Gestin de compras e inventarios

Inventario estacionado es capital estancado.

Esta afirmacin aparece a menudo, cuando el dilema es cmo hacer para controlar bien los inventarios y
gestionar compras y proveedores de materiales. Por otra parte, como solucin al dilema, la orientacin
siempre es: Trate de mantener el mnimo posible de materiales en el almacn y que no falte nada para la
produccin. Fcil, no?
La clave est en la pertinente gestin de la informacin, pues es la herramienta eficaz y efectiva que apoya al
proceso de toma de decisin de la empresa. Sin controles, no hay informacin sobre la gestin, por lo tanto,
es imposible hacer lo correcto y dentro del tiempo requerido.
La gestin del inventario tiene por objeto permitir que la empresa pueda producir y
comercializar sus productos o servicios de manera eficiente y con el menor uso de capital de trabajo.
Adems del conocimiento de los materiales, de los proveedores, de los sistemas de transporte y de
suministro, de los mercados, de la mejor poca para hacer pedidos, es importante para los compradores y los
administradores de inventario tener una visin macro de la empresa.
La planificacin de inventario es una actividad de importancia fundamental y debe ser integrado tanto con la
Produccin como con Operaciones, con el fin de optimizar los volmenes de compras.
Algunas acciones importantes en la gestin de compras e inventarios:
- Mantener los costos constantemente actualizados, de cada producto;
- Determinar el momento de la compra y el tamao del lote de cada producto, para cada proveedor. Esto
optimizar la planificacin de inventarios y, por consiguiente compras.
- Establecer polticas de cobertura (stock mnimo, stock mximo, punto de reposicin,
tamao del lote econmico de compras, etc.) para cada producto, sobre la base de valor
unitario, volumen a comprar, rotacin y lead time del proveedor, considerando la criticidad de cada
producto.
- Mantener controles para reducir los inventarios tipo low-mover, incluyendo la obsolescencia.
- Realizar planificacin constante de las necesidades de inventario, basada en las previsiones de consumo,
para garantizar tanto la disponibilidad de los productos o servicios, as como la reduccin del nivel de las
existencias, de acuerdo con los requerimientos de los clientes.
- Integrar el rea de planificacin y el rea de finanzas, esto permite una mejor gestin de los inventarios y
de los flujos de caja.
- Mantener un control permanente sobre la disponibilidad de inventario para llenar rpidamente las faltas
cuando estas se producen.
- Determinar el costo de falta de cada producto y compararlo con el costo de almacenamiento.
- Mantener un estricto control de las entradas y salidas en el sistema (ERP) versus el
inventario fsico.
- Realizar inventarios fsicos peridicos para comprobar los datos del control de inventarios.
- Mantener los inventarios en lugar estratgico para la produccin u operaciones.
- Mantener los productos ordenados en estantera y debidamente clasificados e identificados.

- Establecer una codificacin de materiales para facilitar su consulta.
- Evitar los almacenes abiertos.
- Mantener una separacin fsica entre la recepcin y el almacn.
- Mantener el sistema de informacin (ERP) integrado para un acceso inmediato cuando se requiera
consultar la cantidad disponible de cada material en stock.
Stock Mnimo
El stock mnimo, tambin llamado stock de seguridad, es una cantidad fija por cada
producto con el fin de no dejar que falte, previniendo as cualquier problema de la oferta (cambios en el
tiempo de suministro, falta de disponibilidad en las fbricas, etc.) u oscilaciones no pronosticadas en la
demanda. En un escenario ideal, donde la oferta fuera oportuna y perfecta y la demanda regular del cliente
tambin lo fuera, no habra necesidad de stock mnimo, ya que al consumir la ltima unidad, el proveedor
hara entrega de la nueva compra. El stock mnimo existe, en la realidad, para cubrir las ineficiencias. Como
es una inmovilizacin de recursos financieros, el stock mnimo debe ser administrado con el fin de mantener
los valores realmente mnimos. Su determinacin cuantitativa se puede hacer multiplicando un nmero de
das especfico por el promedio de consumo diario.
Stock Mximo
Se define el stock mximo acorde a la capacidad financiera de la empresa, teniendo
en cuenta la estructura de requerimientos de capital de trabajo (tamao del inventario acorde a la produccin
y consumo, participacin de los proveedores en su financiacin, etc.). Considerando lo anterior, como punto
de partida, se procede a realizar ajustes por grupos o elementos, teniendo en cuenta los datos de demanda
(consumo) y la oferta (proveedores). Por ejemplo, el stock total mximo, en lo general, se puede ajustar para
un perodo de 30 das de consumo, pero para algunos productos podra ser de 35, 40 o ms das. El tamao
del inventario es uno de los pilares clave del equilibrio financiero de la empresa. Si el tamao del inventario
es superior a su capacidad, la empresa tiene problemas de liquidez, se ve enfrentada a recurrir a los bancos,
empresas de factoring y otras fuentes de prstamos a corto plazo, lo que generar gastos financieros que
erosionan su margen y puede llevarla a la insolvencia.
Tiempo de Reposicin del Stock
Es el nmero de das entre la presentacin de una solicitud a la de la recepcin efectiva de las mercancas. El
tiempo de reposicin no es, por lo general, el mismo en todas las compras. Puede demorarse 1 semana, 4
semanas, 8 semanas, y as sucesivamente. Algunas variables colaboran para estas distorsiones, como los
problemas de produccin en los fabricantes, inventarios de proveedores mayoristas en problemas, la
estacionalidad, los problemas de transporte, el clima, distancia, reexpedicin, etc. Es importante tener claro
los promedios del tiempo de reposicin (lead-time) para evitar riesgos de desabastecimiento. Considerar en
los clculos, por ejemplo, la demora en promedio de las tres ltimas compras, la demora en promedio de los
ltimos 3 4 meses, etc.; con esto, se puede elegir el tiempo de reposicin acorde a los requerimientos de la
empresa. Es importante tener en cuenta que un tiempo de reposicin calculado por encima del ideal, empuja
hacia arriba los stocks y esto puede causar problemas y prdidas econmicas para la empresa.
Punto de Reposicin
El punto de reposicin, o punto de reabastecimiento, o punto de pedido, es la cantidad de un producto en
particular, que, al llegar a su nivel, sugiere la emisin de una nueva orden de compra. Se define tomando
como base el tiempo de reposicin, el consumo promedio diario y el stock mnimo. Por ejemplo, el stock
mnimo de un producto en particular es de 10 unidades, el tiempo de reposicin es de 7 das y el consumo
diario en promedio es de 3 unidades. Con estos datos, se calcula el punto de pedido de 31 unidades. Es decir,
cuando el inventario llega a 31 unidades, debe hacerse una nueva orden de compra. Si la mercadera es
entregada en 7 das, 21 unidades se han consumido y la nueva orden de compra entrar en el almacn
cuando se alcanza el stock mnimo. En caso de cualquier retraso por parte de los proveedores o el aumento
de la demanda de los clientes, habr un mnimo de existencias para cubrir esas desviaciones.

