ADMINISTRACION DE LAS COBRANZAS

DEFINICIN: Proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta por concepto de la compra de un
producto o el pago de algn servicio .esto incluye el pago de documento como
Facturas
Pagares
Letras de cambio
Otros ttulos valores
Se dice que la venta se realiza cuando se hace el cobro respectivo y es tan cierta esta frase que cualquier empresa
comercial mantiene un adecuado capital de trabajo , cuando genera efectivo por parte del pago de sus clientes , por
lo tanto se considera la labor de cobranza de gran importancia en la administracin ADMINISTRACIONSegn Henry
Fayol (considerado como el verdadero padre de la moderna Administracin) Dice que "administrar es prever,
organizar, mandar, coordinar y controlar".
1.- LA ADMINISTRACION DE LAS COBRANZAS
Consiste en el desarrollo de actividades y estrategias para alcanzar el cobro de deudas.
Una gestin de cobranzas, para que sea efectiva, debe tomar en cuenta el contacto, la comunicacin y el entorno de
negocio. Estos aspectos producen informacin que debe ser bien administrada y rpidamente canalizada para
producir efectividad en cada gestin que se emprende.
Dentro de la administracin de las cobranzas tambin observamos q forman parten de ello la administracin de las
cobranzas por consecuente a continuacin mostramos distintos conceptos preliminares y enfoques de las cuentas
por cobrar
1. CUENTAS POR COBRAR, CONCEPTOS PRELIMINARES
Las cuentas por cobrar constituyen tal vez uno de los activos ms importantes de una empresa. Su misma
naturaleza de representar las decisiones de concesin de crdito, la gran importancia que para la
administracin tiene su buen manejo y control en las decisiones financieras, como instrumento que contribuye
a elevar el volumen de ventas y a la generacin de fondos para el financiamiento de las operaciones
corrientes de la empresa. Para todos los fines de la gerencia de crdito se deben considerar dos elementos
bsicos:
Obtencin de la mxima ganancia en operaciones.
Cobrabilidad de las ventas a crdito, minimizando lo ms que se pueda el riesgo de las cuentas por
cobrar, a fin de protegerse contra posibles prdidas.
Optimizacin de las ganancias de los accionistas de la firma
El concepto de cuentas por cobrar puede ser establecido desde los siguientes puntos de vista:
A. Desde el punto de vista contable:
Las cuentas por cobrar son la parte del activo circulante originada por las ventas a crdito. Este concepto
comprende las cuentas por cobrar originadas por operaciones comerciales; no obstante, existen cuentas
por cobrar no procedentes de las operaciones corrientes de un negocio y comnmente se le conoce
como no comerciales, estas ltimas son generadas por transacciones realizadas en las siguientes
modalidades:
Entre la empresa y sus empleados o accionistas
Compaas afiliadas
Depsitos reembolsables
Reclamaciones por prdidas a daos
Anticipos dados para compra de mercancas
Cobros al gobierno por devoluciones de impuestos
En general cualquier derecho a cobrar no proveniente de una venta a crdito de bienes o servicios.
B. Desde el punto de vista administrativo:
Las cuentas por cobrar son el total de los crditos a corto plazo otorgados y an no recuperados, y que
representan un eficiente indicador de la gestin administrativa de un negocio, o en su departamento de
crdito en materia de crdito y cobranzas al hacerse un anlisis de ellas. Un negocio se ayuda mejor a s
mismo cuando sirve mejor a su clientela, cuando comercia no slo en vender sus productos y servicios,
sino tambin en satisfacer los deseos y las necesidades humanas. Ningn gerente de crditos puede
servir bien a su negocio, a menos que acte en forma igual con el pblico.
La necesidad de ambos crditos, el comercial y el del consumidor, est firmemente establecida en la
sociedad. La satisfaccin de stas necesidades constituye el reto profesional que debe enfrentar en la
actualidad, el hombre dedicado a la gerencia de crdito.
El concepto administrativo de las cuentas por cobrar destaca una importante actividad dentro de la
empresa que pone en relieve la necesidad de emprender estudios profundos y cuidadosos, tendientes a
lograr la mxima efectividad del proceso de ventas a crdito. Asimismo, en la cobranza de los crditos
otorgados en plazos normalmente establecidos por la poltica crediticia de la firma.
C. Desde el punto de vista financiero:
Desde el punto de vista financiero, las cuentas por cobrar constituyen fondos comprometidos. Esto
significa una ampliacin de los mismos en forma directa del efectivo que debera percibirse de las ventas
al crdito concedido para facilitar las ventas y mejorar los beneficios. Esto a su vez afecta el flujo de caja
de una empresa, en vista de los efectos que tienen las polticas relativas de la concesin de crditos y a
las polticas de cobranzas en la rapidez con que entren los fondos a la firma. Asimismo, tambin se
afectarn los estados financieros presupuestados, tanto el estado de ganancias y prdidas como el
balance general debido a los efectos de las decisiones que se tomen respecto a las ventas a crdito y a
las prdidas por cuentas incobrables. As, desde el punto de vista financiero, las cuentas por cobrar,
representan un instrumento realmente importante en la funcin financiera de una empresa. De una buena
poltica de concesin de crdito y de un buen sistema de cobros, depender la contribucin de las
cuentas por cobrar a la provisin de fondos en las condiciones ms ventajosas y a la maximizacin de las
utilidades de la empresa.
D. Desde el punto de vista econmico
Las cuentas por cobrar (el crdito) representan un elemento con efectos decisivos en todos los tipos el
cielo de negocios. Los negocios en sus actividades son entes dinmicos que pasan por una serie de
etapas o perodos en los cuales perodos de prosperidad alternan con perodos de recesin. La confianza
y voluntad para el otorgamiento de crdito, monto y plazo de pago van a depender en gran parte de la
etapa en la cual se encuentre el negocio

