Administracin de Proyectos de Software - PMI

Tema: Gerencia de proyectos y el Gerente de Proyectos

Autor: Mario Hernndez

Rol del Gerente de Proyecto

El Gerente de Proyecto es la persona asignada por la organizacin ejecutora para alcanzar los objetivos del proyecto. El rol del de un Gerente de Proyecto es diferente de un director funcional o un director de operaciones. Tpicamente el director funcional est focalizado en proveer gestin de seguimiento para un rea administrativa y un director de operaciones es responsable de una faceta de la base de negocios. Dependiendo de la estructura organizacional, un director de proyecto le puede reportar a un director funcional. En otros casos un gerente de proyecto puede ser uno de muchos gerentes de proyecto quienes reportan a un director de portafolio o programa que es responsable de todos los proyectos corporativos. En este tipo de estructura el gerente de proyecto trabaja estrechamente con el gerente de portafolio o programa para alcanzar los objetivos del proyecto y asegurar el alineamiento del plan del proyecto con el plan de programa general. Muchas de las herramientas y tcnicas para gestionar proyectos son especficas de gestin de proyectos. No obstante, entendiendo y aplicando conocimiento, herramientas y tcnicas que son reconocidas como buena prctica no es suficiente para una efectiva gestin de proyectos. Adicionalmente para cualquier rea especfica una efectiva gestin de proyectos requiere del gerente de proyecto las siguientes caractersticas: Conocimiento. Esto se refiere a lo que el gerente de proyecto conoce de gestin de proyectos. Rendimiento. Se refiere a lo que el gerente de proyecto est en capacidad de hacer o lograr a medida que aplica sus conocimientos de gerencia de proyectos. Personal. Se refiere a cmo se comporta el gerente de proyectos durante la ejecucin del proyecto y actividades relacionadas. La eficacia personal abarca actitudes, caractersticas bsicas de personalidad, liderazgo - la habilidad para guiar el equipo del proyecto a medida que se alcanzan los objetivos del proyecto y se realiza un balance entre los limitantes del proyecto.

Criterios de xito para los Gerentes de Proyecto Las organizaciones actuales no tienen suficientes Gerentes de Proyectos que posean las habilidades para solucionar problemas, comunicarse, crear equipos y tener liderazgo, lo que se necesita para lograr el xito. Lamentablemente en

muchos casos los gerentes no son entrenados en forma apropiada y dene desempear el rol de manera fortuita. Para estudiar este tema Jeffrey Pinto y Om Kharbanda realizaron numerosas entrevistas con altos gerentes de proyectos, en las que hacan una pregunta sencilla: Cuando comenz como gerente de proyectos, cul fue la informacin que nunca se le proporcion y que ahora se da cuenta le hubiera facilitado el trabajo? Las respuestas integran lo que ellos llaman las doce reglas vitales para los gerentes de proyectos. Comprender los problemas, oportunidades y expectativas de un gerente de proyectos. Reconocer que los equipos de proyectos tendrn conflictos, pero que esto es una parte natural del desarrollo del grupo. Comprender quines son los que tienen participacin en la empresa y sus agendas. Comprender que las organizaciones son muy polticas y que se utiliza la poltica para ventaja propia. Comprender que el gerente de proyectos necesita hacer amplio uso del liderazgo, pero que es necesario ser flexible. Comprender que el xito del proyecto se define por cuatro componentes: presupuesto, programa, criterios de desempeo y satisfaccin del cliente Comprender que se debe crear un equipo unido al ser un motivador, un entrenador, un animador, un conciliador y solucionador de conflictos. Observe que su equipo desarrollar actitudes sobre la base de las emociones que muestre usted tanto positivas como negativas. Siempre haga preguntas de qu si y evite sentirse cmodo con la situacin del proyecto. Nunca se deje empantanar en detalles pequeos que le hagan perder de vista el propsito del proyecto. Administre con eficiencia su tiempo.

Sobre todo, planee, planee, planee.

