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PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL

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Texto desarrollado y enviado por: SABINO AYALA VILLEGAS Licenciado en Administracin Licenciado en Educacin Docente de la Facultad de Ciencias Administrativas, Financieras y Contables de la Universidad Nacional de San Martn Ex Decano del Colegio de Licenciados en Administracin del Per Regin XXI San Martn Asesor y Consultor en Gestin Empresarial Texto Universitario Primera Edicin, 2004 Derechos Propiedad del Autor Jr. Miguel Grau N 265 Telef. (042)523486 [email protected] Tarapoto San Martn Universidad Nacional de San Martn Tarapoto Facultad de Ciencias Administrativas, Financieras y Contables Resolucin N 087 - 2004- UNSM/TFCAFyC/CTG Jr. Amorarca N 315 Telef. (042)526145 Ciudad Universitaria Morales San Martn

PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL

4.1. PROCESO E INSTRUMENTOS DEL REGISTRO Y CONTROL DE COLABORADORES
Es el procedimient o administ rat ivo, que consist e en la puest a en prct ica de una serie de Inst rument os, con la f inalidad de regist rar y cont rolar al personal que labora en una det erminada empresa o inst it ucin.

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Para que las acciones o act ividades empresariales se cumplan, es necesario que haya un adecuado regist ro y cont rol del capit al int elect ual. Con el cont rol y regist ro del personal, se t rat a de asegurar que las diversas unidades de la organizacin marchen de acuerdo con lo previst o. Los objet ivos cent rales de est a t cnica es cont rolar las ent radas y salida del personal, cumplimient o del horario de t rabajo, cont rolar horas ext ras, permisos, vacaciones t ardanzas, licencias, et c. Est e proceso t cnico se aplica desde el moment o en que el colaborador ingresa a laborar a la inst it ucin, ya que su ingreso debe regist rarse en una f icha personal pre elaborada por el rea de desarrollo de recursos humanos, complement ndose inmediat ament e con su t arjet a de asist encia diaria. Los inst rument os t cnicos de regist ro y cont rol del desarrollo del recurso humano, sern est ablecidos de acuerdo a las necesidades, nat uraleza y exigencias de la empresa o inst it ucin, siendo dent ro de los ms ut ilizados los siguient es: a. la Ficha Personal. b. Ficha Social c. Tarjet a de Cont rol Diario de Asist encia. d. Part e Diario de Asist encia. e. Papelet as de Aut orizacin de Salidas. f. Tarjet as de Cont rol de Rcord laboral. g. h. i. j. k. File Personal Rol Vacacional Rol de Cambio de Vigilancia Cuadro de Asignacin de Personal Reglament o Int erno de Trabajo

Los Inst rument os t cnicos cit ados, sirven para cont rolar, regist rar y manejar las ocurrencias laborales de los colaboradores, sean est os f uncionarios, ejecut ivos, administ rat ivos, t cnicos, auxiliares y obreros.

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4.2.

REGISTRO DE COLABORADORES

El regist ro de personal es una f uncin t cnica import ant e para llevar a cabo la polt ica de los recursos humanos, se lleva especf icament e en el f ile o carpet a personal y, f icha f amiliar; Est e proceso t cnico comienza en f orma sucesiva, apenas el colaborador ingresa a laborar, ya que su ingreso debe regist rarse en una f icha o t arjet a pre elaborada por el rea de desarrollo de recursos humanos. El regist ro y cont rol de personal const it uye una f uent e import ant e de consult a sobre dat os personales del colaborador, asist encia e inasist encia, punt ualidad, vacaciones, licencias, permisos, ascensos y promociones ent re ot ros, por t al mot ivo t iene que ser act ualizada permanent ement e. Su f inalidad de est a t cnica, es servir de f uent e de inf ormacin necesaria para det erminar la sit uacin act ual del colaborador, y para la t oma de decisiones en cuant o a: Promocin o Ascensos Conceder Becas Ot orgar Derechos Compensacin por Tiempo de Servicios Movimient os de Rot acin, o Reubicacin La inf ormacin regist rada puede clasif icarse como: a. DAT OS INDIVIDUALES RELAT IVOS A: Nombre y direccin de cada colaborador y su cdigo o nmero de ident if icacin laboral. Edad, f echa de nacimient o, et c. Tit ulo o grado acadmico. Especialidad obt enida. Empleo: caract erst icas de los puest os desempeados, indicando f echas y mot ivos de cambio. Evaluaciones de mrit os Ascensos Punt ualidad Capacit acin y Formacin: dat os acadmicos del colegio, inst it ut o o Universidad. Sueldos o Salarios: Fecha de increment os. Apt it udes e int ereses especiales.
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b. DAT OS COLECT IVOS (Cif ras Totales) Solicit udes de empleos Asist encias Movimient os de personal Sueldos y salarios: semanal, mensual, anual At encin mdica Nmero de horas ext raordinarias laboradas Cont rat os de Personal List ado de Colaboradores: Hombres, mujeres, est ables, event uales Bienest ar de Personal: Part icipacin de empleados en act os deport ivos

FICHA PERSONAL
FOTO

1.

DATOS PERSONALES APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO PROVINCIA CODIGO AFP CASADO NOMBRES DEPARTAMENTO

FECHA NACIMIENTO DNI DOMICILIO: ESTADO CIVIL: 1.

DISTRITO

L MILITAR SOLTERO

CODIGO ESSALUD BREVETE TELEFONO: VIUDO CONVIVIENTE

DATOS FAMILIARES (CNYUGE, HIJOS Y DEPENDIENTES) NOMBRES PARENTESCO EDAD FECHA DE NACIMIENTO.

