Expediente Unico de Obra Publica
Expediente Unico de Obra Publica
Expediente Unico de Obra Publica
Secretaría de Salud
Instituto de Salud del Estado de México
CONTENIDO
I Presentación...................................................................................................................................................................... 3
II Objetivo General................................................................................................................................................................ 4
III Políticas Generales........................................................................................................................................................... 5
IV Sistema Operativo............................................................................................................................................................. 16
V Matriz de Integración de Documentos que Integran el Expediente Unico de Obra Pública............................................... 17
VI Validación.......................................................................................................................................................................... 27
I. PRESENTACION
Una de las premisas del actual Gobierno del Estado, es contar con una Administración Pública eficiente en su desempeño,
eficaz en la respuesta a las demandas de la sociedad y honrada en el desempeño de sus funciones, que impulse la formulación
de una cultura de Modernización y mejoramiento de la función pública.
Como parte de las acciones que se han venido realizando en materia de Modernización Administrativa y mejoramiento
integral de la función pública, y como resultado del análisis objetivo de los elementos administrativos existentes, se formula el
presente documento denominado “Manual Operativo para la Integración del Expediente Único de Obra Pública y Servicios
Relacionados con la misma, en sus diferentes modalidades de Adjudicación – Contratación”, el cual tiene como propósito definir
las políticas y procedimientos de operación que faciliten la integración, seguimiento y control del Expediente Único de Obra de la
Subdirección de Infraestructura en Salud y de todos los que en ello intervienen.
El documento en cuestión, es un instrumento administrativo que fija las bases y lineamientos para la integración,
seguimiento y control de los documentos que integran el Expediente Único de Obra Pública y Servicios Relacionados con la
misma (índice), en sus diferentes modalidades de Adjudicación – Contratación, mismas que se regirán conforme a la
normatividad fijada en la materia y al establecimiento de las acciones conducentes para la optimización de recursos a fin de dar
cabal y exacto cumplimiento a los criterios de economía, eficiencia, imparcialidad y honradez en los procesos de contratación,
seguimiento y control de las obras de infraestructura en salud.
Definir las políticas y procedimientos de operación que faciliten al personal responsable de la integración, seguimiento y control
de los Procedimientos para la Integración del Expediente Único de Obra Pública y Servicios Relacionados con la misma, en sus
diferentes modalidades de Adjudicación – Contratación”, que dichos documentos reflejen la situación real del estado y avance
de las obras de Infraestructura en Salud.
1. Para la apertura del “Expediente Técnico Unitario”, que en lo sucesivo se le denominará “EXPEDIENTE” y de acuerdo a la
secuencia numérica señalada en la “Cédula de Autocontrol” que en lo sucesivo se le denominará “LA CEDULA”, se deberá
contar con el mínimo de documentos que a continuación se enlistan:
o Punto 1.- Expediente Técnico. (la aplicabilidad de ese documento se determinará de acuerdo a la fuente de recursos
por la que se contrato dicha obra o servicio) en caso de no requerirse; se manifestará en la “CEDULA” dentro del
cuadro “NO APLICA”
o Punto 2.- Proyecto ejecutivo (la aplicabilidad de este punto, dependerá del tipo de obra o servicio contratado) en
caso de no requerirse; se manifestará en la “CEDULA” dentro del cuadro “NO APLICA”
o Punto 3.- Presupuesto base.
o Punto 4.- Oficio de autorización.
o Punto 8.- Invitación a la o las empresas para presentación de propuestas.
o Punto 9.- Escritos de aceptación de invitación por las empresas, apartado en donde se podrá incluir:
a) Carta de Aceptación,
b) Carta de Sostenimiento de Oferta y
c) Carta Compromiso.
o Punto 16.- Dictamen de adjudicación.
o Punto 18.- Oficio de adjudicación del contrato.
o Punto 19.- Propuesta ganadora con todos los documentos solicitados en las bases del concurso,
Nota: para el caso de ADJUDICACIONES DIRECTAS, se deberá presentar la propuesta del contratista a quien le
fueron asignados los trabajos con su respectivo análisis de precios unitarios y validados por el Departamento de
Precios Unitarios de la Subdirección de Infraestructura en Salud.
