Usar fórmulas básicas 7

y funciones
MATRIZ DE HABILIDADES DE LA LECCION

H ABILIDADES H ABILIDAD DE LA LECCIÓN N ÚMERO DE HABILIDAD

Crear fórmulas básicas. Crear fórmulas que utilicen referencias de 3.1.1

celdas absolutas y relativas.
Utilizar referencias de celda en fórmulas.
Utilizar referencias de celda relativas en Crear fórmulas que utilicen referencias de 3.1.1
una formula. celdas absolutas y relativas.
Utilizar referencias de celda absolutas Crear fórmulas que utilicen referencias de 3.1.1
en un fórmula. celdas absolutas y relativas.
Hacer referencia a datos de otra Crear fórmulas que hagan referencia a los datos 3.1.2
hoja de cálculo. de otras hojas de cálculo o libro.
Hacer referencia a datos de otro Crear fórmulas que hagan referencia a los datos 3.1.2
libro. de otras hojas de cálculo o libro.
Utilizar rangos de celdas en fórmulas. Administrar los rangos con nombre. 3.1.3
Crear una fórmula que opere en un Utilizar rangos con nombre en fórmulas. 3.1.4
rango con nombre.
Resumir datos usando funciones. Utilizar las funciones SUMAR, CONTAR, 3.2.1
CONTARA, PROMEDIO, MIN y MAX.
Utilizar fórmulas para crear subtotales. Crear y modificar rangos de lista. 3.3.1
Controlar el aspecto de las fórmulas. Mostrar e imprimir fórmulas. 3.8

Así como la mayoría de las personas están de acuerdo en que es de vital importancia para un
negocio contar con un presupuesto realista, también lo es a nivel personal. Todos deberían contar
con un presupuesto personal, esto es, un plan para administrar los ingresos y los gastos.
Katie Jordan ha estado administrando o, mejor dicho, gastando su dinero sin un presupuesto
formal. De hecho, el único presupuesto que ha preparado fue el que garabateó en la parte de
atrás de su currículo inmediatamente después de que se le ofreció lo que ella consideró era su

TÉRMINOS CLAVE
Referencia de celda absoluta
Constante
Referencia externa
Fórmula
Función
Operador matemático
Abra el documento L1-3.3
Referencia
Introducir damixta
tos en una hoja de
Nombre
Operando
Referencia
Referencia de celda relativa
Ámbito

125
126 | Lección 7

trabajo ideal. Desde esa ocasión, Katie ha cambiado de trabajo varias veces. Ahora, desea com-
prar un condominio y se da cuenta de que necesita crear un presupuesto personal detallado
que le permita logar su meta de ser propietaria de una casa.
Katie utiliza Excel en su trabajo como analista de mercadotecnia en la Juguetería Tailspin.
Planea dar seguimiento a sus gastos y desarrollar un presupuesto realista empleando una hoja
de cálculo. Realizó una investigación en línea y desarrolló un presupuesto preliminar. Es su
primero paso hacia la independencia financiera

O R I E N TA C I Ó N SOBRE EL SOFTWARE

La ficha Fórmulas
Las fórmulas hacen de Excel una herramienta muy poderosa. En esta lección, usted aprenderá a
escribir fórmulas simples y a utilizar muchas de las funciones de Excel que contienen fórmulas
integradas que le permiten realizar muchos tipos de cálculos haciendo clic en un comando en
la ficha Fórmulas que se ilustra en la Figura 7-1.

Figura 7-1 Usar Autosuma para sumar Ver y editar Se activa sólo cuando
las celdas adyacentes rangoscon nombres se crea una fórmula
Ficha Fórmulas

Seleccionar una Funciones Crear una celda

función usadas o rango
integrada recientemente con nombre

MOAC Excel 2007/ETC Lección 7 fig 1

Utilice esta ilustración como una referencia a lo largo de esta lección conforme se familiari-
za con los grupos de comandos en la ficha Fórmulas y los emplea para crear fórmulas.

I Crear fórmulas básicas

Crear una fórmula que realice sumas

Una fórmula consiste en dos elementos: los operandos y los operadores matemáticos. Los
operandos identifican los valores que se usarán en el cálculo. Un operando puede ser un
valor constante, una referencia de celda, un rango de celdas u otra fórmula. Una constante
es un valor numérico o de texto que se introduce directamente en una fórmula. Los opera-
dores matemáticos especifican los cálculos que se deben realizar. En los siguientes ejercicios,
usted creará fórmulas básicas utilizando diferentes métodos para introducir las fórmulas.

Abra el documento L7-1.1 Crear una fórmula que realice sumas que está disponible en el CD-
ROM complementario.
 Usar fórmulas básicas y funciones | 127

Las fórmulas deben escribirse sin espacios, pero si los escribe, Excel los eliminará cuando
TOME NOTA
* presione la tecla Entrar.

Cuando hace clic en la barra de fórmulas, entra automáticamente al modo edición.

