REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES - ROF DEFINICION: Es el documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza la estructura orgnica de la entidad,

orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misin, visin y objetivos. Contiene las funciones generales de la entidad, y las funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades. El ROF es un documento que expresa cmo los rganos de gobierno, han decidido que debe formularse la organizacin de una entidad. As al ROF establecer: 1. 2. Que es un instrumento normativo institucional que contiene disposiciones tcnicoadministrativas que completan, regulan y fijan la estructura orgnica de una entidad. En el ROF se precisan la naturaleza, finalidad, funciones generales, y atribuciones de las Unidades Orgnicas y sus relaciones, de acuerdo a la norma legal de creacin y disposiciones complementarias. Establece la estructura funcional y orgnica de las dependencias hasta el tercer nivel organizacional, tipificando las atribuciones de los cargos directivos especificndose la capacidad de decisin y jerarqua as como el mbito de supervisin en la institucin. Cul es el modelo de gestin. Qu cosas realizara la entidad y que cosas las encargara a terceros. Cul es la estructura de la entidad y que unidades orgnicas deben existir para desarrollar el modelo de gestin. Qu funciones debe corresponderle a cada unidad orgnica, que favorezcan la flexibilidad y la continuidad de la organizacin. Las relaciones jerrquicas, de coordinacin y en general de trabajo que se establecen. Las atribuciones o facultades especficas de los titulares de las unidades orgnicas.

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4. 5. 6. 7. 8.

UTILIDAD DEL ROF El ROF deber ser empleado como un instrumento de gestin administrativa, para establecer campos funcionales y responsabilidades y como un medio para efectuar el proceso de direccin y control. El ROF describe la estructura hasta el nivel del rgano o unidades orgnicas, en tal sentido supedita a los Manuales de Organizacin y funciones (MOF), los cuales llegan hasta el nivel de cargo. LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIN DEL ROF La formulacin del ROF debe sujetarse a los lineamientos siguientes: a) Evitar la duplicidad de funciones y precisar las funciones y competencias de cada unidad orgnica. b) Establecer con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad. El ROF debe constituirse en un instrumento de empoderamiento. c) Reflejar una estructura orgnica coherente con los fines y objetivos de la institucin y orientada a reforzar a la presentacin de los servicios pblicos.

d) Establecer una estructura sin muchos niveles, flexible, con delegacin y buscando generar valor en los procesos. e) Permitir flexibilidad para que la entidad pueda adecuarse a los cambios polticos, econmicos y tecnolgicos. f) Contener informacin por lo menos sobre: Unidades Orgnicas. Cadena de mando. Funciones de las unidades orgnicas. Relaciones funcionales previstas. Atribuciones especficas. g) La conduccin del proceso de elaboracin del Reglamento de Organizacin y Funciones corresponde a las Oficinas de Racionalizacin Institucional o la que haga sus veces. h) El ROF es aprobado por el Titular del Pliego a propuesta de la Oficina de Racionalizacin o la que haga sus veces. i) La Oficina de Racionalizacin es responsable de la actualizacin del ROF. En general, procede la modificacin del ROF cuando se apruebe o modifique una disposicin que afecte directa o indirectamente la naturaleza, funciones, atribuciones y/o servicios que ofrece la Entidad. Debe considerar una estructura sencilla en base a una cadena de mando corta y facultacin o empoderamiento, con pocos niveles jerrquicos sin exceder del 3 nivel organizacional.

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CONTENIDO DEL ROF

1. NDICE Es la relacin clasificada de Ttulos, Captulos y Anexos que contiene el ROF. 2. INTRODUCCIN Se precisa la interrelacin entre la naturaleza de la Entidad y las polticas y acciones de desarrollo que se pretenden alcanzar en el corto, mediano y largo plazo. Se relacionar la Ley de creacin de la entidad, con la necesidad de operatividad para que esta se cumpla. As mismo, se describir las caractersticas del Reglamento de Organizacin y Funciones, resaltando la funcin de los rganos de Lnea en trminos de Servicios Pblicos. 3. GENERALIDADES Se consignar el contenido y mbito de aplicaciones del Reglamento, domicilio de la Entidad y tiempo de funcionamiento. 4. TTULO PRIMERO: DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES GENERALES. Se precisar la naturaleza de la entidad, es decir la esencia propiedad y caractersticas permanente que ha recibido por mandato constitucional. La finalidad tambin llamada misin, es la razn fundamental para la que ha sido creada la institucin y a la que debe orientar su existencia. Generalmente se define en funcin de