2. EDUCACION Y FORMACION ACADEMICA NIVEL SECUNDARIA : NIVEL OCUPACIONAL :

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NIVEL SUPERIOR

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GRADOS Y TITULOS ESPECIALIDAD FECHA DE EXPEDICIN INSTITUCION 3. EXPERIENCIA LABORAL 4.1. EN OTRAS EMPRESAS CARGO EMPRESA CONDICION PERIODO NOMB. O CONTR. INICIO TERM DURA C MOTIVO DE RETIRO

4.2. EN LA EMPRESA CARGO

NIVEL O CATEGORIA INICIO

PERIODO TERMINO

4. CAPACITACION Y DESARROLLO EVENTOS INSTITUCION

PERIODO

DURACION

5. MERITOS Y DEMERITOS DOCUMENTO FECHA

MOTIVO- SANCION

4.3.

CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA

El cont rol t ant o del ingreso y salida al cent ro laboral de los colaboradores, se hace a t ravs de regist ro de hora y f irma en libros acondicionados, en el part e diario, o en marcado de t arjet as, ubicadas generalment e en la puert a de ingreso y/o en la of icina principal de la inst it ucin. En la act ualidad por ser un medio ms ef ect ivo para el cont rol, se ut iliza la t arjet a de asist encia y reloj marcador; o en t odo caso, conf orme al avance del sist ema aut omat izado, en muchas empresas en la act ualidad la ent rada y salida del personal se hace a t ravs del regist ro en la t arjet a elect rnica. 4 .3.1. INST RUMENT OS DE CONT ROL DE COLABORADORES Son los dist int os inst rument os y f ormat os, para el cont rol oport uno y ef icient e del recurso humano
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dent ro de las organizaciones, dent ro de est os podemos mencionar: Reloj Tarjet ero, part e diario de asist encia, t arjet a de cont rol de asist encia, papelet a de salida, t arjet a de rcord laboral, et c.

PARTE DIARIO DE ASISTENCIA

DEPENDENCIA : DIV/UNID/AREA : N ORDEN APELLIDOS Y NOMBRES 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 ----------------------------------FIRMA Y SELLO JEFE TURNO FECHA HORA INGRESO FIRMA : : HORA SALIDA

FIRMA

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MODELO DE TARJETA DE CONTROL DE ASISTENCIA

CIA SELVA VERDE Jr. Los pinos 777 Apartado 307 NUMERO AO_________________ MES _____________ APELLIDOS Y NOMBRES

REGISTRO E S E S E S E S E S E S E S E S E S E S E E S

FIRMA

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TOTALES

TARJETA PERSONAL DE RECORD LABORAL Todo colaborador debe t ener una f icha personal de rcord laboral anualizada, anot ndose en ella las ocurrencias t ales como inasist encias, permisos, licencias, vacaciones, et c. Est e cont rol es mensual.

4.4.

LOS PERMISOS Y LICENCIAS LABORALES

4 .4 .1. LOS PERMISOS LABORALES. El permiso laboral es el act o administ rat ivo, cuya aut orizacin est a a cargo del gerent e y/o Jef e de Recursos Humanos, mediant e el cual se le concede al colaborador, para ausent arse just if icadament e por horas del cent ro laboral durant e la jornada legal de t rabajo El uso del permiso se da a solicit ud del int eresado y est condicionado a las necesidades de la empresa. El permiso se f ormaliza mediant e la Papelet a de Permiso correspondient e. Su aut orizacin depende de la urgencia de la accin y no perjudicando el normal desarrollo de las act ividades de la empresa.

Los permisos por horas, se ot organ con o sin descuent o remunerat ivo, dependiendo del t ipo de salida, por ejemplo t enemos: a. Permiso no Sujet o a Descuent o: cuando el colaborador hace abandono de su puest o de t rabajo con papelet a aut orizada, en donde se regist rar t ant o la salida y ret orno del colaborador; Dent ro de est as t enemos: Motivos de salud , cuando el colaborador en un moment o dado su est ado de salud se agrava, y t iene que salir a at enderse.

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Comisin de Servicios , se da cuando el colaborador sale de la empresa a desarrollar act ividades propias de su cargo que desempea. Por Lactancia, La madre colaboradora t iene derecho a 1 hora diaria de permiso, hast a que el hijo cumpla un ao; Dicho permiso se ot orga sin compensacin horaria, al inicio o al t rmino de la jornada laboral segn requerimient o, previa present acin de la part ida de nacimient o. b. Permiso Sujet o a Descuent o: se da cuando el colaborador sale f uera de la empresa a realizar act ividades part iculares de ndole personal, sern descont ados por el t iempo empleado, dent ro de est os t enemos: Permisos Personales, Part iculares, por ref rigerio, por est udios, et c.

PAPELETA DE AUTORIZACION DE SALIDA

NOMBRE Y APELLIDOS:................................................................................................. AREA O DEPENDENCIA ADMINIST RAT IVA: ................................................................. DIA MES AO MOT IVO: PERSONALES SALUD PART ICULAR COMISION HORA SALIDA: .................. HORA RET ORNO: .....................

