10 Cualidades de La Secretaria

Desempear el rol de secretaria significa frecuentemente ser la cara de la institucin hacia los de fuera: los clientes; a travs del
telfono o la correspondencia. La profesin de secretaria es mucho ms que un simple trampoln para acercarse a otro puesto o escalar de posicin en una organizacin y mucho ms que un pasatiempo. Sin lugar a dudas, el cargo de secretaria de la empresa es un puesto de gran importancia y responsabilidad; no por nada todos los das vemos nuevos anuncios solicitando un buen nmero de secretarias cualificadas. En la actualidad las exigencias que el mercado laboral solicita a los profesionales son mucho ms altas de lo que eran tiempo atrs. Las empresas se han vuelto sumamente exigentes al contratar asistentes y secretarias, razn por la que la formacin que se les brinda hoy da es relevante as como tambin las habilidades y competencias que tienen que ser capaces de desarrollar. La secretaria es una pieza imprescindible en la maquinaria de toda organizacin, por ello su desarrollo profesional es de gran envergadura. Para el correcto desempeo profesional la secretaria tiene que poseer la cualidad de discrecin, flexibilidad, polivalencia, cuidado por el detalle y iniciativa, a la vez ser capaz de combinar estas caractersticas son las herramientas y tcnicas inherentes a la profesin. La labor de secretaria no debe minusvalorarse en una empresa Qu cualidades debe tener una secretaria para desempear bien
su rol?
DISCRECIN
Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianza, como lo es el cargo secretarial, dado que tiene acceso a material reservado. Hay que mantener el material alejado de miradas indiscretas, adems de todo lo que pasa por tus manos. La discrecin tambin es aplicable a la hora de elegir la vestimenta adecuada para el ambiente laboral.
PUNTUALIDAD
Ten en cuenta que la puntualidad es una manifestacin de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo, sino tambin a la hora de entregar un trabajo como en el cumplimiento de los horarios y/o calendarios asignados a cada tarea.
PACIENCIA
Esta es una virtud indispensable si eres secretaria; enfurecerse jams ha dado buenos resultados, slo sirve para descargar nuestros nervios sobre los dems. Debemos mantener la tranquilidad cuando las cosas no van como se espera. Si eres de carcter nervioso, refrena tus impulsos y no te dejes dominar por ellos.
ORGANIZACIN
Una secretaria debe ser organizada, sin excusas. Las personas que se relacionan contigo deben tener confianza en ti y estar tranquilas de que tendrn el trabajo solicitado en tiempo y forma. Por un parte, esto significa que tienes que tratar de alcanzar los objetivos a los que te has comprometido, pero tambin significa no adquirir compromisos que no se pueden cumplir; o advertirlo.
LEALTAD
La lealtad es otra de las caractersticas indispensable para el cargo. Sin embargo, lealtad no significa quedarse en las buenas y las malas, o dedicarse a pesar de Significa que nos damos cuenta de las debilidades de nuestros superiores y no las revelamos. Defendemos, si es necesario, a los que trabajan con nosotros. Tambin abarca la dedicacin al trabajo, rindiendo y queriendo que la empresa tenga xito en sus emprendimiento y trabajar para ello.
TACTO
Tener tacto implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser amable, sino ver si la persona est satisfecha. Solucionar un problema sin dar explicaciones y sin evitar responsabilizarse. Por ejemplo: Un cheque no est firmado. No somos responsables por este hecho pero atendemos a la persona y manejamos la situacin.
RESPONSABILIDAD
La responsabilidad es vital en un cargo secretarial. Una profesional evita cometer errores de cualquier tipo, se comporta con diligencias ante las visitas y se atiene con puntualidad a los horarios, mantiene el orden de la oficina y es discreta en el telfono.
INICIATIVA Y PRO ACTIVIDAD