que productos o servicios genera, y a quienes se dirige. La finalidad o misin tambin puede desplegarse en objetivos vinculados al corto y mediano plazo. Se considera as mismo, las funciones generales, entendiendo como tales al conjunto de acciones fundamentales o actividades globales que deben realizar la Entidad para lograr la finalidad y objetivos establecidos. 5. TTULO SEGUNDO: DE LAS FUNCIONES, FACULTADES Y ATRIBUCIONES. En esta parte se establecer la Estructura Orgnica y describir la naturaleza y funciones de los rganos de la Entidad. Se podr agrupar los rganos afines en captulos. Se sealaran las interrelaciones internas y externas que se proveen llevar a efecto. Se consignarn las funciones de cada Director o Jefe de rgano en el ejercicio del cargo y las facultades y atribuciones de los actos administrativos de su competencia. Todos estos aspectos se podrn desarrollar en Captulos. Precisiones tcnicas: Las funciones deben precisar: a) La atribucin, facultad nivel de intervencin (normar, regular, supervisar, coordinar, ejecutar). b) La materia o campo sobre el cual se ejerce la atribucin (Educacin de adultos, programas de vacunacin, rol de vacaciones, etc.); c) El mbito institucional o territorial sobre el cual se acta (Sector, Ministerio, Institucin Nacional, Regional, Local, etc.). d) La formulacin de las funciones deben delimitar los campos de accin de las diferentes reas funcionales, cuidando de no incurrir en omisiones o interferencias. e) Dicha descripcin debe orientarse a permitir que los rganos cumplan con los propsitos de planeamiento, organizacin, direccin, coordinacin, ejecucin y control de sus actividades. f) Su redaccin considera el verbo en infinitivo. Clasificacin de las funciones:

a) Por sistemas: De decisin (Direccin Poltica y direccin administrativa), De Gestin (tcnico normativo/ Ejecutivos) y Auxiliares (De equilibrio y de insumos). b) Por el Proceso Administrativo: Considera a las funciones vinculadas a las Fases o etapas en la cual se descompone el Proceso Administrativo. c) Por rganos: (rganos de lnea tcnico normativos o de ejecucin, control, asesora y apoyo). 6. TITULO TERCERO: DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES. Se especificar la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras cuyos objetivos sean concurrentes o complementarias a los fines que persigue.

7. TTULO CUARTO: DISPOSICIONES COMPLEMENTARIOS, TRANSITORIAS Y FINALES Se consignar con precisin l o los regmenes laborales en los cuales se encuentran comprendidos los funcionarios y servidores. Consignar los recursos con que contar el organismo, con precisin de sus pautas, as como el origen de su patrimonio. Considerar todas aquellas disposiciones que coadyuven a lo mejor aplicacin de las normas establecidas en los rubros anteriores. Consignar todas aquellas disposiciones que deben aplicarse en forma temporal para la adecuada implementacin de la Entidad. Indicar las disposiciones legales que se dirijan, modifican o se dejan en suspenso con las normas previstas. 8. ORGANIGRAMA GENERAL Contendr la estructura orgnica total de la Entidad. 9. GLOSARIO DE TRMINOS Deber definirse aquellos trminos tcnicos empleados en el Reglamento, que requieren aclaracin en cuanto a su significado, debiendo ser presentados en orden alfabtico.

CONSIDERACIONES PARA FORMULAR EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES Debe realizarse un ligero diagnstico de la realidad en tres planos. Considerando los planes institucionales, las polticas de gobierno de sus autoridades y las modalidades de gestin priorizadas. Teniendo en cuenta las necesidades de la poblacin, los servicios de mayor demanda y las prioridades que se establezcan para el desarrollo. Teniendo en cuenta los aspectos administrativos de la Entidad teniendo en cuenta la cantidad y calidad de personal, sus aptitudes, los recursos materiales y financieros, la infraestructura existente, etc. Luego se debe describir detalladamente las competencias y atribuciones que la Ley otorga a la Entidad. Se obtendr un listado de funciones que la Ley faculta y encarga a la Institucin.

Luego proceder a establecer una comparacin entre las competencias y atribuciones que la Ley otorga a la Entidad y las que viene desarrollando. Utilizando el diagnstico anterior, se debe analizar competencias son posibles y convenientes desarrollar por la Entidad. Para precisar la estructura organizacional, es necesario que las autoridades definan la poltica Institucional en la referente a: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Precisin sobre las competencias esenciales y adjetivas de la entidad. Modalidades de la gestin, en la prestacin de servicios. (por proyecto, por administracin directa, por contrato, con alianzas, tercerizadas, etc.). Amplitud en cuanto a lo desagregacin de unidades organizativas. Niveles jerrquicos y organizacionales. Tipos de departamentalizacin o utilizarse. Niveles y grados de delegacin y empoderamiento.