Habilidades del Gerente de Proyectos El gerente de proyectos es un factor clave de xito de un proyecto. Adicionalmente a proporcionar liderazgo en la planeacin, organizacin y control del proyecto, debe poseer habilidades que paralelamente inspirarn y reforzarn en el equipo la seguridad de alcanzar objetivos, cumpliendo criterios de calidad y logrando la satisfaccin y reconocimiento del cliente. Capacidad de liderazgo Focalizar los esfuerzos de un grupo de personas hacia una meta comn y lograr que trabajen en equipo. En general el trmino liderazgo es la habilidad para conseguir que se hagan las cosas a travs de otros. Respeto y credibilidad preferible a miedo y sumisin son los elementos claves de un liderazgo efectivo. No obstante que el liderazgo es importante en todas las fases del proyecto, el liderazgo efectivo es crtico durante las fases iniciales del proyecto cuando el nfasis es comunicar la visin, motivar e inspirar los participantes del proyecto a alcanzar un alto performance. A travs del proyecto los lderes de equipos del proyecto son responsables por establecer y mantener la visin, estrategia y comunicaciones fomentando credibilidad y crecimiento del equipo, influenciando, siendo tutor, monitoreando y evaluando el performance del equipo y el proyecto. Capacidad para desarrollar a las personas Es el proceso de ayudar a un grupo de individuos ligados por un propsito u objetivo comn a trabajar interdependientemente entre ellos, el lder, relacionados externos del proyecto y la organizacin. El resultado de un buen liderazgo y un buen desarrollo del equipo es trabajo en equipo. Actividades de desarrollo del equipo estn asociadas a tares (establecer metas, definir y negociar roles y procedimientos) y a procesos (comportamiento interpersonal con nfasis en la comunicacin, manejo de conflictos, motivacin y liderazgo). Desarrollo del equipo puede ser incrementado obteniendo soporte de la alta direccin, fomentando el compromiso entre los miembros del equipo, introduciendo premios apropiados, reconocimiento y tica, creando identidad del equipo, haciendo un manejo efectivo de los conflictos, promoviendo confianza y comunicacin abierta entre los miembros del equipo y ejerciendo liderazgo. Beneficios de desarrollo del equipo incluyen credibilidad mutua, alta calidad en el intercambio de informacin, mejor proceso de decisin y control efectivo del proyecto.

Habilidades de comunicacin La comunicacin ha sido identificada como uno de las mayores razones de xito o falla de un proyecto. Comunicacin efectiva entre los miembros del equipo y entre el gerente del proyecto, miembros del equipo y todos los relacionados externos es esencial. Apertura en la comunicacin es una compuerta para trabajo en equipo y alto performance, incrementa las relaciones entre los miembros del equipo y crea confianza mutua. Habilidades interpersonales Los gerentes de proyecto alcanzan logros a travs del equipo del proyecto y otros relacionados del proyecto. Gerentes de proyecto eficaces adquieren un equilibrio de habilidades tcnicas, interpersonales y conceptuales que los ayuda a analizar situaciones e interactuar apropiadamente. Habilidades interpersonales tales como liderazgo, desarrollo del equipo, motivacin, comunicacin, toma de decisiones, negociacin y sentido poltico y cultural, usadas apropiadamente ayudan al gerente de proyecto a realizar una gestin efectiva. Capacidad para manejar el estrs El no cumplimiento oportuno de objetivos, demora en el programa, problemas tcnicos, no disponibilidad de recursos dentro de los tiempos especificados por el plan de proyecto, solicitudes de cambio de alcance o problemas y conflictos, pueden ser generadores de presiones de la alta direccin o del equipo mismo.. El gerente de proyectos no puede dejarse dominar por el pnico, debe permanecer tranquilo. El gerente efectivo es capaz de hacer frente a condiciones de constante cambio. Incluso con los planes mejor preparados, los proyectos estn sujetos a condiciones imprevistas. El gerente necesita permanecer ecunime y asegurarse de que el pnico y la frustracin no dominen el equipo, al cliente, o a la alta direccin de la compaa. Habilidades para la solucin de problemas Negociacin es una estrategia de conferir con partes de intereses opuestos o compartidos una visin que permite alcanzar un acuerdo. La negociacin es una parte integral de gestin de proyectos que bien realizada incrementa la probabilidad de xito del proyecto. Analizar la situacin, diferenciar entre lo que se quiere y lo que se necesita, focalizar los intereses en beneficios preferiblemente que en posiciones, pedir bastante y ofrecer poco pero siendo realistas, al realizar concesiones actuar como si se estuviese proporcionando algo de valor, preservar una relacin gana - gana, hacer un buen trabajo en

