Contabilidad Financiera-Contabilidad Financiera

DIRECCIN DE EDUCACIN ABIERTA Y A DISTANCIA Y VIRTUALIDAD
ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
CONTABILIDAD FINANCIERA
MDULO EN REVISIN
CORPORACIN UNIVERSITARIA DEL CARIBE-CECAR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y
ADMINISTRATIVAS
MDULO
COMPILADO POR:
EDGAR JOSE ANAYA VELEZ

CARLOS OLARTE CARAZO
CONTADORES PBLICOS ESPECIALIZADOS
PROGRAMA ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

2014
TABLA DE CONTENID O
Pg.
INFORMACIN DE LOS COMPILADORES
INTRODUCCIN
JUSTIFICACIN
INSTRUCCIONES DE MANEJO
REFERENTES TEORICOS
ESTRUCTURA DEL MODULO
UNIDAD 1 CUENTAS ESPECIALES - INVENTARIOS
10
PRESENTACIN
11
PROBLEMA
11
COMPETENCIAS ESPECIFICAS
11
DINAMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO
12
EVALUACIN INICIAL
13
1. INVENTARIO DE MERCANCIAS
15
1.1 Concepto e Importancia
16
1.2 Sistemas de inventario
17
1.2.1 Sistema de inventario peridico
17
1.2.2 Sistema de inventario permanente
18
1.2.3 Aplicacin
19
1.3 Mtodos de valoracin de mercancas
24
1.3.1 Promedio Ponderado
24
1.3.2 Primeras en Entrar, Primeras en Salir PEPS
26
1.3.3 ltimas en Entrar, Primeras en Salir UEPS
29
1.3.4 Identificacin Especfica
30
1.3.5 Aplicacin
37
1.4 Mtodos de valuacin de inventarios de mercancas
40
1.4.1 Al detal o Retail
40
1.4.2 Utilidad Bruta
42
1.4.3 Actividad.
45
RESUMEN
46
AUTOEVALUACIN
47
UNIDAD 2. AJUSTES CONTABLES
48
PRESENTACIN
49
PROBLEMA
49
49
50
EVALUACIN INICIAL
51
2.1 Concepto de ajuste
52
2.2 Sistemas para Contabilizar
52
2.2.1 Contabilidad de causacin
52
2.2.2 Contabilidad de caja
52
2.3 Asociacin de ingresos y egresos
52
2.4 Asientos de ajuste
53
2.5 Clasificacin de los ajustes
54
2.5.1 Ajustes por ingresos y gastos acumulados
55
2.5.2 Ajustes por ingresos y gastos diferidos o prepagados
62
2.5.3 Ajustes por depreciacin
67
2.5.4 Amortizacin de los activos intangibles
69
2.5.5 Ajustes por correccin de errores u omisiones
70
2.6 Balance de prueba ajustado
72
2.7 Balance de prueba mensual
75
2.8 La hoja de trabajo
75
RESUMEN
96
AUTOEVALUACIN
97
UNIDAD 3. CICLO CONTABLE Y ESTADOS FINANCIEROS
101
PRESENTACIN
102
PROBLEMA
102
102
103
EVALUACIN INICIAL
104
3.1 Ciclo contable
105
3.1.1 Concepto e Importancia
105
3.1.2 Partes del Ciclo Contable (Flujograma)
106
3.1.2.1 Apertura
106
3.1.2.2 Movimiento
106
3.1.2.3 Cierre
107
3.2 Estados financieros
107
3.2.1 Clases, Caractersticas y Aspectos Normativos
108
3.2.2 Estados Financieros Bsicos
109
3.2.2.1 Clases
109
3.2.2.2 Aplicacin
110
RESUMEN
113
AUTOEVALUACIN
115
REFERENTES BIBLIOGRAFICOS
116
INFORMAC I N DE LOS COMPILADORE S

Los
compiladores del mdulo son Edgar Jos Anaya Vlez y Carlos Olarte
Carazo, contadores pblicos especializados, con amplia experiencia en

docencia universitaria y desempeo profesional en el rea contable.
Actualmente prestan sus servicios profesionales como docentes de la Facultad

de Ciencias Econmicas y Administrativas
y de los programas de
Administracin de Empresas y Administracin Publica de la Divisin de

Educacin Abierta y a Distancia de CECAR.
INTRODUCC I N
En el proceso formativo de todo profesional interesado en las ciencias
contables
y administrativas, resulta de vital importancia el acceso al
conocimiento contable, en sus componentes tcnico, cientfico y humanstico.

Es a travs de las competencias contables y administrativas que podrn tomar
las mejores decisiones en materia financiera y el manejo estratgico de los
recursos encomendados por sus propietarios, socios y accionistas.
Tomando en cuenta el reto que nos une a formadores y estudiantes, resulta de

mucho agrado colocar en sus manos el mdulo de Contabilidad Financiera
rigurosamente actualizado y profusamente ilustrado con suficientes ejercicios y
talleres.
Es importante anotar que para la cabal comprensin de los temas tratados en

este mdulo, el estudiante debe haber abordado con anterioridad el estudio de
los contenidos propuestos en los mdulos de Fundamentos de Contabilidad y
Contabilidad General.
En la primera unidad, se ha considerado el estudio de los inventarios de

mercanca, que por su importancia y control implican una atencin especial en
el registro de la informacin contable.
En la segunda unidad, se estudia en forma detallada las clases de ajustes,

mediante los cuales se busca garantizar que las cuentas presenten los saldos
correspondientes al finalizar el ciclo contable, es decir, que los saldos de stas
reflejen la realidad contable del ente econmico.
En la tercera Unidad, se aborda en forma integral el estudio del ciclo contable:

poniendo en prctica los conocimientos antes adquiridos, tales como: apertura,
movimiento, ajustes y cierre, hasta llegar a la preparacin de los estados
financieros bsicos, tales como, el Estado de Resultados y Balance General.
JUSTIFICAC I N
La
contabilizacin de los inventarios, su tratamiento contable, la
correcta
valuacin y custodia son de vital importancia para todas las organizaciones

empresariales, pues es a travs de la venta de estos que se obtienen los
ingresos principales del negocio; de igual forma los ajustes contables permiten
que las diferentes cuentas que integran el sistema de informacin financiera
reflejen de forma fidedigna y confiable el registro de los hechos econmicos
que afectan su estructura financiera. Para este fin todos los hechos
econmicos deben ser registrados siguiendo un proceso organizado descrito
como el ciclo contable, el cual garantiza que cada hecho econmico sea
registrado en la cuenta y en los libros respectivos con el propsito de emitir
estados financieros mediante los cuales la administracin de la empresa pueda
tomar decisiones acertadas para el crecimiento empresarial y para cumplir con
las expectativas de los inversionistas.
INSTRUCC IO NE S DE MANEJO
Amigo(a) Estudiante:
Para facilitar el buen manejo del mdulo, es recomendable que sigas las
siguientes instrucciones de manejo:
La temtica ha sido previamente organizada en orden lgico; por lo tanto
inicie su lectura y estudio en el orden en que aparecen las secciones y
contenidos aunque ya tenga algunas nociones de que tratan.
Es conveniente que usted realice una lectura de forma analtica de cada
Unidad, trate de comprender los contenidos, reflexione sobre los alcances e
interrelaciones de las temticas tratadas.
Desarrolle las diferentes pruebas, ejercicios, actividades, y consultas,
participe en los conversatorios, discusiones y exposiciones que le ayudarn
a adquirir experiencia y a saber expresar sus ideas en pblico.
No olvide que el aprendizaje se puede lograr en forma individual y colectiva;
si usted logra una buena integracin con sus compaeros de equipo, si
logra aclarar las dudas, si estudia de manera cuidadosa el presente mdulo,
alcanzar las competencias esperadas.
REFERENTES TEORICOS
Las conceptualizaciones del mdulo estn fundamentadas en los aportes de
reconocidos especialistas
que a travs de sus libros han tratado siempre de
dar a conocer lo ms relevante de la Contabilidad.
Se destaca en especial al doctor Jorge Snchez Noguera, quien desarrollo en

su momento los mdulos de Contabilidad I y II, los que constituyen importantes
referentes desde el punto metodolgico y didctico.
DIAZ MORENO, Hernando. Contabilidad General: Enfoque practico con

aplicaciones informticas. Colombia, Editorial Prentice Hall, 2001
SINISTERRA Gonzalo y otros. Contabilidad Sistema de Informacin
para las Organizaciones, Bogot, McGraw-Hill, 2005.
FIERRO MARTINEZ, ngel Mara. Contabilidad General. Bogot. Ecoe
Ediciones, 2012
Desde el punto de vista legal se destaca:
Plan nico de Cuentas para comerciantes. Bogot, Legis Editores, 2013.
Rgimen Contable Colombiano. Bogot, Legis Editores, 2013.
Cdigo de Comercio. Bogot, Legis Editores, 2013
Manual de IVA y Timbre. Bogot, Legis Editores, 2013.
Manual de retencin en la Fuente. Bogot, Legis Editores, 2013.
ESTRUCTURA DEL MDULO
CUENTAS ESPECIALES
(INVENTARIOS)
Unidad 1
10
PRESENTACION
En el registro de la informacin contable, se hace necesario estudiar una
serie de cuentas especiales, en este caso inventario de mercancas,
que
por su importancia y consideraciones requieren de un estudio detenido de su

dinmica y tratamiento contable.
PROBLEMA
Cul es el procedimiento contable que se debe seguir para valuar y registrar
correctamente el inventario de mercancas?
COMPETENCIAS ESPECFICAS
Al terminar de estudiar la presente unidad
tendr las siguientes
competencias:
Contabiliza operaciones comerciales segn el sistema de inventario

peridico y permanente
Determina el costo de ventas segn mtodos de reconocido valor

tcnico.
11

UNIDAD 1.
Para el desarrollo exitoso de esta unidad se recomienda lo siguiente:

ACTIVIDADES.
Actividad Previa
Lea detenidamente la Unidad N 1.
Resuelva los cuestionarios y realice los ejercicios que aparecen en la
Autoevaluacin.
Actividad en Grupo.
Realice un resumen de toda la unidad 1 el cual ser debatido
Reunidos en los Cipas, discutan el resumen de la Unidad 1 y socialice
los cuestionarios y ejercicios realizados correspondientes a la
Autoevaluacin
12
EVALUACION INICIAL
1.
Qu entiendes por Inventarios de mercancas?

______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
____________
2.
Cules son los sistemas de Inventarios?
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
____________
3.
Cules son los Mtodos de Valoracin de las

Mercancas?
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
EVALUACION INICIAL
____________
13
4.
Cules son los Mtodos de Valuacin de Inventarios?
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
____________
14
1. CUENTAS ESPECIALES - INVENTARIOS

1. INVENTARIO DE MERCANCAS
INVENTARIO DE
MERCANCAS
SISTEMAS DE
INVENTARIO
MTODOS DE
VALORACIN DE
MERCANCAS
Inventario peridico
Promedio ponderado
Inventario permanente
Identificacin especfica
MTODOS DE
VALUACIN DE
INVENTARIOS DE
MERCANCAS
Utilidad bruta
Retail (Al detal)
Peps. (Fifo)
Ueps. (Lifo)
15
1.1 Concepto e Importancia

Las empresas comerciales cuyo objeto social actividad econmica- se orienta a
la compra y venta de algn tipo de mercancas (calzado, confecciones,
electrodomsticos, equipos, vveres, entre otros), debe orientar sus esfuerzos a la
administracin y control contable de sus inventarios de mercancas. El inventario
de mercancas, en sntesis, representa el costo de los bienes que la empresa a
adquirido con el nimo de venderlas.
El inventario de mercancas reviste especial importancia para la empresa, entre

otras razones, porque alrededor de l gira la actividad principal del negocio y
porque representa su fuente de ingresos y rentabilidad ms importante, adems,
porque seguramente en las mercancas se concentra buena parte de la inversin o
capital de trabajo de la empresa.
El inventario de mercancas a una fecha determinada incluye:
Las mercancas de propiedad del negocio y que se encuentran disponibles

para la venta.
Las mercancas en transito, esto es, aquellas mercancas que han sido
compradas por la empresa, pero que estn siendo transportadas por cuenta
del proveedor, por el propio destinatario o bajo una responsabilidad
compartida del vendedor y el comprador.
Las mercancas enviadas en consignacin, que no se encuentran en poder

del propietario por haber sido enviadas al comisionista para que las venda a
su nombre a cambio de una comisin.
De igual manera, deben excluirse del inventario las siguientes mercancas:
Mercancas de propiedad de otro comerciante y que han sido recibidas en

consignacin.
16
Las mercancas ya vendidas pero an no han sido despachadas a su nuevo

propietario.
.
1.2 Sistemas de Inventario
Existen dos sistemas de inventario: sistema de inventario peridico y sistema de
inventario permanente.
1.2.1 Sistema de Inventario Peridico: Este sistema se puede reconocer por las
siguientes caractersticas:
El inventario final de mercancas se obtiene a travs del conteo fsico y
valoracin de sus existencias a una fecha especfica.
Los inventarios generalmente se realizan anualmente, aunque la empresa
tambin puede hacerlo semestralmente o en otro perodo de tiempo. El
Cdigo de Comercio en su Artculo 52 expresa que Al iniciar sus
actividades comerciales y por lo menos una vez al ao, todo
comerciante elaborar un inventario y un balance general que
permitan conocer de manera clara y completa la situacin de su
patrimonio1
Las existencias de mercancas al iniciar un perodo o ejercicio contable se
registran en la Cuenta 1435 Mercancas no fabricadas por la empresa.
Esta cuenta que pertenece al activo corriente (Grupo de inventarios) se
actualiza al final del perodo contra ganancias y prdidas y se registra como
inventario inicial el nuevo inventario obtenido al final del mismo perodo.
Las compras de mercancas realizadas durante el perodo se contabilizan
en la Cuenta 6205 (Compra) De mercancas.
Esta cuenta que
pertenece a la clase costo de ventas (Grupo compras), y dada su

naturaleza, ya que es una cuenta de resultados temporal-, se cancela al
final del perodo contra ganancias y prdidas.
CDIGO DE COMERCIO. Bogot, Legis, 2013. p.
17
Para determinar el costo de la mercanca vendida al momento de preparar

el estado de resultados, se aplica el mtodo denominado juego de
inventarios, el cual consiste bsicamente en tomar el inventario inicial de
mercancas, sumarle las compras del perodo y restarle el inventario final de
mercancas.
Para valorar el costo de las mercancas en el inventario, se pueden aplicar
cualquiera de los mtodos de reconocido valor tcnico: Ejemplo: promedio
ponderado; ltimas en entrar, primeras en salir UEPS (Lifo), primeras en
entrar, primeras en salir PEPS (Fifo), identificacin especfica, entre otros.
1.2.2 Sistema de Inventario Permanente: Su principal caracterstica radica en

que permanentemente al contabilizar una venta de mercancas, simultneamente
se registra el correspondiente costo de ventas.
El sistema posee otras caractersticas igualmente importantes:

Contablemente el inventario de mercancas se encuentra siempre
actualizado, sin tener que recurrir a la realizacin de un inventario fsico.
No obstante es recomendable practicar con alguna frecuencia inventarios
generales o parciales como una medida de verificacin y control.
Las existencias de mercancas al iniciar el perodo contable se contabilizan
en la Cuenta 1435 Mercancas no fabricadas por la empresa. De igual
manera, en la misma cuenta se registran las compras y las ventas de
mercancas al costo- que se realizan en el perodo.
El costo de la mercanca vendida se determina a travs de tarjetas (krdex)
y su valoracin al igual que en el sistema de inventario peridico- se
puede realizar por el mtodo promedio ponderado, Peps (Fifo), Ueps (Lifo),
identificacin especfica u otros de reconocido valor tcnico.
Al momento de registrar la venta de mercancas, como ya se indic, se
deben realizar dos asientos contables: uno a precio de venta y otro al costo.
18
ANLISIS COMPARATIVO
SISTEMA DE INVENTARIO
SISTEMA DE INVENTARIO
PERIDICO
PERMANENTE
CARACTERSTICAS
Periodicidad
de
inventarios Por lo general en forma anual. No es necesario. No obstante
fsicos
se practican como una medida

de prevencin y control.
Contabilizacin
de
las Se registra en la cuenta 1435 Se registra en la cuenta 1435
existencias al inicial el perodo
Mercancas
no
fabricadas Mercancas no fabricadas por
por la empresa.
Contabilizacin de las compras En
de mercancas en el perodo.
la
la empresa.
cuenta
6205 Permanentemente al Debe
(Compra)De mercancas
de
la
cuenta
1435
Mercancas no fabricadas por

la empresa.
Determinacin del costo de Al finalizar el perodo contable Permanentemente
a travs del mtodo Juego momento
ventas.
de inventarios.
de
al
realizarse
la
venta de mercancas a travs

de tarjetas (Krdex)
Actualizacin
del
valor
inventario de mercancas.
del Al finalizar el perodo contable Permanentemente.

mediante conteo fsico.
Al
El comprar y vender mercancas,
inventario inicial se cancela y se registra al costo en la

se registra el inventario final cuenta
mercancas
no
como nuevo para el siguiente fabricadas por la empresa.

perodo (Contra Ganancias y
prdidas)
Mtodos
para
mercancas.
valorar
las Mtodos de reconocido valor Mtodos de reconocido valor

tcnico: promedio ponderado, tcnico: promedio ponderado,
Peps,
Ueps,
identificacin Peps,
especfica, entre otros.
Ueps,
identificacin
especfica, entre otros.
1.2.3 Aplicacin.
Por simplicidad, orden y efectividad, en el presente taller no se ha
considerado el Impuesto Sobre las Ventas IVA y la Retencin en la
Fuente, temas que fueron estudiados en la Asignatura Contabilidad
General.
19
1. El 1 de marzo se constituye la empresa El palacio del calzado Ltda. Sus

socios realizan el siguiente aporte de capital: $40.000.000 y mercancas por valor
de $5.000.000, discriminadas as:
20 pares de calzado, Ref.: NS a $70.000 par = $1.400.000.oo

35 pares de calzado, Ref.: AT a $55.000 par = $1.925.000.oo
40 pares de calzado, Ref.: XY a $25.000 par = $1.000.000.oo
10 pares de calzado, Ref.: FN a $67.500 par = $ 675.000.oo
$5.000.000.oo
Registro Inicial: Sistema de Inventario Peridico y Permanente

CDIGO
CUENTA
1105
Caja
1435
M/cias no Fab. X la empresa
3115
Aportes Sociales
DEBITO
CREDITO
40.000.000
5.000.000
45.000.000
Anlisis: No obstante los asientos iniciales son iguales para los dos sistemas, la
cuenta 1435 Mercancas no fabricadas por la empresa, que registra el inventario
inicial para el sistema de inventario peridico, se actualizar al finalizar el
respectivo perodo contable. En el sistema de inventario permanente dicha cuenta
se actualiza en forma permanente.
2. El 6 de marzo, se consigna en el Banco Nacional (Cuenta corriente), la suma
de $40.000.000.
CDIGO
CUENTA
1110
Bancos
1105
Caja
DEBITO
CREDITO
40.000.000
40.000.000
Nota: Esta operacin comercial no hace referencia al control de mercancas.

