El Modelo de

Procesos
Un proceso es un conjunto de actividades recurrentes mediante
las cuales se transforma un grupo de entradas en un grupo de
salidas valiosas para un cliente (interno o externo)
Clientes
El proceso del
valor agregado
en la empresa
Proveedores
Creacin de Valor
Activ. 1 Activ. 2 Activ. N
....
Definicin de un Proceso
Conceptos/Definiciones
Definicin de un Proceso
Ejemplos de Procesos...
Ventas
Compras
Produccin
Presupuestacin
Cierre Contable

Desarrollo
de
Productos
Abastecimiento
Produccin Ventas
Procesos
Sub-Procesos
Actividades
Recepcin
Pago a
Proveedores
Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3
Actividad 4
Gestin de
Compra
Adm . de
Inventarios
Tareas
Pasos
Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Tarea 4
Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4
Definicin de un Proceso
Detalle de Procesos
Definicin de un Proceso
Ejemplo 1: Proceso Comercial (simple)
Estudiante que compra cuadernos en una librera
Identificacin del Cliente?
Identificacin de las entradas del Proceso?
Identificacin de las actividades principales del proceso?
Identificacin de las salidas/resultados del proceso?
Definicin de un Proceso
Ejemplo 1: Proceso Comercial (simple)
Un estudiante
va a una librera
a comprar
cuadernos
Consulta sobre
opciones y
precios y
solicita al
vendedor su
compra
El vendedor
hace una Nota
de Pedido y le
entrega una va
al estudiante y
otra a Empaque
El estudiante
paga en Caja y
retira los
cuadernos
El cajero le da
una boleta y
enva un copia
de la misma a
Contadura
Contadura
contabiliza la
transaccin
Empaque avisa
a Depsito que
registre la baja
de inventarios.
Diagramacin simple del proceso
Definicin de un Proceso
Ejemplo 1: Proceso Comercial (simple)
CLIENTE: estudiante
ENTRADAS: consulta de precios, pedido de
cuaderno
ACTIVIDADES: hacer nota de pedido, entregar
al estudiante, cobrar, contabilizar
SALIDAS o RESULTADOS: informacin de
precios, boleta, cuadernos
Definicin de un Proceso
Ejemplo 2: Proceso Abastecimiento
Requerimiento de compra de papel para fabricar
cuadernos.(trabajo individual 5 minutos)
Definicin de un Proceso
Ejemplo 2: Proceso Abastecimiento
Un operario
solicita a
Almacenes papel
para hacer
cuadernos
Si no hay en
stock,
Almacenes
solicita a
Compras
Compras pide
cotizaciones y
resuelve a quin
comprar
Das despus el
proveedor
entrega el papel
y la Factura
Fbrica recibe
el papel y
Contadura la
factura
Contadura le
ordena a
Tesorera que
pague la factura
Tesorera emite
el cheque
correspondiente
Diagramacin simple del proceso
Definicin de un Proceso
Ejemplo 2: Proceso Abastecimiento
CLIENTE: Fbrica, proveedor
ENTRADAS: pedido de papel, presupuesto del
proveedor, factura
ACTIVIDADES: solicitar a Almacenes, recibir
presupuestos, decidir adjudicacin, realizar
compra.
SALIDAS o RESULTADOS: pedido de
cotizacin, papel, cheque.
Gerencia de
Compras
Abastecimiento
Emisin de la
Orden de
Compra
Gerencia de
Contabilidad
Emisin de
Cheques
Funcin
Proceso
Actividades
Funcin
Procesos
Actividades
Cruce-Funcional
Proceso
Definicin de un Proceso
Procesos y estructura
Los procesos atraviesan reas o unidades (departamentos) dentro de una
empresa. Varias reas o unidades de una empresa pueden realizar
actividades de un mismo proceso. Los procesos son annimos.
Abastecimiento
Definicin de un Proceso
Elementos de un Proceso
En todos los casos debemos:
1. Identificar el objetivo del proceso
2. Identificar el cliente (interno o externo)
3. Identificar el desde y el hasta (alcance)
4. Identificar las entradas
5. Definir los sub procesos, actividades, etapas, etc. -
Niveles de detalle
6. Describirlos (presentando las interrelaciones)
7. Identificar las salidas
Definicin de un Proceso
Elementos de un Proceso de Compras
Objetivo: Gestionar las compras de insumos y materiales
necesarios para realizar las actividades de la empresa, en
tiempo y forma, cumpliendo adems con las especificaciones
de calidad, precios, fecha y lugar de entrega.