TOME NOTA
*

¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? Para comenzar a crear una fórmula, seleccione la celda en la que desea que aparezca. Para per-
¿Cómo crear una fórmula mitirle a Excel distinguir las fórmulas de los datos, todas las fórmulas comienzan con el signo
que realice sumas? igual (=).
3.1.1

Usted puede comenzar una fórmula con + o − como el operador matemático de inicio,
TOME NOTA
* pero Excel lo cambiará a = cuando presione la tecla Entrar.

Cuando usted crea una fórmula, ésta aparece en la barra de fórmulas y en la celda en sí.
Como se ilustra en la Figura 7-2, cuando termina de escribir la fórmula y presiona la tecla
Entrar, el valor se muestra en la celda y la fórmula se muestra en la barra de fórmulas. Como
practicó en este ejercicio, usted puede modificar una fórmula en la celda o en la barra de fór-
mulas, de la misma manera en que modifica una entrada de datos.

Crear una fórmula que realice restas

Para crear una fórmula que realice restas se emplean los mismos métodos que utilizó para
crear una fórmula que realice sumas. Cuando cree una fórmula de resta, escriba = seguido
del número positivo y luego escriba un signo de menos para indicar la resta.

Abra el documento L7-1.2 Crear una fórmula que realice restas que está disponible en el CD-ROM
complementario.

RESOLUCIÓN DE Si su fórmula devolvió un valor negativo (por ejemplo, –64), significa que invirtió el
PROBLEMAS
orden en el que debió haber introducidos los números.

Cuando introdujo una fórmula para restar 125 de 189, usted pudo hacer introducido =189−
¿LISTO PARA LA Cuando crea una fórmula de resta, el signo menos debe preceder al número que va a restar.
CERTIFICACIÓN?
¿Cómo crear una fórmula
125 o = −125+189. Cualquiera de las dos fórmulas dará como resultado un 64 positivo. Si se
que realice restas?
introduce primero el número positivo no es necesario introducir el signo más.
3.1.1

Crear una fórmula que realice multiplicaciones

La fórmula para multiplicar 33 por 6 es =33*6. Si una fórmula contiene dos o más opera-
dores, las operaciones no necesariamente se realizan en el orden en que se lee la fórmula.
El orden lo determinan las reglas matemáticas, pero usted puede anular las prioridades
estándar de los operadores utilizando paréntesis. Las operaciones dentro de los paréntesis
se realizan antes de las que están fuera de ellos.
128 | Lección 7

Abra el documento L7-1.3 Crear una fórmula que realice multiplicaciones que está disponible en el
CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA Cuando añadió un paréntesis a la última fórmula que introdujo en este ejercicio, cambió el
CERTIFICACIÓN? orden de los cálculos. Cuando introdujo la fórmula sin el paréntesis, Excel multiplicó 2 por 8
¿Cómo crear una fórmula y añadió el 5 para obtener un valor de 21. Cuando introdujo (5+2)*8, Excel realizó primero
que realice multiplicaciones? la suma y devolvió un valor de 56. En el siguiente ejercicio, se ilustrará con mayor detalle el
3.1.1 orden de los cálculos.

Crear una fórmula que realice divisiones

La barra diagonal es el operador matemático para la división. Cuando un cálculo incluye
varios valores, utilice paréntesis para indicar qué parte del cálculo es la que debe realizar-
se primero.

Abra el documento L7-1.4 Crear una fórmula que realice divisiones que está disponible en el CD-
ROM complementario.

Dado que las celdas de esta hoja de cálculo no estaban formateadas antes de que usted intro-

Cuando creó la fórmula =795/45, Excel devolvió un valor de 17.66667 y se aplicó el forma-
¿LISTO PARA LA dujera los datos, se aplicó el formato General predeterminado a los números que tecleó.
CERTIFICACIÓN?
¿Cómo crear una fórmula to Número a la celda D7. Los resultados del cálculo de la fórmula se redondearon al valor
que realice divisiones? después del séptimo dígito (octavo caracter) porque el ancho de columna estándar es 8.43. En
3.1.1 otras palabras, el valor fue redondeado a ese número de posiciones sólo debido al ancho de
columna.

Cuando insertó paréntesis dentro de la fórmula, los resultados fueron diferentes que cuando
no los había. Excel no necesariamente realiza las operaciones en el mismo orden en que usted
las escribe o lee en la fórmula, o sea de izquierda a derecha. Excel utiliza las reglas matemáti-
cas para determinar qué operaciones realizar primero cuando una fórmula contiene varios
operadores. El orden es:
• número negativo (−)
• porcentaje (%)
• exponenciación (ˆ)

suma (+) y resta (−)

• multiplicación (*) y división (/)
•
Por ejemplo, considere la siguiente ecuación.
5 + 6 * 15 / 3 −1 = 34
Siguiendo las prioridades de los operadores matemáticos, la primera operación sería 6 multi-
plicado por 15 y el resultado se dividiría entre 3. Luego se sumaría el 5 y finalmente se res-
taría 1. La Figura 7-2 ilustra la fórmula que se introdujo en Excel.
 Usar fórmulas básicas y funciones | 129