En consecuencia, cuando un negocio se recupera de un perodo de decadencia, invierte en activos fijos,
los precios y las utilidades aumentan con el incremento de la demanda; al elevarse el valor de los bonos y
las acciones, nuevos crditos se negocian fundamentados en ese aspecto. Se necesita la utilizacin de la
totalidad del capital y mano de obra para satisfacer la demanda. En una poca de depresin, en la cual la
demanda se nivela o es inferior a la produccin, los comerciantes quedan con niveles de inventarios
elevados que no pueden vender; se trata de acelerar el cobro de las cuentas y documentos por cobrar, se
venden bonos, acciones y activos fijos para pagar a los acreedores y aumentar la liquidez de la firma; la
reduccin de personal es caracterstica de esta poca
En poca de recesin, lo caracterstico es que un gerente sea pesimista y reacio a conceder crditos. As,
la reduccin en las ventas y en la actividad de los negocios, a lo cual a su vez se une la presin a los
clientes para que cancelen sus deudas a la empresa; cuando se trata de crditos de plazos no vencidos,
se les ofrecen a los clientes atractivos descuentos por pagar antes de la fecha de vencimiento de la
deuda. Cuando la recesin alcanza su punto ms bajo, los gerentes de crdito intentan estimular la
recuperacin de la empresa mediante el establecimiento de una poltica crediticia ms liberal. En las
primeras etapas de cambio en los negocios, si la confianza de los gerentes de crdito en la capacidad de
pago de sus clientes en el futuro los hace demasiado flexibles en la concesin de los crditos, se da un
impulso a la sobre expansin con el consiguiente peligro de inversin excesiva en cuentas por cobrar
Lo anteriormente sealado respecto al enfoque econmico del crdito resalta el papel que desempea el
crdito en las diversas etapas del ciclo de los negocios y la incidencia que tiene el ciclo de los negocios
en los niveles de cuentas por cobrar, en la concesin y en la restriccin del crdito
*Los conceptos de cuentas por cobrar, enfocados a travs de cuatro puntos de vista diferentes dan una
idea de las diferentes actividades en la vida de una empresa en las cuales las cuentas por cobrar
desempean uno de los roles ms importantes, tanto en el aspecto Contable, Administrativo y Financiero
como el Econmico.
2.- INSTRUMENTOS A UTILIZAR EN LA ADMINISTRACION DE COBRANZAS
Las Cuentas por Cobrar constituyen una funcin dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el
control de las deudas de clientes y deudores para reportarlas a los departamentos de Crdito y Cobranza,
Contabilidad, Tesorera y Finanzas. Para ello se tiene que seguir los siguientes procedimientos y tcnicas
que llevaran un control adecuado en la administracin de las cobranzas
a) POLTICAS DE COBRANZA
Para Gitman (2003, p.242), "son los procedimientos que la empresa emplea para realizar la cobranza de
las cuentas por cobrar cuando las mismas llegan a su vencimiento". Estos procedimientos se explican a
continuacin:
Notificacin por escrito:
Constituye la primera opcin en el proceso de cobro de las cuentas vencidas. Se lleva a cabo los das
siguientes al vencimiento de la cuenta, para ello se enva una carta al cliente deudor, notificndole la
situacin. En caso de que el cliente haga caso omiso a esta notificacin, se proceder a enviar una
ms exigente. Finalmente, se enviar una tercera y ltima carta planteando la situacin de
morosidad.
Llamadas telefnicas:
Constituye la segunda opcin, se debe realizar cuando el primero no dio el resultado esperado, en
este caso el gerente de crdito tendr la tarea de comunicarse con el cliente que posee la deuda y
hacerle la exigencia del pago. Si este posee una razn adecuada para explicar el motivo de retardo,
se podr considerar la posibilidad de extender el tiempo de crdito.
Visitas personales:
Esta tcnica puede ser muy efectiva y constituye la tercera opcin, su efectividad radica en las altas
posibilidades de que el cobro se haga en el acto.
Mediante agencias de cobranzas:
Es la cuarta opcin, puede no resultar rentable, puesto que consiste en recurrir a una agencia o a un
abogado para que se encarguen de gestionar el cobro. Esto generalmente conlleva un costo elevado
y se puede ver afectado hasta el cincuenta por cierto de las deudas cobradas.
Recurso legal:
Es una opcin bastante extremista, puede recurrirse a ella incluso antes de la anterior, pero se debe
tener en consideracin que puede ser un procedimiento costoso y que aun as no garantiza el cobro
de los adeudos pendientes.
De la misma manera, Levy (2009, p. 212), plantea que se refieren a "los procedimientos que la empresa
sigue con la finalidad de recuperar la cartera vigente y vencida". Es fundamental disearlas considerando
las condiciones del mercado, la competencia, el tipo de clientes que posee la organizacin, as como sus
objetivos y polticas.
Por su parte Brachfield (2005, p.147), seala que "las polticas de cobranza sirven para consolidar
criterios, evitar arbitrariedades, al momento de reclamos, simplificar los trmites de cobro, establecer las
prioridades y determinar las normas de comportamiento que deben asumir los encargados de gestionar
los impagados".
De acuerdo con las ideas expuestas, los tres autores coinciden en mencionar que las polticas de
cobranza rigen los procedimientos que la empresa emprende para efectuar el cobro de las cuentas por
cobrar cuando estas han llegado a su vencimiento. Sin embargo, Gitman (2003), va ms all y
considerando lo planteado, seala que existen varias alternativas que las empresas pueden emplear para
antes de declarar la incobrabilidad de sus cuentas, algunas de esas alternativas son simples pero otras
poseen un grado ms alto de complejidad y de tiempo para que puedan verse los resultados.
En tal sentido, las polticas de cobranza revisten significativa importancia, por ello se tomarn en cuenta
para el desarrollo de la investigacin, puesto que aportan conocimientos claves sobre la variable cuentas
por cobrar que se est estudiando, siendo los sealamientos hechos por Gitman (2003), los que mejor se
adaptan a la investigacin.

