Control

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CONTROL

El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque


una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y
una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la
organizacin i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de
acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto
organizacional para evaluar el desempeo general frente a un plan estratgico.


. Elementos de concepto
Relacin con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se
establecen en la planeacin.
Medicin: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las
diferencias que se presentan entre la ejecucin y la planeacin.
Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los errores.
4. Requisitos de un buen control
Correccin de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeacin,
organizacin o direccin.
Previsin de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales,
debe prevenir errores futuros, ya sean de planeacin, organizacin o direccin.

7. Elementos del control
El control es un proceso cclico y repetitivo. Est compuesto de cuatro elementos que se
suceden:
Establecimiento de estndares: Es la primera etapa del control, que establece los
estndares o criterios de evaluacin o comparacin. Un estndar es una norma o un
criterio que sirve de base para la evaluacin o comparacin de alguna cosa. Existen
cuatro tipos de estndares; los cuales se presentan a continuacin:

o Estndares de cantidad: Como volumen de produccin, cantidad de existencias, cantidad
de materiales primas, nmeros de horas, entre otros.
o Estndares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de
produccin, especificaciones del producto, entre otros.
o Estndares de tiempo: Como tiempo estndar para producir un determinado producto,
tiempo medio de existencias de un productos determinado, entre otros.
o Estndares de costos: Como costos de produccin, costos de administracin, costos de
ventas, entre otros.
Evaluacin del desempeo: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar
lo que se est haciendo.
Comparacin del desempeo con el estndar establecido: Es la tercera etapa del control,
que compara el desempeo con lo que fue establecido como estndar, para verificar si
hay desvo o variacin, esto es, algn error o falla con relacin al desempeo esperado.
Accin correctiva: Es la cuarta y ltima etapa del control que busca corregir el
desempeo para adecuarlo al estndar esperado. La accin correctiva es siempre una
medida de correccin y adecuacin de algn desvo o variacin con relacin al estndar
esperado.

11. Reglas del proceso de control
Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo control:
1. Establecimiento de los medios de control.
2. Operaciones de recoleccin de datos.
3. Interpretacin y valoracin de los resultados.
4. Utilizacin de los mismos resultados.
1.

Tipos De Control
Terry (1999) en su libro "Principios de Administracin" expone que existen 3 tipos de
control que son: El control preliminar, el concurrente y el de retroalimentacin.
Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien las
operaciones e incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para
asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. En vez de
esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia
controladora limitando las actividades por adelantado.
Son deseables debido a que permiten a la administracin evitar problemas en lugar de
tener que corregirlos despus, pero desafortunadamente este tipo de control requiere
tiempo e informacin oportuna y precisa que suele ser difcil de desarrollar.
Por ejemplo, un gerente de ventas de una determinada tienda puede tener la poltica de
que todo cambio en el precio, respecto a los precios publicados, debe ser autorizados
por escrito por el gerente, es decir, a ningn vendedor de campo se le permite que altere
algn precio. Con esto se puede observar que el gerente de ventas lleva un control en su
departamento a travs de las polticas existentes, cuyos empleados deben cumplir para
un mayor funcionamiento del mismo.
Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la accin de
ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades
segn ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan ser llevado a
cabo en el tiempo especfico y bajo las condiciones requeridas.
La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisin directa. Cuando
un administrador supervisa las acciones de un empleado de manera directa, el
administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y
corregir los problemas que puedan presentarse.
Por ejemplo, la mayor parte de las computadoras estn programadas para ofrecer a los
operadores respuestas inmediatas si se presenta algn error. Si se introduce un comando
equivocado, los controles del programa rechazan el comando y todava as pueden
indicarle por qu es el error.
Control de retroalimentacin, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la
informacin de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de
estndar aceptable.
El control de retroalimentacin implica que se han reunido algunos datos, se han
analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se est
controlando de manera que puedan hacerse correcciones.
El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el
administrador tiene la informacin el dao ya est hecho, es decir, se lleva a cabo
despus de la accin.
Por ejemplo, se tiene una empresa que tiene 3 sucursales distribuidas por todo el pas:
Sucursal A, Sucursal B y Sucursal C. El gerente general ha detectado que la sucursal A
tiene serios problemas financieros, mientras que sus otras dos sucursales estn
funcionando correctamente. Es aqu cuando el gerente debe decidir si esta informacin
es causa suficiente para cerrar dicha sucursal o deber cambiar las estrategias que han
venido implementando.

PASOS DEL PROCESO DE CONTROL
El control administrativo: Es un esfuerzo sistemtico para establecer normas de desempeo con
objetivos de planificacin, para disear sistemas de reinformacin, para comparar los resultados
reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para
medir su importancia, as como para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar
que todos los recursos de la empresa se usen de la manera ms eficaz y eficiente posible para
alcanzar los objetivos de la empresa". En ella se divide el control en cuatro pasos los
cuales son:
Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento.
Medir los resultados.
Tomar medidas correctivos.
Retroalimentacin
Entre las diferentes tcnicas de control se pueden mencionar las siguientes:
Contabilidad, Auditoria, Presupuestos, Reportes, informes, Formas Archivos,
(memorias de expedientes) Computarizados, Mecanizados, Grficas y diagramas
Proceso, procedimientos, Gannt, etc.

Importancia Del Control Dentro Del Proceso Administrativo
El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeo de las actividades de los
subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organizacin se estn
llevando a cabo.
De aqu puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a travs
de esta funcin que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso
de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.
Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori,
sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de
previsin. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y
porque los estndares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las
medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.
Adems siendo el control la ltima de las funciones del proceso administrativo, esta
cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentacin respecto a desviaciones
significativas contra el desempeo planeado. La retroalimentacin
de informacin pertinente a partir de la funcin de control puede afectar el proceso de
planeacin.


CPM
Herramienta (de tipo determinstico) de control para la administracin de proyectos que
emplea un solo factor de tiempo por actividad. Es prcticamente igual al PERT, del cual
difiere porque trabaja solamente con un tiempo probable de ejecucin, basado en
experiencias previamente registradas con el fin de fijar el tiempo ms conveniente de
comportamiento en la duracin de un proyecto, para lograr el mnimo costo posible.
PERT
Procedimiento auxiliar utilizado para la administracin de proyectos y que emplea tres
estimaciones de tiempo para cada actividad. Consiste en un instrumento con bases en
una red de actividades y eventos, y mediante la estimacin de tres tiempos, se evala la
probabilidad de terminar un proyecto para una fecha determinada.

Pasos bsicos de PERT
1. Definir el proyecto y preparar la estructura de desglose del trabajo.
2. Desarrollar las relaciones entre las actividades. Decidir que actividad debe preceder y
cul debe seguir a otras.
3. Dibujar la red que conecte todas las actividades.
4. Asignar estimaciones de tiempo y/o costo a cada actividad.
5. Calcular el tiempo de la ruta ms larga a travs de la red.
6. Usar la red como ayuda para PLANEAR, PROGRAMAR, SUPERVISAR Y
CONTROLAR el proyecto.

Tiempo optimista (a) tiempo que tomar una actividad si todo sale como se
plane. Al estimar este valor, debe haber slo una pequea probabilidad
(digamos, 1/100) de que el tiempo de la actividad sea < a.
Tiempo pesimista (b) tiempo que tomar una actividad suponiendo condiciones
muy desfavorables. Al estimar este valor, tambin debe haber slo una pequea
probabilidad (igualmente de 1/100) de que el tiempo de la actividad sea > b.
Tiempo ms probable (m) la estimacin ms realista del tiempo requerido para
terminar la actividad

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