o Punto 20.- Contrato, refrendos, revalidaciones y convenios adicionales, en este apartado se deberá incluir:
a) Carátula y su contrato correspondiente,
b) Cédula de registro al catálogo de contratistas, (solo en los casos de Invitación Restringida y Adjudicación
Directa)
c) Acta del comité interno de obras del Instituto de Salud del Estado de México,
d) Excepción al procedimiento de licitación pública, (en caso de aplicar)
e) Términos de referencia (en caso de aplicar)
f) Dictamen técnico. (en caso de aplicar)
o Punto 21.- Garantía de cumplimiento de contrato, (FIANZA) se determinará su aplicabilidad en el apartado de las
cláusulas del contrato.
o Punto 22.- Garantía de cumplimiento de anticipos (FIANZA) se determinará su aplicabilidad en el apartado de las
cláusulas del contrato.
NOTA: Los datos que como mínimo deberán señalarse en las FIANZAS, son los siguientes:
a) Nombre del beneficiario, para este caso; Gobierno del Estado de México y / o Instituto de Salud del Estado de
México,
b) Fiado,
c) Domicilio del fiado,
d) Fecha de la fianza global,
e) Número de inclusión,
f) Número de contrato,
g) Trabajos a ejecutar,
h) Monto afianzado
i) Modalidad de la fianza (cumplimiento y / o anticipo)
j) Vigencia.
o Punto 25.- Programa de obra o servicio aprobado por la supervisión, en este apartado se deberá incluir:
a) Programa de ejecución y
b) Programa de erogaciones.
3. El personal designado para la integración del “EXPEDIENTE”, deberá comprobar la existencia de la documentación
relacionada en el oficio con la entregada, una vez agotado este paso se procederá al llenado de la “CEDULA” en donde se
anotarán los siguientes datos:
Una vez cubierto este requisito, se procederá a la señalización de los documentos existentes utilizando cada espacio
destinado dentro de la “CEDULA”. Misma que deberá quedar incluida en el “EXPEDIENTE”
a) Fólderes tamaño oficio, mismos a los que se les tendrá que anotar en la ceja el número de contrato, nombre de la
obra o servicio (completo, tal y como se encuentra tanto en la carátula del contrato como en la “CEDULA”) en caso
de que el “EXPEDIENTE” ocupe 2 o más fólderes, a los cuales se les denominará “LEGAJOS” será necesario
anotarles en la parte inferior derecha del anverso la secuencia respectiva, es decir; 1/10, 2/10, 3/10…, 10/10.
b) Cajas para archivo denominadas “TIPO GALLETERO”, en las que se deberá indicar el número de “EXPEDIENTES”
contenidos y el año al que correspondan (las anotaciones se harán en alguna de las caras laterales,
EJEMPLO: 15 – 22, año 2004).
Toda la documentación que sea necesario integrar al “EXPEDIENTE” solamente se recibirá en la Unidad mediante oficio
dirigido al titular de la misma, con la observancia que deberá especificar la documentación entregada sin omitir si es
ORIGINAL o COPIA.
Posteriormente se dará continuidad al paso que respecta a la revisión y cotejo, de igual manera se procede al registro en la
“CEDULA”.
NOTA: Cada vez que se abre un nuevo expediente o se le anexa documentación a los ya existentes, es importante
dar de alta los movimientos realizados tanto en la “CEDULA” como en el sistema informático creado en la Unidad
de Expedientes para tal efecto. Dicha base de datos permitirá la elaboración de reportes que serán requeridos por
las instancias verificadoras de los procesos. ( SAOPID, Unidad de Modernización del ISEM, Contraloría Interna),
además se deberá contar con un registro manual de toda la documentación recibida en la Unidad para el caso en
que se llegue a presentar alguna falla en el sistema.
5. Para el caso en el que alguna de las Áreas o Departamentos de la Subdirección requieran consultar uno o varios
“EXPEDIENTES” y soliciten fotocopias de cualquiera de los documentos contenidos en el mismo, será personal de la
Unidad el responsable del fotocopiado, así como de la entrega al solicitante, bajo ninguna circunstancia se podrán
substraer documentos, o en su caso; el “EXPEDIENTE” completo. A excepción del caso en el que además de ser
justificable el motivo, la total responsabilidad será asumida por el titular de la Unidad de Expedientes, debiendo para tal
efecto elaborar un memorando, nota informativa o cualquier documento mediante el cual se expresan los argumentos
necesarios.