b) TCNICAS DE COBRANZAS
En cualquier sistema de cobranzas las actividades se realizan generalmente a travs de las siguientes
etapas.
- Recordatorio.
- Insistencia o persecucin.
- Acciones o medidas drsticas.
c) MOTIVACIN EN LA COBRANZA.
La motivacin en la cobranza, no es ms que buscar una serie de estmulos, para que, tanto el cobrador
como el deudor realicen a tiempo sus obligaciones para con las empresas.
Los estmulos ms importantes para el cobrador y para lograr una cobranza eficaz son los siguientes:
- Sueldo
- Comisiones
- Premios
- Relaciones humanas
Para que el deudor este motivado y colabore a pagar oportunamente, se le puede otorgar los siguientes
estmulos:
- Descuentos por pronto pago
- Ofertas
- Aumento de lmite de crdito
- Bonificaciones
- Reduccin en los pagos, por el cliente cumplido
- Consideraciones especiales
3.- CASO APLICATIVO
El monto total de las cuentas por cobrar pendientes de pago en cualquier fecha determinada se establece
mediante dos factores:
El volumen de ventas al crdito.
El plazo promedio de tiempo entre las ventas y las cobranzas.
Ejemplo
Supngase que la empresa BLC, un distribuidor mayorista de productos de madera, abre un almacn el 1 de
enero y, empezando el primer da, hace ventas de s/. 1000 por da. Con propsitos de simplificacin, suponemos
que todas las ventas son a crdito, y que a los clientes se les proporciona 10 das para pagar. Al final del primer
da, las cuentas por cobrar sern de s/.1000. Aumentaran a s/.2000 al final del segundo da y el 10 de enero
habrn aumentado a 10(s/.1000)= s/.10000. El 11 de enero, se aadirn otros s/.1000 a las cuentas por cobrar,
pero los pagos por las ventas que se hayan hecho al 1 de enero reducirn las cuentas por cobrar en s/.1000. Por
lo tanto el total de las cuentas por cobrar permanecer constante en s/.10000. En general, una vez que las
operaciones de la empresa se han estabilizado, existir la siguiente situacin:


Cuentas por cobrar = ventas a crdito por da X longitud del periodo de cobranza
= s/. 1000 x 10 das = s/.10000

Si cambian tanto las ventas a crdito como el periodo de cobranza, tales cambios se vern reflejados en las
cuentas por cobrar.
Obsrvese que la inversin de s/. 10000 en cuentas por cobrar debe ser financiada. Como ejemplo, supongamos
que en la fecha en que el almacn inauguro sus instalaciones, el 1 de enero, los accionistas de BLC aportaron s/.
800 como capital comn y se hubiera usado este dinero para comprar los bienes vendidos durante el primer di.
El valor de s/.800 del inventario se vender en s/. 1000, por lo tanto, la utilidad bruta de BLC sobre la inversin
de s/.800 sera de s/200, o del 25%. Bajo esta situacin, el balance general inicial seria como se describe a
continuacin.

Inventario s/.800 capital contable comn s/.800
Total activos s/.800 total pasivo y capital contable s/.800

Al final del da, el balance general aparece tal y como se muestra a continuacin:

Cuentas por cobrar s/.1000
Inventarios s/. 0
Total de activos s/.1000

Capital contable comn s/.800
Utilidades esenciales s/ 200
Total promedio y capital contables s/.1000

Para permanecer en el negocio BCL debe recargar sus inventarios. Para tal propsito, requiere que se compren
s/.800 de bienes y esto requiere de s/.800 en efectivo. Suponiendo que BCL solicitara en prstamo s/.800 al
banco, el balance general al segundo da seria tal y como se describe a continuacin:

Cuentas por cobrar s/.1000
Inventarios s/.800
Total de activos: s/. 1800

Documentos por pagar a bancos s/.800
Capital contable comn: 800
Utilidades retenidas 200
Total pasivos y capital contable. s/.1800

Al final del da, los inventarios se habrn convertido en cuenta por cobrar, y la empresa tendr que solicitar en
prstamo otros s/.800 para reabastecerse para el tercer da.
Este proceso continuara, siempre y cuando el banco est dispuesto a aportar en prstamo los fondos
necesarios, hasta el inicio del onceavo da, en que el balance general ser como se describe a continuacin:

Cuentas por cobrar s/. 10000
Inventarios s/. 800
Activos totales s/. 10000


Documentos por pagar a bancos s/.8000
Capital contable comn s/. 800
Utilidades retenidas s/.2000
Total pasivos y capital contable s/.10800

Por lo que este momento en adelante, se cobraran s/.1000 diarios provenientes de las cuentas por cobrar, y se
podrn usar s/. 800 de estos fondos para compras inventarios nuevos.
Se debe dejar en claro que: 1) las cuentas por cobrar depende conjuntamente del nivel de las ventas a crdito y
del periodo de cobranzas, 2) que cualquier incremento en las cuentas por cobrar debe ser financiado de laguna
manera, pero 3) que el monto total de las cuentas por cobrar no tiene que ser financiado porque la porcin de
utilidades (s/.200 de cada s/.1000 de ventas) no representa un flujo de salida de efectivo.

Ejemplo
- Formas de controlar la posicin de las cuentas por cobrar

Si la venta es en efectivo, la utilidad queda definitivamente ganada, pero si la venta es a crdito, la utilidad no se
ganara a menos que, y hasta que, la cuenta sea cobrada. Hemos sabido que algunas empresas tienden a facilitar
ventas a clientes muy dbiles con el objeto de reportar altas utilidades. Esto podra impulsar el precio de las
acciones de la empresa, por lo menos hasta que las prdidas causadas por la concesin del crdito empezaran a
disminuir las utilidades, en cuyo momento el precio de las acciones disminuir, la deteccin oportuna del deterioro de
las cuentas por cobrar podra ayudar tanto a los inversionistas como a los banqueros a evitar prdidas.

- Das de venta pendiente de cobro (DSO)
Supngase que Super Sets Inc., un productor de televisores, vende 200.000 aparatos de televisin al ao a un precio
de venta de $198 cada uno. Adems, supngase que todas las ventas son a crdito, con trminos que permiten que
los clientes que paguen al trmino de 10 das tomen un descuento del 2%, y quienes no tomen el descuento liquiden
el monto total de su factura al trmino de 30 das. Estos trminos de crdito se expresan a menudo como 2/10, neto
30. Finalmente supngase que el 70% de los clientes toman descuentos y pagan el dia 10, mientras que el otro 30%
paga el da 30.
Los das de venta pendientes de cobro (DSO) de Super Set, algunas veces denominados periodo promedio de
cobranza (ACP) es de 16 das.