FUNDAMENTACIN: ................................................................................................................................................................... ................................................................................................................... -------------------------------------------------------JEFE DE PERSONAL JEFE DE OFICINA -------------------SOLICITANT E

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Los permisos t ambin se ot organ por uno o ms das, lgicament e dependiendo del mot ivo, como por ejemplo capacit acin, misin de servicios, o por asunt os de ndole personal o part icular. Especf icament e se pueden ot orgar permisos por: 4 .4 .1.1 PERMISO POR CAPACITACIN OFICIALIZ ADA

Se concede a los colaboradores, para concurrir por horas y/o das dent ro de la jornada laboral, o f uera de ella a cert menes, seminarios, cursillos, congresos, cursos de especializacin o similares, vinculados con las f unciones, responsabilidad, especialidad del colaborador o al quehacer de la ent idad. El t iempo de duracin est sujet o a las horas y/o das de duracin del event o de capacit acin, pudindose desarrollar a nivel local regional o nacional. Procede el permiso con goce de haber cuando el event o cuent a con el auspicio de la empresa, o el colaborador es propuest o para asist ir a dicho cert amen como consecuencia de sus quehaceres en el desarrollo de sus f unciones. La asist encia se acredit a con el diploma, cert if icado o const ancia expedida por la ent idad organizadora del event o. 4 .4 .1.2 PERMISO POR CAPACITACIN NO OFICIALIZ ADA

Se concede a los colaboradores cuando el event o no es auspiciado por la ent idad o el colaborador no es propuest o por la empresa. Por ser de nat uraleza personal. El t iempo expresado en horas o das ser descont ado de sus remuneraciones.
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Al t rmino del event o el colaborador est obligado a present ar el diploma, cert if icado o const ancia correspondient e, para acredit ar el t iempo y mot ivo por el cual se le ot orgo permiso. 4 .4 .1.3 PERMISO POR CITACIN EXPRESA DE AUT ORIDAD POLICIAL, MILITAR O JUDICIAL

Se ot orga a los colaboradores cuando lo solicit an, pero previa present acin de la not if icacin o cit acin respect iva para concurrir a resolver diligencias judiciales, milit ares o policiales dent ro de la localidad. 4 .4 .1.4 PERMISO POR MAT ERNIDAD O GRAVIDEZ

Se concede a las colaboradoras gest ant es una vez al mes, o cuando se acredit a la cit a de at encin medica, para concurrir a sus cont roles en las dependencias de Es Salud, debiendo a su ret orno acredit ar la at encin con la respect iva const ancia f irmada por el mdico que la at endi. 4 .4 .1.5 PERMISO POR LACTANCIA

Se concede a las colaboradoras gest ant es al t rmino del perodo post nat al y por el lapso mnimo de 6 meses, y mximo por un (01) ao cont ado a part ir del da en que naci el menor; el permiso es

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por una hora diaria, ya sea a la hora del ingreso o de la salida, t al y como lo solicit a la colaboradora en el document o que llegue a present ar. Est e permiso se concede, previa present acin de la solicit ud y la part ida de nacimient o del menor hijo.

4 .4 .1.6

PERMISO POR ONOMAST ICO

Los colaboradores t ienen derecho a gozar de descanso el da de su onomst ico, sin descuent o alguno ni compensacin horaria. De coincidir la f echa del onomst ico con el domingo o f eriado no laborable, el uso del descanso se har el primer da t il siguient e, est e descanso se da como paliat ivo para el mejor desempeo de sus labores. La Jef at ura de Recursos Humanos queda encargada de llevar el cont rol de los onomst icos mensuales de los colaboradores. 4 .4 .1.7 PERMISOS POR REFRIGERIO

Se ot orga a los colaboradores hast a por un mximo de 30 minut os diarios para t omar sus aliment os, o simplement e ref rigerio dent ro y f uera del cent ro de t rabajo. Los jef es inmediat os debern comunicar al jef e de recursos humanos est e hecho para las acciones de cont rol correspondient es. 4 .4 .1.8 PERMISO POR ENFERMEDAD PERSONAL

Se ot orga al colaborador para concurrir a las dependencia de Es Salud (Puest o, cent ro, clnica, hospit al) o mdico part icular, debiendo acredit ar a su ret orno la at encin con la respect iva const ancia f irmada por el mdico t rat ant e. Los colaboradores que obt ienen permiso ant eladament e, es decir un da ant es, y no regist ran su
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ingreso a la hora de ent rada o inicio de la jornada laboral, podrn just if icar la t ardanza o f alt a con el comprobant e de at encin mdica. 4 .4 .1.9 PERMISOS POR FALLECIMIENT O DE FAMILIAR

Se ot orga a los colaboradores en caso de f allecimient o de cnyuge, padres, hijos o hermanos, el t iempo es el necesario para reconf ort ar o rehabilit ar la t rist eza del servidor, siendo hast a un mximo de 08 das con goce de haber. 4 .4 .1.10 PERMISO POR ENFERMEDAD GRAVE DE CONYUGES, PADRES E HIJOS

Se concede a los colaboradores por horas o das, en caso de enf ermedad grave de su cnyuge padres e hijos, pudiendo ser acumulados y deducidos del perodo vacacional. Es requisit o para su ot orgamient o la present acin del cert if icado mdico correspondient e, cuando se solicit a en f orma reit erada. 4 .4 .1.11 PERMISOS POR MOT IVOS PERSONALES O PART ICULARES

Se concede a los colaboradores para at ender asunt os personales, siendo est os acumulados para el descuent o respect ivo de sus remuneraciones, salvo que sean compensados con t rabajos aut orizados. 4 .4 .2. LAS LICENCIAS LABORALES. La licencia es la aut orizacin que se concede a los colaboradores para no asist ir a su puest o de t rabajo por uno o ms das El uso del derecho se inicia a solicit ud del colaborador y debe cont ar con la conf ormidad del gerent e o jef e de recursos humanos, t eniendo en cuent a los requisit os exigidos por las normas para cada t ipo de licencia.
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El colaborador deber acredit ar los document os que se requieran segn la nat uraleza de la misma, la licencia se f ormaliza mediant e un document o de comunicacin administ rat iva que puede ser, un of icio o memorando, y/o un provedo ( B V ) de acept acin. Las licencias se clasif ican en: Licencia con Goce de Haber Licencia sin Goce de Haber Licencia a cuent a del Perodo Vacacional 4 .4 .2.1. LICENCIAS CON GOCE DE HABER