Figura 7-2 Operandos

Estructura de una fórmula

Re s ult a d o s d e Operadores
la fór m ula matemáticos

CuandoMOAC
utiliza paréntesis
Excel 2007/ETCenLección
una fórmula,
7 fig 3 está indicando qué cálculos deben realizarse prime-
ro, anulando así las prioridades estándar de los operadores. Por lo tanto, el resultado de la
siguiente ecuación será significativamente diferente a la de la anterior. La Figura 7-3 ilustra la
fórmula de Excel y aquí está la fórmula matemática:
(5 + 6) * 15 / (3 −1) = 82.5

Figura 7-3 Los valores dentro del

Utilice paréntesis para paréntesis se calculan primero
controlar el orden de las
operaciones
Resultados
de la fórmula

I Usar referencias de celda en fórmulas

MOAC Excel 2007/ETC Lección 7 fig 4

Utilizar referencias de celda relativas en una fórmula

Utilizar referencias de celda en las fórmulas en lugar de cantidades constantes le permite
copiar las fórmulas sin tener que cambiar manualmente las referencias de celda. Cuando
incluye una referencia de celda en una fórmula y la copia, Excel cambia dicha referencia
para que coincida con la columna o fila a la cual se está copiando la fórmula. Por lo tanto,
una referencia de celda relativa es aquella cuyas referencias cambian de manera “relativa” a la
ubicación a donde se copia o mueve.

Abra el documento L7-2.1 Utilizar referencias de celda relativas en una fórmula que está disponible
en el CD-ROM complementario.

Puede emplear mayúsculas o minúsculas cuando escriba una referencia de celda en una
TOME NOTA
* fórmula. Por ejemplo, no importa si usted escribe B4 o b4 en la fórmula.

Abra el cuadro de diálogo Formato de celdas para cambiar la forma en que Excel mues-
TOME NOTA
* tra los resultados “sin diferencia”. Por ejemplo, en la ficha Número usted puede elegir
que aparezca un 0.
130 | Lección 7

En este ejercicio, usted copió las fórmulas en lugar de escribirlas varias veces. De esta forma
ahorró una cantidad de tiempo considerable al copiar una celda con una fórmula completa y
pegarla en una celda destino.

o sea =suma(B4:B6). La referencia a la celda B4 está basada en su posición relativa con respec-
Para entender lo que es una referencia de celda relativa, examinemos la fórmula en la celda B7,

to a la celda B7, la celda que contiene la fórmula. Cuando copió la fórmula a la celda C7, cam-
bió la posición de la celda que contenía la fórmula de tal manera que la referencia cambió a
C7. Usted debe utilizar referencias de celda relativas cuando desee que la referencia se ajuste
automáticamente cuando copia o rellena la fórmula en las filas o columnas. De manera prede-
terminada, las fórmulas nuevas utilizan referencias relativas.
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? En este ejercicio, usted empleó dos métodos para crear fórmulas utilizando referencias relati-
¿Cómo crear fórmulas que vas:
usan referencias de celda
relativas? • Teclear el signo igual para marcar la entrada como una fórmula. Después, escribir la
3.1.1 fórmula directamente en la celda, incluyendo las referencias de celda, los valores cons-
tantes y los operadores matemáticos.
• Teclear el signo igual y hacer clic en la celda o en el rango de celdas que se desea
incluir en la fórmula, en lugar de escribir las referencias de celda.
Normalmente el segundo método es más rápido y elimina la posibilidad de escribir incorrec-
tamente una celda o un rango de celdas. Las referencias de celda y los bordes alrededor de las
celdas correspondientes están codificadas con colores para facilitarle comprobar que seleccionó
la celda deseada.
Como vio en la Figura 7-5 (del documento del CD), cuando crea una fórmula, ésta aparece
en la barra de fórmulas y en la celda. Cuando termina de escribir la fórmula y presiona la tecla
Entrar, el valor se muestra en la celda y la fórmula se muestra en la barra de fórmulas.

Utilizar referencias de celda absolutas en una hoja de cálculo

En muchas ocasiones, usted no querrá que cambie la referencia de una celda cuando la
mueve o la copia. Por ejemplo, en su presupuesto personal usted sabe qué porcentaje de
sus ingresos asignó a cada uno de sus gastos. Ahora bien, las fórmulas que cree para calcu-
lar el monto de estos gastos harán referencia a la celda que contiene el importe de sus
ingresos totales. La referencia a esta celda debe ser una referencia de celda absoluta, esto es,
no debe cambiar.

Abra el documento L7-2.2 Utilizar referencias de celda absolutas en una hoja de cálculo que está
disponible en el CD-ROM complementario.

No es necesario teclear el paréntesis de cierre cuando termina la selección para una fór-
TOME NOTA
* mula. Excel lo incluye cuando usted presione la tecla Entrar.