3. El 9 de marzo, segn factura No. A-401 se compra la siguiente mercanca:
10 pares de calzado, Ref.: XY a $25.000 par = $250.000.oo

5 pares de calzado, Ref.: RF a $30.000 par = $150.000.oo
20
14 pares de calzado, Ref.: AB a $15.000 par = $210.000.oo

Un 30% se cancela con cheque del Banco Nacional y el saldo a crdito (30 das
de plazo)
Registro de compras Sistema de Inventario Peridico
CDIGO
CUENTA
DEBITO
CREDITO
6205
De Mercancas
1110
Bancos
183.000
2205
Nacionales
427.000
610.000
Registro de compras Sistema de Inventario Permanente

CDIGO
CUENTA
DEBITO
CREDITO
1435
M/cias no Fab. X la empresa
1110
Bancos
183.000
2205
Proveedores Nacionales
427.000
610.000
Anlisis: Para el sistema de inventario peridico, la cuenta que registra las

compras de mercancas que se efectan en el perodo es la 6205 De mercancas
(cuenta de resultado).
En el sistema de inventario permanente, como ya se
explic, las compras se registran en la cuenta 1435 mercancas no fabricadas por

la empresa (Cuenta del activo, real o de Balance), esto con el fin de mantener el
inventario actualizado en forma permanente.
4. El 12 de marzo, segn factura No. 001 se vende la siguiente mercanca:
7 pares de calzado, Ref.: AB a $21.450 par = $150.150.oo
12 pares de calzado, Ref.: XY a $35.750 par = $429.000.oo
Un 60% nos cancela en efectivo y el saldo a crdito (15 das de plazo).
Registro de Ventas Sistema de Inventario Peridico
CDIGO
CUENTA
1105
Caja
347.490
1305
Clientes
231.660
4135
Comercio al por mayor al por

menor
DEBITO
CREDITO
579.150
21
Registro de Ventas Sistema de Inventario Permanente

Implica un doble Registro:
Primer Registro
CDIGO
CUENTA
DEBITO
CREDITO
1105
Caja
347.490
1305
Clientes
231.660
4135

menor
579.150
Segundo Registro
CDIGO
CUENTA
DEBITO
6135

menor
1435
CREDITO
405.000
M/cias no Fab X la Empresa
405.000
Anlisis: En ambos sistemas de inventario, la contabilizacin de la venta a precio

de venta es similar. La diferencia fundamental radica en el sistema de inventario
permanente, simultneamente se debe contabilizar el costo de la mercanca
vendida. Para el caso que nos ocupa, por su sencillez, el costo de $405.000 se
obtuvo
aplicando
el mtodo
de
valoracin
de
mercancas denominado
Identificacin especfica (Este mtodo se explicar en detalle ms adelante),

al respecto, observe:
como se vendieron 7 pares de calzado, Ref.: AB
Inmediatamente identificamos el costo al que fueron comprados o registrados en

el inventario inicial, o sea a $15.000 par; de igual manera, como tambin se
vendieron 12 pares de calzado, Ref.: XY, al revisar su costo de compra o segn
inventario inicial se tiene que es $25.000 par. Al liquidar su costo total, se tiene:
7 pares de calzado, Ref.: al costo de $15.000 par = $105.000

12 pares de calzado, Ref.: al costo de $25.000 par = $300.000
COSTO TOTAL = $405.000
22
Para el sistema de inventario permanente y como consecuencia de haber

contabilizado el costo de la venta, es posible calcular la utilidad bruta en venta,
as:
Valor total de la venta (A precio de venta)
: $579.150
Menos: Costo total de la venta
TOTAL UTILIDAD BRUTA EN LA VENTA
: $174.150
405.000
De igual manera, y para el sistema de inventario permanente, a la fecha es posible

determinar el valor (al costo) del inventario de mercancas, para ello bastar con
registrar en una cuenta T los anteriores asientos contables:
CDIGO CUENTA: 1435

MERCANCAS NO FABRICADAS
POR LA EMPRESA
Detalle
Costo del inventario inicial
Costo de la compra
Debe
5.000.000
Haber
Detalle
405.000 Costo del la venta
610.000
Total
5.610.000
Saldo del inventario
5.205.000
405.000
Se recomienda analizar los anteriores asientos contables de aplicacin de los

sistemas de inventario e interpretar las ventajas y desventajas para cada uno de
ellos. Socialzalas con tus compaeros de clase.
23
1.3 MTODOS DE VALORACIN DE MERCANCAS

VALORACIN DE
MERCANCAS
PROMEDIO
PONDERADO
COSTO
PEPS
(Fifo.)
LIFO
(Lifo.)
1.3.1 Promedio Ponderado
Para comprender su concepto y aplicacin veamos el siguiente caso

ilustrativo:
La empresa Electroequipos S. en C., vende al por menor y al por mayor
equipos y electrodomsticos.
Con respecto a la compra de sus mercancas
presenta el siguiente movimiento:
Compras del 10 de abril
: 5 Televisores, Ref.: XC-100 a $350.000 cada uno
: 7 Televisores, Ref. XC-100 a $400.000 cada uno
Si el 18 de abril, se vende un televisor, Ref.: XC-100 por valor de $500.000, Cul

sera el costo de la venta?, y Cul sera la utilidad bruta en la venta?
Supuesto a:
Considerar que el televisor vendido corresponde a los comprados el 10 de abril, o
sea $350.000. En cuyo caso, su costo sera $350.000 y la utilidad bruta en la
venta $150.000 ($500.000 menos $350.000).
24
Suponer que el televisor objeto de la venta corresponde a los comprados el 15 de

abril, es decir $400.000. Su costo es entonces $400.000 y la utilidad bruta en la
venta $100.000 ($500.000 menos $400.000).
Como se puede observar ante una misma venta, se tienen costo y utilidad bruta
diferentes. Ahora bien, el comerciante podra optar por una de las dos opciones
tericas como vlidas (Ver: mtodos PEPS y UEPS).
Una tercera solucin terica es propuesta por el mtodo Promedio ponderado,
bajo dicho mtodo el costo se obtiene al promediar el total de la compra entre el
total de unidades adquiridas. Veamos:
: 5 Televisores, Ref.: XC-100 a $350.000 cada uno =
$1.750.000
: 7 Televisores, Ref. XC-100 a $400.000 cada uno =
$2.800.000
Totales:
12 televisores
$4.550.000
Para obtener el valor promedio (Costo unitario) se procede as:
$4.550.000 / 12 televisores = $379.167 aproximado (Costo unitario por televisor)
Segn mtodo promedio ponderado el costo de la venta es $379.167 y la utilidad

bruta sera $120.833
Utilizando el krdex, su registro sera como sigue:
25
Mtodo: Promedio ponderado

Artculo:
Unidad:
Mnimo:
Mximo:
Televisores, Ref.: XC-100
Uno
5 unidades
20 unidades
Proveedor:
Localizacin:
Induequipos S.A.
Cra. 40 No. 12 78 Bodega principal
FECHA
200?
COSTO
DETALLE
ENTRADAS
UNITARI
Can
t.
Vlr. l
SALIDAS
Can
Vlr.
SALDOS
Can
Vlr.
Abr.
10
S/Fact. 1055
350.000
5 1.750.000
1.750.000
Abr.
15
S/Fact. 2072
379.167
7 2.800.000
12
4.550.000
Abr.
18
S/Fact. 0001
11
4.170.833
379.167
1.3.2 Primeras en Entrar, Primeras en Salir PEPS. (FIFO: first in first out)
Bajo este mtodo, al valorar el costo de la mercanca, se supone que las primeras
mercancas que entran son las primeras que se venden, es decir, al momento de
vender se toman con preferencia las mercancas ms antiguas (al menos
tericamente y para efectos de registro y control contable).
Tomando el ejemplo anterior que fue analizado bajo el mtodo promedio

ponderado, sera:
Al vender un televisor, bajo este mtodo se tomara el costo de los comprados el

10 de abril, que resultan ser los primeros que la empresa haba adquirido. Es
decir el costo es $350.000 por televisor y la utilidad bruta $150.000 ($500.000
menos $350.000).
Haciendo los registros en el respectivo Krdex, se tiene:
26
Mtodo: Primeras en entrar, primeras en salir PEPS. (Fifo)

Artculo:
Unidad:
Mnimo:
Mximo:
Uno
5 unidades
20 unidades
Proveedor:
Localizacin:
Induequipos S.A.
FECHA
200?
COSTO
DETALLE
ENTRADAS
UNITARI
Can
t.
Vlr. l
SALIDAS
Can
Vlr.
SALDOS
Can
Vlr.
Abr.
10
S/Fact. 1055
350.000
5 1.750.000
1.750.000
Abr.
15
S/Fact. 2072
400.000
7 2.800.000
2.800.000
Abr.
18
S/Fact. 0001
350.000
1.400.000
2.800.000
400.000
350.000
Explicacin: Si las compras de mercancas tienen costos diferentes, en el saldo

deben ser registradas en forma separada. Al vender, se procede a actualizar el
saldo, as: de 5 unidades de televisores que fueron las primeras en entrar, ahora
se resta un (1) televisor y en el saldo se registran 4 unidades por un valor total de
$1.400.000 ($1.750.000 menos $350.000), las siguiente 7 unidades se registran
sin ninguna variacin.
Usted puede estarse preguntando, Qu ocurre bajo el supuesto de que el da

20 de abril se vendan 6 televisores ms? El precio de venta por el momento no
nos interesa, recuerde que en el krdex nicamente se considera el costo,
Veamos:
27
Mtodo: Primeras en entrar, primeras en salir PEPS. (Fifo)

Artculo:
Unidad:
Mnimo:
Mximo:
Uno
5 unidades
20 unidades
Proveedor:
Localizacin:
Induequipos S.A.
FECHA
200?
COSTO
DETALLE
ENTRADAS
UNITARI
Can
t.
Vlr. l
SALIDAS
Can
Vlr.
SALDOS
Can
Vlr.
Abr.
10
S/Fact. 1055
350.000
5 1.750.000
1.750.000
Abr.
15
S/Fact. 2072
400.000
7 2.800.000
2.800.000
Abr.
18
S/Fact. 0001
350.000
1.400.000
2.800.000
2.000.000
350.000
400.000
Abr.
20
S/Fact. 0002
4 1.400.000
400.000
800.000
Explicacin: Como las mercancas ms antiguas son 4 unidades, primero se

registra en la venta 4 unidades y luego se registran las restantes 2 unidades para
completar un total de 6 televisores vendidos. (Se indica con una llave o corchete,
es una buena herramienta). Ahora observe, al actualizar el saldo, nicamente se
registran 5 unidades por un valor total de $2.000.000 a un costo unitario de
$400.000. El costo total de la venta, se obtiene sumando $1.400.000 (Costo de
los 4 televisores) y $800.000 (Costo de los 2 televisores), para un total de
$2.200.000. Suponga usted adems, que el precio de venta por unidad hubiera
sido de $500.000, se tendra entonces:
6 televisores a $500.000 cada uno = $3.000.000: total venta

Menos: Costo de ventas
Utilidad bruta en ventas
= 2.200.000: total costo PEPS.

= $ 800.000
28
1.3.3 ltimas en Entrar, Primeras en Salir UEPS (LIFO: Last in First out)
Contrariamente al supuesto terico del mtodo PEPS., el mtodo UEPS,
considera que al momento de vender se toman en cuenta las mercancas ltimas
en entrar, es decir las ms nuevas (Como ya se indic anteriormente, solamente
para efectos contables).
Tomando el ejemplo propuesto para el presente anlisis, se tiene:
Al vender un televisor, su costo sera $400.000 ya que corresponde a las ltimas

mercancas en entrar (las ms nuevas).
Su costo se registra por valor de
$400.000 y la utilidad bruta sera $100.000 ($500.000 menos 400.000).
Los registros en el Krdex se pueden apreciar as:
Mtodo: ltimas en entrar, primeras en salir UEPS. (Lifo)

Artculo:
Unidad:
Mnimo:
Mximo:
Uno
5 unidades
20 unidades
Proveedor:
Localizacin:
Induequipos S.A.
FECHA
200?
COSTO
DETALLE
ENTRADAS
UNITARI
Can
t.
Vlr. l
SALIDAS
Can
Vlr.
SALDOS
Can
Vlr.
Abr.
10
S/Fact. 1055
350.000
5 1.750.000
1.750.000
Abr.
15
S/Fact. 2072
400.000
7 2.800.000
2.800.000
Abr.
18
S/Fact. 0001
350.000
1.750.000
2.400.000
1.750.000
400.000
400.000
Abr.
20
S/Fact. 0002
350.000
6 2.400.000
Explicacin: A diferencia del mtodo PEPS, como se puede observar, al vender

un televisor se toman de las 7 unidades correspondientes al 15 de abril, es decir
de las ms recientes. Aunque el saldo total en unidades a 20 de abril son 11
29
televisores, al igual que para los mtodos promedio ponderado y PEPS, no

obstante su costo total es diferente, veamos comparativamente:
Inventario segn promedio ponderado : 11 televisores $4.170.833

Inventario segn PEPS.
: 4 a $1.400.000 ms 7 a $2.800.000
Para un total de $4.200.000
Inventario segn UEPS.
: 5 a $1.750.000 ms 6 a $2.400.000
Para un total de $4.150.000
Te invito a que analices comparativamente los tres mtodos estudiados y

descubre ventajas y desventajas a nivel financiero y tributario. Socialzalas con
tus compaeros de clase.
1.3.4 Identificacin Especfica

Este mtodo, que se puede denominar del costo real, es aplicado por aquellas
empresas comerciales que tiene como objeto social la compra y venta de
mercancas que por su naturaleza o costo son fcilmente identificables al
momento de determinar el costo de venta.
Ejemplo: Venta de vehculos,
maquinara, electrodomsticos.
Supongamos que la empresa Autos del Caribe S.A., presenta el siguiente
reporte de sus compras y ventas:
Compras del 12 de mayo: 1 Automvil ABC, color rojo a
$25.000.000
1 Automvil ABC, color azul a
$25.000.000
1 Automvil XVC, color aluminio a
$28.000.000
Compras del 20 de mayo: 1 Automvil XSW, color blanco a