Curva ABC
El anlisis ABC es un mtodo de clasificacin frecuentemente utilizado en gestin de inventario. Resulta del
principio de Pareto. Permite identificar los artculos que tienen un impacto importante en un valor global (de
inventario, de consumo, de costos, etc.). Admite tambin crear categoras de productos que necesitaran
niveles y modos de control distintos. El criterio de la curva ABC es muy importante no slo en la gestin del
inventario, se puede aplicar en todas las actividades empresariales y humanas. Consiste en separar las cosas
(en este caso, los productos de inventario) por prioridad o importancia. En un inventario hay esos pocos
elementos de alto valor y otros muchos elementos de valores bajos, a veces, casi insignificantes en cuanto al
tiempo del ERP. Por ejemplo, en un taller de vehculos, hay dos o tres motores de repuesto y una multitud de
productos ms baratos, bujes, arandelas, tuercas, perno, etc. Lgicamente, para administrar el tamao de la
inversin en inventario, el gerente debe dedicarse principalmente a los motores y luego a los productos ms
baratos, los bujes, las arandelas, tuercas, pernos, etc.
El anlisis de clasificacin ABC faculta la creacin de tres bloques de existencias de productos:
A bajo volumen de productos con inversin de alto valor
B medio volumen de productos con un valor intermedio de inversin
C alto volumen de productos con pequeo valor invertido.
En general, se toma como base una clasificacin similar a la siguiente:

En la tabla de abajo se da un ejemplo visible de calificacin ABC.
Respecto al
cuadro anterior, se puede establecer la siguiente clasificacin:

La curva ABC es dinmico, es decir, un elemento puede ser clasificado como A en un da, y B y C en otro
momento. Todo depender del valor de concentracin que se obtiene multiplicando la cantidad por el valor
unitario del producto en comparacin con los otros productos del inventario. El valor a considerar para la
clasificacin ABC puede ser (i) el valor de costo del producto o su precio de venta, si el objetivo es
gestionar el volumen del stock o, (ii) el valor del margen de contribucin del producto si el objetivo es la
optimizacin de la ganancia a travs del margen de contribucin. Clasificando por el margen, muchos
productos tienden a cambiar la clasificacin, ya que algunos productos con bajo inventario pueden tener un
alto potencial de ventas y un buen margen y otros productos de alto costo pueden tener bajo potencial de
ventas y pequeos mrgenes. Lo importante es decidir lo que se desea con la curva ABC, optimizar la
ganancia o reducir los inventarios.
ndice de Falta
El objetivo de mantener la informacin en la maestra del inventario sobre el ndice de falta es para hacer una
mejor clasificacin y estratificacin de los productos con el fin de tomar decisiones ms objetivas partiendo
de una seleccin previa de materiales. La clasificacin por ndice de falta considera las siguientes tres
premisas:
- Se identifican los productos prioritarios del inventario, los que no pueden faltar en ningn caso y que
deben recibir un cuidado especial en compras y logstica.
- Se identifican aquellos productos que tienen importancia media. Es bueno que no haya falta de stock, pero
si faltan, existen otras alternativas para resolver el problema, reemplazarlos por otros, esperar la reposicin
del inventario, comprarlos en el mercado o incluso diferir el consumo o perder la venta.
- Se identifican aquellos productos con muy poca importancia en trminos de satisfacer las necesidades de
los clientes. Son los productos con los que la empresa no tiene inters en mantenerlos en inventario, son
productos clasificados como low-mover, o productos de rpida reposicin, o productos con posibilidad de
entrega programada.
Grado de Relevancia del Producto
El grado de relevancia del producto en stock se obtiene mediante una combinacin de la curva ABC con el
ndice de falta. Dos criterios se pueden adoptar, de la siguiente manera:
Enfoque en la curva ABC Enfoque en el ndice de falta