Cuando introduce una fórmula que dará un resultado menor a un número entero,
RESOLUCIÓN DE
PROBLEMAS asegúrese de que la celda esté formateada con decimales. Si la celda está formateada para
números enteros, ésta mostrará 0 ó 1 en lugar del valor esperado.
 Usar fórmulas básicas y funciones | 131

Usted puede reconocer una referencia de celda absoluta por la inclusión de uno o más signos
de pesos en la fórmula. La referencia de celda absoluta $B$7 en el ejercicio anterior siempre
hará referencia a la celda B7 porque tanto la columna B ($B) como la fila 7 ($7) son absolu-
tas. Cuando copia una fórmula en las filas y columnas, la referencia absoluta no se ajustará a
las celdas de destino. De manera predeterminada, las fórmulas nuevas usan referencias relati-
¿LISTO PARA LA vas y usted debe editarlas si desea que se conviertan en referencias absolutas. También puede
CERTIFICACIÓN? crear una referencia mixta en la que la columna es absoluta y la fila relativa, o viceversa. Por
¿Cómo crear una fórmula ejemplo, si la referencia de celda en la fórmula fuera $B7 o B$7, tendría una referencia mixta
que contenga una referencia en la cual un componente es absoluto y otro es relativo. Si la referencia es $B7, entonces la
de celda absoluta? columna es absoluta y la fila es relativa.
3.1.1
Si copia una fórmula, la referencia relativa se ajusta automáticamente mientras que la referen-
cia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si usted copió una fórmula que contenía la referencia
mixta $B7 a una celda en la columna C, la fórmula en la celda destino sería =$B8. La referen-
cia de columna sería la misma porque esa parte de la fórmula es absoluta. La referencia de fila
se ajustaría debido a que es relativa.

Hacer referencia a datos de otra hoja de cálculo

Usted puede hacer referencia al contenido de las celdas de otra hoja de cálculo dentro del
mismo libro. Esta estrategia se emplea frecuentemente para crear un resumen de los datos
contenidos en varias hojas. Los principios para crear fórmulas operan de la misma manera
que para crear fórmulas con los datos dentro de la misma hoja.

Abra el documento L7-2.3 Hacer referencia a los datos de otra hoja de cálculo que está disponible
en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA
En este ejercicio usted hizo referencia a los datos de otra hoja de cálculo en el libro
CERTIFICACIÓN?
¿Cómo crear una fórmula
Presupuesto. En el siguiente ejercicio, hará referencia a los datos de otro libro. Haber cambia-
que haga referencia a datos do los nombres de las hojas de este libro, lo preparó para el siguiente ejercicio.
de otra hoja de cálculo?
3.1.2
Hacer referencia a datos de otro libro
Una referencia externa hace referencia a una celda o a un rango de celdas que se encuen-
tran en una hoja de cálculo en otro libro de Excel, o bien, a un nombre definido en otro
libro. Las referencias externas son útiles cuando es impráctico tener grandes hojas de cál-
culo en un mismo libro

Abra el documento L7-2.4 Hacer referencia a datos de otro libro que está disponible en el CD-
ROM complementario.

Más adelante Más adelante en esta lección, aprenderá a asignarle un nombre a un rango de celdas.

Si su administrador de sistemas ha deshabilitado la opción Mostrar todas las ventanas en

RESOLUCIÓN DE
PROBLEMAS la barra de tareas, deberá utilizar el comando Cambiar ventanas en el grupo Ventana de
la ficha Vista para moverse entre los dos libros.
132 | Lección 7

Aunque las referencias externas son similares a las referencias de celda, existen diferencias
importantes. Normalmente usted utiliza referencias externas al trabajar con grandes cantidades
de datos y fórmulas complejas que comprenden varios libros.
¿LISTO PARA LA
Cuando crea referencias externas, el libro o libros deben estar abiertos. En un ejercicio ante-
CERTIFICACIÓN?
¿Cómo crear una fórmula
rior, usted creó una referencia a otra hoja de cálculo dentro del mismo libro. Un signo de
que haga referencia a los exclamación en la fórmula para esa referencia indicó que el origen estaba en el mismo libro.
datos de otra hoja de Las fórmulas con referencias externas se muestran de dos formas dependiendo de si el libro que
cálculo? contiene los datos a los que se hace referencia está abierto o cerrado. Cuando el libro de origen
3.1.2
está abierto, la referencia externa presenta corchetes alrededor del nombre, seguido por el nom-
bre de la hoja de cálculo, un signo de exclamación (!), y el rango de celda del que depende la
fórmula. Cuando el libro de origen está cerrado, se quitan los corchetes y toda la ruta de archivo
se muestra en la fórmula.

I Usar rangos de celdas en fórmulas

Asignar un nombre a un rango

Un nombre es una forma abreviada significativa que facilita entender el propósito de una
referencia de celda, de una constante, de una fórmula o de una tabla. Usted puede crear
sus propios nombres para representar celdas, rangos de celdas, fórmulas, valores constantes
o tablas de Excel. Asignar un nombre a un rango aclara el propósito de los datos que con-
tiene. En una fórmula, es fácil entender un rango con nombre mientras que una referen-
cia a un rango de celdas es difícil de comprender a primera vista, especialmente cuando el
rango en cuestión no es visible.

Abra el documento L7-3.1 Asignar un nombre a un rango que está disponible en el CD-ROM
complementario.