1 Automvil CQA, color rojo a
El 25 de mayo se vendi el automvil XVC, color aluminio por
$27.000.000
$25.000.000
$35.000.000.
30
Bajo este mtodo, para determinar el costo de la venta, basta con asociar marca,
color, nmero de serie, nmero de motor del vehculo, entre otros. Para el caso es
de $28.000.000 y su utilidad bruta es de $7.000.000 ($35.000.000 menos
$28.000.000).
Aclaracin:
Una de las creencias equivocadas respecto de la aplicacin de los mtodos de
valoracin de mercancas: Promedio ponderado, Peps., Ueps., o identificacin
especfica, es la de suponer que nicamente se pueden utilizar tratndose del
sistema de inventario permanente, muy por el contrario, las empresas o negocios
que vienen manejando el sistema de inventario peridico al momento de valorar su
inventario de mercancas pueden elegir para dicho propsito cualquiera de los
mtodos estudiados dentro de un criterio de uniformidad y razonabilidad. Para
ilustrar lo anterior, veamos el siguiente ejemplo:
Almacn La Rebaja, presenta el siguiente reporte de sus compras y ventas de su

articulo XY para el ao 200X
Inventario inicial: 15 unidades a $15.300 cada una
Compras:
15 de enero
: 10 unidades a
$16.500 cada una = $165.000.oo
22 de marzo
: 32 unidades a
$17.100 cada una = $547.200.oo
18 de mayo
: 10 unidades a
$17.900 cada una = $179.000.oo
22 de agosto
: 12 unidades a
$18.300 cada una = $219.600.oo
19 de octubre
: 25 unidades a
$18.400 cada una = $460.000.oo
14 de diciembre
: 12 unidades a
$19.100 cada una = $229.200.oo
Total ventas netas del perodo:
$3.195.800
31
La empresa viene aplicando sistema de inventario peridico y a 31 de diciembre

desea preparar su estado de resultados determinando su costo de ventas por el
mtodo de Juego de Inventarios.
El inventario final de mercancas segn conteo fsico a 31 de diciembre fue de 34

unidades del artculo XY.
Supuesto a: La empresa valora su inventario final de mercancas bajo el mtodo

promedio ponderado:
El procedimiento a seguir es el siguiente:

Totalizar las mercancas: Unidades y valores
Inventario inicial : 15 unidades a $15.300 cada una
= $ 229.500
Compras:
15 de enero
: 10 unidades a $16.500 cada una
= $ 165.000
22 de marzo
= $ 547.200
18 de mayo
= $ 179.000
22 de agosto
= $ 219.600
19 de octubre
= $ 460.000
14 de diciembre
= $ 229.200
TOTALES:
116 unidades
= $2.029.500
Calcular el costo unitario promedio =
Valor total
= $2.029.500
Total unidades 116 unidades
$17.495,68 costo unitario promedio para cada unidad del artculo XY
32
Se calcula el total del inventario final de mercancas:

34 unidades del artculo XY a $17.495,68 cada uno (promedio) = $594.853,12
($594.853 aproximado) valor del inventario final.
Finalmente se prepara el estado de resultados, determinando el costo
de ventas a travs del mtodo Juego de inventarios.
ALMACN LA REBAJA
Estado de Resultados
Ao 200?
VENTAS NETAS
Menos:
$3.195.800
COSTO DE VENTAS
Inventario inicial de mercancas
$ 229.500
Ms: compras del perodo
1.800.000
Total mercanca disponible
$2.029.500
Menos: Inventario final de mercancas

TOTAL COSTO DE VENTAS
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS
594.853
1.434.647
$1.761.153
Supuesto b: La empresa valora su inventario final de mercancas bajo el mtodo

primeras en entrar, primeras en salir PEPS.
Procedimiento:
= $ 229.500
33
Compras:
15 de enero
= $ 165.000
22 de marzo
= $ 547.200
18 de mayo
= $ 179.000
22 de agosto
= $ 219.600
19 de octubre
= $ 460.000
14 de diciembre
= $ 229.200
TOTALES:
116 unidades
= $2.029.500
Calcular el costo del inventario final segn mtodo PEPS: Recuerde

que bajo este mtodo se supone que las primeras mercancas que entran,
son las primeras que se venden. Bajo tal supuesto, es lgico pensar que
las existencias que se encuentran en el inventario final son las ms nuevas.
Como el inventario final esta compuesto por 34 unidades, el inventario final estar
compuesto as:
12 uds. a $19.100 c.u. del 14 de diciembre =
$ 229.200
22 uds. (para completar las 34 uds.) a $18.400 c.u. del 19 de octubre = $ 404.800
VALOR DEL INVENTARIO FINAL SEGN MTODO PEPS.:
$634.000

34
ALMACN LA REBAJA
Ao 200X
VENTAS NETAS
Menos:
$3.195.800
COSTO DE VENTAS
$ 229.500
1.800.000
$2.029.500

634.000
1.395.500
$ 1.800.300
Supuesto c: La empresa valora su inventario final de mercancas bajo el mtodo

ltimas en entrar, primeras en salir UEPS.
Procedimiento:
= $ 229.500
Compras:
15 de enero
= $ 165.000
22 de marzo
= $ 547.200
18 de mayo
= $ 179.000
22 de agosto
= $ 219.600
19 de octubre
= $ 460.000
14 de diciembre
= $ 229.200
TOTALES:
116 unidades
= $2.029.500
35
Calcular el costo del inventario final segn mtodo UEPS: Recuerde

que bajo este mtodo, y a diferencia del mtodo PEPS., se supone que las
ltimas mercancas que entran, son las primeras que se venden, por lo
tanto, las existencias que se encuentran en el inventario final son las ms
antiguas.
Como el inventario final esta compuesto por 34 unidades, el inventario final estar
compuesto as:
15 uds. a $15.300 c.u. del inventario inicial =
$ 229.500
10 uds. a $16.500 c.u. del 15 de enero =
$ 165.000
9 uds (para completar las 34 uds.) a $17.100 c.u. del 22 de marzo= $ 153.900
VALOR DEL INVENTARIO FINAL SEGN MTODO UEPS.:
= $ 548.400

ALMACN LA REBAJA
Ao 200?
VENTAS NETAS
Menos:
$3.195.800
COSTO DE VENTAS
$ 229.500
1.800.000
$2.029.500

548.400
1.481.100
$ 1.714.700
36
Analice de manera comparativa los tres mtodos ilustrados, En cul de ellos se

obtiene el costo ms elevado o el ms bajo del inventario final? Con cul de
ellos se obtiene una mayor utilidad bruta en ventas? Qu implicaciones (ventajas
y desventajas) financieras y tributarias se derivan de la aplicacin de cada uno de
ellos? Socializa tus comentarios con los compaeros de estudio.
1.3.5 Aplicacin
Completa las siguientes tarjetas de mercancas (Krdex).
Ten en cuenta el
mtodo de valoracin de mercancas sugerido:
Mtodo: Promedio ponderado

Artculo:
Unidad:
Mnimo:
Mximo:
Calzado TST, Ref.:AC-30
Par
10 pares
50 pares
Proveedor:
Localizacin:
Calza Unin Ltda.
FECHA
200?
COSTO
DETALLE
ENTRADAS
UNITARI
Can
t.
Vlr. l
SALIDAS
Can
t
Vlr.
SALDOS
Can
Vlr.
May
Segn inventario
12
May
S/Fact. 450
216.000
May
S/Fact. 610
135.000
May
12
S/Fact. 001
May
14
S/Fact. 740
May
14
S/Fact. 002
May
17
S/Fact. 003
May
20
S/Fact. 811
May
23
S/Fact. 004
May
25
S/Fact. 910
May
26
S/Fact. 005
May
30
S/Fact. 006
300.000
6
10
285.000
210.000
4
12
372.000
37
Mtodo: Primeras en entrar, primeras en salir PEPS.

Artculo:
Unidad:
Mnimo:
Mximo:
Par
10 pares
50 pares
Proveedor:
Localizacin:
Calza Unin Ltda.
FECHA
200?
COSTO
DETALLE
ENTRADAS
UNITARI
Can
t.
Vlr. l
SALIDAS
Can
t
Vlr.
SALDOS
Can
Vlr.
May
Segn inventario
12
May
S/Fact. 450
216.000
May
S/Fact. 610
135.000
May
12
S/Fact. 001
May
14
S/Fact. 740
May
14
S/Fact. 002
May
17
S/Fact. 003
May
20
S/Fact. 811
May
23
S/Fact. 004
May
25
S/Fact. 910
May
26
S/Fact. 005
May
30
S/Fact. 006
300.000
10
285.000
210.000
4
12
372.000
38
Mtodo: ltimas entrar, primeras en salir UEPS.

Artculo:
Unidad:
Mnimo:
Mximo:
Par
10 pares
50 pares
Proveedor:
Localizacin:
Calza Unin Ltda.
FECHA
200?
COSTO
DETALLE
ENTRADAS
UNITARI
Can
t.
Vlr. l
SALIDAS
Can
t
Vlr.
SALDOS
Can
Vlr.
May
Segn inventario
12
May
S/Fact. 450
216.000
May
S/Fact. 610
135.000
May
12
S/Fact. 001
May
14
S/Fact. 740
May
14
S/Fact. 002
May
17
S/Fact. 003
May
20
S/Fact. 811
May
23
S/Fact. 004
May
25
S/Fact. 910
May
26
S/Fact. 005
May
30
S/Fact. 006
300.000
10
285.000
210.000
4
12
372.000
39
1.4 MTODOS DE VALUACIN DE INVENTARIOS DE MERCANCAS
MTODOS PARA ESTIMAR LOS

INVENTARIOS DE MERCANCAS
RETAIL
Relacin entre el costo y precio de

venta del total disponible para la venta
UTILIDAD BRUTA
Basado en el margen de utilidad bruta
En caso de prdidas por robo, incendio u otros siniestros o para presentar estados financieros en
periodos intermedios
1.4.1 Al detal o Retail

Antes de emitir un concepto sobre este importante mtodo de valuacin de
inventarios de mercancas, es importante dar claridad a uno de los temas que con
mucha frecuencia se confunden en el estudio y aplicacin del control de los
inventarios de mercancas y que tiene que ver con sistemas de inventarios,
mtodos de valoracin de mercancas y mtodos de valuacin o valoracin de
inventarios. El siguiente cuadro sinptico le ayudar a establecer las diferencias
bsicas:
Inventario peridico
SISTEMAS DE
INVENTARIOS
Para registrar las

existencias de
mercancas
Inventario permanente
Promedio ponderado
PEPS.
MTODOS DE
VALORACIN DE
MERCANCAS
Para determinar el
costo de las mercanca
UEPS.
MERCANCAS
Identificacin especfica
MTODOS DE
VALUACIN DE
INVENTARIOS
Recomendables para la
estimacin de los
inventarios
Retail
Utilidad bruta
40
Ahora bien, en cuanto al mtodo Retail, al detal o al menudeo, resulta muy

prctico a la hora de estimar el valor del inventario de mercancas en
circunstancias muy especiales, tales como: preparacin de estados financieros en
periodos intermedios, prdidas de inventarios (Robo, incendio, entre otros), pero
sobre todo recomendable para aquellos negocios que estn organizados en
cadenas de almacenes o por departamentos y que venden gran cantidad de
artculos al menudeo o al por menor. Su utilidad o ventaja radica en el hecho de
que se puede calcular (estimar) el valor del inventario de mercancas sin tener que
realizar un inventario fsico, y ante la necesidad de mantener un control
permanente es una importante alternativa que le permite a la administracin
ahorro de tiempo y dinero.
Para su aplicacin, se recomienda tener de antemano un control de las compras al

costo y a precio de venta, aunque por lo general este tipo de negocios mantiene
un sistema de etiquetas de precios de las mercancas adheridos a las mismas y
modernamente verificable a travs de cdigos de barras.
Este mtodo para
estimar el valor del inventario parte del supuesto de que existe una relacin
porcentual entre el costo y el precio de venta del total de las mercancas
disponibles para la venta a una fecha determinada. El siguiente ejemplo ayudar
a entender su clculo y aplicacin:
Supermercados XY s.a., presenta los siguientes reportes totales de sus
mercancas:
CONCEPTO
AL COSTO
A PRECIO DE VENTA
Mas Compras Netas en el semestre

Total Mercanca Disponible
40.800.000
72.800.000
62.300.000
94.250.000
103.100.000
167.050.000
Menos Ventas Netas en el Semestre

Inventario Final de Mercancas
105.780.000
?
61.270.000
41
Procedimiento para estimar al costo el valor del inventario final de mercancas:

Relacin porcentual =
Relacin porcentual =
Total mercanca disponible al costo

100
Total mercanca disponible a precio de venta
103.100.000
100 = 61.71%
167.050.000
El costo estimado del inventario final de mercancas se obtiene finalmente,

multiplicando el valor del inventario final a precio de venta por el porcentaje de
relacin ya calculado:
Inventario final estimado = $61.270.000 x 61,71% = $37.809.717
1.4.2 Utilidad Bruta

Al igual que el mtodo Retail, este mtodo tambin es utilizado para estimar el
valor del inventario final, pero para mayor confiabilidad se recomienda aplicarlo en
perodos relativamente cortos: un mes, un bimestre, un trimestre. Es de gran
utilidad para compaas de seguros en casos muy especiales de prdida de
inventarios por algn tipo de siniestro: robo, incendio... y para aquellas empresas
que emplean el sistema de inventario peridico y que desean conocer el valor de
su inventario de mercancas sin tener que recurrir a la realizacin de un inventario
fsico para presentar estados financieros en periodos intermedios, entre otras
razones.
Para su aplicacin, se debe conocer la tasa de rentabilidad bruta sobre ventas
aplicada por la empresa. Por lo tanto, el grado de confiabilidad en la estimacin
del inventario final de las mercancas depender de la uniformidad en la tasa de
utilidad empleada en el perodo.
Ejemplo:
Almacn el palacio de la moda, para el primer trimestre del ao 200?, desea
estimar el valor de su inventario final de mercancas, considerando el 45% de
utilidad bruta sobre sus ventas. La empresa presenta los siguientes reportes de
compras y ventas de mercancas del perodo:
42
$34.500.000
Compras netas del perodo
$63.980.000
Ventas netas del perodo
$75.640.000
Procedimiento:
Paso 1:
Como la empresa aplica sistema de inventario peridico, el costo de ventas debe

ser calculado a travs del mtodo Juego de Inventarios.
Se recomienda
organizar la informacin en la forma siguiente:
ALMACN EL PALACIO DE LA MODA

Estado de resultados
Primer trimestre del ao 200X
VENTAS NETAS
Menos:
$75.640.000
COSTO DE VENTAS
Inventario Inicial de mercancas $34.500.000
Ms: Compras netas
63.980.000
$98.480.000
Menos: Inventario final de M/cas.
?___
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS:
43
Como se puede observar, al no conocer el valor del inventario final de mercancas,

tampoco se puede calcular el costo de ventas ni la utilidad bruta en ventas. Sin
embargo, como la empresa viene aplicando un margen de utilidad bruta para el
perodo del 45%, entonces se procede a su clculo de la siguiente manera:
Paso 2:
Se calcula el valor de la utilidad bruta del perodo conociendo su porcentaje, fijado
en un 45%.
Recuerda siempre, que en el estado de resultados, el valor total de
las ventas equivale al 100%.
ALMACN EL PALACIO DE LA MODA

Primer trimestre del ao 200X
VENTAS NETAS
Menos:
$75.640.000 100%
COSTO DE VENTAS
Inventario Inicial de mercancas $34.500.000
Ms: Compras netas
63.980.000
$98.480.000
Menos: Inventario final de M/cas $56.878.000

UTILIDAD BRUTA EN VENTAS:
41.602.000
55%
$34.038.000
45%
Como ya se explico, la utilidad bruta equivale al 45%, se calcula su valor de la

siguiente manera: $75.640.000 (valor total de las ventas) x 45% = $34.038.000
valor de la utilidad bruta.
El costo de ventas, se puede calcular partiendo del siguiente anlisis: Si el total de

las ventas equivale al 100% y la utilidad bruta es un 45%, entonces significa por
44
lgica que el costo esta representado por el 55%, por lo tanto: $75.640.000 x 55%
= $41.602.000.
Finalmente el inventario final de mercancas se estima en la forma siguiente: Se
toma el total de mercanca disponible y se le resta el costo de la venta ya
obtenido: $98.480.000 41.602.000 = $56.878.000. Que es el valor estimado del
inventario final de mercancas por el mtodo de utilidad bruta.
1.4.3 Actividad.
De lo dicho al hecho!,
te invito a comprobar lo
aprendido, suerte!
Almacn La Tienda, le solicita a usted estimar el inventario final de mercancas

correspondiente al segundo semestre del ao 200X Para tal fin ha enviado los
siguientes reportes de sus compras y ventas:
Inventario inicial de mercancas (Al costo)
$24.280.300
Inventario inicial de mercancas (a precio de venta)
$37.343.101
Compras del perodo (al Costo)
$38.340.500
Compras del periodo (a precio de venta)
$58.967.689
Ventas netas del perodo
$75.650.300
Porcentaje de utilidad bruta
35%
Estimar el inventario final de mercancas por el mtodo Retail y por el mtodo de

utilidad bruta.
Analice comparativamente los resultados, sus ventajas y
desventajas. Finalmente, socialice las conclusiones con los compaeros de clase.
45
RESUMEN DE LA UNIDAD 1
El control de los inventarios constituye un tema importante en lo relacionado con

los sistemas de informacin contable, evita que se presenten perdidas que pueden
llevar a la empresa a la quiebra, como tambin contribuyen a reducir los costos en
su administracin y custodia.
Existen dos sistemas de inventarios: el sistema de inventario peridico y el

sistema de inventario permanente, este ultimo tiene como ventaja, que en todo
momento
se conoce la existencia de las mercancas, pero implica un doble
registro, primero se registra la venta y seguidamente se registra el costo de la

mercanca vendida.
Con relacin a los sistemas
de valoracin de mercancas, son de recocida
aceptacin los siguientes mtodos:

El promedio ponderado
Identificacin especifica
El PEPS
El UEPS
Entre los mtodos de valuacin de inventarios con recocida aceptacin que

permiten hacer estimaciones sobre el valor de los inventarios tenemos:
Retail
Utilidad Bruta.
46
AUTOEVALUACIN
1. Tomando como base los temas estudiados sobre: Inventarios, desarrolle
el siguiente ejercicio.
TALLER DE APLICACIN
El 1 de junio, se constituye la empresa Cosmoequipos Ltda. (Rgimen
comn). Sus socios realizan el siguiente aporte de capital.
$75.000.000 representados en efectivo.