escucha y articulado son algunas de las habilidades y comportamientos que son de gran utilidad para una negociacin exitosa. Habilidades para administrar el tiempo Los buenos gerentes de proyectos administran bien su tiempo. Los proyectos requieren mucha energa porque incluyen muchas actividades concurrentes y acontecimientos inesperados. Para hacer uso ptimo del tiempo disponible, los gerentes necesitan tener autodisciplina, ser capaces de establecer prioridades y mostrar la disposicin a delegar.

Desarrollo de habilidades del Gerente de Proyectos No son innatas las habilidades que se demandan de un gerente de proyectos para ser exitoso. Las habilidades pueden desarrollarse y acrecentarse a travs de los diferentes escenarios que permiten su desarrollo y crecimiento: Obtener experiencia A travs de un continuo desempeo del rol. Cada nuevo proyecto representa aprendizaje nuevo y diferente. En la medida en que se desempeen diferentes roles dentro de un proyecto, se tendrn experiencias diversas que en el tiempo acrecentarn cultura, conocimiento, habilidades y experiencia que sern utilizadas en beneficio de los proyectos reduciendo el nivel de riesgo asociado a inexperiencia del gerente. Buscar retroalimentacin de otros. El interactuar con otros gerentes de proyectos, el capitalizar buenas prcticas que se consideren lecciones aprendidas valiosas harn que la etapa de desarrollo y crecimiento se convierta en algo cultural continuo y recurrente en el tiempo y no en una etapa puntual de evolucin del gerente. Autoevaluacin y aprendizaje de los errores En este sentido la mira atrs de retroalimentacin a nivel de actividades y del proyecto mismo, sern oportunidades valiosas que dejen lecciones que hacia el futuro permitan un cumplimiento con mayor nivel de xito fruto de haber identificado las fuentes de desviacin o no cumplimiento en trminos de alcance, tiempo, presupuesto o calidad.

Programas de capacitacin Existen hoy en da mltiples alternativas de capacitacin presencial o con apoyo de la virtualidad que permiten ir al ritmo y acceder a las franjas deseadas. El cuerpo de conocimiento de la gerencia de proyectos de otro lado evoluciona y tiene los medios de formalizacin y divulgacin que hacen alcanzable el conocimiento a todo gerente. Unirse a organizaciones Existen diferentes alternativas a travs de organizaciones, comunidades o grupos de inters que proporcionan oportunidades de participar en reuniones y conferencias con otros profesionales en el campo de la direccin de proyectos. En particular el Project Management Institute es una excelente alternativa para profundizar y crecer en el tema. Lectura y auto aprendizaje Existen no solo en la Web sino con complementariamente publicaciones peridicas orientadas a las habilidades que se requiere desarrollar. Ofrecerse como voluntario El campo laboral o entorno corporativo no son las nicas alternativas para desarrollar habilidades. Es posible acrecentar capacidades formando parte de organizaciones voluntarias donde adicionalmente a contribuir con la comunidad o causa especfica, se pueden agudizar habilidades de liderazgo.

Bibliografa Blank, W. The Nine Natural Laws of Leadership. American Management Association, 1995. Flannes, S. Essential People Skills for Project Managers, Management Concepts 2005. Heldman, K. Project Managers Spotlight on Risk management, Harbor Light Press 2005. Mersino, A. Emotional Intelligence for Project Managers: The People Skills You Need to Achieve Outstanding Results, American Management Association, 2007. Peters, L., and Homer, J. Learning to Lead, to Create Quality, to Influence Change in Projects, Project Management Institute. http://www.oliverlehmann.com/project-management-sources/Nasa-Hundred-Rulesfor-Project-Managers.pdf (One Hundred Rules for NASA Project Managers)