Existen varias reglas de sintaxis para crear nombres. Por ejemplo, el primer caracter debe
ser una letra, un caracter de subrayado (_) o una barra diagonal inversa (\). No puede
TOME NOTA
* usar C, c, R, o r como nombre definido y debe usar el carácter de subrayado o un
punto en lugar de espacios para separar palabras.

Puede asignar un nombre a un rango por medio del menú contextual: seleccione el
TOME NOTA
* rango y haga clic con el botón derecho del mouse y haga clic en Asignar nombre a un
rango para abrir el cuadro de diálogo Nombre nuevo.

Si durante el proceso de asignar un nombre a un rango recibe un mensaje diciendo que

RESOLUCIÓN DE el nombre ya existe, abra el Administrador de nombres (del que se habla más adelante
PROBLEMAS
en esta lección) y modifique el nombre existente, elimínelo y comience de nuevo.
 Usar fórmulas básicas y funciones | 133

Todos los nombres tienen un ámbito, ya sea para una hoja de cálculo específica o para todo el
libro. El ámbito de un nombre es la ubicación en la cual el nombre es reconocido sin califica-
ción. Por ejemplo, cuando creó el nombre Total_de_ingresos para la celda B7, el cuadro
Nombre nuevo (el cual se muestra en la Figura 7-9) identificó el ámbito como parte del libro.
Esto significa que la celda con nombre puede utilizar fórmulas en las hojas de cálculo Gastos y
¿LISTO PARA LA Resumen en este libro.
CERTIFICACIÓN? En este ejercicio, usted empleó tres métodos para asignar nombres a celdas y a rangos de
¿Cómo administrar celdas celdas. Usted creó los nombres:
con nombres?
3.1.3 • haciendo clic en Definir nombre en la ficha Fórmulas y seleccionando la celda o rango
a ser incluido en el nombre.
• seleccionando una celda o rango y escribiendo el nombre en el cuadro de nombres a un
lado de la barra de fórmulas.
• seleccionando una celda o rango que incluía un rótulo y haciendo clic en el botón
Crear desde la selección en la ficha Fórmulas.

Para crear un rango con nombre, antes de usar el cuadro Nombre, debe seleccionar el
RESOLUCIÓN DE rango de celdas al que desea asignar un nombre. Cuando crea un nombre por medio del
PROBLEMAS
comando Definir nombre, tiene la oportunidad de seleccionar el rango después de intro-
ducir el nombre. Esta opción no está disponible cuando emplea el cuadro Nombre.

Asignar un nombre a un rango o a una celda de acuerdo a los datos que contienen es una téc-
nica que ahorra tiempo aunque pudiera no parecerlo cuando trabaja con archivos de datos
pequeños durante los ejercicios de práctica. En el entorno del trabajo, con frecuencia utilizará
hojas de cálculo que contengan datos en cientos de filas o columnas. Después de asignar un
nombre a un rango, usted puede seleccionarlo en el cuadro de nombres y después realizar una
variedad de funciones tales como cortarlo y pegarlo en otro libro así como utilizarlo en una
fórmula.

Cambiar el tamaño de un rango

Si necesita cambiar los parámetros de un rango con nombre, puede fácilmente redefinir el
rango por medio del Administrador de nombres en la ficha Fórmulas. En el siguiente
ejercicio modificará el rango para Total_de_gastos.

Abra el documento L7-3.2 Cambiar el tamaño de un rango que está disponible en el CD-ROM
complementario.

Éste es el rango al que le asignó un nombre en un ejercicio anterior por medio del coman-
X REF do Crear desde la selección. Aunque parecía que no había sucedido nada cuando creó el
rango con nombre, éste fue creado y ahora puede editarlo.

En el ejercicio anterior, usted utilizó el cuadro de diálogo Administrador de nombres para

ampliar la referencia de un rango con nombre. También puede cambiar el nombre de un
rango o utilizar la función Filtro para mostrar los que cumplen con cierto criterio, por ejem-
plo, los nombres cuyo ámbito sea la hoja de cálculo o los nombres cuyo ámbito sea el libro.
134 | Lección 7

Dar seguimiento a rangos

Utilice el cuadro de diálogo Administrador de nombres para trabajar con todos los nom-
bres definidos en el libro. Desde este cuadro de diálogo usted puede agregar, cambiar o
eliminar un nombre. También le permite confirmar el valor y referencia de una referencia
con nombre o para determinar su ámbito.

Abra el documento L7-3.3 Dar seguimiento a rangos que está disponible en el CD-ROM comple-
mentario.

Si utiliza la barra diagonal en un nombre, recibirá un mensaje de error. Aunque la barra

RESOLUCIÓN DE diagonal se emplea en el rótulo faltante/excedente en las hojas de cálculo, sólo puede
PROBLEMAS
usar el carácter de subrayado o la barra diagonal inversa como divisor de palabras en un
nombre con rango.