$22.000.000 representado en una camioneta
$27.030.000 representados en mercancas, discriminadas as:
12 Equipos de sonido, Ref. XC-1.200 a $350.000 cada uno

15 Televisores, Ref. TH-1.000 a $450.000 cada uno
12 Juegos de comedor. Ref.: SD-100 a $520.000 cada uno
18 Lavadoras, Ref. TW-700 a $430.000 cada una.
14 Calculadoras, Ref.: CX-1500 a $150.000 cada una
1 lote de terreno urbano por valor de $18.500.000
El 5 de junio, se consigna en cuenta corriente del Banco Anglo un 70%
del
disponible. En la misma fecha se deposita en cuenta de ahorros del Banco Caribe

el restante 30% del disponible.
El 9 de junio, se adquiere para uso del negocio los siguientes muebles y equipos a
Proveedora Central S.A. (Gran contribuyente y autorretenedor):
Escritorios a $320.000 cada uno
Maquinas de escribir a $270.000 cada una
47
Computadores a $1.250.000 cada uno
Un 70% se cancela con cheque del Banco Anglo y el 30% a crdito (60 das de
plazo).
El 10 de junio, se formaliza contrato de arrendamiento de un local comercial con

Arrendamos Ltda. (Rgimen comn), se cancela por anticipado los meses de
junio y julio a razn de $600.000 por mes.
El 14 de junio, se compra mercanca a Distribuidora Comercial del Norte S.A.

(Rgimen comn):

6 Televisores, Ref. TH-1.000 a $470.000 cada uno
9 Neveras, Ref.: WQ-2.000 a $780.000 cada una
5 Juegos de alcoba, Ref.: FH-700 a $600.000 cada uno
Se cancela de contado con cheque del Banco Anglo. Le conceden un descuento

comercial del 12%.
El 17 de junio, se vende mercanca a Almacn Hogar Ltda. (Rgimen comn):
3 Neveras, Ref.: WQ-2.000 a $1.326.000 cada una

2 Juegos de alcoba, Ref.: FH-700 a $1.020.000 cada uno
Un 60% de contado y el saldo a crdito (30 das de plazo).
El 21 de junio, se vende mercanca a Pedro Blanco (persona natural, rgimen

simplificado):
48

1 Televisores, Ref. TH-1.000 a $799.000
De contado. Se concede un descuento comercial del 8%.
El 23 de junio, por desperfectos Almacn Hogar Ltda., devuelve 1 nevera, Ref.:

WQ-2.000 vendida el pasado 17 de junio.
El 26 de junio, se vende mercanca a Equipos & Muebles de la Costa S.A. (Gran

contribuyente, autorretenedor):
3 Lavadoras, Ref. TW-700 a $731.000 cada una.

4 Calculadoras, Ref.: CX-1500 a $255.000 cada una
El 26 de junio, se compra mercanca a Almacn el Palacio del Mueble (Persona

natural, rgimen simplificado):
Mesas en madera, Ref.: TY-250 a $175.000 cada una
Sillas en madera, Ref.: S-300 a $75.000 cada una
Camarotes, Ref.: SF-500 a $670.000 cada uno
El 28 de junio, segn cheque del Banco Anglo, se cancela servicio de energa por
valor de $170.000.
49
En la misma fecha y segn cheque del Banco Anglo, se cancela servicio telefnico
por valor de $350.000.
El 30 de junio, segn cheque del Banco Anglo, se cancelan sueldos por valor de
$3.200.000 correspondientes al mes de junio.
Preparar:
Asientos de diario.
Registros en Krdex.
Balance de prueba.
Estado de resultados.
El registro de cada una de las operaciones comerciales se deber hacer

atendiendo las normas vigentes en materia tributaria, en especial lo relacionado
con el impuesto sobre ventas IVA y retencin en la fuente.
Se recomienda que cada uno de los grupos conformados, atendiendo las

sugerencias del docente, desarrolle el taller indicado, considerando en forma
especfica un sistema de inventario y un mtodo de valoracin de mercancas o de
inventarios. De esa manera se podrn obtener diferentes combinaciones para su
solucin, ejemplo:
Grupo No. 1: Segn sistema de inventario peridico y mtodo promedio

ponderado.
Grupo No. 2: Segn sistema de inventario peridico y mtodo ltimas en entrar,
primeras en salir UEPS:
Grupo No. 3: Segn sistema de inventario peridico y mtodo primeras en entrar,
primeras en salir PEPS.
Grupo No. 4: Segn sistema de inventario permanente y mtodo promedio
ponderado.
50
Grupo No. 5: Segn sistema de inventario permanente y mtodo ltimas en entrar,

primeras en salir UEPS.
Grupo No. 6: Segn sistema de inventario permanente y mtodo primeras en
entrar, primeras en salir PEPS.
De existir otros grupos de trabajo, se pueden considerar otras combinaciones

posibles, ejemplo:
Grupo No. 7: Sistema de inventario peridico e inventario valorado por el mtodo

Retail.
Grupo No. 8: Sistema de inventario peridico e inventario valorado por el mtodo
Utilidad Bruta.
2.
Socializar en plenaria cada uno de los talleres realizados por los diferentes
grupos y resaltar el impacto financiero de cada uno de los sistemas de inventarios

y mtodos de valoracin de mercancas y de valoracin de inventarios, aplicados.
51
AJUSTES CONTABLES
Unidad
2
48
PRESENTACIO N
Para que la informacin contable goce de los atributos exigidos por la

normatividad en lo referente a la confiabilidad, es necesario al finalizar el periodo
contable, realizar una serie de ajustes en algunas cuentas para que estas reflejen
de forma fidedigna la realidad contable del ente econmico (la empresa). Esta
serie de ajustes garantizan la observancia del principio de causacin vigente en
Colombia.
PROBLEMA
Cmo se realizan los ajustes en las cuentas y cules son los procedimientos
contables que se deben seguir para su correcto registro?
Al terminar de estudiar la presente unidad usted tendr las siguientes
competencias:
Aplica el principio de contabilidad de causacin.
Realiza los registros que son necesarios para ajustar las cuentas a su valor
real, al finalizar el perodo contable.
Efecta el cierre de las cuentas de resultados para determinar la utilidad o
prdida de la empresa en el perodo.
Prepara y analiza la hoja de trabajo.
Prepara y elabora el estado de resultados y el balance general ajustados.
49
UNIDAD 2

Actividad Previa.
Lea detenidamente la Unidad N 2.
Resuelva los cuestionarios
y realice los ejercicios que aparecen en la
Autoevaluacin.
Actividad en Grupo.
Realice un resumen de toda la unidad 2 el cual ser debatido Reunidos en los
Cipas, discutan el resumen de la Unidad 2 y socialice los cuestionarios y ejercicios
realizados correspondientes a la Autoevaluacin.
50
EVALUACION INICIAL
1.
Qu entiendes por ajuste contable?

______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
____________
2.
Cules son las clases de ajustes?
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
____________
3.
Para que sirve la hoja de trabajo?
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
____________
51
2. AJUSTES CONTABLES
2.1 Concepto de Ajuste
Una vez que termina el proceso de registro en forma cronolgica de todas las
operaciones contables del ente econmico, se inicia el proceso de ajuste para
algunas cuentas, el cierre de las cuentas de resultado y la preparacin de los
estados financieros.
Un ajuste es el proceso contable mediante el cual llevamos una cuenta a su valor
real, con la finalidad de que refleje la realidad contable de la empresa.
2.2 Sistemas para Contabilizar
2.2.1 Contabilidad de causacin
La norma tcnica, estipula que en Colombia, las transacciones o hechos econmicos deben reconocerse en el perodo en el cual se realicen y no solamente cuando
se efecte el pago o se reciban los ingresos. Para preparar los estados financieros
en forma razonable es necesario hacer los asientos de ajuste.
2.2.2 Contabilidad de caja
Consiste en reconocer como ingresos de un perodo las ventas y los servicios
prestados al contado y como costos y gastos aquellos desembolsos efectivamente
realizados en el perodo. En Colombia, este sistema no se acepta por las normas
contables establecidas.
2.3 Asociacin de ingresos y egresos

Segn el principio de asociacin contemplado en el art.13 del decreto 2649 de
1993, Para poder determinar en forma razonable los resultados de un ejercicio,
bien sea utilidad o prdida, stos deben asociarse a los ingresos devengados, y a
los costos y gastos incurridos para producir esos ingresos, registrando cada uno
en las cuentas de resultado.
52
En el caso de los gastos por arrendamientos, servicios pblicos, gastos de

personal, etc., pagados en un mes, deben considerarse como gastos del mismo
mes para poder deducirlos de los ingresos obtenidos en el mismo perodo.
Pero, en algunos casos, existen otros costos y gastos cuya identificacin o
asociacin con los ingresos es difcil, por generarse en transacciones efectuadas
en perodos contables distintos al corriente. Es el caso de la depreciacin de un
activo, cuyo gasto debe registrarse no solamente en el ao de su adquisicin sino
tambin durante todos los aos de su vida til. Existen otros gastos en los que se
ha incurrido, pero cuyo pago no se ha efectuado en el perodo. Estos deben
considerarse como gastos del perodo, independientemente de la oportunidad de
su pago.
2.4 Asientos de ajuste

La mayora de las transacciones estn soportadas por documentos contables,
tales como: recibos de caja, comprobantes de egreso, facturas, consignaciones,
etctera. Estos documentos sirven para soportar, conservar y archivar en forma
cronolgica todas las transacciones y hacer posible la verificacin de los hechos
econmicos.
Pero existen otras transacciones que no slo afectan el perodo en que se realizan
sino perodos posteriores; por ejemplo, los gastos pagados por anticipado
(intereses pagados por anticipados).
La empresa, con una nota de contabilidad, registra este hecho en su momento con
asientos ordinarios. Como estos intereses corresponden a varios perodos, al final
de cada mes debe reconocerse la parte del gasto correspondiente. Para estos
casos, la empresa no cuenta con el documento de soporte que respalde el registro
en los libros de contabilidad, que no sea el documento inicial de la transaccin.
Para ello, el departamento de contabilidad debe preparar peridicamente un
documento interno (nota de contabilidad) que sirva de soporte para reconocer la
realizacin del ingreso o la causacin del gasto, segn el caso.
53
Estos registros que se preparan al final del mes se conocen como asientos de
ajuste y tienen los siguientes fines:
Registrar las transacciones o los hechos econmicos que no se hayan reconocido.
Corregir los errores cometidos en asientos contables.
Ajustar las cuentas a su valor real
Estos asientos permiten registrar en los libros de contabilidad, entre otros, los
ingresos realizados pendientes de cobro, los gastos causados sin pagar, las
asignaciones de gastos pagados por anticipado que afecten el perodo corriente,
causar el ingreso del perodo sobre los ingresos recibidos por anticipado, los
gastos por depreciacin, y la correccin de errores en los asientos contables.
Permiten, adems, la actualizacin de los saldos de las diferentes cuentas y
facilitan la preparacin de estados financieros ajustados a la realidad.
Las transacciones que requieren ajuste son:

Los hechos econmicos que no solamente afectan el perodo en el cual tienen
lugar sino perodos posteriores, como las depreciaciones de activos.
Los gastos incurrido s en el perodo que no hayan sido pagados.
Las transacciones que a la fecha de corte no hayan sido registradas.
Correccin de errores y omisiones.
Reconocimiento de gastos financieros como diferencia en cambio, prdida del
poder adquisitivo de la moneda, etc.
2.5 CLASIFICACIN DE LOS AJUSTES
Como se anot, los asientos de ajuste tienen como finalidad:
Ajustar las diferentes cuentas para preparar estados financieros ms
acordes con la realidad econmica.
Cumplir el principio de asociacin.
Registrar los hechos econmicos que no se hayan reconocido.
Corregir los asientos incorrectos.
54
Ajustar los saldos de las cuentas
Con el fin de conocer su tratamiento contable y sus efectos en los estados

financieros, los ajustes se pueden clasificar en:
Ajustes por ingresos y gastos acumulados o causados:
Ingresos realizados pendientes de cobro.
Gastos acumulados causados por pagar.
Ajustes por ingresos y gastos diferidos o prepagados:
Ingresos diferidos.
Gastos diferidos y pagados por anticipado.
Ajustes por depreciaciones y amortizaciones.
Correccin de errores y omisiones.
2.5.1 Ajustes por ingresos y gastos acumulados
a. Ingresos realizados pendientes de cobro
Estos ajustes corresponden a aquellos servicios prestados por el ente econmico
durante un perodo contable, y que al final del mismo an no han sido facturados o
no se ha enviado la cuenta de cobro respectiva. Estos servicios deben ser
reconocidos como ingresos operacionales del perodo.
Consultores Empresariales Ltda. Prest servicios de asesora financiera y contable

durante el mes de noviembre del ao 2008 a empresa Z Ltda. Por valor de $3,
000, 000. Al 30 de noviembre no se ha enviado la factura respectiva.
Como este servicio fue prestado por Consultores Empresariales Ltda. Durante el
mes de noviembre, la empresa debe reconocer este valor como un ingreso
operacional para ese mes y elaborar el siguiente ajuste:
55
Fecha
Cdigo
Cuenta
Dbito
Nov.30
130505 Cuentas por cobrar - Clientes
Crdito
3,000,000
415550 Actividades empresariales de

consultora
3,000,000
La empresa Consultores Empresariales Ltda. otorga a uno de sus empleados un

prstamo por valor de $1.000.000 el da 15 de octubre del ao 2008, con intereses
del 30% anual pagaderos junto con el capital a dos (2) meses de plazo.
El registro inicial es el siguiente:
Fecha
Cdigo
Cuenta
Dbito
Oct.15
136525
Cuentas por cobrar - Empleados
1.000.000
111005
Bancos
Crdito
1.000.,000
Al finalizar octubre la empresa debe reconocer los intereses ganados durante el

mes por este prstamo calculados de la siguiente forma:
Intereses: $1.000.000 x 30% x 15/360 = $ 12.500
El registro contable es el siguiente:
Fecha
Cdigo
Cuenta
Oct. 31
134510
Ingresos
Dbito
por
cobrar
Intereses
421005
Crdito
12.500
Ingresos no operacionales
Intereses
12.500
Al 30 de noviembre se deben reconocer los intereses ganados durante el mes; el

clculo de los intereses ser:
56
$1.000.000 x 30% x 30/360= $ 25.000

El registro contable ser el siguiente:
Fecha
Cdigo
Cuenta
Nov. 30
134510 Ingresos
Dbito
por
cobrar
Crdito
Intereses
25.000
421005 Ingresos no operacionales Intereses
25.000
Como el prstamo era por un trmino de dos meses, el vencimiento es el 15 de diciembre. El clculo de los intereses y el pago en esa fecha tendrn los siguientes
registros:
Intereses: $1.000.000 x 30% x 15/360 = $12.500
Fecha
Cdigo
Cuenta
Dic.15
134510 Ingresos
Dbito
por
cobrar
Intereses
Crdito
1 2.500
421005 Ingresos no operacionales

Intereses
12.500
El empleado deber pagar, entonces:

Valor del prstamo
Intereses de los dos (2) meses
Total a pagar
$1.000.000
50.000
$1.050.000
57
Fecha
Cdigo
Cuenta
Dic.15
110505 Caja
Dbito
1.050.000
136525 Cuentas
por
cobrar-
Empleados
134510 Ingresos
Crdito
por
1.000.000
cobrar
Intereses
50.000
Los registros efectuados permiten reconocer los intereses ganados por la empresa
en cada uno de los meses, a pesar de que el pago solamente se efecta el 15 de
diciembre de 2008. En caso de no efectuarse los asientos de ajuste para cada
mes el estado de resultados en su valor ingresos no operacionales quedara
subestimado, lo cual generara una utilidad incorrecta.
b. Ajustes por gastos acumulados causados por pagar
Los gastos acumulados corresponden a aquellos gastos causados en un perodo
contable pero que a la fecha de corte no se han reconocido. Esto puede ser
ocasionado por no haber
recibido la empresa
la factura o cuenta de cobro
respectiva, y por consiguiente no han sido pagados.