Determinacin
Requerimientos
Seleccin de
Proveedores
Procesamiento
de las ordenes
Recibo de materiales
Gestin de Inventarios
==
Verificacin
Orden Factura
Pago a
Proveedores
Definicin de un Proceso
Elementos de un Proceso de Compras
Entradas: Pedido de insumos de las distintas reas de
la empresa
Actividades principales:
Solicitar cotizaciones
Seleccionar proveedor
Recepcionar y controlar insumos
Entregar insumos al Area solicitante de la empresa
Pagar al Proveedor
Definicin de un Proceso
Elementos en un Proceso de Compras
Tareas de Solicitar una cotizacin:
Buscar datos de los proveedores
Completar el formulario de pedido de cotizacin
Enviar por fax a cada proveedor
Archivar el pedido de cotizacin
Pasos en la tarea de Completar pedido de cotizacin:
Buscar la libreta de formularios de pedido de cotizacin
Escribir la fecha
Escribir el nombre del primer proveedor a consultar
Especificar los datos de la mercadera
Firmar el formulario
A diferencia de las tareas, los pasos no tienen resultados por s mismos.
Necesida
d de un
insumo
Entradas
Areas Intervinientes
Area corresp. Ctas. a Pagar
Emisin de un
Pedido de
Insumo
Autorizar el
Pedido
Compras
Recepcionar
Pedidos
Verificar
autorizacin (y
presupuesto)
Seleccionar
posibles
proveedores
Enviar solicitudes
de cotizacin a
proveedores
Recepcionar
cotizaciones
Adjudicar
proveedor
Enviar Orden de
Compra
Actualizar
cuentas a
pagar
Emitir la Orden
de Pago
Orden de
Salidas
Recepcionar
mercaderas
Controlar
mercaderas
Entregar al
usuario
Almacenes
Tabla de actividades por rea interviniente
Definicin de un Proceso
Herramientas para la descripcin de Procesos
Representacin grfica (Flujograma)
a c li ente
Ingr esa i nf Cobr a y actuali za
y emite fac tura por nmero emite
a cl iente
emite
Ctas . Ctes .
por nmer o
por c li ente
act ual iza
Cuentas c tes . r inde
y emite
Depsito Ventas (vendedores) Caj a y Bancos Contadura Crditos y Cobranz a
F1
F2
F3
F1
F2
PC
PC
R1
R2
PR1
PR2
PR3
R2
R2
Defi ni ci n de un Proceso
Herrami entas para l a descri pci n de Procesos
Dibujogramas
18
Ejempl o 3: Proceso de Abastecimi ento en una
empresa manufacturera
Verificacin
Pago a
Proveedores
Necesidad
Determinacin
de requerimiento
Seleccin
/Negociacin
Proveedor
Or den de
Compra
Recepcin y control
Necesidad
satisfecha
Gestin de
Inventarios
Defi ni ci n de un Proceso
Herrami entas para l a descri pci n de Procesos
Cadena de val or
La Cadena de Val or
Definicin de Cadena de Val or
La CADENA de VALOR es una f or ma de representar al
MODELO de PROCESOS de l a empr esa
La cadena de val or di sgrega a l a empresa en sus acti vi dades
es t r at gi cas rel evantes para compr ender el c o mp o r t a mi en t o de
l o s co s t o s y l as f u en t es de di f er en ci aci n ex i s t en t es y
po t en ci al es . Una empr esa obti ene l a ventaj a competi ti va,
desempeando esas acti vi dades estratgi cament e i mportantes m s
b a r a t o o mej o r qu e s u s co mp et i do r es ...
. . . es t a def i n i ci n s e adapt a al en f o qu e de P r o ces o s de
N e g o ci o s
Administrar el negocio
recursos humanos
desarrollo tecnolgico
abastecimiento
operaciones
logstica
externa
marketing
y ventas
servicios
al
cliente
margen
margen
PROCESOS CENTRALES
logstica
interna
PROCESOS
DE APOYO
La Cadena de Val or
Cmo se genera el val or?
