
(espacio exclusivo de GTZ):
COP_____________
44
Este monto puede ser

contabilizado en costos
Firma Responsable GTZ
Manual de buenas
11. Ejercicio
Favor diligenciar el libro diario y control de presupuestos con estos datos y anotar cuales seran los documentos
soportes en cada caso.
GTZ
DETALLE
Se autoriza un subsidio de $30,000,000
PRIMER DESEMBOLSO
SEGUNDO DESEMBOLSO
TERCER DESEMBOLSO
RETENCIN
VR.GIRADO
70.000
1.930.000
15.000.000
13.000.000
2.000.000
La entidad beneficiaria presta $200,000 para abrir la cuenta corriente
Enero 03 La GTZ gira el primer desembolso
Enero 05 Se da un anticipo para un taller en Cali por

tres das donde participan 40 jvenes
2.000.000
Enero 05 Se compran los tiquetes para una persona

a Cali - Ida y regreso
560.000
Reintegro a la Asociacin del prstamo hecho al proyecto
Enero 10 Pago de 1000 cartillas sobre derechos humanos
Enero 20 Legalizacin de anticipo de gastos de viaje a Cali

Trae cartulas de la aerolnea
Hospedaje para 30 personas por una noche
Alimentacin para 80 personas
Implementos de papelera
Transporte
2.000.000
360.000
800.000
450.000
100.000
Enero 30 Pago Honorarios a Rocio Gonzlez por asesora

Contrato a 3 meses
2.000.000
200.000
1.800.000
Enero 30 Pago al socilogo Juan Prez

Contrato a 6 meses
1.000.000
100.000
900.000
10
Enero 30 Pago de chequera
85.000
11
Gastos bancarios y 4 x mil
36.780
12
Febrero 05 Pago servicio telefnico y de internet
300.000
13
Febrero 07 Cancela retencin en la fuente
370.000
14
Febrero 07 Rocio Gonzlez solicita un anticipo para viaje a Medelln
550.000
1. QUE DOCUMENTOS SE DEBEN ANEXAR EN CADA CASO

2. DILIGENCIAR EL LIBRO DIARIO CON ESTA INFORMACION
3. ANOTAR COMO DEBE SER ENVIADO EL INFORME, TENIENDO
EN CUENTA QUE SE VA A PEDIR UN DESEMBOLSO DE $15,000,000
45
Colombia
2002.2049.1-001.00
46
Fecha contab
(dia-mes-ao)
Fecha factura
No. de comprobante
No. de cheque
Beneficiario
Sumas

/ del servicio
Ingresos
Agencia GTZ
636 1114 Bogot
Egresos
Material
Trans. Y viticos
Comunicaciones
Liquidacin del: 03-01-02 al 15-02-02
Direccin GTZ
Tel:

FONDO DE CONVIVENCIA Y CONCERTACIN SOCIAL
Febrero 15 de 2002
Cuenta Bco.
BANCOLOMBIA
No. de cuenta 1030-2045358-4
Nombre
Fecha
Fecha:
Firma por:
VALOR DE LA RENDICIN DE CUENTAS
Mediante la firma del apoderado del Beneficiario se hace constar que los suministros y prestaciones relacionados en las facturas, han sido suministrados conforme al contrato y que su pago ha vencido o vence.
No.
GTZ
email:
AV:
Sabine Markert
Benef. ASOCIACIN ABC

AP
Pas:
PN:
Rec.Humano
Anticipos
Saldo
Retfte
Manual de buenas
Manual de buenas
Control del Presupuesto - Subsidio Local Z 001/02
Pas:
PN:
Nombre
Fecha
Colombia
2002.2049.1-001.00