Cuando el colaborador cont ina percibiendo sus remuneraciones el t iempo que dura la licencia. Siendo las ms principales las siguient es: a.LICENCIA POR ENFERMEDAD O ACCIDENT E COMUN El colaborador t iene derecho a est a licencia hast a por 60 das por ao, por enf ermedad comn por accident es de t rabajo o enf ermedades prof esionales debidament e comprobadas. El cmput o de est a licencia hast a el mximo est ablecido se ef ect a acumulando los perodos de incapacidad que se hubieran generado dent ro del ao calendario. Para el cmput o de los primeros 20 das a cargo del empleador, se sumarn t odos los permisos ot orgados en das dent ro del calendario, siempre que est acredit ado con Cert if icado Mdico. Los colaboradores que se encuent re con licencia por enf ermedad o accident e comn, t ienen derecho a percibir los increment os salariales que dict e la empresa. b.LICENCIA POR MAT ERNIDAD O GRAVIDEZ Tienen derecho las colaboradoras en est ado de gravidez o gest ant es por 90 das, el descanso se goza desde los 45 das ant eriores y post eriores a la f echa probable del part o, dicha licencia ser acredit ada con cert if icado mdico, visado por Es Salud, t eniendo derecho a percibir durant e el descanso un subsidio por mat ernidad pagado por Es Salud a condicin de que se
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abst enga de t odo t rabajo remunerado. c.LICENCIA POR DESEMPEO DE FUNCIONES PBLICAS Los colaboradores que acceden a ocupar cargos pblicos, gozan de licencia de sus cent ros de t rabajo hast a por 20 horas semanales, sin descuent o de sus remuneraciones, para que las dedique exclusivament e a las f unciones municipales siendo el caso de los alcaldes y regidores, pudiendo acogerse al benef icio de la diet a. De lo cont rario se ot orgar licencia sin goce de haber. d.LICENCIA O PERMISO SINDICAL Son los ot orgados a los dirigent es sindicales, que cuent an con el reconocimient o de la empresa, para cumplir sus f unciones gremiales, durant e la jornada laboral o f uera de ella, sin af ect ar el normal f uncionamient o de la organizacin. La ent idad f ijar el nmero de horas mximas mensuales por el t iempo mximo de un ao.

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4 .4 .2.2.

LICENCIAS SIN GOCE DE HABER

Cuando se concede al colaborador, descont ando de sus haberes por el t iempo que dura la licencia, a.LICENCIA PARA DESEMPEAR CARGO CIVICO Y PARA CUMPLIR CON EL SERVICIO MILITAR Los colaboradores que result en elegidos miembros del poder legislat ivo disf rut arn de licencia sin goce de haber por t odo el t iempo de su mandat o y que, de acuerdo a nuest ra Const it ucin Polt ica es de (5) aos, pero sin prdida de ninguno de sus derechos sociales y laborales, siempre que lo solicit en. En el caso de los colaboradores que son llamados a prest ar su servicio milit ar obligat orio t ienen derecho a ocupar el empleo que dejo para servir en el act ivo si lo solicit a a su ant iguo empleador dent ro de los cuarent a das comput ados a part ir de su licenciamient o o baja. b.LICENCIA POR MOT IVOS PART ICULARES Se concede a los colaboradores que t ienen ms de un ao de servicios, siendo el t iempo mximo 90 das LICENCIA A CUENTA DEL PERIODO VACACIONAL

1.4 .2.3.

Modalidad que opt a el colaborador para que el t iempo ut ilizado, sea deducido de sus vacaciones, como por ejemplo: a.LICENCIA POR MAT RIMONIO Se ot orgar a los colaboradores que t iene que realizar t rmit es y gest iones pre nupciales; El t iempo ut ilizado, ser deducido del perodo vacacional siguient e. En caso sea post erior a las vacaciones gozadas, se adelant a el uso de las vacaciones del ao siguient e. El lmit e de est a licencia no exceder de los 30 das LICENCIA POR ENFERMEDAD GRAVE DE FAMILIAR Se concede a los colaboradores cuando se produzca est a enf ermedad grave en el o la
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b.-

Cnyuge, hijos, padres o hermanos, el t iempo ut ilizado ser igualment e deducido del perodo

vacacional, siendo mximo 30 das. Const it uye un requisit o para su ot orgamient o la present acin del cert if icado mdico correspondient e.

4.5.

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

Es el document o normat ivo administ rat ivo int erno, que cont iene un conjunt o de normas, que permit e a la administ racin regular la relacin laboral Colaborador- Empleador, dichas normas se sujet an a la legislacin laboral vigent e, requiriendo ser aprobado por el minist erio de t rabajo para su implement acin legal. El Reglament o Int erno de Trabajo, como inst rument o de decisin en los asunt os labores int erno de una empresa, requiere ser act ualizado y/o modif icado, cada vez que promulguen disposiciones labores que exijan su modif icacin. 4 .5.1 CONT ENIDO Generalidades 1. Objet ivo 2. Finalidad 3. Base Legal 4. Alcance 5. Def iniciones Capt ulo Capt ulo Capt ulo Capt ulo Capt ulo Capt ulo Capt ulo Capt ulo I. II. III. IV. V. VI VII. VIII. Admisin y Cont rat acin del Personal Derechos y Obligaciones del Colaborador De la Jornada y Horario de Trabajo De la Asist encia, Punt ualidad y Permanencia Sist ema de Remuneraciones De las Horas Ext ras De Falt as y Sanciones Permisos, Licencias e Inasist encias
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Capt ulo Capt ulo Capit ulo Capt ulo 4 .5.2.