Si definió una referencia con nombre después de haber introducido una referencia de celda en
una fórmula, es posible que desee actualizar la referencia de celda existente con el nombre que
definió: seleccione una celda vacía, haga clic en la flecha Asignar nombre a un rango y haga
clic en Aplicar nombres...; en el cuadro de diálogo Aplicar nombres, haga clic en uno o más
rangos y haga clic en Aceptar.
Usted puede crear una lista de nombres definidos en un libro: seleccione un área de una hoja
de cálculo con dos columnas vacías, una para el nombre y otra para la descripción; seleccione
la celda superior izquierda de la lista; haga clic en Utilizar en la fórmula; haga clic en Pegar
nombres y haga clic en Pegar lista.

Crear una fórmula que opere en un rango con nombre

Puede utilizar un rango con nombre en una fórmula. Usted ha creado varios rangos con
nombre, que ahora puede emplear para rellenar celdas en las hojas de su libro Presupuesto.

Abra el documento L7-3.4 Crear una fórmula que opere en un rango con nombre que está
disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? Utilice el cuadro de diálogo Administrador de nombres para trabajar con todos los nombres
¿Cómo crear una fórmula definidos en el libro. Usted puede ver o editar el ámbito, u ordenar y filtrar la lista de nom-
que opere sobre un rango bres.
con nombre?
3.1.4

I Resumir datos utilizando funciones

Utilizar la función SUMA

Sumar un rango de celdas es uno de los cálculos más comunes que se realizan con los
datos de una hoja de cálculo. Puede utilizar la función SUMA para seleccionar de manera
fácil y precisa las celdas que serán incluidas en el cálculo. La función Autosuma hace aún
más fácil este proceso.
 Usar fórmulas básicas y funciones | 135

Abra el documento L7-4.1 Utilizar la función SUMA que está disponible en el CD-ROM comple-
mentario.

De manera predeterminada, la función Autosuma calcula el total sólo desde la celda

RESOLUCIÓN DE activa hasta la primera celda no numérica. Debido a que la celda C25 está vacía, usted
PROBLEMAS
necesita modificar el rango que debe considerarse.

En ejercicios anteriores, usted creó una fórmula para realizar sumas tecleando o seleccionando
¿LISTO PARA LA las celdas a ser incluidas, y conectándolas con el signo más. Utilizar SUMA o la función
CERTIFICACIÓN? Autosuma es una forma mucho más sencilla de obtener el mismo resultado.
¿Cómo utilizar la función
SUMA para realizar un Una función consiste en un nombre de función y argumentos de función. En la fórmula, los
cálculo? argumentos aparecen entre paréntesis. Dependiendo de la función, un argumento puede ser
3.2.1 un valor constante, una referencia a una sola celda, un rango de celdas o incluso otra función.
Si una función contiene varios argumentos, éstos se separan con comas.

Dado que la función Autosuma se emplea con mucha frecuencia, está disponible en la
TOME NOTA
* ficha Fórmulas en el grupo Biblioteca de funciones y en la ficha Inicio en Modificar.

Utilizar la función CONTAR

Las funciones estadísticas, como SUMA y CONTAR se emplean para recopilar y clasifi-
car datos con el fin de presentar información relevante. Utilice la función CONTAR para
contar el número de entradas numéricas en un rango.

Abra el documento L7-4.2 Utilizar la función CONTAR que está disponible en el CD-ROM
complementario.

Conforme agrega argumentos, los campos de valor en el cuadro de diálogo Argumentos

TOME NOTA
* de función aumentan para permitirle introducir más argumentos.

¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
¿Cómo crear una fórmula El texto y las celdas en blanco se ignoran en la fórmula CONTAR. Si una celda contiene un
empleando la función valor de 0 (cero), la función CONTAR la contará como si fuera una celda con un número.
CONTAR?
3.2.1
Utilizar la función CONTARA
Utilice la función CONTARA para contar el número de celdas que no están vacías en un
rango. Esta función cuenta tanto el texto como los valores en un rango de datos seleccio-
nado.

Abra el documento L7-4.3 Utilizar la función CONTARA que está disponible en el CD-ROM
complementario.
136 | Lección 7

De manera predeterminada, las funciones empleadas más recientemente se muestran

OTRA MANERA cuando se abre el cuadro de diálogo Insertar función. Usted puede hacer clic en la flecha
en el campo de categoría y seleccionar Todas para mostrar una lista de todas las funciones.

¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? CONTARA devuelve un valor que indica el número de celdas que contienen datos. Las celdas
¿Cómo crear una fórmula vacías dentro de los rangos de datos son ignoradas.
empleando la funcióna
CONTARA?
3.2.1
Utilizar la función PROMEDIO
La función PROMEDIO suma un rango de celdas y divide el resultado entre el número
de entradas de celdas. Por ejemplo, puede ser interesante saber la diferencia promedio
entre lo que se presupuestó para gastos y el importe que realmente se gastó durante el
mes. Sin embargo, antes de calcular el promedio, tiene que calcular las diferencias.

Abra el documento L7-4.4 Utilizar la función PROMEDIO que está disponible en el CD-ROM
complementario.