Febrero 15 de 2002
Cuenta Bco.
BANCOLOMBIA
No. de cuenta 1030-2045358-4

AP
Direccin GTZ
Tel:
Agencia GTZ
636 1114 Bogot
Liquidacin No:
Entre:
1
03-01-02 al 15-02-02
email:
AV:
Sabine Markert
Pos. Presupuesto
Concepto
1
2
3
4
Material de trabajo
Transporte y viticos
Comunicaciones
Recurso Humano
Presupuesto Inicial
COP
8.000.000
5.000.000
1.000.000
16.000.000
Liquidacin Acumulada
Saldo del
Presupuesto
COP
COP
Liquidacin
Actual Nr. 01
COP
30.000.000
Firmas en seal de conformidad:
por GTZ:
por:
Directora Agencia GTZ
Representante Legal
47
Colombia
2002.2049.1-001.00
48
Anticipo viaje a Cali
Tiquetes ida y vuelta a Cali
Pago prstamo a la Asociacin
Impresin de 1000 cartillas
Legalizacin gastos viaje
1er Pago contrato asesora N.13
1er Pago contrato asesora N.15
Valor chequera
3 x mil y gastos bancarios
Pago telfono e internet s/n relacin
Pago retencin mes de enero
Solicitud anticipo viaje a Medelln
Rocio Gonzlez
Viajes El Sol
Asociacin ABC
Impresores Alpha
Rocio Gonzlez
Rocio Gonzlez
Juan Perez
Bancolombia
Bancolombia
Asociacin ABC
Administracin de Impuestos
Rocio Gonzlez
6001
6002
6003
6004
6005
6006
6007
6008
6009
CE.1020
CE.1023
CE.1024
CE.1048
RC.0557
CE.1055
CE.1056
NB.0128
NB.0129
CE.1070
CE.1083
CE.1090
05-01-02
05-01-02
05-01-02
10-01-02
20-01-02
30-01-02
30-01-02
30-01-02
30-01-02
05-02-02
07-02-02
07-02-02
10
11
12
13
14
15.200.000
300.000
8.731.780
550.000
370.000
2.571.780
70.000
1.820.000
300.000
3.000.000
Firma por:
VALOR DE LA RENDICION DE CUENTAS
7.691.780
840.000
6.468.220
7.018.220
7.388.220
7.688.220
36.780
36.780
300.000
7.725.000
85.000
85.000
550.000
7.810.000
900.000
300.000
8.710.000
1.800.000
900.000
10.510.000
-2.270.000
10.510.000
1.820.000
450.000
12.440.000
1.930.000
1.800.000
1.930.000
12.640.000
560.000
200.000
13.200.000
2.000.000
Saldo
560.000
Anticipos
2.000.000
Rec.Humano
200.000
Comunicaciones
15.200.000
Trans. Y viticos
Material
200.000
Egresos
15.000.000
Ingresos
Agencia GTZ
636 1114 Bogot
Liquidacin del: 03-01-02 al 15-02-02
Direccin GTZ
Tel:
Sumas
Ingreso por 1er desembolso GTZ
Prestamo para apertura de cta
RC.0530
Proyecto GTZ
NC.2030
03-01-02

/ del servicio
20-12-01
Beneficiario
No. de
cheque
No. de
comprobante
Fecha contab
(dia-mes-ao)
Fecha
factura

Febrero 15 de 2002
Cuenta Bco.
BANCOLOMBIA
No. de cuenta 1030-2045358-4
Nombre
Fecha
No.
GTZ
email:
AV:
Sabine Markert

AP
Pas:
PN:
-370.000
100.000
200.000
70.000
Retfte
Manual de buenas
Colombia
2002.2049.1-001.00
15.215.000
15.000
15.331.780
6.600.000
450.000
3.481.780
910.000
2.836.000
1.016.000
680.000
380.000
Firma por:
VALOR DE LA SEGUNDA RENDICION DE CUENTAS
7.006.000
450.000
7.700.000
4.700.000
Total Acumulado
Total segunda rendicion
Pago de retencin
Asociacin ABC
6015
200.000
CE.1035
10-03-02
21
1.800.000
656.000
Legalizacin taller Cartagena
Rocio Gonzlez
6014
525.000
Anticipo para taller en Cartagena
Rocio Gonzlez
6013
CE.1130
CE.1032
10-03-02
20
05-03-02
19
300.000
Pago red de internet
Colnodo
6012
CE.1120
300.000
1.350.000
1.350.000
28-02-02
2.700.000
2.700.000
3.000.000
Rec.Humano
Segundo pago Contrato N.15
80.000
300.000
Comunicaciones
Segundo pago Contrato N.13
360.000
1.820.000
Trans. Y viticos
Juan Perez
385.000
2.571.780
Material
Rocio Gonzlez
18
8.731.780
15.200.000
15.000
Egresos
Ingresos
6011
CE.1116
25-02-02
17
Saldos Iniciales

/ del servicio
6010
CE.1115
25-02-02
16
Beneficiario
Agencia GTZ
636 1114 Bogot
Liquidacin del: 10/02/02 al 10/03/02
Direccin GTZ
Tel:
Legalizacin anticipos Cali y Med.
No. de
cheque

Marzo 15 de 2002
Cuenta Bco.
BANCOLOMBIA
No. de cuenta 1030-2045358-4
Nombre
Fecha
Rocio Gonzlez
NC.2031
10-02-02
No. de
comprobante
15
Fecha factura
Fecha contab
(dia-mes-ao)
No.
GTZ
email:
AV:
Sabine Markert

AP
Pas:
PN:
419.000
-421.000
-1.381.000
1.800.000
-840.000
840.000
Anticipos
-116.780
-116.780
-116.780
-116.780
-116.780
-116.780
333.220
333.220
2.133.220
2.433.220
3.783.220
6.483.220
6.468.220
Saldo
-450.000
150.000
300.000
Retfte
Manual de buenas
49
Manual de buenas