Procesos de val or (pri mari os y secundari os)
Procesos Central es u Operaci onal es
Log sti ca i nterna
Producci n
Log sti ca externa
Vent as
Desarrol l o de productos
Procesos de Infraestructura o de
Apoyo
Abast eci mi ent o
Desarrol l o tecnol og a
Admi ni st raci n RRHH
Admi ni straci n del negoci o
Contabi l i dad
Son los que generan valor para
el cliente
Diferente peso relativo segn
tipo de empresa
Aunque siempre estn presentes
en alguna medida
Sobre ellos se sustentan los
procesos centrales
Se esparcen en toda la
organizacin
Su contribucin a crear ventajas
competitivas vara segn el
sector industrial, pero
generalmente siempre aparecen
Procesos central es y de apoyo
Clientes
Proveedores
Soci os
Producci n Logstica Ventas
Desarrollo de
Productos &
Mercados
Recursos Humanos
Contabilidad y Finanzas
Soporte Administrativo
Sistemas de Informacin
Planificar, Dirigir y Administrar el Negocio
Empresa Manufacturera Empresa Manufacturera
Rel aci ones con
Proveedores
Rel aci ones con
Cl i entes
1 Desarrollo y puesta en marcha de la Estrategia
2
3
4 5 6 7
8
9
10
La Cadena de Val or
Ej empl o de Model o de Procesos de una Industri a
Manuf acturera
La Cadena de Val or
Ej empl o de Model o de Procesos de un Banco
Administrar el negocio
Administrar RRHH
Administrar Tecnologa
Administrar Contabilidad y Generar Informacin para 3ros.
Gestionar Compras y Servicios
G
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Realizar Operaciones & Transacciones
Redi seo de procesos
Ej erci ci o de creati vi dad
Una l os C rcul os con
3 L neas
Ej erci ci o de creati vi dad
Una l os C rcul os con 5 L neas
Ej erci ci o de creati vi dad
El CAMBI O
Cmo trabajamos actualmente?
4 Procesos que implican un gran nmero de etapas
(divisin del trabajo):
departamentos con objetivos independientes,
objetivos opuestos por departamento,
grandes esfuerzos de coordinacin.
4 An en trabajos claves no hay un responsable o
encargado
4 Alto nmero de actividades innecesarias
4 Muchas veces, el cliente molesta
Administracin Efectiva del Personal
Diseo basado en la Simplicidad
Enfocarse en el Cliente
Optimizar la Coordinacin
Pri nci pi os del Proceso de Redi seo
Medir el desempeo
Cargar el
Sistema de
clientes
Firma de los
funcionarios
responsables
Consulta al
Clearing de
Informes
Recepcin
de documentacin
Solicitud de crdito
Fotocopia de cdula
ltimo recibo de sueldo o
certificado de ingresos
mensuales
Recibo de UTE, ANTEL
ms de US$ 1.000
Estado Patrimonial
Completar
forma F-15
Comprobaci n
de que el cliente
no est en el
Cl eari ng
- Firma solidaria;
- Estado de
Responsabilidad
del fiador.
Sola firma
Evaluacin de la
solicitud de crdito
Crditos
menores a US$
1.000
Crditos de
US$ 1.000 o
ms
- Certificacin de Escribano
Pblico de que los bienes
inmuebles se encuentran libre
de gravamen;
- Firma solidaria.
El titular no
es
propietario
de i nmuebl e
Aprobacin de
la solicitud
Controlar:
las potestades;
los datos F-15
Elaboracin
del vale
Elaborar el vale
Controlar firmas
firma la decl. jurada sobre
afiliacin a DGI o BPS
firma del vale
Li qui daci n
del vale
Cobrar en
cajas o
Acreditar
en cuenta
Ej empl o: Otorgami ento de Prstamos Personal es
Si tuaci n i ni ci al
Ej empl o: Otorgami ento de Prstamos Personal es
Si tuaci n Ini ci al
Principales observaciones al proceso actual
4 El proceso de concesin est segmentado en varias
etapas. En algunas Sucursales y en Casa Central
participan varios funcionarios
4 Existe un proceso nico que se aplica a los casos
simples y a los complejos, cuando la mayora de los
prstamos son de escaso monto
4 Los competidores ofrecen procesos ms giles
para aquellos prstamos que estn por debajo de
un cierto tope