El promedio de ventas diarias (ADS) de Super Set, suponiendo un ao de 360 das, es de $110.000









Las cuentas por cobrar de Super Set, suponiendo una tasa uniforme y constante de ventas durante todo el ao, sern
en cualquier momento igual a $ 1.760000.


= ($ 110000*16) = 1.760.000
Obsrvese tambin que los das de ventas pendientes son una medida del plazo del tiempo promedio que necesitan
los clientes de Super Set para liquidar sus compras a credito. Los dias de venta pendientes de cobro se comparan
frecuentemente con algun promedio industrial de la misma naturaleza. Por ejemplo si todos los productos de
televicion vendieran con base en los mismos terminos de credito, y si el promedio de la industria fuera de 25 dias
versus 16 dias para Super Set, entonces esa empresa tendria un porcentaje mas alto de clientes a descuento o su
departamento de credito seria excepcionalmente bueno en terminos de su capacidad para asegurar un pronto pago.
Finalmente, observese que si se conocieran las ventas anuales y el saldo de las cuentas por cobrar, se podrian
calcular los dias de venta pendientes de cobro de la sigueinete manera:




DSO ACP= 0.7 (10 das) 0.3 (30 das) = 16 das
ADS= Ventas anuales = (Unidades vendidas)*(precio de ventas)
360 360
ADS= 200.000 ($198) = 39.600.000 = 110000
360 360
Cuentas por cobrar = (ADS*DSO)
DSO = Cuentas por cobrar = $1.760.000 = 16 das
Ventas anuales/360 $39.600.00/360
360
Los das de ventas pendientes de cobro pueden comparase con trminos de crdito de la propia empresa. Por
ejemplo, supngase que los das de ventas pendientes de cobro de Super Set hubieran estado mantenindose a un
nivel de 35 das versus sus propios trminos de crdito, los cuales son de 2/10, neto 30. Con un DSO DE 35 das, es
obvio que algunos clientes estaran tomando ms de 30 das para pagar sus facturas. De hecho, si muchos clientes
estuvieran pagando dentro de 10 das para aprovechar el descuento, los dems clientes, en promedio, tendran que
tomar un periodo mucho ms largo que tan solo 35 das, Una forma de verificar esta posibilidad consiste en usar el
reporte de antigedad de las cuentas por cobrar tal y como se describe a continuacin:
Reporte de antigedad de las cuentas por cobrar. Este documento clasifica las cuentas por cobrar de una
empresa con base en la edad de cada cuenta, se presentan los reportes de antigedad de las cuentas por cobrar de
dos productores de televisores al 1 de Diciembre de 1992. Super Sets y Wonder Visin. Ambas empresas ofrecen los
mismos trminos de crdito, 2/10, neto 30, y ambas muestran el nmero total de cuentas por cobrar. Sin embargo, el
reporte de antigedad de Super Set indica que todos sus clientes pagan a tiempo- el 70% paga el dia 10 mientras que
el 30% paga el da 30-. El reporte de Wonder Visin, el cual es ms tpico, muestra que muchos de sus clientes no
estn cumpliendo con sus trminos de crdito- aproximadamente el 27% de sus cuentas por cobrar tiene un atraso de
ms de 30 das, aun cuando los trminos de crdito Wonder Vision exigen un pago total el da 30.
Los reportes de antigedad de las cuentas por cobrar no pueden concebirse a partir del tipo de datos necesarios que
se reportan en los estados financieros deben desarrollar a partir del libro mayor de cuentas por cobrar de las
empresas. Sin embargo, las empresas bien administradas han computarizado sus registros de cuentas por cobrar,
por lo tanto les es muy sencillo determinar la antigedad de cada factura, clasificarlas electrnicamente por
categoras de edad y, con estos datos, generar el reporte de antigedad de las cuentas por cobrar.














Super Sets Wonder Vision
Antigedad de la
cuenta (dias)
Valor de la
cuenta
Porcentaje del
valor total
Valor de la
cuenta
Porcentaje del
valor total
0-10 $1.232.000 70% $827.200 47%
11-30 528.000 30% 457.600 26%
31-45 0 0% 264.000 15%
46-60 0 0% 176.000 10%
Mas de 60 0 0% 35.200 2%
Total cuentas por
cobrar
$1.760.000 100% $1.760.000 100%