A pesar de esto, esos gastos deben reconocerse como gastos del perodo,
independientemente de la fecha de pago, elaborando una nota de contabilidad
para el asiento de ajuste correspondiente.
Ejemplo:
Consultores Empresariales Ltda. Paga por concepto de arrendamiento de sus
oficinas la suma de $1,500,000 mensuales. Al 30 de noviembre del ao 2008 no
ha efectuado el pago de arrendamiento por este mes. A pesar de no tener el
desembolso por este gasto, debe reconocerse como un gasto operacional del mes
de noviembre. Para ello es necesario elaborar una
nota de contabilidad que
permita efectuar dicho ajuste de la siguiente manera:
58
Fecha
Cdigo
Cuenta
Nov.30
512010 Gastos operacionales

- arrendamientos
Dbito
Crdito
1,500,000
233540 Cuantas por pagar arrendamientos
1,500,000
Con este ajuste est reconocindose el gasto operacional por arrendamiento del
mes de noviembre que a la fecha est pendiente de pago.
Existen gastos que deben causarse en varios perodos pero su pago debe
efectuarse en un perodo posterior.
Ejemplo
Consultores Empresariales Ltda. Obtiene en septiembre 1 del ao 2008 un
prstamo de una entidad financiera por valor de $5, 000,000 con un plazo de un
ao pagadero en cuotas trimestrales con intereses del 24% anual trimestre
vencido.
Fecha
Cdigo
Cuenta
Dbito
Sept. 1
110505
Caja
5,000,000
210510
Obligaciones
financieras
Crdito
5,000,000
Las condiciones pactadas para este prstamo indican que al final del trimestre se
deben pagar los intereses. Es necesario, entonces, efectuar el asiento de ajuste
para registrar al final de cada mes los intereses causados, afectando los
resultados de este ejercicio de la siguiente forma:
Clculo de los intereses para el mes de septiembre:
59
Capital.
$5, 000,000
Intereses
24% anual pagadero por trimestre vencido
Para el primer mes

$5, 000,000 x 24% x 30 / 360 = $100,000
Fecha
Cdigo
Cuenta
Dbito
Sept. 30
530520
Gastos no operacionales
Crdito
100,000
Intereses bancarios
233505
Gastos
financieros
Intereses
100,000
Para cada uno de los meses siguientes hasta que se cubra el valor del prstamo,
deben efectuarse los asientos de ajuste correspondientes a la causacin de los
intereses.
Para el mes de octubre:
Fecha
Cdigo
Cuenta
Dbito
Oct.31
530520
Intereses bancarios
233505
Gastos
financieros
Crdito
100,000
-
Intereses
100,000
Para el mes de noviembre:
Fecha
Cdigo
Cuenta
Dbito
Nov. 30
530520
Intereses bancarios
233505
Gastos
Intereses
financieros
Crdito
100,000
100,000
60
En este momento ya se ha causado el valor de los intereses correspondientes al

primer trimestre, fecha en la cual debe pagarse la primera cuota de capital ms los
intereses.
Valor del prstamo $5, 000,000 dividido en cuatro trimestres, da $1, 250,000 de
cuota trimestral.
Los registros contables son:
Pago de la primera cuota de capital:
Fecha
Cdigo
Cuenta
Dbito
Dic. 1
210510
Obligaciones financieras
1,250,000
111005
Bancos
Crdito
1,250,000
Pago de los intereses

Fecha
Cdigo
Cuenta
Dbito
Dic. 1
233505
Gastos
111005
Intereses Intereses
financieros
Crdito
300,000
Bancos
300,000
Como puede observarse en estos registros de ajuste efectuados durante el primer

trimestre, se afectaron los resultados de cada mes y se causaron los intereses en
el mes que realmente se han causado, independientemente del mes en el cual se
efecte el pago, evitando sobreestimar las utilidades.
c. Efecto de los ajustes por ingresos acumulados
El reconocimiento de los ingresos acumulados en el periodo en que realmente se
hayan realizado, tiene los siguientes efectos en los estados financieros:
En el estado de resultados un aumento de los ingresos operacionales y no
operacionales, incrementando la utilidad del ejercicio.
En el balance se origina un incremento en las cuentas por cobrar a clientes
si es operacional o en la de ingresos por cobrar, si es no operacional.
61
d. Efecto de los ajustes en gastos acumulados

Reconocer un gasto causado que a la fecha de corte no se ha pagado, tiene en
los estados financieros los siguientes efectos:
En el estado de resultados un incremento en las cuentas de gastos,
disminuyendo la utilidad operacional del ejercicio si es un gasto operacional
o la utilidad antes de impuestos, si es un gasto no operacional.
En el balance general un incremento de los pasivos al reconocer un costo o
gasto por pagar.
2.5.2 Ajustes por ingresos y gastos diferidos o prepagados
a. Ajustes por ingresos diferidos
Las empresas, dentro del giro normal de los negocios, reciben dinero por concepto
de servicios que se prestarn en el futuro o por ventas que se realizarn en otro
periodo. Estos anticipos representan pasivos que se denominan ingresos diferidos
o recibidos por anticipado, para la empresa que los realice.
La Compaa todo computo S.A. recibe de Industrias Z Ltda. El 1 de noviembre

del ao 2008, la suma de $4, 500,000 por concepto de un contrato de
mantenimiento para sus equipos por tres meses.
Los registros contables sern:
Fecha
Cdigo
Cuenta
Nov.1
110505
Caja
270525
Ingresos
anticipado
Dbito
Crdito
4,500,000
recibidos
por
servicios
tcnicos
4,500,000
Al final de cada uno de los tres meses deben reconocerse los ingresos por los
servicios prestados, lo cual disminuye el valor del pasivo diferido as:
62
Valor del contrato
$4, 500,000
Tiempo de contrato 3 meses

Valor mensual
$1, 500,000
Fecha
Cdigo
Cuenta
Nov.30
270525
Ingresos
anticipado
415590
Dbito
recibidos
Crdito
por
servicios 1,500,000
tcnicos
Ingresos
operacionales
1,500,000
mantenimiento de equipos
Para el 31 de diciembre, se deber realizar el mismo registro de ajuste.
Al cierre del ao, el saldo de la cuenta de ingresos recibidos por anticipado

arrojar un saldo de $1, 500,000, correspondiente al mes pendiente de realizar, y
la
de
ingresos
operacionales
prestar
un
incremento
de
$3,000,000,
correspondientes al ingreso causado por el mantenimiento prestado durante los

(2) meses (noviembre y diciembre).
b. Ajuste por gastos diferidos
Los gastos diferidos corresponden a todos los desembolsos que ha efectuado la
empresa por concepto de gastos pagados anticipadamente; ejemplo: intereses,
seguros, arrendamientos, etctera.
Estos gastos, que corresponden a perodos posteriores, deben amortizarse al final
de cada perodo contable mediante asientos de ajuste, convirtindo10s en gastos
del perodo.
Ejemplo:
La empresa Z Ltda. Adquiri en junio 1 del ao 2008 una pliza de seguro contra
incendio por un ao, y pag la suma de $1, 800,000.
63
El registro inicial ser el siguiente:
Fecha
Cdigo
Cuenta
Junio.1
170520
Gastos
Dbito
pagados
anticipado
seguros
por
y
fianzas
111005
Crdito
1,800,000
Bancos
1,800,000
Esta transaccin genera un activo diferido, por cuanto no se puede afectar los
resultados causando un gasto por el valor total del seguro, pues dicho gasto
corresponde a un ao.
Se debe entonces causar al final de cada mes el valor correspondiente con un
asiento de ajuste.
Valor de la pliza
$1, 800,000
Nmero de meses
12
Valor a causar mensualmente
$1, 800,000/12 = $150,000
Desde el mes de junio, mensualmente debe elaborarse una nota de contabilidad

para registrar el ajuste por concepto de amortizacin de seguros por valor de
$150,000.
El registro contable ser:
Fecha
Cdigo
Cuenta
Dbito
Junio30
513025
Gastos de administracin
Seguros
170520
Gastos
Crdito
150,000
pagados
por
anticipadoSeguros y fianzas
150,000
64
Con este ajuste, que se debe efectuar durante el tiempo contratado en la pliza
(12 meses), se reconoce el gasto y se amortiza el activo diferido. Al cierre del mes
de junio, el saldo de la cuenta de gastos pagados por anticipado se habr
disminuido en $150,000.
En este grupo se encuentra, adems de los gastos pagados por anticipado, el

rubro de cargos diferidos por concepto de aquellos gastos que no son anticipados
ni es reembolsable en el saldo pendiente de causacin, sino que corresponden a
desembolsos o egresos por gastos que pertenecen a perodos futuros como
papelera, gastos preoperativos, etctera.
Al igual que los gastos pagados por anticipado, estos cargos diferidos deben
amortizarse o reconocerse en el perodo al cual correspondan, afectando los
resultados del ejercicio.
La Compaa Z Ltda. Pag en marzo 31 del ao 2008, la suma de $1,800,000 por

compra de papelera para el resto del ao.
El registro inicial ser el siguiente:
Fecha
Cdigo
Cuenta
Marzo 31
171 020
Cargos diferidosPapelera y tiles
111 005
Bancos
Dbito
Crdito
1 ,800,000
1 ,800,000
Este valor de la papelera corresponde a nueve (9) meses (abril a diciembre). Por
tanto, este valor debe amortizarse mensualmente a partir del mes de abril, lo cual
afecta los resultados de cada mes. La nota de contabilidad para registrar este
ajuste debe elaborarse de la siguiente forma:
65
Fecha
Cdigo
Cuenta
Abril 30
516515
Gastos operacionales -
Dbito
Crdito
Amortizacin de diferidosPapelera y tiles

171020
200,000
Cargos diferidosPapelera y tiles
200,000
Durante los restantes meses se elaborar la nota de contabilidad registrando los

ajustes respectivos de esa amortizacin.
c. Efecto de los ajustes por gastos e ingresos diferidos
Para los ingresos diferidos, el efecto en los estados financieros es el siguiente:
Incremento en la utilidad del ejercicio, pues se reconoce un ingreso que puede ser
operacional o no operacional.
Al incrementarse la utilidad, se incrementa tambin el valor del impuesto de renta.
Se disminuyen los pasivos, al amortizar el valor de los ingresos recibidos por
anticipado.
Para los gastos diferidos o gastos pagados por anticipado, el efecto es el

siguiente:
Se incrementa el valor de los gastos operacionales por el hecho de reconocer o
amortizar dichos gastos pagados por anticipado.
Se disminuye la utilidad del ejercicio y, por consiguiente, el valor del impuesto
renta.
Se disminuye el valor del activo corriente con la amortizacin de dichos pagos
anticipados.
66
2.5.3 Ajustes por depreciacin

En la unidad anterior se trat el tema de la depreciacin de activos fijos, sus mtodos, registros, etctera; pero ahora se trata lo concerniente a los ajustes y
soportes para contabilizarla cada vez que se d la causacin que afecta los
Los activos considerados como propiedad, planta y equipo, contribuyen a la
generacin de ingresos mediante su uso. Esta contribucin debe reconocerse en
cada ejercicio mediante la depreciacin de su valor histrico una vez sea ajustado.
La depreciacin se determina por medio de cualquiera de los mtodos de
reconocido valor tcnico como el de lnea recta, suma de los dgitos, unidades de
produccin, etctera, tratndose como un gasto y utilizando para ello asientos de
ajuste con efecto sobre los resultados operacionales del ente econmico.
La Compaa Z Ltda. adquiri al contado en febrero 28 del ao 2008 un vehculo

por valor de $18, 000,000, el cual tiene una vida til de 5 aos.
El registro contable es el siguiente:
Fecha
Cdigo
Cuenta
Dbito
Feb. 28
154005
Equipo de transporte
18,000,000
111005
Bancos
Crdito
18,000,000
Para ilustracin de los registros correspondiente a: la depreciacin de este

vehculo, se utilizar el mtodo de lnea recta.
Clculo de la depreciacin anual del activo:
Depreciacin = Costo del activo/ = 18,000,000/5
= $3,600,000 por ao
Vida til (aos)
67
Depreciacin mensual
= $3,600,000/ = $300,000 por mes

12 meses
El ajuste para reconocer la depreciacin a partir de marzo se registrar con la

siguiente nota de contabilidad:
Fecha
Cdigo
Mar.31
Cuenta
Dbito
Crdito
Gastos operacionales
516035
Depreciacin Vehculos
159235
Depreciacin
acumulada
$300,000
-
$300,000
Vehculos
Este asiento de ajuste se debe hacer para cada uno de los meses durante la vida
til del activo, hasta que sta termine o se produzca la venta o el retiro del activo.
b. Efectos de la depreciacin en los estados financieros
Los ajustes por concepto de depreciacin de los activos tienen los siguientes
efectos:
En el estado de resultados:
- Los gastos operacionales de administracin, de ventas y los costos de
produccin se incrementan y se afectan los resultados del ejercicio.
- Se disminuye el valor de la utilidad, disminuyendo el valor del impuesto de renta.
En el balance general:
El reconocimiento del gasto por depreciacin aumenta el valor de la depreciacin
acumulada, disminuyendo el valor neto en libros del activo, que corresponde a la
diferencia entre el costo histrico ajustado menos la depreciacin acumulada del
activo.
68
2.5.4 Amortizacin de los activos intangibles

Estos activos se amortizan segn los mismos trminos o parmetros de la
depreciacin de la propiedad, planta y equipo. Su valor histrico ajustado se
amortiza mediante cualquiera de los mtodos de reconocido valor tcnico durante
el tiempo de vida til estimada.
Ejemplo:
En el balance de la Compaa Z Ltda. Aparece en septiembre 30 del ao 2008 un
saldo en la cuenta de activos intangible s - Patentes, por valor de $12,000,000. La
vida til estimada es de 5 aos.
El clculo de la amortizacin ser el siguiente:
Amortizacin = Costo del activo/ = 12,000,000/ 5
= $2,400,000 por ao
Vida til
Valor amortizacin mensual = $2,400,000/12 = $200,000
El ajuste para todos los meses se efecta con la nota de contabilidad, y el registro
contable ser el siguiente:
Fecha
Cdigo
Cuenta
Julio 31
516510
Dbito
Amortizacin Intangibles
169815
Amortizacin
intangibles
Crdito
$200,000
acumulada
$200,000
69
Como en los ajustes anteriores, el reconocimiento de esta amortizacin afecta los

Los efectos en los estados financieros sern:
En el estado de resultados, se incrementan los gastos operacional es.
El impuesto de renta se disminuye como consecuencia de la reduccin de la
utilidad del ejercicio.
En el balance general, disminuyen los activos intangibles (patentes) por el valor de
la amortizacin.
2.5.5 Ajustes por correccin de errores u omisiones
En el proceso de registro de la informacin contable es posible la comisin
involuntaria de errores numricos u omisin de transacciones en los libros de
contabilidad.
Como existe la prohibicin expresa de borrar, tachar o arrancar hojas de los libros
de contabilidad, estos errores pueden corregirse al final de cada perodo mediante
notas contables que permitan registrar esos ajustes.
El 1 de octubre del ao 01 la Compaa Z Ltda. Recibi por concepto de un

contrato de mantenimiento de equipos de computacin por seis (6) meses la suma
de $3, 000,000. Por error, el departamento de contabilidad efectu el siguiente
registro:
Fecha
Cdigo
Cuenta
Oct. 1
110505
Caja
415590
Ingresos operacionales
Dbito
Crdito
3,000,000
Mantenimiento de equipos
3,000,000
Como puede observarse, el dinero recibido por anticipado corresponde a ingresos

de perodos futuros; por tanto, el registro debi ser el siguiente:
70
Fecha
Cdigo
Cuenta
Oct. 1
110505
Caja
270525
Ingresos recibidos por anticipado
Dbito
Crdito
3,000,000
3,000,000
Al final del mes de octubre, el contador detecta el error y observa que los ingresos
durante el mes por concepto del mantenimiento es de $500,000 y no los
$3,0000,000 registrados inicialmente.
Para corregir este error, debe realizarse el siguiente ajuste al 31 de octubre del
ao 2008
Fecha
Cdigo
Cuenta
Dbito
Oct. 1
415590
2,500,000
270525

Crdito
2,500,000
Con este asiento se ajusta la cuenta de ingresos operacionales a su valor real del
mes de octubre por $500,000 y no de $3,000,000, como inicialmente se
contabiliz, y la cuenta de ingresos recibidos por anticipado quedar con un saldo
crdito de $2,500,000, valor correspondiente a cinco (5) meses pendientes de
causar, los cuales figurarn como un pasivo en el balance general.
Otro tipo de error que se comete muy a menudo es la inversin de cifras en el

momento del registro de la transaccin.
Al registrar el valor de la nmina de empleados de la Compaa Z Ltda. del mes de

julio del ao 2008, se registr:
71
Fecha
Cdigo
Jul. 31
Cuenta
Dbito
Crdito
510506
Sueldos
111005
Bancos
2,350,000
2,350,000
El valor correcto girado por concepto de la nmina es de $2,530,000.