IX. X. XI. XII.

Premios y Est mulos De la Higiene y Seguridad De la Reconsideraciones y Apelaciones Disposiciones Complement arias de acuerdo a la act ividad de la empresa. PROCEDIMIENT O DE APROBACIN

Los empleadores present arn a la Aut oridad Administ rat iva de t rabajo t res ejemplares, los que quedarn aut omt icament e aprobados a su sola present acin. La empresa est obligada a hacer ent rega a los colaboradores de un ejemplar del reglament o int erno, present ado a la Aut oridad Administ rat iva de Trabajo, dent ro de los 5 das nat urales de realizado el mismo. Los colaboradores o la organizacin sindical podrn impugnar el Reglament o Int erno de Trabajo, si es que st e viola disposiciones legales o convencionales vigent es en el cent ro de labores, en la va judicial. 4 .5.3. MODELO DE REGLAMENT O

Se ha credo convenient e present arles uno de los t ant os modelos de reglament o int erno de t rabajo, t eniendo en cuent a la inf ormacin mnima que debe t ener est e inst rument o de gest in de recursos humanos.

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

GENERALIDADES 1. OBJET IVOS El present e reglament o cont iene las disposiciones int ernas, que regulan las relaciones laborales ent re la empresa y el personal, est ableciendo sus derechos y obligaciones. El present e Reglament o Int erno de Trabajo podr ser modif icado cuando as lo exija el desarrollo
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inst it ucional y/o las disposiciones legales vigent es que le sean aplicables. Todas las modif icaciones del reglament o int erno de t rabajo sern puest as a conocimient o de los colaboradores. Los casos no cont emplados en el present e Reglament o, se regirn por las disposiciones que en cada caso dict e la empresa en el ejercicio del derecho que est ablece las leyes y normas laborales vigent es. 2. FINALIDAD Est ablecer normas genricas de comport amient o laboral, que debe de observar t odos los colaboradores sobre deberes, derechos, incent ivos, sanciones, permanencia, y punt ualidad, con la f inalidad de mant ener y f oment ar la armona en las relaciones laborales ent re la empresa y los colaboradores. BASE LEGAL Const it ucin Polt ica del Per 1993 Est at ut o de la Empresa Ley de Product ividad y Compet it ividad Laboral. D.S. N .03-97-T R. Ley de Jornada Laboral y Remuneraciones del Trabajador. D.Leg. N . 854 y su Reglament o el D.S. N . 08-97 T R. Descanso Remunerado de los Trabajadores sujet os a la Act ividad Privada, D. Leg. N . 713 y D.S. N . 012-92.T R.

3.

4.

ALCANCE El present e Reglament o es de aplicacin a t odos los f uncionarios y colaboradores de la empresa.

5.

DEFINICIONES Para la mejor int erpret acin y aplicacin del present e reglament o, se def ine los siguient es t rminos: Centro de Trabajo.- Es la est ruct ura f sica donde se desarrolla las act ividades laborales. Puesto de trabajo.- Lugar asignado a un colaborador para que desempee las f unciones o t areas asignadas. Empresa.- Es la inst it ucin u organizacin que t iene personera jurdica. Empleador.- es el represent ant e de la empresa Deber.- Es la obligacin o responsabilidad de ejecut ar una accin.
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Derecho.- Es la f acult ad de act uar de acuerdo a nuest ra f acult ad, siempre que no se vulnere los derechos de t erceras personas. Es la pot est ad de hacer o exigir cuant o la Ley o Aut oridad est ablezca a nuest ro f avor. Asistencia.- Es el act o de concurrir al cent ro de t rabajo dent ro del horario est ablecido. Inasistencia.- Act o de no concurrir a cent ro de t rabajo, o de concurrir despus de la t olerancia mxima est ablecida Comisin de Servicios.- Es la aut orizacin que t iene un colaborador para desarrollar act ividades relacionadas al puest o de t rabajo, pero f uera de la empresa. Permisos.- Son las ausencias just if icadas del t rabajo previament e aut orizadas por la persona compet ent e. Faltas.- Son las def iciencias e irregularidades comet idas por el personal, ya sea en f orma volunt aria e involunt ariament e. Def iciencias.- Son los errores, desviaciones o def ect os comet idos por el personal al realizar sus t areas en el desempeo de sus f unciones. Irregularidad.- Son los act os que cont ravienen las normas, el incumplimient o de los deberes de f uncin y su reit erada negligencia, pudiendo ser volunt arios e involunt arios. Sancin.- Es el cast igo o pena correct iva que se le aplica al colaborador por las f alt as comet idas durant e su desempeo de las f unciones; su observacin es de carct er obligat orio. Puntualidad.- Es la concurrencia oport una del colaborador a su cent ro de labores dent ro de un horario est ablecido. Tardanz a.- Es la lent it ud o demora que emplea el personal para no llegar a la hora de ent rada est ablecida por el empleador; Se le sanciona con el descuent o remunerat ivo de sus haberes. Incentivo.- Es el est mulo, premio o reconocimient o ot orgado a los colaboradores por su ef iciencia, ef icacia, product ividad o rendimient o. Licencia.- Derecho del colaborador para ausent arse del cent ro de t rabajo, ot orgado por escrit o, por la aut oridad compet ent e. CAPIT ULO I ADMISION Y CONT RATACION DEL PERSONAL
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Artculo 1 .- La Seleccin y Cont rat acin de personal, es f acult ad de la empresa o de quien st a delegue. Artculo 2 .- La seleccin de personal se realizar de acuerdo a las especif icaciones t cnicas de los puest os y dems requisit os est ablecidos por la empresa. Artculo 3 .- Ningn colaborador podr ingresar a prest ar servicios, si no ha concursado previament e o haya sido propuest o direct ament e por la gerencia. Artculo 4 .- La Gerencia de Recursos Humanos podr exigir el examen mdico, para det erminar las condiciones de salud del post ulant e. Artculo 5 .- Los post ulant es debern de llenar y f irmar la Solicit ud de Empleo y dems document os que requiera la unidad administ rat iva de Recursos Humanos. Artculo 6 .- La empresa podr suscribir cont rat os de t rabajo, con las personas que ingresen a su servicio, pudiendo ser a t iempo indet erminado o det erminado, segn las necesidades de la empresa.