6. Para el llenado de la cédula de autocontrol, del formato que contiene la relación de documentos que deben de ingresarse
al Expediente Único de Obra Pública y de servicios relacionados con la misma, en sus diferentes modalidades de
adjudicación - contratación.
I.1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Unidad Responsable de la Contratación de la Obra ó Acción y que para mayor
referencia deberá anotarse como encabezado: Secretaría - Subsecretaría - Dirección General - Dirección de Área.
I.2 NÚMERO DE CONTRATO: Clave de identificación del Contrato, dependiendo de la modalidad de Adjudicación del
Contrato y al consecutivo que le corresponda.
I.3 MODALIDAD DE ADJUDICACIÓN: Anotar el procedimiento llevado a cabo para la Adjudicación del Contrato de Obra
o Acción, conforme a la normatividad de la materia (Directa, Restringida, Pública).
I.4 NOMBRE DE LA OBRA O SERVICIO: Descripción de la Obra o Acción, conforme a la contenida en el Contrato
respectivo.
I.5 EMPRESA: Razón Social de la Persona Física o Moral a quien se le haya adjudicado el Contrato de Obra o Acción.
I.6 IMPORTE DEL CONTRATO: Asentar el monto del Contrato de Obra o Acción, precisando el concepto del l.V.A.
II.2 CONCEPTO: Descripción breve del documento que se integra al expediente, ordenado cronológicamente conforme a
la fecha de elaboración.
II.3 EXISTENCIA (SI, NO): Indicar en este apartado sobre la existencia o no del documento a manera de "check list", para
pronta referencia.
II.7 COMENTARIO: Para el caso de que él o los documentos no estén incorporados al expediente, ocasionado por los
motivos que como ejemplo a continuación se citan: La Obra o Acción se encuentre en proceso y que por ello no se
disponga de él; por ser voluminoso se tenga ubicado en otro lugar; no sea aplicable por no corresponder al proceso;
que no se haya elaborado, por inobservancia del trámite administrativo, etc., estas aclaraciones deberán anotarse en
este apartado.
9 ESCRITOS DE ACEPTACIÓN DE INVITACIÓN POR LAS EMPRESAS: Oficios en papel membretado de las
empresas aceptando participar en la licitación.
10 RECIBO DE PAGO DE BASES DE CONCURSO: Copia del recibo de pago (del área licitadora o del banco)
11 INVITACIONES A INSTANCIAS INTERNAS Y EXTERNAS: Oficios expresos a las autoridades competentes para las
asistencias a los eventos de Apertura Técnica, Apertura Económica y Fallo; dejando en cada caso constancia de los
hechos, mediante el levantamiento de las actas administrativas correspondientes.
17 ACTA DE FALLO: Documento donde se deja constancia de la decisión que toma el área convocante para adjudicar
la obra o acción en favor de la empresa ganadora.
18 OFICIO DE ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO: Oficios expresos del área convocante a las empresas participantes y
a las autoridades competentes, para su conocimiento e intervención a que haya lugar, en términos de Ley, y oficio
donde se adjudica el contrato a la empresa seleccionada por adjudicación directa.
21 GARANTÍAS DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO: Documento que se genera en términos de Ley, para asegurar el
cumplimiento del contrato, mismo que deberá de otorgarse por la empresa ganadora dentro del plazo que establece la
propia Ley en la materia, posterior a la fecha de notificación del fallo.
22 GARANTÍAS DE CUMPLIMIENTO DE ANTICIPOS: Este documento deberá constituirse dentro del plazo que
establece la Ley en la materia, después de la notificación del fallo y por la totalidad del monto de los anticipos.
23 AVISO DE INICIO DE OBRA O SERVICIO POR PARTE DE LA EMPRESA CONTRATISTA: En términos de lo que
establece la Ley en la materia y del propio instrumento de contratación, la empresa contratista deberá informar de
manera oficial a la contratante, el inicio de los trabajos respectivos.
24 AVISO DE INICIO DE LA OBRA O SERVICIO A INSTANCIAS INTERNAS Y EXTERNAS: Oficios mediante los
cuales el área contratante deberá notificar a las partes interesadas el inicio de los trabajos respectivos, con la finalidad
de la o las intervenciones a que haya lugar.
26 NÚMEROS GENERADORES, ESTIMACIONES Y FACTURAS: Documentos que consignan los avances de la obra o
servicio prestado, los que deberán de generarse con una periodicidad no mayor a treinta días calendario, soportados
con los datos documentados de la o las actividades realizadas y validadas por las supervisiones interna y/o externa
que designe la contratante.