Esta clasificacin se utiliza en la gestin del inventario, brindando objetividad y seguridad en la toma de
decisin, ya que funciona con un listado acotado de productos pre-seleccionados, en lugar de un listado con
muchos productos el cual podra conllevar a equivocaciones.
Monitoreo de la Orden de Compra

Con el fin de monitorear el proceso de adquisicin y garantizar el cumplimiento del lead-time acordado con
el proveedor, se establece un alerta de control para hacerle el seguimiento al nmero determinado de das
antes de la fecha prevista para la recepcin del producto. Este alerta se parametriza en el sistema (ERP) con
la cantidad de das prefijado por el administrador. Si hay un problema, el comprador tiene tiempo para
adoptar otros procedimientos con el fin de no fallar con el suministro requerido.
Quiebre de Stock
Si el stock se agota y hay un lapso de tiempo hasta su reposicin, se determina que ocurri el quiebre de
stock. Esto genera atrasos en la produccin y en la operacin de la empresa. Para evitar que esto ocurra, es
importante que se produzca la correcta definicin de los distintos parmetros de control de inventario y
compra.
Lote Econmico de Compras (EOQ) Economic Order Quantity
Una de las tareas del administrador de compras es el suministro de los materiales necesarios a la produccin
y operacin de la empresa al mnimo costo de adquisicin. El proceso de compras puede contemplar
adquisiciones de pequeas cantidades varias veces o menos veces con mayores cantidades. El trabajo
administrativo para realizar, controlar y recibir la orden de compra tiene un costo. Por otra parte, las
compras concentradas conllevan a inventarios ms grandes, lo que, comnmente, resulta en mayores costos
financieros y el mantenimiento del inventario.
El Lote econmico de compras es un modelo clsico de cantidad fija de pedidos, es
decir, calcula cunto comprar de manera que se logre minimizar el costo asociado a la compra y al
mantenimiento de las unidades en inventario.
Se calcula el EOQ tomando el importe de la compra econmicamente ms ventajosa para la empresa, y
contrastando con los costos del pedido y con los costos de posesin.
Costo del Pedido (CP)
En el clculo del costo de realizacin de un pedido, hay que contemplar salarios, cargas sociales y otros
gastos de nmina, formatos, tiempo de computador, impresoras, conferencias telefnicas, tomas de precios,
control de recepcin de mercancas, carga y descarga de cada solicitud, etc. El valor de costo de la orden de
compra, se obtiene mediante la suma de todos los gastos detallados anteriormente y dividiendo el total por el
nmero de peticiones formuladas. Generalmente, este valor se considera fijo cualquiera sea la cuanta del
lote, pues no estn afectados por el tipo de polticas de inventarios.
Costo Total de la Administracin del Inventario
Contempla todos los costos de administracin del inventario. Para ello, hay que identificar, calcular y
controlar para un determinado periodo en que se quiera medir(i) los intereses pagados y/o el capital
correspondiente invertido, (ii) las prdidas registradas en el stock debido a la obsolescencia, daos, robo,
etc., (iii) costo del espacio (m2 m3) ocupado, (iv) sueldos y gastos con personal y (v) seguros e impuestos.
Costo de Posesin del Inventario (cp)
Se calcula el costo de posesin del inventario, dividiendo el costo total de la administracin del inventario
por el stock medio y, se expresa en el formato decimal.
Costo Unitario del Producto
Es el costo de una unidad del producto, calculado de acuerdo a la frmula mencionada.
Costo Total de Adquisiciones
Es la suma de todos los costos del rea de compras durante el periodo medido, tales como salarios, cargas
sociales, alquileres, materiales de oficina, telfono, Internet, etc.
Stock Medio Anual
Es el valor medio de las existencias durante el ao, que se obtiene mediante la suma de los inventarios
mensuales, dividido por 12.
Mantenimiento Costo de posesin del inventario, Costo del pedido, Costo total de administracin del inventario, Costo total de
adquisiciones, Costo unitario del producto, curva ABC,Gestin de compras e inventarios, grado de relevancia del
producto, ndice de falta, Lote econmico de compras, monitoreo de la orden de compra, punto de reposicin, Quiebre de
stock, stock mximo,Stock medio anual, stock mnimo, tiempo de reposicin del inventario