Artculo 7 .- Admit ido el nuevo colaborador a la empresa, est e queda sujet o a un perodo de prueba po r seis meses o un ao como mximo consecut ivos de conf ormidad con las normas laborales vigent es. Artculo 8 .- Todo nuevo colaborador recibir de la dependencia administ rat iva en la cual prest ar servicios, orient acin sobre los objet ivos, organizacin y f uncionamient o de la empresa, as como t ambin de las labores que le corresponder desarrollar en su puest o de t rabajo. Artculo 9 .- Cada colaborador que ingrese al servicio de la empresa t endr un legajo (File) personal, cuya organizacin, act ualizacin y manejo es de responsabilidad de la Of icina de Recursos Humanos. CAPIT ULO II DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL COLABORADOR Artculo 10 .- Los colaboradores de la empresa gozan ent re ot ros los siguient es derechos:
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a. A percibir una remuneracin mensual acorde a las f unciones que desempean y los plazos est ablecidos b. Percibir las grat if icaciones semest rales que ot orga la empresa, siempre que t enga ms de un mes de servicio y est e laborando en el mes que se ot orgue el benef icio. c. Al descanso semanal remunerado. d. Al descanso anual remunerado por vacaciones, de acuerdo al Rol Vacacional que previament e det ermine la Of icina de Recursos Humanos conf orme a las normas legales vigent es. e. Percibir la part icipacin anual de ut ilidades conf orme a ley. f . A ser uso de licencias o permisos por causas just if icadas. g. A la capacit acin act ualizada y perf eccionamient o de conocimient os. h. Al ser evaluado peridicament e sobre su rendimient o laboral y ser considerado para ocupar cargos de mayor jerarqua, de ser el caso. i. Cont ar con el seguro de vida que prescribe la ley. j. Ser inscrit o en la seguridad social (Es Salud) k. Gozar de est abilidad en el t rabajo de acuerdo a las disposiciones legales y administ rat ivas vigent es. l. Asociarse con f ines cult urales, deport ivos, asist enciales, cooperat ivos o cualquier ot ro f in lcit o. m. A ser considerado para ocupar cargos de mayor jerarqua, t eniendo en cuent a su rendimient o, est udios universit arios y experiencia. n. A ut ilizar los canales de comunicacin regulares para la f ormulacin de sugerencias, observaciones y reclamos. o. A que le sean proporcionadas las condiciones de t rabajo adecuadas para el desempeo de sus f unciones. p. A la reserva que deber mant enerse sobre sus regist ros y asunt os personales, que sean de conocimient o de la inst it ucin. q. A la compensacin por t iempo de servicios. Los dems benef icios que de comn acuerdo o por disposicin administ rat iva la empresa, as como aquellos que por ley se est ablezcan. Artculo 11 .- Los colaboradores de la empresa, adems de las obligaciones que est ablece la legislacin vigent e. Deben sujet arse a lo siguient e: a. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones previst as en los est at ut os de la empresa y los cont enidos en el present e reglament o. b. Guardar un comport amient o acorde con las normas de cort esa y buen t rat o hacia sus superiores, compaeros de t rabajo y pblicos en general.
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PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL

NO TE AVERGUENCES POR LA FALTA COMETIDA, SI HAS PUESTO EMPEO EN ENMENDARLA!
Texto desarrollado y enviado por: SABINO AYALA VILLEGAS Licenciado en Administracin Licenciado en Educacin Docente de la Facultad de Ciencias Administrativas, Financieras y Contables de la Universidad Nacional de San Martn Ex Decano del Colegio de Licenciados en Administracin del Per Regin XXI San Martn Asesor y Consultor en Gestin Empresarial Texto Universitario Primera Edicin, 2004 Derechos Propiedad del Autor Jr. Miguel Grau N 265 Telef. (042)523486 [email protected] Tarapoto San Martn Universidad Nacional de San Martn Tarapoto Facultad de Ciencias Administrativas, Financieras y Contables Resolucin N 087 - 2004- UNSM/TFCAFyC/CTG Jr. Amorarca N 315 Telef. (042)526145 Ciudad Universitaria Morales San Martn

PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL

4.1. PROCESO E INSTRUMENTOS DEL REGISTRO Y CONTROL DE COLABORADORES
Es el procedimient o administ rat ivo, que consist e en la puest a en prct ica de una serie de Inst rument os, con la f inalidad de regist rar y cont rolar al personal que labora en una det erminada empresa o inst it ucin.

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Para que las acciones o act ividades empresariales se cumplan, es necesario que haya un adecuado regist ro y cont rol del capit al int elect ual. Con el cont rol y regist ro del personal, se t rat a de asegurar que las diversas unidades de la organizacin marchen de acuerdo con lo previst o. Los objet ivos cent rales de est a t cnica es cont rolar las ent radas y salida del personal, cumplimient o del horario de t rabajo, cont rolar horas ext ras, permisos, vacaciones t ardanzas, licencias, et c. Est e proceso t cnico se aplica desde el moment o en que el colaborador ingresa a laborar a la inst it ucin, ya que su ingreso debe regist rarse en una f icha personal pre elaborada por el rea de desarrollo de recursos humanos, complement ndose inmediat ament e con su t arjet a de asist encia diaria. Los inst rument os t cnicos de regist ro y cont rol del desarrollo del recurso humano, sern est ablecidos de acuerdo a las necesidades, nat uraleza y exigencias de la empresa o inst it ucin, siendo dent ro de los ms ut ilizados los siguient es: a. la Ficha Personal. b. Ficha Social c. Tarjet a de Cont rol Diario de Asist encia. d. Part e Diario de Asist encia. e. Papelet as de Aut orizacin de Salidas. f. Tarjet as de Cont rol de Rcord laboral. g. h. i. j. k. File Personal Rol Vacacional Rol de Cambio de Vigilancia Cuadro de Asignacin de Personal Reglament o Int erno de Trabajo

Los Inst rument os t cnicos cit ados, sirven para cont rolar, regist rar y manejar las ocurrencias laborales de los colaboradores, sean est os f uncionarios, ejecut ivos, administ rat ivos, t cnicos, auxiliares y obreros.