27 REPORTES DE CONTROL DE CALIDAD: Son los documentos que generan los supervisores de control de calidad
de los materiales y tipo de terreno.
28 ALBUM FOTOGRÁFICO: Documento que contiene fotografías de todo el proceso de la obra en orden cronológico.
34 CONVENIO DE REPROGRAMACIÓN: Cuando por razones fundadas y explicitas, y bajo la responsabilidad del área
contratante, deberán de celebrarse estos documentos; llamados Convenios de Reprogramación, aquellos que
considerados conjunta o separadamente no rebasen el 25 % del plazo pactado en el contrato, pero si se rebasa el
porcentaje indicado deberá de celebrarse un último Convenio de Reprogramación.
36 CONVENIO PARA MODIFICAR EL MONTO DEL CONTRATO ORIGINAL): Cuando por razones fundadas y
explicitas, y bajo la responsabilidad del área contratante, deberán de celebrarse estos documentos; llamado
Convenios de ampliación al importe original de contrato aquellos que considerados conjunta o separadamente no
rebasen el 25 % del monto pactado en el contrato, ni impliquen variaciones sustanciales al proyecto; pero si se rebasa
el porcentaje indicado o varía sustancialmente el proyecto, deberá de celebrarse un último Convenio Adicional.
37 COMUNICADOS DE MODIFICACIONES AL CONTRATO: El área contratante deberá notificar de manera oficial a las
instancias externas e internas que correspondan, sobre las modificaciones que sufran los instrumentos de
contratación, a efecto de que intervengan según proceda.
38 PLANOS ACTUALIZADOS DEFINITIVOS: Sobre las modificaciones que sufra la obra o proyecto, deberán
actualizarse y autorizarse los planos respectivos, como soporte de lo realmente ejecutado, los cuales servirán de
apoyo para la operación y mantenimiento de la misma.
39 ACTAS Y MINUTAS DE AUDITORÍAS PARCIALES Y TOTALES EN SU CASO: Copias de las actas y minutas
derivadas de las auditorias celebradas hasta el momento de la recepción de los trabajos.
40 BITÁCORA Y MINUTAS DE TRABAJO (ORIGINALES): Documentos donde se consignan los hechos relevantes de
la obra o servicio prestado, desde su inicio y hasta su conclusión, mismos que sirven de apoyo para el deslinde de
posibles responsabilidades de las partes que intervienen.
41 BALANCE DE MATERIALES Y EQUIPO: Este se deberá de elaborar conjuntamente entre empresa y supervisión.
42 ESTIMACIÓN DE FINIQUITO DE LA OBRA O SERVICIO: Tanto el área contratante, como la contratista, deberán de
manera conjunta realizar una revisión física y documental de la obra o servicio, sobre los trabajos pactados, derivando
de ello un finiquito para el cierre administrativo, lo que deberá constar en acta administrativa y estimación última de
finiquito.
43 GARANTÍA DE VICIOS OCULTOS: Sobre el monto total ejercido, la contratista otorgará a la contratante una "fianza
de vicios ocultos", por el porcentaje que se establezca en el instrumento de contratación, con vigencia de un año a
partir de la fecha del acta de entrega - recepción.
45 ACTA RECEPCIÓN DE LA OBRA O SERVICIO: Con el levantamiento de este documento se da por concluida la
obra o servicio, el cual deberá de estar firmado de conformidad por las partes que intervienen.
IN S U M O S
O PRO CESO R ESU LTAD O S
D EM AND AS
IS E M
L A S U B D IR E C C IO N D E IN F R A E S T R U C T U R A E N S A L U D Q U E C O N B A S E E N S U S
M E C A N IS M O S R E A L IZ A :
IN T E G R A C IO N D E L E X P E D IE N T E T E C N IC O U N IC O D E O B R A P U B L IC A Y
S E R V IC IO S R E L A C IO N A D O S C O N L A M IS M A ( IN D IC E ) , E N S U S D IF E R E N T E S M O D A L ID A D E S D E
A D J U D IC A C IO N - C O N T R A T A C IO N .