¿LISTO PARA LA Aunque introdujo los números (referencias de celda) como un solo número, si abre el cuadro
CERTIFICACIÓN? de diálogo Argumentos de función después de que haber introducido la fórmula, cada referen-
¿Cómo calcular el promedio cia de celda estará en un cuadro de número diferente.
de un rango de celdas?
3.2.1 El valor exacto devuelto por la fórmula PROMEDIO fue 38.25. Dado que la columna B está
formateada para tener cero decimales, el valor devuelto por la fórmula fue 38.

Utilizar la función MIN

La fórmula MIN devuelve el valor mínimo en un conjunto de valores. Por ejemplo, un
profesor puede emplear la función MIN para determinar la calificación más baja de un
examen. Una empresa de ventas puede determinar qué representante de ventas ganó la
comisión más baja o qué empleado tiene el menor sueldo. Los valores máximos se calculan
generalmente para ese mismo conjunto de datos.

Abra el documento L7-4.5 Utilizar la función MIN que está disponible en el CD-ROM comple-
mentario.

Puede desplegar el cuadro de diálogo Insertar función haciendo clic en el botón Insertar
OTRA MANERA
función en la barra de fórmulas.

¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? En este ejercicio, calculó el valor más bajo (mínimo) de un rango de datos. Los argumentos
¿Cómo crear una fórmula que introdujo en el cuadro de diálogo Argumentos de función pueden ser referencias de celda,
que devuelva el número más un rango con nombre o un número. Si los argumentos no contienen números, la función
bajo en un rango de datos? MIN devuelve 0.
3.2.1
 Usar fórmulas básicas y funciones | 137

Utilizar la función MAX

La función MAX devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. Los valores míni-
mos se calculan generalmente para ese mismo conjunto de datos.

Abra el documento L7-4.6 Utilizar la función MAX que está disponible en el CD-ROM comple-
mentario.

¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
¿Cómo encontrar el valor
Los argumentos para la función MAX pueden ser números, nombres o referencias que con-
más alto en un rango de
tengan números. Las celdas en blanco dentro del rango son ignoradas.
celdas?
3.2.1

I Utilizar fórmulas para crear subtotales

Seleccionar rangos para calcular subtotales

Los grupos para calcular los subtotales se crean ordenando los datos. Los datos deben
ordenarse por grupos para poder insertar una función de subtotal. Los subtotales se calcu-
lan con una función de resumen, y usted puede utilizar la función SUBTOTAL para
mostrar más de un tipo de función de resumen en cada columna.

Abra el documento L7-5.1 Seleccionar rangos para calcular subtotales que está disponible en el CD-
ROM complementario.

RESOLUCIÓN DE Si no incluye los rótulos en la selección datos, Excel le pedirá incluirlos para que pueda
PROBLEMAS
ordenar por rótulo en lugar de por encabezado de columna.

Los subtotales se calculan utilizando una función de resumen, como Suma, Contar o
Promedio. Usted puede mostrar más de un tipo de función de resumen para cada columna.
Los totales generales, por otra parte, se derivan de los datos de detalle y no de los valores en
¿LISTO PARA LA
los subtotales. Por lo tanto, cuando empleó la función de resumen Promedio, la fila del total
CERTIFICACIÓN?
general mostró un promedio de todas las filas de detalle en la lista y no un promedio de los
¿Cómo crear subtotales en
una hoja de cálculo? valores en las filas de subtotales.
3.3.1 Los números de la función SUBTOTAL especifican qué función de subtotal debe emplearse
para calcular los subtotales en su lista. Cuando utiliza el comando Subtotal en la ficha de
Datos, usted escoge la función de resumen en una lista desplegable y el número de función se
incluye automáticamente en la fórmula de subtotal. Cuando utiliza la función SUBTOTAL,
deberá introducir el número de función. La Tabla 7-1 muestra dichos números de función.
138 | Lección 7

Tabla 7-1
Números de función para N ÚM _ FUNCIÓN N ÚM _ FUNCIÓN
SUBTOTAL ( INCLUYE VALORES OCULTOS ) ( IGNORA VALORES OCULTOS ) F UNCIÓN

1 101 PROMEDIO
2 102 CONTAR
3 103 CONTARA
4 104 MAX
5 105 MIN
6 106 PRODUCTO
7 107 DESVEST
8 108 DESVESTP
9 109 SUMA
10 110 VAR
11 111 VARP

Modificar un rango en un subtotal

Usted puede cambiar la forma en que se agrupan y se calcula el subtotal de los datos,
modificando el rango de subtotal por medio de la función SUBTOTAL. Esta opción no
está disponible cuando crea subtotales empleando los comandos de la ficha Datos.

Abra el documento L7-5.2 Modifi

ficcar un rango en un subtotal que está disponible en el CD-ROM
complementario.

¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? Cuando modificó el número de función en este ejercicio (cambió el 9 a 109), excluyó subto-
¿Cómo crear y modificar tales de suma y promedio para los departamentos individuales. Si no hubiera cambiado el
subtotales dentro de una número de función a 109, el resultado de la fórmula habría incluido el sueldo promedio y el
hoja de cálculo? total de sueldos, así como los sueldos para los empleados individuales.
3.3.1

Crear fórmulas para calcular subtotales y totales

En el ejercicio anterior, copió y modificó una fórmula para crear un subtotal para un
grupo combinado. Usted puede lograr el mismo resultado por medio de la función SUB-
TOTAL para crear una fórmula y agregar subtotales a los datos que no puede o no desea
ordenar en una categoría, con el fin de poder emplear la función integrada en la función
Subtotal de la ficha Datos.