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4.2.

REGISTRO DE COLABORADORES

El regist ro de personal es una f uncin t cnica import ant e para llevar a cabo la polt ica de los recursos humanos, se lleva especf icament e en el f ile o carpet a personal y, f icha f amiliar; Est e proceso t cnico comienza en f orma sucesiva, apenas el colaborador ingresa a laborar, ya que su ingreso debe regist rarse en una f icha o t arjet a pre elaborada por el rea de desarrollo de recursos humanos. El regist ro y cont rol de personal const it uye una f uent e import ant e de consult a sobre dat os personales del colaborador, asist encia e inasist encia, punt ualidad, vacaciones, licencias, permisos, ascensos y promociones ent re ot ros, por t al mot ivo t iene que ser act ualizada permanent ement e. Su f inalidad de est a t cnica, es servir de f uent e de inf ormacin necesaria para det erminar la sit uacin act ual del colaborador, y para la t oma de decisiones en cuant o a: Promocin o Ascensos Conceder Becas Ot orgar Derechos Compensacin por Tiempo de Servicios Movimient os de Rot acin, o Reubicacin La inf ormacin regist rada puede clasif icarse como: a. DAT OS INDIVIDUALES RELAT IVOS A: Nombre y direccin de cada colaborador y su cdigo o nmero de ident if icacin laboral. Edad, f echa de nacimient o, et c. Tit ulo o grado acadmico. Especialidad obt enida. Empleo: caract erst icas de los puest os desempeados, indicando f echas y mot ivos de cambio. Evaluaciones de mrit os Ascensos Punt ualidad Capacit acin y Formacin: dat os acadmicos del colegio, inst it ut o o Universidad. Sueldos o Salarios: Fecha de increment os. Apt it udes e int ereses especiales.
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b. DAT OS COLECT IVOS (Cif ras Totales) Solicit udes de empleos Asist encias Movimient os de personal Sueldos y salarios: semanal, mensual, anual At encin mdica Nmero de horas ext raordinarias laboradas Cont rat os de Personal List ado de Colaboradores: Hombres, mujeres, est ables, event uales Bienest ar de Personal: Part icipacin de empleados en act os deport ivos

FICHA PERSONAL
FOTO

1.

DATOS PERSONALES APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO PROVINCIA CODIGO AFP CASADO NOMBRES DEPARTAMENTO

FECHA NACIMIENTO DNI DOMICILIO: ESTADO CIVIL: 1.

DISTRITO

L MILITAR SOLTERO

CODIGO ESSALUD BREVETE TELEFONO: VIUDO CONVIVIENTE

DATOS FAMILIARES (CNYUGE, HIJOS Y DEPENDIENTES) NOMBRES PARENTESCO EDAD FECHA DE NACIMIENTO.

2. EDUCACION Y FORMACION ACADEMICA NIVEL SECUNDARIA : NIVEL OCUPACIONAL :

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NIVEL SUPERIOR

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------GRADOS Y TITULOS ESPECIALIDAD FECHA DE EXPEDICIN INSTITUCION 3. EXPERIENCIA LABORAL 4.1. EN OTRAS EMPRESAS CARGO EMPRESA CONDICION PERIODO NOMB. O CONTR. INICIO TERM DURA C MOTIVO DE RETIRO

4.2. EN LA EMPRESA CARGO

NIVEL O CATEGORIA INICIO

PERIODO TERMINO

4. CAPACITACION Y DESARROLLO EVENTOS INSTITUCION

PERIODO

DURACION

5. MERITOS Y DEMERITOS DOCUMENTO FECHA

MOTIVO- SANCION

4.3.

CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA

El cont rol t ant o del ingreso y salida al cent ro laboral de los colaboradores, se hace a t ravs de regist ro de hora y f irma en libros acondicionados, en el part e diario, o en marcado de t arjet as, ubicadas generalment e en la puert a de ingreso y/o en la of icina principal de la inst it ucin. En la act ualidad por ser un medio ms ef ect ivo para el cont rol, se ut iliza la t arjet a de asist encia y reloj marcador; o en t odo caso, conf orme al avance del sist ema aut omat izado, en muchas empresas en la act ualidad la ent rada y salida del personal se hace a t ravs del regist ro en la t arjet a elect rnica. 4 .3.1. INST RUMENT OS DE CONT ROL DE COLABORADORES Son los dist int os inst rument os y f ormat os, para el cont rol oport uno y ef icient e del recurso humano
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dent ro de las organizaciones, dent ro de est os podemos mencionar: Reloj Tarjet ero, part e diario de asist encia, t arjet a de cont rol de asist encia, papelet a de salida, t arjet a de rcord laboral, et c.