G E N E R A C IO N D E D O C U M E N T O S
S U B D IR E C C IO N D E
PR PO G R AM AS FED ER ALES S U B D IR E C C IO N D E U N ID A D A D M IN IS T R A T IV A S
IN F R A E S T R U C T U R A E N S A L U D /
R E L A T IV O S A L A O B R A P U B L IC A . IN F R A E S T R U C T U R A E N S A L U D / IS E M / G E M / F E D E R A C IO N
A R E A D E A R C H IV O ( V E N T A N IL L A )
C O N T R A T IS T A
PLAN D E D ESAR R O LO D EL
G O B IE R N O D E L E S T A D O .
DO CUM ENTO S Q UE SE
P R O G R A M A S D E O B R A P U B L IC A G E N E R A N E N L A R E A L IZ A C IO N
D O C U M E N T A C IO N
D E L IS E M . DE LO S PRO CESO S DE
Q UE DEBE CO NTENER
O B R A P U B L IC A Y D E S E R V IC IO S
E L E X P E D IE N T E U N IC O R E C E P C IO N D E
R E L A C IO N A D O S C O N L A M IS M A
D E O B R A P U B L IC A , D O C U M E N T A C IO N
D IA G N O S T IC O D E L A S
DE ACUERDO A LA R A L A C IO N A D A C O N
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P U B L IC A C IO N D E L A L A O B R A P U B L IC A
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U N ID A D E S A P L IC A T IV A S
E M IT ID A P O R L A E X P E D IE N T E U N IC O D E O B R A
P R O G R A M A S D E U N ID A D E S S A O P ID , M E D IA N T E P U B L IC A .
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O B J E T IV O D E G O B IE R N O " D O C U M E N T A C IO N E
IN F R A E S T R U C T U R A DE FECHA 20 DE IN F O R M E S D IR IG ID O S
D E L A S D IF E R E N T E S O C T U BR E D E 2004. A O F IC IN A S C E N T R A L E S IN T E G R A C IO N D E L
U N ID A D E S D E L IS E M . D E L IS E M Y A O T R A S E X P E D IE N T E U N IC O D E
IN S T A N C IA S D E L O B R A P U B L IC A Y
G . E . M . Y G O B IE R N O S E R V IC IO S
FEDERAL R E L A C IO N A D O S C O N L A
M IS M A ( IN D IC E ) ,
E N S U S D IF E R E N T E S
E T A P A S : L IC IT A C IO N ,
C O N T R A T A C IO N ,
S U P E R V IS IO N , F IN IQ U IT O ,
ETC.
Q U E E V A L U A D O S E N R E L A C IO N
S O L IC IT A L O S S E R V IC IO S A : Q U E P E R M IT E N E L L O G R O D E L O S S IG U IE N T E S : A LA E F E C T IV ID A D G E N E R A N
UNA :
R E T R O A L IM E N T A C IO N
Q U E E S E L R E S U L T A D O D E M A N IF E S T A R U N L O G R O O U N A D E S V IA C IO N ,
O B IE N , U N A C U E R D O O D E S A C U E R D O P R O V O C A N D O M O D IF IC A C IO N E S A :
Para la conformación del Expediente Técnico, los responsables se sujetarán a lo que se establece en la siguiente tabla:
MATRIZ DE INTEGRACION DE DOCUMENTOS DEL EXPEDIENTE TECNICO
UNIDAD ADMINISTRATIVA/ UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE
No. NOMBRE DEL DOCUMENTO AUTORIDAD QUE GENERA EL UNIDAD ADMINISTRATIVA FINALIZA EL PROCESO DEL
DOCUMENTO. USUARIA DOCUMENTO
VI. VALIDACION
_______________________________________________
DR. ENRIQUE GOMEZ BRAVO TOPETE
SECRETARIO DE SALUD Y DIRECTOR GENERAL
© M.Op./ 90
Manual Operativo para la Integración del Expediente Unico de Obra Pública y Servicios Relacionados con
la Misma, en sus Diferentes Modalidades de Adjudicación-Contratación.
Secretaría de Salud
Instituto de Salud del Estado de México
Créditos:
Arq. Guillermo Estrada Lemus
Subdirector de Infraestructura en Salud
L.A.E. Martha Mejía Márquez
Jefa de la Unidad de Modernización Administrativa
C.P. Juan Carlos Vargas Castañeda
Responsable de la Unidad de Expedientes Técnicos Unitarios de la Subdirección de Infraestructura en Salud
Toluca, México
Septiembre de 2005