En el momento de detectar el error debe efectuarse el asiento de ajuste de la
siguiente manera:
Valor real de la nmina
$2,530,000
Valor registrado en libros

Diferencia a ajustar
2,350,000
180,000`
Fecha
Cdigo
Cuenta
Jul.31
510506
Sueldos
111005
Dbito
Crdito
180,000
Bancos
180,000
2.6 BALANCE DE PRUEBA AJUSTADO

Cuando finaliza el perodo contable, una vez realizados todos los registros de
ajuste que se han tratado hasta el momento y antes de preparar los estados
financieros se acostumbra elaborar un balance de prueba ajustado, cuyo objetivo
principal es comprobar la igualdad de los totales dbito y crdito.
Este balance de prueba o de comprobacin muestra los saldos de todas las
cuentas de resultado y de balance debidamente ajustados, lo cual permite conocer
los resultados obtenidos por el ente econmico durante el perodo contable y la
situacin financiera al final del ejercicio, con cifras reales.
Este balance de comprobacin realmente es un borrador que permite conocer los
saldos de todas las cuentas, pero en ningn caso remplaza los estados
financieros.
72
ASIENTOS DE CIERRE
Cuando finaliza el perodo contable, las empresas ajustan sus cuentas y cierran
los libros de contabilidad para conocer los resultados de sus operaciones, la
situacin financiera y preparar los estados financieros.
Una vez que se encuentren debidamente ajustadas las cuentas en los libros de
contabilidad, o sea cuando se han reconocido ingresos y gastos propios de cada
perodo, corregidos todos los errores y omisiones, se inicia el proceso de cierre.
Este proceso final del ciclo contable tiene como objetivo determinar la utilidad o la
prdida del ejercicio, y culmina con los asientos de cierre.
Los asientos de cierre tienen como propsito saldar o dejar en ceros todas las
cuentas del estado de resultados.
Estas cuentas, denominadas tambin cuentas transitorias o nominales, deben
cerrarse al finalizar el ejercicio para iniciar el siguiente perodo con saldo igual a
cero.
La metodologa de los asientos de cierre implica que las cuentas de resultado que
presentan saldo dbito, como los gastos, deben acreditarse por el mismo valor y
las cuentas transitorias con saldos crdito como los ingresos deben debitarse por
idntico valor.
Al acreditar las cuentas de gastos para su cierre, debe debitarse de la cuenta
Ganancias y prdidas por el mismo valor; mientras que al debitar las cuentas de
ingresos, se debe acreditar la cuenta Ganancias y prdidas por igual valor.
La cuenta Ganancias y prdidas es una cuenta temporal, cuyo fin es determinar si
las operaciones realizadas por la empresa en el perodo arrojaron una utilidad si
su saldo final es crdito, o una prdida si su saldo final es dbito en el perodo. Por
tanto, tambin debe cerrarse al finalizar el perodo contable cancelando su saldo
contra la cuenta de utilidad o prdida del ejercicio.
73
Ejemplo:
Una vez terminado el ciclo contable de la empresa Z Ltda., el balance de prueba
arroja las siguientes cifras en las cuentas de resultado:
$25, 000,000
$15, 000,000
Los asientos de cierre seran los siguientes:
Fecha
Cdigo
Cuenta
Dbito
Dic. 31
41
25,000,000
590505
Ganancias y prdidas
590505
Ganancias y prdidas
51
Crdito
25,000,000
15,000,000
15,000,000
Una vez terminado el ciclo, la cuenta de ganancias y prdidas debe saldarse. Si

en el perodo los ingresos superaron a los gastos, la empresa ha generado
utilidad, y arroja un saldo crdito en esta cuenta.
Por ser otra cuenta puente de carcter temporal, su cancelacin debe hacerse al
final.
En este caso, los ingresos superan a los gastos en $10, 000,000. Supngase una
provisin para impuestos del 33%. La cancelacin de la cuenta sera as:
Valor de la utilidad del ejercicio
$ 10, 000,000
Provisin para impuesto de renta (33%)

Utilidad neta del ejercicio
3.300,000
$
6, 700,000
El registro o asiento de cierre ser:

Fecha
Cdigo
Cuenta
Dbito
Crdito
Dic. 31
590505
Ganancias y prdidas
10,000,000
240405
Vigencia fiscal corriente
3.300,000
360501
Utilidad del ejercicio
6.700,000
74
2.7 BALANCE DE PRUEBA MENSUAL

Balance de Prueba (Concepto)
El balance de prueba consiste en relacionar todas las cuentas del mayor en orden
numrico con sus respectivos saldos utilizando varias columnas as: cdigo de
cuenta, nombre de la cuenta, columna de los dbitos y columna de los crditos. En
la columna de los dbitos irn las cuentas del activo, los costos y los gastos, y en
la columna de los crditos las cuentas del pasivo, el patrimonio y los ingresos. La
suma de las dos columnas deber ser igual.
Cada fin de mes, antes de la preparacin de los estados financieros, se

recomienda hacer una verificacin de igualdad de los saldos dbito y crdito de
todas las cuentas incluidas en el libro mayor. Aunque esta verificacin no
garantiza el correcto registro de las transacciones, en algunos casos permite
detectar errores y verificar el cumplimiento de la partida doble en ellos.
2.8 LA HOJA DE TRABAJO
Hoja de Trabajo (Concepto)
Es una herramienta utilizada en contabilidad para facilitar la mecnica de los
asientos de ajuste y de cierre, que permite conocer en forma preliminar la
situacin financiera de la empresa al finalizar el mes.
El diseo de esta hoja est dado por columnas dobles en la que se trascriben los
movimientos y los saldos dbito y crdito de todas las cuentas durante el perodo.
La hoja de trabajo es un apoyo para la contabilidad porque permite realizar los
asientos de ajuste y de cierre en los libros en borrador, para evitar errores y
prdida de tiempo.
La hoja de trabajo contiene varias columnas con la siguiente informacin:
1a. La columna. Nombre de la cuenta. En ella se relacionan los nombres de
todas las cuentas que intervienen en los estados financieros.
75
2a. columna. Balance de prueba. En esta columna se presentan los saldos

dbito y crdito de las cuentas antes de los correspondientes ajustes. Las sumas
de estas dos columnas deben ser iguales.
3a. columna. Ajustes. En esta columna se preparan los asientos de ajuste que la
empresa debe preparar al final del perodo contable. Si al efectuar stos aparecen
nuevas cuentas, se deben agregar en la columna de los nombres. Las sumas de
las dos columnas deben ser iguales.
4a. columna. Balance de prueba ajustado. Esta columna sirve para anotar los
saldos dbito y crdito de cada una de las cuentas debidamente ajustadas. Los
saldos de estas cuentas resultan de tomar los saldos del balance de prueba y
sumar o restar horizontalmente los movimientos de cada cuenta. La suma de las
dos columnas debe ser igual.
5a. columna. Estado de resultados. En esta columna deben presentarse las
cifras ajustadas correspondientes a las cuentas de resultado.
En la columna de los dbitos aparecen los saldos de las cuentas de gastos
operacionales y los no operacionales.
En la columna de los crditos aparecern tanto los ingresos operacionales como
los no operacionales generados por la empresa durante el perodo.
Al sumar las columnas dbito y crdito, su saldo no coincide pues ste representa
la utilidad o prdida de la empresa en el perodo. Si la suma de la columna crdito
es mayor que la suma de la columna dbito, la empresa obtuvo utilidades; en caso
contrario, la empresa incurri en prdidas. La diferencia de estas dos columnas
debe anotarse en el lado menor y sumarse, para que de esta forma las dos
columnas den sumas iguales.
6a. columna. Asientos de cierre. Esta columna sirve para cancelar los saldos de
las cuentas de resultado producto de las operaciones realizadas en el perodo,
76
dejndolas con saldo cero, para pasar los saldos solamente de las cuentas reales
o de balance a la columna siguiente. El procedimiento que debe aplicarse es el
siguiente:
- En la columna de los dbitos se registra el saldo de cada una de las cuentas de
ingresos y en la columna de los crditos se registran los saldos de todas las
cuentas de gastos. Al sumar las columnas dbito y crdito, da una diferencia que
corresponde al valor de la utilidad o prdida del ejercicio.
- Esta diferencia en estas dos columnas debe anotarse en el lado menor y
sumarse, para que de esta forma las dos columnas den sumas iguales.
7a. columna. Balance general. Es la ltima columna de la hoja de trabajo, a
donde debe trasladarse los saldos dbito y crdito de las cuentas que han
quedado con saldo. La suma de la columna del dbito debe ser igual a la columna
del crdito. En caso de que no coincidan estas sumas, debe revisarse todo el
proceso antes de efectuar el paso siguiente que ser el registro en los libros de
contabilidad.
Con el proceso anterior se han cancelado los saldos de las cuentas transitorias y
quedan solamente las del balance general, que permitir conocer la situacin
financiera del ente econmico.
Ejercicio de Aplicacin.
La Compaa Z Ltda. Es una empresa comercial cuya actividad econmica es la
compra y venta de mercancas. Los siguientes son los datos tomados de sus libros
de contabilidad al 3l de diciembre del ao 2008. (Vase balance de prueba del
cuadro No1).
Se requiere llevar a cabo los siguientes ajustes:
a. Las inversiones temporales devengan un rendimiento del 27% anual pagadero
por trimestre vencido; causar los intereses por el mes de diciembre.
b. Los intereses pagados por anticipado corresponden a tres meses pagados en
noviembre 30 del ao 2008
77
c. El mtodo de depreciacin utilizado por la empresa es el de lnea recta. La vida

til de los diferentes activos es la siguiente:
Equipo de oficina
10 aos
Muebles y enseres 10 aos

Vehculos
5 aos
d. Las obligaciones financieras deben reconocer un inters del 24% anual por
trimestre vencido; causar el valor de los intereses por el mes de diciembre.
e. Crear la provisin para deudas malas equivalente al 2% del saldo de cuentas
por cobrar a clientes.
f. Los ingresos recibidos por anticipado corresponden al valor de tres meses de
arrendamiento (diciembre a febrero).
g. Al cierre del ao no se han pagado los servicios pblicos del mes de diciembre
por valor de $200,000.
Pasos que se deben seguir:

1. Diligenciar la hoja de trabajo.
2. Registrar en forma de diario los asientos de ajuste y de cierre.
3. Preparar el estado de resultados por el ao 2008 Y el balance general al 31 de
diciembre del ao 2008
Solucin
En este ejemplo, la empresa ha realizado todas las transacciones normales hasta
el mes de diciembre del ao 2008, pero con el fin de presentar estados financieros
ajustados a la realidad es necesario efectuar los ajustes propuestos, siguiendo las
normas contables as:
78
Cuadro No.1
Compaa Z Ltda.
Balance de prueba
al 31 de diciembre del ao 2008
Saldos
Nombre de la cuenta
Caja
Bancos
Dbito
Crdito
1,700,000
y
cuenta
de
ahorro
Inversiones temporales
3,250,000
2,000,000
Cuentas por cobrar - Clientes
12,250,000
Deudores varios
1,800,000
Inventario de mercancas
8,700,000
Equipo de oficina
8,500,000
Depreciacin acumulada
Muebles y enseres
Depreciacin
5,800,000
acumulada
Vehculos
Depreciacin
1,740,000
22,000,000
acumulada
Intereses pagados por anticipado

Obligaciones
2,550,000
3,300,000
750,000
financieras
10,000,000
Proveedores nacionales
8,360,600
1,800,000
Ventas
Devoluciones en ventas
35,820,000
237,000
Sueldos
6,250,000
Arrendamientos
3,450,000
Servicios pblicos
620,000
Papelera y tiles
189,000
79
224,600
Costo de ventas
19,700,000
Capital social
30,000,000
Reserva legal
385,000
Utilidades acumuladas
3,465,000
Sumas iguales
$97,420,600
$97,420,600
Ajustes por ingresos causados por cobrar

Al cierre del ejercicio la empresa posee $2, 000,000 en inversiones temporales
que generan rendimientos del 27% anual, pagaderos cada trimestre vencido.
Se hace necesario el ajuste para reconocer un ingreso no operacional por
concepto de intereses.
Valor de la inversin temporal

Inters pactado
$2, 000,000
27% anual
Clculo de los intereses:
$2,000,000 x 27% x 30/360 = $45,000
Se elabora la nota de contabilidad por este ajuste de la siguiente forma:
Fecha
Cdigo
Cuenta
Dbito
Dic. 31
134510
Intereses
45,000
421005
Intereses
Crdito
45,000
Ajustes por gastos causados por pagar

Las obligaciones financieras generan unos intereses del 24% anual pagadero por
trimestre vencido. Se hace necesario reconocer o causar el gasto correspondiente
por concepto de intereses sobre obligaciones por el mes de diciembre de la
siguiente manera:
80
Valor del capital adeudado
$10, 000,000
Valor tasa de inters
24% anual
Clculo de los intereses
$10,000,000 x 24% x 30/360 = $200,000
Se elabora la nota de contabilidad correspondiente, y el gasto se causa as:
Fecha
Cdigo
Cuenta
Dbito
Dic. 31
530520
Intereses
200,000
233505
Gastos financieros
Crdito
200,000
Al cierre del ejercicio la cuenta correspondiente a los servicios pblicos del mes de
diciembre se encuentra sin pagar. Como bien se sabe, la aplicacin del principio
de causacin permite tener una informacin ms cercana a la realidad; por tanto,
deben causarse o reconocerse los gastos que an no se hayan pagado.
Valor de los servicios pblicos sin pagar $200,000
Se elabora el comprobante de ajuste en la siguiente forma:
Fecha
Cdigo
Cuenta
Dbito
Dic. 31
5235
Servicios
200,000
233550
Servicios pblicos
Crdito
200,000
Ajustes a los diferidos

Gastos pagados por anticipado. En el balance de prueba figura una partida por
concepto de intereses pagados por anticipado, originados el 30 de noviembre del
ao 2008, pero que corresponden al pago por tres meses (90 das). Debe
81
entonces causarse el gasto o amortizarse ese pago diferido por el mes de

diciembre as:
Valor pagado por intereses
Perodo pagado
$750,000
90 das
El ajuste ser:
$750,000 = $8,333.33 x 30/90 = $250,000
Fecha
Cdigo
Cuenta
Dbito
Dic. 31
530520
Intereses
250,000
170505
Intereses
Crdito
250,000
La empresa recibi $1, 800,000 por concepto de arrendamiento de tres meses

anticipado (de diciembre a febrero). Se debe reconocer el ingreso correspondiente
al mes de diciembre en la siguiente forma:
Valor recibido
$1, 800,000 /3 = $600,000
Valor del ingreso realizado
$600,000
La nota contable es la siguiente:
Fecha
Cdigo
Cuenta
Dbito
Dic. 31
270515
Arrendamientos
600,000
422010
Construcciones y edificaciones
Crdito
600,000
Ajustes por depreciacin de activos

Los activos de la empresa, por efectos de su uso, pierden valor, lo cual se refleja
contablemente con la figura denominada depreciacin.
En este ejercicio se utilizar el mtodo de lnea recta.
82
Equipo de oficina:
Costo en libros del activo a diciembre 31 del ao 2008
$8, 500,000
Depreciacin acumulada a diciembre 31 del ao 2008
$2, 550,000
Clculo de la depreciacin por diciembre del ao 2008
Depreciacin = valor del activo/ = $8, 500,000/ = $850,000 por ao

Vida til
10 aos
Depreciacin mensual = $850,000 / 12 = $70,833
El registro de este ajuste ser el siguiente:
Fecha
Cdigo
Cuenta
Dbito
Dic. 31
516015
Equipos de oficina
70,8333
159215
Equipos de oficina
Crdito
70,8333
El valor neto en libros despus del ajuste por la depreciacin de diciembre

quedar reflejado as:
Valor histrico
$8, 500,000
Menos: Depreciacin acumulada

Valor neto en libros
2, 620,833
$5, 879,167
Muebles y enseres:
Costo en libros del activo a diciembre 31 del ao 2008 $5,800.000
Clculo de la depreciacin por el mes de diciembre/2008
Depreciacin = valor del activo/ = $5, 800,000/ = $850,000 por ao
Vida til
10 aos
Depreciacin mensual = $580,000 / 12 = $48,333

El registro de este ajuste ser el siguiente:
83
Fecha
Cdigo
Cuenta
Dbito
Dic. 31
516015
Equipos de oficina
48,333
159215
Equipos de oficina
Crdito
48,333

Valor histrico
$5, 800,000

1, 788,333
$4, 011,667
Vehculos o equipo de trasporte:

Costo en libros del activo a diciembre 31 del ao 2008
$22, 000,000
Clculo de la depreciacin por diciembre del ao 2008
Depreciacin = valor del activo/ = $22, 000,000/ = $4, 400,000 por ao