Una secretaria tiene que ser capaz y tener autonoma para manejar la agenda, organizar reuniones, elaborar cartas, memos y discursos, solicitar informacin de forma anticipada para presentaciones, entre otras cosas.
CAPACIDAD DE ADAPTACIN La secretaria tiene que poder adaptarse al

directivo tanto en el ritmo de trabajo como en la manera en que lo realiza, as como en la comunicacin y presentacin de documentos.
DISPONIBILIDAD
La secretaria tiene que tener disponibilidad y adaptarse a los horarios del directico, asegurar tiempo presencial y usar medios telemticos.
CAPACIDAD DE COMUNICACIN
Toda buena profesional tiene que ser capaz de gestionar las relaciones con los contactos de la empresa de forma ptima y poder adaptarse a los distintos niveles de interlocucin.
Exigencias tcnicas de una secretaria

Manejo de idiomas: el ingls de forma imprescindible, pero adems las empresas valoran el manejo de otras lenguas como el francs, italiano, alemn, portugus y chino. Formacin: las secretarias en la actualidad tienen que estar formadas en Secretariado de Direccin, estar especializadas y mantenerse al tanto de las ltimas tendencias. Conocimientos de paquete de Office: toda secretaria de direccin tiene que poder manejar esta herramienta informtica. Conocimientos varios: una profesional debe de saber a rasgos generales sobre legislacin, marketing, protocolo, gestin personal, contabilidad, etc. Experiencia: si bien no es un requisito excluyente en todos los trabajos, siempre se valora la experiencia por ello es que resulta tan importante realizar pasantas durante el cursado de la carrera.
Etiqueta y protocolo
El respeto y la consideracin juegan un papel importantsimo en el entorno de la secretaria de xito. La etiqueta se basa en las reglas del decoro que guan y gobiernan el comportamiento humano. El protocolo de antes se entenda slo como una parte de las relaciones oficiales, ceremoniales y diplomticas. El protocolo es la etiqueta en las relaciones profesionales en este mundo globalizado, moderno y tecnolgico en que vivimos hoy en da. Con el protocolo se perfecciona la actividad empresarial y no solamente entre la empresa y sus clientes externos sino tambin dentro de ella, mejorando las relaciones personales con los clientes y con los compaeros de trabajo.
En todas las funciones de la secretaria el trato y desempeo sern los mismos en cuanto a educacin se refiere: Salude a todas las personas en su entorno, pero con buenos das o buenas tardes pero no buenas a secas como pretende la supuesta modernidad. Mencione seor o seora despus de saludar o al dirigirse a un cliente, segn sea el caso. Trate de usted a todas las personas de su entorno aunque sean jvenes, especialmente al jefe y si es joven y buenmozo con mayor razn. No tutee a los clientes, espere su permiso para hacerlo. No masque chicles ni mucho menos haga globos delante de otras personas. No bese a los clientes, al jefe ni a los compaeros de trabajo. Simplemente salude con energa positiva y buen humor. No confunda un evento social con su centro de trabajo. Resptelo al igual que su uniforme y logo de la empresa. No fume, no coma ni beba, tampoco retoque su maquillaje en pblico. Llegue a su centro de trabajo arreglada y con una buena higiene personal. No use escotes profundos, tacos aguja, accesorios llamativos ni mini falda. Todo tiene su momento! Use el cabello recogido siempre, ese es el look de la mujer ejecutiva exitosa. No lo deje suelto ni con las races crecidas por falta de tinte. Por favor no cargue maletn o portafolio, cartera, lonchera y bolsas de plstico a la oficina. Conclusin Siempre recuerda que t misma sers quien, desempeando tu cargo con responsabilidad e inteligencia, le dar categora e importancia a tu puesto. Si conocemos nuestros defectos podemos llegar a corregirlos. Si eres nerviosa, puedes intentar frenar tus impulsos y no dejarte llevar por ellos. Una secretaria debe intentar mejorar siempre sus aptitudes y si tenemos habilidad para una determinada faceta, debemos explotarla.

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