Abra el documento L7-5.3 Crear fórmulas para calcular subtotales y totales que está disponible en el
CD-ROM complementario.

Cuando utilice el comando Subtotal en la ficha Datos, las entradas de subtotal tienen un for-
mato predefinido y usted puede crear varios subtotales como lo hizo en el ejercicio anterior.
Cuando utiliza la función SUBTOTAL, usted debe crear la fórmula además de rotular y for-
matear las entradas de subtotal de forma manual.
 Usar fórmulas básicas y funciones | 139

Si el libro está configurado para calcular automáticamente las fórmulas, el comando Sub-
TOME NOTA
* total vuelve a calcular el subtotal y el total general de manera automática cada vez que
usted modifica los datos de detalle.

I Controlar el aspecto de las fórmulas

Mostrar las fórmulas en la pantalla

Cuando crea una fórmula, el resultado del cálculo se muestra en la celda y la fórmula se
muestra en la barra de fórmulas. Usted podría necesitar ver todas las fórmulas en la panta-
lla para auditarlas. Puede hacer clic en el comando Ver fórmulas para mostrar la fórmula
en cada celda en lugar del valor resultante..

Abra el documento L7-6.1 Mostrar las fórmulas en pantalla que está disponible en el CD-ROM
complementario.

Por razones de seguridad, puede que desee ocultar las fórmulas a otros usuarios del libro.
Más adelante
Éstos y otros temas de seguridad se presentarán en la Lección 11.

Si trabaja con fechas y horas, descubrirá que útil es entender el sistema de fechas y horas de
¿LISTO PARA LA Excel. Aunque normalmente no tiene que preocuparse por series de números seriales, cuando
CERTIFICACIÓN? mostró las fórmulas de la hoja de cálculo en el ejercicio anterior, probablemente se preguntó
¿Cómo mostrar las fórmulas qué había pasado con los números en su hoja de cálculo. Excel almacena las fechas como
en una hoja de cálculo? números seriales secuenciales. De manera predeterminada, el 1 enero, 1900, es el número 1, el
3.8 2 enero, 1900, es el número 2, etcétera. Este sistema de fechas numéricas seriales le permite
utilizar fechas en las fórmulas. Por ejemplo, usted puede introducir una fórmula para calcular
el número de días que ha vivido creando una fórmula que reste su fecha de nacimiento de la
fecha del día de hoy.

¿LISTO PARA LA Imprimir fórmulas

CERTIFICACIÓN?
¿Cómo imprimir una hoja de Cuando audita las fórmulas en una hoja de cálculo grande, puede ser de utilidad impri-
cálculo con las fórmulas mir la hoja con las fórmulas visibles. Para obtener el máximo beneficio de la copia impre-
visibles? sa, imprima las líneas de cuadrícula y los encabezados de filas y columnas.
3.8

Abra el documento L7-6.2 Imprimir fórmulas que está disponible en el CD-ROM

complementario.
140 | Lección 7

MATRIZ DE RESUMEN DE HABILIDADES

EN ESTA LECCIÓN USTED APRENDIÓ H ABILIDAD DE LA MATRIZ N ÚMERO DE HABILIDAD

A crear fórmulas para realizar Crear fórmulas que utilicen referen- 3.1.1
funciones matemáticas básicas. cias de celda absolutas y relativas.
A utilizar referencias en fórmulas.
A crear fórmulas que contengan Crear fórmulas que utilicen referen- 3.1.1
referencias de celda que cambien cias de celda absolutas y relativas.
en relación a la ubicación de las
celdas a las que se refiere.
A crear referencias de celda que no Crear fórmulas que utilicen referen- 3.1.1
cambien cuando se copie la fórmula. cias de celda absolutas y relativas.
A crear fórmulas que hagan Crear fórmulas que hagan referencia 3.1.2
referencia a datos de otra hoja a los datos de otras hojas de cálculo
de cálculo en el mismo libro. o libros.
A crear fórmulas que hagan Crear fórmulas que hagan referencia 3.1.2
referencia a datos de otro libro. a los datos de otras hojas o libros.
A crear y utilizar celdas con nombre
en fórmulas.
A utilizar el Administrador de nombres Administrar los rangos con nombre. 3.1.3
para dar seguimiento a rangos.
A crear fórmulas que operen en Utilizar rangos con nombres 3.1.4
rangos con nombre. en fórmulas.
A resumir datos por medio de Utilizar las funciones SUMA, 3.2.1
funciones. CONTAR, CONTARA, PROMEDIO,
MIN y MAX.
A utilizar fórmulas para crear Crear y modificar rangos de lista. 3.3.1
subtotales.
A controlar el aspecto de Mostrar e imprimir fórmulas. 3.8
las fórmulas.