Vida til
5 aos
Depreciacin mensual = $4, 400,000 /12 = $366,667
El registro de este ajuste ser como sigue:
Fecha
Cdigo
Cuenta
Dbito
Dic. 31
516035
Flota y equipo de transporte
366,667
159235
Flota y equipo de transporte
Crdito
366,667

84
Valor histrico
$22, 000,000
3,666.667
$18, 333,333
Las normas de contabilidad permiten presentar los activos, bienes o derechos de

la empresa por su verdadero valor de realizacin. Por eso, al finalizar el ejercicio
se deben constituir las provisiones necesarias para ello. En el ejemplo, las cuentas
por cobrar presentan un riesgo de prdida estimado en el 2%, por lo cual se debe
efectuar el siguiente ajuste:
Saldo en cuentas por cobrar
$12, 250,000
Provisin por estimar
2%
Clculo de la provisin: $12, 250,000 x 2% = $245,000
Fecha
Cdigo
Cuenta
Dbito
Dic. 31
519910
Deudores
245,000
139905
Clientes
Crdito
245,000
El valor neto en libros despus del ajuste por la provisin calculada al cierre de
diciembre quedar reflejado as:
Valor cuentas por cobrar

Menos: Provisin para cuentas malas
$12, 250,000
245,000
$12, 005,000
85
Una vez efectuados todos los registros de los ajustes, se procede a trasladar esa
informacin a la hoja de trabajo en la columna de ajustes como muestra el cuadro
No. 2
Despus de registrar los ajustes se procede a determinar los nuevos saldos de las
cuentas, lo que dar el balance de prueba ajustado.
Una vez conocidos estos saldos se puede determinar el estado de resultados o de

ganancias y prdidas, trasladando los saldos ajustados de las cuentas de
resultados; en la columna de los dbitos se registran los saldos de las cuentas de
egresos o gastos y en la de crditos los saldos de las cuentas de ingresos.
La sumatoria de estas dos columnas determinar si la empresa obtuvo utilidades o
prdidas. Si la sumatoria de los crditos es mayor que los dbitos, significa que los
ingresos son mayores; por tanto, el resultado es utilidad. Si la sumatoria de los
dbitos o egresos es mayor, entonces la empresa obtuvo en ese perodo prdidas.
En el ejemplo, en la hoja de trabajo pueden verse las siguientes cifras:

Sumatoria de los dbitos $32, 051,433
Sumatoria de los crditos $36, 465,000
La diferencia es favorable; hay una utilidad antes de impuestos de $4, 413,567,
cifra que debe colocarse en el lado menor para efectos de cuadre.
En este caso, la utilidad debe trasladarse a la columna de los asientos de cierre o
de pago de cuentas de resultado como se ve en la hoja de trabajo.
86
CUADRO No. 2 HOJA DE TRABAJO. AJUSTES

Com paa Z Ltda. - Hoja de Trabajo
Balance de prueba
Nom bre de la Cuenta
Caja
Bancos y cuentas de ahorro
Deudores varios
Equipo de oficina
Muebles y enseres
Vehculos
Ventas
Sueldos
Arrendamientos
Servicios pblicos
Papelera y tiles
Costo de ventas
Capital social
Reserva legal
Sum as Iguales
Ingresos por cobrar
Ingresos no operacionales
Gastos causados por pagarGastos
Intereses causados por pagarGastos
por depreciacin
Servicios
Gastos por depreciacin
Gastos por depreciacin
Provisin cuentas malas
Sum as Iguales
Diciem bre 31/2008

Dbito
Crdito
1,700,000
3,250,000
2,000,000
12,250,000
1,800,000
8,700,000
8,500,000
2,550,000
5,800,000
1,740,000
22,000,000
3,300,000
750,000
10,000,000
8,360,600
1,800,000
35,820,000
237,000
6,250,000
3,450,000
620,000
189,000
224,600
Balance de prueba
Ajustes
Dbito
Crdito
70,833
48,333
366,667
250,000
600,000
200,000
200,000
250,000
245,000
19,700,000
30,000,000
385,000
3,465,000
Ajustado
Dbito
Crdito
1,700,000
3,250,000
2,000,000
12,250,000
1,800,000
8,700,000
8,500,000
2,620,833
5,800,000
1,788,333
22,000,000
3,666,667
500,000
10,000,000
8,360,600
1,200,000
35,820,000
237,000
6,250,000
3,450,000
820,000
189,000
424,600
250,000
245,000
19,700,000
30,000,000
385,000
3,465,000
$97420600 $97420600
45,000
45,000
45,000
600,000
200,000
200,000
70,833
48,333
366,667
45,000
600,000
200,000
200,000
70,833
48,333
366,667
245,000
$2025833
$2025,833
245,000
$ 98,596,433
$98,596,433
Asientos de cierre
La cancelacin de las cuentas de resultado, como se vio, consiste en la
cancelacin de lo: saldos de las cuentas de ingresos y egresos contra la cuenta de
ganancias y prdidas, de lo cual queda un saldo correspondiente a la utilidad del
87
ejercicio, utilidad antes de impuestos, que se traslada a la columna del balance

general en la columna de los crditos.
Una vez canceladas las cuentas de resultado con los cierres, quedarn solamente
como saldos las cuentas reales o de balance, que en la hoja de trabajo se
trasladan a la columna del balance general con sus correspondientes saldos,
dbitos o crditos, dependiendo de la naturaleza de la cuenta, con excepcin de
las cuentas de depreciaciones acumuladas que son cuentas del grupo del activo
pero son de naturaleza crdito y que sirven para determinar el valor neto en libros
de esos activos.
Los registros sern los siguientes:
Cancelacin de las cuentas de ingresos
Fecha
Dic. 31
Cdigo
Cuenta
41 Ventas
Dbito
Crdito
35,820,000

Intereses
45,000

Arrendamientos
600,000
590505 Ganancias y perdidas
36,465,000
Cancelacin de las cuentas de egresos

Fecha
Dic. 31
Cdigo
Cuenta
590505 Ganancias y prdidas

417501 Devoluciones en ventas
Dbito
Crdito
32,051,433
237,000
Gastos operacionales:
510506 Sueldos
6,250,000
512010 Arrendamientos
3,450,000
513525 Servicios pblicos Papelera y
820,000
519530 tiles
189,000
519910 Papelera y tiles
245,000
88
516015 Provisin para cuentas malas

Gastos
70,833
516015 Depreciacin equipo de oficina

-
Gastos
Depreciacin
516035 muebles y enseres
530520 Gastos
48,333
Depreciacin
vehculos
Gastos
366,667
no
operacionales
Intereses
674,600
613524 Costo de ventas
19,700,000
Cancelacin de la cuenta ganancias y prdidas

En Colombia, obligatoriamente todas las empresas deben efectuar un cierre al 31
de diciembre de cada ao; y as, comenzar al 1 de enero con las cuentas del
estado de resultados en cero.
Una vez cerradas todas las cuentas de gastos e ingresos y que sus saldos se
encuentran en la cuenta ganancias y prdidas, esta ltima debe saldarse. Si en el
perodo los ingresos superan a los costos y gastos, significa que la empresa ha
generado utilidades; por consiguiente, la cuenta ganancias y prdidas arrojar un
saldo crdito. De lo contrario, su saldo ser debito, es decir, la empresa tuvo
prdida.
Fecha
Cdigo
Cuenta
Dbito
Dic. 31
590505
Ganancias y prdidas
4,413,567
360501
Crdito
4,413,567
Ejemplo de prdida
Fecha
Cdigo
Cuenta
Dbito
Dic. 31
361001
Perdida del ejercicio
4,413,567
590505
Ganancias y prdidas
Crdito
4,413,567
89
La hoja de trabajo (vase cuadro No.3) como se observa, es una herramienta que
permite obtener estados financieros en forma de borrador antes de efectuar
ajustes y registros en los libros de contabilidad.
Con el trabajo finalizado se procede a elaborar los estados financieros bsicos, el
balance general y el estado de resultados, con una clasificacin que se explicar
en la prxima unidad.
El siguiente es el estado de resultados de la Compaa Z Ltda. Al cierre del ao
2008.
Cuadro No. 3
Compaa Z Ltda.
Estado de resultados por el perodo comprendido
entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del ao 2008
INGRESOS
Ventas brutas
$35,820,000
Menos: Devoluciones en ventas
(237.000)
Ventas netas
$35,583,000
Menos: Costo de las mercancas vendidas
($19,700,000)
$15,883,000
Menos:
Gastos operacionales:
Sueldos
$6,250,000
Arrendamientos
3,450,000
Servicios pblicos
820,000
Papelera y tiles
189,000
Depreciaciones de activos
485,833
Provisin para cuentas malas
245,000
Total gastos operacionales
11,439,833
UTILIDAD OPERACIONAL
$4,443,167
Ms:
Otros
ingresos
no
operacionales
Menos: Otros gastos no operacionales

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS
645,000
(674,600)
$4,413,567
90
Cuadro No. 4
Compaa Z Ltda. - Hoja de Trabajo
Balance
Nombre
de
la
de
Prueba
Ajustes
Diciembre 31 de 01
Balance
de
Prueba
Asientos de cierre
Ajustado
Balance General
Cuenta :
Dbito
Caja
1,700,000
1,700,000
1,700,000
3,250,000
3,250,000
3,250,000
2,000,000
2,000,000
2,000,000
12,250,000
12,250,000
12,250,000
Deudores Varios
1,800,000
1,800,000
1,800,000
Inv entario
de
8,700,000
8,700,000
8,700,000
de
8,500,000
8,500,000
8,500,000
Bancos
cuentas
de
Crdito
Dbito
Crdito
Dbito
Diciembre
31 de 01
Crdito
Dbito
Crdito
Dbito
Crdito
Dbito
Crdito
ahorro
Inv ersiones
temporales
Cuentas
por
cobrar - Clientes
mercancas
Equipo
of icina
Depreciacin
2,550,000
70,833
2,620,833
2,620,833
acumulada
Muebles
5,800,000
5,800,000
5,800,000
enseres
Depreciacin
1,740,000
48,333
3,300,000
366,667
1,788,333
1,788,333
acumulada
Vehculos
22,000,000
Depreciacin
22,000.000
22,000,000
3,666,667
3,666,667
10,000,000
acumulada
Intereses
pagados
750,000
250,000
500,000
500,000
8,360,600
por
anticipado
Obligaciones
10,000,000
10,000,000
8,360,600
8,360,500
1,200,000
f inancieras
Prov eedores
nacionales
Ingresos
recibidos
1,800,000
600,000
1,200,000
por
91
anticipado
Ventas
35,820,000
Dev oluciones en
35,820,000
35,820,000
35,820,000
237,000
237,000
237,000
237,000
Sueldos
6,250,000
6,250,000
6,250,000
6,250,000
Arrendamientos
3,450,000
3,450.000
3,450,000
3,450,000
Serv icios
620,000
820,000
820,000
820,000
189,000
189,000
189,000
200,000
424.600
424,600
424,600
250,000
250,000
250,000
250,000
245,000
245,000
245,000
245,000
19,700,000
19,700,000
19,700,000
v entas
200,000
pblicos
Papelera
189,000
no
224,600
tiles
Gastos
operacionales
Costo de Ventas
19,700,000
Capital social
30,000,000
30,000,000
30,000,000
Reserv a legal
385,000
385,000
385,000
3,465,000
3,465,000
Utilidades
acumuladas
3465000
97,420,600
Ingresos
por
97,420,600
45,000
45,000
45,000
cobrar
Ingresos
no
45,000
45,000
45,000
45,000
600,000
600,000
600,000
600,000
200,000
200,000
200,000
200,000
200,000
200,000
operacionales
Gastos
causados
por
pagar- intereses
Gastos
causados
por
pagar- Serv icios

Gastos
por
70,833
70,833
70,833
70,833
por
48,333
48,333
48,333
48,333
por
366,667
366,667
366,667
366,667
Depreciacin
Gastos
Depreciacin
Gastos
92
Depreciacin
Prov isin
245,000
245,000
245,000
Cuentas malas
Sub-Totales
Utilidad
2,025,833
del
2,025,833
98,596,433
98,596,433
32,051,433
36,465,000
4,413,567
4,413,567
4,413,567
ejercicio
Sumas iguales
36,465,000
36,465,000
36,465,000
36,465,000
66,545,000
66,545,000
93
La siguiente es la presentacin del balance general clasificado de la C ompaa Z

Ltda. Al cierre del ejercicio del ao 2008:
Compaa Z Ltda.
Balance General
A 31 de diciembre del ao 2008
ACTIVO
Activo corriente Disponible:
Caja
$1,700,000
3,250,000
2,000,000
Cuentas por cobrar/Clientes

Menos: Provisin cuentas malas
12,250,000
(245,000)
Cuentas por cobrar - Clientes - Neto
12,005,000
Deudores varios
1,800,000
Ingresos por cobrar
45,000
8,700,000
Total activo corriente
29,500,000
Activos fijos
Propiedad, planta y equipo:
Equipo de oficina
8,500,000
(2,620,833)
Equipo de oficina - Neto

Muebles y enseres
5,879,167
5,800,000
(1,788,333)
Muebles y enseres - Neto

Equipo de trasporte -Vehculos
4,011,667
22,000,000
94
(3,666,667)
Equipo de trasporte - Neto
18,333,333
Total propiedad, planta y equipo
28,224,167
Activos no corrientes
Diferidos y otros activos:
TOTAL ACTIVO
500,000
$58,224,167
Pasivo
Pasivo Corriente:
$10,000,000
8,360,600
Gastos causados por pagar

Ingresos recibidos por anticipado-Arrendamientos
TOTAL PASIVO
400,000
1,200,000
19,960,600
Patrimonio
Capital social
$30,000,000
Reserva legal
385,000
3,465,000
4,413,567
TOTAL PATRIMONIO
$38,263,567
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
$58,224,167
95
RESUMEN DE LA UNIDAD
Los asientos de ajuste afectan las cuentas del balance general y del estado de
resultados
Todas las transacciones que exigen asientos de ajuste al final del perodo
involucran gasto acumulado, ingresos acumulados, gastos diferidos, ingresos
diferidos, depreciacin activos fijos.
El tipo de ajuste por ingresos acumulados significa un ingreso causado durante el
perodo contable, pero que al final del perodo de ste su cobro no se ha realizado.
En los estados financieros debe aparecer un ingreso realizado por anticipado en
las cuentas del pasivo, los gastos acumulados por pagar tambin son pasivos y
los ingresos acumulados por cobrar pertenecen a los activos.
Los gastos pagados por anticipado se llaman tambin gastos diferidos y se
presentan en el balance general como un activo.
Si se omite, es decir si no se hace el asiento de ajuste sobre un gasto pagado por
anticipado, afecta los estados financieros: el balance general y estado de
resultados.
Los gastos de depreciacin son un gasto de operacin y es la distribucin
sistemtica del costo de un activo, como un edificio o equipo, que lo lleva a gasto
durante la vida til del activo.
96
AUTOEVALUACIN
1. Qu es una hoja de trabajo? Para qu sirve?