Pas:
PN:
Nombre
Fecha
Colombia
2002.2049.1-001.00

Febrero 15 de 2002
Cuenta Bco.
BANCOLOMBIA
No. de cuenta 1030-2045358-4

AP
Direccin GTZ
Tel:
Agencia GTZ
636 1114 Bogot
Liquidacin No:
Entre:
1
03-01-02 al 15-02-02
email:
AV:
Sabine Markert
Pos. Presupuesto
Concepto
Presupuesto Inicial
1
2
3
4
Material de trabajo
Comunicaciones
Recurso Humano
COP
8.000.000
5.000.000
1.000.000
16.000.000
COP
2.571.780
1.820.000
300.000
3.000.000
30.000.000
7.691.780
Liquidacin
Actual Nr. 01
COP
2.571.780
1.820.000
300.000
3.000.000
Saldo del
Presupuesto
COP
5.428.220
3.180.000
700.000
13.000.000
0
22.308.220
7.691.780

por GTZ:
por:
Asesor Principal Proyecto
Representante Legal

Pas:
PN:
Nombre
Fecha
Colombia
2002.2049.1-001.00

Febrero 15 de 2002
Cuenta Bco.
BANCOLOMBIA
No. de cuenta 1030-2045358-4

AP
Direccin GTZ
Tel:
Agencia GTZ
636 1114 Bogot
Liquidacin No:
Entre:
2
03-01-02 al 15-02-02
email:
AV:
Sabine Markert
Pos. Presupuesto
Concepto
1
2
3
4
Material de trabajo
Comunicaciones
Recurso Humano
Presupuesto Inicial
COP
8.000.000
5.000.000
1.000.000
16.000.000
COP
3.481.780
2.836.000
680.000
7.700.000
30.000.000
14.697.780
Saldo del
Presupuesto
COP
4.518.220
2.164.000
320.000
8.300.000
0
15.302.220
50
por GTZ:
por:
Directora Agencia GTZ
Representante Legal
Liquidacin
Actual Nr. 01
COP
910.000
1.016.000
380.000
4.700.000
7.006.000
Cooperacin Tcnica Alemana al Desarrollo (GTZ)

Carrera 13 No. 97-51, Oficina 302
A.A. 89836
Bogot D.C, Colombia
Telfono:++57-1-636 1114
Fax:++57-1-635 1552
E-mail:[email protected]

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MANUAL DE BUENAS PRCTICAS

MANUAL DE BUENAS PRCTICAS

1. Formatos para la presentacin de proyectos

Formato para la presentacin de proyectos

2.1 Recurso humano

Hospedaje y alimentacin de asistentes

Formato listado de asistentes

Refrigerios / materiales y papelera

2.3 trabajo de campo

2.4 sistematizacin de la experiencia

6. Anticipos y caja menor

7. Libro diario GTZ

9. Presentacin del informe financiero

10. Solicitud de fondos

11. Ejercicio practico

Presentacin del informe financiero

La ejecucin de un proyecto requiere de los conocimientos y las competencias de aspectos temticos y

1. Formatos para la presentacin de proyectos

2. Informacin sobre el proyecto

2.6.2 Impacto temprano No. 2

2.6.3 Impacto temprano No. 3

2.7 Concepto y/o estructura metodolgica del proyecto.

(Humano, financiero, tcnico, logstico)

2.1 Recurso humano

- Fotocopias de las cdulas de ciudadana.

En los casos en que se presenta Contrato Laboral con alguna de las

Elementos del contrato:

Subordinacin - Cumplimiento de Horario

Soportes de los contratos en las rendiciones de cuentas:

$1.033.176 X 6 MESES = $ 6.199.056

5. Liquidacin del Otros de este Contrato:

TOTAL LIQUIDACION ULTIMA RENDICION

Se presenta en el momento en que se le pague a Martha la Liquidacin de Prestaciones Sociales con la

Contratos de prestacin de servicios

ORDEN DE PRESTACIN DE SERVICIOS

VALOR Y FORMA DE PAGO:

El CONTRATISTA se hace responsable por los riesgos y perjuicios

SOPORTES A ADJUNTAR EN RENDICION DE CUENTAS:

Artculos y/o servicios prestados

Firma del comprador:

Impreso por:____________ NIT ________________

IDENTIFICACIN NIT : _____________________________________________

Documento Equivalente a la Factura

DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA N._____

Firma del contratista

El documento equivalente a la factura solo se acepta a PERSONAS NATURALES. Estos documentos

En calidad de Responsable del Proyecto ___________________________________, certifico que he recibido del

CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS

VALOR TOTAL CONTRATO:

Los talleres se deben

Las facturas deben:

Las facturas que no cumplan con los

Hospedaje y alimentacin asistentes

Vo. Bo. Coordinador

Transporte y hospedaje de tallerstas

PASAJE AEREO -TIQUETE #

2.3 Trabajo de campo

2.4 Sistematizacin de la experiencia

Artculos y/o servicios prestados

Impreso por: NIT ____

Impreso por: NIT ____