PARTE DIARIO DE ASISTENCIA

DEPENDENCIA : DIV/UNID/AREA : N ORDEN APELLIDOS Y NOMBRES 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 ----------------------------------FIRMA Y SELLO JEFE TURNO FECHA HORA INGRESO FIRMA : : HORA SALIDA

FIRMA

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MODELO DE TARJETA DE CONTROL DE ASISTENCIA

CIA SELVA VERDE Jr. Los pinos 777 Apartado 307 NUMERO AO_________________ MES _____________ APELLIDOS Y NOMBRES

REGISTRO E S E S E S E S E S E S E S E S E S E S E E S

FIRMA

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TOTALES

TARJETA PERSONAL DE RECORD LABORAL Todo colaborador debe t ener una f icha personal de rcord laboral anualizada, anot ndose en ella las ocurrencias t ales como inasist encias, permisos, licencias, vacaciones, et c. Est e cont rol es mensual.

4.4.

LOS PERMISOS Y LICENCIAS LABORALES

4 .4 .1. LOS PERMISOS LABORALES. El permiso laboral es el act o administ rat ivo, cuya aut orizacin est a a cargo del gerent e y/o Jef e de Recursos Humanos, mediant e el cual se le concede al colaborador, para ausent arse just if icadament e por horas del cent ro laboral durant e la jornada legal de t rabajo El uso del permiso se da a solicit ud del int eresado y est condicionado a las necesidades de la empresa. El permiso se f ormaliza mediant e la Papelet a de Permiso correspondient e. Su aut orizacin depende de la urgencia de la accin y no perjudicando el normal desarrollo de las act ividades de la empresa.

Los permisos por horas, se ot organ con o sin descuent o remunerat ivo, dependiendo del t ipo de salida, por ejemplo t enemos: a. Permiso no Sujet o a Descuent o: cuando el colaborador hace abandono de su puest o de t rabajo con papelet a aut orizada, en donde se regist rar t ant o la salida y ret orno del colaborador; Dent ro de est as t enemos: Motivos de salud , cuando el colaborador en un moment o dado su est ado de salud se agrava, y t iene que salir a at enderse.

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Comisin de Servicios , se da cuando el colaborador sale de la empresa a desarrollar act ividades propias de su cargo que desempea. Por Lactancia, La madre colaboradora t iene derecho a 1 hora diaria de permiso, hast a que el hijo cumpla un ao; Dicho permiso se ot orga sin compensacin horaria, al inicio o al t rmino de la jornada laboral segn requerimient o, previa present acin de la part ida de nacimient o. b. Permiso Sujet o a Descuent o: se da cuando el colaborador sale f uera de la empresa a realizar act ividades part iculares de ndole personal, sern descont ados por el t iempo empleado, dent ro de est os t enemos: Permisos Personales, Part iculares, por ref rigerio, por est udios, et c.

PAPELETA DE AUTORIZACION DE SALIDA

NOMBRE Y APELLIDOS:................................................................................................. AREA O DEPENDENCIA ADMINIST RAT IVA: ................................................................. DIA MES AO MOT IVO: PERSONALES SALUD PART ICULAR COMISION HORA SALIDA: .................. HORA RET ORNO: .....................

FUNDAMENTACIN: ................................................................................................................................................................... ................................................................................................................... -------------------------------------------------------JEFE DE PERSONAL JEFE DE OFICINA -------------------SOLICITANT E

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Los permisos t ambin se ot organ por uno o ms das, lgicament e dependiendo del mot ivo, como por ejemplo capacit acin, misin de servicios, o por asunt os de ndole personal o part icular. Especf icament e se pueden ot orgar permisos por: 4 .4 .1.1 PERMISO POR CAPACITACIN OFICIALIZ ADA

Se concede a los colaboradores, para concurrir por horas y/o das dent ro de la jornada laboral, o f uera de ella a cert menes, seminarios, cursillos, congresos, cursos de especializacin o similares, vinculados con las f unciones, responsabilidad, especialidad del colaborador o al quehacer de la ent idad. El t iempo de duracin est sujet o a las horas y/o das de duracin del event o de capacit acin, pudindose desarrollar a nivel local regional o nacional. Procede el permiso con goce de haber cuando el event o cuent a con el auspicio de la empresa, o el colaborador es propuest o para asist ir a dicho cert amen como consecuencia de sus quehaceres en el desarrollo de sus f unciones. La asist encia se acredit a con el diploma, cert if icado o const ancia expedida por la ent idad organizadora del event o. 4 .4 .1.2 PERMISO POR CAPACITACIN NO OFICIALIZ ADA

Se concede a los colaboradores cuando el event o no es auspiciado por la ent idad o el colaborador no es propuest o por la empresa. Por ser de nat uraleza personal. El t iempo expresado en horas o das ser descont ado de sus remuneraciones.
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Al t rmino del event o el colaborador est obligado a present ar el diploma, cert if icado o const ancia correspondient e, para acredit ar el t iempo y mot ivo por el cual se le ot orgo permiso. 4 .4 .1.3 PERMISO POR CITACIN EXPRESA DE AUT ORIDAD POLICIAL, MILITAR O JUDICIAL

Se ot orga a los colaboradores cuando lo solicit an, pero previa present acin de la not if icacin o cit acin respect iva para concurrir a resolver diligencias judiciales, milit ares o policiales dent ro de la localidad. 4 .4 .1.4 PERMISO POR MAT ERNIDAD O GRAVIDEZ

Se concede a las colaboradoras gest ant es una vez al mes, o cuando se acredit a la cit a de at encin medica, para concurrir a sus cont roles en las dependencias de Es Salud, debiendo a su ret orno acredit ar la at encin con la respect iva const ancia f irmada por el mdico que la at endi. 4 .4 .1.5 PERMISO POR LACTANCIA

Se concede a las colaboradoras gest ant es al t rmino del perodo post nat al y por el lapso mnimo de 6 meses, y mximo por un (01) ao cont ado a part ir del da en que naci el menor; el permiso es

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