2. Cul cuenta cierra ingresos? Cul cuenta cierra gastos?
3. Cmo se realiza el cierre?
4. Cundo se realizan los asientos de ajuste?
5. Cul es la finalidad balance de prueba?
6. Por qu las cuentas de resultados son cuentas temporales?
7. Ejercicios de Aplicacin
a. El 15 de febrero, la compaa Financiamos S.A. prest a la compaa ASC Ltda.
La suma de $54, 000,000 a 3 meses, con un inters del 36% anual por trimestre
anticipado. La entidad financiera prepara informes contables cada mes. Registrar
el hecho econmico en Financiamos S.A. y los ajustes correspondientes.
b. El 1 de abril del ao 01, la compaa Z Ltda., tom un seguro contra robos, por
lo cual pag una prima de $2,400,000, con una cobertura de un ao con un
cheque. Realizar el asiento del hecho econmico al 30 de agosto.
c. La Z Ltda. Adquiri el15 de mayo un bus por valor de $60,000,000 y pag de

contado el 50% y el resto mediante un crdito bancario a largo plazo, sin inters.
Realizar el asiento del hecho econmico, el clculo de la cuota de depreciacin, y
los asientos de ajuste para 30 de mayo, 30 de junio y 31 de diciembre, utilizando
el mtodo de depreciacin de lnea recta.
d. La compaa Z Ltda. Recibe el 20 de septiembre $6,000,000 por concepto de

arrendamiento de 6 meses, La compaa cierra libros mensualmente. El contador
realiza el siguiente asiento:
97
Sep.20
Caja
6,000,000
Ingreso Arrendamiento
6,000,000
Realizar el ajuste necesario para corregir este error en la fecha de cierre el 30 de

septiembre.
e. La compaa Z Ltda. Cierra libros al final de cada mes. El 15 de marzo invirti

$50,000,000 en depsitos a trmino en un banco, para retirarlo al cabo de 3
meses. Estos depsitos pagan el 24% por trimestre vencido, se pide realizar el
registro en marzo 15 y los ajustes respectivos de cada mes y el asiento de
reembolso.
f. La compaa Z Ltda. Presenta el siguiente balance de prueba al 30 de
noviembre del ao 01
Banco:
$113, 500,000.
15,000,000.
Capital
135,000,000.
Ingresos por inters:
11,800,000
Caja
10,000,000
Clientes:
6,000,000
Proveedores:
13,300,000.
Gastos generales:
3,800,000.
Equipos de oficina:
20,000,000
(Comprados
el
de
septiembre).
Maquinaria:
1,800,000
(Comprada el 1 mayo).
Edificaciones:
15,000,000
(Comprada 1 febrero).
Terreno:
5,000,000.
98
Balance de Prueba
Compaa Z Ltda.
Balance de prueba
al 30 de noviembre del ao 01
Nombre de la cuenta
Dbito
Caja
10,000,000
Bancos :
113,500,000
Crdito
Cuentas
por cobrar-Clientes
6,000,000
Equipo de oficina
20,000,000
Maquinaria
1,800,000
Edificaciones
15,000,000
Terreno
5,000,000
Proveedores
13,300,000
Ingresos por inters
11,800,000
Gastos generales
3,800,000
Capital
135,000,000
15,000,000
Sumas iguales
$175,100,000 $175,100,000
Durante el mes de diciembre se realizaron las siguientes transacciones:
Diciembre 1: se consigna en el banco $5, 000,000 en efectivo
99
Diciembre. 5: se adquiere una pliza de seguros; la prima anual es de $1 200,000,

la cual se paga con un cheque. Diciembre. 10: con cheque se pagan gastos
diversos por $2, 000,000.
Diciembre 15: con cheque se pagan arrendamientos por $1,500,000 hasta el15 de
febrero.
Diciembre 20: se contratan .dos (2) empleados para la empresa, los cuales
devengarn un sueldo de $600,000 mensuales cada uno, pagaderos en quincenas
vencidas.
Diciembre 20: se genera un cheque por $15,000,000 a favor del Banco de Bogot,
con el fin de colocarlo a producir al 30% anual por trimestre vencido.
Preparar los asientos de ajuste, los asientos de cierre y presentar los estados
financieros (balance general y estado de resultados). Ver modelos en la unidad
3. Ciclo Contable y Estados Financieros
100
CICLO CONTABLE Y ESTADOS

FINANCIEROS
Unidad 3
PRESENTACIO N
El proceso tcnico que debe seguirse desde la apertura de los libros de
contabilidad hasta la emisin de estados financieros se conoce con el
nombre de ciclo contable.
El administrador de empresas debe tener suficientes conocimientos de cada

una de estas etapas,
que garantice el buen manejo, administracin
registro de la informacin contable.
Los estados financieros son el medio de divulgacin de la informacin

contable y constituyen la herramienta fundamental para la toma de
decisiones en las empresas, por lo anterior, es importante que el
administrador de empresas tenga las competencias suficientes en el diseo y
elaboracin de
estos
reportes financieros, que hacen parte de su
responsabilidad.
PROBLEMA
Cules son los procedimientos contables que deben seguirse para el
registro de las operaciones comerciales del ente econmico desde la
ocurrencia del hecho econmico hasta la emisin de Estados Financieros?
Al terminar de estudiar la presente unidad usted tendr las siguientes
competencias:
Concepta sobre las diferentes etapas del ciclo contable.
102
Elabora estados financieros a partir de la informacin de los libros

de contabilidad.
Interpreta la informacin contable para la toma de decisiones.
DINAMIC A PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIE NTO

UNIDAD 3

Actividad Previa.
Lea detenidamente la Unidad N 3
Resuelva los cuestionarios que aparecen en la evaluacin.
Desarrolle
los
cuestionarios
ejercicios
que
aparecen como
Autoevaluacin.
Actividad en Grupo.
Realice un resumen de toda la unidad 3 el cual ser debatido
Reunidos en los Cipas, discutan el resumen de la Unidad y socialice
los cuestionarios o ejercicios correspondientes a la Autoevaluacin
103
EVALUACIO N INICIAL
1.
Qu entiendes por ciclo contable?

______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
____________
2.
Cules son las etapas o procesos del ciclo contable?
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
____________
3.
Qu son los estados financieros y como se clasifican?
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
EVALUACION INICIAL
______________________________________________________
______________________________________________________
____________
104
3.1 CICLO CONTABLE

CICLO CONTABLE
APERTURA
MOVIMIENTO
CIERRE
ESTADOS
FINANCIEROS
3.1.1 Concepto e Importancia
Es el proceso tcnico que se debe seguir para garantizar que todos los
hechos econmicos se reconocen
y se transmiten correctamente a los
usuarios de la informacin; en otras palabras, es el proceso ordenado y

sistemtico para el control y registro de la informacin contable, que va
desde la preparacin de los comprobantes de contabilidad -con base a los
documentos fuente-, el registro en los libros principales y auxiliares, hasta la
preparacin de los estados financieros.
El ciclo contable no se debe confundir con el perodo contable, ya que este

ltimo hace referencia al espacio de tiempo que corresponden los estados
financieros y al cabo del cual se determinan los resultados econmicos y la
situacin financiera de los entes econmicos.
Su importancia radica en que los hechos econmicos relacionados con los

estados financieros al ser medibles y pertinentes, representan confiabilidad
para los usuarios de la informacin.
105
3.1.2 Partes del Ciclo Contable (Flujograma)
Soportes de
Contabilidad
AUXILIARES
COMPROBANTES
DE CONTABILIDAD
PRINCIPALES
Diario Columnario
Ajustes
Cierre
Mayor y Balances
Estados Financieros
3.1.2.1 Apertura
Hace referencia al registro de los aportes de capital de los socios para
sociedades- con base a la escritura pblica o con base en los aportes del
dueo, segn inventario inicial.
3.1.2.2 Movimiento
Corresponde
las
diferentes
operaciones
que
la
empresa
realiza
relacionadas con el giro normal del negocio (objeto social).
106
3.1.2.3 Cierre
Esta comprendida por la etapa de ajustes y la de cancelacin de cuentas de

resultado.
En la etapa de ajustes, se procede a revisar y analizar cada una de las

diferentes cuentas con el fin de llevar a su valor ms real la contabilidad y
presentar posteriormente los estados financieros en forma confiable.
Existen diversas clases de ajustes, entre otros:
Por arqueos de caja,

Por amortizacin de diferidos,
Por gastos e ingresos acumulados,
Por conciliacin bancaria,
Por reclasificaciones de cuentas y correccin de errores,
Por clculo de la depreciacin de propiedades, planta y equipo,
Por el clculo y ajuste de provisiones,
3.2 ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros, cuya preparacin y presentacin es responsabilidad

de los administradores del ente, son el medio principal para suministrar
informacin contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente
econmico. Mediante una tabulacin formal de nombres y cantidades de
dinero derivados de tales registros, reflejan, a una fecha de corte, la
recopilacin, clasificacin y resumen final de los datos contables.
107
3.2.1 Clases, Caractersticas y Aspectos Normativos
Teniendo en cuenta las caractersticas de los usuarios a quienes van

dirigidos o los objetivos especficos que los originan, los estados financieros
se dividen en estados de propsito general y de propsito especial.
El Decreto Reglamentario 2649 de 1993, hace una clasificacin de los

estados financieros atendiendo las caractersticas de los usuarios a quien
van dirigidos, as:
De propsito general
1. Estados financieros bsicos:
a) Balance general;
b) Estado de resultados;
c) Estado de cambios en el patrimonio;
d) Estado de cambios en la situacin financiera, y
e) Estado de flujos de efectivo.
2. Estados financieros consolidados:
De propsito especial
1. Balance inicial.
2. Estados financieros de perodos intermedios.
3. Estados de costos.
108
4. Estado de inventarios.
5. Estados financieros extraordinarios.
6. Estados de liquidacin.
7. Estados financieros que se presentan a las autoridades.
8. Estados financieros preparados sobre una base comprensiva distinta de

los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Estados financieros comparativos.

Estados financieros certificados y dictaminados.
3.2.2 Estados Financieros Bsicos
3.2.2.1 Clases
Son estados financieros bsicos:
1. El balance general,
2. El estado de resultados,
3. El estado de cambios en el patrimonio,
4. El estado de cambios en la situacin financiera,
5. El estado de flujos de efectivo.
109
3.2.2.2 Aplicacin: Ver modelos:
ALMACN LA REBAJA
Del 1 de enero a 31 de diciembre de 200?
VENTAS NETAS
Menos:
$7.000.000
COSTO DE VENTAS
Ms: Compras netas
$ 9.000.000
5.000.000
$14.000.000
Menos: Inventario final de M/cas
8.500.000
TOTAL COSTO DE VENTAS:
5.500.000
Menos:
GASTOS OPERACIONALES
De administracin:
Gastos de personal
$2.600.000
$1.000.000
Arrendamientos
900.000
Servicios
200.000
Amortizaciones
200.000
Honorarios
300.000
De ventas:
Provisiones
7.000
$
7.000
TOTAL GASTOS OPERACIONALES:

PRDIDA OPERACIONAL
Menos:
$1.500.000
2.607.000
($1.107.000)
GASTOS NO OPERACIONALES
Financieros
PRDIDA DEL EJERCICIO
5.000
($1.112.000)
110
ALMACN LA REBAJA
Balance general
31 diciembre de 200?
ACTIVO
ACTIVO CORRINTE
Caja
$ 480.000
Bancos
7.995.000
Clientes
$2.000.000
Menos: Provisin
7.000 1.993.000
Cuentas por cobrar a trabajadores
20.000
Mercancas no fabricadas por la empr. 8.500.000

Gastos pagados por anticipado
400.000
TOTAL ACTIVO CORRIENTE:
$19.388.000
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

Equipo de oficina
Equipo de computacin y comunicac.
$2.000.000
3.000.000
TOTAL PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
5.000.000
OTROS ACTIVOS
Cargos diferidos
TOTAL ACTIVO:
400.000
$24.788.000
111
PASIVO
PASIVO CORRIENTE
$8.000.000
Acreedores varios
5.000.000
Costos y gastos por pagar
300.000
TOTAL PASIVO CORRIENTE:
$13.300.000
PATRIMONIO
Capital de personas naturales

Menos: Prdida del ejercicio
TOTAL PATRIMONIO:
TOTAL PASIVO MS PATRIMONIO
$12.600.000
1.112.000
11.488.000
$24.788.000
112
RESUMEN
El ciclo contable es el proceso tcnico que se debe seguir para garantizar
que todos los hechos econmicos se reconocen
y se transmiten
correctamente a los usuarios de la informacin; en otras palabras, es el

proceso ordenado y sistemtico para el control y registro de la informacin
contable, que va desde la preparacin de los comprobantes de contabilidad con base a los documentos fuente-, el registro en los libros principales y
auxiliares, hasta la preparacin de los estados financieros. Hacen parte del
ciclo contable los siguientes procesos: apertura, moviendo, cierre y
preparacin de estados financieros.
Los estados financieros, cuya preparacin y presentacin es responsabilidad

de los administradores del ente, son el medio principal para suministrar
informacin contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente
econmico. Mediante una tabulacin formal de nombres y cantidades de
dinero derivados de tales registros, reflejan, a una fecha de corte, la
recopilacin, clasificacin y resumen final de los datos contables.
El Decreto Reglamentario 2649 de 1993, hace una clasificacin de los

estados financieros atendiendo las caractersticas de los usuarios a quien
van dirigidos, as:
De propsito general
1. Estados financieros bsicos:
a) Balance general;
b) Estado de resultados;
c) Estado de cambios en el patrimonio;
113
d) Estado de cambios en la situacin financiera, y

e) Estado de flujos de efectivo.
2. Estados financieros consolidados:

De propsito especial
1. Balance inicial.
2. Estados financieros de perodos intermedios.
3. Estados de costos.
4. Estado de inventarios.
5. Estados financieros extraordinarios.
6. Estados de liquidacin.
7. Estados financieros que se presentan a las autoridades.
8. Estados financieros preparados sobre una base comprensiva distinta de

los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Estados financieros comparativos.

Estados financieros certificados y dictaminados.
114
AUTOEVAL UA C I N
TALLER DE APLICACIN
Teniendo en cuenta el siguiente balance de prueba de la compaa Z Ltda., a
31 de diciembre del ao 200x, y considerando para efectos de estimar el
impuesto de renta una tasa del 33% y reserva legal 10%. Se pide:
Asientos de Cierre
Balance general
COMPAA Z LTDA.
Balance de prueba
Nom bre de la Cuenta
Caja
Deudores varios
Equipo de oficina
Muebles y enseres
Vehculos
Ventas
Sueldos
Arrendamientos
Servicios pblicos
Papelera y tiles
Costo de ventas
Capital social
Reserva legal
Sum as Iguales
Diciem bre 31/200X

Dbito
Crdito
2,000,000
4,000,000
4,000,000
12,500,000
2,000,000
10,000,000
8,500,000
2,500,000
5,800,000
1,800,000
22,000,000
3,000,000
1,000,000
10,000,000
8,000,000
2,000,000
40,000,000
1,000,000
6,000,000
3,500,000
700,000
300,000
500,000
19,000,000
31,600,000
400,000
3,500,000
$102,800,000
$102,800,000
115
REFERENT ES BIBLIOGRAFICOS
Cdigo de Comercio. Bogot, Legis Editores, 2013
DIAZ MORENO, Hernando. Contabilidad General: Enfoque practico con
aplicaciones informticas. Colombia, Editorial Prentice Hall, 2001
FIERRO MARTINEZ, ngel Mara. Contabilidad General. Bogot. Ecoe
Ediciones, 2012
Manual de IVA y Timbre. Bogot, Legis Editores, 2013.
Manual de retencin en la Fuente. Bogot, Legis Editores, 2013.
Plan nico de Cuentas para comerciantes. Bogot, Legis Editores, 2013.
Rgimen Contable Colombiano. Bogot, Legis Editores, 2013.
SINISTERRA Gonzalo y otros. Contabilidad Sistema de Informacin para las
Organizaciones, Bogot, McGraw-Hill, 2005.
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DIRECCIN DE EDUCACIN ABIERTA Y A DISTANCIA Y VIRTUALIDAD

CORPORACIN UNIVERSITARIA DEL CARIBE-CECAR

EDGAR JOSE ANAYA VELEZ

PROGRAMA ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

ESTRUCTURA DEL MODULO

UNIDAD 1 CUENTAS ESPECIALES - INVENTARIOS

DINAMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO

1.1 Concepto e Importancia

1.2 Sistemas de inventario

1.2.1 Sistema de inventario peridico

1.2.2 Sistema de inventario permanente

1.3 Mtodos de valoracin de mercancas

1.3.1 Promedio Ponderado

1.3.2 Primeras en Entrar, Primeras en Salir PEPS

1.3.3 ltimas en Entrar, Primeras en Salir UEPS

1.3.4 Identificacin Especfica

1.4 Mtodos de valuacin de inventarios de mercancas

1.4.1 Al detal o Retail

1.4.2 Utilidad Bruta

UNIDAD 2. AJUSTES CONTABLES

DINAMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO

2.1 Concepto de ajuste

2.2 Sistemas para Contabilizar

2.2.1 Contabilidad de causacin

2.2.2 Contabilidad de caja

2.3 Asociacin de ingresos y egresos

2.4 Asientos de ajuste

2.5 Clasificacin de los ajustes

2.5.1 Ajustes por ingresos y gastos acumulados

2.5.2 Ajustes por ingresos y gastos diferidos o prepagados

2.5.3 Ajustes por depreciacin

2.5.4 Amortizacin de los activos intangibles

2.5.5 Ajustes por correccin de errores u omisiones

2.6 Balance de prueba ajustado

2.7 Balance de prueba mensual

2.8 La hoja de trabajo

UNIDAD 3. CICLO CONTABLE Y ESTADOS FINANCIEROS

DINAMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO

3.1 Ciclo contable

3.1.1 Concepto e Importancia

3.1.2 Partes del Ciclo Contable (Flujograma)

3.2 Estados financieros

3.2.1 Clases, Caractersticas y Aspectos Normativos

3.2.2 Estados Financieros Bsicos

INFORMAC I N DE LOS COMPILADORE S

Carazo, contadores pblicos especializados, con amplia experiencia en

Actualmente prestan sus servicios profesionales como docentes de la Facultad

Administracin de Empresas y Administracin Publica de la Divisin de

y administrativas, resulta de vital importancia el acceso al

conocimiento contable, en sus componentes tcnico, cientfico y humanstico.

Tomando en cuenta el reto que nos une a formadores y estudiantes, resulta de

Es importante anotar que para la cabal comprensin de los temas tratados en

En la primera unidad, se ha considerado el estudio de los inventarios de

En la segunda unidad, se estudia en forma detallada las clases de ajustes,

En la tercera Unidad, se aborda en forma integral el estudio del ciclo contable:

contabilizacin de los inventarios, su tratamiento contable, la

valuacin y custodia son de vital importancia para todas las organizaciones

que a travs de sus libros han tratado siempre de